Grundsätze guter Unternehmens- und aktiver Beteiligungsführung im Bereich des Bundes

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Grundsätze guter Unternehmens- und aktiver
Beteiligungsführung im Bereich des Bundes

Teil I Public Corporate Governance Kodex des Bundes
Teil II Richtlinien für eine aktive Beteiligungsführung bei
Unternehmen mit Bundesbeteiligung - inklusive Anlagen

Stand: 13. Dezember 2023

Das Bundeskabinett hat am 13. Dezember 2023 die Aktualisierung der
Grundsätze guter Unternehmens- und aktiver Beteiligungsführung im Bereich
des Bundes 2023 beschlossen (Bekanntmachung vom 13. Dezember 2023 sowie
im GMBl 2024, S. 250).

Inhaltsübersicht

Präambel

Teil I Public Corporate Governance Kodex des Bundes

1: Struktur des Public Corporate Governance Kodex des Bundes
2: Anwendungsbereich
2.1: Begriffsbestimmungen
2.2: Unmittelbare Mehrheitsbeteiligungen des Bundes an Unternehmen in Rechtsformen des privaten Rechts
2.3: Anregung der Anwendung auf weitere Unternehmen mit unmittelbarer Bundesbeteiligung
2.4: Anwendung in Konzernstrukturen bzw. bei mittelbaren Beteiligungen
2.5: Beteiligungen mit dem Zweck der Anlage finanzieller Mittel oder der Bereitstellung von Förderfinanzierungen
2.6: Börsennotierte Gesellschaften
3: Anteilseigner und Anteilseignerversammlung
3.1: Aufgaben und Zuständigkeiten der Anteilseignerversammlung
3.2: Vorbereitung und Durchführung der Anteilseignerversammlung
3.3: Ausübung der Anteilseignerrechte
4: Zusammenwirken von Geschäftsführung und Überwachungsorgan
4.1: Grundsätze
4.2: Vertraulichkeit
4.3: Verantwortlichkeit
4.4: Kreditgewährung
5: Geschäftsführung
5.1: Aufgaben und Zuständigkeiten
5.2: Zusammensetzung
5.3: Vergütung
5.4: Interessenkonflikte
5.5: Nachhaltige Unternehmensführung
6: Überwachungsorgan
6.1: Aufgaben und Zuständigkeiten
6.2: Zusammensetzung
6.3: Vergütung
6.4: Interessenkonflikte
6.5: Sitzungen des Überwachungsorgans
7: Transparenz
7.1: Entsprechenserklärung und Corporate Governance Bericht
7.2: Angaben zur Vergütung der Mitglieder der Geschäftsführung und des Überwachungsorgans
7.3: Veröffentlichungen
8: Rechnungslegung und Abschlussprüfung
8.1: Rechnungslegung
8.2: Abschlussprüfung

Teil II Richtlinien für eine aktive Beteiligungsführung bei Unternehmen mit Bundesbeteiligung
1: Vorbemerkungen und Begriffsbestimmungen
2: Eingehen und Veränderung von Beteiligungen des Bundes an Unternehmen
2.1: Voraussetzungen für eine Beteiligung des Bundes an Unternehmen
2.1.1: Unmittelbare Beteiligung
Wichtiges Interesse des Bundes
Begrenzung der Einzahlungsverpflichtung
Angemessener Einfluss des Bundes
Aufstellung und Prüfung des Jahresabschlusses
2.1.2: Mittelbare Beteiligung
2.2: Einwilligungsverfahren nach § 65 BHO
2.2.1: Verfahren bei unmittelbaren Beteiligungen
Einwilligungsbedürftige Geschäfte
Veräußerung von Anteilen
Mitwirkung der gesetzgebenden Körperschaften an bestimmten Anteilsveräußerungen
Antragstellung
Bereitstellung von Haushaltsmitteln des Bundes
Unterrichtung des Bundesrechnungshofs
2.2.2: Verfahren bei mittelbaren Beteiligungen
2.3: Anforderungen an die Ausgestaltung der Gesellschaft
2.3.1: Nutzung der Musterdokumentation
2.3.2: Unternehmensgegenstand
2.3.3: Einrichtung eines Überwachungsorgans
2.3.4: Festlegung von Zustimmungsvorbehalten zugunsten des Überwachungsorgans
2.3.5: Verankerung des Public Corporate Governance Kodex des Bundes
2.3.6: Vier-Augen-Prinzip in der Geschäftsführung
2.3.7: Sonstige Anforderungen
2.4: Aktien- und kapitalmarktrechtliche Meldepflichten
2.4.1: Aktienrechtliche Meldepflichten
2.4.2: Kapitalmarktrechtliche Mitteilungs- und Informationspflichten
3: Das Führen der Beteiligung
3.1: Aktive Beteiligungsführung
3.2: Konkretisierung und regelmäßige Überprüfung des wichtigen Bundesinteresses
3.3: Wahrnehmung des Einflusses des Bundes über das Überwachungsorgan
3.3.1: Besetzung von Mandaten in Überwachungsorganen durch den Bund
3.3.2: Pflichten der auf Vorschlag des Bundes gewählten oder entsandten Mitglieder in Überwachungsorganen
3.3.3: Beschäftigte des Bundes in Überwachungsorganen
3.4: Wahrnehmung der Rechte des Bundes in der Anteilseignerversammlung
3.5: Rolle der Beteiligungsführung bei der Bestellung der Mitglieder der Geschäftsführung und der Festlegung der Vergütung der Mitglieder der Geschäftsführung
3.6: Erfolgskontrolle
3.7: Sonstige Aufgaben des beteiligungsführenden Bundesministeriums
3.8: Besonderheiten bei Beteiligungen mit dem Zweck der Anlage finanzieller Mittel oder der Bereitstellung von Förderfinanzierungen
4: Prüfung und Berichterstattung
4.1: Unternehmen in Rechtsformen des privaten Rechts
4.1.1: Erfasste Beteiligungen
4.1.2: Prüfungsumfang im Rahmen der nach § 53 HGrG erweiterten Abschlussprüfung
4.1.3: Verantwortlichkeit
4.1.4: Prüfungsunterlagen
4.2: Unternehmen in Rechtsformen des öffentlichen Rechts
5: Berufung von Personen in Überwachungsorgane und Geschäftsführungen von Unternehmen mit Bundesbeteiligung sowie sonstigen Institutionen mit besonderer politischer oder finanzieller Bedeutung für den Bund
5.1: Berufung in das Überwachungsorgan oder ein ähnliches Gremium
5.1.1: Zusammensetzung des Überwachungsorgans bzw. des ähnlichen Gremiums
5.1.2: Vermeidung von Interessenkonflikten
5.1.3: Erforderliche Vereinbarungen mit der zu berufenden Person
5.1.4: Mitteilung an das Bundeskabinett und Dokumentation
5.2: Berufung in die Geschäftsführung
5.2.1: Zusammensetzung der Geschäftsführung
5.2.2: Mitteilung an das Bundeskabinett und Dokumentation

Anlage 1: Muster eines Gesellschaftsvertrags für Gesellschaften mit beschränkter Haftung.

Anlage 2: Muster einer Geschäftsordnung für Aufsichtsräte von Gesellschaften mit beschränkter Haftung.

Anlage 3: Muster einer Geschäftsordnung für die Geschäftsführung von Gesellschaften mit beschränkter Haftung.

Anlage 4: Formulierungshilfe Anstellungsvertrag für Mitglieder der Geschäftsführung von Gesellschaften mit beschränkter Haftung.

Anlage 5: Muster einer Vereinbarung zwischen dem beteiligungsführenden Bundesministerium und einem Mitglied des Überwachungsorgans, das nicht dem öffentlichen Dienst angehört

Anlage 6: Muster einer Vereinbarung zwischen dem beteiligungsführenden Bundesministerium und einem Mitglied des Überwachungsorgans, das dem öffentlichen Dienst angehört

Anlage 7: Muster einer Vereinbarung zwischen dem mandatsvorbereitenden Bundesministerium und einem Mitglied des Überwachungsorgans.

Anlage 8: Unmittelbare Bundesbeteiligungen mit Anteilsbesitz des Bundes von mindestens 25 Prozent

Anlage 9: Mittelbare Bundesbeteiligungen mit einem Jahresumsatz von mindestens 500 Mio. Euro

Anlage 10: Institutionen mit besonderer politischer oder finanzieller Bedeutung für den Bund

Anlage 11: Hinweise zum Datenschutz nach Art. 13 EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)

Präambel

Die Unternehmen, an denen der Bund beteiligt ist, bestimmen das Leben von Millionen Menschen. Die Bürgerinnen und Bürger nutzen die angebotenen Dienstleistungen der Unternehmen und vertrauen auf das Funktionieren der von den Unternehmen bereitgestellten Infrastruktur und die von einigen Unternehmen mit Bundesbeteiligung unterstützte Bereitstellung öffentlicher Güter, wie z.B. Sicherheit, durch den Staat. Für zahlreiche Menschen sind die Unternehmen mit Bundesbeteiligung auch Arbeitgeber. Daneben unterhalten verschiedene privatwirtschaftliche Unternehmen Geschäftsbeziehungen zu Unternehmen mit Bundesbeteiligung. Die Bundesunternehmen, ihre Organe und die Beteiligungsführung stehen damit im besonderen Fokus der Öffentlichkeit.

Hieraus entsteht eine Verantwortung sowohl der Unternehmen und ihrer Organe als auch der Beteiligungsführung für die Wahrnehmung ihrer jeweiligen Funktion im Einklang mit der geltenden Rechtsordnung und den Prinzipien der sozialen Marktwirtschaft.

Dies soll sich auch in der Corporate Governance der Unternehmen mit Bundesbeteiligung und der Art und Weise, wie der Bund seine Beteiligungen führt, widerspiegeln. Die Grundsätze guter Unternehmens- und aktiver Beteiligungsführung im Bereich des Bundes (im Folgenden die „Grundsätze“) bilden dafür neben den gesetzlichen Vorschriften, vor allem des Gesellschafts- und des Haushaltsrechts, den Rahmen.

Die Grundsätze sollen dazu beitragen,

–: einen kontinuierlichen Prozess zur Verbesserung der Unternehmens- und der Beteiligungsführung der Unternehmen mit Bundesbeteiligung zu gewährleisten,
–: die Transparenz der Unternehmen mit Bundesbeteiligung zu erhöhen und damit auch das Vertrauen der Bürgerinnen und Bürger in Entscheidungen aus Verwaltung und Politik zu stärken, und
–: Standards für das Zusammenwirken von Gesellschafter(n), Überwachungsorgan und Geschäftsführung sowie für die Wahrnehmung der Beteiligungsführung durch die damit befassten Stellen der Bundesverwaltung festzulegen.

Beteiligungen des Bundes an Unternehmen finden ihre Grundlage und Legitimation in der Erfüllung spezifischer Aufgaben des Bundes, d.h., in dem öffentlichen Auftrag, der zugleich das wichtige Bundesinteresse begründet. Dieses von der Bundeshaushaltsordnung geforderte besondere fachpolitische Bundesinteresse spiegelt sich im Unternehmensgegenstand und Gesellschaftszweck – beziehungsweise bei anderen Rechtsformen in der entsprechenden Zwecksetzung des Unternehmensträgers – wider. Es ist Handlungsleitlinie für die Mitglieder der Geschäftsführung und des Überwachungsorgans und soll auf wirtschaftliche Art und Weise erfüllt werden.

Da sich der Bund privatrechtlicher Organisationsformen für seine Unternehmen nur dann bedienen darf, wenn er dadurch seine Aufgaben besser und wirtschaftlicher erfüllen kann, ist regelmäßig zu überprüfen, ob der mit der Beteiligung an dem Unternehmen verfolgte Zweck überhaupt und auch auf wirtschaftliche Art und Weise erreicht wird. Dazu muss die Beteiligungsführung das mit der Beteiligung verfolgte fachpolitische Bundesinteresse festlegen, regelmäßig überprüfen und ggf. anpassen. Sie muss zudem regelmäßig den Erfolg der Beteiligung kontrollieren und sowohl ihre Rechte als Anteilseigner aktiv wahrnehmen als auch darauf hinwirken, dass die auf Veranlassung des Bundes in das Überwachungsorgan gewählten oder entsendeten Personen sich aktiv in die Arbeit des Überwachungsorgans einbringen. Hierzu enthalten die Grundsätze Leitlinien.

Die Unternehmen mit Beteiligung des Bundes werden in der Regel als Gesellschaften mit beschränkter Haftung (GmbH) geführt. Neben der Anteilseignerversammlung ist für den Bund das Überwachungsorgan das zentrale Unternehmensorgan, über das der Bund bei den Unternehmen, an denen er beteiligt ist, maßgeblich Einfluss ausübt. Die Bundeshaushaltsordnung fordert, dass sich der Bund dort angemessenen Einfluss sichert und diesen zur Wahrnehmung der Interessen des Bundes auch ausübt. Daher soll ein solches Organ zur Überwachung und Kontrolle der Geschäftsführung (z. B. ein Aufsichtsrat), soweit nicht ohnehin gesetzlich vorgeschrieben, im Gesellschaftsvertrag verbindlich festgeschrieben werden.

Die Unternehmen mit Bundesbeteiligung verpflichten sich nicht nur zu gesetzeskonformem, sondern auch zu ethisch fundiertem, verantwortlichem Verhalten (Leitbild des „Ehrbaren Kaufmanns“). Hierzu gehört das stete Bewusstsein für die mit dem anvertrauten öffentlichen Vermögen verbundene Verantwortung. Diese Verantwortung verpflichtet auch zu einem sparsamen und nachhaltigen Einsatz der Unternehmensressourcen, der sich auch im Vergütungsgefüge des Unternehmens auf allen Ebenen widerspiegeln muss. Im Fokus der Öffentlichkeit stehen dabei insbesondere die Angemessenheit und Transparenz der Vergütung der Geschäftsführung. Der daraus resultierenden Verantwortung müssen die Unternehmen und ihre Organe Rechnung tragen.

Die Unternehmen mit Bundesbeteiligung sollen insbesondere auch ihre Rolle als Arbeitgeber verantwortungsvoll wahrnehmen. Dazu gehört die Einbindung der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer in die Entscheidungsprozesse im Unternehmen im Wege der Mitbestimmung.

Zu einer guten Corporate Governance des Unternehmens gehört auch eine qualifizierte und diverse Besetzung von Führungspositionen und Aufsichtsgremien. Diversität umfasst nicht nur den Gleichstellungsgedanken im Sinne einer gleichberechtigten Teilhabe von Frauen und Männern an Führungspositionen, sondern auch eine gleichstellungsfördernde Kultur im Unternehmen mit gleichen Zugangs- und Entwicklungschancen ohne Ansehung der ethnischen Herkunft, des Geschlechts, der Religion oder Weltanschauung, einer Behinderung, des Alters oder der sexuellen Identität.

Von zunehmender Bedeutung ist auch, dass die Unternehmen nachhaltig im Sinne der deutschen Nachhaltigkeitsstrategie und der Sustainable Development Goals (SDG) agieren.

Die Ausgestaltung der Grundsätze ist vornehmlich an Unternehmen in privatrechtlicher Rechtsform, insbesondere an der Rechtsform der GmbH, orientiert. Die Grundsätze finden aber auch entsprechend Anwendung auf Unternehmen mit Bundesbeteiligung in anderen Rechtsformen des Privatrechts, z. B. in der Rechtsform einer Aktiengesellschaft. Darüber hinaus gelten sie entsprechend und z. T. mit Einschränkungen auch für juristische Personen des öffentlichen Rechts und für privatrechtliche Stiftungen, die der Bund errichtet hat oder auf die der Bund aus anderen Gründen Einfluss ausübt, sofern deren Gegenstand ein gewerblicher oder sonstiger wirtschaftlicher Betrieb ist oder einen solchen überwiegend umfasst.

Für die Bezeichnung der Unternehmensorgane werden möglichst übergreifende Begrifflichkeiten genutzt, um wiederkehrende Aufzählungen verschiedener rechtsformspezifischer Bezeichnungen zu vermeiden. Der Begriff Geschäftsführung bezieht sich dabei jeweils auf das Organ, dem die regelmäßige organschaftliche Vertretung der juristischen Person bzw. Stiftung obliegt.

Den Besonderheiten von Unternehmen, die institutionelle Förderung im Sinne der Verwaltungsvorschrift Nr. 2.2 zu § 23 Bundeshaushaltsordnung erhalten, ist bei der Anwendung der Grundsätze Rechnung zu tragen, Ziff. 7.1 Satz 3 des PCGK bleibt unberührt.

Die Grundsätze bestehen aus zwei Teilen:

Der „Public Corporate Governance Kodex des Bundes“ (PCGK) ist an die Unternehmen und ihre Organe gerichtet. Er ergänzt die gesetzlichen Bestimmungen zur Leitung und Überwachung von Unternehmen mit Bundesbeteiligung durch zusätzliche Standards guter und verantwortungsvoller Unternehmensführung. Durch die Verankerung im Gesellschaftsvertrag bzw. in der Satzung oder bei Unternehmen in Rechtsformen des öffentlichen Rechts in den jeweils maßgeblichen Regularien werden die Empfehlungen des PCGK zu einem Bestandteil des Handlungsrahmens des Unternehmens und seiner Organe.

Die „Richtlinien für eine aktive Beteiligungsführung bei Unternehmen mit Bundesbeteiligung“ (Richtlinien) sind an die mit der Beteiligungsführung bzw. an die mit der Vorbereitung von Mitgliedern von Überwachungsorganen betrauten Stellen des Bundes adressiert. Sie setzen als interne Verwaltungsvorschrift den Handlungsrahmen für die beteiligungsführenden Stellen des Bundes, denen die Aufgabe der fachlichen und wirtschaftlichen Steuerung der Unternehmen mit Beteiligung des Bundes obliegt. Abschnitt 5 der Richtlinien gilt auch für sonstige Institutionen mit besonderer politischer oder finanzieller Bedeutung für den Bund, bei denen der Bund Einfluss auf die Besetzung von Mandaten in Überwachungsorganen oder ähnlichen Gremien und/oder in der Geschäftsführung hat.

Inhalt und Anwendungsbereich des PCGK und der Richtlinien werden vom Bundesministerium der Finanzen im Rahmen seiner Zuständigkeit für die Grundsatzangelegenheiten der Beteiligungsführung regelmäßig überprüft und bei Bedarf in engem Austausch mit den anderen Bundesministerien angepasst.

Teil I
Public Corporate Governance Kodex des Bundes

1

Struktur des Public Corporate Governance Kodex des Bundes

Der Public Corporate Governance Kodex des Bundes (PCGK) enthält Empfehlungen und Anregungen sowie Regelungen, die geltendes Recht wiedergeben.

Empfehlungen des PCGK sind durch die Verwendung des Wortes „soll“ gekennzeichnet. Die Empfehlungen wurden entwickelt unter Zugrundelegung der Rechtsverhältnisse bei Kapitalgesellschaften. Sie sind bei Unternehmen in anderer Rechtsform auf die dortigen Struktur- und Organverhältnisse soweit wie möglich zu übertragen. Mit der Berücksichtigung rechtsform- sowie unternehmensspezifischer Bedürfnisse trägt der Kodex zur Flexibilisierung und Selbstregulierung bei. Die Unternehmen können von den Empfehlungen abweichen, wenn sie dies zusammen mit der Begründung für das Abweichen jährlich in ihrem Corporate Governance Bericht offenlegen.

Ferner enthält der PCGK Best Practice in Form von Anregungen, von denen ohne Offenlegung abgewichen werden kann; hierfür werden die Formulierungen „sollte“ oder „kann“ verwendet.

Die übrigen, anders formulierten Teile des PCGK betreffen Regelungen, die als geltendes Recht ohnehin von den Unternehmen zu beachten sind, oder beinhalten Begriffsbestimmungen.

2

Anwendungsbereich

2.1

Begriffsbestimmungen

„Unternehmen“ im Sinne des PCGK sind zunächst die Kapital- und Personengesellschaften, unabhängig davon, ob sie einen gewerblichen oder sonstigen wirtschaftlichen Betrieb führen. Sofern ihr Gegenstand ein gewerblicher oder sonstiger wirtschaftlicher Betrieb ist oder einen solchen überwiegend umfasst, fallen darunter auch Vereine, Genossenschaften, juristische Personen des öffentlichen Rechts sowie privatrechtliche Stiftungen.

„Beteiligung“ im Sinne des PCGK ist jede kapitalmäßige, mitgliedschaftliche (z. B. Genossenschaft) und ähnliche Beteiligung, etwa bei Stiftungen oder juristischen Personen des öffentlichen Rechts, die eine Dauerbeziehung zu dem Unternehmen begründen soll.

Eine „mehrheitliche Beteiligung“ des Bundes an einem Unternehmen in der Rechtsform des privaten Rechts im Sinne des PCGK liegt vor, wenn der Bund allein oder zusammen mit einem oder mehreren dem Bund zurechenbaren Vermögensträgern mehr als 50 Prozent der Kapitalanteile oder Stimmrechte hält.

„Dem Bund zurechenbare Vermögensträger“ in diesem Sinne sind

–: die Sondervermögen des Bundes,
–: die mehrheitlichen Beteiligungen des Bundes an Kapital- und Personengesellschaften,
–: die mehrheitlichen Beteiligungen des Bundes an sonstigen juristischen Personen des privaten Rechts, insbesondere die Vereine und Genossenschaften mit Mitgliedschaft des Bundes und Stiftungen des privaten Rechts, auf die der Bund beherrschenden Einfluss ausüben kann, jeweils unabhängig davon ob diese selbst Unternehmen im oben beschriebenen Sinne sind, sowie
–: die bundesunmittelbaren juristischen Personen des öffentlichen Rechts.

Eine „Minderheitsbeteiligung“ des Bundes an einem Unternehmen in der Rechtsform des privaten Rechts im Sinne des PCGK liegt vor, wenn der Bund allein oder zusammen mit einem oder mehreren dem Bund zurechenbaren Vermögensträger(n)
50 Prozent oder weniger der Kapitalanteile und der Stimmrechte hält.

„Beherrschenden Einfluss“ auf eine juristische Person des privaten Rechts können der Bund – ggf. zusammen mit einem ihm zurechenbaren Vermögensträger – oder eine juristische Person mit Beteiligung des Bundes ausüben, wenn

–: ihm bzw. ihr die Mehrheit der Stimmrechte in der Anteilseignerversammlung zusteht,
–: ihm bzw. ihr für die Mehrheit der Mitglieder der Geschäftsführung oder des Überwachungsorgans das Vorschlagsrecht bzw. ein Recht zur Berufung dieser Mitglieder zusteht,
–: er bzw. sie aufgrund sonstiger privatrechtlich vereinbarter Gestaltungsformen oder durch Bestimmung im Gesellschaftsvertrag bzw. der Satzung maßgeblichen Einfluss auf die zentralen Entscheidungen der juristischen Person privaten Rechts nehmen kann oder
–: er bzw. sie bei wirtschaftlicher Betrachtung die Mehrheit der Chancen und Risiken dieser juristischen Person privaten Rechts trägt, die zur Erreichung eines eng begrenzten und genau definierten Ziels des Bundes oder der juristischen Person dient (Zweckgesellschaft).

2.2

Unmittelbare Mehrheitsbeteiligungen des Bundes an Unternehmen in Rechtsformen des privaten Rechts

Der PCGK findet Anwendung auf alle Unternehmen in einer Rechtsform des privaten Rechts, an denen der Bund und / oder seine Sondervermögen unmittelbar ¹ mehrheitlich im Sinne von Ziffer 2.1. beteiligt sind.

2.3

Anregung der Anwendung auf weitere Unternehmen mit unmittelbarer Bundesbeteiligung

Für unmittelbare Minderheitsbeteiligungen wird die Anwendung des PCGK angeregt.

Die Anwendung des PCGK wird auch für privatrechtliche Stiftungen, deren Gegenstand ein gewerblicher oder sonstiger wirtschaftlicher Betrieb ist oder einen solchen überwiegend umfasst, angeregt, wenn eine dauerhafte Beziehung des Bundes zu der Stiftung begründet ist.

Für vom Bund errichtete Unternehmen in der Rechtsform einer juristischen Person des öffentlichen Rechts wird die Beachtung des PCGK angeregt, soweit rechtliche Bestimmungen (etwa gesetzliche Vorgaben zur Ausgestaltung der Unternehmensorgane) nicht entgegenstehen.

2.4

Anwendung in Konzernstrukturen sowie bei mittelbaren Beteiligungen

Führt ein Unternehmen, an dem der Bund unmittelbar oder mittelbar durch einen dem Bund zurechenbaren Vermögensträger mit eigener Rechtspersönlichkeit mehrheitlich beteiligt ist, einen Konzern im Sinne von § 290 HGB, findet der PCGK auf den Konzern wie folgt Anwendung:

–

In Fällen, in denen der Konzern aus bis zu sechs Gesellschaften (inklusive Mutterunternehmen) besteht, findet der PCGK Anwendung auf die Konzernmutter und alle inländischen Konzernunternehmen, an denen eine Mehrheitsbeteiligung besteht.

–

In Fällen, in denen der Konzern aus mehr als sechs Gesellschaften (inklusive Mutterunternehmen) besteht, findet der PCGK Anwendung auf

-: die Konzernmutter, die ihn auch auf die Weise, wie sie den Konzern führt, anwenden soll,
-: alle inländischen Konzerngesellschaften erster Ebene, die große Kapitalgesellschaften sind, soweit daran eine Mehrheitsbeteiligung besteht, und
-: alle inländischen Konzerngesellschaften, soweit daran eine Mehrheitsbeteiligung besteht und bei denen in der Regel mehr als 500 Arbeitnehmer beschäftigt sind.

Der PCGK findet Anwendung auf mehrheitliche Beteiligungen an inländischen Unternehmen, die über Verwaltungsgesellschaften des Bundes gehalten werden. Wenn das von der Verwaltungsgesellschaft gehaltene Unternehmen eine Konzernstruktur aufweist, gilt für diese Konzernstruktur Ziffer 2.4 Abs. 1.

Für inländische mittelbare Minderheitsbeteiligungen wird die Anwendung des PCGK angeregt.

Für die von bundesunmittelbaren bzw. vom Bund errichteten juristischen Personen des öffentlichen Rechts gehaltenen Beteiligungen an Unternehmen sowie für Beteiligungen an Unternehmen, die von juristischen Personen des Privatrechts, die selbst kein Unternehmen im Sinne des PCGK sind, auf die der Bund aber aufgrund seiner Beteiligung oder aus anderen Gründen beherrschenden Einfluss ausüben kann, gehalten werden, gelten die Regelungen der Ziffern 2.2, 2.3 und 2.4 Abs. 1 entsprechend.

Der PCGK findet Anwendung auf Mehrheitsbeteiligungen an Unternehmen, die von Anstalten des öffentlichen Rechts für den Bund gehalten werden, auch bei mehrstufigen Beteiligungsverhältnissen.

2.5

Beteiligungen mit dem Zweck der Anlage finanzieller Mittel oder der Bereitstellung von Förderfinanzierungen

Hält ein dem Bund zurechenbarer Vermögensträger oder dessen Beteiligung (einschließlich mittelbarer Beteiligungen), dessen bzw. deren gesetzlicher Zweck bzw. Unternehmenszweck die Anlage finanzieller Mittel zur Absicherung zukünftiger Verbindlichkeiten des Bundes oder zukünftiger vom Bund zu tragender Kosten oder die Bereitstellung von Förderfinanzierungen mit dem Ziel der Stärkung des Marktes für Unternehmensfinanzierungen ist, eine Beteiligung zu genanntem Zweck, fällt letztere nicht in den Anwendungsbereich des PCGK.

Dies gilt auch für Beteiligungen, die der Bund selbst im Rahmen eines Programms zur Stärkung des Marktes für Unternehmensfinanzierungen und ausschließlich zu dem Zweck hält, dem betreffenden Unternehmen eine Förderfinanzierung zu gewähren.

Für den Fall, dass eine Beteiligung zur Anlage finanzieller Mittel im obigen Sinne im Einzelfall eine Mehrheitsbeteiligung darstellt oder aufgrund der Anteilseignerstruktur des Unternehmens die Möglichkeit der Einflussnahme auf die Beteiligung besteht, wird angeregt, die Corporate Governance des Unternehmens am PCGK zu orientieren, wenn das Unternehmen nicht in den Anwendungsbereich eines anderen Corporate Governance Kodex oder ähnlicher Rahmenwerke fällt.

2.6

Börsennotierte Gesellschaften

Auf Unternehmen, an denen der Bund unmittelbar oder mittelbar beteiligt ist, und die aufgrund einer Börsennotierung bzw. eines Kapitalmarktzugangs im Sinne des § 161 Abs. 1 Satz 2 des Aktiengesetzes dem Deutschen Corporate Governance Kodex unterfallen, ist der PCGK nicht anwendbar.

3

Anteilseigner und Anteilseignerversammlung

3.1

Aufgaben und Zuständigkeiten der Anteilseignerversammlung

Die Versammlung der Anteilseigner soll im Gesellschaftsvertrag bzw. in der Satzung des Unternehmens festlegen, dass die Gesellschaft den PCGK in der jeweils geltenden Fassung anwendet und die Geschäftsführung und das Überwachungsorgan jährlich gemäß Ziff. 7.1 die Entsprechenserklärung zum PCGK abzugeben und einen Corporate Governance Bericht zu erstellen haben.

Die Anteilseignerversammlung entscheidet insbesondere:

–: über den Gesellschaftsvertrag bzw. die Satzung, einschließlich des Gegenstands des Unternehmens, Änderungen des Gesellschaftsvertrags bzw. der Satzung und wesentliche unternehmerische Maßnahmen,
–: soweit Gesetz oder Gesellschaftsvertrag bzw. Satzung nichts Anderes bestimmen, über die Bestellung und Abberufung der Mitglieder von Geschäftsführung und Überwachungsorgan, über die Wahl der Abschlussprüferin bzw. des Abschlussprüfers sowie über die Feststellung des Jahresabschlusses und
–: über die Entlastung von Geschäftsführung und Überwachungsorgan.

Sie soll auch über die Verwendung eines eventuellen Gewinns entscheiden.

3.2

Vorbereitung und Durchführung der Anteilseignerversammlung

Die Anteilseignerversammlung soll mindestens einmal jährlich unter Angabe der Tagesordnung einberufen werden. In der Tagesordnung sollen die zu behandelnden Punkte möglichst genau bezeichnet werden. Die Anteilseigner sollen ausreichend Gelegenheit haben, sich auf die Erörterung und Abstimmungen vorzubereiten.

Soweit nicht bereits gesetzlich vorgeschrieben, soll über die Anteilseignerversammlung eine Niederschrift gefertigt werden. Beschlüsse der Anteilseigner außerhalb der Versammlung sollen ebenfalls dokumentiert werden.

3.3

Ausübung der Anteilseignerrechte

Die Anteilseignerversammlung soll Maßnahmen unterlassen, mit denen die Mitbestimmung der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer nach dem Mitbestimmungsgesetz oder dem Drittelbeteiligungsgesetz eingeschränkt oder verhindert wird.

4

Zusammenwirken von Geschäftsführung und Überwachungsorgan

4.1

Grundsätze

4.1.1

Geschäftsführung und Überwachungsorgan arbeiten zum Wohle des Unternehmens vertrauensvoll zusammen.

Die Geschäftsführung soll auf der Grundlage von Unternehmensgegenstand, Unternehmenszweck und den vom Bund als Anteilseigner und ggf. anderen Anteilseignern vorgegebenen Wirkungszielen die strategische Ausrichtung des Unternehmens entwickeln, mit dem Überwachungsorgan abstimmen und mit ihm in regelmäßigen Abständen den Stand der Strategieumsetzung erörtern.

4.1.2

Für Geschäfte von grundlegender Bedeutung sollen im Gesellschaftsvertrag bzw. in der Satzung Zustimmungsvorbehalte zugunsten des Überwachungsorgans festgelegt werden. Hierzu gehören Entscheidungen oder Maßnahmen, die zu einer erheblichen Veränderung der Geschäftstätigkeit im Rahmen des Gesellschaftsvertrags bzw. zu einer grundlegenden Veränderung der Vermögens-, Finanz- oder Ertragslage oder der Risikostruktur des Unternehmens führen können. Dies betrifft auch Geschäfte auf Ebene einer Konzerngesellschaft ohne eigenes Überwachungsorgan, soweit diese bei der Muttergesellschaft an die Zustimmung des Überwachungsorgans geknüpft wären.

Das Überwachungsorgan kann zusätzliche Zustimmungsvorbehalte bestimmen.

Der Katalog der zustimmungspflichtigen Geschäfte soll so bestimmt werden, dass die Eigenverantwortlichkeit der Geschäftsführung und der Grad der Überwachung durch das Überwachungsorgan vor dem Hintergrund der Interessen des oder der Anteilseigner in einem ausgewogenen Verhältnis stehen.

4.1.3

Die ausreichende Informationsversorgung des Überwachungsorgans ist insbesondere Aufgabe der Geschäftsführung.

Die Geschäftsführung soll das Überwachungsorgan regelmäßig, zeitnah und umfassend über alle für das Unternehmen relevanten Fragen der Strategien, der Planung, der Geschäftsentwicklung, der Wirtschaftlichkeit, der Risikolage, des Risikomanagements und der Compliance sowie über Geschäfte von besonderer Bedeutung für die Wirtschaftlichkeit oder Liquidität des Unternehmens und für das Unternehmen bedeutende Veränderungen des wirtschaftlichen Umfelds informieren (Regelberichterstattung). Sie soll dabei auf Abweichungen des Geschäftsverlaufs von den aufgestellten Plänen und Zielen unter Angabe von Gründen eingehen. Handelt es sich bei dem Unternehmen um ein Mutterunternehmen, so schließen die Berichte auch Angaben zu den Konzernunternehmen ein, insbesondere soweit sie für das Mutterunternehmen von wesentlicher Bedeutung sein können. Bei Unternehmen in der Rechtsform einer Aktiengesellschaft gehört nach den gesetzlichen Vorgaben zur Berichterstattung über die Risikolage und das Risikomanagement auch die Berichterstattung über das Interne Kontrollsystem.

Aus wichtigen Anlässen soll die Geschäftsführung unverzüglich dem Vorsitzenden des Überwachungsorgans berichten (Sonderberichterstattung). Wichtiger Anlass ist auch ein der Geschäftsführung bekannt gewordener geschäftlicher Vorgang bei einem Konzernunternehmen, der erheblichen Einfluss auch auf die Lage des Unternehmens selbst haben kann.

Inhalt und Turnus der Regelberichterstattung sollen sich unabhängig von der Rechtsform des Unternehmens an § 90 AktG orientieren. Bei Unternehmen, die institutionelle Förderung erhalten, kann ein größerer Turnus vereinbart werden, soweit dadurch die ordnungsgemäße Überwachung der Geschäftsführung nicht beeinträchtigt wird.

Das Überwachungsorgan hat seinerseits einzufordern, dass es angemessen und rechtzeitig informiert wird. Hierzu soll es die Informations- und Berichtspflichten der Geschäftsführung näher festlegen und sich bei Bedarf über Angelegenheiten des Unternehmens unterrichten lassen. Die Regelberichte der Geschäftsführung an das Überwachungsorgan sind in Textform zu erstatten. Zumindest für die ordentlichen Sitzungen des Überwachungsorgans sollen alle entscheidungsnotwendigen und zur ordnungsgemäßen Informationsversorgung des Überwachungsorgans erforderlichen Unterlagen, insbesondere der Jahresabschluss, der Konzernabschluss, der Lagebericht, der Konzernlagebericht und der Prüfungsbericht der Abschlussprüferin oder des Abschlussprüfers, den Mitgliedern des Überwachungsorgans bzw. seiner Ausschüsse spätestens 14 Tage vor der jeweiligen Sitzung zugeleitet werden. Auch bei außerordentlichen Sitzungen sollen die vorbereitenden Unterlagen den Mitgliedern des Überwachungsorgans so rechtzeitig übermittelt werden, dass diesen ausreichend Zeit für die Vorbereitung auf die Sitzung verbleibt.

4.2

Vertraulichkeit

4.2.1

Gute Unternehmensführung setzt eine offene Diskussion zwischen Geschäftsführung und Überwachungsorgan sowie innerhalb dieser Organe voraus. Die umfassende Wahrung der Vertraulichkeit im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben des § 52 GmbHG i. V. m. §§ 116 S. 2, 394, 395 AktG ist dafür von entscheidender Bedeutung.

Alle Organe und Organmitglieder stellen sicher, dass von ihnen jeweils ggf. eingeschaltete Dritte die Verschwiegenheitspflicht in gleicher Weise einhalten.

4.2.2

In mitbestimmten Überwachungsorganen sollten die Vertreterinnen bzw. Vertreter der Anteilseigner und der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer die Sitzungen des Überwachungsorgans jeweils gesondert, gegebenenfalls mit Mitgliedern der Geschäftsführung, vorbereiten.

Das Überwachungsorgan sollte regelmäßig auch ohne die Geschäftsführung beraten.

4.3

Verantwortlichkeit

4.3.1

Geschäftsführung und Überwachungsorgan wahren die Sorgfalt eines ordentlichen und gewissenhaften Mitglieds der Geschäftsführung bzw. Mitglieds eines Überwachungsorgans. Verletzen sie diese schuldhaft, so haften sie dem Unternehmen gegenüber auf Schadenersatz. Bei unternehmerischen Entscheidungen liegt keine Pflichtverletzung vor, wenn das Mitglied der Geschäftsführung oder des Überwachungsorgans vernünftigerweise annehmen durfte, auf der Grundlage angemessener Informationen zum Wohle des Unternehmens zu handeln. Bei der Beurteilung des Unternehmensinteresses sollen sie beachten, dass dieses insbesondere durch das im Unternehmensgegenstand und im Unternehmenszweck verankerte wichtige Bundesinteresse geprägt wird.

4.3.2

Eine Vermögenshaftpflichtversicherung für die Mitglieder von Geschäftsführung und Überwachungsorgan (D & O-Versicherung) kann – soweit nach haushaltsrechtlichen Bestimmungen zulässig – von Unternehmen abgeschlossen werden, deren Unternehmensorgane erhöhten Haftungsrisiken ausgesetzt sind. Schließt das Unternehmen eine Versicherung zur Absicherung der Risiken aus der Tätigkeit eines Mitglieds der Geschäftsführung ab, soll – soweit nicht ohnehin gesetzlich verpflichtend vorgegeben – ein Selbstbehalt von mindestens 10 Prozent des Schadens bis mindestens zur Höhe des Eineinhalbfachen der festen jährlichen Vergütung des Mitglieds der Geschäftsführung vereinbart werden. Für die Mitglieder von Überwachungsorganen, die für ihre Tätigkeit eine Vergütung erhalten, soll beim Abschluss einer derartigen Versicherung ein angemessener Selbstbehalt vereinbart werden.

Die Entscheidung und ihre Begründung insbesondere zur Zweckmäßigkeit und Wirtschaftlichkeit einer D & O-Versicherung sowie zur Vereinbarung eines Selbstbehalts sollen dokumentiert werden.

4.4

Kreditgewährung

Kredite des Unternehmens an Mitglieder der Geschäftsführung oder des Überwachungsorgans sowie an ihre Angehörigen sowie an Beschäftigte des Unternehmens sollen nicht gewährt werden, es sei denn, die Kreditgewährung gehört zum Gegenstand des Unternehmens und § 15 des Kreditwesengesetzes wird beachtet. Ebenfalls ausgenommen sind Kredite an Beschäftigte des Unternehmens, die in Ausübung der Fürsorgepflicht des Arbeitgebers oder zur Sicherstellung der Erbringung der Arbeitsleistung gewährt werden, etwa in Form von Gehaltsvorschüssen.

5

Geschäftsführung

5.1

Aufgaben und Zuständigkeiten

5.1.1

Die Geschäftsführung trägt die originäre Verantwortung für die Leitung des Unternehmens und ist dabei an Unternehmensgegenstand und Unternehmenszweck gebunden. Hierbei nutzt sie die Digitalisierungspotentiale des Unternehmens.

5.1.2

Die Geschäftsführung hat für die Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen und der unternehmensinternen Richtlinien zu sorgen und wirkt auf deren Beachtung durch die Konzernunternehmen hin (Compliance). Sie soll für angemessene, an der Risikolage des Unternehmens ausgerichtete Maßnahmen (Compliance-Management-System) sorgen. Dies umfasst auch Maßnahmen zur Korruptionsprävention und zum Hinweisgeberschutz nach dem Hinweisgeberschutzgesetz.

Die für Compliance zuständige Stelle soll unmittelbar der Geschäftsführung unterstellt sein.

5.1.3.

Die Geschäftsführung sorgt für angemessene und wirksame Kontrollsysteme, insbesondere ein Risikomanagementsystem und Risikocontrolling im Unternehmen. Die Ausgestaltung aller Kontrollsysteme im Unternehmen hängt von Art, Umfang, Komplexität und Risikogehalt der Geschäftstätigkeit ab und erfolgt gemäß anerkannter unternehmensspezifischer Standards. Die interne Revision soll als unabhängige Stelle unterhalten werden.

5.1.4

Die Geschäftsführung von Mutterunternehmen im Sinne von § 290 HGB hat dafür Sorge zu tragen, dass die Geschäftsführungen der Konzerngesellschaften die gesetzlich verpflichtend vorgesehenen Zuständigkeiten, Vorgaben und Rechte der Unternehmensorgane der Konzerngesellschaften wahren.

5.2

Zusammensetzung

5.2.1

Die Geschäftsführung soll aus mindestens zwei Personen bestehen.

5.2.2

Mitglieder der Geschäftsführung sollen im Wege eines transparenten Auswahlverfahrens mit dem Ziel der Auswahl von Personen, die über die zur ordnungsgemäßen Wahrnehmung der Aufgaben als Mitglied der Geschäftsführung erforderlichen Kenntnisse, Fähigkeiten, Erfahrungen und Empathie verfügen, gewonnen werden. Das für die Bestellung der Geschäftsführung zuständige Unternehmensorgan soll bei der Zusammensetzung der Geschäftsführung auf Diversität, insbesondere auf das Erreichen der ggf. bestehenden gesetzlichen Quoten bzw. der freiwillig oder aufgrund gesetzlicher Verpflichtungen gesetzten internen Ziele zur Zusammensetzung hinsichtlich der gleichberechtigten Teilhabe der Geschlechter achten. Die Auswahlentscheidung soll zusammen mit den dafür maßgeblichen Erwägungen nachvollziehbar dokumentiert werden.

5.2.3

Ehemalige Mitglieder des Überwachungsorgans sollen nicht vor Ablauf eines Jahres seit Beendigung des Mandats in die Geschäftsführung wechseln.

5.2.4

Die Mitglieder der Geschäftsführung sollen vom zuständigen Unternehmensorgan für einen Zeitraum von höchstens fünf Jahren je Bestellperiode bestellt werden. Bei Erstbestellungen soll die Bestelldauer auf höchstens drei Jahre beschränkt sein. Eine Wiederbestellung oder Änderung des Anstellungsvertrags bei gleichzeitiger Aufhebung der laufenden Bestellung oder des laufenden Anstellungsvertrags vor Ablauf eines Jahres vor dem Ende der Bestelldauer bzw. des laufenden Anstellungsvertrags soll nur aus zwingenden Gründen erfolgen.

5.2.5

In der Geschäftsordnung soll für die Mitglieder der Geschäftsführung eine den gesetzlichen Vorgaben entsprechende Altersgrenze festgelegt werden. Die Zeit, für welche die Bestellung als Mitglied der Geschäftsführung erfolgt, soll so bemessen sein, dass diese Altersgrenze nicht überschritten wird.

5.2.6

In der Geschäftsordnung der Geschäftsführung soll die Geschäftsverteilung und die Zusammenarbeit in der Geschäftsführung geregelt werden. Das für die Bestellung zuständige Unternehmensorgan kann eine Sprecherin bzw. einen Sprecher der Geschäftsführung bestimmen.

5.2.7

Wer der Geschäftsführung angehört, soll insgesamt nicht mehr als zwei Mandate in einem Überwachungsorgan einer konzernexternen Gesellschaft oder vergleichbare Funktionen und keinen Vorsitz in einem Überwachungsorgan einer konzernexternen Gesellschaft wahrnehmen, soweit keine spezialgesetzlichen Regelungen wie im KWG bestehen.

5.3

Vergütung

5.3.1

Das für die Anstellung der Mitglieder der Geschäftsführung zuständige Unternehmensorgan soll klare und verständliche Kriterien für die Vergütung der Mitglieder der Geschäftsführung einschließlich der wesentlichen Vertragselemente beschließen, regelmäßig überprüfen und erforderlichenfalls anpassen. Dabei sollen insbesondere folgende Aspekte berücksichtigt werden,

–: die Vergleichsgruppe anderer Unternehmen, die zur Angemessenheitsprüfung der Vergütung herangezogen werden soll, und die Vergütungsspanne, ggf. differenziert nach einzelnen Positionen innerhalb der Geschäftsführung,
–: die Zusammensetzung der Fixvergütung (Fixgehalt zuzüglich oder inklusive Beiträge zur Altersvorsorge und sonstige Versorgungszuschläge u.ä.),
–: ob und ggf. welche Nebenleistungen gewährt werden,
–: ob variable Vergütungsbestandteile als Anreiz zur Förderung insbesondere der nachhaltigen und wirtschaftlichen Verfolgung des wichtigen Bundesinteresses gewährt werden,
–: wie für die einzelnen Positionen in der Geschäftsführung die Zielvergütung (d.h. die Vergütung bei 100% Zielerreichung) festgelegt wird und welcher Zielkorridor (d. h. die jeweils niedrigste und höchstmögliche variable Vergütung) zur Anwendung kommen soll,
–: in welcher Höhe die Gesamtvergütung begrenzt wird,
–: und welchen Anteil die kurz- und langfristigen Vergütungsbestandteile an der Gesamtzielvergütung haben
–: sowie wann die Mitglieder über die variablen Vergütungsbestandteile verfügen können.

Die festgelegten Kriterien für die Vergütung und die maßgeblichen Erwägungen für deren Festlegung sollen dokumentiert werden.

5.3.2

Das für die Anstellung der Mitglieder der Geschäftsführung zuständige Unternehmensorgan soll unabhängig vom Typus des Anstellungsverhältnisses (Geschäftsführerverträge, Vorstandsverträge, Konzernarbeitsverträge etc.) die Vergütung der Mitglieder der Geschäftsführung einschließlich der Maximalvergütung in angemessener Höhe auf der Grundlage der festgelegten Kriterien für die Vergütung vereinbaren.

Zur Gesamtvergütung im Sinne dieses Abschnitts gehören

–: neben den (regelmäßigen) monetären, fixen und ggf. variablen Vergütungsbestandteilen
–: Leistungen zur Altersvorsorge und auch, soweit noch gewährt, die Versorgungszusagen,
–: die monetären und nicht monetären Nebenleistungen,
–: die sonstigen Leistungen, insbesondere für den Fall der Beendigung der Be- und Anstellung,
–: sowie Leistungen von Dritten, die im Hinblick auf die Geschäftsführungstätigkeit zugesagt oder im Geschäftsjahr gewährt wurden (z. B. Konzernbezüge).

Die Vergütung soll im Anstellungsvertrag zweifelsfrei festgelegt werden. Sie soll in einem angemessenen Verhältnis zu den Aufgaben und Leistungen des Mitglieds der Geschäftsführung sowie zur Lage der Gesellschaft stehen und soll die in der Vergleichsgruppe übliche Vergütung nicht ohne besondere Gründe übersteigen. Sämtliche Vergütungsbestandteile für sich und die Gesamtvergütung sollen angemessen sein.

Wenn eine variable Vergütung gewährt wird, soll diese auch auf die stetige und wirtschaftliche Verfolgung des wichtigen Bundesinteresses ausgerichtet sein und die persönliche Leistung des jeweiligen Mitglieds der Geschäftsführung berücksichtigen. Dazu sollen diese

–: aus einmalig oder regelmäßig (z. B. jährlich) wiederkehrenden, an die persönliche Leistung und an den dauerhaften Erfolg des Unternehmens, insbesondere die Erfüllung des Bundesinteresses, gebundenen Komponenten sowie
–: aus Komponenten, welche langfristige Anreizwirkung (mehrjährige und zukunftsbezogene Bemessungsgrundlage) und Risikocharakter in sich vereinen (z. B. Bonus-Malus-System)

zusammengesetzt sein. Der Anteil der an die persönliche Leistung geknüpften Bestandteile der variablen Vergütung soll in angemessenem Verhältnis zu den übrigen variablen Vergütungsbestandteilen stehen. Der Anteil der variablen Vergütungsbestandteile soll in einem angemessenen Verhältnis zur Fixvergütung stehen.

Für den Fall, dass die Weitergewährung der vereinbarten Vergütung infolge einer verschlechterten wirtschaftlichen Lage des Unternehmens unbillig für das Unternehmen wäre, und für den Fall einer erheblichen Pflichtverletzung des Mitglieds der Geschäftsführung soll im Anstellungsvertrag jedes Mitglieds der Geschäftsführung die Möglichkeit einer Herabsetzung bzw. Rückforderung von Teilen der Vergütung geregelt bzw. vereinbart werden.

Zahlungen an ein Mitglied der Geschäftsführung bei vorzeitiger Beendigung der Tätigkeit als Mitglied der Geschäftsführung sollen einschließlich Nebenleistungen nicht mehr als den Wert der Vergütung für die Restlaufzeit des Anstellungsvertrags, höchstens jedoch den Wert von zwei Jahresvergütungen betragen. Für die Ermittlung der Vergütung bzw. Jahresvergütung soll auf die Vergütung des abgelaufenen und die voraussichtliche Vergütung für das laufende Geschäftsjahr abgestellt werden. Im Fall eines nachvertraglichen Wettbewerbsverbots soll die Abfindungszahlung auf die Karenzentschädigung angerechnet werden. Im Fall des Ausscheidens auf eigenen Wunsch soll keine Abfindung, sondern nur die ggf. für das vertragliche Wettbewerbsverbot vereinbarte Karenzentschädigung gezahlt werden.

Sofern Mitglieder der Geschäftsführung Mandate in Überwachungsorganen von Unternehmen innerhalb des Konzerns wahrnehmen, soll eine dafür gewährte Vergütung auf die Geschäftsführervergütung angerechnet werden. Bei der Übernahme von Mandaten in Überwachungsorganen von Unternehmen außerhalb des Konzerns soll das für die Anstellung zuständige Unternehmensorgan entscheiden, ob und inwieweit die dafür gewährte Vergütung auf die Geschäftsführervergütung anzurechnen ist.

Gewährt der Bund dem Unternehmen Zuwendungen, so sind bei der Bemessung der Vergütung die einschlägigen haushaltsrechtlichen Bestimmungen (insbesondere – bei Unternehmen, deren Gesamtausgaben überwiegend aus Zuwendungen finanziert werden – die Regelungen zum Besserstellungsverbot) zu beachten.

5.3.3

Das für die Anstellung zuständige Unternehmensorgan soll die Voraussetzungen für die Entstehung und Auszahlung variabler Komponenten der Vergütung vor Beginn des jeweiligen Bemessungszeitraumes, d. h. vor Beginn des Geschäftsjahrs bzw. bei mehrjährigen Bemessungszeiträumen vor Beginn des ersten Geschäftsjahres dieses Bemessungszeitraums in einer Zielvereinbarung mit dem jeweiligen Mitglied der Geschäftsführung niederlegen.

Die Ziele sollen hinreichend ambitioniert, terminiert und im Regelfall eindeutig messbar sein; nur in begründeten Ausnahmefällen kann als Ergänzung zu messbaren Zielen auch ein Ziel vereinbart werden, dessen Erreichen nur mittels eines Beurteilungsspielraums festgestellt werden kann. Zur Gewährleistung der Messbarkeit sollen spätestens in der Zielvereinbarung für jedes Ziel jeweils auch die Gewichtung und die konkrete Bemessungsgrundlage einschließlich der relevanten Zielerreichungsgrade geregelt werden.

Die nachträgliche Änderung der Erfolgsziele oder der Vergleichsparameter sowie die nachträgliche Bereinigung von Kennzahlen ohne eindeutige Grundlage in der Zielvereinbarung sollen grundsätzlich ausgeschlossen sein. Komponenten mit einer mehrjährigen Bemessungsgrundlage sollen nur in besonderen Ausnahmefällen und ausschließlich zukunftsbezogen durch nachfolgende Zielvereinbarungen angepasst werden. Für außerordentliche, nicht vorhergesehene Entwicklungen soll spätestens in der Zielvereinbarung eine Möglichkeit der Herabsetzung der Vergütung vereinbart werden.

5.3.4

Nach Ablauf des Bemessungszeitraumes soll das zuständige Unternehmensorgan in Abhängigkeit von der Zielerreichung die Höhe der individuell für diesen Bemessungszeitraum insgesamt zu gewährenden variablen Vergütungsbestandteile ermitteln.

5.3.5

Mehrjährige Vergütungsbestandteile sollen weder vorzeitig ausbezahlt noch sollen Abschlagszahlungen darauf geleistet werden; ausgenommen ist nur eine pauschale Abgeltung von Ansprüchen im Fall der vorzeitigen Beendigung der Be- und Anstellung als Mitglied der Geschäftsführung.

5.3.6

Bei der Gestaltung der Vergütung der Mitglieder der Geschäftsführung sollen branchenspezifische gesetzliche Regelungen sowie entsprechende Rechtsverordnungen zur Gestaltung der Vergütung der Mitglieder der Geschäftsführung auch dann angemessen berücksichtigt werden, wenn sie nicht unmittelbar anwendbar sind.

5.4

Interessenkonflikte

5.4.1

Mitglieder der Geschäftsführung sind dem Unternehmensgegenstand und dem Unternehmenszweck, die das wichtige Bundesinteresse widerspiegeln, und dem daraus abgeleiteten Unternehmensinteresse verpflichtet.

5.4.2

Mitglieder der Geschäftsführung unterliegen während ihrer Tätigkeit für das Unternehmen einem umfassenden Wettbewerbsverbot.

Kein Mitglied der Geschäftsführung darf bei seinen Entscheidungen persönliche Interessen verfolgen und Geschäftschancen, die dem Unternehmen zustehen, für sich nutzen.

Mitglieder der Geschäftsführung dürfen im Zusammenhang mit ihrer Tätigkeit weder für sich noch für andere Personen von Dritten Zuwendungen oder sonstige Vorteile fordern, sich versprechen lassen oder annehmen oder Dritten ungerechtfertigte Vorteile anbieten, versprechen oder gewähren.

5.4.3

Jedes Mitglied der Geschäftsführung soll Interessenkonflikte gegenüber dem für die Bestellung zuständigen Unternehmensorgan und – sofern davon verschieden – dem Überwachungsorgan unverzüglich offenlegen und die anderen Mitglieder der Geschäftsführung hierüber informieren.

Alle Geschäfte zwischen dem Unternehmen einerseits und den Mitgliedern der Geschäftsführung sowie ihnen nahestehenden Personen oder ihnen persönlich nahestehenden Unternehmungen andererseits sollen branchenüblichen Standards entsprechen. Wesentliche Geschäfte mit vorgenannten Personen sollen daher von der Zustimmung des Überwachungsorgans abhängig gemacht werden, sofern dieses nicht ohnehin das Unternehmen beim Abschluss des Geschäfts zu vertreten hat.

5.4.4

Mitglieder der Geschäftsführung sollen Nebentätigkeiten, insbesondere Mandate in Überwachungsorganen, nur mit Zustimmung des für die Bestellung zuständigen Unternehmensorgans und – sofern davon verschieden – des Überwachungsorgans ausüben. Dies gilt nicht im Fall von internen Mandaten in Überwachungsorganen von Konzerngesellschaften.

5.4.5

Mit ehemaligen Mitgliedern der Geschäftsführung sollen für den Zeitraum von 24 Monaten nach dem Ausscheiden keine Verträge geschlossen werden, wonach diese Beratungen, Vermittlungen oder sonstige Dienstleistungen für das Unter- nehmen erbringen oder ihr Know-how in sonstiger Weise dem Unternehmen zur Verfügung stellen. Ausgenommen sind Verträge mit ehemaligen Mitgliedern der Geschäftsführung von Einrichtungen in den Bereichen Wissenschaft und Kunst/Kultur in Ausnahmefällen, soweit damit die weitere Teilnahme der betreffenden Person an vor dem Ausscheiden begonnenen wissenschaftlichen oder künstlerischen Vorhaben bezweckt ist.²

5.5

Nachhaltige Unternehmensführung

5.5.1

Die Geschäftsführung soll für eine nachhaltige Unternehmensführung, wie sie in der deutschen Nachhaltigkeitsstrategie und den Sustainable Development Goals (SDGs) formuliert sind, sorgen. Die Geschäftsführung soll hierbei die wesentlichen ökologischen Auswirkungen der Unternehmenstätigkeit und die wesentlichen Einwirkungen von Umweltbedingungen auf das Unternehmen identifizieren, bewerten, Umweltziele setzen und Maßnahmen umsetzen. Sie soll das Unternehmen hin zu einer klimaneutralen Organisation entwickeln. Die Nachhaltigkeitsberichterstattung richtet sich nach Ziff. 8.1.3.

5.5.2

Die Geschäftsführung soll eine gleichstellungsfördernde, tolerante und diskriminierungsfreie Kultur im Unternehmen mit gleichen Entwicklungschancen ohne Ansehung der ethnischen Herkunft, des Geschlechts, der Religion oder Weltanschauung, einer Behinderung, des Alters oder der sexuellen Identität gewährleisten. Insbesondere soll sie

–: für ein ausgewogenes Verhältnis von Frauen und Männern auf allen Führungsebenen unterhalb der Geschäftsführung, insbesondere das Erreichen der freiwillig oder aufgrund gesetzlicher Verpflichtungen gesetzten internen Ziele für den Anteil von Frauen und Männern in den jeweiligen Führungsebenen, und
–: für eine gleichberechtigte Teilhabe von Menschen mit Behinderung im Unternehmen sorgen,
–: sowie sicherstellen, dass Menschen mit Migrationshintergrund in Auswahl- und Besetzungsverfahren für alle im Unternehmen zu besetzenden Arbeits- und Ausbildungsplätze gleichberechtigt einbezogen werden.

5.5.3

Sie soll darüber hinaus Sorge tragen, dass eine diskriminierungsfreie Alltagskultur auf allen Ebenen, einschließlich eines diskriminierungsfreien Sprachgebrauchs und dem Schutz vor sexueller Belästigung, stattfindet. Die Beschäftigten und Führungskräfte sollen diesbezüglich mit Fortbildungs- und Informationsangeboten unterstützt werden.

5.5.4

Die Geschäftsführung soll

–: eine Arbeitskultur fördern, die die Vereinbarkeit von sozialen Verpflichtungen, wie die Betreuung von Kindern oder hilfe- und pflegebedürftiger Menschen, und Beruf ermöglicht.
–: soweit möglich verlässliche Rahmenbedingungen wie digitale und agile Arbeitsformen, mobiles Arbeiten, eine Flexibilisierung der Arbeitszeit, Kinderbetreuungsmöglichkeiten etc. schaffen.

5.5.5

Die Geschäftsführung soll

–: die Zahlung einer den jeweils geltenden tarifvertraglichen bzw. gesetzlichen Bestimmungen entsprechenden Entlohnung der Beschäftigten sowie Entgeltgleichheit für Frauen und Männer für gleiche Arbeit im Unternehmen sicherstellen und
–: auch im Rahmen der Vergabe von Aufträgen zur Erbringung von Dienstleistungen durch entsprechende Maßnahmen, insbesondere vertragliche Regelungen, der Einhaltung der jeweils geltenden tarifvertraglichen bzw. gesetzlichen Bestimmungen zur Entlohnung der Beschäftigten durch den jeweiligen Anbieter Rechnung tragen.

5.5.6

Ist das Unternehmen in verschiedenen Mitgliedstaaten der Europäischen Union tätig oder gehört es zu einer Unternehmensgruppe mit Unternehmen in verschiedenen Mitgliedstaaten und liegen die Voraussetzungen des Gesetzes über Europäische Betriebsräte (EBRG) für die Einrichtung eines Europäischen Betriebsrats vor, soll die Geschäftsführung die Einrichtung eines Europäischen Betriebsrats aktiv unterstützen und zügig mit dem besonderen Verhandlungsgremium der Beschäftigten die Vereinbarung über eine grenzübergreifende Unterrichtung und Anhörung der Beschäftigten abschließen.

Beantragen die Beschäftigten der Unternehmensgruppe nicht von sich aus die Bildung des besonderen Verhandlungsgremiums, soll die Geschäftsführung

–: in jedem Falle den Betriebsrat des eigenen Unternehmens und
–: im Falle, dass sie zugleich zentrale Leitung im Sinne des EBRG ist, auch die Gremien zur betrieblichen Mitbestimmung der übrigen zur Unternehmensgruppe gehörenden Unternehmen

ausdrücklich auf die Möglichkeit der Einrichtung eines Europäischen Betriebsrats hinweisen.

5.5.7

Die Geschäftsführung soll dafür Sorge tragen, dass sich das Unternehmen aggressiver steuervermeidender bzw. steuervermindernder Maßnahmen und Strategien enthält, wie sie in den Erwägungsgründen der Richtlinie 2016/1164/EU vom 12. Juli 2016 zur Bekämpfung von Steuervermeidungspraktiken mit unmittelbaren Auswirkungen auf das Funktionieren des Binnenmarkts und in Ziff. 5 der Begründung des Entwurfs der Kommission zu dieser Richtlinie beschrieben sind.

6

Überwachungsorgan

6.1

Aufgaben und Zuständigkeiten

6.1.1

Im Gesellschaftsvertrag des Unternehmens soll ein Überwachungsorgan verankert werden, soweit dieses nicht ohnehin gesetzlich vorgesehen ist. Nach Vorbild des Aufsichtsrats einer Aktiengesellschaft soll schwerpunktmäßige Aufgabe dieses Unternehmensorgans die Überwachung und regelmäßige Beratung der Geschäftsführung bei der Führung der Geschäfte des Unternehmens sein.

Gegenstand der Überwachung sind die Rechtmäßigkeit, die Ordnungsmäßigkeit und die Wirtschaftlichkeit der Geschäftsführungsentscheidungen. Hierzu gehört insbesondere, ob sich das Unternehmen im Rahmen seiner satzungsmäßigen Aufgaben betätigt. Die Beratung der Geschäftsführung erfolgt zusätzlich unter den Gesichtspunkten der Zweckmäßigkeit.

Es ist in Entscheidungen der Geschäftsführung von grundlegender Bedeutung für das Unternehmen einzubinden.

Besondere Verantwortung trifft das Überwachungsorgan im Hinblick auf die Angelegenheiten im Zusammenhang mit der Vergütung der Mitglieder der Geschäftsführung nach den Empfehlungen der Abschnitte 5.3.1. bis 5.3.5., soweit diese in die Zuständigkeit des Überwachungsorgans fallen.

Das Überwachungsorgan soll sich regelmäßig über die Maßnahmen der Geschäftsführung zur Einrichtung und Weiterentwicklung von Kontrollsystemen (im Sinne des Abschnitts 5.1.3.) und deren Wirksamkeit sowie zur nachhaltigen Unternehmensführung (im Sinne des Abschnitts 5.5.) einschließlich deren Umsetzung und den erzielten Ergebnissen berichten lassen.

6.1.2

Das Überwachungsorgan soll sich eine Geschäftsordnung geben.

6.1.3

Die Vorsitzende bzw. der Vorsitzende des Überwachungsorgans koordiniert die Arbeit des Überwachungsorgans und leitet dessen Sitzungen.

Ihr bzw. ihm und anderen einzelnen Mitgliedern, die ermächtigt wurden, für das Überwachungsorgan Erklärungen abzugeben oder zu empfangen, soll nicht das Recht eingeräumt werden, allein an Stelle des Überwachungsorgans zu entscheiden.

Die Vorsitzende bzw. der Vorsitzende des Überwachungsorgans soll Mitglied des Ausschusses sein, der die Verträge mit den Mitgliedern der Geschäftsführung behandelt, sofern ein solcher Ausschuss gebildet ist.

6.1.4

Die Vorsitzende bzw. der Vorsitzende des Überwachungsorgans soll mit der Geschäftsführung regelmäßig Kontakt halten und mit ihr die Strategie, die Geschäftsentwicklung, die Risikolage, das Risikomanagement und die Compliance des Unternehmens beraten. Sofern das Überwachungsorgan Ausschüsse gebildet hat, gilt dasselbe im Rahmen der jeweiligen Aufgaben der Ausschüsse auch für deren Vorsitzende. Die Beratungen über das Risikomanagement sollen insbesondere die Erkenntnisse aus dem Risikomanagementsystem und, soweit ein solches einzurichten ist, dem Internen Kontrollsystem umfassen.

Die Vorsitzende bzw. der Vorsitzende des Überwachungsorgans wird über wichtige Ereignisse, die für die Beurteilung der Lage und Entwicklung sowie für die Leitung des Unternehmens von wesentlicher Bedeutung sind, unverzüglich durch die Geschäftsführung informiert. Die Vorsitzende bzw. der Vorsitzende des Überwachungsorgans soll sodann das Überwachungsorgan unterrichten und erforderlichenfalls eine außerordentliche Sitzung des Überwachungsorgans einberufen.

6.1.5

In Abhängigkeit von der Anzahl seiner Mitglieder und von den spezifischen wirtschaftlichen Gegebenheiten des Unternehmens kann das Überwachungsorgan fachlich qualifizierte Ausschüsse bilden, in denen bestimmte Sachthemen behandelt werden.

Die Ausschüsse dienen dazu, die Effizienz der Arbeit des Überwachungsorgans zu steigern und komplexe Sachverhalte zu behandeln. Die jeweiligen Ausschussvorsitzenden berichten regelmäßig an das Überwachungsorgan über die Arbeit der Ausschüsse.

6.1.6

Das Überwachungsorgan soll in Abhängigkeit von der Anzahl seiner Mitglieder und von den spezifischen wirtschaftlichen Gegebenheiten des Unternehmens einen Prüfungsausschuss einrichten. Dieser soll sich insbesondere mit der Überwachung des Rechnungslegungsprozesses, der Wirksamkeit des internen Kontrollsystems, des Risikomanagementsystems und des internen Revisionssystems sowie der Abschlussprüfung, hier insbesondere der Auswahl und der erforderlichen Unabhängigkeit der Abschlussprüferin bzw. des Abschlussprüfers, der Erteilung des Prüfungsauftrages an die Abschlussprüferin bzw. den Abschlussprüfer, der Bestimmung von Prüfungsschwerpunkten, den Zusatzleistungen und der Honorarvereinbarung, befassen.

An die fachliche Eignung der Mitglieder des Prüfungsausschusses sind besonders hohe Maßstäbe zu legen.

Die Vorsitzende bzw. der Vorsitzende des Überwachungsorgans soll nicht zugleich den Vorsitz in dem Prüfungsausschuss innehaben. Auch soweit rechtlich zulässig, soll Mitglied eines Prüfungsausschusses nicht sein, wer in den letzten fünf Jahren Mitglied der Geschäftsführung des Unternehmens war.

6.1.7

Einzelnen Ausschüssen des Überwachungsorgans sollen keine Aufgaben des Überwachungsorgans zur endgültigen Erledigung übertragen werden. Vielmehr sollen Beschlüsse dem Plenum vorbehalten bleiben. Der Ausschuss kann dazu eine Beschlussempfehlung abgeben.

6.1.8

Soweit dies nicht gegen berechtigte Interessen der Anteilseigner oder rechtliche Vorschriften verstößt, sollen Ausschüsse in Überwachungsorganen, die der gesetzlichen Mitbestimmung unterliegen, so zusammengesetzt sein, dass sich die Zusammensetzung des Aufsichtsratsplenums im Hinblick auf das Kräfteverhältnis zwischen Anteilseignervertretung und Arbeitnehmervertretung auch in den jeweiligen Ausschüssen widerspiegelt.

6.1.9

Das Überwachungsorgan einschließlich seiner Ausschüsse soll regelmäßig die Qualität und Effizienz der Tätigkeit des Überwachungsorgans insgesamt überprüfen. Das Überwachungsorgan soll die Umsetzung der hierzu beschlossenen Maßnahmen überwachen.

6.2

Zusammensetzung

6.2.1

Das Überwachungsorgan soll so zusammengesetzt sein, dass

–: die Mitglieder des Überwachungsorgans insgesamt über die zur ordnungsgemäßen Wahrnehmung der Aufgaben des jeweiligen Überwachungsorgans erforderlichen Kenntnisse, Fähigkeiten und fachlichen Erfahrungen (dazu gehören insbesondere hinreichende kaufmännische bzw. finanztechnische Kenntnisse sowie hinreichende Kenntnisse in den Bereichen Recht, Compliance und Corporate Governance) verfügen und
–: die ggf. bestehenden gesetzlichen Quoten bzw. freiwillig oder aufgrund gesetzlicher Verpflichtungen gesetzten internen Ziele zur Zusammensetzung, insbesondere hinsichtlich der Qualifikation und der gleichberechtigten Teilhabe der Geschlechter erreicht werden.

Dem Überwachungsorgan sollen nur Mitglieder angehören, die

–: über die zur ordnungsgemäßen Wahrnehmung der Aufgaben als Mitglied des Überwachungsorgans erforderlichen Kenntnisse, Fähigkeiten und fachlichen Erfahrungen verfügen
–: und ausreichend Zeit für die Wahrnehmung des Mandats haben. Die auf Veranlassung des Bundes gewählten oder entsandten Mitglieder des Überwachungsorgans sollen daher in der Regel nicht mehr als drei Mandate in Überwachungsorganen gleichzeitig wahrnehmen. Dabei können für eines der drei Mandate im Sinne des vorherigen Satzes ein Mandat im Überwachungsorgan eines Unternehmens, dessen Unternehmensgegenstand auf die Wahrnehmung von Holdingfunktionen für eine Konzernstruktur beschränkt ist, zusammen mit einem Mandat im Überwachungsorgan eines Tochterunternehmens dieses Unternehmens als ein Mandat gezählt werden.

Mitglied eines Überwachungsorgans soll nicht sein, wer in einer geschäftlichen oder persönlichen Beziehung zu dem Unternehmen oder dessen Geschäftsführung steht, die einen wesentlichen und nicht nur vorübergehenden Interessenkonflikt begründet.

Mitglieder eines Überwachungsorgans sollen keine Organfunktion oder Beratungsaufgaben bei wesentlichen Wettbewerbern des Unternehmens ausüben.

6.2.2

Es soll eine angemessene und den gesetzlichen Vorgaben entsprechende Altersgrenze für Mitglieder des Überwachungsorgans festgelegt werden, die im Rahmen der Wahlvorschläge für das Überwachungsorgan berücksichtigt werden soll.

6.2.3

Mitglieder eines Überwachungsorgans haben ihr Mandat persönlich auszuüben; sie dürfen ihre Aufgaben nicht durch andere wahrnehmen lassen. Für abwesende Mitglieder sollte, soweit nicht ohnehin gesetzlich vorgesehen, die Teilnahme an der Beschlussfassung durch Stimmbotschaft ermöglicht werden.

Jedes Mitglied eines Überwachungsorgans achtet darauf, dass ihm für die Wahrnehmung seiner Mandate genügend Zeit zur Verfügung steht. Falls ein Mitglied eines Überwachungsorgans, das nicht Vertreterin oder Vertreter der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer im Überwachungsorgan ist, in einem Geschäftsjahr an weniger als der Hälfte der Sitzungen des Überwachungsorgans teilgenommen hat, soll dies im Bericht des Überwachungsorgans an die Anteilseignerversammlung vermerkt werden.

6.2.4

Ehemalige Mitglieder der Geschäftsführung sollen nicht vor Ablauf von fünf Jahren seit Beendigung der Geschäftsführungstätigkeit in das Überwachungsorgan wechseln.

6.2.5

Dem Überwachungsorgan können, wenn es aus mehr als drei Mitgliedern besteht, auch dann Vertreterinnen oder Vertreter der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer angehören, wenn das Unternehmen die Schwellenwerte für die Mitbestimmungspflicht nach den gesetzlichen Vorschriften über die Beteiligung bzw. Mitbestimmung der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer nicht erreicht.

6.3

Vergütung

Die Vergütung der Mitglieder des Überwachungsorgans wird im Gesellschaftsvertrag bzw. in der Satzung des Unternehmens oder durch Beschluss der Anteilseignerversammlung festgelegt.

6.4

Interessenkonflikte

6.4.1

Jedes Mitglied des Überwachungsorgans ist dem Unternehmensinteresse, das insbesondere durch den Unternehmensgegenstand und den Unternehmenszweck geprägt ist, verpflichtet. Es darf bei seinen Entscheidungen weder persönliche Interessen verfolgen noch Geschäftschancen, die dem Unternehmen zustehen, für sich nutzen.

Jedes Mitglied eines Überwachungsorgans soll Interessenkonflikte, insbesondere solche, die aufgrund einer Beratung oder Organfunktion bei Kunden, Lieferanten, Kreditgebern oder sonstigen Geschäftspartnern entstehen können, dem Überwachungsorgan gegenüber unverzüglich offenlegen.

Das Überwachungsorgan soll in seinem Bericht an die Anteilseignerversammlung über aufgetretene Interessenkonflikte und deren Behandlung informieren. Wesentliche und nicht nur vorübergehende Interessenkonflikte in der Person eines Mitgliedes eines Überwachungsorgans sollen zur Beendigung des Mandates führen.

6.4.2

Berater- und sonstige Dienstleistungs- und Werkverträge sollen mit einem Mitglied eines Überwachungsorgans mit dem Unternehmen für die Dauer des Mandats sowie den Zeitraum von 24 Monaten nach Beendigung des Mandats nicht abgeschlossen werden.

6.5

Sitzungen des Überwachungsorgans

Das Überwachungsorgan soll regelmäßig eine Sitzung im Kalendervierteljahr abhalten. Bei Unternehmen, die institutionelle Förderung erhalten, kann ein größerer Turnus von zwei oder drei Sitzungen im Geschäftsjahr vereinbart werden, soweit dadurch die ordnungsgemäße Überwachung der Geschäftsführung nicht beeinträchtigt wird.

Über die Sitzung des Überwachungsorgans soll eine Niederschrift gefertigt werden. Aus der Niederschrift sollen mindestens Ort und Tag der Sitzung, die Teilnehmenden, die Gegenstände der Tagesordnung, der wesentliche Gang der Verhandlungen sowie die Beschlüsse des Überwachungsorgans ersichtlich sein. Außerhalb einer Sitzung gefasste Beschlüsse des Überwachungsorgans sollen in der Niederschrift der darauffolgenden Sitzung des Überwachungsorgans festgehalten werden.

7

Transparenz

7.1

Entsprechenserklärung und Corporate Governance Bericht

Geschäftsführung und Überwachungsorgan sollen jährlich über die Corporate Governance des Unternehmens berichten (Corporate Governance Bericht). Bestandteil des Berichts ist insbesondere die Erklärung, dass den Empfehlungen des PCGK in der jeweils geltenden Fassung entsprochen wurde und wird sowie welche Empfehlungen nicht angewendet wurden oder werden und warum nicht. Abweichungen von den Empfehlungen sind im Corporate Governance Bericht nachvollziehbar zu begründen. Die Erklärung und der Corporate Governance Bericht sind auf der Internetseite des Unternehmens mindestens für die Dauer der auf die Abgabe folgenden fünf Geschäftsjahre öffentlich zugänglich zu machen.

Der Corporate Governance Bericht soll auch

–: eine kurze Darstellung der Maßnahmen im Sinne der Abschnitte 5.5.1. - 5.5.3. einschließlich einer Aussage zur Nachhaltigkeitsberichterstattung des Unternehmens und
–: eine Darstellung der Entwicklung des Anteils an Frauen in Führungspositionen in der Geschäftsführung und den beiden Führungsebenen darunter und im Überwachungsorgan

umfassen, sofern sich dies nicht bereits aus anderen veröffentlichten Unternehmensinformationen ergibt.

Im Corporate Governance Bericht kann auch zu den Anregungen im PCGK Stellung genommen werden.

Für Konzerne unter einheitlicher Leitung sollen die Organe der Muttergesellschaft die Entsprechenserklärung für die Konzernmutter und die unter ihrer einheitlichen Leitung stehenden Gesellschaften, die den Kodex anwenden sollen, zusammen abgeben. Weichen Konzernunternehmen von den Empfehlungen des PCGK ab, soll die Konzernmutter dies im Corporate Governance Bericht nachvollziehbar begründen.

7.2

Angaben zur Vergütung der Mitglieder der Geschäftsführung und des Überwachungsorgans

7.2.1

Im Corporate Governance Bericht soll die gewährte Vergütung jedes Mitglieds der Geschäftsführung im jeweiligen Berichtsjahr (einschließlich monetärer und nichtmonetärer Nebenleistungen, Zulagen und ähnlicher Zahlungen, Vergütungen und/oder Aufwandsentschädigungen für im Interesse des Unternehmens wahrgenommene Mandate in Überwachungsorganen anderer Unternehmen sowie in Zusammenhang mit der Tätigkeit als Mitglied der Geschäftsführung stehende Provisionen und ähnliche Leistungen Dritter) individualisiert, aufgegliedert nach den jeweiligen Vergütungskomponenten und unter Namensnennung in allgemein verständlicher Form dargestellt werden. Dies gilt auch für Leistungen, die dem Mitglied bzw. einem früheren Mitglied der Geschäftsführung für den Fall der Beendigung seiner Tätigkeit zugesagt oder im Laufe des Geschäftsjahrs gewährt worden sind.

Dazu soll das zuständige Unternehmensorgan bei der Neu- oder Wiederbestellung von Mitgliedern der Geschäftsführung die vertragliche Zustimmungserklärung dieser Mitglieder zur Offenlegung der Vergütung entsprechend den Anforderungen des PCGK und ggf. anwendbaren sonstigen Vorschriften unter Verzicht auf § 286 Abs. 4 HGB einholen.

7.2.2

Die Vergütung jedes Mitglieds des Überwachungsorgans soll individualisiert und aufgegliedert nach den jeweiligen Vergütungskomponenten in allgemein verständlicher Form im Corporate Governance Bericht dargestellt werden.

Dabei sollen auch die vom Unternehmen an die Mitglieder des Überwachungsorgans gezahlten Vergütungen oder gewährten Vorteile gesondert angegeben werden.

Dazu soll das zuständige Unternehmensorgan bei der Bestellung der Mitglieder des Überwachungsorgans die vertragliche Zustimmungserklärung dieser Mitglieder zur Offenlegung der Vergütung entsprechend den Anforderungen des PCGK und ggf. anwendbaren sonstigen Vorschriften einholen.

7.3

Veröffentlichungen

Vom Unternehmen veröffentlichte Unternehmensinformationen sollen für mindestens die auf die Abgabe folgenden fünf Geschäftsjahre auch über die Internetseite des Unternehmens zugänglich sein. Hierzu zählen neben dem Corporate Governance Bericht auch der um den Anhang erweiterte Jahresabschluss sowie der Lagebericht.

8

Rechnungslegung und Abschlussprüfung

8.1

Rechnungslegung

8.1.1

Jahresabschlüsse und Konzernabschlüsse sowie Lageberichte und Konzernlageberichte werden in entsprechender Anwendung der Vorschriften des Dritten Buchs des Handelsgesetzbuchs für große Kapitalgesellschaften aufgestellt und nach diesen Vorschriften geprüft, soweit nicht weitergehende gesetzliche Vorschriften bestehen oder gesetzliche Vorschriften entgegenstehen.

8.1.2

Der Jahresabschluss und Konzernabschluss sowie der Lagebericht und der Konzernlagebericht werden von der Geschäftsführung aufgestellt und vom Überwachungsorgan mit dem Prüfungsbericht der Abschlussprüferin bzw. des Abschlussprüfers geprüft.

8.1.3

Unternehmen mit mehrheitlicher Beteiligung des Bundes sollen einen Nachhaltigkeitsbericht nach dem Deutschen Nachhaltigkeitskodex einschließlich menschenrechtlicher Berichtspflicht bzw. ein insbesondere hinsichtlich der Anforderungen des Nationalen Aktionsplans Wirtschaft und Menschenrechte vergleichbares Rahmenwerk zur nichtfinanziellen Berichterstattung mit einer Berichtspflicht auch zu Aspekten der Menschenrechte abgeben, sofern keine gesetzlichen Vorgaben gelten.

Für Konzerne unter einheitlicher Leitung können, soweit nicht gesetzliche Erfordernisse entgegenstehen, die entsprechenden Berichte inklusive des Nachhaltigkeitsberichtes und Erklärungen von der Konzernmutter für den gesamten Konzern abgegeben werden.

8.2

Abschlussprüfung

8.2.1

Die Anteilseignerversammlung soll, sofern sie nicht aufgrund gesetzlicher Bestimmungen ohnehin dafür zuständig ist, über die Auswahl und Bestellung der Abschlussprüferin bzw. des Abschlussprüfers entscheiden. Über die Auswahl und Bestellung des Konzernabschlussprüfers soll die Anteilseignerversammlung des Mutterunternehmens entscheiden. Das Überwachungsorgan soll jeweils einen – ggf. auf die Empfehlung des Prüfungsausschusses gestützten – Vorschlag an die Anteilseignerversammlung für die Auswahl der Abschlussprüferin bzw. des Abschlussprüfers abgeben.

8.2.2

Die Auswahl der Abschlussprüferin bzw. des Abschlussprüfers soll im Wege eines wettbewerblichen Verfahrens erfolgen. Sofern nicht aufgrund Gesetzes, Gesellschaftsvertrag bzw. Satzung oder sonstiger relevanter Regelungen strengere Vorgaben für die Auftragsvergabe anzuwenden sind, sollen zumindest drei Angebote eingeholt werden. Weder das erste Mandat eines bestimmten Abschlussprüfers oder einer bestimmten Prüfungsgesellschaft noch dieses Mandat in Kombination mit erneuerten Mandaten soll die Höchstlaufzeit von zehn Jahren überschreiten.

8.2.3

Vor Unterbreitung des Wahlvorschlags soll das Überwachungsorgan bzw. der Prüfungsausschuss eine Erklärung der vorgesehenen Abschlussprüferin bzw. des vorgesehenen Abschlussprüfers einholen, ob und gegebenenfalls welche geschäftlichen, finanziellen, persönlichen oder sonstigen Beziehungen zwischen der Abschlussprüferin bzw. dem Abschlussprüfer und ihren bzw. seinen Organen einerseits und dem Unternehmen und seinen Organmitgliedern andererseits bestehen, die Zweifel an dessen Unabhängigkeit begründen können. Die Erklärung soll sich auch darauf erstrecken, in welchem Umfang im vorangegangenen Geschäftsjahr andere Leistungen für das Unternehmen, insbesondere Leistungen, die nach

–: § 319 Abs. 3 und 4 HGB zu einem Ausschluss von der Abschlussprüfung führen können, oder
–: Artikel 5 Absatz 1 Unterabsatz 2 Buchstabe a der Verordnung Nr. 537/2014/EU für Unternehmen von öffentlichem Interesse nicht erbracht werden dürften,

erbracht wurden bzw. für das folgende Jahr vereinbart sind. Die Erklärung der vorgesehenen Abschlussprüferin bzw. des vorgesehenen Abschlussprüfers soll zu den Geschäftsakten genommen werden.

8.2.4

Sofern nicht ohnehin nach Gesetz zuständig soll das Überwachungsorgan der Abschlussprüferin bzw. dem Abschlussprüfer den Prüfungsauftrag erteilen. Dabei soll es mit der Abschlussprüferin bzw. dem Abschlussprüfer vereinbaren, dass die Vorsitzende bzw. der Vorsitzende des Überwachungsorgans bzw. des Prüfungsausschusses im Falle folgender Feststellungen unverzüglich unterrichtet wird:

–: über während der Prüfung auftretende mögliche Ausschluss- oder Befangenheitsgründe, soweit diese nicht unverzüglich beseitigt werden,
–: über alle für die Aufgaben des Überwachungsorgans wesentlichen Feststellungen und Vorkommnisse, die sich bei der Durchführung der Abschlussprüfung ergeben, und
–: wenn Tatsachen vorliegen, die eine Unrichtigkeit der Entsprechenserklärung der Geschäftsführung und des Überwachungsorgans zum PCGK ergeben.

Für Feststellungen im Sinne des zweiten Spiegelstrichs soll zudem mit der Abschlussprüferin bzw. dem Abschlussprüfer vereinbart werden, dass diese im Prüfungsbericht vermerkt werden.

Bei Unternehmen ohne Überwachungsorgan sollen mit der Abschlussprüferin bzw. dem Abschlussprüfer entsprechende Berichts- und Informationspflichten an die Anteilseignerversammlung vereinbart werden.

Es soll vereinbart werden, dass zum Zwecke der internen Rotation die für die Durchführung einer gesetzlichen Abschlussprüfung verantwortlichen Prüfungspartner ihre Teilnahme an der Abschlussprüfung des geprüften Unternehmens spätestens fünf Jahre nach dem Datum ihrer Bestellung zum Abschlussprüfer beenden.

Es sollen keine Leistungen vereinbart werden, die bei Zugrundelegung von Artikel 5 Absatz 1 Unterabsatz 2 Buchstabe a der Verordnung Nr. 537/2014/EU für Unternehmen von öffentlichem Interesse nicht erbracht werden dürften.

8.2.5

Der Prüfauftrag an die Abschlussprüferin bzw. den Abschlussprüfer soll auch die Prüfung nach § 53 HGrG (einschließlich der Prüfung des Bezügeberichts) sowie die Prüfung, ob die Erklärung zum PCGK abgegeben und der Corporate Governance-Bericht der vorangegangenen fünf Geschäftsjahre auf der Internetseite des Unternehmens veröffentlicht ist, umfassen. Zudem sollen geeignete Prüfungsschwerpunkte festgelegt werden.

8.2.6

Die Abschlussprüferin bzw. der Abschlussprüfer soll, sofern dies nicht aufgrund gesetzlicher Bestimmungen ohnehin gefordert ist, an den Beratungen des Überwachungsorgans bzw., soweit ein solcher eingerichtet ist, des Prüfungsausschusses über den Jahres- bzw. Konzernabschluss teilnehmen und über die wesentlichen Ergebnisse ihrer bzw. seiner Prüfung berichten.

Teil II
Richtlinien für eine aktive Beteiligungsführung bei Unternehmen
mit Bundesbeteiligung

1

Vorbemerkungen und Begriffsbestimmungen

1

Die Richtlinien für eine aktive Beteiligungsführung bei Unternehmen mit Bundesbeteiligung (Richtlinien) und ihre Anlagen sollen eine gute Führung der Bundesbeteiligungen nach einheitlichen Kriterien und eine aktive Beteiligungsführung gewährleisten. Ziel ist die ordnungsgemäße Wahrnehmung der Interessen des Bundes als Anteilseigner, die der Erfüllung der mit den Beteiligungen jeweils verfolgten Zwecke dient.

„Bundesbeteiligungen“ in diesem Sinne sind alle Unternehmen des Privatrechts, an denen der Bund unmittelbar oder mittelbar beteiligt ist, Unternehmen in der Rechtsform von juristischen Personen des öffentlichen Rechts, deren Beteiligungen im Sinne von §§ 65 ff. Bundeshaushaltsordnung (BHO) sowie Beteiligungen, die treuhänderisch von Dritten für den Bund gehalten werden.

„Beteiligung“ in diesem Sinne ist jede kapitalmäßige, mitgliedschaftliche (z.B. Genossenschaft) und ähnliche Beteiligung des Bundes, etwa bei Stiftungen oder juristischen Personen des öffentlichen Rechts, die eine Dauerbeziehung zu dem Unternehmen begründen soll. Ein Mindestanteil ist nicht Voraussetzung.

„Unternehmen“ in diesem Sinne sind die Kapital- und Personengesellschaften, unabhängig davon, ob sie einen gewerblichen oder sonstigen wirtschaftlichen Betrieb führen. Darüber hinaus fallen darunter auch Vereine, Genossenschaften, bundesunmittelbare juristische Personen des öffentlichen Rechts sowie privatrechtliche Stiftungen, sofern deren Gegenstand ein gewerblicher oder sonstiger wirtschaftlicher Betrieb ist oder einen solchen überwiegend umfasst. Eine eigene Rechtspersönlichkeit ist nicht erforderlich, so dass auch sonstige Zusammenschlüsse (z.B. eine Gesellschaft bürgerlichen Rechts) darunterfallen.

2

Die Richtlinien richten sich primär an die beteiligungsführenden Stellen des Bundes. Beteiligungsführende Stellen sind jene Stellen in der Bundesverwaltung, die bei den Unternehmen in privater Rechtsform die Eigentümerfunktion wahrnehmen und den Bund als Anteilseigner gegenüber der Gesellschaft, den Mitgesellschaftern sowie gegenüber dem Parlament und der Öffentlichkeit vertreten und die Stellen, die bei den Unternehmen in der Rechtsform einer bundesunmittelbaren juristischen Person des öffentlichen Rechts die Staatsaufsicht ausüben. Dies ist in der Regel das für den mit der Beteiligung verfolgten Zweck fachpolitisch zuständige Bundesministerium. Daher wird das entsprechende Bundesministerium nachfolgend auch schon vor Begründung einer Beteiligung als beteiligungsführendes Bundesministerium bezeichnet.

Im Einzelfall kann auch ein anderes Bundesministerium mit der Beteiligungsführung betraut sein. So werden in der Regel die Aufgaben der Beteiligungsführung durch Ressortvereinbarung vom ursprünglich fachpolitisch zuständigen Bundesministerium auf das Bundesministerium der Finanzen als das für das Vermögendes Bundes zuständige Ministerium übertragen, wenn z. B. das vermögensmäßige Interesse des Bundes an der Beteiligung das fachpolitische wichtige Bundesinteresse überwiegt oder das wichtige Bundesinteresse entfallen ist und die Beteiligung veräußert werden soll.

Sind Unternehmen in privater Rechtsform vom Bund mit hoheitlichen Aufgaben betraut worden, z. B. durch Beleihung, ist neben der Eigentümerfunktion auch die Staatsaufsicht über die hoheitlichen Aufgaben auszuüben. Unternehmen in der Rechtsform einer bundesunmittelbaren juristischen Person des öffentlichen Rechts unterliegen ebenfalls der Staatsaufsicht. Die Staatsaufsicht obliegt der jeweilsdurch Gesetz bestimmten Behörde. Bei der Ausübung der Staatsaufsicht soll sich die zuständige Behörde an den Richtlinien orientieren, soweit der gesetzliche Rahmen dem nicht entgegensteht.

Einige Teile der Richtlinien sind auch an die auf Vorschlag des Bundes gewählten oder entsandten Mitglieder in Überwachungsorganen von Unternehmen mit Bundesbeteiligung sowie an jene Stellen in den Bundesministerien gerichtet, welche Mitglieder der Überwachungsorgane auf die Sitzungen vorbereiten, ohne selbst Aufgaben der Beteiligungsführung wahrzunehmen.

Sie richten sich in entsprechender Weise auch an jene Behörden und Einrichtungen, die im Auftrag des Bundes Beteiligungen halten, sowie an die Stellen, die gegenüber Unternehmen in der Rechtsform einer bundesunmittelbaren juristischen Person des öffentlichen Rechts die Staatsaufsicht ausüben.

Abschnitt 5 der Richtlinien richtet sich an alle Stellen in den Bundesministerien, die Einfluss auf die Besetzung von Mandaten in Überwachungsorganen bzw. in ähnlichen Gremien und Geschäftsführungen von Unternehmen haben, an denen der Bund (einschließlich Sondervermögen) beteiligt ist, sowie an sonstige Institutionen mit besonderer politischer oder finanzieller Bedeutung für den Bund, bei denen der Bund Einfluss auf die Besetzung von Mandaten in deren Gremien ausüben kann.

Die Richtlinien berücksichtigen wichtige Rechtsvorschriften, den Public Corporate Governance Kodex des Bundes (PCGK), Entschließungen des Deutschen Bundestages, Beschlüsse des Haushaltsausschusses und des Rechnungsprüfungsausschusses des Deutschen Bundestages, Empfehlungen und Bemerkungen des Bundesrechnungshofes sowie Erfahrungen aus der Beteiligungsführung des Bundes.

3

Die Richtlinien sind interne Verwaltungsvorschriften, die von den maßgeblichen Stellen zu beachten sind. Sofern ein Abweichen von den Regelungen im Einzelfall oder einer konkret beschriebenen Gruppe gleichgelagerter Einzelfälle erforderlich ist, sind die Gründe nachvollziehbar in den Akten zu dokumentieren.

4

Soweit in den Richtlinien Beschäftigte des Bundes ausdrücklich erwähnt sind, gelten diese Regelungen entsprechend auch für Bundesministerinnen und Bundesminister, Parlamentarische Staatssekretärinnen und Parlamentarische Staatssekretäre, soweit dies nicht gegen die besonderen gesetzlichen Vorschriften über deren Rechtsverhältnisse (Bundesministergesetz, Gesetz über die Rechtsverhältnisse der Parlamentarischen Staatssekretäre) verstößt.

5

Anlagen zu den Richtlinien für eine aktive Beteiligungsführung:

–: Muster eines Gesellschaftsvertrags für Gesellschaften mit beschränkter Haftung (Anlage 1)
–: Muster einer Geschäftsordnung für Aufsichtsräte von Gesellschaften mit beschränkter Haftung (Anlage 2)
–: Muster einer Geschäftsordnung für die Geschäftsführung (Anlage 3)
–: Formulierungshilfe Anstellungsvertrag für Mitglieder der Geschäftsführung (Anlage 4)
–: Muster einer Vereinbarung zwischen dem beteiligungsführenden Bundesministerium und einem Mitglied des Überwachungsorgans, das nicht dem öffentlichen Dienst angehört (Anlage 5)
–: Muster einer Vereinbarung zwischen dem beteiligungsführenden Bundesministerium und dem Mitglied des Überwachungsorgans, das dem öffentlichen Dienst angehört (Anlage 6)
–: Muster einer Vereinbarung zwischen dem mandatsvorbereitenden Bundesministerium und einem Mitglied des Überwachungsorgans (Anlage 7)
–: Anlage 8 zu Abschnitt 5 - Unmittelbare Bundesbeteiligungen mit Anteilsbesitz des Bundes von mindestens 25 Prozent
–: Anlage 9 zu Abschnitt 5 - Mittelbare Bundesbeteiligungen mit einem Jahresumsatz von mindestens 500 Mio. Euro.
–: Anlage 10 zu Abschnitt 5 - Institutionen mit besonderer politischer oder finanzieller Bedeutung für den Bund, bei denen der Bund Einfluss auf die Besetzung von Mandaten in Überwachungsorganen oder ähnlichen Gremien und/oder die Geschäftsführung hat
–: Hinweise zum Datenschutz nach Art. 13 EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) (Anlage 11)

2

Eingehen und Veränderung von Beteiligungen des Bundes an Unternehmen

2.1

Voraussetzungen für eine Beteiligung des Bundes an Unternehmen

2.1.1

Unmittelbare Beteiligung

6: Die Voraussetzungen für das Eingehen einer unmittelbaren Beteiligung des Bundes an Unternehmen in einer Rechtsform des privaten Rechts ergeben sich, sofern die Beteiligung nicht aufgrund besonderer gesetzlicher Bestimmungen (z.B. des Stabilisierungsfondsgesetzes) eingegangen wird, aus § 65 Abs. 1 BHO und den hierzu ergangenen Verwaltungsvorschriften (VV).
7: Für Unternehmen in der Rechtsform einer bundesunmittelbaren juristischen Person des öffentlichen Rechts regelt § 112 Abs. 2 BHO, welche Vorschriften der BHO entsprechend bzw. unmittelbar anzuwenden sind. Die nachfolgenden Textziffern (Tz.) sind unter Berücksichtigung der sich aus § 112 Abs. 2 BHO ergebenden Besonderheiten sinngemäß anzuwenden.

Wichtiges Interesse des Bundes
8: Nach § 65 Abs. 1 Nr. 1 BHO ist eine Voraussetzung für die Gründung oder das Eingehen einer Beteiligung an privatrechtlichen Unternehmen ein wichtiges Interesse des Bundes. Das wichtige Bundesinteresse ist regelmäßig ein fachpolitisches Interesse. Es liegt vor, wenn durch das Unternehmen wichtige Aufgaben des Bundes im Sinne der Kompetenzordnung des Grundgesetzes erfüllt werden sollen. An dieser Voraussetzung fehlt es z. B., wenn es sich um ausschließliche Aufgaben von Ländern oder Gemeinden handelt, wenn lediglich Einnahmen erzielt werden sollen oder lediglich ein Informationsbedürfnis der Verwaltung besteht. Sollen durch ein Unternehmen sowohl Aufgaben des Bundes als auch Aufgaben einzelner oder mehrerer Länder oder Gemeinden erfüllt werden, ist insbesondere § 6 BHO zu beachten.
9: Bei der Gründung oder beim Eingehen einer Beteiligung sind die Ziele, die mit der Beteiligung verfolgt werden sollen, möglichst konkret festzulegen und im internen Regelwerk des Unternehmens, etwa im Gesellschaftsvertrag (Anlage 1) oder der Satzung und ggf. auch in der Geschäftsordnung für die Geschäftsführung (Anlage 3) zu verankern. Der im Gesellschaftsvertrag bzw. in der Satzung festgelegte Unternehmensgegenstand soll möglichst klar umrissen sein und hat dem mit der Beteiligung verfolgten Zweck sowie der Verwaltungs- und Finanzierungskompetenz des Bundes Rechnung zu tragen.
10: Die weitere Voraussetzung nach § 65 Abs. 1 Nr. 1 BHO, wonach sich der vom Bund angestrebte Zweck nicht besser und wirtschaftlicher auf andere Weise erreichen lässt, verlangt eine Prüfung, ob nicht ein Tätigwerden des Bundes in weniger bindender Form als einer kapitalmäßigen Beteiligung ausreichend ist. In Betracht kommen neben dem Tätigwerden von Behörden, Körperschaften oder Anstalten des öffentlichen Rechts, insbesondere die Übernahme von Bürgschaften, Garantien oder sonstigen Gewährleistungen, die Gewährung von Darlehen, Zuwendungen oder Kooperationen in Form von schuldrechtlichen Verträgen (Wirtschaftlichkeitsuntersuchung gemäß § 7 BHO; siehe dazu auch die Arbeitsanleitung für Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen im Anhang zu den VV zur BHO).

Vor dem Eingehen einer Beteiligung ist in geeigneten Fällen privaten Anbietern die Möglichkeit zu geben darzulegen, ob und inwieweit sie staatliche Aufgaben oder öffentlichen Zwecken dienende wirtschaftliche Tätigkeiten nicht ebenso gut oder besser erbringen können (Interessenbekundungsverfahren, § 7 BHO).
11: Die Höhe bzw. der Umfang und die Dauer der Beteiligung sollen dem damit verfolgten Zweck entsprechen.
12: Die Voraussetzungen des § 65 Abs. 1 Nr. 1 BHO haben unter Beachtung von § 7 BHO ferner Bedeutung bei der Prüfung der Frage, ob eine unmittelbare Beteiligung des Bundes weiterhin geboten ist, die Beteiligung veräußert, das Unternehmen aufgelöst oder mit anderen Unternehmen verschmolzen oder auf andere Zwecke ausgerichtet werden soll.

Begrenzung der Einzahlungsverpflichtung
13: § 65 Abs. 1 Nr. 2 BHO sieht die Begrenzung der Einzahlungsverpflichtung vor. Eine Beteiligung des Bundes ist daher grundsätzlich nicht zulässig als Gesellschafter einer offenen Handelsgesellschaft (OHG), einer Gesellschaft des bürgerlichen Rechts, als persönlich haftender Gesellschafter einer Kommanditgesellschaft (KG), einer Kommanditgesellschaft auf Aktien (KGaA) oder als Mitglied eines nicht rechtsfähigen Vereins oder vergleichbarer Gesellschaften ausländischen Rechts oder supranationalen Rechts (z. B. Europäische wirtschaftliche Interessenvereinigung - EWIV). Nach § 65 Abs. 5 BHO soll sich der Bund an einer Genossenschaft nur beteiligen, wenn die Haftung der Mitglieder für die Verbindlichkeiten der Genossenschaft dieser gegenüber im Voraus auf eine bestimmte Summe beschränkt ist.

Angemessener Einfluss des Bundes
14: Der nach § 65 Abs. 1 Nr. 3 BHO für das Eingehen einer Beteiligung geforderte angemessene Einfluss des Bundes ist gegeben, wenn er dem mit der Beteiligung verfolgten Zweck und der Höhe und Bedeutung der Beteiligung Rechnung trägt.
15: Neben einem der Beteiligungsquote entsprechenden Stimmenanteil in der Anteilseignerversammlung ist insbesondere die Einrichtung eines Überwachungsorgans und die angemessene Besetzung von Mandaten in dem Überwachungsorgan mit auf Vorschlag des Bundes gewählten oder entsandten Mitgliedern erforderlich (siehe dazu die Anforderungen in Tz. 38 - 41 und 60 - 63).

Dies gilt auch für Unternehmen, an denen der Bund mittelbar beteiligt ist, wenn diese von besonderer politischer oder finanzieller Bedeutung für den Bund sind. Dazu gehören insbesondere die Unternehmen, die in Anlage 9 aufgenommen oder aufzunehmen sind. Bei anderen mittelbaren Beteiligungen kann unter Federführung des beteiligungsführenden Bundesministeriums im Kreis der fachlich betroffenen Bundesministerien und der Bundesregierung die besondere politische oder finanzielle Bedeutung der Beteiligung festgestellt werden; für die Beurteilung der besonderen finanziellen Bedeutung ist das Bundesministerium der Finanzen als das für den Bundeshaushalt zuständige Bundesministerium zu beteiligen.
16: Ein wesentliches Instrument für die Wahrung eines angemessenen Einflusses des Bundes ist jeweils ein adäquater Katalog zustimmungspflichtiger Geschäfte, der dem Bund diesen angemessenen Einfluss in Bezug auf das jeweilige Unternehmen sichert (siehe dazu die Anforderungen in Tz. 42 - 44).
17: Das Interesse des Bundes kann zudem im Einzelfall erfordern, dass sich der Bund - soweit rechtlich zulässig - im Gesellschaftsvertrag bzw. in der Satzung einen verstärkten Einfluss einräumen lässt oder darin auch sonstige besondere Regelungen aufgenommen werden, die aus Sicht des Bundes anzustreben sind, um den mit der Beteiligung verfolgten Zweck zu erreichen und den erforderlichen Einfluss des Bundes sicher zu stellen.

Aufstellung und Prüfung des Jahresabschlusses
18: Nach § 65 Abs. 1 Nr. 4 BHO werden Jahresabschlüsse und Lageberichte, soweit nicht weitergehende gesetzliche Vorschriften bestehen oder gesetzliche Vorschriften entgegenstehen, in entsprechender Anwendung der Vorschriften des Dritten Buchs des Handelsgesetzbuchs für große Kapitalgesellschaften aufgestellt und nach diesen Vorschriften geprüft. Dies gilt auch für Konzernabschlüsse und Konzernlageberichte. Die Neufassung von § 65 Abs. 1 Nr. 4 BHO schafft eine Öffnungsklausel, um dem Proportionalitätsgedanken im Rahmen der Nachhaltigkeitsberichterstattung Rechnung zu tragen. Im Gesellschaftsvertrag kann daher für kleine und mittelgroße Kapitalgesellschaften (s. §§ 267, 267a HGB), die nicht kapitalmarktorientiert sind und für die somit §§ 289b ff. HGB nicht greifen, eine Nachhaltigkeitsberichterstattung gemäß dem Deutschen Nachhaltigkeitskodex einschließlich menschenrechtlicher Berichtspflicht bzw. einem insbesondere hinsichtlich der Anforderungen des Nationalen Aktionsplans Wirtschaft und Menschenrechte vergleichbarem Rahmenwerk zur nichtfinanziellen Berichterstattung mit einer Berichtspflicht auch zu Aspekten der Menschenrechte verankert werden. Die Gesellschafter können aber auch für diese Unternehmen die bestehende Regelung im Gesellschaftsvertrag belassen, wonach dann der Nachhaltigkeitsbericht von kleinen und mittelgroßen Unternehmen über die Verweisung des § 65 Abs. 1 Nr. 4 BHO auf die entsprechende Anwendung der Vorschriften des Dritten Buchs des Handelsgesetzbuchs für große Kapitalgesellschaften aufgestellt wird.

Für die Nachhaltigkeitsberichterstattung kann jeweils unabhängig von der Unternehmensgröße das Konzernprivileg angewendet werden. Danach entfällt die Nachhaltigkeitsberichterstattung für Unternehmen, die in die übergeordnete Berichterstattung eines Mutterunternehmens entsprechend den gesetzlichen Anforderungen einbezogen sind, sofern keine weitergehenden gesetzlichen Vorgaben bestehen.

2.1.2

Mittelbare Beteiligung

19: Hält ein Unternehmen, an dem der Bund unmittelbar oder mittelbar mit Mehrheit beteiligt ist, eine Beteiligung an einem anderen Unternehmen (mittelbare Beteiligung), so gelten, sofern die mittelbare Beteiligung 25 v. H. der Anteile übersteigt, die Grundsätze des § 65 Abs. 1 Nr. 3 BHO (angemessener Einfluss des Bundes) und § 65 Abs. 1 Nr. 4 BHO (Aufstellung und Prüfung des Jahresabschlusses sowie des Lageberichts) sowie § 65 Abs. 2 Satz 2 BHO entsprechend (§ 65 Abs. 3 BHO).
20: Der Geschäftszweck und damit auch der Unternehmensgegenstand mittelbarer Beteiligungen kann entweder unmittelbar durch ein (fachpolitisches) wichtiges Bundesinteresse geprägt sein oder muss zumindest zu dem vom Bund mit der Beteiligung an der Muttergesellschaft verfolgten wichtigen Bundesinteresse beitragen. Ein ausschließlich finanzieller Beitrag ist dafür nicht ausreichend. Das beteiligungsführende Bundesministerium soll auf die Wahrung des Bundesinteresses auch bei der mittelbaren Beteiligung hinwirken. Durch geeignete Regelungen und Kontrolle ist zu verhindern, dass mittelbare Beteiligungen das Bundesinteresse und die Beteiligungsziele des Bundes gefährden oder seinen Einfluss auf die Beteiligungsunternehmen unangemessen schmälern.

2.2

Einwilligungsverfahren nach § 65 BHO

2.2.1

Verfahren bei unmittelbaren Beteiligungen

21

Die Mitwirkungsrechte des Bundesministeriums der Finanzen und des für das Bundesvermögen zuständigen Bundesministeriums ³ bei unmittelbaren Beteiligungen ergeben sich aus § 65 Abs. 2 und 4 BHO und den hierzu ergangenen Verwaltungsvorschriften (VV).

Einwilligungsbedürftige Geschäfte

22

Einwilligungsbedürftig sind neben den in § 65 Abs. 2 BHO und den in VV Nr. 2.1 zu § 65 BHO explizit genannten Geschäften auch der Erwerb bzw. die Vereinbarung sowie die Veräußerung von Optionen zum Erwerb oder zur Veräußerung von Anteilen und von Instrumenten, die solche Optionen beinhalten, sowie die Bestellung des Sicherungseigentums an Unternehmensanteilen.

23

Eine Änderung des Einflusses des Bundes im Sinne des § 65 Abs. 2 BHO ergibt sich z.B.

–: bei einer Änderung des Nennkapitals einer Gesellschaft,
–: wenn bei einer Kapitalerhöhung der Bund oder ein Unternehmen mit Bundesbeteiligung, das eine Beteiligung an dem betreffenden Unternehmen hält, keine neuen Anteile oder nicht in einem den bisherigen Beteiligungsverhältnissen entsprechendem Umfang Anteile übernimmt (Verwässerung des Bundesanteils),
–: bei Beschlüssen über die Ausgabe von Wandelschuldverschreibungen,
–: bei der Änderung von Bestimmungen des Gesellschaftsvertrags bzw. der Satzung, die ein Recht zur Entsendung von Mitgliedern in Überwachungsorgane einräumen, die das Stimmrecht in der Anteilseignerversammlung beeinflussen oder
–: bei Änderung der Bestimmungen des Gesellschaftsvertrags bzw. der Satzung über die zustimmungsbedürftigen Geschäfte oder die Mehrheitserfordernisse für die Beschlussfassung im Überwachungsorgan oder der Anteilseignerversammlung.

Veräußerung von Anteilen

24

Bei der Veräußerung von Anteilen sind im Übrigen die Bestimmungen des § 63 Abs. 2 und 3 BHO zu beachten. Anteile dürfen nur zu ihrem vollen Wert veräußert werden. Gemäß VV Nr. 2 zu § 63 BHO wird der volle Wert insbesondere durch den Preis bestimmt, der im gewöhnlichen Geschäftsverkehr bei einer Veräußerung zu erzielen wäre. Daneben sind auch die Vorgaben des EU-Beihilfenrechts zu beachten.

25

Sollen Anteile unter ihrem vollen Wert veräußert werden, muss dies vorher durch den Bundeshaushaltsplan zugelassen werden. Ist der Wert gering oder besteht ein dringendes Bundesinteresse, kann das Bundesministerium der Finanzen Ausnahmen zulassen (§ 63 Abs. 3 BHO).

Mitwirkung der gesetzgebenden Körperschaften an bestimmten Anteilsveräußerungen

26

Veräußert der Bund Anteile an Unternehmen mit besonderer Bedeutung, an denen er unmittelbar beteiligt ist, und ist deren Veräußerung im Bundeshaushaltsplan nicht vorgesehen, so dürfen sie grundsätzlich nur mit Einwilligung des Bundestages und des Bundesrates veräußert werden (vgl. § 65 Abs. 7 BHO und VV Nr. 4 zu § 65 BHO).

Antragstellung

27

Das beteiligungsführende Bundesministerium hat die Einwilligung (vorherige Zustimmung im Sinne des § 36 BHO) des Bundesministeriums der Finanzen einzuholen und das für das Bundesvermögen zuständige Bundesministerium ⁴ zu beteiligen, bevor es eine den Bund bindende Entscheidung tatsächlicher oder rechtlicher Art über eine in § 65 Abs. 2 BHO (vgl. auch VV Nr. 2.1 zu § 65 BHO) genannte Maßnahme trifft.

Die Einwilligung des Bundesministeriums der Finanzen und die Beteiligung des für das Bundesvermögen zuständigen Bundesministeriums ⁵ erfolgen auf Grund eines schriftlichen Antrags des beteiligungsführenden Bundesministeriums an das Bundesministerium der Finanzen. Der Antrag ist zu begründen und muss auch eine Bewertung der Wirtschaftlichkeit der Maßnahme beinhalten. Ihm sind alle für die Beurteilung der Maßnahme erforderlichen Unterlagen beizufügen. Dazu gehören in der Regel das Antragsschreiben des Unternehmens, der Gesellschaftsvertrag bzw. die Satzung und betriebswirtschaftliche Unterlagen wie z. B. Jahresabschlüsse, Lage- und Prüfungsberichte, Bewertungs- und Rechtsgutachten, Unternehmensplanung (insbesondere Finanz-, Investitions- und Personalplanung) sowie entsprechende Unterlagen bedeutender Beteiligungsunternehmen.

28

Das Bundesministerium der Finanzen und das für das Bundesvermögen zuständige Bundesministerium ⁶ können aus Gründen der Verfahrensvereinfachung auf die Ausübung der Befugnisse nach § 65 Abs. 2 und 3 BHO verzichten (vgl. § 65 Abs. 4 BHO). Das beteiligungsführende Bundesministerium kann nicht auf die Ausübung seiner Befugnisse verzichten.

Bereitstellung von Haushaltsmitteln des Bundes

29

Sind für das Eingehen oder die Änderung einer Beteiligung Haushaltsmittel des Bundes erforderlich, sind diese beim Beauftragten für den Haushalt des beteiligungsführenden Ressorts zu beantragen und deren Bereitstellung im Antrag auf Einwilligung des für den Haushalt zuständigen Bundesministeriums nach § 65 BHO darzulegen. Die Einwilligung nach § 65 BHO beinhaltet keine Entscheidung über die Gewährung von Haushaltsmitteln.

30

Bei der Gründung von Unternehmen und bei Beschlüssen über Kapitalerhöhungen ist entsprechend den Grundsätzen der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit (§ 7 Abs. 1 BHO) darauf hinzuwirken, dass Haushaltsmittel des Bundes über die gesetzlich vorgeschriebenen Mindestzahlungen (§ 36 Abs. 2 AktG, § 7 Abs. 2 GmbHG) hinaus nicht früher und jeweils nur insoweit angefordert werden, als sie für den vorgesehenen Zweck benötigt werden.

31

In der Veranschlagung von Mitteln im Bundeshaushaltsplan für Unternehmen, an denen der Bund beteiligt ist, kann eine Vorentscheidung zugunsten einer einwilligungsbedürftigen Kapitalzuführung liegen. Das beteiligungsführende Bundesministerium hat daher schon bei der Aufstellung des Bundeshaushaltsplans die Voraussetzungen des § 65 BHO zu prüfen und den Beauftragten für den Haushalt (§ 9 BHO) zu beteiligen.

Unterrichtung des Bundesrechnungshofs

32

Der Bundesrechnungshof ist über alle Maßnahmen, die der Einwilligung des Bundesministeriums der Finanzen nach § 65 BHO bedürfen, unverzüglich vom beteiligungsführenden Bundesministerium zu unterrichten (vgl. § 102 Abs. 1 Nr. 3 BHO und VV zu § 102 BHO).

2.2.2

Verfahren bei mittelbaren Beteiligungen

33: Die Mitwirkungsrechte des Bundesministeriums der Finanzen und des für das Bundesvermögen zuständigen Bundesministeriums ⁷ bei Eingehen oder Veränderung mittelbarer Beteiligungen ergeben sich aus § 65 Abs. 3 BHO (vgl. auch VV Nr. 2.2 und 2.3 zu § 65 BHO).
34: Die Richtlinien in den Tz. 16, 22 - 23, 27, 28, 32 46 und 47 sind entsprechend anzuwenden. Auf Tz. 102 wird verwiesen.
35: Bei mittelbaren Beteiligungen, die für den Bund von besonderer politischer oder finanzieller Bedeutung sind (Tz. 15 zweiter Absatz), soll das beteiligungsführende Bundesministerium darauf hinwirken, dass dem Bund Vorschlags- oder Entsenderechte für eine angemessene Anzahl von Mandaten im Überwachungsorgan eingeräumt werden.

2.3

Anforderungen an die Ausgestaltung der Gesellschaft

2.3.1

Nutzung der Musterdokumentation

36: Für die Ausgestaltung des Gesellschaftsvertrags bzw. der Satzung sowie der danach zu erlassenden Geschäftsordnungen für die Geschäftsführung und das Überwachungsorgan ist die in den Anlagen 1, 2 und 3 enthaltene Musterdokumentation zu nutzen. Im Einzelfall ggf. erforderliche Anpassungen können vorgenommen werden.

2.3.2

Unternehmensgegenstand

37: Das beteiligungsführende Bundesministerium achtet darauf, dass der im Gesellschaftsvertrag bzw. in der Satzung der Gesellschaft verankerte Unternehmensgegenstand so gefasst ist, dass er nur Geschäfte erfasst, die dem mit der Beteiligung gemäß § 65 Abs. 1 BHO verfolgten Zweck dienen.

2.3.3

Einrichtung eines Überwachungsorgans

38

Die Berufung von Personen in das Überwachungsorgan (Entsendung bzw. der Vorschlag zur Wahl) ist ein zentrales Element der Informationsversorgung der Beteiligungsführung über die Gesellschaft und ihre geschäftliche Tätigkeit und dient auch – unter Berücksichtigung der Besonderheiten bei Unternehmen, die institutionelle Förderung erhalten – der mittelbaren Einflussnahme auf das Unternehmen. Diese Personen sollen im Rahmen des Unternehmensinteresses, das auch durch das im Gesellschaftsvertrag bzw. der Satzung verankerte und durch die vorgegebenen Wirkungsziele (vgl. Tz. 53) konkretisierte wichtige Bundesinteresse geprägt ist, auch die Interessen des Bundes als Anteilseigner und die Vermögensinteressen des Bundes vertreten.

Daher soll im Gesellschaftsvertrag bzw. in der Satzung auch in Fällen, in denen keine gesetzliche Pflicht zur Einrichtung eines Aufsichtsrats besteht, ein Überwachungsorgan verankert sein, dessen schwerpunktmäßige Aufgabe die Überwachung einschließlich der Beratung der Geschäftsführung hinsichtlich der dieser obliegenden Aufgaben ist. Zur Beratung gehört auch, dass das Überwachungsorgan in die Unternehmensplanung (u.a. Strategie, Finanzen, Investitionen und Personal) einbezogen wird. Zudem soll es in alle grundsätzlichen Personalangelegenheiten betreffend die Mitglieder der Geschäftsführung, insbesondere in die Vertragsgestaltung hinsichtlich deren Vergütung und die mit diesen abzuschließenden Zielvereinbarungen, vorab eingebunden sein.

39

Die Zahl der Mitglieder des Überwachungsorgans ist auf das Erforderliche zu beschränken. Soweit nicht durch Gesetz eine andere Anzahl von Mitgliedern vorgeschrieben ist, soll das Überwachungsorgan aus mindestens drei Mitgliedern bestehen.

40

Ist an dem Kapital einer Gesellschaft unmittelbar oder mittelbar ausschließlich die öffentliche Hand beteiligt und werden die Aufwendungen des Unternehmens ganz oder zu einem wesentlichen Teil von der öffentlichen Hand getragen, soll den Mitgliedern des Überwachungsorgans neben dem Ersatz von Auslagen allenfalls eine angemessene Aufwandsentschädigung bewilligt werden.

41

Auf die Einrichtung eines Überwachungsorgans kann nur in ganz besonderen und genau zu begründenden Ausnahmefällen verzichtet werden. In diesen Fällen hat die Anteilseignerversammlung die zur Überwachung der Geschäftsführung erforderlichen Maßnahmen zu treffen (§ 46 Nr. 6 GmbHG). Im Gesellschaftsvertrag ist dann

–: eine Berichterstattung an die Anteilseignerversammlung auf der Grundlage einer Berichtsordnung, die den Grundsätzen der Berichterstattung an das Überwachungsorgan entspricht, und
–: für bedeutende Geschäfte die vorherige Zustimmung der Anteilseignerversammlung vorzusehen.

Tz. 16, 42 - 44, 65 und Tz. 101 sind in diesem Fall mit der Maßgabe anzuwenden, dass anstelle des Überwachungsorgans die Anteilseignerversammlung tritt.

Die Bestellung eines Überwachungsorgans entbindet den Bund als Gesellschafter nicht von der eigenen Verantwortung für die Überwachung der Geschäftsführung.

2.3.4

Festlegung von Zustimmungsvorbehalten zugunsten des Überwachungsorgans

42: Für Geschäfte von grundlegender Bedeutung sind im Gesellschaftsvertrag bzw. in der Satzung Zustimmungsvorbehalte zugunsten des Überwachungsorgans festzulegen. Soweit zur Sicherstellung des angemessenen Einflusses des Bundes zweckmäßig, sind die im Katalog des Muster-Gesellschaftsvertrags (Anlage 1) aufgeführten Geschäfte an die Zustimmung des Überwachungsorgans zu binden. Der Katalog der zustimmungsbedürftigen Geschäfte ist vom jeweiligen Einzelfall abhängig. Weitere Arten von Geschäften können in den Zustimmungskatalog aufgenommen werden.

Sofern im Hinblick auf die Geschäftstätigkeit des Unternehmens ein Ausschluss der Gewährung von Krediten, Bürgschaften, Garantien, Gewährleistungen oder ähnlicher haftungsbegründender Geschäfte nicht sachgerecht ist, sollen derartige Geschäfte ab einer festzulegenden Wertgrenze an die vorherige Zustimmung des Überwachungsorgans gebunden werden (vgl. Anlage 1); vergleichbar sollen Obergesellschaften für diese Finanzierungs- und Haftungsinstrumente entsprechende Richtlinien für ihre Gesellschaften innerhalb des Konzerns aufstellen.

Das Überwachungsorgan kann durch Beschluss weitere Geschäfte von seiner Zustimmung abhängig machen. Diese Zustimmungsvorbehalte sind von ihm regelmäßig auf Zweckmäßigkeit und Praktikabilität zu überprüfen.
43: Die Zustimmung der auf Vorschlag des Bundes gewählten oder entsandten Mitglieder des Überwachungsorgans, die zugleich Beschäftigte des Bundes sind, zu einem Geschäft, das der Einwilligung nach § 65 BHO bedarf, ersetzt nicht die Zustimmung des jeweiligen Bundesministeriums.
44: Ein Ausschuss soll nicht ermächtigt werden, Angelegenheiten in der Zuständigkeit des Überwachungsorgans abschließend zu behandeln. Wird in einem begründeten Ausnahmefall doch ein Ausschuss dazu ermächtigt, sollen diesem Ausschuss die oder der Vorsitzende des Überwachungsorgans sowie ein auf Vorschlag des Bundes gewähltes oder entsandtes Mitglied angehören.

2.3.5

Verankerung des Public Corporate Governance Kodex des Bundes

45: Unterfällt eine unmittelbare oder mittelbare Bundesbeteiligung dem Anwendungsbereich des PCGK oder ist die Anwendung des PCGK angeregt, wirkt das beteiligungsführende Bundesministerium darauf hin, dass die Beachtung des von der Bundesregierung beschlossenen PCGK im Regelwerk des jeweiligen Unternehmens verankert wird und dass das Unternehmen den PCGK anwendet.

Dabei soll das Regelwerk des Unternehmens, wenn es in den Anwendungsbereich des PCGK fällt, möglichst umfänglich, wenn für das Unternehmen die Anwendung des PCGK angeregt ist, möglichst weitreichend entsprechend den Empfehlungen des PCGK ausgestaltet werden.

Die Möglichkeit, in begründeten Fällen von den Empfehlungen des PCGK abzuweichen, bleibt davon jeweils unberührt.

Der PCGK stellt für die Beteiligungsführung einen Maßstab für gute Unternehmensführung dar und ist daher von den beteiligungsführenden Stellen bei Entscheidungen in Bezug auf das Unternehmen auch dann als Leitbild heranzuziehen, wenn das jeweilige Unternehmen, an dem der Bund beteiligt ist, den PCGK selbst nicht anwendet (es sei denn, das Unternehmen wendet den Deutschen Corporate Governance Kodex an ^7a).

2.3.6

Vier-Augen-Prinzip in der Geschäftsführung

46: Die Geschäftsführung des Unternehmens soll zur Verbreiterung der Verantwortlichkeit für die unternehmerischen Entscheidungen sowie zur Begrenzung der Möglichkeiten einer missbräuchlichen Ausübung der Geschäftsführungsbefugnisse aus mindestens zwei Personen bestehen.

Ist dies in besonderen Ausnahmefällen aufgrund der Größe und des Geschäftsumfangs des Unternehmens auch unter Ausnutzung von Optionen zur Teilzeit- oder nebenamtlichen Tätigkeit in der Geschäftsführung nicht angemessen, sind im Gesellschaftsvertrag bzw. in der Satzung oder in der Geschäftsordnung für die Geschäftsführung Regelungen zu treffen, wonach zumindest eine Vier-Augen-Kontrolle der Entscheidungen der Geschäftsführung gewährleistet ist.

2.3.7

Sonstige Anforderungen

47: Das beteiligungsführende Bundesministerium wirkt darauf hin, dass im Gesellschaftsvertrag bzw. in der Satzung, in der Geschäftsordnung für die Geschäftsführung oder als Konzernrichtlinie des Unternehmens, an dem der Bund unmittelbar oder mittelbar mit Mehrheit beteiligt ist, festgehalten wird, dass beim Eingehen von Beteiligungen durch das Unternehmen die –an die Zustimmung nach § 65 Abs. 3 Satz 2 BHO geknüpfte – Zustimmung des beteiligungsführenden Bundesministeriums im Sinne des § 65 Abs. 3 Satz 1 BHO einzuholen ist.
48: Es ist ferner darauf zu achten, dass der Gesellschaftsvertrag bzw. die Satzung, die Geschäftsordnung für die Geschäftsführung und sonstige grundlegende Bestandteile der Unternehmensdokumentation (wie etwa Konzernrichtlinien) keine Bestimmungen enthalten, die den angemessenen Einfluss des Bundes beeinträchtigen.

2.4

Aktien- und kapitalmarktrechtliche Meldepflichten

49: Zur Vermeidung rechtlicher und wirtschaftlicher Nachteile sind die Melde- und Informationspflichten nach den einschlägigen Transparenzvorschriften zu beachten:

2.4.1

Aktienrechtliche Meldepflichten

50: Sobald der Bund unmittelbar oder mittelbar (über von ihm abhängige Unternehmen) zu mehr als 25 Prozent (§ 20 Abs. 1 Aktiengesetz - AktG) oder 50 Prozent (§ 20 Abs. 4 AktG) an einer Aktiengesellschaft beteiligt ist, ist dies „vorsorglich“ der Gesellschaft unverzüglich schriftlich mitzuteilen; falls diese Mitteilungen unterbleiben, besteht die Gefahr, dass Rechte aus den Aktien für die Zeit, für die der Bund die Mitteilung nicht gemacht hat, nicht ausgeübt werden können (§ 20 Abs. 7 AktG). In entsprechender Form muss auch ein Sinken der Bundesbeteiligung unter diese Grenzen mitgeteilt werden (§ 20 Abs. 5 AktG).

2.4.2

Kapitalmarktrechtliche Mitteilungs- und Informationspflichten

51: Soweit der Bund unmittelbar oder mittelbar Anteile an einer börsennotierten Gesellschaft (Emittent) hält, gelten die Mitteilungs- und Informationspflichten des Kapitalmarktrechts, § 20 Abs. 8 AktG.

Zum Beispiel muss nach deutschem Recht das Erreichen, Über- oder Unterschreiten durch Erwerb, Veräußerung oder auf sonstige Weise von 3 Prozent, 5 Prozent, 10 Prozent, 15 Prozent, 20 Prozent, 25 Prozent, 30 Prozent, 50 Prozent oder 75 Prozent der Stimmrechte an einer börsennotierten Gesellschaft, für die die Bundesrepublik Deutschland Herkunftsstaat ist, dem Emittenten sowie der Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht unverzüglich, spätestens innerhalb von vier Handelstagen, schriftlich mitgeteilt werden (§§ 33 ff. Wertpapierhandelsgesetz - WpHG). Meldepflichtig nach § 33 WpHG ist, wem unmittelbar Stimmrechte „aus ihm gehörenden Anteilen zustehen“ oder wem nach § 34 WpHG Stimmrechte zugerechnet werden. Wer nur mittelbar eine Aktienbeteiligung hält, kann meldepflichtig werden, soweit diese nach § 34 Abs. 1 Satz 1 WpHG, d.h. über ein Tochterunternehmen zugerechnet werden. Hinzukommen können Mitteilungspflichten für Inhaber wesentlicher Beteiligungen gemäß § 43 WpHG sowie übernahmerechtliche Pflichten nach dem Wertpapierübernahmegesetz. Für Emittenten aus anderen Herkunftsstaaten wären außerdem die jeweiligen Rechtsordnungen einschließlich eventueller nationaler Besonderheiten zu beachten.

Mit Blick auf die Dichte der Regelungen sowie die Häufigkeit der Anpassungen im Kapitalmarktrecht ist im Einzelfall eine Prüfung der aktuellen Rechtslage geboten.

Im Interesse einer einheitlichen und vollständigen Erfüllung dieser Mitteilungspflichten und einer einheitlichen Wahrnehmung der Stimmrechte in den Hauptversammlungen, wird die Einhaltung der Mitteilungs- und Informationspflichten zentral vom Bundesministerium der Finanzen überwacht. Das Bundesministerium der Finanzen ist daher über das Halten von Aktien einschließlich aller Veränderungen unverzüglich zu unterrichten.

3

Das Führen der Beteiligung

3.1

Aktive Beteiligungsführung

52: Das beteiligungsführende Bundesministerium nimmt die Rechte des Bundes als Anteilseigner in der Anteilseignerversammlung und auch darüber hinaus aktiv wahr. D.h., es agiert in Bezug auf die Beteiligung planvoll und vorausschauend und wirkt im Rahmen des rechtlich zulässigen, insbesondere durch entsprechende Vorbereitung der auf Vorschlag des Bundes gewählten oder entsandten Mitglieder des Überwachungsorgans, frühzeitig darauf hin, dass die zuständigen Unternehmensorgane die im jeweiligen Einzelfall geeigneten Maßnahmen ergreifen.

Hierzu soll es sich regelmäßig mit der Geschäftsführung sowie mit den Mitgliedern des Überwachungsorgans (einschließlich der Arbeitnehmervertretung) sowie bei Bedarf mit den sonstigen relevanten Stakeholdern austauschen.

Die Wahrnehmung der Eigentümerfunktion sollte klar von den Funktionen getrennt sein, die Einfluss auf die Rahmenbedingungen für die unternehmerische Tätigkeit des Bundes und insbesondere auf die Regulierung der Märkte haben können.

3.2

Konkretisierung und regelmäßige Überprüfung des wichtigen Bundesinteresses

53

Das beteiligungsführende Bundesministerium konkretisiert die festgelegten Ziele (Tz. 9), die mit der Beteiligung an dem Unternehmen verfolgt werden, zu operationalisierbaren mittelfristigen Wirkungszielen für das Unternehmen. Wirkungsziele bilden als strategische Ziele die mittelfristigen Beteiligungsziele ab, die durch die Tätigkeit des Unternehmens erreicht werden sollen; mit anderen Worten, es handelt sich um die Eigentümerstrategie des Bundes. Für den Gesellschafter Bund sollen die Wirkungsziele daher beschreiben,

–: welche Wirkung die Tätigkeit des Unternehmens im Hinblick auf das wichtige Bundesinteresse entfalten soll, d. h., was durch die Tätigkeit des Unternehmens im Sinne des wichtigen Bundesinteresses erreicht werden bzw. was das Unternehmen dazu leisten soll, und
–: wie sich das Unternehmen dafür ausrichten und weiterentwickeln soll.

Sie sind als messbarer oder zumindest feststellbarer, zu erreichender Sollzustand zu formulieren sowie mit einem angemessenen, mittelfristigen Termin zu versehen.

Die Wirkungsziele (ggf. einschließlich derer anderer an dem Unternehmen beteiligter Gebietskörperschaften) sind mit der Geschäftsführung zu erörtern und in geeigneter Form und in regelmäßigen, am Planungshorizont der Gesellschaft und dem Zeithorizont der Wirkungsziele orientierten Abständen für die (Weiter-)Entwicklung der in der Mittelfristplanung zum Ausdruck kommenden Unternehmensstrategie vorzugeben. Diese Vorgabe kann z. B.

–: im Wege eines Gesellschaftergesprächs,
–: ggf. durch den Zuwendungsbescheid oder
–: durch Beschluss oder Weisung der Anteilseignerversammlung,
–: im Rahmen eines Förderprogramms (auch übergreifend für mehrere Unternehmen oder Einrichtungen zusammen formuliert)
oder
–: im Falle einer Aktiengesellschaft, im Rahmen des rechtlich Zulässigen durch die auf Vorschlag des Bundes gewählten oder entsandten Mitglieder des Überwachungsorgans

erfolgen. Im Falle von Minderheitsbeteiligungen an Aktiengesellschaften kann es u.U. auch erforderlich sein, die Wirkungsziele mit dem Ziel eines besseren Verständnisses des Vorstands für die vom Bund mit der Beteiligung verfolgten Zwecke, an die für die Kommunikation mit den Anteilseignern zuständigen Stellen des Unternehmens heranzutragen.

Anpassungen der Wirkungsziele vor dem für die Zielerreichung festgelegten Termin sollen nur vorgenommen werden, wenn sich die Erwartungen des Bundes an das Unternehmen in fachlicher Hinsicht geändert haben.

Das beteiligungsführende Bundesministerium achtet darauf, dass die Unternehmensstrategie und die Mittelfristplanung des Unternehmens an den Wirkungszielen ausgerichtet und entsprechend umgesetzt werden und stellt seinerseits die dafür erforderlichen, in seinem Verantwortungsbereich liegenden Voraussetzungen sicher. Hierzu bereitet es die auf Vorschlag des Bundes gewählten oder entsandten Mitglieder des Überwachungsorgans so vor, dass diese im Überwachungsorgan entsprechend Einfluss nehmen können.

54

Das beteiligungsführende Bundesministerium achtet darauf, dass das im Unternehmensgegenstand verankerte und konkretisierte wichtige fachpolitische Bundesinteresse und die Wirkungsziele erreicht werden und dass das Unternehmen das wichtige Bundesinteresse auch wirtschaftlich erfüllt (siehe dazu Tz. 91 - 97); ggf. steuert es mit geeigneten Maßnahmen nach.

55

Das beteiligungsführende Bundesministerium kontrolliert regelmäßig (vgl. VV Nr. 2.9 zu § 69 BHO),

–: ob das wichtige Bundesinteresse weiterhin vorhanden oder aber entfallen ist bzw. sich verändert hat und
–: ob der mit der Beteiligung verfolgte Zweck weiterhin auf beste und wirtschaftlichste Weise durch die Beteiligung an dem Unternehmen erreicht wird. Dabei sind insbesondere
–: die im Rahmen der Wirtschaftlichkeitsuntersuchung vor Eingehen der Beteiligung bzw. bei der letzten Überprüfung in Bezug auf die Beteiligung getroffenen Annahmen mit den tatsächlichen Verhältnissen und
–: die in Bezug auf die untersuchten Alternativen (Tz. 10) getroffenen Annahmen mit neuen Erfahrungen und Erkenntnissen abzugleichen und die Wirtschaftlichkeit neu zu bewerten.

56

Im Falle von Veränderungen des fachpolitischen wichtigen Bundesinteresses sind die erforderlichen Anpassungen in Bezug auf die Beteiligung, insbesondere die Anpassung des Unternehmensgegenstands und der Wirkungsziele, vorzunehmen bzw. ist darauf hinzuwirken.

57

Bei Wegfall des fachpolitischen wichtigen Bundesinteresses ist die Beteiligung neben der Verantwortung als (Mit-)Eigentümer primär unter vermögensmäßigen Gesichtspunkten zu betrachten und zu führen. In diesem Fall ist eine Strategie zu entwickeln, wie in Bezug auf die Beteiligung weiter zu verfahren ist (z. B. Anteilsveräußerung, Übertragung anderer öffentlicher Aufgaben unter Anpassung des Unternehmensgegenstands, Verschmelzung mit einem anderen Bundesunternehmen, Liquidation oder anderes). Eine solche Strategie ist auch zu entwickeln, wenn der mit der Beteiligung an dem Unternehmen verfolgte Zweck inzwischen besser und wirtschaftlicher auf andere Weise erreicht werden kann.

58

Die Wirkungsziele und die Erwägungen zur Überprüfung des wichtigen Bundesinteresses sind durch das beteiligungsführende Bundesministerium hinreichend zu dokumentieren.

59

Mittelbare Beteiligungen sind in die Festlegung der Wirkungsziele und in die Erfolgskontrolle bei der unmittelbaren Beteiligung in dem Maße einzubeziehen, wie dort das wichtige Bundesinteresse erfüllt werden soll bzw. wie diese zur Erfüllung des wichtigen Bundesinteresses beitragen sollen (vgl. Tz. 20).

3.3

Wahrnehmung des Einflusses des Bundes über das Überwachungsorgan

3.3.1

Besetzung von Mandaten in Überwachungsorganen durch den Bund

60

Mandate in einem Überwachungsorgan, für die dem Bund ein Vorschlags- bzw. Entsenderecht zusteht, können

–: mit Beschäftigten des Bundes oder
–: mit sonstigen Personen,

welche die für die Tätigkeit in dem Überwachungsorgan erforderliche besondere Kenntnisse und praktische Erfahrungen haben und von denen anzunehmen ist, dass sie die Bundesinteressen angemessen vertreten, besetzt werden.

Auf die Beschränkungen für die Tätigkeit von Bundesministerinnen und Bundesministern sowie Parlamentarischen Staatssekretärinnen und Parlamentarischen Staatssekretären in Überwachungsorganen gemäß § 5 Abs. 1 Satz 2 und 3 Bundesministergesetz bzw. nach § 7 des Gesetzes über die Rechtsverhältnisse der Parlamentarischen Staatssekretäre i. V. m. § 5 Abs. 1 Satz 2 und 3 Bundesministergesetz wird verwiesen.

In der Regel sollten Abgeordnete des Deutschen Bundestags, soweit sie nicht die Funktion einer Parlamentarischen Staatssekretärin oder eines Parlamentarische Staatssekretärs wahrnehmen, zur Vorbeugung von Interessenkonflikten im Hinblick auf den Gewaltenteilungsgrundsatz nicht in Überwachungsorgane von Unternehmen mit Bundesbeteiligung berufen werden.

61

Bei Berufung von Personen in Überwachungsorgane sind die in Abschnitt 5 festgelegten Prüfungen durchzuführen, das dort festgelegte Verfahren einzuhalten und die dort festgelegten Vereinbarungen mit den berufenen Personen zu treffen.

62

Das beteiligungsführende Bundesministerium bzw., in Fällen von Vorschlags- oder Entsenderechten anderer fachlich involvierter Bundesministerien, das jeweils vorschlagende oder entsendende Bundesministerium achtet darauf, dass die auf Vorschlag des Bundes gewählten oder entsandten Mitglieder in Überwachungsorganen, die Beschäftigte des Bundes sind, über den aktuellen Stand der Kenntnisse verfügen, die für die Wahrnehmung ihres Mandats erforderlich sind. Diesen Mitgliedern von Überwachungsorganen sowie denjenigen Beschäftigten des Bundes, die diese Mitglieder des Überwachungsorgans auf die Sitzungen vorbereiten, soll die Teilnahme an geeigneten Schulungen ermöglicht werden.

63

Bei Berufung von Beschäftigten des Bundes als Mitglieder in Überwachungsorgane sollen vornehmlich Beschäftigte vorgesehen werden, die grundsätzlich mit den Themen und Abläufen einer Beteiligungsführung des Bundes vertraut sind.

Dabei ist zu beachten, dass Beschäftigte des Bundes, die dem Überwachungsorgan eines Unternehmens angehören, in einem Verwaltungsverfahren, an dem das Unternehmen beteiligt ist (z. B. Genehmigungsverfahren, Regulierung, Staatsaufsicht über beliehene Unternehmen, Gewährung von Zuwendungen usw.) für eine Behörde nicht tätig werden dürfen, § 20 Abs. 1 Nr. 5 Verwaltungsverfahrensgesetz. Die Ausschluss- und Befangenheitsregelungen der §§ 20 und 21 des Verwaltungsverfahrensgesetzes in ihrer jeweils geltenden Fassung, die bei Beteiligung der betroffenen Personen an Verwaltungsverfahren im Sinne des § 9 Verwaltungsverfahrensgesetz direkt oder ansonsten als Ausdruck eines allgemeinen Rechtsgedankens zur Wahrung der Objektivität des Verwaltungshandelns (Unbefangenheitsprinzip) entsprechend gelten, sind ebenso wie spezialgesetzliche Ausschlussgründe, etwa § 6 der Vergabeverordnung, zu beachten. Typische Interessenkonflikte ergeben sich auch in den in Tz. 125 genannten Konstellationen. Beschäftigte des Bundes, bei denen derartige Interessenkonflikte im Hinblick auf ihre Funktion bzw. ihren Aufgabenbereich zu erwarten sind, sollen daher nicht als Mitglieder des Überwachungsorgans des betreffenden Unternehmens berufen werden.

Sollen Beschäftigte des Bundes, bei denen Interessenkonflikte im Hinblick auf ihre Funktion bzw. ihren Aufgabenbereich zu erwarten sind, nach gründlicher Prüfung dennoch berufen werden, muss das betreffende Bundesministerium durch eindeutige und nachvollziehbar dokumentierte und in der betreffenden Organisationseinheit bekannt gemachte Maßnahmen (z. B. Organisationsentscheidungen, Belehrungen oder Erklärungen der betreffenden Person) sicherstellen, dass unabhängig von der Funktion der betroffenen Person die erforderlichen Entscheidungen in Bezug auf das Unternehmen von anderen entscheidungsbefugten Personen getroffen werden.

3.3.2

Pflichten der auf Vorschlag des Bundes gewählten oder entsandten Mitglieder in Überwachungsorganen

64: Die allgemeinen Rechte und Pflichten des Überwachungsorgans und seiner Mitglieder ergeben sich aus dem Gesellschaftsvertrag bzw. der Satzung und den gesellschaftsrechtlichen Vorschriften.
65: Von besonderer Bedeutung ist dabei die Pflicht zur Überwachung der Geschäftsführung, aus der eine Pflicht zum Einschreiten bei Fehlentwicklungen folgt.

Als Anhaltspunkt, welche Fragen bei der Überwachung der Geschäftsführung zu berücksichtigen sind, können die Grundsätze für die Prüfung von Unternehmen nach § 53 HGrG (vgl. Anlage zur VV Nr. 2 zu § 68 BHO) und der Prüfungsstandard 720 des Instituts der Wirtschaftsprüfer e.V. dienen. In jedem Falle muss sich das Überwachungsorgan auf Grund der Berichte und Vorlagen der Geschäftsführung sowie des Prüfungsberichts nach § 321 HGB über die Lage und Entwicklung des Unternehmens sowie über die Führung der Geschäfte unterrichten. Ergeben sich gegen den Prüfungsbericht nach § 321 HGB oder den Bericht über die Prüfung nach § 53 HGrG Bedenken, muss das Überwachungsorgan diesen nachgehen und die Beseitigung der ggf. bestehenden Mängel überwachen.

Hält ein Unternehmen mit Bundesbeteiligung selbst eine oder mehrere Beteiligungen, hat das Überwachungsorgan auch zu überwachen, dass die Geschäftsführung die Rechte des Unternehmens als Anteilseigner bei diesen Beteiligungen ordnungsgemäß wahrnimmt. Dazu zählt auch, dass in der Beteiligung keine Geschäfte ohne Zustimmung des Überwachungsorgans ausgeführt werden, die bei der Muttergesellschaft an die Zustimmung ihres Überwachungsorgans gebunden wären. Ist bei der betreffenden Beteiligung des Unternehmens kein Überwachungsorgan eingerichtet, sind derartige Geschäfte an die Zustimmung des Überwachungsorgans der Muttergesellschaft zu knüpfen.
66: Die auf Vorschlag des Bundes gewählten oder entsandten Mitglieder der Überwachungsorgane der Unternehmen sollen bei der Wahrnehmung ihres Mandats auch die besonderen Interessen des Bundes berücksichtigen (vgl. § 65 Abs. 6 BHO).
67: Sie haben darauf hinzuwirken, dass die vorbereitenden Sitzungsunterlagen den Mitgliedern des Überwachungsorgans spätestens 14 Tage vor der Sitzung zur Verfügung gestellt werden, damit eine sorgfältige Vorbereitung und eine rechtzeitige Abstimmung mit dem für die Beteiligungsführung zuständigen Bundesministerium und ggf. weiteren involvierten Bundesministerien möglich sind.
68: Über Angelegenheiten von besonderer Bedeutung sollen die auf Vorschlag des Bundes gewählten oder entsandten Mitglieder des Überwachungsorgans das beteiligungsführende Ministerium frühzeitig unterrichten; entsprechende Vereinbarungen sind mit ihnen zu treffen (vgl. Anlagen 5, 6 und 7).

Ist eine Unterrichtung des beteiligungsführenden Bundesministeriums vor der Sitzung des Überwachungsorgans ausnahmsweise nicht möglich, sollen die auf Vorschlag des Bundes gewählten oder entsandten Mitglieder des Überwachungsorgans darauf hinwirken, dass die betreffende Entscheidung zurückgestellt wird.
69: Die auf Vorschlag des Bundes in das Überwachungsorgan gewählten oder entsandten Mitglieder haben das beteiligungsführende Bundesministerium unverzüglich zu unterrichten, sobald sie Kenntnis von Plänen oder Überlegungen erhalten, wonach das Unternehmen Beteiligungen an anderen Gesellschaften eingehen oder ändern will. In diesen Fällen haben sie gegenüber der Geschäftsführung auf die Einhaltung von § 65 Abs. 2 und 3 BHO hinzuweisen.
70: Die auf Vorschlag des Bundes gewählten oder entsandten Mitglieder sollen sich vor wichtigen Entscheidungen des Überwachungsorgans grundsätzlich über eine einheitliche Auffassung verständigen (vgl. auch VV Nr. 3 zu § 65 BHO).

Soweit zweckmäßig, sollen sie sich auch mit den auf Vorschlag anderer Gebietskörperschaften (z. B. Ländern, Gemeinden) gewählten oder entsandten Mitgliedern des Überwachungsorgans über eine einheitliche Auffassung verständigen.
71: Teilen die auf Vorschlag des Bundes gewählten oder entsandten Mitglieder des Überwachungsorgans nicht die Auffassung der Mehrheit des Überwachungsorgans, haben sie ihre Ansichten und Stimmabgaben in die Niederschrift aufnehmen zu lassen.
72: Liegen bei einem Beschluss des Überwachungsorgans des Unternehmens über eine Maßnahme mit unmittelbaren haushaltsmäßigen Auswirkungen auf den Bund die haushaltsrechtlichen Voraussetzungen nicht oder noch nicht vor, sollen die auf Vorschlag des Bundes gewählten oder entsandten Mitglieder in dem Überwachungsorgan darauf hinweisen und einen Vorbehalt geltend machen.
73: Die auf Vorschlag des Bundes in das Überwachungsorgan gewählten oder entsandten Mitglieder sollen der beteiligungsführenden Stelle über die Sitzungen des Überwachungsorgans zeitnah berichten. Wenn aus wichtigem Anlass erforderlich, sollen sie unverzüglich nach der Sitzung berichten. Gemäß § 394 AktG unterliegen Aufsichtsratsmitglieder, die auf Veranlassung einer Gebietskörperschaft wie des Bundes in den Aufsichtsrat gewählt oder entsandt worden sind, hinsichtlich der Berichte, die sie dieser Gebietskörperschaft zu erstatten haben, keiner Verschwiegenheitspflicht. Der Begriff „Veranlassung“ ist hierbei weit zu verstehen, so dass eine von der Verschwiegenheitspflicht befreiende Veranlassung grundsätzlich auch dann vorliegt, wenn der Bund lediglich mittelbar über ein zwischengeschaltetes Unternehmen, wie zum Beispiel die KfW, beteiligt ist.

Die Berichte sollen über die wesentlichen Ergebnisse der Sitzung unterrichten und die Sitzungsniederschrift ggf. durch Hintergrundinformation ergänzen. Dabei soll die insgesamt schwerpunktmäßig an § 90 AktG orientierte Berichterstattung der Geschäftsführung zusammengefasst und darüber hinaus auch auf sonstige Angelegenheiten von Bedeutung, wie z. B. personelle Veränderungen in Unternehmensorganen und sonstigen wesentlichen Führungspositionen des Unternehmens, eingegangen werden. Zudem sollen die Gründe dargestellt werden, die die auf Vorschlag des Bundes gewählten oder entsandten Mitglieder im Überwachungsorgan zu ihrer Auffassung bei der Abstimmung im Überwachungsorgan bewogen haben. Dies gilt insbesondere hinsichtlich der Abstimmungen über die Festlegung der Vergütung, die Erfolgskontrolle und die Erreichung der vergütungsrelevanten Zielvereinbarungen.

Die Berichterstattung soll in der Regel in Textform erfolgen. Haben sich das beteiligungsführende Bundesministerium und das Mitglied des Überwachungsorgans auf eine mündliche Berichterstattung verständigt, sind die Abgabe des mündlichen Berichts und dessen Inhalt vom beteiligungsführenden Bundesministerium zu dokumentieren.

Es besteht keine Pflicht, an das beteiligungsführende Bundesministerium zu berichten, wenn dieses durch eigene Mitglieder des Überwachungsorgans schriftlich unterrichtet wird. Davon unberührt bleibt die Berichterstattung des Mitglieds an die eigene Bundesbehörde. Das beteiligungsführende Bundesministerium kann auf den Bericht eines Mitglieds des Überwachungsorgans verzichten, wenn das betreffende Mitglied den Vorsitz des Überwachungsorgans innehat und beabsichtigt, die Niederschrift in kurzer Frist herauszugeben und darin alle für die Beteiligungsführung wesentlichen Gesichtspunkte festzuhalten.

Auf die Berichterstattung kann im Einzelfall auch verzichtet werden, soweit ein mit der Beteiligungsführung befasster Beschäftigter des beteiligungsführenden Bundesministeriums an der Sitzung des Überwachungsorgans unmittelbar teilgenommen hat und die für das beteiligungsführende Bundesministerium maßgeblichen Aspekte der Sitzung über die Niederschrift hinaus entsprechend der Anforderungen an die Berichte der jeweiligen Mitglieder des Überwachungsorgans dokumentiert (inklusive der Beweggründe für das Abstimmungsverhalten). Auf die entsprechenden rechtlichen Beschränkungen einer Teilnahme anderer Personen als den Mitgliedern des Überwachungsorgans nach § 109 Abs. 1 AktG, der nach § 25 Abs. 1 Nr. 2 MitbestG und § 1 Abs. 1 Nr. 3 DrittelbG auch auf das mitbestimmte Überwachungsorgan einer Gesellschaft mit beschränkter Haftung anzuwenden ist, wird hingewiesen.

Die Berichtspflicht ist zwischen dem beteiligungsführenden Bundesministerium und dem auf Vorschlag des Bundes gewählten oder entsandten Mitglied des Überwachungsorgans entsprechend den Anlagen 5 – 6 zu vereinbaren. Ggf. ist eine zusätzliche Berichtspflicht gegenüber dem Bundesministerium, dem das Mitglied angehört, entsprechend Anlage 7 zu vereinbaren. Das Mitglied des Überwachungsorgans ist, soweit keine Berichtspflicht aus § 62 Abs. 1 Bundesbeamtengesetz besteht, von der gegenüber der Gesellschaft bestehenden Verpflichtung zur Verschwiegenheit im Hinblick auf die Berichte nur dann befreit, wenn die vereinbarte Berichtspflicht dem Überwachungsorgan in Textform mitgeteilt wurde, § 394 S. 3 AktG ggf. i. V. m. § 52 GmbHG. Die auf Vorschlag des Bundes gewählten oder entsandten Mitglieder des Überwachungsorgans sollen daher einen Abdruck der Vereinbarung an die Vorsitzende oder den Vorsitzenden des Überwachungsorgans mit der Bitte um Bekanntgabe an den gesamten Aufsichtsrat übermitteln. Die Empfänger der Berichte sowie alle Personen, die diese Berichte oder Teile davon im Wege des dienstlichen Verkehrs zur Kenntnis erhalten, sind im Rahmen von § 395 AktG ggf. i. V. m. § 52 GmbHG zur Verschwiegenheit über die Inhalte der Berichte verpflichtet.

Die Berichtspflicht umfasst grundsätzlich auch die von dem Unternehmen übermittelten vorbereitenden Sitzungsunterlagen sowie während der Sitzung oder im Nachgang dazu überlassenen Unterlagen. Erstere sind dem beteiligungsführenden Bundesministerium bzw. der mandatsvorbereitenden Stelle in der eigenen Behörde unverzüglich für die Vorbereitung der Sitzung zur Verfügung zu stellen.

Mitglieder des Überwachungsorgans kapitalmarktorientierter Unternehmen beachten, dass die ihnen bekannt gewordenen Informationen des Unternehmens ggf. Insiderinformationen im Sinne der EU-Marktmissbrauchsverordnung sein können. Dies kann im Einzelfall auch Auswirkungen auf die Berichtspflicht gegenüber dem beteiligungsführenden Bundesministerium und ggf. dem mandatsvorbereitenden Bundesministerium haben.

3.3.3

Beschäftigte des Bundes in Überwachungsorganen

74: Beschäftigte des Bundes, die auf Vorschlag ihrer Behörde in das Überwachungsorgan eines Unternehmens mit Bundesbeteiligung entsandt oder gewählt sind, haben den Weisungen ihrer Behörde grundsätzlich Folge zu leisten.
75: Im Innenverhältnis haben sie, sofern sie Bundesbeamtin oder -beamter sind, ein Nichtbefolgen nach beamtenrechtlichen Grundsätzen sorgfältig abzuwägen und ggf. zu remonstrieren (vgl. § 63 Abs. 2 Bundesbeamtengesetz). Für Tarifbeschäftigte bzw. außertariflich Beschäftigte des Bundes gelten die allgemeinen Regeln über das Direktionsrecht des Arbeitgebers.

Im Außenverhältnis ist Weisungen in den Fällen nicht zu folgen, in denen das aufgetragene Verhalten strafbar oder ordnungswidrig ist. Strafbar kann sich ein Mitglied eines Überwachungsorgans insbesondere dann machen, wenn es vorsätzlich zum Nachteil des Unternehmens handelt.
76: Soweit für die Tätigkeit in einem Überwachungsorgan eine Vergütung oder Aufwandsentschädigung gewährt wird, haben die auf Vorschlag ihrer Behörde in das Überwachungsorgan eines Unternehmens mit Bundesbeteiligung entsandten oder gewählten Mitglieder von Überwachungsorganen die einschlägigen Vorschriften der Bundesnebentätigkeitsverordnung zu beachten. Mitglieder der Bundesregierung und Parlamentarische Staatssekretärinnen bzw. Parlamentarische Staatssekretäre sollen nach der Empfehlung des Bundesministeriums des Innern, für Bau und Heimat gemäß Rundschreiben vom 3. April 2019 – D 2 – 33000/7#5 – keine Vergütung oder Aufwandsentschädigung für die Tätigkeit in Überwachungsorganen annehmen.
77: Beschäftigte des Bundes sollen ihr Mandat niederlegen, wenn sie aus der Funktion, aus der heraus sie berufen sind, ausscheiden oder wenn das Bundesministerium, das sie berufen bzw. entsandt hat, sie dazu auffordert.

Entsprechendes gilt für Personen, die ein öffentliches Amt bekleiden (einschließlich Parlament), sofern sie durch ein Bundesministerium in das Überwachungsorgan berufen wurden.
78: Das jeweilige fachlich involvierte Bundesministerium soll die auf seinen Vorschlag in das Überwachungsorgan gewählten oder von ihm entsandten Beschäftigten des Bundes auf die Sitzungen des Überwachungsorgans inhaltlich vorbereiten. Das beteiligungsführende Bundesministerium soll den anderen fachlich involvierten Bundesministerien dazu alle ihm vorliegenden Unterlagen und ihm bekannten Informationen zur Verfügung stellen, die für die umfängliche und sachgerechte Vorbereitung der betreffenden Mitglieder des Überwachungsorgans erforderlich sind. Die betreffenden Bundesministerien sollen sich ggf. im Rahmen der Sitzungsvorbereitung untereinander austauschen und sich nach Möglichkeit und soweit zweckmäßig auf eine gemeinsame Position verständigen.

3.4

Wahrnehmung der Rechte des Bundes in der Anteilseignerversammlung

79: Zur Vorbereitung der Anteilseignerversammlung soll sich das beteiligungsführende Bundesministerium mit den übrigen in die Belange der Beteiligung involvierten Bundesministerien abstimmen.
80: Beschäftigte des Bundes, die einem Überwachungsorgan eines Unternehmens angehören, sollen nicht gleichzeitig auch die Anteilseignerrechte des Bundes in der Anteilseignerversammlung desselben Unternehmens wahrnehmen.
81: Die Vertreterinnen oder Vertreter des Bundes in der Anteilseignerversammlung haben das beteiligungsführende Bundesministerium unverzüglich zu unterrichten, sobald sie Kenntnis von Plänen oder Überlegungen erhalten, wonach das Unternehmen Beteiligungen an anderen Gesellschaften eingehen oder ändern will. In diesen Fällen haben sie gegenüber der Geschäftsführung auf die Einhaltung von § 65 Abs. 2 und 3 BHO hinzuweisen.

3.5

Rolle der Beteiligungsführung bei der Bestellung der Mitglieder der Geschäftsführung und der Festlegung der Vergütung der Mitglieder der Geschäftsführung

82: Unabhängig davon, welches Unternehmensorgan im Einzelfall für die Be- und Anstellung der Mitglieder der Geschäftsführung zuständig ist, trägt auch das beteiligungsführende Bundesministerium zumindest bei Unternehmen mit unmittelbarer mehrheitlicher Beteiligung des Bundes Verantwortung für die Auswahlentscheidung und die Angemessenheit der Vergütung. Aus diesem Grund ist das beteiligungsführende Bundesministerium im Rahmen der Vorbereitung der Bestellung der Mitglieder der Geschäftsführung und der Festlegung der Vergütung entweder im Rahmen der Vorbereitung der auf Vorschlag des Bundes gewählten oder entsandten Mitglieder des Überwachungsorgans oder unmittelbar in der Funktion als Anteilseigner tätig.
83: Es soll frühzeitig vor dem Ende der Bestellperiode eines Mitglieds der Geschäftsführung klären, ob eine Wiederbestellung aus der Perspektive des Unternehmens bzw. der Beteiligungsführung unter Berücksichtigung aller relevanten Aspekte in Betracht kommt und die betreffende Person für eine weitere Bestellperiode zur Verfügung steht.

Kommt eine Wiederbestellung nicht in Betracht, sollen die mit der Beteiligungsführung befassten Beschäftigten des Bundes ggf. in Zusammenarbeit mit dem nach dem Gesellschaftsvertrag bzw. der Satzung des Unternehmens zuständigen Unternehmensorgan frühzeitig mit der Nachfolgeplanung beginnen. Dabei sind die nach Ziff. 5.3.1 PCGK festgelegten Kriterien für die Vergütung zu berücksichtigen.
84: Das beteiligungsführende Bundesministerium achtet darauf, dass die Auswahl der Mitglieder der Geschäftsführung in einem transparenten Verfahren unter Berücksichtigung der ggf. bestehenden gesetzlichen Quoten bzw. freiwillig oder aufgrund gesetzlicher Verpflichtungen gesetzten internen Ziele des Unternehmens zur Zusammensetzung, insbesondere hinsichtlich der Qualifikation und der Geschlechtergerechtigkeit erfolgt.

Auf die Beschränkungen des § 105 Bundesbeamtengesetz, der §§ 6a, 6b Bundesministergesetz und des § 7 Gesetz über die Rechtsverhältnisse der Parlamentarischen Staatssekretäre i. V. m. §§ 6a, 6b Bundesministergesetz wird verwiesen.
85: Bei der Berufung von Personen in Geschäftsführungen hat die Beteiligungsführung die in Tz. 132 - 137 festgelegten Prüfungen durchzuführen und das dort festgelegte Verfahren einzuhalten.

Der Auswahlprozess und die maßgeblichen Erwägungen für die Auswahl der zu berufenden Person sind nachvollziehbar zu dokumentieren.
86: Das beteiligungsführende Bundesministerium wirkt darauf hin, dass die Verträge für die Anstellung der Mitglieder der Geschäftsführung auf der Basis der Formulierungshilfe für den Anstellungsvertrag entwickelt und verhandelt werden.
87: Es achtet insbesondere darauf, dass die Zustimmung erteilt wird, die Höhe der individuellen Vergütung und ihrer einzelnen Bestandteile gemäß den Empfehlungen des PCGK im Corporate Governance Bericht und im Beteiligungsbericht des Bundes zu veröffentlichen.
88: Es achtet darauf, dass die Vergütung für jedes Mitglied der Geschäftsführung angemessen ist und die Anspruchsvoraussetzungen der verschiedenen Bestandteile der Vergütung zweifelsfrei im Anstellungsvertrag festgelegt werden. Dies schließt neben der Altersversorgung oder Zahlungen für die Altersversorgung auch jegliche Nebenleistungen und geldwerte Vorteile ein (z. B. Konditionen der privaten Nutzung eines Dienstfahrzeugs, Reisekostenvergütungen usw.). Für die variablen Vergütungsbestandteile meint zweifelsfreie Festlegung eine derart konkrete Regelung der Voraussetzungen und Begrenzungen (z. B. Caps), dass nur noch die konkreten Ziele selbst, deren Terminierung und deren Gewichtung der mit dem jeweiligen Mitglied der Geschäftsführung zu treffenden Zielvereinbarung vorbehalten sind.

Variable Vergütungsbestandteile dürfen weder schriftlich noch durch mündliche Zusage – auch nicht in Teilen – garantiert werden; derartige Leistungen wären Teil der Fixvergütung und als solche auszuweisen.

Ansprüche auf Gewinnbeteiligungen, Vergütung von Mehrarbeit, Sonderzahlungen (wie z. B. Weihnachtsgeld) und nicht rückzahlbare Zuschüsse (etwa für den Erwerb einer Immobilie) sollen Mitgliedern der Geschäftsführung nicht gewährt werden. Ausgleichszahlungen für entgangenen Urlaub sollen nur in den durch das Bundesurlaubsgesetz gestatteten Fällen geleistet werden.

Bei der Beurteilung der Angemessenheit der Bezüge der Mitglieder der Geschäftsführung sind Einkünfte aus der Zugehörigkeit zu Organen anderer Unternehmen regelmäßig zu berücksichtigen, wenn die Mitglieder die Nebentätigkeit im Interesse des Unternehmens oder des Bundes übernommen haben.

Das beteiligungsführende Bundesministerium achtet darauf, dass die Alters- und ggf. Hinterbliebenenversorgung im Falle erstmalig zu bestellender Mitglieder der Geschäftsführung nicht im Wege von Versorgungszusagen des Unternehmens erfolgt; ausgenommen sind Bestellungen als Mitglied der Geschäftsführung von Einrichtungen im Wissenschaftsbereich, für die besondere Ermächtigungen durch das Bundesministerium der Finanzen nach VV Nr. 15.1 zu § 44 BHO erteilt sind.
89: Sind im Anstellungsvertrag eines Mitglieds der Geschäftsführung variable Vergütungskomponenten festgelegt, wirkt das beteiligungsführende Ressort im Rahmen der Vorbereitung der auf Vorschlag des Bundes gewählten oder entsandten Mitglieder des Überwachungsorgans bzw. der Anteilseignerversammlung darauf hin, dass die vergütungsrelevanten Zielvereinbarungen entsprechend den Empfehlungen des PCGK abgeschlossen werden.
90: Das beteiligungsführende Ressort soll im Rahmen der Vorbereitung der auf Vorschlag des Bundes gewählten oder entsandten Mitglieder des Überwachungsorgans bzw. der Anteilseignerversammlung auch darauf hinweisen, dass – soweit nicht zwingende Gründe entgegenstehen – für die Vergütung der Mitglieder der Geschäftsführung des Unternehmens variable Vergütungsbestandteile als Anreiz zur Förderung insbesondere der nachhaltigen und wirtschaftlichen Verfolgung des wichtigen Bundesinteresses in Betracht gezogen werden.

3.6

Erfolgskontrolle

91

Eine wesentliche Aufgabe der Beteiligungsführung ist die Kontrolle des Erfolgs der Beteiligung, die aus § 7 BHO folgt. Sie bezieht sich auf die Beteiligung des Bundes an dem Unternehmen als Maßnahme zur Erreichung des wichtigen Bundesinteresses und ist in regelmäßigen Abständen durchzuführen. Dabei ist der in der VV Nr. 2.2 zu
§ 7 BHO beschriebenen Methodik folgend

–: die Zielerreichungskontrolle,
–: die Wirkungskontrolle und
–: die Wirtschaftlichkeitskontrolle

durchzuführen. Damit soll festgestellt werden, ob ggf. ein Um- oder Nachsteuern erforderlich ist.

92

Mit der Zielerreichungskontrolle ist durch einen Soll-Ist-Vergleich der geplanten Ziele (Sollzustand) mit der zum maßgeblichen Zeitpunkt tatsächlich erreichten Zielrealisierung (Ist-Zustand) festzustellen, ob die mit der Beteiligung verfolgten Ziele (Tz. 9) und die daraus abgeleiteten Wirkungsziele (Tz. 53) erreichtsind und welcher Zielerreichungsgrad gegeben ist. Sie ist bei Erreichen des für die Zielerreichung vorgesehenen Termins als abschließende Erfolgskontrolle und auch zwischenzeitlich in regelmäßigen Abständen als begleitende Zielerreichungskontrolle durchzuführen.

Die Zielerreichungskontrolle bildet gleichzeitig den Ausgangspunkt für Überlegungen, ob die vorgegebenen Ziele nach wie vor Bestand haben und der Unternehmensgegenstand das fachpolitisch wichtige Bundesinteresse zutreffend wiedergibt (siehe Tz. 56).

93

Im Wege der Wirkungskontrolle ist zu ermitteln, ob die Beteiligung an dem Unternehmen als Maßnahme für die Zielerreichung geeignet und ursächlich war oder ob andere Faktoren die Zielerreichung bewirkt haben. Die Wirkungskontrolle ist – wie die Zielerreichungskontrolle – bei Erreichen des für die Zielerreichung festgelegten Termins als abschließende und davor in regelmäßigen Abständen als begleitende Kontrolle durchzuführen. Hierbei sind alle beabsichtigten und unbeabsichtigten Auswirkungen der Beteiligung zu ermitteln und festzustellen, ob das Unternehmen auf die Erreichung der jeweiligen Ziele zutreffend ausgerichtet ist.

94

Mit der Wirtschaftlichkeitskontrolle wird untersucht,

–: ob die Beteiligung als Maßnahme im Hinblick auf den Zweck der Beteiligung insgesamt wirtschaftlich war (Maßnahmenwirtschaftlichkeit), d.h., ob der Beteiligungszweck wirtschaftlich erreicht wird,
–: und ob die Beteiligung insgesamt im Hinblick auf das Verhältnis zwischen Ressourceneinsatz und erzieltem Nutzen wirtschaftlich ist (Vollzugswirtschaftlichkeit), d.h., ob das Unternehmen insgesamt wirtschaftlich ist.

Die Wirtschaftlichkeitskontrolle ist eng mit der Prüfung des Jahresabschlusses und der Ordnungsmäßigkeit der Geschäftsführung verknüpft. Sie umfasst die Prüfungen,

–: ob die im Geschäfts- bzw. Wirtschaftsplan vorgesehenen Ziele, wie sie aus den Wirkungszielen abgeleitet wurden, von der Geschäftsführung umgesetzt wurden,
–: wie sich für das Unternehmen und seine Steuerung maßgebliche im Jahresabschluss enthaltene oder daraus abzuleitende Kennzahlen im Vergleich zum Geschäfts- bzw. Wirtschaftsplan und zu den Vorjahren tatsächlich entwickelt haben und
–: welche Auswirkungen diese Entwicklungen auf die wirtschaftliche Lage des Unternehmens, insbesondere auf die Zahlungsfähigkeit und den Verschuldungsstatus, haben.

Wesentliche Abweichungen vom Geschäfts- bzw. Wirtschaftsplan, insbesondere solche hinsichtlich der Kennzahlen des Jahresabschlusses von dem im Geschäfts- bzw. Wirtschaftsplan zugrunde gelegten Planzahlen, sind einer Bewertung unter Berücksichtigung der konkreten Situation des Unternehmens zu unterziehen. Gleiches gilt für die Entwicklung der für das Unternehmen und seine Steuerung maßgeblichen Kennzahlen. Dabei hat das beteiligungsführende Bundesministerium insbesondere auch die im Standardisierten Beteiligungsmonitoring enthaltenen Kennzahlen zu berücksichtigen. Das beteiligungsführende Bundesministerium soll die auf Vorschlag des Bundes gewählten oder entsandten Mitglieder des Überwachungsorgans auf die Erörterungen der Abweichungen und maßgeblichen Kennzahlen mit einer eingehenden Bewertung vorbereiten.

Hat sich die Situation des Unternehmens danach wesentlich verändert, sind die Ursachen zu untersuchen und ggf. geeignete Gegenmaßnahmen einzuleiten.

Ferner soll das beteiligungsführende Bundesministerium im Rahmen der Wirtschaftlichkeitsprüfung darauf achten, dass das Unternehmen das Gebot der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit beachtet.

95

Bei Unternehmen, die institutionelle Förderung erhalten, kann die Kontrolle des Erfolgs der Beteiligung durch die Erfolgskontrolle gemäß VV Nr. 11a zu § 44 BHO erfolgen. Darin sind auch die Beteiligungsziele (vgl. Tz. 9 und 53) einzubeziehen.

96

Die wesentlichen Erwägungen und die Ergebnisse der Kontrolle des Unternehmenserfolgs sind durch das beteiligungsführende Bundesministerium nachvollziehbar zu dokumentieren.

97

Im weiteren Sinne gehört zur Erfolgskontrolle des Unternehmens auch die Kontrolle der Erreichung der vergütungsrelevanten Ziele aus den mit den Mitgliedern der Geschäftsführung abgeschlossenen Zielvereinbarungen durch das zuständige Unternehmensorgan. Diese ist als Zielerreichungskontrolle im Wege eines Soll-Ist-Vergleichs (siehe Tz. 92) für jedes vereinbarte Teilziel durchzuführen. Wenn die Kontrolle der mit der Geschäftsführung vereinbarten Ziele im Zuständigkeitsbereich des Überwachungsorgans liegt, bereitet das beteiligungsführende Bundesministerium die auf Vorschlag des Bundes gewählten oder entsandten Mitglieder des Überwachungsorgans auf die Behandlung der Zielerreichung vor und dokumentiert seine Prüfungen und die daraus abgeleiteten Empfehlungen.

3.7

Sonstige Aufgaben des beteiligungsführenden Bundesministeriums

98: Ist im Gesellschaftsvertrag bzw. in der Satzung eines Unternehmens mit Beteiligung des Bundes die Anwendung des PCGK verankert, hat das beteiligungsführende Bundesministerium auf dessen Einhaltung durch das Unternehmen und seine Organe hinzuwirken.
99: Das beteiligungsführende Bundesministerium wirkt darauf hin, dass das Unternehmen einen Nachhaltigkeitsbericht nach dem Deutschen Nachhaltigkeitskodex bzw. ein insbesondere hinsichtlich der Anforderungen des Nationalen Aktionsplans Wirtschaft und Menschenrechtes vergleichbares Rahmenwerks zur nichtfinanziellen Berichterstattung mit einer Berichtspflicht auch zu Aspekten der Menschenrechte abgibt, sofern keine gesetzlichen Vorgaben greifen. Hierbei unterstützt das Schulungsprogramm des Bundes die beteiligungsführenden Stellen.
100: Das beteiligungsführende Bundesministerium achtet darauf, dass die Unternehmen mit Bundesbeteiligung die Richtlinie der Bundesregierung zur Korruptionsprävention in der Bundesverwaltung in ihrer jeweils geltenden Fassung einhalten, soweit sie in deren Anwendungsbereich fallen, und macht ggf. entsprechende Vorgaben.
101: Es überprüft regelmäßig den Katalog der Geschäfte, die der Zustimmung des Überwachungsorgans bedürfen, und vor allem die für die Zustimmungsbedürftigkeit maßgeblichen Schwellenwerte auf Angemessenheit.
102: Es überprüft regelmäßig, dass der Turnus der ordentlichen Sitzungen des Überwachungsorgans so gewählt ist, dass eine ordnungsgemäße Überwachung der Geschäftsführung gewährleistet ist. Dies gilt vor allem, wenn von der Ausnahme in Ziff. 6.5 Abs. 1 Satz 2 PCGK Gebrauch gemacht wird.
103: Das beteiligungsführende Bundesministerium wirkt darauf hin, dass Maßnahmen, die einer Einwilligung nach § 65 Abs. 3 BHO bedürfen, erst durchgeführt werden, wenn die erforderlichen Einwilligungen und Zustimmungen vorliegen.
104: Alle wesentlichen Prüfungen und Entscheidungen in Bezug auf die Beteiligung sind vom beteiligungsführenden Bundesministerium nachvollziehbar zu dokumentieren.
105: Der Bundesgerichtshof (Urteil vom 13. Oktober 1977 - II ZR 123/76, NJW 1978 S. 104 ff.⁸) hat die Auffassung vertreten, dass „herrschendes Unternehmen“ im Sinne aktienrechtlicher Vorschriften bei Vorliegen entsprechender Voraussetzungen auch die Bundesrepublik Deutschland sein kann. Er hat in dem entschiedenen Einzelfall, in dem es um die Form der Abfindung ausscheidender privater Aktionäre nach § 320 Abs. 5 AktG (neu: § 320 b Abs. 1 AktG) ging, den Bund als „Unternehmen“ angesehen.

Nach § 311 AktG darf ein herrschendes Unternehmen, also auch der Bund, seinen Einfluss nicht dazu benutzen, eine abhängige Aktiengesellschaft (oder Kommanditgesellschaft auf Aktien) zu veranlassen, ein für sie nachteiliges Rechtsgeschäft vorzunehmen oder Maßnahmen zu ihrem Nachteil zu treffen oder zu unterlassen, es sei denn, dass die Nachteile ausgeglichen werden. Zur Haftung für Schäden aus Verstößen vgl. § 317 AktG.

Das beteiligungsführende Bundesministerium achtet darauf, dass Aktiengesellschaften, auf die der Bund gemäß § 17 Abs. 1 AktG unmittelbar oder mittelbar beherrschenden Einfluss ausüben kann, einen Abhängigkeitsbericht gemäß § 312 AktG erstatten. Ausnahmen bestehen nur bei Vorliegen eines Beherrschungs- (§ 312 Abs. 1 Satz 1 AktG) oder Gewinnabführungsvertrages (§ 316 AktG) oder bei Eingliederung (§ 323 Abs. 1 Satz 3 AktG).

3.8

Besonderheiten bei Beteiligungen mit dem Zweck der Anlage finanzieller Mittel oder der Bereitstellung von Förderfinanzierungen

106

Bei Beteiligungen, die ein dem Bund zurechenbarer Vermögensträger oder dessen Beteiligung (einschließlich mittelbarer Beteiligungen), dessen bzw. deren gesetzlicher Zweck bzw. Unternehmenszweck die Anlage finanzieller Mittel zur Absicherung zukünftiger Verbindlichkeiten des Bundes oder zukünftiger vom Bund zu tragender Kosten ist, zur Erfüllung des genannten Zwecks hält, beschränken sich die Aufgaben des beteiligungsführenden Ressorts hinsichtlich des Führens der Beteiligung neben den Pflichten aus den ggf. geltenden allgemeinen und besonderen rechtlichen Grundlagen auf die aktive Beteiligungsführung nach Tz. 52. Hierzu gehört die aktive und verantwortliche Wahrnehmung der Rechte als Anteilseigner, sowohl in der Anteilseignerversammlung als auch darüber hinaus. Das beteiligungsführende Ressort hat ggf. auf die Wahrnehmung der genannten Aufgaben durch die Organe der Beteiligung, welche die Anteile unmittelbar hält, hinzuwirken. In dem Fall, dass für eine nur zum Zweck der Anlage finanzieller Mittel gehaltene Beteiligung im PCGK angeregt ist, die Corporate Governance der Beteiligung am PCGK zu orientieren, soll das beteiligungsführende Ressort aufeine entsprechende Gestaltung der Beteiligung hinwirken.

107

Bei Beteiligungen,

–: die ein dem Bund zurechenbarer Vermögensträger oder dessen Beteiligung (einschließlich mittelbarer Beteiligungen), dessen bzw. deren gesetzlicher Zweck bzw. Unternehmenszweck die Bereitstellung von Förderfinanzierungen mit dem Ziel der Stärkung des Marktes für Unternehmensfinanzierungen ist, zur Erfüllung dieses Zwecks hält, oder
–: die der Bund selbst im Rahmen eines Programms zur Stärkung des Marktes für Unternehmensfinanzierungen und ausschließlich zu dem Zweck hält, dem betreffenden Unternehmen eine Förderfinanzierung zu gewähren,

beschränken sich die Aufgaben des beteiligungsführenden Ressorts hinsichtlich des Führens der Beteiligung neben den Pflichten aus den ggf. geltenden allgemeinen und besonderen rechtlichen Grundlagen auf die aktive und verantwortliche Wahrnehmung der Rechte als Anteilseigner unter Berücksichtigung des durch das europäische Beihilferecht gesetzten Rahmens. Das beteiligungsführende Ressort hat ggf. auf die Wahrnehmung der Anteilseignerrechte in dem beschriebenen Rahmen durch die Organe der Beteiligung, welche die Anteile unmittelbar hält, hinzuwirken.

4

Prüfung und Berichterstattung

4.1

Unternehmen in Rechtsformen des privaten Rechts

4.1.1

Erfasste Beteiligungen

108: Bei Unternehmen, deren Anteile im Sinne des § 53 HGrG mehrheitlich der öffentlichen Hand gehören ⁹, hat das beteiligungsführende Bundesministerium gegenüber dem Unternehmen die Rechte aus § 53 HGrG wahrzunehmen. Das beteiligungsführende Bundesministerium hat bei diesen Unternehmen außerdem darauf hinzuwirken, dass dem Bundesrechnungshof im Gesellschaftsvertrag bzw. in der Satzung das Recht auf unmittelbare Unterrichtung nach § 54 HGrG eingeräumt wird (§ 66 BHO).

Besteht keine Mehrheitsbeteiligung der öffentlichen Hand im Sinne des § 53 HGrG, so soll das beteiligungsführende Bundesministerium bei Unternehmen, die nicht Aktiengesellschaft, Kommanditgesellschaft auf Aktien oder Genossenschaft sind, darauf hinwirken, dass dem Bund im Gesellschaftsvertrag bzw. in der Satzung die Rechte aus den §§ 53, 54 HGrG eingeräumt werden (§ 67 Satz 1 BHO).

Dies gilt auch bei mittelbaren Beteiligungen in Höhe von mehr als 25 Prozent der Anteile, die von einem Unternehmen gehalten werden, an dem die öffentliche Hand mehrheitlich im Sinne von § 53 HGrG beteiligt ist (§ 67 Satz 2 BHO). Auch für derartige mittelbare Beteiligungen mit Sitz im Ausland sollen dem Bund im Gesellschaftsvertrag bzw. in der Satzung die Rechte aus den §§ 53, 54 HGrG eingeräumt werden, sofern dem nicht Rechtsvorschriften des betreffenden Staates ausdrücklich entgegenstehen.

4.1.2

Prüfungsumfang im Rahmen der nach § 53 HGrG erweiterten Abschlussprüfung

109: Das beteiligungsführende Bundesministerium soll darauf hinwirken, dass bei der Abschlussprüfung die Grundsätze für die Prüfung von Unternehmen nach § 53 HGrG (vgl. Anlage zur VV Nr. 2 zu § 68 BHO) beachtet, der darauf basierende jeweils aktuelle Fragenkatalog des Berufsstandes der Wirtschaftsprüfer beantwortet und den zuständigen Unternehmensorganen nachvollziehbare und jeweils mit abschließenden Stellungnahmen versehene Prüfungsberichte vorgelegt werden. Es soll zudem darauf achten, dass entweder im Rahmen der Prüfung des Einzelabschlusses der unmittelbaren Bundesbeteiligung nach § 53 HGrG oder im Rahmen der Prüfung des Konzernabschlusses im Prüfungsbericht auch Aussagen zur Entwicklung des Konzerns sowie zur Ordnungsmäßigkeit der Konzernleitung gemacht werden. Bei nicht ordnungsgemäßer Berichterstattung soll ein Wechsel der Abschlussprüferin bzw. des Abschlussprüfers geprüft werden.
110: Bei Mehrheitsbeteiligungen des Bundes sowie in denjenigen Fällen, in denen dem Bund die Befugnisse nach § 53 HGrG gemäß § 67 BHO eingeräumt worden sind, umfasst die Prüfung nach § 53 HGrG auch einen Bericht über die Bezüge des Überwachungsorgans, der Geschäftsführung und der leitenden Angestellten (Bezügebericht).
111: Das beteiligungsführende Bundesministerium hat in seinem Bericht an den Bundesrechnungshof nach § 69 BHO darauf hinzuweisen, wenn der Prüfungsbericht nach § 53 HGrG nicht den Erfordernissen der Anlage zur VV Nr. 2 zu § 68 BHO (Grundsätze für die Prüfung von Unternehmen nach § 53 HGrG) entspricht.

4.1.3

Verantwortlichkeit

112: Die Zuständigkeit zur Rechtsausübung, die Prüfung durch das beteiligungsführende Bundesministerium und die Unterrichtung des Bundesrechnungshofes regeln die §§ 66 bis 69 BHO sowie die hierzu ergangenen Verwaltungsvorschriften.
113: § 69 BHO begründet eine unmittelbare Verantwortlichkeit des beteiligungsführenden Bundesministeriums für eine sachgerechte Prüfung, und zwar unabhängig davon, ob die Beteiligungsführung einer nachgeordneten Behörde übertragen worden ist. Das beteiligungsführende Bundesministerium kann andere Stellen zur Mitwirkung bei der Prüfung heranziehen.
114: Beschäftigte des Bundes, die einem Organ des betreffenden Unternehmens angehören oder den Bund in der Anteilseignerversammlung vertreten, haben sich jeder Einflussnahme auf das Ergebnis der Prüfung zu enthalten. Sie dürfen keine Schreiben unterzeichnen, in denen das Bundesministerium den Bundesrechnungshof über das Ergebnis seiner Prüfung unterrichtet; an ihrer Stelle sollen Vorgesetzte unterzeichnen. Gehören Vorgesetzte einem Organ des betreffenden Unternehmens an, so soll das Schreiben von höheren Vorgesetzten oder durch die Vertretung gemäß § 6 GGO unterzeichnet werden. Beschäftigten des Bundes, die dem Überwachungsorgan eines Unternehmens angehören, soll vor Absendung der Unterrichtung des Bundesrechnungshofes Gelegenheit zur Kenntnis- und Stellungnahme gegeben werden; eine Mitzeichnung kommt jedoch nicht in Betracht.
115: Bei den Jahresprüfungen nach § 69 BHO sollen die Unterlagen derjenigen Unternehmen zeitlich prioritär geprüft werden, an deren Prüfung ein besonderes Interesse besteht, z. B. weil die Führung der Geschäfte oder die wirtschaftliche Lage eines Unternehmens, etwa nach den Berichten im Sinne des § 90 AktG oder dem Prüfungsbericht, zu Bedenken Anlass gibt, weil beispielsweise ein Unternehmen vom Bund Leistungen erhält oder Anlass zu der Annahme besteht, dass der ausgeschüttete Gewinn nicht der wirtschaftlichen Lage des Unternehmens entspricht.

4.1.4

Prüfungsunterlagen

116

Mit dem Bericht nach § 69 BHO soll das beteiligungsführende Bundesministerium dem Bundesrechnungshof insbesondere folgende Unterlagen übersenden:

–: den Prüfungsbericht der Abschlussprüferin bzw. des Abschlussprüfers (einschließlich der Feststellungen nach § 53 HGrG, dem Bezügebericht sowie der Berichte über Zwischen- und Ergänzungsprüfungen), und die etwaigen Stellungnahmen der Geschäftsführung des Unternehmens und des Überwachungsorgans,
–: die Vorlagen an das Überwachungsorgan und seine Ausschüsse sowie Sitzungsniederschriften, die den Gang der Verhandlungen und die Abstimmungsergebnisse wiedergeben sollen,
–: die Berichte der Mitglieder des Überwachungsorgans,
–: die Niederschriften nebst Anlagen über ordentliche und außerordentliche Anteilseignerversammlungen in dem geprüften Geschäftsjahr,
–: den Gesellschaftsvertrag bzw. die Satzung sowie die Geschäftsanweisungen für die Geschäftsführung, das Überwachungsorgan und seine Ausschüsse, sofern diese Unterlagen nicht bereits in der für das betreffende Geschäftsjahr geltenden Fassung übersandt worden sind,
–: die Mitteilungen an das Überwachungsorgan oder die Vorsitzende bzw. den Vorsitzenden des Überwachungsorgans über die Prüfung bestimmter Gebiete (z. B. Organisation, Investitionen, Kasse, Bezüge der Mitglieder der Gesellschaftsorgane),
–: die Berichte über Zwischen- und Sonderprüfungen,
–: die Lageberichte und
–: die Berichte im Sinne von § 90 AktG.

4.2

Unternehmen in Rechtsformen des öffentlichen Rechts

117: Das Prüfungsrecht des beteiligungsführenden Bundesministeriums und Prüfungsverfahren bei Unternehmen in der Rechtsform einer juristischen Person des öffentlichen Rechts richtet sich nach § 55 Abs. 2 HGrG.
118: Erhält eine unter § 55 Abs. 1 HGrG fallende juristische Person des öffentlichen Rechts vom Bund oder einem Land Zuschüsse, die dem Grunde oder der Höhe nach gesetzlich begründet sind, oder ist eine Garantieverpflichtung des Bundes oder eines Landes gesetzlich begründet, so unterliegt ihre Haushalts- und Wirtschaftsführung auch dann der Prüfung durch den Bundesrechnungshof, wenn für sie Ausnahmen von § 111 Abs. 1 BHO zugelassen sind (vgl. § 48 Abs. 2 HGrG, § 111 Abs. 2 BHO).

5

Berufung von Personen in Überwachungsorgane und Geschäftsführungen von Unternehmen mit Bundesbeteiligung sowie sonstigen Institutionen mit besonderer politischer oder finanzieller Bedeutung für den Bund

119

Hat der Bund Einfluss auf die Besetzung von Mandaten

–: in Überwachungsorganen und / oder Geschäftsführungen von Unternehmen, an denen der Bund (einschließlich Sondervermögen) unmittelbar oder mittelbar beteiligt ist oder
–: in Überwachungsorganen ähnlichen Gremien und / oder Geschäftsführungen von sonstigen Institutionen mit besonderer politischer oder finanzieller Bedeutung für den Bund,

sind bei der Berufung von Personen in diese Überwachungsorgane oder ähnlichen Gremien und in die Geschäftsführungen dieser Unternehmen oder sonstigen Institutionen – unabhängig von einer etwaigen Pflicht zur Mitteilung an das Bundeskabinett – die nachfolgenden Regelungen zu beachten.

Überwachungsorganen ähnliche Gremien (im Folgenden „ähnliche Gremien“) sind alle Gremien, die neben weiteren Aufgaben auch die Funktion der Überwachung der Geschäftsführung wahrnehmen.

Sonstige Institutionen (vgl. Anlage 10 ¹⁰) können Einrichtungen jeglicher Art und Rechtsform sein, insbesondere, soweit sie jeweils nicht ohnehin Unternehmen im Sinne dieser Richtlinien sind, durch den Bund oder unter dessen Beteiligung errichtete

–: Stiftungen des privaten oder öffentlichen Rechts,
–: Vereine,
–: Anstalten und Körperschaften des öffentlichen Rechts
–: u.a.,

die für den Bund eine besondere politische oder finanzielle Bedeutung haben.

Bei sonstigen Institutionen ohne besondere politische oder finanzielle Bedeutung für den Bund sollten die Tz. 120-127 und die Tz. 132-134 bei der Berufung von Personen in Überwachungsorgane oder ähnlichen Gremien sowie in die Geschäftsführung berücksichtigt werden, wenn der Bund Einfluss auf die Besetzung der Mandate bzw. Positionen hat.

5.1

Berufung in das Überwachungsorgan oder ein ähnliches Gremium

5.1.1

Zusammensetzung des Überwachungsorgans bzw. des ähnlichen Gremiums

120

Das Überwachungsorgan oder ähnliche Gremium sollen mit Personen besetzt werden, die hinsichtlich ihrer Kenntnisse und Erfahrungen für das Mandat geeignet sind.¹¹

Die zu berufenden Personen sollen hinsichtlich der beruflichen Beanspruchung in der Lage sein, die Aufgaben eines Mitglieds des Überwachungsorgans wahrzunehmen. Auf Vorschlag des Bundes gewählte oder entsandte Mitglieder sollen deshalb in der Regel nicht mehr als insgesamt drei Mandate gleichzeitig wahrnehmen. Dabei können gemäß Ziff. 6.2.1 des PCGK für eines der drei Mandate im Sinne des vorherigen Satzes ein Mandat im Überwachungsorgan eines Unternehmens, dessen Unternehmensgegenstand auf die Wahrnehmung von Holdingfunktionen für eine Konzernstruktur beschränkt ist, zusammen mit einem Mandat im Überwachungsorgan eines Tochterunternehmens dieses Unternehmens als ein Mandat gezählt werden.

Das beteiligungsführende bzw. das für die sonstige Institution zuständige Bundesministerium sowie andere aus fachlichen Gründen involvierte Bundesministerien sollen jeweils nur durch höchstens zwei Bedienstete vertreten sein. Im Interesse des Bundes und des Unternehmens bzw. der sonstigen Institution können auch sachverständige Personen, die nicht Beschäftigte des Bundes sind (z. B. Persönlichkeiten aus der Wirtschaft oder der Wissenschaft), Mitglieder in Überwachungsorganen oder ähnlichen Gremien sein. Dabei ist zu beachten, dass bei Beteiligungen der angemessene Einfluss des Bundes stets gewährleistet sein muss (§ 65 Abs. 1 Nr. 3 BHO).

121

Personen, die kurz vor dem Ausscheiden aus dem öffentlichen Dienst oder ihrem öffentlichen Amt (einschließlich Parlament) bzw. kurz vor dem Erreichen der für das jeweilige Überwachungsorgan entsprechend der Empfehlung des PCGK oder ggf. für das ähnliche Gremium festgelegten Altersgrenze stehen, sollen nicht in Überwachungsorgane oder ähnliche Gremien berufen werden.

122

Soweit nach AktG, GmbHG, BGremBG, SEAG oder anderen gesetzlichen Regelungen entweder

–: für den Anteil von Frauen und Männern in dem Überwachungsorgan oder dem ähnlichen Gremium oder in Bezug auf die Mandate in dem Überwachungsorgan oder ähnlichen Gremium, für die dem Bund ein Vorschlags- oder Entsendungsrecht zusteht, eine gesetzliche Quote festgelegt ist oder
–: eine Verpflichtung zur Festlegung von Zielgrößen für den Anteil von Frauen und Männern in dem Überwachungsorgan besteht und von den zuständigen Unternehmensorganen nach den jeweiligen Bestimmungen eine entsprechende
Zielgröße für den Anteil von Frauen und Männern in dem Überwachungsorgan oder ähnlichen Gremium festgelegt wurde,

ist bei der Berufung von Mitgliedern in das Überwachungsorgan oder das ähnliche Gremium dieser Quote bzw. der festgelegten Zielgröße Rechnung zu tragen.

123

Sofern verschiedenen Bundesministerien Besetzungs- oder Vorschlagsrechte für Mandate in einem Überwachungsorgan oder ähnlichen Gremium zustehen, koordiniert das beteiligungsführende oder für die sonstige Institution zuständige Bundesministerium frühzeitig die Vorschläge der betreffenden Bundesministerien, um die Einhaltung des BGremBG und die Erreichung der in Tz. 122 in Bezug genommenen Quote bzw. Zielgröße sicher zu stellen. Das beteiligungsführende Bundesministerium trägt die Letztverantwortung für die Einhaltung der Regelungen des BGremBG. Das Bundesministerium, dessen Vorschlag zu einer Verfehlung der Quote oder Zielgröße führt, unterstützt das beteiligungsführende Bundesministerium durch Zulieferung einer Begründung für die Abweichung.

5.1.2

Vermeidung von Interessenkonflikten

124

Das Bundesministerium, dem im jeweiligen Einzelfall das Vorschlags- oder Entsenderecht für das zu besetzende Mandat in dem Überwachungsorgan oder ähnlichen Gremium zusteht, hat das Vorliegen möglicher Interessenkollisionen sowie mögliche Maßnahmen zu deren Vermeidung sorgfältig zu prüfen.

125

Zur Vermeidung von Interessenkonflikten sollen Personen nicht in ein Überwachungsorgan eines Unternehmens, einer Anstalt des öffentlichen Rechts oder ein ähnliches Gremium einer sonstigen Institution berufen werden, wenn

–: sie bereits dem Überwachungsorgan eines anderen Unternehmens angehören, mit dem das betreffende Unternehmen am Markt konkurriert oder gesellschaftsrechtliche Transaktionen anbahnt oder abwickelt oder
–: sie im Fall der Ausübung hoheitlicher Tätigkeiten durch das Unternehmen, z. B. im Wege der Beleihung, an der Ausübung der Rechts- und Fachaufsicht über das Unternehmen beteiligt sind und darüber auf deren Rechts- oder Geschäftsbeziehungen Einfluss nehmen können oder
–: sie an der Ausübung der Rechts- und Fachaufsicht über die betreffende Anstalt oder Körperschaft des öffentlichen Rechts bzw. Stiftung des privaten oder öffentlichen Rechts oder an der Ausübung der Aufsicht über das Unternehmen nach Wirtschafts- oder Wirtschaftsverwaltungsrecht beteiligt sind und über diese auf deren Rechts- oder Geschäftsbeziehungen Einfluss nehmen können oder
–: das Unternehmen, die Anstalt öffentlichen Rechts oder die sonstige Institution mit der Anstalt des öffentlichen Rechts in Rechts- und Geschäftsbeziehungen steht, bei der die Personen an der Ausübung der Rechts- und Fachaufsicht beteiligt sind,
–: sie im Rahmen ihrer Tätigkeit im öffentlichen Dienst für die Bewilligung von Zuwendungen an das Unternehmen zuständig sind, falls nach der Zweckbestimmung des Haushaltsplans eine Zuwendung nicht nur an Unternehmen mit Bundesbeteiligung, sondern auch an andere Stellen außerhalb der Bundesverwaltung in Betracht kommt oder
–: sie im Rahmen ihrer Tätigkeit im öffentlichen Dienst im Hinblick auf das beaufsichtigte Unternehmen bzw. die beaufsichtigte sonstige Institution insbesondere für die Gewährung von Darlehen, Bereitstellung der Mittel für eine Erhöhung des Eigenkapitals, für die Übernahme von Bürgschaften, Garantien oder sonstigen Gewährleistungen sowie die Zahlung von Entschädigungen zuständig oder an Verfahren zur Vergabe oder an der Erteilung öffentlicher Aufträge beteiligt sind.

126

Mögliche andere Interessenkonflikte sind in jedem Einzelfall vor der Berufung zu prüfen. Bei der jeweiligen Auswahlentscheidung ist sowohl das Interesse des Bundes an einer effektiven Wahrnehmung der Mandate durch eine fachnahe Besetzung als auch die insbesondere aus Rechtsgründen gebotene Vermeidung von Interessenkonflikten zu berücksichtigen.

127

Falls in den Fällen der Tz. 125 eine betroffene Person nach gründlicher Prüfung aus sachlichen Erwägungen heraus gleichwohl berufen werden soll, muss das für das Unternehmen bzw. die sonstige Institution zuständige Bundesministerium sicherstellen, dass die erforderlichen Entscheidungen von anderen entscheidungsbefugten Personen getroffen werden (vgl. auch Tz. 63). In diesem Zusammenhang sind insbesondere auch die Ausschluss- und Befangenheitsregelungen der §§ 20 und 21 des Verwaltungsverfahrensgesetzes in ihrer jeweils geltenden Fassung zu beachten, die bei Beteiligung der vorgenannten Personen an Verwaltungsverfahren im Sinne des § 9 Verwaltungsverfahrensgesetz direkt und ansonsten als Ausdruck eines allgemeinen Rechtsgedankens entsprechend gelten.

5.1.3

Erforderliche Vereinbarungen mit der zu berufenden Person

128: Mit der in das Überwachungsorgan oder das ähnliche Gremium zu berufenden Person sind die Vereinbarungen gemäß Anlagen 5 bzw. 6 und ggf. Anlage 7 zu treffen. Die zu berufende Person ist darauf hinzuweisen, dass sie die aus den vorgenannten Vereinbarungen resultierende Berichtspflicht dem Überwachungsorgan in Textform zur Kenntnis geben muss, damit das Mitglied hinsichtlich seiner Berichte wirksam von der Verschwiegenheitspflicht befreit ist.

Der zu berufenden Person sind die Hinweise zum Datenschutz nach Art. 13 EU-Datenschutz-Grundverordnung (Anlage 11) auszuhändigen.

5.1.4

Mitteilung an das Bundeskabinett und Dokumentation

129: Das beteiligungsführende bzw. für die sonstige Institution zuständige Bundesministerium hat seine Absicht der erstmaligen oder erneuten Berufung von Personen, die auf Vorschlag des Bundes in das Überwachungsorgan oder das ähnliche Gremium der in den jährlich aktualisierten Anlagen 8, 9 und 10 ¹² genannten Unternehmen bzw. sonstigen Institutionen gewählt oder entsandt werden, dem Bundeskabinett zur Kenntnisnahme mitzuteilen

Soll ausnahmsweise eine Bundesministerin bzw. ein Bundesminister in einen Aufsichtsrat oder Verwaltungsrat eines auf Erwerb gerichteten Unternehmens berufen werden, ohne dass die Berufung gesetzlich zugewiesen ist, ist vor der Kabinettbefassung in Abstimmung mit dem Bundesministerium des Innern, für Bau und Heimat beim Deutschen Bundestag eine Ausnahme vom Verbot der Mitgliedschaft in einem Aufsichts- oder Verwaltungsrat einzuholen. Soll ausnahmsweise eine Parlamentarische Staatssekretärin bzw. ein Parlamentarischer Staatssekretär in einen Aufsichtsrat oder Verwaltungsrat eines auf Erwerb gerichteten Unternehmens berufen werden, ist zugleich mit der Mitteilung an das Bundeskabinett bei diesem eine Ausnahme vom Verbot der Mitgliedschaft in einem solchen Gremium in Abstimmung mit dem Bundesministerium des Innern, für Bau und Heimat einzuholen.
130: Die Durchführung der vorgenannten Prüfungen sowie deren Ergebnisse sind durch das jeweils vorschlagsberechtigte Bundesministerium zu dokumentieren. Dies betrifft insbesondere die Eignung (Tz. 120), die Anzahl weiterer wahrgenommener Mandate (Tz. 120) sowie die Vermeidung von Interessenkonflikten (Tz. 124 - 127). Stehen verschiedenen Bundesministerien in Bezug auf das Überwachungsorgan oder das ähnliche Gremium, in das die Person berufen werden soll, Vorschlags- oder Entsenderechte zu, ist die Kabinettvorlage im Hinblick auf die Einhaltung des BGremBG zwischen den betreffenden Bundesministerien und dem Bundesministerium für Familie, Senioren, Frauen und Jugend abzustimmen, ehe sie dem Kabinett zugeleitet wird. Die Verantwortung für die Durchführung dieses Abstimmungsprozesses obliegt dem beteiligungsführenden bzw. für die sonstige Institution zuständigen Bundesministerium.
131: Sind die Kriterien für die Aufnahme eines Unternehmens oder einer sonstigen Institution mit besonderer politischer oder finanzieller Bedeutung für den Bund, bei der der Bund Einfluss auf die Besetzung von Mandaten im Überwachungsorgan bzw. ähnlichen Gremium hat, in die Anlagen 8, 9 oder 10 ersichtlich einschlägig, sind die vorstehenden Regelungen der Tz. 119 - 130 im Vorgriff auf die künftige Nennung in den jährlich aktualisierten Anlagen 8, 9 oder 10 anzuwenden.

5.2

Berufung in die Geschäftsführung

5.2.1

Zusammensetzung der Geschäftsführung

132

In die Geschäftsführung von Unternehmen mit Beteiligung des Bundes (einschließlich seiner Sondervermögen) oder von sonstigen Institutionen sollen nur Personen berufen werden, die über die erforderliche fachliche Qualifikation für die jeweilige zu besetzende Position in der Geschäftsführung verfügen.

133

Personen, die vor dem Erreichen der für die jeweilige Geschäftsführung entsprechend der Empfehlung des PCGK festgelegten Altersgrenze stehen, sollen in der Regel nur für den Zeitraum bis zum Erreichen dieser Altersgrenze berufen werden.

134

Soweit nach AktG, GmbHG, BGremBG, BGleiG, SEAG oder anderen gesetzlichen Regelungen entweder

–: für den Anteil von Frauen und Männern in der Geschäftsführung oder in Bezug auf die Mandate in der Geschäftsführung, für die dem Bund ein Vorschlags- oder Entsendungsrecht zusteht, eine gesetzliche Quote festgelegt ist, oder
–: eine Verpflichtung zur Festlegung von Zielgrößen für den Anteil von Frauen und Männern in der Geschäftsführung besteht und von den zuständigen Unternehmensorganen nach den jeweiligen Bestimmungen eine entsprechende Zielgröße für den Anteil von Frauen und Männern in dem Organ festgelegt wurde,

trägt das für das Unternehmen bzw. die sonstige Institution zuständige Bundesministerium bei seinen Entscheidungen hinsichtlich der Berufung dem Erreichen dieser Quote bzw. der festgelegten Zielgröße Rechnung.

5.2.2

Mitteilung an das Bundeskabinett und Dokumentation

135: Das beteiligungsführende oder für die sonstige Institution zuständige Bundesministerium hat seine Absicht der erstmaligen Bestellung einer oder eines Angehörigen des öffentlichen Diensts oder eines Mitglieds des Deutschen Bundestages oder eines Länderparlaments (Landtag, Bürgerschaft, Abgeordnetenhaus) als Mitglied der Geschäftsführung eines in den jährlich aktualisierten Anlagen 8, 9 und 10 ¹³ genannten Unternehmens bzw. einer dort genannten sonstigen Institution dem Bundeskabinett mitzuteilen.
136: Die Durchführung der vorgenannten Prüfungen, insbesondere der Eignung der Personen (Tz. 132), sowie deren Ergebnisse sind zu dokumentieren.
137: Sind die Kriterien für die Aufnahme eines Unternehmens oder einer sonstigen Institution mit besonderer politischer oder finanzieller Bedeutung für den Bund, bei der der Bund Einfluss auf die Besetzung von Mandaten in der Geschäftsführung hat, in die Anlagen 8, 9 oder 10 ersichtlich einschlägig, sind die vorstehenden Regelungen der Tz. 119, 132 - 136 im Vorgriff auf die künftige Nennung in den jährlich aktualisierten Anlagen 8, 9 oder 10 anzuwenden.

Anlagen 1 – 11 zu den “Richtlinien für eine
aktive Beteiligungsführung bei
Unternehmen mit Bundesbeteiligung”

Stand:

13. Dezember 2023

Anlagen (nichtamtliches Verzeichnis)

Anlage 01: Muster eines Gesellschaftsvertrags für Gesellschaften mit beschränkter Haftung

Anlage 02: Muster einer Geschäftsordnung für Aufsichtsräte von Gesellschaften mit beschränkter Haftung

Anlage 03: Muster einer Geschäftsordnung für die Geschäftsführung von Gesellschaften mit beschränkter Haftung

Anlage 04: Formulierungshilfe Anstellungsvertrag Geschäftsführer/innen

Anlage 05: Muster einer Vereinbarung zwischen dem beteiligungsführenden Bundesministerium und einem Mitglied des Überwachungsorgans, das nicht dem öffentlichen Dienst des Bundes angehört

Anlage 06: Muster einer Vereinbarung zwischen dem beteiligungsführenden Bundesministerium und einem Mitglied des Überwachungsorgans, das dem öffentlichen Dienst des Bundes angehört

Anlage 07: Muster einer Vereinbarung zwischen dem mandatsvorbereitenden Bundesministerium und einem Mitglied des Überwachungsorgans

Anlage 08: Unmittelbare Bundesbeteiligungen mit Anteilsbesitz des Bundes von mindestens 25 Prozent

Anlage 09: Mittelbare Bundesbeteiligungen mit einem Jahresumsatz von mindestens 500 Mio. Euro (2022)

Anlage 10: Institutionen mit besonderer politischer oder finanzieller Bedeutung für den Bund, bei denen der Bund Einfluss auf die Besetzung von Mandaten in Überwachungsorganen oder ähnlichen Gremien und/oder die Geschäftsführung hat

Anlage 11: Hinweise zum Datenschutz nach Art. 13 EU Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)

¹ Die Anwendung des PCGK auf mittelbare Beteiligungen ist in Ziff. 2.4 geregelt.

² Auf die Geltung von § 112 AktG, der nach den Gesetzen über die Arbeitnehmermitbestimmung bzw. § 52 GmbHG auch für die GmbH gilt, wird hingewiesen.

³ Das für das Bundesvermögen zuständige Bundesministerium ist das Bundesministerium der Finanzen.

⁴ Siehe Fn. 3.

⁵ Siehe Fn. 3.

⁶ Siehe Fn. 3.

⁷ Siehe Fn. 3.

^7a Für privatrechtliche Stiftungen wird auf die „Hinweise für die Errichtung und Steuerung privatrechtlicher Stiftungen“ und für öffentliche-rechtliche Stiftungen auf die „Maßstäbe für die Errichtung und Aufgabenwahrnehmung öffentlich-rechtlicher Stiftungen des Bundes“ verwiesen.

⁸ Der diesem Urteil zugrundeliegende Sachverhalt betraf die Eingliederung der Gelsenberg AG in die VEBA AG.

⁹ Eine mehrheitliche Beteiligung im Sinne des § 53 HGrG liegt vor, wenn dem Bund (einschließlich seiner Sondervermögen) entweder die Mehrheit der Anteile an dem Unternehmen gehört oder ihm mindestens 25 Prozent der Anteile gehören und ihm zusammen mit anderen Gebietskörperschaften (einschließlich deren Sondervermögen) die Mehrheit der Anteile zusteht.

¹⁰ Die Anlage 10 wird zusammen mit den Anlagen 8 und 9 unter Beteiligung der Bundesministerien jährlich fortgeschrieben und bekannt gegeben.

¹¹ Ein Aufsichtsratsmitglied muss nach der Rechtsprechung (BGHZ 85, 293) diejenigen Mindestkenntnisse und -fähigkeiten besitzen oder sich aneignen, die es braucht, um alle normalerweise anfallenden Geschäftsvorgänge auch ohne fremde Hilfe verstehen und sachgerecht beurteilen zu können.

¹² Die Unternehmen oder sonstigen Institutionen in den Anlagen 8, 9 und 10 sind wie folgt gegliedert:
– Anlage 8 enthält die unmittelbaren Bundesbeteiligungen mit Anteilsbesitzdes Bundes von mindestens 25 Prozent.
– Anlage 9 enthält die mittelbaren Bundesbeteiligungen mit einem Jahresumsatz von mindestens 500 Mio. Euro.
– Anlage 10 enthält Institutionen mit besonderer politischer oder finanzieller Bedeutung für den Bund, bei denen der Bund Einfluss auf die Besetzung von Mandaten in Überwachungsorganen oder ähnlichen Gremien und/oder die Geschäftsführung hat.

¹³ Siehe Fn. 12.