BMF-VIIIB1-20231213-SF-A006.htm

Zum Hauptdokument : Grundsätze guter Unternehmens- und aktiver Beteiligungsführung im Bereich des Bundes

Anlage 6
Muster einer Vereinbarung zwischen dem beteiligungsführenden Bundesministerium
und einem Mitglied des Überwachungsorgans, das dem öffentlichen Dienst des
Bundes angehört

Vereinbarung^*

zwischen

[…] [Name des Mitglieds des Überwachungsorgans]

- Mitglied des Überwachungsorgans

und

[…] [Name des beteiligungsführenden Bundesministeriums]

- beteiligungsführendes Bundesministerium -

1.

Das Mitglied des Überwachungsorgans (wurde/wird) mit Wirkung vom […] [Datum] zum Mitglied des […] [Name des Überwachungsorgans] der/des […] [Name des Unternehmens/der Institution, Sitz] bestellt. Das Mitglied des Überwachungsorgans erklärt, dass es die Bestellung (angenommen hat/annimmt). Das Mitglied des Überwachungsorgans versichert hiermit gegenüber dem dies annehmenden beteiligungsführenden Bundesministerium, durch die Übernahme des Mandats im Überwachungsorgan die Höchstzahl der Aufsichtsratsmandate gemäß § 100 Abs. 2 AktG nicht zu überschreiten, wobei es nach Maßgabe der Tz. 120 der „Richtlinien für eine aktive Beteiligungsführung bei Unternehmen mit Bundesbeteiligung“ („Richtlinien“) in der Regel nicht mehr als drei Mandate in Überwachungsorganen bekleiden soll.

2.

Unter Bezugnahme auf die Tz. 66 ff. und Tz. 74 ff. der Richtlinien wird das Mitglied des Überwachungsorgans, sofern gemäß § 394 S. 2 AktG für das beteiligungsführende Bundesministerium von Bedeutung, das zuständige Beteiligungsreferat im beteiligungsführenden Bundesministerium frühzeitig über die Sitzungen des […] [Name des Überwachungsorgans] der/des […] [Name des Unternehmens/der Institution] unterrichten. [Für die Konstellation, dass neben dieser Vereinbarung noch eine Vereinbarung nach Anlage 7 mit diesem Mitglied des Überwachungsorgans abgeschlossen wurde, dh es nicht vom beteiligungsführenden, sondern vom entsendenden Bundesministerium entsandt bzw. gewählt wurde, und danach an dieses berichtet: Es besteht keine Pflicht des Mitgliedes des Überwachungsorgans zusätzlich an das beteiligungsführenden Bundesministerium zu berichten, sofern das beteiligungsführende Bundesministerium ebenfalls ein Mitglied in das Überwachungsorgan entsandt hat, das an das beteiligungsführende Bundesministerium berichtet.]

3.

Die Berichtspflicht des Mitglieds des Überwachungsorgans bezieht sich, sofern gemäß § 394 S. 2 AktG für das beteiligungsführende Bundesministerium von Bedeutung, auch auf die vom Unternehmen zur Vorbereitung und Durchführung der Sitzung übermittelten und vorgelegten Unterlagen, vom Mitglied erstellte Berichte, das Sitzungsprotokoll und weitere Unterlagen, insbesondere solche, die das Mitglied des Überwachungsorgans zwischen den Sitzungen in dieser Funktion vom Unternehmen, anderen Mitgliedern des Überwachungsorgans oder sonstigen Stakeholdern des Unternehmens erhalten hat.

4.

Insbesondere wird das Mitglied des Überwachungsorgans sich vor Entscheidungen/Beschlussfassungen des Überwachungsorgans mit dem Beteiligungsreferat abstimmen. Hierzu wird das Mitglied des Überwachungsorgans die vorbereitenden Sitzungsunterlagen dem Beteiligungsreferat unverzüglich nach Eingang zuleiten. Darüber hinaus soll sich das Mitglied des Überwachungsorgans mit weiteren vom Bund oder, sofern zweckmäßig, auch mit von anderen Gebietskörperschaften gewählten oder entsandten Mitgliedern des Überwachungsorgans über eine einheitliche Auffassung verständigen. Bei der Wahrnehmung seines Mandats wird es neben den Gesellschaftsinteressen auch die besonderen Interessen des Bundes berücksichtigen.

5.

Das Mitglied des Überwachungsorgans ist sich darüber bewusst, dass es im Rahmen seiner Tätigkeit als Mitglied in dem o.g. Überwachungsorgan die Möglichkeit von Interessenkonflikten in jedem Einzelfall selbst zu prüfen hat. Es wird das […] [Name des beteiligungsführenden Bundesministeriums] und den […] [Name des Überwachungsorgans] über bei ihm/ihr auftretende Interessenkonflikte unverzüglich informieren. Soweit es einen Interessenkonflikt mit seiner Funktion im Amt für möglich hält, wird es veranlassen, dass die in diesem Zusammenhang erforderlichen Entscheidungen im […] [Name des Dienstherrn des Bediensteten], entsprechend den Vorgaben der Richtlinien (Tz. 125 und 127), von anderen entscheidungsbefugten Personen getroffen werden.

6.

[Variante 1 (Bedienstete oder Bediensteter gehört dem beteiligungsführenden Bundesministerium an): Das Mitglied des Überwachungsorgans ist sich darüber bewusst, dass es auf Veranlassung seines Dienstherrn als Mitglied des […] [Name des Überwachungsorgans] bestellt worden ist und erkennt an, dass es einer möglichen Abberufung bzw. Aufforderung zur Niederlegung des Mandats durch das beteiligungsführende Ressort unverzüglich Folge zu leisten hat.]

[Variante 2 (Bedienstete oder Bediensteter gehört nicht dem beteiligungsführenden Bundesministerium an): Das Mitglied des Überwachungsorgans ist sich darüber bewusst, dass es auf Veranlassung seines Dienstherrn als Mitglied des […] [Name des Überwachungsorgans] bestellt worden ist und erkennt an, dass es einer möglichen, zwischen dem beteiligungsführenden Bundesministerium und dem […] [Name des Dienstherrn des Bediensteten] abgestimmten Abberufung bzw. Aufforderung zur Niederlegung des Mandats unverzüglich Folge zu leisten hat.]

7.

Das Mitglied des Überwachungsorgans bestätigt hiermit, dass ihm die Grundsätze guter Unternehmens- und aktiver Beteiligungsführung im Bereich des Bundes, bestehend aus dem „Public Corporate Governance Kodex des Bundes“ sowie den Richtlinien, ausgehändigt worden sind.

8.

Die gewährte Vergütung für die Übernahme der Tätigkeit im Überwachungsorgan wird veröffentlicht. Zum einen erstellt die/das […] [Name des Unternehmens/der Institution] den jährlichen Corporate Governance Bericht sowie weitere zur Veröffentlichung bestimmte Unternehmensberichte. Zum anderen wird die gewährte Vergütung gegenüber dem beteiligungsführenden Bundesministerium offengelegt. Dies ermöglicht es dem Bund, seinen Auskunfts- und Rechenschaftspflichten gegenüber dem Deutschen Bundestag und gegenüber dem Bundesrechnungshof als auch dem Transparenzinteresse der Öffentlichkeit entsprechen zu können.

Die Offenlegung der gewährten Vergütung erfolgt für das jeweilige Berichtsjahr individualisiert unter Nennung des Namens jedes Mitglieds des Überwachungsorgans und aufgegliedert nach den jeweiligen Vergütungskomponenten. Zu den Vergütungskomponenten gehören – soweit gewährt – neben der Fixvergütung (Grundvergütung) insbesondere auch Aufwandsentschädigungen und sonstige gewährte geldwerte Leistungen.

Das beteiligungsführende Bundesministerium ist insbesondere zu Zwecken der Erteilung von Auskünften und der Erstellung von Berichten gegenüber dem Deutschen Bundestag und dem Bundesrechnungshof sowie zur Erstellung von Rechenschafts- und Transparenzberichten wie beispielsweise dem Beteiligungsbericht des Bundes berechtigt, die hierfür erforderlichen Informationen an das Bundesministerium der Finanzen weiterzugeben.

Detaillierte Informationen zur Datenverarbeitung sind der beigefügten „Information zum Datenschutz nach Art. 13 EU Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)“ zu entnehmen.

9.

Diese Vereinbarung ist für die Dauer des Mandats des Mitglieds des Überwachungsorgans im Überwachungsorgan des […] [Name des Unternehmens/der Institution] abgeschlossen. Die Regelungen dieser Vereinbarung gelten über ihre Beendigung hinaus bis zur Erfüllung der sich aus Ziffer 8 ergebenden Offenlegungspflichten¹.

10.

Sollte eine Bestimmung dieser Vereinbarung ganz oder teilweise nichtig, unwirksam oder undurchsetzbar sein oder werden, wird die Wirksamkeit und Durchsetzbarkeit aller übrigen verbleibenden Bestimmungen davon nicht berührt. Die nichtige, unwirksame oder undurchsetzbare Bestimmung ist, soweit gesetzlich zulässig, als durch diejenige wirksame und durchsetzbare Bestimmung ersetzt anzusehen, die dem mit der nichtigen, unwirksamen oder nicht durchsetzbaren Bestimmung verfolgten wirtschaftlichen Zweck nach Gegenstand, Maß, Zeit, Ort und Geltungsbereich am nächsten kommt. Entsprechendes gilt für die Füllung etwaiger Lücken in dieser Vereinbarung.

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(Ort, Datum)

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(Unterschrift Mitglied Überwachungsorgan)

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(Unterschrift beteiligungsführendes Bundesministerium)