Verwaltungsvorschrift für Zahlungen, Buchführung und Rechnungslegung (§§ 70 bis 71 sowie 75 bis 80 BHO) – VV-ZBR BHO –

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Verwaltungsvorschrift für Zahlungen, Buchführung und Rechnungslegung (§§ 70 bis 71 sowie 75 bis 80 BHO)
– VV-ZBR BHO –

– Stand 6/2025 –

Fundstelle: GMBl. 2025 Nr. 24, S. 470

1: Anordnungen
1.1: Begriff und Anforderungen
1.1.1: Mit einer Anordnung autorisiert eine bewirtschaftende Stelle die Annahme einer Einzahlung, die Leistung einer Auszahlung oder eine anordnungspflichtige Buchung gegenüber einer für Zahlungen oder einer für Buchungen zuständigen Stelle. Die bewirtschaftende Stelle übernimmt mit der Anordnung die Verantwortung für die Ordnungsmäßigkeit der Zahlung oder der Buchung.
1.1.2: Elektronische Anordnungen sind vollständig auf Ordnungsmäßigkeit, entweder teilautomatisiert oder vollautomatisiert, zu prüfen. Eine Anordnung mittels Papierbeleg ist durch mindestens zwei Personen nach Maßgabe der Anlage 3 vollständig auf Ordnungsmäßigkeit zu prüfen. Ausnahmen sind mit Einwilligung des Bundesministeriums der Finanzen möglich.
1.1.3: Für eine Anordnung sind Belege sowie begründende Unterlagen, die den Zweck und den Anlass für die Erstellung einer Anordnung zweifelsfrei erkennen lassen, erforderlich.
1.2: Ordnungsmäßigkeit
Die vollständige Prüfung der Ordnungsmäßigkeit erstreckt sich insgesamt darauf, dass
1.2.1: die in der Anordnung und in den sie begründenden Unterlagen enthaltenen und für die Zahlung und Buchung maßgebenden Angaben vollständig und richtig sind,
1.2.2: die Zahlungspartnerin oder der Zahlungspartner eindeutig identifiziert ist, u. a. um Doppelzahlungen oder Betrug zu vermeiden,
1.2.3: nach den geltenden Vorschriften, insbesondere nach den Grundsätzen der Wirtschaftlichkeit, verfahren worden ist. Hierzu gehört, dass
1.2.3.1: die Lieferung oder Leistung als solche und auch die Art ihrer Ausführung geboten war,
1.2.3.2: die Lieferung oder Leistung entsprechend der zugrunde liegenden Vereinbarung oder Bestellung sachgemäß und vollständig ausgeführt worden ist,
1.2.3.3: Abschlagszahlungen, Vorauszahlungen, Pfändungen und Abtretungen vollständig und richtig berücksichtigt worden sind,
1.2.3.4: die übrigen haushaltsrechtlichen Voraussetzungen für die Zahlung und Buchung (z. B. Mittelverfügbarkeit) vorliegen und
1.2.3.5: die Zahlung nach Rechtsgrund und Höhe richtig ermittelt worden ist.
Die Prüfung der Ordnungsmäßigkeit in teil- oder vollautomatisierten IT-Verfahren erfolgt durch die dazu befugten Personen gemäß Berechtigungskonzept (Nr. 6.2.4) und/oder gemäß den Vorgaben in Anlage 1. Die Prüfung der Ordnungsmäßigkeit ist für Papierbelege durch die dazu befugten Personen durchzuführen (Anlage 3).
1.3: Inhalt der Anordnung
Eine Anordnung muss mindestens enthalten
1.3.1: die Bezeichnung der bewirtschaftenden Stelle,
1.3.2: die Bezeichnung der für Zahlungen zuständigen Stelle,
1.3.3: ein Kennzeichen zur eindeutigen Identifizierung aller mit der Anordnung zusammenhängenden Informationen,
1.3.4: die Zahlungspartnerin oder den Zahlungspartner mit den für den Zahlungsverkehr notwendigen Angaben,
1.3.5: den Betrag mit Währungsbezeichnung,
1.3.6: die Kennzeichnung der Art der Anordnung (z. B. Einzahlung, Auszahlung, Buchung einer Sollstellung),
1.3.7: bei Abschlagszahlungen und deren Abrechnung (Schlusszahlung) ein entsprechendes Kennzeichen,
1.3.8: den Ausführungstag bei Auszahlungen bzw. Fälligkeitstag bei Einzahlungen,
1.3.9: den Verwendungszweck,
1.3.10: die Haushalts- bzw. Buchungsstelle und das Haushaltsjahr,
1.3.11: den eindeutigen Bezug zu den begründenden Unterlagen und
1.3.12: sonstige notwendige Angaben für den Haushaltsvollzug (z. B. Mahnung).
In Krisensituationen gemäß der Richtlinie für die Zivile Alarmplanung (ZAPRL) bzw. des Militärischen Alarmplans kann das Bundesministerium der Finanzen Ausnahmen von Satz 1 zulassen. Soweit nach § 79 Abs. 4 BHO erforderlich, ist das Einvernehmen mit dem Bundesrechnungshof herbeizuführen.
1.4: Änderung oder Stornierung einer Anordnung
Ist eine Anordnung durch die bewirtschaftende Stelle zu ändern oder zu stornieren, ist die sachliche und zeitliche Zuordnung zu der ursprünglichen Anordnung zu gewährleisten.
1.5: Bewirtschaftende Stelle
1.5.1: Einrichtungen des Bundes, die als Kapitel im Bundeshaushalt veranschlagt sind (Kapitelbehörden), sind als bewirtschaftende Stelle in den Haushaltsverfahren des Bundes zuzulassen.
1.5.2: Einrichtungen des Bundes, die nicht Kapitelbehörden sind, sowie Dienststellen der Länder dürfen Bundesmittel bewirtschaften. Eine technische Anbindung an die Haushaltsverfahren des Bundes erhalten sie nur dann, wenn sie die geltenden technischen Voraussetzungen erfüllen. Die bewirtschaftende Stelle hat das Vorliegen der technischen Voraussetzungen nachzuweisen.
1.5.3: In Ausnahmefällen können die obersten Bundesbehörden auch die Zulassung von juristischen Personen als bewirtschaftende Stelle beim Bundesministerium der Finanzen beantragen. Das setzt seitens der juristischen Personen insbesondere voraus: Vorliegen einer Funktion vergleichbar mit einer oder einem Beauftragten für den Haushalt, Nachweis einer ordnungsgemäßen Geschäftsführung sowie das Vorliegen eines Stellenplans bzw. die Zusage, dass nur unbefristet Beschäftigte Bewirtschaftungsaufgaben für den Bundeshaushalt übernehmen.
1.6: Ausgeschlossene Personen
Bei der Wahrnehmung von Aufgaben als bewirtschaftende Stelle sind die jeweils zutreffenden Bestimmungen über ausgeschlossene Personen und die Besorgnis der Befangenheit zu beachten (z. B. Verwaltungsverfahrensgesetz, Zehntes Buch Sozialgesetzbuch, Abgabenordnung).
2: Zahlungen
2.1: Zahlungsarten
2.1.1: Folgende Zahlungsarten sind in der Bundesverwaltung zulässig:
2.1.1.1: Überweisung,
2.1.1.2: Lastschrift,
2.1.1.3: Kartenzahlung,
2.1.1.4: Nutzung von elektronischen Zahlungssystemen oder
2.1.1.5: Aufrechnung.
2.1.2: In begründeten Fällen kann eine für Zahlungen zuständige Stelle Zahlungen durch Übergabe von baren Zahlungsmitteln oder Schecks oder durch Übersendung von Zahlungsanweisungen oder Schecks annehmen oder leisten.
2.1.3: Die Anzahl der möglichen Zahlungsarten ist durch die jeweilige Behörde so weit wie möglich zu begrenzen.
2.1.4: In Krisensituationen gemäß der Richtlinie für die Zivile Alarmplanung (ZAPRL) bzw. des Militärischen Alarmplans kann das Bundesministerium der Finanzen Ausnahmen von Nr. 2.1.1 und Nr. 2.1.2 zulassen.
2.2: Konten bei Kreditinstituten
2.2.1: Konten bei Kreditinstituten dürfen nur für die für Zahlungen zuständigen Stellen und nur mit Einwilligung des Bundesministeriums der Finanzen eingerichtet werden.
2.2.2: Über die Konten bei Kreditinstituten darf nur von mindestens zwei Personen der für Zahlungen zuständigen Stelle gemeinsam verfügt werden. Das Bundesministerium der Finanzen kann Ausnahmen zulassen, wenn besondere Sicherungsmaßnahmen getroffen werden.
2.2.3: Die Guthaben der Konten bei den Kreditinstituten sind gegenüber den Kassen des Bundes gemäß § 79 BHO zum Ende jedes Quartals zu melden. Das Bundesministerium der Finanzen regelt Näheres in den Zahlstellenbestimmungen für die Bundesverwaltung (ZBestB).
2.3: Auszahlungen als Lastschrift
Die zuständige Kasse des Bundes hat für Auszahlungen als Lastschrift auf Veranlassung der bewirtschaftenden Stelle die Einzugsermächtigung (Lastschriftmandat) zu erteilen. Ihr sind die für die ordnungsgemäße Buchung der Zahlung erforderlichen Angaben mitzuteilen.
2.4: Elektronische Zahlungssysteme und Kartenzahlung
Für elektronische Zahlungen sind die einheitlich und zentral vom Bundesministerium der Finanzen bereitgestellten elektronischen Zahlungssysteme zu nutzen. Das Bundesministerium der Finanzen kann Ausnahmen zulassen. Der Einsatz und die Nutzung von Kartenzahlung bedürfen der Einwilligung des Bundesministeriums der Finanzen.
2.5: Gegenleistungen für Einzahlungen
Sofern die Einzahlung nicht gesichert ist (z. B. Basislastschriftverfahren, elektronische Zahlungssysteme, Kartenzahlung, Übergabe von Schecks), darf eine Gegenleistung nur nach Abwägung des Ausfallrisikos erbracht werden.
2.6: Überwachung von Einzahlungen
2.6.1: Die rechtzeitige und vollständige Entrichtung der Einzahlungen ist zu überwachen. Wird eine Einzahlung nicht rechtzeitig oder nicht vollständig entrichtet, so
2.6.1.1: ist die Schuldnerin oder der Schuldner zu mahnen und bei erfolgloser Mahnung die Einziehung des Betrages zu veranlassen,
2.6.1.2: sind die als Verzugsfolgen entstehenden Ansprüche (z. B. Mahngebühren, Verzugszinsen, Säumniszuschläge) unverzüglich zu erheben.
2.6.2: Eine Einzahlung ist eingegangen bei
2.6.2.1: Überweisung oder Lastschrift am Tag der Gut- bzw. Lastschrift auf dem Konto der für Zahlungen zuständigen Stelle,
2.6.2.2: Kartenzahlung oder elektronischen Zahlungssystemen am Tag der Akzeptanz,
2.6.2.3: Aufrechnung an dem Tag, an dem sich die Forderungen erstmalig aufrechenbar gegenüberstehen,
2.6.2.4: Übergabe von baren Zahlungsmitteln oder Schecks am Tag der Übergabe und bei Übersendung von Zahlungsanweisungen oder Schecks am Tag des Posteingangs bei der für Zahlungen zuständigen Stelle, soweit gesetzlich nichts anderes bestimmt ist.
2.7: Einzahlungen bei fehlender Anordnung
Einzahlungen sind auch ohne Anordnung anzunehmen, sofern dem keine Gründe entgegenstehen. Die erforderliche Anordnung ist bei der bewirtschaftenden Stelle unverzüglich anzufordern. Die bewirtschaftende Stelle hat unverzüglich die Annahme der Einzahlung anzuordnen.
3: Für Zahlungen zuständige Stellen
3.1: Allgemeine Bestimmungen
3.1.1: Für Zahlungen zuständige Stellen sind die Kassen des Bundes gemäß § 79 BHO sowie die Zahlstellen des Bundes. Zu den Kassen des Bundes zählen die Bundeskasse und die Zentralkasse. Das Nähere für die Kassen des Bundes regeln die Kassenbestimmungen für die Bundesverwaltung (KBestB). Zu den Zahlstellen zählen auch die Geldstellen. Das Nähere für die Zahlstellen regeln die Zahlstellenbestimmungen für die Bundesverwaltung (ZBestB).
3.1.2: Außerhalb der für Zahlungen zuständigen Stelle dürfen Einzahlungen durch Übergabe von baren Zahlungsmitteln und Schecks sowie mittels Kartenzahlungen nur von Beschäftigten angenommen werden, die hierzu besonders ermächtigt worden sind. Das zuständige Bundesministerium regelt das Nähere mit Einwilligung des Bundesministeriums der Finanzen. Die Ermächtigten haben ihren Dienstausweis mitzuführen und auf Verlangen vorzuzeigen. Das Bundesministerium der Finanzen kann Ausnahmen zulassen.
3.2: Aufgaben der Kassen des Bundes und der Zahlstellen
3.2.1: Die Kassen des Bundes führen den Zahlungsverkehr nach Nr. 2.1.1 für die Bundesverwaltung durch.
3.2.2: Das Bundesministerium der Finanzen kann für bestimmte Zahlungsarten Zahlstellen für die Durchführung des betreffenden Zahlungsverkehrs auf Antrag einrichten.
3.2.3: Eine andere Stelle als eine Kasse des Bundes darf nur durch ein Fachgesetz oder aufgrund eines Fachgesetzes mit Einwilligung des Bundesministeriums der Finanzen mit der Wahrnehmung des unbaren Zahlungsverkehrs für Haushaltsmittel des Bundes beauftragt werden. Das Bundesministerium der Finanzen kann Ausnahmen zulassen.
3.3: Einrichtung und Aufhebung
3.3.1: Die Kassen des Bundes werden vom Bundesministerium der Finanzen eingerichtet und aufgehoben.
3.3.2: Die Einrichtung einer Zahlstelle bedarf der Einwilligung des Bundesministeriums der Finanzen. Das Bundesministerium der Finanzen kann Ausnahmen zulassen. Die Aufhebung einer Zahlstelle ist dem Bundesministerium der Finanzen sowie dem zuständigen Dienstort der Bundeskasse vor Aufhebung mitzuteilen.
3.4: Ermittlung des Tagesabschlusses
Bei Tagesabschluss ist der Unterschiedsbetrag zwischen der Summe aller gebuchten Einzahlungen und Auszahlungen (Sollbestand) und der Summe aus dem Bestand an Bargeld sowie den Beständen auf den Konten bei Kreditinstituten (Istbestand) zu ermitteln.
3.5: Wertgegenstände
3.5.1: Einordnung als Wertgegenstand
Zu verwahrende Wertgegenstände sind Wertpapiere und sonstige Urkunden sowie Kostbarkeiten.
3.5.2: Zuständige Stellen
3.5.2.1: Die bewirtschaftende Stelle ist für die Anordnungen der Einlieferung bzw. Auslieferung von Wertgegenständen gegenüber der Zahlstelle verantwortlich. Die Prüfung, ob ein Gegenstand als Wertgegenstand zu behandeln ist, obliegt der bewirtschaftenden Stelle.
3.5.2.2: Die Zahlstellen sind für die Führung des Bestandsverzeichnisses und Verwahrung der Wertgegenstände zuständig. Das Bundesministerium der Finanzen kann zulassen, dass diese Aufgabe außerhalb von Zahlstellen durchgeführt werden kann.
3.5.3: Anordnungen für Wertgegenstände
Für die Anordnungen der Einlieferung oder Auslieferung von Wertgegenständen gelten abweichend von Nr. 1.3 die folgenden Regelungen in Nr. 3.5.4.
3.5.4: Inhalt der Anordnung
Eine Anordnung über die Einlieferung oder die Auslieferung von Wertgegenständen muss mindestens enthalten
3.5.4.1: die Bezeichnung der bewirtschaftenden Stelle,
3.5.4.2: die Bezeichnung der Stelle, die den Wertgegenstand annehmen oder ausliefern soll,
3.5.4.3: die Kennzeichnung zur eindeutigen Identifizierung aller mit der Anordnung zusammenhängenden Informationen,
3.5.4.4: die Bezeichnung und die Anschrift der einliefernden oder empfangsberechtigten Person,
3.5.4.5: die Bezeichnung und Beschreibung des Wertgegenstandes,
3.5.4.6: die Kennzeichnung der Art der Anordnung (Einlieferung oder Auslieferung),
3.5.4.7: den Tag, bis zu dem der Wertgegenstand einzuliefern oder auszuliefern ist,
3.5.4.8: die Art der Übergabe oder des Versands,
3.5.4.9: im Fall der Einlieferung der Grund für die Einlieferung,
3.5.4.10: den Bezug zu den begründenden Unterlagen.
3.5.5: Bestandsverzeichnis für Wertgegenstände
Die Zahlstelle führt das Bestandsverzeichnis über die Wertgegenstände, dies umfasst den Nachweis der Anordnungen sowie den Nachweis der Einlieferung und Auslieferung von Wertgegenständen und die laufende Erfassung in einem Bestandsverzeichnis. Darüber hinaus sind die Anforderungen an Bestandsverzeichnisse gemäß Nr. 3.2 i. V. m. Anhang 6 der Verwaltungsvorschriften für die Buchführung und die Rechnungslegung über das Vermögen und die Schulden des Bundes (VV-ReVuS) zu beachten.
3.5.6: Vermögensrechtliche Einordnung von Wertgegenständen
Wertgegenstände sind in der Vermögensrechnung des Bundes nachzuweisen, sofern sie die Voraussetzungen nach Nr. 1.3.3 i. V. m. 2.1.1 VV-ReVuS erfüllen.
3.6: Bestellung von Führungskräften im Zahlungsverkehr und Rechnungswesen des Bundes (ZRB)
Die Bestellung der Abteilungsleitung und der stellvertretenden Abteilungsleitung des ZRB erfolgt im Einvernehmen mit dem Bundesministerium der Finanzen.
4: Buchführung und Rechnungslegung
4.1: Allgemeine Bestimmungen
4.1.1: Die Buchführung und die Belegung der Buchungen richten sich nach kameralen Grundsätzen.
4.1.2: Die Kassen des Bundes führen die Bücher der laufenden Buchführung. Die bewirtschaftenden Stellen ordnen die Buchungen vollständig, unverzüglich und richtig gegenüber den Kassen des Bundes an.
4.1.3: Die bewirtschaftenden Stellen haben die revisionssichere und eindeutige Zuordnung zwischen Anordnungen und begründenden Unterlagen sicherzustellen.
4.2: Zwecke der Buchführung
4.2.1: Die Buchführung hat insbesondere den Zweck
4.2.1.1: die einzelnen Maßnahmen bei der Ausführung des Haushaltsplans einschließlich der Anordnungen (Bewirtschaftungsvorgänge) und die Zahlungen geordnet aufzuzeichnen,
4.2.1.2: Grundlagen für die Rechnungslegung zu schaffen,
4.2.1.3: die Steuerung des Haushaltsvollzuges zu unterstützen und
4.2.1.4: Daten für die Haushaltsplanung, für die Kosten- und Leistungsrechnung sowie für das Controlling bereitzustellen.
4.2.2: Werden in IT-Verfahren der bewirtschaftenden Stellen im Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen des Bundes Bewirtschaftungsvorgänge und Zahlungen einzeln aufgezeichnet, so sind diese als Beitrag für die Buchführung, Abschlüsse und die Rechnungslegung an die Haushaltsverfahren des Bundes zu übermittelten. Mit Zustimmung des Bundesministeriums der Finanzen können nur Verdichtungsergebnisse als Beitrag für die Buchführung, Abschlüsse und die Rechnungslegung an die Haushaltsverfahren des Bundes übermittelt werden.
4.3: Bücher der laufenden Buchführung
4.3.1: In den Sachbüchern werden alle buchungspflichtigen Geschäftsfälle der laufenden Buchführung in der vom Bundesministerium der Finanzen vorgeschriebenen sachlichen Ordnung gebucht.
4.3.2: Sachbücher sind
4.3.2.1: das Titelbuch,
4.3.2.2: das Vorschussbuch,
4.3.2.3: das Verwahrungsbuch und
4.3.2.4: das Abrechnungsbuch.
4.3.3: Das Titelbuch und das Abrechnungsbuch sind jahresweise zu führen. Die Abgrenzung nach Haushaltsjahren erfolgt gemäß § 72 BHO. Das Vorschuss- und das Verwahrungsbuch sind jahresübergreifend zu führen.
4.3.4: Für jedes Sachbuch gelten jeweils eigene Bewirtschaftungsregeln sowie eine eigene Nummernsystematik. Für das Titelbuch gelten die Regelungen der VV zu §§ 34 bis 59 BHO, für das Vorschuss- und Verwahrungsbuch gilt die VO/VW-RiB zu § 60 BHO.
4.3.5: Die Zahlungen und Buchungen werden in chronologischer Reihenfolge im Zeitbuch nachgewiesen.
4.4: Buchungen
4.4.1: Die Autorisierung einer Buchung gegenüber einer Kasse des Bundes erfordert entweder eine Anordnung oder eine Anweisung von der bewirtschaftenden Stelle.
4.4.2: Folgende Buchungen sind anordnungspflichtig:
4.4.2.1: Buchung einer Ein- oder Auszahlung,
4.4.2.2: Buchung der Aufrechnung von Forderungen,
4.4.2.3: Buchung einer Änderung, Umbuchung oder Stornierung einer Zahlung,
4.4.2.4: Buchung einer einmaligen Aufhebung der Verfügbarkeitskontrolle,
4.4.2.5: Buchung von Forderungen bzw. Sollstellungen,
4.4.2.6: Buchung der Veränderung von Ansprüchen (§ 59 BHO, AO etc.),
4.4.2.7: Buchung von haushaltsmäßigen Verrechnungen (§ 60 BHO),
4.4.2.8: Buchung der Einlieferung oder Auslieferung von Wertgegenständen,
4.4.2.9: Änderung von zahlungsrelevanten Stammdaten in den Haushaltsverfahren des Bundes.
4.4.3: Die bewirtschaftenden Stellen können alle anderen Buchungen gegenüber der Bundeskasse im Wege einer Anweisung autorisieren. Eine Anweisung kann durch eine Person erteilt werden.
4.4.4: Die Autorisierung der Buchung eingegangener Verpflichtungen richtet sich nach der Richtlinie des Bundesministeriums der Finanzen nach § 71 Abs. 1 Satz 2 BHO und VV Nr. 7 zu § 38 BHO.
4.5: Belege
Ein Beleg ist eine Unterlage in elektronischer Form oder Papierform für den revisionssicheren Nachweis eines Geschäftsfalls oder eines Teils davon in der Buchführung. Belege sind insbesondere
4.5.1: Anordnungen und Anweisungen,
4.5.2: die in einem IT-Verfahren erzeugten Protokolle und Nachweise.
4.6: Jahresabschluss
4.6.1: Zum Jahresabschluss haben die für Zahlungen zuständigen Stellen abzurechnen.
4.6.2: In die Buchführung des Folgejahres sind zu übernehmen
4.6.2.1: die Kassenreste,
4.6.2.2: die noch nicht abgeschlossenen Bewirtschaftungsvorgänge,
4.6.2.3: die nicht ausgeglichenen Verwahrungen und Vorschüsse,
4.6.2.4: die nicht abgerechneten Bestände aus Verstärkungen und Ablieferungen,
4.6.2.5: die Bestände an Kassenmitteln, die nicht für Auszahlungen für den Bund bestimmt sind, und
4.6.2.6: das kassenmäßige Jahresergebnis nach § 82 Nr. 1 Buchstabe c) BHO.
4.6.3: Die Bestände aus Nr. 4.6.2.3 bis Nr. 4.6.2.5 sind nur zu übernehmen, wenn sie nach Haushaltsjahren getrennt nachgewiesen werden.
4.6.4: Das Nähere zur Durchführung des Jahresabschlusses einschließlich der Behandlung von Unrichtigkeiten regelt das Bundesministerium der Finanzen.
4.7: Rechnungslegung
4.7.1: Die Rechnungslegung hat den Zweck, alle Einnahmen und Ausgaben für die Haushaltsrechnung und die Rechnungsprüfung darzustellen.
4.7.2: Rechnungsunterlagen werden aus den abgeschlossenen Büchern und den dazu gehörenden Belegen abgeleitet.
4.7.3: Den Inhalt und die Form von Rechnungsunterlagen sowie ihre Vorlage beim Bundesrechnungshof bestimmt das Bundesministerium der Finanzen im Einvernehmen mit dem Bundesrechnungshof.
5: Aufbewahrungsbestimmungen
5.1: Allgemeine Bestimmungen
5.1.1: Aufbewahrungspflichtig sind die Unterlagen, die zum Verständnis der Buchführung und zur ordnungsmäßigen Rechnungslegung erforderlich sind. Dazu gehören
5.1.1.1: die Bücher der laufenden Buchführung, die in den Kassen des Bundes geführt werden. Werden Vorbücher zu den Büchern der Kassen des Bundes geführt, werden die Buchungen summarisch in die Sachbücher übertragen.
5.1.1.2: bei den bewirtschaftenden Stellen die Belege und begründenden Unterlagen,
5.1.1.3: die Rechnungsunterlagen (Nr. 4.7.2),
5.1.1.4: bei den für Zahlungen zuständigen Stellen die Belege und die übrigen notwendigen Unterlagen.
5.1.2: Die elektronischen Unterlagen oder Unterlagen in Papierform sind gegen Verlust, Beschädigung und den Zugriff Unbefugter gesichert und getrennt nach Haushaltsjahren aufzubewahren. Es muss sichergestellt sein, dass die Haltbarkeit und Lesbarkeit der Unterlagen während der Dauer der Aufbewahrung nicht beeinträchtigt wird. Dies ist in regelmäßigen Zeitabständen zu überprüfen und zu protokollieren. Die Unterlagen sind so aufzubewahren, dass innerhalb einer angemessenen Frist einzelne Unterlagen zur Verfügung stehen. Für die Aufbewahrung von elektronischen Unterlagen sind zusätzlich die Regelungen der Anlage 1 anzuwenden.
5.2: Zuständigkeiten für die Aufbewahrung
5.2.1: Zuständigkeiten der bewirtschaftenden Stellen
Für die ordnungsgemäße Aufbewahrung der Belege und der begründenden Unterlagen sowie der Rechnungsunterlagen sind die bewirtschaftenden Stellen zuständig. Jede Behörde bestimmt, wo die Unterlagen der bewirtschaftenden Stellen aufzubewahren sind. Dies gilt auch für die Unterlagen der bewirtschaftenden Stellen, deren Dienststelle aufgelöst bzw. mit einer anderen bewirtschaftenden Stelle zusammengelegt worden ist. Die oder der Beauftragte für den Haushalt wirkt daraufhin, dass die Unterlagen bestimmungsgemäß aufbewahrt werden.
5.2.2: Zuständigkeiten der für Zahlungen zuständigen Stellen
Für die ordnungsgemäße Aufbewahrung der Bücher sowie der Belege und der übrigen notwendigen Unterlagen sind die für Zahlungen zuständigen Stellen zuständig.
5.3: Beginn der Aufbewahrungsfrist
5.3.1: Die Aufbewahrungsfrist beginnt für die Bücher mit dem Ablauf des Haushaltsjahres, für das sie geführt worden sind. Werden Bücher für mehrere Haushaltsjahre geführt, so beginnt die Aufbewahrungsfrist mit dem Ablauf des Haushaltsjahres, in dem die letzte Eintragung vorgenommen worden ist.
5.3.2: Für die Unterlagen beginnt die Aufbewahrungsfrist mit dem Ablauf des Haushaltsjahres, für das die Unterlagen bestimmt sind und in dem die Zahlung abgeschlossen ist. Für Zahlstellen beginnt die Aufbewahrungsfrist daher mit Ablauf des Haushaltsjahres, in dem die letzte Zahlung ausgeführt worden ist.
5.4: Dauer der Aufbewahrung
5.4.1: Bücher und Rechnungsunterlagen sowie Belege und begründende Unterlagen sind zehn Jahre und die übrigen notwendigen Unterlagen (Nr. 5.1.1.4) ein Jahr aufzubewahren. Längere Aufbewahrungszeiten in anderen Rechts- und Verwaltungsvorschriften bleiben unberührt.
5.4.2: Die Rechnungsunterlagen sind über die für sie geltenden Aufbewahrungszeiten hinaus mindestens bis zur Entlastung nach § 114 BHO aufzubewahren.
5.4.3: Die Fristen für die Aufbewahrung von Bauunterlagen im Zuständigkeitsbereich des Bundes sind im Abschnitt F 4.4 der Richtlinien für die Durchführung der Bauaufgaben des Bundes (RBBau) geregelt. Für die Aufbewahrung der Bauunterlagen sind die bewirtschaftenden Stellen zuständig.
5.4.4: Der Bundesrechnungshof kann in Einzelfällen verlangen, dass die Unterlagen über die für sie geltenden Aufbewahrungszeiten hinaus aufzubewahren sind.
5.4.5: Die für die Aufbewahrung zuständige Stelle hat nach dem Abschluss eines Haushaltsjahres zu veranlassen, dass die Unterlagen, deren Aufbewahrungszeiten abgelaufen sind, ausgesondert werden, wenn nicht andere Rechts- oder Verwaltungsvorschriften oder andere Gründe dem entgegenstehen. Langfristig aufzubewahrende Unterlagen können vor dem Ende der Aufbewahrungsfrist dem zuständigen Archiv übergeben werden, soweit das Archiv die vorgegebene Aufbewahrungsfrist einhält.
5.4.6: Werden Unterlagen mit unterschiedlicher Aufbewahrungsdauer zusammen aufbewahrt, gilt für die Aussonderung die jeweils längste Frist.
5.4.7: Die ausgesonderten Unterlagen sind unter Beachtung der für die Archivierung geltenden Bestimmungen zu vernichten. Dabei ist sicherzustellen, dass die in den Unterlagen enthaltenen Angaben nicht durch unbefugte Dritte zur Kenntnis genommen und nicht missbräuchlich verwendet werden können. Die datenschutzrechtlichen Regelungen sind zu beachten.
5.4.8: Für die Aufbewahrung elektronischer Unterlagen sowie die Umwandlung von Unterlagen in Papierform in elektronische Unterlagen gelten ergänzend die Regelungen der GoBIT (Anlage 1).
6: IT-Verfahren im Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen
6.1: Allgemeine Bestimmungen
6.1.1: Die folgenden Anforderungen für IT-Verfahren setzen auf den entsprechenden Anforderungen für die Informationssicherheit gemäß IT-Grundschutzkatalog des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik auf und regeln zusätzliche Anforderungen für IT-Verfahren zur Sicherstellung der Kassensicherheit. IT-Verfahren in diesem Sinne sind IT-Verfahren mit Geschäftsprozessen für
6.1.1.1: elektronische Anordnungen,
6.1.1.2: Zahlungen,
6.1.1.3: Geldverwaltung und Abrechnung sowie Buchführung,
6.1.1.4: Aufbewahrung von Nachweisen der Buchungen,
6.1.1.5: Abschlüsse (einschließlich Kassen und Zahlstellen) und Rechnungslegung.
6.1.2: Die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung beim Einsatz von IT-Verfahren nach Nr. 6 VV-ZBR BHO (Anlage 1 – GoBIT) und die folgenden allgemeinen Grundsätze bei der Erfassung, Verarbeitung, Ausgabe und Aufbewahrung der buchführungs- und rechnungslegungsrelevanten Daten (Buchungen) sind einzuhalten.
6.1.3: Zuständigkeiten der Behörden
6.1.3.1: Die Bundesbehörde, die das IT-Verfahren entwickelt, entwickeln lässt oder erstmalig beschafft (für die Entwicklung zuständige Stelle) ist zuständig für die Einhaltung der Kassensicherheit des IT-Verfahrens. Dies gilt auch für Leistungen, die Dritte auf Veranlassung der für die Entwicklung zuständigen Stelle erbringen. Das Bundesministerium der Finanzen oder eine von ihm beauftragte Stelle schult und berät die für die Entwicklung zuständige Stelle im Hinblick auf die Einhaltung der Kassensicherheit bei IT-Verfahren. Für den Fall, dass das IT-Verfahren von der für die Entwicklung zuständigen Stelle nicht mehr gepflegt wird, muss eine andere Bundesbehörde diese Aufgaben übernehmen, sofern das IT-Verfahren weiter eingesetzt werden soll.
6.1.3.2: Die Bundesbehörde, die das IT-Verfahren einsetzt (einsetzende Stelle), ist für den ordnungsgemäßen Einsatz des IT-Verfahrens zuständig. Diese ist auch verantwortlich dafür, dass das IT-Verfahren nicht unbefugt gelöscht oder geändert werden kann.
6.1.4: Zuständigkeit der obersten Bundesbehörde
Die obersten Bundesbehörden bestimmen in ihrer Behörde für jedes IT-Verfahren, das in dieser obersten Bundesbehörde, in ihrem Geschäftsbereich bzw. in den Ländern eingesetzt wird, eine verantwortliche Stelle, die für die Einhaltung der rechtlichen Bestimmungen zuständig ist und gegenüber den das IT-Verfahren einsetzenden Stellen weisungsbefugt ist sowie für die Einhaltung der rechtlichen Bestimmungen das Notwendige zu veranlassen hat. Die verantwortliche Stelle hat sicherzustellen, dass die notwendigen Dokumentationen und die Dienstanweisung gemäß Nr. 6.2 für jedes dieser IT-Verfahren vorhanden sind.
6.2: Notwendige Dokumentationen und Dienstanweisung
6.2.1: Allgemeine Bestimmungen
6.2.1.1: Für jedes IT-Verfahren, das Funktionen gemäß Nr. 6.1.1 umfasst, müssen u. a. die Dokumentationen gemäß Nr. 6.2.2, Nr. 6.2.3 und Nr. 6.2.4 sowie eine Dienstanweisung vor Einsatz des IT-Verfahrens erstellt werden.
6.2.1.2: Die Dokumentationen müssen so verständlich sein, dass das IT-Verfahren für sachkundige Dritte in angemessener Zeit nachprüfbar ist. Sie sind auch nach Einwilligung in das IT-Verfahren für Prüfungszwecke vorzuhalten. Die Dokumentationen und Dienstanweisung sind vor Einsatz eines geänderten IT-Verfahrens zu aktualisieren, ggf. neu zu strukturieren. Die Dokumentationen und Dienstanweisung in ihren jeweils aktuellen Fassungen sind in elektronischer Form von der für die Entwicklung zuständigen Stelle den Behörden, die das IT-Verfahren einsetzen, zur Verfügung zu stellen.
6.2.1.3: Änderungen der Dokumentationen müssen historisch nachvollziehbar sein. Dem wird genügt, wenn die Änderungen versioniert sind und eine nachvollziehbare Änderungshistorie vorgehalten wird.
6.2.1.4: Die Aufbewahrungsfrist für die Dokumentationen läuft nicht ab, soweit und solange die Aufbewahrungsfrist für die Belege und Nachweise noch nicht abgelaufen ist, zu deren Verständnis sie erforderlich ist.
6.2.1.5: Für die notwendige Konkretisierung der Dokumentationen und Dienstanweisung ist die einsetzende Stelle zuständig. Wird ein IT-Verfahren von mehreren Bundesbehörden einheitlich eingesetzt, kann von diesen eine für die Konkretisierung der Dokumentationen und Dienstanweisung zuständige Bundesbehörde bestimmt werden.
6.2.2: Verfahrensdokumentation
6.2.2.1: In der übersichtlich gegliederten Verfahrensdokumentation müssen Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse für den Einsatz des IT-Verfahrens vollständig und schlüssig ersichtlich sein. Sie muss die Unterlagen enthalten, die zum Verständnis des IT-Verfahrens, der Bücher und Aufzeichnungen sowie der aufbewahrten Unterlagen notwendig sind.
6.2.2.2: Die Verfahrensdokumentation muss einen Überblick über das gesamte IT-Verfahren verschaffen. Dabei sind mindestens folgende Inhalte darzustellen:
a) Hintergrund, Sinn und Zweck sowie voraussichtliches Buchungsvolumen des IT-Verfahrens,
b) Abgrenzung der Verantwortungsbereiche,
c) Zugriff auf das IT-Verfahren,
d) interne Kontrollen,
e) Prozesse der Datenerfassung, Datenübermittlung und -verarbeitung,
f) Maßnahmen zur Gewährleistung der Revisionsfähigkeit,
g) gegebenenfalls das Stichprobenkontrollverfahren (falls vorhanden) sowie
h) Archivierung und Speicherung aufbewahrungspflichtiger Unterlagen.
6.2.3: Risikoanalyse
6.2.3.1: In einer Risikoanalyse sind die Risiken für die Kassensicherheit und Zuverlässigkeit, Vollständigkeit und Revisionsfähigkeit zu analysieren und elektronisch zu dokumentieren. Dies erfolgt in vier Schritten:
a) Risikoidentifikation,
b) Risikobewertung,
c) Festlegung der Maßnahmen zur Risikovermeidung oder -minderung (Risikosteuerung) und
d) Bewertung der Wirksamkeit der getroffenen Maßnahmen und des verbleibenden Risikos (Risikokontrolle).
6.2.3.2: Für die Kassensicherheit ist die ordnungsmäßige Bearbeitung der Geschäftsfälle sowie die Prävention doloser Handlungen durch Beschäftigte und externe Personen im IT-Verfahren sicherzustellen.
6.2.3.3: Die Einführung und die wesentliche Änderung eines IT-Verfahrens sind nur zulässig, soweit die Risiken gemäß Nr. 6.2.3.1 durch technische und organisatorische Maßnahmen wirksam beherrscht werden können. Ein im Ergebnis der Risikoanalyse festgestelltes Restrisiko ist zu dokumentieren. Nur geringe Restrisiken gemäß Risikoanalyse (Nr. 6.2.5.2 GoBIT) werden akzeptiert.
6.2.4: Ordnungsmäßigkeitskonzept
6.2.4.1: Im Ordnungsmäßigkeitskonzept sind die Einzelheiten zur Abgrenzung der Rollen und Rechte (Berechtigungskonzept) und die nachfolgenden Maßnahmen darzustellen. Es ist konkret zu bestimmen, welche Rollen die einzelnen Geschäftsfälle mit welchen Rechten bearbeiten werden, insbesondere auch im Hinblick auf die Prüfung der Ordnungsmäßigkeit nach Nr. 1.2.
6.2.4.2: Berechtigungskonzept
6.2.4.2.1: Die Rechte der am IT-Verfahren beteiligten Rollen sind festzulegen sowie personell und organisatorisch so gegeneinander abzugrenzen, dass die Personen jeweils nur in einem der Verantwortungsbereiche tätig sind. So ist insbesondere
a) die Verfahrensentwicklung und -pflege von allen Aufgaben des IT-Betriebs,
b) die Erfassung von der Prüfung der erfassten Daten und Dokumente,
c) die Wahrnehmung des Rechts zur Prüfung der Ordnungsmäßigkeit nach Nr. 1.2 von der Prüfung, ob jene von den dazu berechtigten Personen durchgeführt wurde und keine offensichtlich erkennbaren Fehler enthält,
d) die Stammdatenpflege von der Buchung (z. B. Personenkontenbuchführung) und von der Abwicklung des Zahlungsverkehrs zu trennen.
6.2.4.2.2: Die Verwaltung von Berechtigungen, insbesondere die Identität der Personen, die Berechtigungen zuweisen, und der Personen, denen Berechtigungen zugewiesen werden, ist zu dokumentieren. Es muss durch die Dokumentation sichergestellt werden, dass zu jeder Zeit nachvollzogen werden kann, welche Personen, einschließlich Administratoren und andere Systemverwalter, zu welchem Zeitpunkt mit welchen Berechtigungen ausgestattet gewesen sind.
6.2.4.2.3: Ein Zugriff auf die durch das IT-Verfahren zu verarbeitenden produktiven Daten muss für bestimmte Funktionsbereiche, zumindest für Verfahrensentwicklung und -pflege, ausgeschlossen sein.
6.2.4.2.4: Im Berechtigungskonzept sind Berechtigungen im IT-Verfahren vorzusehen, die durch direkte Zuordnung zu einer Person einen ausschließlich lesenden Zugriff auf alle Daten und Systemeinstellungen zu Prüfungszwecken ermöglichen. Deren Zuordnung muss unmittelbar auf Anforderung erfolgen können.
6.2.4.3: Weitere Maßnahmen
Im Ordnungsmäßigkeitskonzept ist darzustellen, ob
6.2.4.3.1: zwei oder mehr Personen maßgeblich an einem einzelnen der in Nr. 6.1.1 genannten Geschäftsfälle zu beteiligen sind,
6.2.4.3.2: nur eine Person den Geschäftsfall bearbeitet,
6.2.4.3.3: ein zufallsbasiertes Stichprobenverfahren Anwendung findet,
6.2.4.3.4: vollautomatisierte Verfahrensabläufe ohne Beteiligung einer Person Anwendung finden,
6.2.4.3.5: zusätzliche Prüfverfahren einzusetzen sind und
6.2.4.3.6: Sicherungsmaßnahmen zu treffen sind.
6.3: Dokumentation der Verantwortung
6.3.1: Für die Berechtigungen für eine Anordnung in einem IT-Verfahren zeichnet die oder der Beauftragte für den Haushalt der einsetzenden Stelle verantwortlich.
6.3.2: Die an einem einzelnen Geschäftsfall nach Nr. 6.1.1 Beteiligten und der Umfang der von ihnen jeweils wahrgenommenen Verantwortung sind programmgesteuert mit Datum und Uhrzeit eindeutig identifizierbar und dauerhaft entsprechend den Vorgaben in Nr. 5.4 zu dokumentieren.
6.4: Einwilligungsverfahren
Sollen IT-Verfahren nach Nr. 6.1.1 eingesetzt werden, so bedarf das der Einwilligung des Bundesministeriums der Finanzen. Das gilt auch bei Änderungen von bereits eingesetzten IT-Verfahren, soweit sich die Änderungen Risiko erhöhend auswirken bzw. die Anordnungsprozesse geändert werden.
6.4.1: Allgemeine Einwilligung
6.4.1.1: Die Einwilligung ist allgemein erteilt, wenn die Vorschriften der Nr. 6.1 bis Nr. 6.3, die GoBIT (Anlage 1) und die Bestimmungen für die Kassensicherheit von IT-Verfahren nach Nr. 6 eingehalten werden und es sich nicht um ein gebietskörperschaftsübergreifend einzusetzendes IT-Verfahren handelt. Die oder der Beauftragte für den Haushalt der einsetzenden Stelle erklärt die Einhaltung der Regelungen der BHO und der zugehörigen Verwaltungsvorschriften gemäß Anlage 2.
6.4.1.2: Die verantwortliche Stelle gemäß Nr. 6.1.4 hat bei IT-Verfahren mit einer allgemein erteilten Einwilligung sicherzustellen, dass die Regelungen der BHO und der zugehörigen Verwaltungsvorschriften eingehalten werden.
6.4.2: Einzeleinwilligung
6.4.2.1: Sollen IT-Verfahren nach Nr. 6.1.1 eingesetzt oder geändert werden, so bedarf dies der Einzeleinwilligung des Bundesministeriums der Finanzen, soweit die Voraussetzungen für die Erteilung einer allgemeine Einwilligung gemäß Nr. 6.4.1.1 nicht vorliegen.
6.4.2.2: Das Antragsverfahren für eine Einzeleinwilligung ist in Anlage 2 geregelt.
7: Übergangsvorschriften
7.1: Übermittlung von einzelnen Bewirtschaftungsvorgängen und Zahlungen
Die Anforderungen in Nr. 4.2.2 Satz 1 sind spätestens ab dem 1. Januar 2029 umzusetzen.
7.2: Aufbewahrungsbestimmungen
Die Frist für die Aufbewahrung von Belegen und begründenden Unterlagen gemäß Nr. 5.4.1 gilt für ab dem 1. Januar 2027 erstellte Belege und begründende Unterlagen. Das Bundesministerium der Finanzen kann Ausnahmen von dieser Vorschrift zulassen.
7.3: Lesender Zugriff
Die Anforderungen in Nr. 6.2.4.2.4 sind spätestens ab dem 1. Januar 2031 umzusetzen.
7.4: In Betrieb befindliche IT-Verfahren
7.4.1: Für die beim Inkrafttreten der Änderungen der VV für Zahlungen, Buchführung und Rechnungslegung in Betrieb befindlichen IT-Verfahren, für die eine Einwilligung des Bundesministeriums der Finanzen vorliegt, bedarf es einer erneuten Einwilligung nach Nr. 6.4 nicht. Davon unberührt bleibt die Regelung in Nr. 6.4 Satz 2.
7.4.2: Wird ein IT-Verfahren gemäß Nr. 7.4.1 geändert, so sind die Dokumentationen und die Dienstanweisungen vor Einsatz des geänderten IT-Verfahrens unter Einhaltung der Vorgaben in Nr. 6.2 zu aktualisieren, ggf. neu zu strukturieren. Wird ein IT-Verfahren gemäß Nr. 7.4.1 nicht geändert, sind die Anforderungen an die notwendigen Dokumentationen und die Dienstanweisung in Nr. 6.2 spätestens ab dem 1. Januar 2031 umzusetzen.

Anlagen (nichtamtliches Verzeichnis)

Anlage 1: Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung beim Einsatz von IT-Verfahren nach Nr. 6 VV-ZBR BHO (GoBIT)

Anlage 2: Bestimmungen für das Einwilligungsverfahren

Anlage 3: Zusätzliche Bestimmungen für Anordnungen mittels Papierbeleg