BMF-IIE4-20250625-SF-A002.htm

Zum Hauptdokument : Verwaltungsvorschrift für Zahlungen, Buchführung und Rechnungslegung (§§ 70 bis 71 sowie 75 bis 80 BHO) – VV-ZBR BHO –

Anlage zur Nr. 6.4 VV-ZBR BHO
(Anlage 2 zur VV-ZBR BHO)
Bestimmungen für das Einwilligungsverfahren

– Stand 6/2025 –

1

Anwendungsbereich

1.1

Allgemein

Diese Bestimmungen regeln die Anforderungen für eine allgemein erteilte Einwilligung gemäß 6.4.1 VV-ZBR BHO und das Antragsverfahren für eine Einzeleinwilligung gemäß 6.4.2 VV-ZBR BHO.

1.2

Einwilligungsvorbehalt für den Einsatz von IT-Verfahren

IT-Verfahren nach Nr. 6.1.1 VV-ZBR BHO dürfen erst nach Einwilligung durch das Bundesministerium der Finanzen im Wirkbetrieb (Verarbeitung von Echtdaten, z. B. auch Pilotbetrieb) eingesetzt werden.

1.3

Entzug des elektronischen Zugangs

Das Bundesministerium der Finanzen kann den elektronischen Zugang für diese IT-Verfahren zu den Haushaltsverfahren des Bundes (HaVdB) entziehen, wenn es Kenntnisse über wesentliche Abweichungen von der bestehenden Einwilligung erhält und diese nicht in einer angemessenen Zeit abgestellt werden.

2

Erklärung und Meldungen bei einer allgemeinen Einwilligung nach Nr. 6.4.1 VV-ZBR BHO

2.1

Allgemeine Bestimmungen

Die Erklärung nach Nr. 2.2 bzw. die Nachmeldungen zu einer Erklärung nach Nr. 2.3 bzw. die Meldung zur Beendigung des Einsatzes eines IT-Verfahrens nach Nr. 2.4 können entweder von der oder dem Beauftragten für den Haushalt (BfdH) der zuständigen obersten Bundesbehörde oder von der oder dem BfdH einer von der obersten Bundesbehörde beauftragten Dienststelle zentral abgegeben werden, wenn das IT-Verfahren in mehreren Dienststellen einheitlich eingesetzt wird.

2.2

Erklärung zum Einsatz des IT-Verfahrens

2.2.1

Die oder der zuständige BfdH der einsetzenden Stelle erklärt mit dem Formular „Erklärung zum Einsatz des IT-Verfahrens“ (Nr. 5) die Aufnahme des Wirkbetriebes für ein IT-Verfahren.

2.2.2

Mit der Erklärung nach Nr. 5 übernimmt die oder der zuständige BfdH die Verantwortung dafür, dass das IT-Verfahren den Anforderungen der Kassensicherheit entspricht und die Regelungen der BHO und zugehörigen Verwaltungsvorschriften vollständig eingehalten werden. Die bzw. der BfdH kann für die bewirtschaftenden Stellen in ihrem bzw. seinem Zuständigkeitsbereich, d.h. der bewirtschafteten Haushaltsmittel, eine Erklärung abgeben.

2.2.3

Nach Abgabe der Erklärung wird für das IT-Verfahren eine Identifikationsnummer Kassensicherheit (Kasi-ID) für einen Zeitraum von maximal fünf Jahren vergeben. Nur mit gültiger Kasi-ID dürfen Daten an die HaVdB eingereicht werden.

2.2.4

Bei Änderungen in einem bereits eingesetzten IT-Verfahren, die

̶ Auswirkungen auf die Buchungs- bzw. Anordnungsdaten haben,

̶ eine neue oder zusätzliche elektronische Schnittstelle zu den HaVdB bzw. zwischen vorgelagerten und einreichenden IT-Verfahren verwenden, oder

̶ der Erledigung von Beanstandungen einer Prüfungsmitteilung des Bundesrechnungshofs dienen

ist eine neue Erklärung gegenüber der Bundeskasse abzugeben. Dies gilt auch für IT-Verfahren, deren letzte Erklärung bereits älter als fünf Jahre ist. Anschließend wird eine neue Kasi-ID erteilt.

2.3

Nachmeldung von bewirtschaftenden Stellen zu einer bestehenden Erklärung

Soll das IT-Verfahren, für das bereits eine Erklärung nach Nr. 2.2 abgegeben wurde, von weiteren bewirtschaftenden Stellen unverändert eingesetzt werden, sind diese mit dem Formular „Nachmeldung“ nach Nr. 6 anzuzeigen. Die Nachmeldung erfolgt entsprechend den Regelungen der Nr. 2.2.

2.4

Meldung zur Beendigung des Einsatzes eines IT-Verfahrens

2.4.1

Die oder der zuständige BfdH teilt dem zuständigen Dienstort der Bundeskasse unverzüglich mit, sobald ein IT-Verfahren, für das eine Erklärung Nr. 2.2 oder eine Nachmeldung nach Nr. 2.3 abgegeben wurde, nicht mehr eingesetzt wird oder von einer oder mehreren bewirtschaftenden Stelle/n, die gemeldet wurden, nicht mehr genutzt wird.

2.4.2

Die Meldung erfolgt durch ein formloses Schreiben unter Bezug auf die Erklärung und/oder Nachmeldung unter Angabe der Bewirtschafternummer(n), der Kasi-ID und des Datums der Beendigung des Wirkbetriebes.

2.5

Allgemeine Einwilligung in die HaVdB

Die Erklärung für die HaVdB erfolgt formlos durch die entwickelnden Stellen im Bundesministerium der Finanzen.

3

Antrag auf Einzeleinwilligung nach Nr. 6.4.2 VV-ZBR BHO

3.1

Allgemeine Bestimmungen

Grundsätzlich sind IT-Verfahren nach Nr. 6 VV-ZBR BHO so zu entwickeln und einzusetzen, dass die Regelungen der BHO und die hierzu erlassenen Verwaltungsvorschriften vollständig beachtet und eingehalten werden. Liegen die Voraussetzungen für die Erteilung einer allgemeine Einwilligung gemäß Nr. 6.4.1.1 VV-ZBR BHO nicht vor, so hat die zuständige Stelle gemäß Nr. 6.1.3.1 VV-ZBR BHO einen Antrag auf Einzeleinwilligung zu stellen. Falls eine einsetzende Stelle ein IT-Verfahren mit höheren Risiken als von der für die Entwicklung zuständigen Stelle vorgesehen war, einsetzen möchte, hat die einsetzende Stelle einen Antrag auf Einzeleinwilligung zu stellen. Siehe hierzu Nr. 6.4.2 VV-ZBR BHO.

3.2

Anforderungen an den Antrag (einschließlich Anlagen)

3.2.1

Der vollständige Antrag auf Einwilligung zum Einsatz des IT-Verfahrens ist mindestens vier Monate vor dem geplanten Wirkbetrieb zu stellen.

3.2.2

Der Antrag ist von der gemäß Nr. 3.1 zuständigen Stelle zu erstellen und an die zuständige oberste Bundesbehörde zu senden (siehe Nr. 2.1 GoBIT). Die verantwortliche Stelle gemäß Nr. 6.1.4 VV-ZBR BHO in der obersten Bundesbehörde entscheidet oder wirkt auf die Entscheidung über den Einsatz des IT-Verfahrens einschließlich der damit verbundenen Risiken hin. Die oder der zuständige BfdH ist in die Entscheidung der Behörde gemäß Nr. 3.3.2 VV zu § 9 BHO einzubinden und prüft den Antrag insbesondere auf Vollständigkeit. Bei einem positiven Votum der obersten Bundesbehörde leitet die oder der BfdH den Antrag an das Bundesministerium der Finanzen weiter. Mit dem Antrag sind die Verfahrensdokumentation (nach Nr. 6.2.2 VV-ZBR BHO), die Risikoanalyse (nach Nr. 6.2.3 VV-ZBR BHO) und das Ordnungsmäßigkeitskonzept (nach Nr. 6.2.4 VV-ZBR BHO) vorzulegen. Weitere Unterlagen, wie z. B. die Dienstanweisung, sind auf Anforderung zeitnah nachzureichen.

3.2.3

Der Antrag muss in sich schlüssig sein und ist kurz und knapp zu halten. Bei Verweisen auf Anlagen (die sich nicht auf die grundsätzlich beizufügenden Unterlagen beziehen, siehe Nr. 3.2.2 Satz 5) sind nur die entsprechenden Auszüge zu übersenden. Die als Anlage beigefügten Auszüge sind eindeutig zu bezeichnen.

3.2.4

Im Antrag sind ausschließlich die Begriffe der BHO und der hierzu erlassenen Verwaltungsvorschriften zu verwenden. Falls z. B. in der Verfahrensdokumentation andere Begriffe verwendet werden, sind diese bzw. der relevante Sachverhalt im Antrag selbst ausreichend zu beschreiben ohne auf weitere Dokumente zu verweisen.

3.2.5

Die Dokumente des Antrages müssen ohne weitere Formatierung eindeutig bezeichnet und lesbar sein.

3.3

Inhalt des Antrags

3.3.1

Im Antrag ist jede Ausnahme zur VV-ZBR BHO und/oder der GoBIT einzeln zu benennen und zu begründen. Es ist für jede beantragte Ausnahme abschließend darzulegen, wie die Verfahrens- und Kassensicherheit auf andere Art und Weise gewährleistet wird. Hierbei ist nur zu beschreiben, was konkret und verbindlich geregelt wird/ist (unter Verweis auf die konkrete Stelle im betreffenden Dokument, z. B. Risikoanalyse).

3.3.2

Es dürfen nur interne Regelungen für das Einwilligungsverfahren herangezogen werden, die vor Inbetriebnahme des IT-Verfahrens freigegeben werden. Diese dürfen keine zusätzlichen Abweichungen zur BHO und den hierzu erlassenen Verwaltungsvorschriften enthalten.

4

Gültigkeitsdauer der Einwilligung

4.1

Allgemeine Einwilligung gemäß Nr. 6.4.1 VV-ZBR BHO

Sobald die Voraussetzungen für eine allgemeine Einwilligung gemäß Nr. 6.4.1 VV-ZBR BHO nicht mehr vorliegen, verliert eine bereits abgegebene Erklärung gemäß Nr. 2.2 ihre Gültigkeit. Dies gilt auch, wenn der Bundesrechnungshof in einer Prüfungsmitteilung Mängel bei der Einhaltung der VV-ZBR BHO und/oder der GoBIT festgestellt hat und diese nicht unverzüglich abgestellt werden.

4.2

Einzeleinwilligung nach Nr. 6.4.2 VV-ZBR BHO

Die Einzeleinwilligung nach Nr. 6.4.2 VV-ZBR BHO gilt unter der Voraussetzung, dass das IT-Verfahren entsprechend dem Antrag eingesetzt wird. Nach Einwilligung wird eine Kasi-ID vergeben. Nur mit gültiger Kasi-ID dürfen Daten an die HaVdB eingereicht werden.

5

Erklärung

6

Nachmeldung