Richtlinie zur Auszahlung von Bundesmitteln an Zuwendungsempfänger und an Bundesmittel verwaltende Stellen außerhalb der Bundesverwaltung im Abrufverfahren (Abrufrichtlinie)

E-VSF: H 08 10

Richtlinie
zur Auszahlung von Bundesmitteln an
Zuwendungsempfänger und an
Bundesmittel verwaltende Stellen außerhalb der Bundesverwaltung im Abrufverfahren

(Abrufrichtlinie)

(01/18)
geändert durch RdSchr. vom 18.07.2022 (GMBl. 2022 Nr. 33, S. 742)

Rundschreiben zur Neufassung der Abrufrichtlinie

Änderung 09/15: Aktualisierung der HKR-Vordrucke M03 in der Anlage 3

Änderung 01/18: II A 2 - H 2074/09/10007 :004 (2017/1054895)

Änderung 07/22: II A 3 - H 1012-6/21/10003 :003 (2022/0730889)

Inhaltsverzeichnis:

Anlagen

Abkürzungsverzeichnis

1.

Zulassung des Zuwendungsempfängers zum Abrufverfahren

1.1

Grundsatz

Zuwendungsempfänger sollen nach Maßgabe dieser Richtlinie ermächtigt werden, Bundesmittel, die unregelmäßig oder in wechselnder Höhe benötigt werden, selbstständig abzurufen. Im Falle der Ermächtigung sind die „Besonderen Nebenbestimmungen für den Abruf von Zuwendungen (BNBest-Abruf)“ (Anlage 3) zum Bestandteil des Zuwendungsbescheides (VV Nr. 7.2 Satz 2 zu § 44 BHO) zu machen.

1.2

Zulassung durch die zuständige oberste Bundesbehörde

(1) Der Zuwendungsempfänger ist grundsätzlich durch die zuständige oberste Bundesbehörde zu ermächtigen, die ihm bewilligten Zuwendungen bei Bedarf abzurufen (Abrufverfahren), soweit der jährliche Zuwendungsbetrag über 500.000 Euro liegt oder es sich nicht um eine einmalige Auszahlung der Zuwendung handelt. Die zuständige oberste Bundesbehörde kann im Einzelfall Zuwendungsempfänger vom Abrufverfahren ausschließen, wenn besondere Gründe dies rechtfertigen oder durch den selbständigen Geldabruf dem Bund Nachteile entstehen könnten. Die Gründe zum Ausschluss am Abrufverfahren müssen in einem schriftlichen Prüfungsvermerk dargelegt werden.

(2) Die Zulassung des Zuwendungsempfängers zum Abrufverfahren ist der Stelle, die die Mittel für die Zuwendungen bewirtschaftet, schriftlich mitzuteilen. Dabei sind mindestens folgende Angaben notwendig:

-

Titel- oder Buchungskonto, das ein Selbstbewirtschaftungskonto (SB-Konto) oder in begründeten Ausnahmefällen auch ein vom Bundesministerium der Finanzen zugelassenes Vorschuss- oder Verwahrungskonto sein kann, aus dem die Zuwendung abgerufen werden soll,

-

Anschrift und Telefonnummer des Zuwendungsempfängers und

-

Kontoverbindung mit IBAN und BIC des Zuwendungsempfängers.

(3) Die Stelle, die die Mittel für die Zuwendungen bewirtschaftet (Titelverwalter) ist über Änderungen in Bezug auf den Zuwendungsempfänger zu unterrichten.

1.3

Mitteilungspflicht des Titelverwalters

(1) Über die Zulassung des Zuwendungsempfängers zum Abrufverfahren und über Änderungen in Bezug auf einen zugelassenen Zuwendungsempfänger ist das Zentrale Finanzwesen des Bundes (ZFB) schriftlich zu unterrichten. Bei der Unterrichtung über die Zulassung sind folgende Angaben notwendig:

-

Titel- oder SB-Konto und das Objektkonto, aus dem die Zuwendung abgerufen werden soll,

-

Bewirtschafternummer,

-

Anschrift und Telefonnummer des Zuwendungsempfängers sowie

-

Kontoverbindung mit IBAN und BIC des Zuwendungsempfängers.

(2) Bei Änderungsmitteilungen sind nur die Angaben notwendig, bei denen sich eine Änderung ergeben hat.

1.4

Aufgaben des ZFB nach der Unterrichtung durch den Titelverwalter

(1) Das ZFB unterrichtet den zuständigen Dienstort der Bundeskasse über die Aufnahme des Zuwendungsempfängers in das Abrufverfahren sowie über Änderungen in Bezug auf einen zugelassenen Zuwendungsempfänger (Nr. 1.3) und teilt dies dem Bewirtschafter mit. Außerdem führt das ZFB ein Verzeichnis der zugelassenen Abrufermächtigten mit folgenden Angaben:

-

Name, Anschrift und Telefonnummer des Abrufermächtigten,

-

Kontoverbindung des Abrufermächtigten mit IBAN und BIC,

-

Name des Titelverwalters mit Anschrift und Bewirtschafternummer,

-

Titel- oder SB-Konto und das Objektkonto, aus dem die Zuwendung geleistet werden soll,

-

zuständiger Dienstort der Bundeskasse und

-

Angabe, ob es sich um einen unmittelbaren oder mittelbaren Abruf handelt.

(2) Eine Kopie des Verzeichnisses wird dem Bundesministerium der Finanzen, Referat II A 2, zum 30. April jedes Jahres zur Verfügung gestellt.

2.

Abwicklung der Abrufe von Zuwendungsempfängern

Auf die Abwicklung der Abrufe sind die VerfRiB-MV/TV-HKR anzuwenden. Die Bundesmittel können unmittelbar oder mittelbar über eine Bundeskasse abgerufen werden.

2.1

Unmittelbarer Abruf der Bundesmittel bei den Bundeskassen

Der Zuwendungsempfänger kann Zuwendungen nur in Höhe der zugewiesenen oder eingezahlten Mittel auf die in der Anordnung zur Leistung von Auszahlungen im Abrufverfahren genannte Kontoverbindung abrufen. Reichen die zugewiesenen oder eingezahlten Mittel für den Abruf nicht aus oder stimmt die Kontoverbindung auf dem Auszahlungsbeleg des Zuwendungsempfängers nicht mit der in der Anordnung zur Leistung von Auszahlungen im Abrufverfahren genannten Kontoverbindung überein, wird der gesamte Abrufbetrag nicht ausgezahlt.

2.1.1

Aufgaben des Titelverwalters

2.1.1.1

Allgemeines

(1) Der von der obersten Bundesbehörde bestimmte Titelverwalter hat unter seiner Bewirtschafternummer im HKR-Verfahren Objektkonten mit der Bezeichnung „Abrufkonto und dem Namen des Zuwendungsempfängers bzw. Abrufzweck“ einzurichten, aus denen die Zuwendungen geleistet werden sollen (Abrufkonto). Die Abrufkonten werden bei Titel- oder SB-Konten eingerichtet. Für die Buchung von Verpflichtungen sind gesonderte zusätzliche Objektkonten bei dem Titelkonto mit der Bezeichnung „Abrufkonto VE“ einzurichten. In begründeten Ausnahmefällen kann BMF auch ein Vorschuss- oder Verwahrungskonto als Abrufkonto zulassen. Der Titelverwalter teilt dem Zuwendungsempfänger die Bewirtschafternummer, das jeweilige Titel- oder SB-Konto und das jeweilige Objektkonto (Abrufkonto) mit.

(2) Auf die für den Abruf vorgesehenen Objektkonten dürfen nur die Auszahlungen und ggf. die im Zusammenhang stehenden Einzahlungen (z. B. Rückzahlungen) gebucht werden. Zuweisungen und Rückrufe auf/aus Titelkonten sind ausschließlich mit den HKR-Vordrucken F35/F35A oder über die elektronische Schnittstelle F15z (Satzkennung 8, Feld 18) zu buchen. Zuweisungen und Rückrufe auf/aus SB-Konten erfolgen per Verrechnung.

(3) Der Titelverwalter überwacht im HKR-Verfahren die Auszahlungen im Abrufverfahren und prüft, ob der Zuwendungsempfänger die Abrufbeträge bedarfsgerecht, das heißt erst am Tage des Bedarfs und nur insoweit abgerufen hat, als sie für fällige Zahlungen benötigt wurden.

(4) Werden die BNBest-Abruf vom Zuwendungsempfänger nicht beachtet, ist die zuständige oberste Bundesbehörde vom Titelverwalter unverzüglich um weitere Veranlassung zu bitten.

2.1.1.2

Erstmalige Anordnung der bewilligten Zuwendung

Nach der Zulassung des Zuwendungsempfängers zum Abrufverfahren sowie jeweils zum Beginn eines Haushaltsjahres ordnet der Titelverwalter bei der Bundeskasse die für das Haushaltsjahr bewilligten Zuwendungen ganz oder teilweise an (HKR-Vordruck F35). Für jedes Abrufkonto ist eine Anordnung zu erstellen.

2.1.1.3

Anordnung weiterer bewilligter Zuwendungen

Werden dem Zuwendungsempfänger weitere Zuwendungen für das laufende Haushaltsjahr bewilligt, sind sie ebenfalls unverzüglich mit HKR-Vordruck F35 anzuordnen. Nr. 2.1.1.2. ist zu beachten.

2.1.1.4

Rückzahlung von Zuwendungen

Rückzahlungen von ausgezahlten Zuwendungen durch Zuwendungsempfänger im laufenden Haushaltsjahr sind mit HKR-Vordruck F22 zu Gunsten des Abrufkontos zur Annahme anzuordnen.

2.1.1.5

Übertragung von Beträgen auf Vorschuss- oder Verwahrungskonten und SB-Konten

(1) Beträge, die auf Vorschuss- oder Verwahrungskonten oder SB-Konten gebucht worden sind, werden automatisch in das nächste Haushaltsjahr übertragen, sofern keine Aufhebung des Abrufverfahrens mit dem HKR-Vordruck F35A angeordnet worden ist.

(2) Beträge, die ins nächste Haushaltsjahr übertragen worden sind, können vom Zuwendungsempfänger nur dann abgerufen werden, wenn der Bundeskasse für das neue Haushaltsjahr eine Anordnung vorliegt (siehe C der Erläuterungen und Ausfüllhinweise zu HKR-Vordruck F35). Eine Anordnung ist auch dann notwendig, wenn für das neue Haushaltsjahr neben den übertragenen Beträgen keine weiteren Mittel für den Zuwendungsempfänger vorgesehen sind.

(3) Sollen in den Fällen des Absatzes 2 bereits Auszahlungen vor dem Übertrag der Bestände ins neue Haushaltsjahr geleistet werden, prüft die Bundeskasse, ob der Bestand der Vorschuss- oder Verwahrungskonten oder SB-Konten des alten Haushaltsjahres für eine Auszahlung ausreichend ist.

2.1.1.6

Mitteilungspflicht von Änderungen

Der Titelverwalter unterrichtet das ZFB und die Bundeskasse über Änderungen, insbesondere der Adresse und der Kontoverbindung des Zuwendungsempfängers. Die Änderung der Kontoverbindung ist gegenüber der Bundeskasse zusätzlich mit HKR-Vordruck F35 anzuordnen.

2.1.2

Aufgaben der Bundeskasse

2.1.2.1

Prüfung der Anordnung zur Leistung von Auszahlungen im Abrufverfahren
(HKR-Vordruck F35)

Die Bundeskasse prüft die Anordnung zur Leistung von Auszahlungen auf Buchungsreife. Stimmt die eingetragene Kontoverbindung mit der Kontoverbindung, die das ZFB mitgeteilt hat, nicht überein, unterrichtet sie unverzüglich den Titelverwalter.

2.1.2.2

Führen eines Belegheftes

Für jeden Abrufermächtigten führt die Bundeskasse ein Belegheft. In diesem Belegheft werden die Anordnung(en) mittels HKR-Vordruck F35 bzw. die entsprechenden Ausdrucke der Anordnungen der elektronischen Schnittstelle F15z sowie die von den Zuwendungsempfängern übersandten Auszahlungsbelege (HKR-Vordruck M03) in zeitlicher Reihenfolge abgelegt. Dabei sind die Auszahlungsbelege jeweils hinter die Anordnung zu sortieren.

2.1.2.3

Abruf durch den Zuwendungsempfänger

(1) Die vom Zuwendungsempfänger der Bundeskasse bis 15:00 Uhr übersandten Auszahlungsbelege im Abrufverfahren werden, sofern kein späteres Fälligkeitsdatum eingetragen ist, für den nächsten Tag ausgeführt. Das Bundesministerium der Finanzen kann etwas anderes bestimmen.

(2) Auszahlungsbelege können auch per Telefax oder E-Mail übermittelt werden.

(3) Die Bundeskasse prüft vor jeder Auszahlung, ob genügend Mittel für den Abruf vorhanden sind und die Kontoverbindung auf dem Auszahlungsbeleg mit der in der Anordnung genannten Kontoverbindung übereinstimmt.

(4) Reichen die Mittel oder die Einzahlungen für den Abruf nicht aus, kann keine Auszahlung erfolgen. Die Bundeskasse unterrichtet unverzüglich den Titelverwalter.

(5) Stimmt die vom ZFB mitgeteilte Kontoverbindung mit der im Auszahlungsbeleg angegebenen Kontoverbindung nicht überein, kann keine Auszahlung erfolgen. Die Bundeskasse unterrichtet unverzüglich den Zuwendungsempfänger und den Titelverwalter.

2.1.2.4

Sonstige Änderungen

Teilt der Zuwendungsempfänger Änderungen, insbesondere bei seiner Kontoverbindung mit, unterrichtet die Bundeskasse unverzüglich das Kompetenzzentrum für das Kassen- und Rechnungswesen des Bundes und den Titelverwalter.

2.2

Mittelbarer Abruf der Bundesmittel bei der Bundeskasse

Mit Einwilligung des Bundesministeriums der Finanzen dürfen Zuwendungsempfänger Zuwendungen auch über ein anderes automatisiertes Verfahren im Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen des Bundes nach Nr. 1.2 der Anlage zur VV Nr. 6.1 ZBR BHO (Anlage 1 zur VV-ZBR BHO) Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung bei Einsatz automatisierter Verfahren im Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen des Bundes (GoBIT-HKR) abrufen. Die Nr. 1 der Besonderen Nebenbestimmungen für den Abruf von Zuwendungen ist mindestens anzuwenden. Die weiteren Einzelheiten werden vom Bundesministerium der Finanzen in besonderen Nebenbestimmungen, die zum Bestandteil des Zuwendungsbescheides zu machen sind, geregelt. Das Bundesministerium der Finanzen hat das Einvernehmen mit dem Bundesrechnungshof herbeizuführen.

3.

Aufhebung der Abrufermächtigung

3.1

Aufhebung durch die oberste Bundesbehörde

Die Abrufermächtigung ist von der obersten Bundesbehörde aufzuheben, wenn der Zuwendungsempfänger keine Zuwendungen mehr erhält. Über die Aufhebung der Abrufermächtigung sind der zuständige Titelverwalter und die Bundeskasse schriftlich zu unterrichten.

3.2

Anordnung zur Aufhebung der Abrufermächtigung durch den Titelverwalter

(1) Der Titelverwalter hat gegenüber der Bundeskasse die Aufhebung der Abrufermächtigung ausschließlich mit dem HKR-Vordruck F35A anzuordnen, wenn die Abrufermächtigung insgesamt oder für Teilbeträge im laufenden Haushaltsjahr aufgehoben wurde. Die Anordnung zur Aufhebung der Abrufermächtigung bewirkt, dass die Mittel zurückgerufen werden.

(2) Erfolgte die Auszahlung im Abrufverfahren aus einem Vorschuss- oder Verwahrungskonto oder SB-Konto, wird der angeordnete Betrag auf die ursprüngliche Haushaltsstelle zur Verrechnung ausgezahlt.

(3) Die Aufhebung braucht nicht angeordnet zu werden, wenn der Zuwendungsempfänger erst im neuen Haushaltsjahr keine Zuwendungen mehr erhält.

3.3

Aufgaben der Bundeskasse und des ZFB nach der Aufhebung der Abrufermächtigung

(1) Die Bundeskasse unterrichtet unverzüglich das ZFB über die Aufhebung der Abrufermächtigung. Nach Aufhebung der Abrufermächtigung durch die oberste Bundesbehörde führt die Bundeskasse keine Auszahlungsbelege des Zuwendungsempfängers mehr aus, unabhängig davon, ob eine Anordnung des Titelverwalters vorliegt.

(2) Das ZFB streicht den bisher zugelassenen Abrufermächtigten aus dem Verzeichnis der zugelassenen Abrufermächtigten.

4.

Anwendung der Abrufrichtlinie auf Bundesmittel verwaltende Stellen außerhalb der Bundesverwaltung

Die Abrufrichtlinie und die BNBest-Abruf sind entsprechend auf die Auszahlung von Bundesmitteln an Bundesmittel verwaltende Stellen außerhalb der Bundesverwaltung (§ 44 Abs. 2 BHO) anzuwenden.

5.

Schlussbestimmungen

5.1

Ausnahmeregelung

Das Bundesministerium der Finanzen kann in begründeten Einzelfällen Abweichungen von der vorstehenden Abrufrichtlinie zulassen und andere Einrichtungen an das Abrufverfahren anschließen.

5.2

Inkrafttreten

Diese Abrufrichtlinie tritt am Tage nach ihrer Veröffentlichung im GMBl in Kraft und ersetzt die Abrufrichtlinie mit Stand 01/18, die mit Rundschreiben vom 21. Dezember 2017 - II A 2 - H 2074/09/10007 :004 (2017/1054895) - GMBl 2018, S. 4 - veröffentlicht wurde.

Anlagen (nichtamtliches Verzeichnis)

Anlage 1: Ausfüllhinweise zu der Anordnung zur Leistung von Auszahlungen im Abrufverfahren (HKR-Vordruck F35)

Anlage 2: Ausfüllhinweise zu der Anordnung zur Aufhebung der Abrufermächtigung (HKR-Vordruck F35A)

Anlage 3: Besondere Nebenbestimmungen für den Abruf von Zuwendungen (BNBest-Abruf)

Anlage 4: Rundschreiben des BMF vom 21.12.2017