Richtlinien zur Personalaktenführung des Bundes

Richtlinien zur Personalaktenführung des Bundes

vom 30. August 2024

1. Allgemeines

2. Grundsätze der Personalaktenführung

3. Gliederung der Personalakte

4. Zugang zur Personalakte (§ 107 BBG)

5. Auskunfts- und Einsichtsrecht (§ 110 BBG)

6. Auftragsverarbeitung und Übertragung von Aufgaben (§§ 111a und 111b BBG)

7. Entfernung von Unterlagen (§ 112 BBG)

8. Aufbewahrungsfristen (§ 113 BBG)

9. Spezialgesetzliche Tilgungsregelungen (Disziplinarvorgänge)

10. Automatisierte Verarbeitung von Personalaktendaten (§ 114 BBG)

11. Weitergabe von Personalakten

12. Akten im Verfahren zum betrieblichen Eingliederungsmanagement (BEM-Verfahren)

13. Elektronische Personalakte

14. Regelungen für Tarifbeschäftigte

15. Abgabe an das Bundesarchiv

Anlagen

1. Allgemeines

Für jede Beamtin und jeden Beamten ist eine Personalakte zu führen, § 106 Absatz 1 Satz 1 BBG. Eine gleichlautende Vorschrift gibt es für Tarifbeschäftigte nicht. Aufgrund dieser Regelungslücke, einer vergleichbaren Interessenlage und der Zweckmäßigkeit des Führens von Personalakten wird die Führung einer Personalakte in entsprechender Anwendung der §§ 106 ff. BBG auch im Tarifbereich empfohlen (s. Ausführungen dazu unter Nr. 14).

Die Personalakte soll einen vollständigen Überblick über die Entwicklung des Dienstverhältnisses im Einzelnen geben. Dadurch ist es möglich, Erkenntnisse für die Personalplanung und den Personaleinsatz zu gewinnen. Die Personalaktenführung während der aktiven Dienstzeit ist auch für die spätere Versorgungsfestsetzung bzw. Altersgeldfestsetzung von großer Bedeutung. Die Festsetzung der Leistungen nach dem Beamtenversorgungsgesetz erfolgt in der Regel von Amts wegen mit Eintritt bzw. Versetzung in den Ruhestand bzw. bei einem Anspruch auf Altersgeld nach Entlassung anhand der in der Personalakte vorhandenen Unterlagen und Nachweise. Erforderliche Unterlagen, die zu diesem Zeitpunkt nicht in der Personalakte abgelegt sind, sind in der Regel aufgrund des Zeitablaufs nur schwer nachträglich zu beschaffen oder können zum Teil gar nicht mehr vorgelegt und somit ggfs. nicht versorgungs- bzw. altersgeldrechtlich berücksichtigt werden.

Eine Personalakte beinhaltet sensible und personenbezogene Daten. Sie ist deshalb vertraulich zu behandeln und durch technische und organisatorische Maßnahmen vor unbefugter Einsichtnahme zu schützen. Deshalb besteht für alle Beschäftigten, die Umgang mit Personalaktendaten haben, die Pflicht zur Verschwiegenheit.

Die Personalakte kann als Papierakte, als elektronische Akte oder in einer Mischform als Hybridakte geführt werden. Wird die Akte als Hybridakte, also teilweise als Papierakte und teilweise als elektronische Akte geführt, darf keine Doppelung der Unterlagen vorliegen. D. h. die Papierdokumente dürfen nicht im elektronischen Teil vorkommen, die elektronischen Teile der Akte nicht zusätzlich als Teile der Papierakte. Wird die Personalakte in einer solchen Mischform geführt (weder vollständig als Papierakte noch vollständig elektronisch), so muss sich aus dem Inhaltsverzeichnis ergeben, welche Teile der Personalakte in welcher Form geführt werden (§ 106 Absatz 2 Satz 5 BBG).

Vorgesetzte dürfen keine eigenen Akten über die Beschäftigten führen. Für Notizen, die Vorgesetzte sich im Rahmen ihrer Führungsaufgaben machen, gilt Folgendes:

Zulässig sind personenbezogene Notizen, die für die organisatorische und personelle Führung der Arbeitseinheit erforderlich sind, z. B. zu erteilten Arbeitsaufträgen und Terminvorgaben. Notizen im Hinblick auf bevorstehende Personalgespräche oder für künftige Beurteilungen sind in engen Grenzen zulässig, soweit sie dafür zur Gedächtnisstütze über Sachverhalte (objektive Tatsachen, Fakten) erforderlich sind.

Diese Notizen sind wie die Personalakte selbst streng vertraulich zu behandeln, vor unbefugter Einsichtnahme zu schützen und umgehend zu vernichten, sobald ihr Zweck entfallen ist. Dementsprechend kommt eine Weitergabe z. B. an eine nachfolgende Person in der Funktion nicht in Betracht.

Ausnahmsweise können Notizen, die z. B. in einem Beurteilungsverfahren ausdrücklich für die Zweitbeurteilung erstellt wurden, an die beurteilende Person übermittelt werden. Fließen sie in die Beurteilung ein, ist zu prüfen, ob die „Notiz“ zur Personalakte zu nehmen ist.

1.1 Beglaubigung

Kopien und Abschriften von Dokumenten für die Personalakte, die anspruchsbegründenden Charakter haben, müssen beglaubigt sein. Die Beglaubigung kann durch die personalverwaltende Stelle vorgenommen werden.

Urkunden sind grundsätzlich nicht im Original zur Personalakte zu nehmen.

1.2 Schwärzungen

Enthalten Dokumente, die zur Personalakte verfügt werden, Namen oder sonstige persönliche Angaben von Dritten, sind diese unkenntlich zu machen, soweit sie nicht rechtlich zulässig oder erforderlich sind. Die Angaben werden geschwärzt, bei Papierdokumenten wird das geschwärzte Dokument kopiert und diese Kopie zu den Personalakten genommen. Die restlichen Unterlagen sind zu vernichten. Bei elektronischen Dokumenten muss sichergestellt sein, dass Schwärzungen keine technisch verarbeitbaren Rückstände in den Dateien hinterlassen.

1.3 Paginierung/Nummerierung

Eine Paginierung/Nummerierung ist nicht zwingend, wird aber empfohlen, sofern die Personalakte als Papierakte geführt wird (fälschungssicher). Zwingend ist die Paginierung/Nummerierung bei einer Weitergabe der Personalakten in Papierform oder bei der Weitergabe von Exporten als paginierte PDF-Datei (siehe Nr. 11).

Ist die Personalakte paginiert/nummeriert, müssen die entnommenen Dokumente durch eine Leerseite ersetzt werden, die die konkret entfernten Nummerierungen aufführt. Die Entnahme darf nur von der zuständigen Bearbeiterin oder dem zuständigen Bearbeiter für Personalangelegenheiten vorgenommen werden.

2. Grundsätze der Personalaktenführung

2.1 Grundsatz der Zweckbindung/Zulässigkeit

In die Personalakte dürfen nur Unterlagen verfügt werden, die die Beamtin oder den Beamten betreffen, soweit sie mit ihrem oder seinem Dienstverhältnis in einem unmittelbaren inneren Zusammenhang stehen (§ 106 Absatz 1 Satz 4 BBG). Zudem dürfen sich in der Personalakte für spätere Versorgungs- bzw. Altersgeldfestsetzungen auch die hierfür erforderlichen Daten von Dritten (z. B. Ehepartner, Kinder und geschiedene Ehepartner) befinden, die einen Anspruch auf beamtenversorgungs- bzw. altersgeldrechtliche Leistungen haben werden (bzw. haben könnten).

2.2 Grundsatz der Personalaktenwahrheit/Vollständigkeit

Die Personalakte muss ein objektives Bild über die Beamtin oder den Beamten widerspiegeln. Um dem Leistungsprinzip gerecht zu werden, gehören zu den Personalakten alle Daten, die ein lückenloses Bild von der Entstehung und Entwicklung des Dienstverhältnisses als historischen Geschehensablauf vermitteln.

Bestandteil der Personalakte sind nur Unterlagen, von denen die Beamtin oder der Beamte Kenntnis hat. Unter den Voraussetzungen des § 112 BBG hat die Beamtin oder der Beamte das Recht auf Entfernung und Löschung von Beschwerden, Behauptungen und Bewertungen (siehe auch Nr. 7).

2.3 Grundsatz der Vertraulichkeit

Die Personalakten dürfen nicht allgemein zugänglich sein; sie müssen nach außen und innen abgeschirmt sein (§ 107 BBG).

Personalakten werden daher grundsätzlich im Personalreferat und dort verschlossen aufbewahrt. Beschäftigte des Personalreferats, die nicht mit der Personalverwaltung/Personalbetreuung betraut sind, haben keine Zugriffsrechte.

2.4 Grundsatz der Erforderlichkeit

Der Zugang zur Personalakte darf nur soweit gewährt werden, wie dies zu Zwecken der Personalverwaltung oder Personalwirtschaft erforderlich ist (§ 107 BBG).

2.5 Grundsatz der Transparenz

Die Personalakte muss den Beschäftigten gegenüber transparent sein.

Dies wird durch ein Inhaltsverzeichnis und durch Auflistung bestehender Teil- und Nebenakten in der Grundakte sichergestellt.

Die Beamtin oder der Beamte hat das Recht auf Einsicht in und Auskunft über seine Personalakte (§ 110 Absatz 1 BBG). Dieses Auskunfts- und Einsichtsrecht betrifft auch über sie oder ihn gespeicherte personenbezogene Daten in anderen Akten (Sachakten, § 110 Absatz 2 BBG). Nicht der Auskunft unterliegen gemäß § 110 Absatz 2 Satz 4 BBG Sicherheitsakten; das Auskunfts- und Einsichtsrecht in die Sicherheitsakte richtet sich nach § 23 SÜG.

3. Gliederung der Personalakte

Eine Personalakte gliedert sich in mehrere Teilakten:

3.1. Grundakte

Die Grundakte besteht aus Teil A und Teil B (oder Teil 1 und Teil 2).

Als Vorblatt bzw. als erste Seite der Personalakte ist ein Verzeichnis aller bestehenden Teil- und Nebenakten anzulegen. Wird die Personalakte nicht vollständig in Papierform oder vollständig elektronisch geführt, dokumentiert die personalverwaltende Stelle jeweils, welche Teile in welcher Form geführt werden und nimmt dies ebenfalls in das vorgenannte Verzeichnis auf.

In Teil A oder Teil 1 der Grundakte werden alle Vorgänge zur Begründung des Beamtenverhältnisses verfügt. Hier sind aufzunehmen:

In Teil B oder Teil 2 werden alle Vorgänge zum dienstlichen/beruflichen Werdegang verfügt. Hier sind aufzunehmen:

3.2 Teilakten

Teilakten werden für folgende Vorgänge angelegt:

3.3. Nebenakten

Nebenakten dürfen nur geführt werden, wenn mehrere personalverwaltende Behörden für die Beamtin oder den Beamten zuständig sind oder die personalverwaltende Behörde nicht mit der Beschäftigungsbehörde identisch ist (mehrstufiger Verwaltungsaufbau).

Nebenakten dürfen nur Kopien von Unterlagen enthalten, die bereits in der Grundakte oder Teilakte vorhanden sind. Über bestehende Nebenakten ist ein Verzeichnis anzulegen, welches in der Grundakte abgelegt wird. Nebenakten sind sofort zu vernichten, wenn die Notwendigkeit der Führung nicht mehr besteht. Bei Nutzung der digitalen Personalakte soll durch die Vergabe von Zugriffsrechten das Erfordernis der Führung von Nebenakten vermieden werden.

3.4. Vorakten

Als Vorakten werden Personalakten aus einer Vortätigkeit der Beamtin oder des Beamten bei einem anderen Dienstherrn und Referendarakten definiert. Das BBG kennt keine Vorakten. Vorakten sind daher aufzulösen und die Unterlagen, die für die aktuelle Personalakte relevant sind, sind chronologisch in die Grundakte und die Teilakten einzuordnen. Hierbei sind die Löschfristen zu beachten. Unterlagen, die nicht eingeordnet werden, sind der Beamtin oder dem Beamten zu überlassen oder zu vernichten, wenn sie oder er auf die Rückgabe verzichtet. Zuständig für die Auflösung der Vorakten ist die Stelle, die die Personalakten verwaltet (Personalregistratur, Schriftgutverwaltung).

3.5. Restakten

Restakten werden für Beamtinnen oder Beamte angelegt, die in eine andere Behörde versetzt werden oder deren Abordnung endet. Die Restakte enthält eine Kopie des Versetzungsschreibens bzw. des Schreibens über die Beendigung der Abordnung, eine Kopie des Schreibens über die Übersendung der Personalakte an die aufnehmende Dienststelle und das Empfangsbekenntnis. Restakten können auch als Sachakte geführt werden.

4. Zugang zur Personalakte (§ 107 BBG)

4.1 Grundsätzliches

Personalakten sind generell nicht allgemein zugänglich. Die Fürsorgepflicht des Dienstherrn gebietet es, den Kreis der mit Personalakten befassten Beschäftigten möglichst eng zu halten.

Zugang zur Personalakte haben nur Beschäftigte, die mit der Bearbeitung von Personalangelegenheiten betraut sind und zwar nur in dem Maße, wie es zu Zwecken der Personalwirtschaft und Personalverwaltung erforderlich ist (§ 107 BBG). Das bedeutet, dass nur Beschäftigte, die mit der konkreten Personalbetreuung befasst sind, auch Zugang zur Personalakte haben. Das Zugangsrecht beschränkt sich dabei auf die Teile der Personalakte, die für die konkrete Personalverwaltungsmaßnahme relevant sind. Beschäftigte, die allgemeine Personalangelegenheiten bearbeiten, haben dagegen keinen Zugriff auf Personalakten.

4.2 Weitere Zugriffsberechtigte:

Beschäftigte des ärztlichen Dienstes

Beschäftigten, die Aufgaben des ärztlichen Dienstes wahrnehmen, darf Zugang gewährt werden, soweit die Kenntnis der Daten zur Erfüllung ihrer Aufgaben erforderlich ist
(§ 107 Absatz 1 Satz 2 BBG).

Datenschutzbeauftragte/Datenschutzbeauftragter

Auf Verlangen ist der oder dem Datenschutzbeauftragten zur Erfüllung der ihr oder ihm obliegenden Aufgaben (siehe Artikel 38, Artikel 39 DSGVO oder ggf. §§ 6, 7 BDSG) der Zugang zur Personalakte zu gewähren.

Gleichstellungsbeauftragte

Die Gleichstellungsbeauftragte hat nur Zugang zu den entscheidungsrelevanten Teilen der Personalakte, soweit dies zur Wahrnehmung ihrer Aufgaben erforderlich ist (eingeschränkter Zugang gemäß § 107 Absatz 1 Satz 3 BBG).

Innenrevision

Beschäftigten, die mit Angelegenheiten der Innenrevision beauftragt sind, ist ebenfalls der Zugang zur Personalakte zu gewähren. Es ist jedoch vor der Akteneinsicht zu prüfen, ob eine Auskunft ausreichend wäre (§ 107 Absatz 2 Satz 1 BBG). Jede Einsichtnahme ist zu dokumentieren.

Bundesrechnungshof

Unterlagen, die der Bundesrechnungshof zur Erfüllung seiner Aufgaben für erforderlich hält, sind ihm auf Verlangen innerhalb einer bestimmten Frist zu übersenden oder seinen Beauftragten vorzulegen (§ 95 BHO). Dies umfasst, soweit erforderlich, auch Personalaktendaten.

Geheimschutzbeauftragte/Geheimschutzbeauftragter

Die für die Sicherheitsüberprüfung zuständige Stelle prüft die Angaben der betroffenen Person in der Sicherheitserklärung auf ihre Vollständigkeit und Richtigkeit (§ 13 Absatz 6 SÜG). Zu diesem Zweck können die Personalakten eingesehen werden. Die oder der Geheimschutzbeauftragte hat dazu ein eingeschränktes Einsichtsrecht in die Personalakte von Beschäftigten soweit es für die Prüfung erforderlich ist. Eine gesonderte Einwilligung der oder des Beschäftigten ist nicht erforderlich. Die Personalstelle unterrichtet gem. § 15a SÜG die Geheimschutzbeauftragte oder den Geheimschutzbeauftragten über Erkenntnisse, welche für die sicherheitsmäßige Beurteilung von Beschäftigten erheblich sein können.

5. Auskunfts- und Einsichtsrecht (§ 110 BBG)

5.1 Recht der Beamtin oder des Beamten

Gemäß § 110 BBG umfasst das Recht auf Auskunft nach Artikel 15 DSGVO auch das Recht auf Einsicht der Beamtin oder des Beamten in ihre oder seine vollständige Personalakte. Das gilt auch für frühere Beamtinnen und Beamte oder Ruhestandsbeamtinnen und -beamte. Hierzu bedarf es keiner Genehmigung.

Die Einsicht in die Personalakte darf nur unter Aufsicht erfolgen (Ausschluss von Manipulationen). Die Beamtin oder der Beamte kann Kopien und Ausdrucke beantragen. Befinden sich der Dienstsitz und der Sitz der aktenführenden Behörde nicht am selben Ort, wird der Ort der Einsichtnahme in Abstimmung mit der Betroffenen oder dem Betroffenen festgelegt.

5.2 Übermittlung von Personalaktendaten, Einsichtnahme Dritter und Auskünfte an Dritte

Ohne Einwilligung der Beamtin oder des Beamten ist es nur, soweit es zum Zwecke der Personalwirtschaft und Personalverwaltung erforderlich ist, zulässig, die Personalakte an die oberste Dienstbehörde oder die Dienstaufsichtsbehörde zu übermitteln. Dies gilt ebenso für Behörden desselben oder eines anderen Geschäftsbereiches desselben Dienstherrn, allerdings nur, soweit die Übermittlung zur Vorbereitung, Durchführung oder Mitwirkung von Personalentscheidungen (Bewerbungen, Abordnungen, Versetzungen) notwendig ist. Ebenfalls übermittelt werden darf die Personalakte einer Ärztin oder einem Arzt, die oder der im Auftrag der personalverwaltenden Behörde ein medizinisches Gutachten erstellen soll (§ 111 Absatz 1 Satz 3 BBG).

Sonstige Auskünfte an Dritte sind grundsätzlich nur mit Einwilligung der oder des Beschäftigten zulässig. Hinsichtlich der Voraussetzungen für eine wirksame Einwilligung ist § 26 Absatz 2 BDSG zu beachten. Eine weitergehende Herausgabe ohne Einwilligung der Beamtin oder des Beamten ist nur aufgrund spezialgesetzlicher Ermächtigungsnormen wie z. B. § 95 BHO, § 13 Absatz 6 SÜG, § 124 Absatz 2 BBG und § 99 VwGO zulässig. Ausnahmen vom Einwilligungserfordernis sind darüber hinaus nur zulässig, wenn dies zwingend erforderlich ist zur Abwehr einer erheblichen Beeinträchtigung des Gemeinwohls oder zum Schutz berechtigter, höherrangiger Interessen der oder des Dritten (§ 111 Absatz 2 BBG). Die Auskunft ist auch in diesen Fällen auf den erforderlichen Umfang zu beschränken. Empfängerin oder Empfänger und Inhalt der Auskunft sind der Beamtin oder dem Beamten schriftlich mitzuteilen.

Einer Bevollmächtigten oder einem Bevollmächtigten der Beamtin oder des Beamten ist Auskunft oder Einsicht zu gewähren, soweit dienstliche Gründe nicht entgegenstehen.

Hinterbliebene sind nicht zur Amtsverschwiegenheit verpflichtet und könnten den Inhalt der Personalakte an Dritte weitergeben. Deshalb ist eine Auskunft hier nur zulässig, wenn keine dienstlichen Gründe entgegenstehen und ein berechtigtes Interesse für die Auskunft oder Einsichtnahme glaubhaft gemacht wird.

Weitere Auskunfts- und Einsichtsrechte für Personen, die für die Beamtin oder den Beamten tätig werden, bestehen für:

•

die Schwerbehindertenvertretung, die gemäß § 178 Absatz 3 SGB IX von der Beamtin oder dem Beamten zur Einsicht hinzugezogen werden kann, und

•

Mitglieder des Personalrats, denen die Beamtin oder der Beamte den Einblick in die Personalakte ausdrücklich erlaubt hat (§ 66 Absatz 2 BPersVG).

Zur Wahrung des Grundsatzes der Vertraulichkeit haben keine weiteren Personen ein Auskunfts- oder Einsichtsrecht, auch nicht mit Zustimmung der Beamtin oder des Beamten.

Es wird immer dann von einer Vorlage der Personalakte abgesehen, wenn eine Auskunftserteilung ausreichend ist. Es können auch nur Teile der Personalakte zur Einsicht vorgelegt werden (Gebot der Verhältnismäßigkeit). Aufgrund der Schutzbedürftigkeit ist jeder Zugang zur Personalakte zu protokollieren. Das Datum, der Name der Einsicht nehmenden Person, der Grund der Einsichtnahme und der Name der Person, die mit der Bearbeitung von Personalangelegenheiten beauftragt ist und die die Einsicht durchgeführt hat, sind zu notieren.

§ 108 Absatz 4 BBG ermöglicht der Beihilfestelle, personenbezogene Daten ohne Einwilligung zu nutzen oder an eine andere Behörde zu übermitteln, soweit sie für die Festsetzung und Berechnung der Besoldung oder Versorgung oder für die Prüfung der Kindergeldberechtigung erforderlich sind. Auch die Besoldungsstelle kann an die Beihilfestelle Daten übermitteln.

Es dürfen jedoch nur Daten übermittelt werden, die für die Bearbeitung relevant sind, wie z. B. die Änderung des Familienstands, die Änderung der Anzahl unterhaltspflichtiger Kinder, Krankenkassenzugehörigkeit oder verändertes Einkommen der Kinder.

Nicht zulässig ist die Übermittlung von Daten, die Rückschlüsse auf den Gesundheitszustand zulassen.

6. Auftragsverarbeitung und Übertragung von Aufgaben (§§ 111a und 111b BBG)

Die Verarbeitung von Personalaktendaten im Wege eines Auftrages (§ 111a BBG) ist unter den Voraussetzungen des Artikel 28 der DSGVO zulässig und wenn die oberste Dienstbehörde der Auftragserteilung zugestimmt hat. Die personalverwaltende Behörde behält die Pflicht zur Kontrolle der Einhaltung von beamten- und datenschutzrechtlichen Vorschriften. Es sind die gemäß Artikel 28 DSGVO an eine Auftragsverarbeitung gestellten Anforderungen zu erfüllen. Unter anderem führt der Durchführungsbeschluss (EU) 2021/915 in Erwägungsgrund 7 auf, dass die Standardvertragsklauseln sowohl materielle Rechte als auch Verfahrensrechte umfassen sollten. Sie sollten den Verantwortlichen und den Auftragsverarbeiter auch verpflichten, den Gegenstand und die Dauer der Verarbeitung, die Art und den Zweck der Verarbeitung, die Art der betreffenden personenbezogenen Daten, die Kategorien betroffener Personen und die Pflichten und Rechte des Verantwortlichen festzulegen.

Nichtöffentliche Stellen dürfen nur unter den Voraussetzungen des § 111a Absatz 2 (Störungen im Geschäftsablauf, erhebliche Kostenersparnisse, besondere Verpflichtung der betrauten Personen) mit der Verarbeitung von Personalaktendaten beauftragt werden.

Die Aufgabenübertragung (§ 111b BBG) auf eine andere öffentliche Stelle im Sinne des § 2 Absatz 1 BDSG ist mit Zustimmung der obersten Bundesbehörde zulässig. Die Übertragung ist auch auf Vereinigungen, die als öffentliche Stellen des Bundes gelten (§ 2 Absatz 3 Satz 1 BDSG), zulässig.

7. Entfernung von Unterlagen (§ 112 BBG)

Aus der Personalakte sind nachfolgende Unterlagen nach den genannten Fristen zu entfernen und zu vernichten:

8. Aufbewahrungsfristen (§ 113 BBG)

Die Aufbewahrungsfrist für Personalakten beginnt mit dem Abschluss der Personalakte.

8.1 Abschluss von Personalakten

8.2 Fristen zur Aufbewahrung

Grundsätzlich sind Personalakten fünf Jahre nach ihrem Abschluss aufzubewahren. Ist der Abschluss der Personalakte mit dem Tod der Beamtin oder des Beamten verbunden und kann das Todesjahr nicht festgestellt werden, ist die Personalakte 100 Jahre nach der Geburt der Beamtin oder des Beamten aufzubewahren. Kann auch der Geburtstag nicht ermittelt werden, ist die Personalakte 60 Jahre nach Entstehung der Unterlagen aufzubewahren.

Nachfolgend genannte Unterlagen sind fristgerecht wie folgt aufzubewahren:

Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist sind die Personalakten grundsätzlich dem Bundesarchiv anzubieten (näheres siehe unter Nr. 15). Übernimmt das Bundesarchiv die Personalakten nicht, sind diese zu vernichten.

Mit Übergabe der Personalakten an die Generalzolldirektion zur Aufnahme der Zahlung von Versorgungsleistungen verbleiben die Personalakten bei der Generalzolldirektion, es sei denn, die Behörde bittet um Rücksendung. Eine Mitteilung der Generalzolldirektion über die „letzte Zahlung/Einstellung der Zahlung“ erfolgt an die letzte Beschäftigungsbehörde.

9. Spezialgesetzliche Tilgungsregelungen (Disziplinarvorgänge)

Bei Disziplinarvorgängen ist das Verwertungsverbot nach § 16 BDG zu beachten. Die mit dem „Gesetz zur Beschleunigung von Disziplinarverfahren in der Bundesverwaltung und zur Änderung weiterer dienstrechtlicher Vorschriften“ (BGBl. 2023 I Nr. 389) geltende Rechtslage seit 1. April 2024 wird in der nachfolgenden Tabelle berücksichtigt.

Die Beamtin oder der Beamte gilt nach dem Eintritt des Verwertungsverbots als von der Disziplinarmaßnahme nicht betroffen.

Die Frist für das Verwertungsverbot beginnt, sobald die Entscheidung über die Disziplinarmaßnahme unanfechtbar ist.

Eintragungen in der Personalakte über die Disziplinarmaßnahme sind nach Eintritt des Verwertungsverbots von Amts wegen nach Maßgabe des § 16 Absatz 3 BDG zu entfernen und zu vernichten.

10. Automatisierte Verarbeitung von Personalaktendaten (§ 114 BBG)

Daten in elektronischen Personalverwaltungssystemen, z. B. EPOS, SAP, PVSplus, sind spätestens mit Ablauf der für die Personalakte geltenden Aufbewahrungsfristen zu löschen, es sei denn, der Zweck der Aufbewahrung ist bereits vorher entfallen. Beihilfedaten müssen (wie bei der Personalakte in Papierform) technisch und organisatorisch getrennt von den übrigen Personaldateien automatisiert verarbeitet werden.

Bei erstmaliger Speicherung der Daten sind der Beamtin oder dem Beamten die automatisiert gespeicherten Daten mitzuteilen. In der Regel erhält die Beamtin oder der Beamte hiervon einen Abdruck (auch zu Kontrollzwecken). Auf Verlangen kann die Beamtin oder der Beamte zu jeder Zeit und ohne Angabe von Gründen einen aktuellen Ausdruck der automatisiert verarbeiteten Daten verlangen.

11. Weitergabe von Personalakten

Papierpersonalakten sind innerhalb einer Behörde ausschließlich persönlich weiterzugeben.

Bei einer Versendung sind die Papierpersonalakten doppelt zu verpacken. Auf der direkten Verpackung ist „Vertrauliche Personalangelegenheit - Darf nur von der zuständigen Personalbearbeiterin oder dem zuständigen Personalbearbeiter geöffnet werden“ zu vermerken.

Die Personalakten sind eigenhändig, per Boten, per Einwurf-Einschreiben oder per Einschreiben mit Rückschein zu versenden. Bei der Weitergabe von elektronischen Personalakten ist ebenfalls sicherzustellen, dass die Akten nur von der zuständigen Personalbearbeiterin oder dem zuständigen Personalbearbeiter eingesehen werden können. Der Versand sollte nur an definierte Empfängeradressen und verschlüsselt erfolgen. Jeder elektronische Versand ist durch das System zu dokumentieren (inkl. Adressat und Absendevermerken). Die Auskunft an Dritte kann bei elektronischen Personalakten auch durch die temporäre Einrichtung von Zugriffsrechten gewährt werden.

Über den Verbleib der Personalakten ist ein lückenloser Nachweis zu führen.

12. Akten im Verfahren zum betrieblichen Eingliederungsmanagement (BEM-Verfahren)

Der Dienstherr muss mithilfe der Personalakte dokumentieren können, dass er den gesetzlichen Vorgaben des § 167 Absatz 2 SGB IX zum BEM nachgekommen ist. Das wird durch die Aufnahme folgender Unterlagen in die Teilakte „Erkrankungen“ nachgewiesen:

-

BEM-Einleitungsschreiben,

-

Rückantwortbogen zum Einleitungsschreiben/Vermerk über die Rückmeldung auf anderem Weg,

-

Abschlussdokumentation, die ausschließlich aus einer Bestätigung der ordnungsgemäßen Durchführung des BEM-Verfahrens und des Endtermins besteht; weitere Informationen dürfen nicht in die Personalakte aufgenommen werden.

Die Beamtinnen und Beamten sind im Anschreiben über die Aufnahme dieser Unterlagen in die Teilakte „Erkrankungen“ zu informieren.

Der Zweck des BEM gebietet es, dass das BEM-Verfahren nicht von Beschäftigten, die mit Aufgaben der Personalbetreuung betraut sind, durchgeführt wird. Die Umsetzung obliegt der jeweiligen Behörde im Rahmen ihrer Personal- und Organisationsfreiheit.

Alle Daten, die im Rahmen eines BEM erhoben worden sind, sind außerhalb der Personalakte aufzubewahren. Hierfür ist eine BEM-Akte anzulegen, die eine Sachakte im Sinne des § 106 Absatz 1 Satz 6 BBG darstellt. Zugriff hierauf haben nur vom Dienstherrn autorisierte Personen. Beschäftigte der Personalverwaltung sind nicht berechtigt.

Als angemessen wird eine Aufbewahrungsfrist von bis zu drei Jahren nach Abschluss des BEM-Verfahrens bewertet.

13. Elektronische Personalakte

§ 106 Absatz 1 Satz 3 BBG erlaubt, dass Personalakten in automatisierter Form geführt werden können und setzt die Zulässigkeit einer elektronischen Aktenführung voraus.

Im BBG wird keine Aussage zur technischen Ausgestaltung der elektronischen Personalakte getroffen. Zwingend müssen aber bei der Führung der elektronischen Personalakte der Funktionszweck der Personalakte und die Grundsätze der Vollständigkeit, der Kontinuität und der inhaltlichen Richtigkeit gewahrt sein. Zudem muss auch die elektronische Personalakte den Anforderungen des Personalaktendatenschutzes entsprechen, was durch technische und organisatorische Maßnahmen sicherzustellen ist.

Vor der Einführung der elektronischen Personalakte ist eine Datenschutz-Folgenabschätzung grundsätzlich zwingend (Artikel 35 Absatz 1 Satz 1 DSGVO).

Das gewählte Scan-Verfahren muss eine hinreichende Übertragungssicherheit bieten. Ein System, das die erforderliche Sicherheit nicht gewährleisten kann, darf aus personalaktenrechtlicher Sicht nicht eingeführt werden - in diesem Fall muss es bei der rein papiergebundenen Akte bleiben. Die papiergebundenen Personalakten, die noch nicht in elektronischer Form vorliegen, müssen ersetzend gescannt werden. Das bedeutet, dass die Personalaktendaten elektronisch erfasst werden und die papiergebundene Personalakte vernichtet wird.

In Abhängigkeit vom individuellen Schutzbedarf der Unterlagen werden verschiedene Anforderungen an das Verfahren gestellt. Grundsätzlich sind folgende Anforderungen zu beachten:

•

 Unveränderlichkeit,

•

 Echtheit,

•

 Vollständigkeit,

•

 Nachvollziehbarkeit,

•

 Verfügbarkeit,

•

 Vertraulichkeit,

•

 Löschbarkeit,

•

 Lesbarkeit,

•

 Verkehrsfähigkeit.

Der Schutzbedarf bei Personalakten ist für die Kriterien Vertraulichkeit und Integrität als mindestens „hoch“ einzustufen. Beim ersetzenden Scannen von Papierdokumenten der Personalakte ist der Einsatz eines qualifizierten elektronischen Siegels sinnvoll. Nach Artikel 35 Absatz 2 der Verordnung (EU) Nr. 910/2014 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 23. Juli 2014 über elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste für elektronische Transaktionen im Binnenmarkt und zur Aufhebung der Richtlinie 1999/93/EG (eIDAS-Verordnung) gilt für ein qualifiziertes elektronisches Siegel die Vermutung der Unversehrtheit der Daten und der Richtigkeit der Herkunftsangabe der Daten, mit denen das qualifizierte elektronische Siegel verbunden ist.

Hinsichtlich des Schriftformerfordernisses bestimmter Dokumententypen, wie z. B. Arbeitsverträge, sind - um den Beweiswert zu erhalten – die §§ 437, 416a, 371a ZPO zu beachten.

Insbesondere bei der Einführung einer elektronischen Personalakte wird empfohlen, die Expertise der/des Bundesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit (BfDI) zu Rate zu ziehen. Auch darüber hinaus berät die/der BfDI im Rahmen ihrer/seiner gesetzlichen Aufgaben.

Bei der Digitalisierung und Aufbewahrung von elektronischen Personalakten bleiben die in dieser Richtlinie dargestellten Grundsätze weiterhin gültig.

14. Regelungen für Tarifbeschäftigte

Eine gesetzliche oder tarifliche Regelung zum Führen von Personalakten für Tarifbeschäftigte existiert nicht. Nach Artikel 6 Absatz 1 lit. b) DSGVO ist eine Datenverarbeitung zulässig, wenn sie für die Erfüllung eines Vertrags wie etwa eines Arbeitsvertrages, dessen Vertragspartei die betroffene Person ist, erforderlich ist. § 26 BDSG bezieht sich ebenfalls nicht explizit auf die Führung von Personalakten, sondern nur allgemein auf die Verarbeitung von personenbezogenen Daten Beschäftigter für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses. Aufgrund dieser Regelungslücke, einer vergleichbaren Interessenlage und der Zweckmäßigkeit des Führens von Personalakten wird die analoge Anwendung der §§ 106 ff. BBG auch im Tarifbereich empfohlen. Die Richtlinie findet daher sinngemäß Anwendung auf die Führung von Personalakten der Tarifbeschäftigten des Bundes, sofern gesetzliche Regelungen oder die Besonderheiten des Arbeitsrechts nicht etwas anderes erfordern, siehe z. B. § 16 Absatz 2 ArbZG.

Hinsichtlich der Aufbewahrungsfristen gilt Folgendes:

Personenbezogene Daten aus dem Beschäftigungsverhältnis werden so lange aufbewahrt, wie dies für die Zwecke, für die sie erhoben wurden, erforderlich ist. Dies gilt grundsätzlich für die Dauer des Beschäftigungsverhältnisses. Nach Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses sind personenbezogene Daten für die Dauer von drei Jahren nach Abschluss des Jahres, in welchem das Beschäftigungsverhältnis endet, aufzubewahren. Dies entspricht der gesetzlichen Verjährungsfrist. Für bestimmte personenbezogene Daten gelten zudem längere gesetzliche Aufbewahrungsfristen, wie etwa im Steuer- oder Sozialversicherungsrecht (z. B. Lohnunterlagen § 147 AO, § 28f SGB IV).

Personalakten von Tarifbeschäftigten mit Bezug zur betrieblichen Altersversorgung sind aufgrund der Verjährungsfrist des § 18a BetrAVG von der personalaktenführenden Stelle 30 Jahre nach Ablauf des Todesjahres aufzubewahren. Ist die oder der Tarifbeschäftigte aus dem öffentlichen Dienst ausgeschieden und/oder das Todesjahr nicht bekannt, sind die Unterlagen noch 120 Jahre nach dem Geburtsjahr aufzubewahren.

15. Abgabe an das Bundesarchiv

Maßgebend für die Übergabe der Personalakten an das Bundesarchiv ist das als Anlage 2 beigefügte Informationsblatt „Informationen des Bundesarchivs Koblenz zur Aussonderung und Abgabe von Personalunterlagen der Bundesverwaltung“ (Stand Februar 2022).

Berlin, den 30. August 2024

D2-30108/1#2

Bundesministerium des Innern und für Heimat

Im Auftrag

Katrin Walter

Anlagen (nichtamtliches Verzeichnis)

Anlage 1: Anlage zur Personalaktenrichtlinie

Anlage 2: Informationsblatt „Informationen des Bundesarchivs Koblenz zur Aussonderung und Abgabe von Personalunterlagen der Bundesverwaltung“ (Stand Februar 2022)