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Zum Hauptdokument : Richtlinien zur Personalaktenführung des Bundes

Anlage 1 zu den Personalaktenrichtlinien

Sachakten

Sachakten gehören nicht zur Personalakte. In Sachakten werden Vorgänge verfügt, die keinen direkten Bezug zu den dienstlichen Verhältnissen der Beamtin oder des Beamten haben, die jedoch das dienstliche Verhältnis berühren. Der Inhalt einer Sachakte ist eher themenbezogen und fasst zusammengehörende Schriftstücke nach inhaltlichen Merkmalen zusammen.

Auszug § 106 BBG: „Zur Personalakte gehören alle Unterlagen, die die Beamtin oder den Beamten betreffen, soweit sie mit ihrem oder seinem Dienstverhältnis in einem unmittelbaren inneren Zusammenhang stehen (Personalaktendaten). Andere Unterlagen dürfen in die Personalakte nicht aufgenommen werden. Nicht Bestandteil der Personalakte sind Unterlagen, die besonderen, von der Person und dem Dienstverhältnis sachlich zu trennenden Zwecken dienen…“.

Mögliche Sachakten	Hinweise, die zu beachten sind
Gremienbeteiligung (Personalrat, Gleichstellungsbeauftragte, Schwerbehindertenvertretung)
Prüfungsakte
Sicherheitsakte	Die Vernichtungs- und Löschfristen gemäß §§ 19, 22 SÜG sind zu beachten.
Aussagegenehmigungen
Widerspruchsverfahren
Unterlagen, die aus Anlass von Personalplanungen zusammengestellt werden
Teilnahme an Auswahlverfahren	Bei Besetzungsvorgängen kann auch ein innerer Zusammenhang zum Dienstverhältnis gesehen werden (Interessenschwerpunkte und Flexibilität der Beamtin oder des Beamten). Dadurch ist eine Verfügung in die Personalakte (Teil B oder 2) oder in die Sachakte möglich (Ermessen der Beschäftigungsbehörde). Es ist darauf zu achten, dass Daten anderer Personen unkenntlich gemacht werden (auch bei einer positiven Auswahlentscheidung).
Unterlagen zum Betrieblichen Eingliederungsmanagement (BEM-Verfahren) nach § 167 Absatz 2 SGB IX	Das BEM-Verfahren wird nicht von Beschäftigten, die mit Aufgaben der Personalbetreuung betraut sind, durchgeführt. Zugriff auf die BEM-Akte haben nur vom Dienstherrn autorisierte Personen. Beschäftigte der Personalverwaltung sind nicht berechtigt (siehe auch Nr. 12 der Richtlinien).
Leitungsvorlagen zu Personalentscheidungen, Vermerke über Vorstellungsgespräche
Prozessakten
Auswahlverfahren für einen Aufstieg
Beförderungsentscheidungen
Dienstpostenbewertung/ Arbeitsplatzbewertung	Die Dienstpostenbeschreibung/ Tätigkeitsbeschreibung verbleibt in der Regel im Organisationsreferat, da nur ein Bezug zur (Plan-)Stelle vorliegt. Das Bewertungsergebnis ist als zahlungsbegründende Unterlage Bestandteil der Personalakte. Es bestehen jedoch keine Bedenken, auch personalisierte Dienstposten-/ Arbeitsplatzbeschreibungen und -bewertungen zur Personalakte zu nehmen.
Annahme von Belohnungen und Geschenken
Aus- und Fortbildung	Hier sind nicht Teilnahmebescheinigungen gemeint (siehe Teil B oder 2 der Grundakte), sondern die allgemeinen Unterlagen der personalverwaltenden Stelle zu Aus- und Fortbildungsmaßnahmen, wie z. B. das Abordnungsschreiben oder Ergebnisse von Sprachtests.
Dienstpläne

Hinweise zu den Aufbewahrungsfristen bei Sachakten:

•: Grundsätzlich sind Sachakten zu vernichten, wenn sie zur Aufgabenerfüllung nicht mehr benötigt werden (Artikel 17 DSGVO). Sie sollten nicht länger als fünf Jahre aufbewahrt werden.
•: Kindergeldakte: sechs Jahre nach Abschluss der Personalakte
•: BEM-Akte: bis zu drei Jahre nach Abschluss des BEM-Verfahrens