Verwaltungsvereinbarung für das Informations- und Bibliotheksportal des Bundes (ibib)

Änderung der Verwaltungsvereinbarung

für das ressort- und behördenübergreifende Portal der
Bibliotheken im Intranet des Bundes (ibib)

Inhaltsverzeichnis

Beschluss der Teilnehmenden am ressort- und behördenübergreifenden Portal der Bibliotheken im Intranet des Bundes

I.

Gemäß § 11 der Verwaltungsvereinbarung über das ressort- und behördenübergreifende Portal im Intranet des Bundes vom August 2003 wird die Verwaltungsvereinbarung geändert. Sie erhält folgenden Wortlaut:

„Verwaltungsvereinbarung für das Informations- und Bibliotheksportal des Bundes (ibib)

§ 1 Gegenstand der Vereinbarung

(1) Die am Informations- und Bibliotheksportal des Bundes (ibib) teilnehmenden Bundesbehörden (Teilnehmende) vereinbaren, gemeinsam eine modulare digitale Plattform für das Informations- und Wissensmanagement des Bundes zu betreiben. Diese soll den Beschäftigten der Teilnehmenden das in der Organisation vorhandene Wissen sowie Daten und Informationen aus externen Quellen online zur Verfügung stellen, den Wissensaustausch innerhalb und zwischen den Behörden erleichtern und die behördenübergreifende Zusammenarbeit unterstützen. Die Teilnehmenden werden die Dienstleistungen des ibib ihren Beschäftigten im Informationsverbund Bonn-Berlin sowie in künftigen Netzen des Bundes zugänglich machen und das Portal als Baustein des Informations- und Wissensmanagements des Bundes weiterentwickeln.

(2) Das Portal ermöglicht den Beschäftigten parallele standortunabhängige Recherchen in den Katalogen der Bibliotheken der Teilnehmenden sowie in allgemeinen und fachspezifischen Datenbanken. Des Weiteren können die Beschäftigten Transaktionen (wie die Online-Bestellung von Medien) durchführen und interaktive Angebote (z.B. Personalisierungs- und Profildienste) nutzen. Die Teilnehmenden haben über das Portal die Möglichkeit, ihrer Verpflichtung aus der Verordnung über die Pflichtablieferung von Medienwerken an die Deutsche Nationalbibliothek (Pflichtablieferungsverordnung - PflAV) nachzukommen.

§ 2 Teilnehmende

(1) Die Teilnahme am Portal steht allen Stellen des Bundes offen. Es werden jedoch ausschließlich Behörden als Teilnehmende in das Portal aufgenommen, die über eine Bibliothek verfügen und ihre Katalogdatenbank dem Portal zur Verfügung stellen.

(2) Die Teilnehmenden sind der fortlaufend zu aktualisierten Anlage zu entnehmen.

§ 3 Federführung

Die Federführung für das Portal liegt beim Bundesministerium des Innern (BMI), wo auch die Geschäftsstelle angesiedelt ist. Der technische Betrieb erfolgt durch Dienstleister.

§ 4 Grundsätze der Zusammenarbeit

(1) Die Teilnehmenden verwirklichen in enger Zusammenarbeit die Zielsetzungen des Portals.

(2) Sie verpflichten sich insbesondere zur

a)

Einbindung ihres Bibliothekskatalogs in das Portal,

b)

Leistung ihres Anteils an der Umlagefinanzierung,

c)

Teilnahme an den Sitzungen der Gremien des Portals,

d)

Mitarbeit an der Weiterentwicklung des Portals (wie bei Lizenzverhandlungen, der Mitarbeit in Arbeitsgruppen etc.)

e)

Bereitstellung hauseigener elektronischer Publikationen auf einer zentralen Plattform des Portals (Publikationsserver) zur gegenseitigen Nutzung, sofern keine urheberrechtlichen Einschränkungen entgegenstehen.

f)

Zugänglichmachung des Bibliotheksportals für die Nutzungsberechtigten der Teilnehmenden.

und

g)

Einbindung der Datenbanken, die über Rahmenverträge für das Bibliotheksportal lizenziert werden, nur im Bibliotheksportal, soweit dies in den jeweiligen Teilnehmenden möglich ist.

§ 5 Beitritt weiterer Teilnehmenden

(1) Weitere Teilnehmende können durch schriftliche Erklärung gegenüber dem BMI dieser Verwaltungsvereinbarung beitreten. Ab dem der Erklärung folgenden Jahr beteiligen sie sich an der Umlagefinanzierung.

(2) Mit der Beitrittserklärung ist der Geschäftsstelle ein unterzeichnetes Exemplar der Verwaltungsvereinbarung zu übermitteln. Im Anschluss daran wird die notwendige technische Einbindung durch die Geschäftsstelle beim entsprechenden Dienstleister beauftragt. Die dafür anfallenden Kosten werden durch die beitretende Behörde getragen.

(3) Ein Beitritt ist einer Obersten Bundesbehörde als auch einer einzelnen nachgeordneten Bundesbehörde möglich. Eine nachgeordnete Bundesbehörde kann auch beitreten, wenn ihre zuständige Oberste Bundesbehörde am Bibliotheksportal nicht teilnimmt.

§ 6 Kündigung

Jeder/jede Teilnehmende kann seine Teilnahme am Portal durch ordentliche Kündigung beenden. Wird die Kündigung bis 30. Juni eines Jahres schriftlich gegenüber der Geschäftsstelle des Portals erklärt, wird sie zum Ablauf des darauf folgenden Jahres wirksam. Die technische Umsetzung des Austritts erfolgt nach Absprache durch den IT-Dienstleister bis spätestens zum Wirksamwerden der Kündigung.

§ 7 Ausschluss von Teilnehmenden

Teilnehmenden kann auch von Seiten des Bibliotheksportals gekündigt werden, wenn sie in gravierender Weise gegen die Grundsätze der Zusammenarbeit (§ 4) verstoßen.

§ 8 Gremien des Portals

Die Willensbildung des Bibliotheksportals erfolgt im Steuerungsausschuss (§§ 9, 10), die laufenden Geschäfte führt die Geschäftsstelle (§ 11). An bestimmten Themen Interessierten steht die Mitarbeit in Arbeitsgruppen offen (§ 13).

§ 9 Steuerungsausschuss

(1) Der Steuerungsausschuss trifft alle strategischen Entscheidungen für das Portal.

(2) Dem Steuerungsausschuss gehören als Stimmberechtigte je eine Vertreterin oder ein Vertreter jedes Teilnehmenden an. Oberste Bundesbehörden können ihre Geschäftsbereichsbehörden vertreten, wenn diese ihr Stimmrecht übertragen. Das Kompetenzzentrum Rechtsinformation des Bundes kann an den Sitzungen des Steuerungsausschusses als Gast ohne Stimmrecht teilnehmen.

(3) In den Steuerungsausschuss soll jeweils eine stimmberechtigte Vertretung des Teilnehmenden entsandt werden.

§ 10 Verfahren im Steuerungsausschuss

(1) Der Steuerungsausschuss entscheidet über:

a)

strategische Fragen,

b)

die Einsetzung und Auflösung von Arbeitsgruppen zu spezifischen Themen einschließlich der Festlegung ihres Mitgliederkreises,

c)

die Umlagefinanzierung des Portals und

d)

die Aufnahme und den Ausschluss von Teilnehmenden.

(2) Den Vorsitz führt das BMI.

(3) Jeder oder jede Teilnehmende hat eine Stimme.

(4). Der Steuerungsausschuss trifft Beschlüsse mit einfacher Mehrheit, wenn mindestens drei Viertel der Teilnehmenden vertreten sind. Die Änderung des Modells der Umlagefinanzierung und sonstige finanzwirksame Entscheidungen können nur einstimmig erfolgen. Beschlussvorschläge für Gremien mit Einstimmigkeitsprinzip (wie z.B. IT-Rat) sind ebenfalls einstimmig zu fassen. Beschlüsse werden protokolliert und den Teilnehmenden übermittelt; sie können gegebenenfalls auch im schriftlichen Umlaufverfahren getroffen werden.

(5) Der Steuerungsausschuss trifft sich mindestens zweimal im Jahr. Zu den Sitzungen wird 3 Wochen vorher durch die Geschäftsstelle eingeladen. Anträge zur Tagesordnung sind bis zwei Wochen vor der Sitzung der Geschäftsstelle zu übermitteln.

(6) Das BMI kann als Vorsitz außerplanmäßige Treffen ansetzen. Wünscht dies mindestens ein Viertel der Teilnehmenden, muss das Treffen innerhalb von 6 Wochen anberaumt werden.

§ 11 Geschäftsstelle

(1) Die Geschäftsstelle führt die laufenden Geschäfte. Sie ist beim BMI angesiedelt und kann personell durch Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Teilnehmenden unterstützt werden.

(2) Die Geschäftsstelle hat insbesondere folgende Aufgaben:

a)

die inhaltliche Vorbereitung der Entscheidungen des Steuerungsausschusses und ihre Umsetzung, auch im Verhältnis zu externen Dienstleistern,

b)

die Funktion einer einheitlichen Stelle für alle Fragen zum Betrieb und zur Weiterentwicklung des Portals,

c)

die Initiierung, Planung, Abstimmungsvorbereitung und Umsetzung der fachlichen und inhaltlichen Weiterentwicklung des Portals,

d)

die Bewirtschaftung der für das Portal verfügbaren Haushaltsmittel,

e)

die regelmäßige Information der Teilnehmenden und Vorbereitung der Sitzungen des Steuerungsausschusses

f)

die Umsetzung der Umlagefinanzierung,

g)

die Vertretung und Beteiligung des Portals an der Deutschen Digitalen Bibliothek (DDB),

h)

die Gewährleistung der Bereitstellung des Publikationsservers zur gemeinsamen Nutzung elektronischer Publikationen und zur Umsetzung der Pflichtablieferungsverordnung und

i)

die Funktion einer zentralen Ansprechstelle für die Arbeitsgruppen.

§ 12 Arbeitsgruppen

Den Teilnehmenden steht die Mitarbeit in Arbeitsgruppen zu spezifischen bibliothekarischen Fachthemen zwecks Weiterentwicklung des Informations- und Bibliotheksportals frei. Der Steuerungsausschuss beschließt Einrichtung und Auflösung von Arbeitsgruppen und bestimmt deren Teilnehmerkreis.

§ 13 Dienstleister für IT-Betrieb und Anwendungsbetreuung

Die Aufgaben des IT-Betriebs wie das Hosting der Portalserver, die Wartung, Pflege und Weiterentwicklung der Portalsoftware sowie die Anwenderbetreuung/Support werden im Auftrag des federführenden BMI durch Dienstleister wahrgenommen. Die Aufgabenwahrnehmung durch die Dienstleister wird für das Bibliotheksportal vertraglich zwischen Dienstleister und BMI vereinbart.

§ 14 Finanzierung

(1) Die Finanzierung des Portals erfolgt durch Umlage unter den Teilnehmenden. Umlagefähig sind die Kosten für die Erstellung und Anpassung der Portalsoftware, den technischen Betrieb und die systemadministrative Verwaltung des Portals. Die zur Umlage dieser Kosten auf die einzelnen Teilnehmenden entfallenden Beiträge werden auf Anforderung an die Geschäftsstelle überwiesen.

(2) Der Umlageschlüssel orientiert sich an der jeweiligen Anzahl der Beschäftigten eines Teilnehmenden. Basis ist der gültige Stellenplan des Bundeshaushalts. Die Verteilung der Kosten unter den Teilnehmenden erfolgt in Beiträgen nach den folgenden vier Gruppen:

Gruppe 1: Bis 500 Planstellen/Stellen,

Gruppe 2: 501 bis 1.200 Planstellen/Stellen,

Gruppe 3: 1.201 bis 2.000 Planstellen/Stellen,

Gruppe 4: ab 2001 Planstellen/Stellen.

Die umlagefähigen Gesamtkosten pro Jahr werden durch die Gesamtzahl der Finanzierungsanteile geteilt, die sich insgesamt unter Zugrundelegung des Personalhaushalts für die Teilnehmenden ergeben. Auf die Teilnehmenden der Gruppe 1 entfällt ein Finanzierungsbeitrag, der Gruppe 2 zwei, der Gruppe 3 drei und auf die Teilnehmenden der Gruppe 4 vier. Der jährliche Umlagebeitrag der einzelnen Teilnehmenden entspricht der Summe der auf ihn entfallenden Finanzierungsanteile.

(3) Der Umlageschlüssel kann durch einstimmigen Beschluss des Steuerungsausschusses geändert werden.

(4) Soweit Teilnehmende zu der in § 6 genannten Frist ihre Teilnahme zum Ablauf des darauf folgenden Jahres kündigen, wird das Bibliotheksportal mit den verbleibenden Teilnehmenden fortgesetzt und ihre Beiträge neu berechnet.

§ 15 Änderung der Vereinbarung

Diese Vereinbarung kann nur durch Beschluss von mindestens drei Viertel der Teilnehmenden geändert werden, soweit es dabei nicht um die Finanzierung und Tatbestände gemäß § 10 (4) geht, die Einstimmigkeit voraussetzt.

II. Wirksamwerden

Diese Änderung wird gemäß § 11 der Verwaltungsvereinbarung vom August 2003 zum 30.06.2018 wirksam, wenn bis dahin drei Viertel der Teilnehmenden (17 Stellen des Bundes) zugestimmt haben. Den nicht zustimmenden Teilnehmenden steht zum gleichen Termin ein Sonderkündigungsrecht zu.“