Richtlinien für den Einsatz der Informationstechnik in der Bundesverwaltung (IT-Richtlinien)

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Richtlinien für den Einsatz der Informationstechnik
in der Bundesverwaltung
(IT-Richtlinien)

Inhaltsverzeichnis

Erster Abschnitt: Allgemeines

1.: Gegenstand der Richtlinien
2.: Allgemeine Ziele für der Einsatz der IT
3.: Rechtliche Rahmenbedingungen

Zweiter Abschnitt. Planung und Durchführung von IT-Vorhaben

4.: IT-Rahmenkonzept
5.: Abstimmung der IT-Rahmenkonzepte
6.: Planung und Durchführung einzelner IT-Vorhaben

Dritter Abschnitt: Besondere Erfordernisse für den Einsatz der IT

7.: Benutzerfreundlichkeit
8.: Vorbereitung der Mitarbeiter
9.: Zeitgemäße IT-Verfahren
10.: Sicherheit beim Einsatz der IT
11.: Kompatibilität
12.: Flexibilität der IT-Ausstattung
13.: Innovative Beschaffungen
14.: Aus- und Fortbildung

Vierter Abschnitt: Interministerieller Koordinierungsausschuß für

Informationstechnik in der Bundesverwaltung (IMKA)

15.: Aufgaben
16.: Vorsitz und Geschäftsführung

Fünfter Abschnitt: Koordinierungs- und Beratungsstelle der Bundesregierung

für Informationstechnik in der Bundesverwaltung im

Bundesministerium des Innern (KBSt)

17.: Aufgaben
18.: Allgemeine Empfehlungen der KBSt
19.: Förderung von ressortübergreifenden IT-Vorhaben und Standards
20.: IT-Bestandsverzeichnis

Richtlinien für den Einsatz der Informationstechnik

in der Bundesverwaltung

(IT-Richtlinien)

Erster Abschnitt

Allgemeines

1.
Gegenstand der Richtlinien

(1) Gegenstand der IT-Richtlinien sind Rahmenregelungen für den Einsatz der Informationstechnik (IT) in den Obersten Bundesbehörden und ihren nachgeordneten Dienststellen.

Die IT erstreckt sich auf Datenverarbeitungstechnik, - Komrnunikationstechnik und - Bürotechnik.

Sie umfaßt Geräte und Verfahren, die auf der Grundlage der Mikroelektronik zur automatisierten Erfassung, Darstellung, Speicherung, Verarbeitung und Übermittlung von Informationen in Form von Texten, Daten, Bildern oder Sprache dienen.

2.
Allgemeine Ziele für den Einsatz der IT

(1) Der Einsatz der IT dient folgenden altgemeinen Zielen:

1.: Leistungssteigerung
Durch Einsatz der IT sollen Effizienz und Qualität des Verwaltungshandelns verbessert werden. Insbesondere sollen Arbeitsabläufe sachgerechter, sicherer, einfacher und schneller gestaltet werden.
2.: Verbesserung der Wirtschaftlichkeit
Durch Einsatz der IT soll das Nutzen-Kosten-Verhältnis des Verwaltungshandelns, insbesondere bei längerfristiger Betrachtung, verbessert werden.
3.: Verbesserung der Kommunikationsmöglichkeiten
Durch Einsatz der IT soll die aufgabengerechte Kommunikation innerhalb der Bundesverwaltung und nach außen verbessert werden. Insbesondere sollen hierbei noch bestehende technische Hemmnisse abgebaut werden.
4.: Erhöhung der Bürgerfreundlichkeit.
Durch Einsatz der IT solll das Verwaltungshandeln bürgernäher, verständlicher und nachvollziehbarer gemacht werden.
5.: Verbesserung der Arbeitsbedingungen
Durch Einsatz der IT soll insbesondere die Arbeit interessanter, verantwortungsbetonter und weniger arbeitsteilig ausgestaltet werden.

(2) Treten zwischen den aufgeführten Zielen Konflikte auf, so ist nach den Prioritäten des Einzelfalles zu entscheiden.

3.
Rechtliche Rahmenbedingungen

Es ist von Anfang an dafür Sorge zu tragen, daß die rechtlichen Rahmenbedingungen beachtet werden. Hierzu gehören insbesondere die datenschutzrechtlichen Vorschriften, die einschlägigen Tarifverträge, die Beteiligung der Personalvertretungen nach den: Bundespersonalvertretungsgesetz und die Bestimmungen hinsichtlich Gesundheit und Arbeitsschutz,

Zweiter Abschnitt

Planung und Durchführung von IT-Vorhaben

4.
IT-Rahmenkonzept

(1) Der Einsatz der IT richtet sich grundsätzlich nach dem spezifischen Bedarf der jeweiligen Bundesbehörde. Sie trägt die Verantwortung für Planung und Durchführung von IT-Vorhaben.

(2) Bundesbehörden, die Haushaltsmittel für den IT-Einsatz im Bundeshaushaltsplan veranschlagen, stellen ein IT-Rahmenkonzept auf, das vor der Veranschlagung vorliegen muß. In ihm sind mindestens darzustellen:

1.: Allgemeine Darstellung der Aufgaben und deren absehbare Entwicklung,
2.: Übersicht über die Organisation, die IT-Anwendungen und IT-Einrichtungen und die damit gebundenen Haushaltsmittel sowie das eingesetzte IT-Fachpersonal,
3.: Ziele des geplanten IT-Einsatzes,
4.: geplante Organisation einschließlich der IT-Vorhaben und der IT-Einrichtungen,
5.: organisatorische und personelle Auswirkungen,
6.: Konzept und Maßnahmen für die Sicherheit beim Einsatz der IT,
7.: Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen,
8.: Zeitbedarf für die Realisierung der IT-Vorhaben,
9.: Einführungsstrategie und Schulungsmaßnahmen,
10.: Prioritätenbildung für geplante Maßnahmen,
11.: Bedarf an Haushaltsmitteln,

(3) Das IT-Rahmenkonzept ist jährlich zu überprüfen. und fortzuschreiben. Die Möglichkeit, kurzfristig auf die aktuelle Entwicklung der IT zu reagieren, bleibt davon unberührt.

(4) Es ist darauf zu achten, daß das IT-Rahmenkonzept als Unterlage für die Haushaltsmittelanforderungen benutzt werden kann.

(5) Es ist sicherzustellen, daß bei der Entwicklung und Fortschreibung des IT-Rahmenkonzeptes alle vom Einsatz der IT betroffenen Stellen zusammenwirken.

(6) Gemeinsame IT-Vorhaben mehrerer Bundesbehörden oder behördenübergreifende nach Anwendungsbereichen strukturierte IT-Vorhaben sind in abgestimmter Fassung in die jeweiligen IT-Rahmenkonzepte einzubinden oder in einem gemeinsamen verfahrensorientierten IT-Rahmenkonzept darzustellen.

5.
Abstimmung der IT-Rahmenkonzepte

(1) Die obersten Bundesbehörden stellen die Abstimmung der IT in ihrem Geschäftsbereich sicher durch:

1.: Abstimmung der IT-Rahmenkonzepte,
2.: Abstimmung der IT-Verfahrens- und Beschaffungsplanungen,
3.: Abstimmung der Haushalts- und Finanzplanung zur IT,
4.: Abstimmung der IT-Aus- und Fortbildung,
5.: Steuerung des IT-Erfahrungs- und Informationsaustausches,
6.: Koordinierung der Vergabe von ressortspezifischen Studien und Gutachten zur IT,
7.: Führen des IT-Bestandsverzeichnisses für den Geschäftsbereich,
8.: Anwendung ressortübergreifender Regelungen und Berücksichtigung allgemeiner Emp fehlungen der KBSt.

(2) Die obersten Bundesbehörden stimmen ihre IT-Rahmenkonzepte, sowie die Rahmenkonzepte ihrer nachgeordneten Behörden und die Fortschreibungen jährlich mit der KBSt ab. Dem Präsidenten des Bundesrechnungshofes als Bundesbeauftragtes für Wirtschaftlichkeit in der Verwaltung (BWV) ist Gelegenheit zur Stellungnahme zu geben.

6.
Planung und Durchführung einzelner IT-Vorhaben

(1) Die einzelnen IT-Vorhaben sind nach der lT-Rahmenkonzept zu planen und durchzuführen.

(2) Die KBSt und der BWV können sich vorbehalten, bei einzelnen IT-Vorhaben weiter beteiligt zu werden. Sofern KBSt und BWV hiervon Gebrauch machen, weisen sie rechtzeitig darauf hin.

(3) Bei der Planung und Durchführung von IT-Vorhaben sind die ressortübergreifenden Regelungen sowie die allgemeinen Empfehlungen der KB St zu berücksichtigen. Abweichungen sind zu begründen.

Dritter Abschnitt

Besondere Erfordernisse für den Einsatz der IT

7.
Benutzerfreundlichkeit

IT-Vorhaben sind soweit wie möglich benutzerfreundlich und arbeitsangemessen zu planen und einzurichten. Insbesondere sollen Benutzer nach möglichst kurzer Einarbeitungszeit aufgabengerecht und effizient mit den Geräten und Verfahren arbeiten können.

8.
Vorbereitung der Mitarbeiter

(1) Die Mitarbeiter sind rechtzeitig auf den Einsatz der IT vorzubereiten.

(2) Die Erfahrungen der Mitarbeiter bei der Aufgabenerfüllung sind frühzeitig in die Planung von IT-Vorhaben einzubeziehen.

(3) Die Mitarbeiter sollen möglichst zeitnah zur IT-Einführung bedarfsgerecht aus- und fortgebildet werden. Dies ist bereits bei der Planung von IT-Vorhaben ausreichend zu berücksichtigen,

(4) Die Mitarbeiter sind nach Abschluß der E insatzvorbereitung (Aufgabendefinition, Anwendungsentwicklung, Datenübernahme) und vor Aufnahme des Betriebs in die Handhabung der IT-Einrichtungen einzuweisen,

(5) Mit Aufnahme des Betriebes ist eine ausreichende fach- und systemtechnische Betreuung der Mitarbeiter sicherzustellen,

9.
Zeitgemäße IT-Verfahren

Eingeführte IT-Verfahren sind in angemessenen Zeitabständen auf Wirtschaftlichkeit, Benutzerfreundlichkeit und Betriebssicherheit zu überprüfen. Gegebenenfalls ist eine Neuentwicklung oder Weiterentwicklung einzuleiten,

10.
Sicherheit beim Einsatz der IT

(1) Die Folgen des Ausfalls und nicht ordnungsgemäßer insbesondere mißbräuchlicher Nutzung von IT-Einrichtungen für die Aufgabenerfüllung sind zu prüfen. Die festgestellten Risiken und Auswirkungen sind unter Beachtung der Wirtschaftlichkeit durch organisatorische, personelle. und technische Maßnahmen zu begrenzen. Erforderlichenfalls muß von dem IT-Vorhaben abgesehen werden.

(2) Beim Einsatz der IT sind Vorkehrungen zur Gewährleistung der Vollständigkeit, Richtigkeit und Aktualität der zu verarbeitenden Daten sowie ordnungsgemäßer und fachlich fehlerfreier Verfahrensabläufe (Daten- und Verfahrenssicherheit) zu treffen. Berufs- und besondere Amtsgeheimnisse sind zu wahren sowie die Vorschriften zum Geheimschutz zu beachten.

11.
Kompatibilität

(1) Die Kompatibilität der IT-Einrichtungen und Verfahren ist insbesondere durch Beachtung der einschlägigen internationalen, europäischen und DIN-Normen anzustreben. Abweichungen sind zu begründen.

(2) Soweit IT-Einrichtungen vernetzt werden, ist die Kommunikationsfähigkeit durch Anwendung internationaler und europäischer Normen auf der Grundlage des Beschlusses des Rates der europäischen Gemeinschaften vorn 22. Dezember 1986 über die Normung auf dem Gebiet der IT und der Telekommunikation sicherzustellen.

(3) In den IT-Rahmenkonzepten sind Migrationskonzepte für den Übergang auf normgerechte IT-Einrichtungen und Verfahren zu entwickeln. Diese sind bei Ersatzbeschaffungen und beim Ausbau des IT-Einsatzes zu berücksichtigen.

12.
Flexibilität der IT-Ausstattung

Der Einsatz der IT ist so zu planen und zu gestalten, daß veränderten Anforderungen und technischen Weiterentwicklungen zeitnah und ohne unangemessenen Mehraufwand gefolgt werden kann.

13.
Innovative Beschaffungen

(1) Die Möglichkeiten der Verdingungsordnung für Leistungen sind für innovative Beschaffungen auf dem Gebiet der IT voll zu nutzen. Dabei ist der qualitative Nutzen besonders zu bewerten.

(2) Kurze Innovationszyklen stehen einer Beschaffung nicht entgegen, wenn das Nutzen-Kosten-Verhältnis dies rechtfertigt,

14.
Aus- und Fortbildung

(1) Die Aus- und Fortbildungseinrichtungen des Bundes haben ihre Aus- und Fortbildungsangebote im IT-Bereich dem Bedarf anzupassen.

(2) Bedarfslücken sind durch behördeninterne Schulung und, falls erforderlich, durch Fremdschulung zu schließen

(3) Die Aus- und Fortbildungsmaßnahmen haben auf dem Gebiet der IT den Bedarf aller Laufbahnen zu berücksichtigen.

(4) Dienst- und Fachvorgesetzte sind gehalten, Fortbildungsmaßnahmen auf dem Gebiet der IT zu unterstützen.

Vierter Abschnitt

Interministerieller Koordinierungsausschuß für IT in der Bundesverwaltung

(IMKA)

15.
Aufgaben

(1) Dem IMKA gehören die von den Obersten Bundesbehörden benannten Vertreter sowie, als beratendes Mitglied, ein Vertreter des BWV an.

(2) Er hat folgende Aufgaben:

1.: Beratung von IT-Angelegenheiten, die ihr die Bundesverwaltung von allgemeiner Bedeutung sind,
2.: Beratung von IT-Angelegenheiten, die mehrere Oberste Bundesbehörden berühren,
3.: Beratung der Entwürfe allgemeiner Regelungen und Empfehlungen,
4.: Beratung von Angelegenheiten, die vom Kooperationsausschuß ADV Bund, Länder, Kommunaler Bereich angeregt worden sind,
5.: Erfahrungsaustausch.

16.
Vorsitz und Geschäftsführung

Der Vorsitz und die Geschäftsführung des IMKA obliegen der KBSt.

Fünfter Abschnitt

Koordinierungs- und Beratungsstelle der Bundesregierung für IT in der Bun desverwaltung im Bundesministerium des Innern (KBSt)

17.
Aufgaben

(1) Die KBSt hat als ressortübergreifend tätige Stelle die Aufgabe, koordinierend und beratend darauf hinzuwirken, daß die IT in der Bundesverwaltung aus fachlicher, organisatorischer, wirtschaftlicher und technischer Sicht optimal eingesetzt wird.

(2) Die KBSt hat im einzelnen folgende Aufgaben:

1.: Erarbeiten und Herausgeben von allgemeinen Empfehlungen,
2.: Beraten der Bundesbehörden beim Einsatz der IT,
3.: Stellungnahme zu den IT-Rahmenkonzepten der Bundesbehörden einschließlich Mittelansatz nach den Haushaltstechnischen Richtlinien des Bundes,
4.: Stellungnahme zu IT-Vorhaben und –Beschaffungsplanungen,
5.: Hinwirken auf die Anwendung internationaler, europäischer und nationaler Normen und Standards, insbesondere auf die Kommunikationsfähigkeit von IT-Einrichtungen innerhalb der Bundesverwaltung und nach außen,
6.: Fördern ressortübergreifender IT-Vorhaben und Standards,
7.: Fördern der Aus- und Fortbildung auf dem Gebiet der IT,
8.: Fördern des Erfahrungs- und Informationsaustausches auf dem Gebet der IT innerhalb der öffentlichen Verwaltung und mit Wirtschaft und Wissenschaft,
9.: Führen des IT-Bestandsverzeichnisses der Bundesverwaltung,
10.: Vertreten der allgemeinen und Querschnittsinteressen der Bundesverwaltung auf dem Gebiet der IT insbesondere gegenüber Ländern, Kommunalbereich, Industrie, Normungsgremien und Ausland,
11.: Marktbeobachtung,

18.
Allgemeine Empfehlungen der KBSt

(1) Die KBSt gibt im Einvernehmen mit dem IMKA allgemeine Empfehlungen heraus. Diese sollen insbesondere

1.: den fachorientierten, koordinierten, wirtschaftlichen und qualifizierten Einsatz der IT sicherstellen,
2.: die Orientierung hinsichtlich der technischen Entwicklung vermitteln und die Ressortplanungen darauf hinlenken,
3.: bei der Vergabe von IT-Leistungen sicherstellen, daß den Besonderheiten der IT Rechnung getragen wird.

(2) Die KBSt gibt jährlich ein Verzeichnis aller gültigen Materialien heraus.

19.
Förderung von ressortübergreifenden IT-Vorhaben und Standards

Die KBSt unterstützt insbesondere durch Untersuchungsaufträge Vorhaben der Ressorts sowie die Entwicklung und Anwendung vorn Normen und Standards; die ressortübergreifende Bedeutung haben.

Bei geeigneten Entwicklungen einzelner Behörden hat sie darauf hinzuwirken, daß diese übergreifend als Standardlösungen eingesetzt werden rönnen.

20.
IT-Bestandsverzeichnis

(1) Im IT-Bestandsverzeichnis wird die lT-A uss tattung der Bundesverwaltung dokumentiert. Die Daten werden von den Obersten Bundesbehörden jährlich aktualisiert zur Verfügung gestellt. Der Datenumfang wird im IMKA vereinbart.

(2) Im IT-Bestandsverzeichnis sind darzustellen:

1.: Übersicht über eingesetzte Hard- und Grundsoftware,
2.: Übersicht über IT-Anwendungen,
3.: Übersicht über IT-Vorhaben,
4.: Übersicht über das eingesetzte IT-Fachpersonal,
5.: Übersicht über die Sachausgaben auf dem Gebiet der IT,

(3) Informationen aus dem IT-Bestandsverzeichnis sind auf Anforderung allen Bundesbehörden zur Verfügung zu stellen.