Rahmenrichtlinie für das Ideenmanagement in der Bundesverwaltung

Rahmenrichtlinie für das Ideenmanagement in der Bundesverwaltung

in der Fassung ihrer Bekanntmachung vom 27.01.2010
im GMBl 2010, S. 61 ff.

1 

Grundsätze

Die Rahmenrichtlinie setzt Standards für ein modernes Ideenmanagement in der Bundesverwaltung. Sie ist Ausdruck einer beteiligungsorientierten Verwaltungskultur, die den Beschäftigten mehr Verantwortung für die Gestaltung der Arbeit einräumt und Anreize für
Verbesserungen und Innovationen schafft. Es ist eine Führungsaufgabe aller Vorgesetzten, die Beschäftigten für das Ideenmanagement zu gewinnen und Verbesserungsprozesse zu fördern.

Wissen, Erfahrung und Kreativität von Beschäftigten sind tragende Elemente einer zukunftsfähigen Bundesverwaltung. Das Ideenmanagement gibt den Beschäftigten die Chance, ihre Ideen und Vorstellungen für eine leistungsfähige und effiziente Verwaltung einzubringen.

Ein Verbesserungsvorschlag ist jede neue Idee, die auf die Verbesserung eines Zustandes oder eines Ablaufes zielt, z. B.

−

die Leistungsfähigkeit, Wirksamkeit und Wirtschaftlichkeit aller Prozesse und Verfahren

−

die Quantität und Qualität dienstlicher Leistungen und Arbeitsergebnisse

−

den Arbeits-, Unfall-, Gesundheits- und Umweltschutz

−

die Bürger- und Kundenfreundlichkeit sowie

−

die Arbeitszufriedenheit der Beschäftigten.

2 

Teilnehmerkreis

Verbesserungsvorschläge können von allen Beschäftigten der Bundesverwaltung eingereicht werden. Hierzu zählen auch Beschäftigte, die sich in Mutterschutz, Elternzeit oder in der Frei-
stellungsphase der Altersteilzeit befinden oder die langfristig beurlaubt sind. Auch Richterinnen und Richter, Reservistinnen und Reservisten sowie Soldatinnen und Soldaten sind teilnahmeberechtigt.

3 

Organisation

Die Behörden¹ regeln die interne Organisation des Ideenmanagements in eigener Verantwortung. Aufbau- und Ablauforganisation des Ideenmanagements richten sich dabei nach den Grundsätzen des Ideenmanagements sowie den fachlichen, personellen und organisatorischen Gegebenheiten der Behörde.

4 

Aufgaben der am Ideenmanagement Beteiligten

4.1

 Behördenleitung

Die Behördenleitung ist für die Durchführung des Ideenmanagements in der Behörde verantwortlich. Sie stellt sicher, dass die notwendigen behördenspezifischen Regelungen getroffen werden.

Die Behördenleitung

−

fördert aktiv das Ideenmanagement

−

motiviert die Beschäftigten, Verbesserungsvorschläge zu erarbeiten

−

unterstützt die Einrichtung von Qualitätszirkeln, um den Beschäftigten die Mitwirkung an Veränderungsprozessen zu erleichtern und die Zusammenarbeit der Beschäftigten zielgerichtet zu stärken und

−

stellt sicher, dass alle Beschäftigten der Behörde regelmäßig, grundsätzlich jedoch mindestens einmal jährlich über die Inhalte, Ziele sowie den Stand des Ideenmanagements informiert werden.

4.2

 Vorgesetzte

Führungsaufgabe aller Vorgesetzten ist es,

−

für das Ideenmanagement zu werben

−

Eigeninitiative, Engagement und Kreativität der Beschäftigten zu wecken, zu fördern und zu erhalten

−

Beschäftigte bei der Konkretisierung und Weiterentwicklung ihrer Ideen sowie bei der Einreichung von Verbesserungsvorschlägen zu unterstützen

−

Ideen und individuelle Fähigkeiten in Optimierungsüberlegungen einzubeziehen sowie

−

gemeinschaftliche Initiativen und Aktivitäten der Beschäftigten besonders zu fördern.

4.3

 Verfahrensmanagement

Alle Behörden des Bundes richten grundsätzlich ein Verfahrensmanagement für das Ideenmanagement ein.

Das Verfahrensmanagement

−

ist Ansprechpartner für alle Angelegenheiten des Ideenmanagements

−

berät und unterstützt Beschäftigte bei der Ideenfindung und Formulierung von Verbesserungsvorschlägen

−

wirkt bei der Entscheidungsfindung zur Anerkennung von Verbesserungsvorschlägen unterstützend und koordinierend mit

−

wirkt auf eine unverzügliche Bearbeitung und Umsetzung von Verbesserungsvorschlägen hin

−

stellt sicher, dass die vorschlagende Person grundsätzlich spätestens nach sechs Wochen über den Stand der Bearbeitung ihres Verbesserungsvorschlags informiert wird

−

berichtet der Leitung der Behörde oder der zuständigen übergeordneten Stelle regelmäßig über den Stand des Ideenmanagements

−

führt Maßnahmen zur Werbung und Information durch

−

stellt geeignete Verbesserungsvorschläge in die zentrale Ideendatenbank id-bund ein und

−

regt den Einsatz von Qualitätszirkeln an und unterstützt ihre Einrichtung.

Die Aufgaben des Verfahrensmanagements können auch bei einer übergeordneten Behörde gebündelt wahrgenommen werden (z. B. bei kleineren Behörden). Verfügt eine Behörde über kein eigenes Verfahrensmanagement, ist eine Ansprechpartnerin oder ein Ansprechpartner für das Ideenmanagement zu benennen.

4.4

 Begutachtende Stelle

Die begutachtende Stelle ist die Stelle, die fachlich zuständig ist für die Bewertung des Verbesserungsvorschlags. Sie ergreift alle erforderlichen Maßnahmen, um eine Entscheidung über die Umsetzung des Vorschlags herbeizuführen. Dabei beteiligt sie rechtzeitig alle fachlich berührten Stellen. Die begutachtende Stelle ist verpflichtet, die Umsetzung zu begleiten und zu kontrollieren.

5 

Verfahren

5.1

 Grundsätze

Die Beteiligung am Ideenmanagement darf nicht behindert werden. Ein Verbesserungsvorschlag darf nur in Abstimmung mit der vorschlagenden Person verändert werden. Den Beschäftigten dürfen wegen ihrer Beteiligung am Ideenmanagement keine Nachteile entstehen.

Ein Verbesserungsvorschlag ist unverzüglich zu bearbeiten. Der Vorschlag ist auf allen Bearbeitungsebenen pflichtgemäß und objektiv zu prüfen und zu bewerten.

Mit der Einreichung eines Verbesserungsvorschlags erkennt die vorschlagende Person die Entscheidung, die unter Beachtung des Willkürverbotes erfolgt, als endgültig an. Der Rechtsweg ist insoweit ausgeschlossen; ein Rechtsanspruch auf eine Prämie besteht nicht.

5.2

 Form von Verbesserungsvorschlägen

Verbesserungsvorschläge werden von einzelnen Beschäftigten (Einzelvorschlag) oder von mehreren Beschäftigten gemeinsam (Gruppenvorschlag, ggf. Ergebnis eines Qualitätszirkels) schriftlich oder in elektronischer Form eingereicht.

Ein Verbesserungsvorschlag muss

−

den derzeitigen Zustand

−

das bestehende Problem

−

die konkrete(n) Maßnahme(n) zur Lösung des Problems sowie

−

die erwarteten Verbesserungen nach Umsetzung des Vorschlags

hinreichend genau beschreiben.

5.3

 Verbesserungsvorschläge aus dem eigenen Arbeitsumfeld

Beschäftigte können Verbesserungsvorschläge aus dem eigenen Arbeitsumfeld einreichen. Das kann sich jedoch mindernd auf die Prämienhöhe auswirken, wenn der Vorschlag teilweise dem Aufgabenbereich der vorschlagenden Person zuzuordnen ist.

Ein Vorschlag kann nicht prämiert werden, wenn die damit angeregte Verbesserung

−

die Folge eines konkreten dienstlichen Auftrags ist oder

−

von der vorschlagenden Person im Rahmen der pflichtgemäßen Aufgabenerledigung eigenständig hätte umgesetzt werden können.

5.4

 Ausschlussgründe

Ein Verbesserungsvorschlag ist abzulehnen, wenn die ihm zu Grunde liegende Idee nicht neu ist, weil die angeregte Verbesserung bereits

−

in Rechtsvorschriften, Verwaltungsvorschriften oder Weisungen enthalten ist

−

vor Einreichung des Vorschlags bereits bearbeitet oder umgesetzt wird oder

−

mit vergleichbarem Inhalt und unter vergleichbaren Rahmenbedingungen als Verbesserungsvorschlag eingereicht wurde. Bereits eingereichte Vorschläge können wie neue Vorschläge behandelt werden, wenn veränderte Rahmenbedingungen eine Realisierung ermöglichen. Bei inhaltsgleichen Vorschlägen ist der Zeitpunkt der Einreichung für eine Prämierung entscheidend.

Verbesserungsvorschläge, die eine patent- oder gebrauchsmusterfähige Erfindung oder einen qualifizierten technischen Vorschlag enthalten, sind entsprechend der Regelungen des Gesetzes über Arbeitnehmererfindungen (ArbnErfG) zu behandeln.

5.5

 Bekanntgabe der Entscheidung

Die Entscheidung über einen Verbesserungsvorschlag ist der vorschlagenden Person mitzuteilen; Ablehnungen sind zu begründen. Die erfolgreiche Teilnahme am Ideenmanagement kann in der Personalakte dokumentiert und bei der Personalentwicklung berücksichtigt werden.

5.6

 Umsetzungskontrolle

Die begutachtende Stelle überwacht die Umsetzung des Verbesserungsvorschlags. Sie teilt dem Verfahrensmanagement den Stand der Umsetzung mit.

6 

Prämierung

6.1

 Grundlagen der Prämierung

Umgesetzte Verbesserungsvorschläge sind angemessen zu prämieren. Prämien können in Form von Geldprämien und Sachpreisen gewährt werden.

Ist die Umsetzung eines Verbesserungsvorschlages nicht innerhalb einer angemessenen Frist möglich, kann die Prämie auch auf Grundlage der Umsetzungsentscheidung über den Verbesserungsvorschlag gewährt werden.

6.2

 Prämienbemessung

Die Prämie für Verbesserungsvorschläge mit berechenbarem wirtschaftlichem Nutzen beträgt bis zu 20 % der durchschnittlich erwarteten haushaltswirksamen Jahresersparnis. Die Prämie beträgt mindestens 100 Euro höchstens jedoch 25.000 Euro.

Bei der Berechnung der haushaltswirksamen Jahresersparnis sind die Grundsätze der Allgemeinen Verwaltungsvorschriften zu § 7 der Bundeshaushaltsordnung (BHO) sowie der „Arbeitsanleitung Einführung in Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen“² zu beachten. Die Berechnung ist zu dokumentieren.

Die Prämie für Verbesserungsvorschläge, deren Nutzen wirtschaftlich nicht berechenbar oder überwiegend qualitativ ist, beträgt bis zu 3.000 Euro und bemisst sich nach folgenden zwölf Prämienstufen auf Grundlage der Bewertung des Anwendungsbereichs (klein, mittel oder groß), der Bedeutung und des Nutzens (gering, mittel, hoch oder sehr hoch) des Verbesserungsvorschlags:

Hiervon abweichend kann der zuständige Minister / die zuständige Ministerin in Ausnahmefällen für hervorragende Verbesserungsvorschläge eine höhere Prämie als 3.000 Euro gewähren.

Bei einem von mehreren Beschäftigten gemeinsam eingereichten Verbesserungsvorschlag (Gruppenvorschlag, ggf. Ergebnis eines Qualitätszirkels) wird die Prämie zu gleichen Teilen aufgeteilt, es sei denn, die Vorschlagenden haben bei Einreichung des Vorschlags eine andere Aufteilung gewünscht.

Jede vorschlagende Person kann zusätzlich einen Aufschlag von 50 %, höchstens jedoch 500 Euro, auf die ermittelte Prämie erhalten.

Für nicht umgesetzte Verbesserungsvorschläge, die aufgrund des damit verbundenen Aufwandes an Fleiß und Mühe eine Anerkennung verdienen, können Prämien im Wert von bis zu 100 Euro gewährt werden. Für diese Prämien wird kein Aufschlag berechnet.

Die Einheitlichkeit der Prämienbemessung ist sicherzustellen. Das Verfahrensmanagement übernimmt hierbei zentrale unterstützende und koordinierende Funktionen, indem es die Entscheidungsfindung insbesondere durch Weitergabe der notwendigen Informationen und Beteiligung aller im Einzelfall betroffenen Stellen sachgerecht vorbereitet.

6.3

 Steuer- und Sozialversicherungspflicht

Geldprämien und Sachpreise für Verbesserungsvorschläge sind steuer- und ggf. sozialversicherungspflichtig. Sie sind vom Arbeitgeber im Rahmen der Bezügezahlung zu Lasten des bzw. der einzelnen Beschäftigten zu versteuern und ggf. zu verbeitragen.

Sachpreise können - ggf. zusammen mit anderen vom Arbeitgeber gewährten Waren oder Dienstleistungen - steuerfrei bleiben, wenn sie die Freigrenze nach § 8 Absatz 2 Satz 9 Einkommensteuergesetz (EStG) in Höhe von insgesamt 44 Euro im Kalendermonat nicht übersteigen. In diesem Fall sind sie auch dem sozialversicherungspflichtigen Entgelt nach § 1 Absatz 1 Sozialversicherungsentgeltverordnung (SvEV) nicht zuzurechnen.

Für die Feststellung, ob die Freigrenze überschritten wird, sind alle in einem Kalendermonat zufließenden und nach § 8 Absatz 2 Satz 1 EStG zu bewertenden Vorteile zusammenzurechnen. Da dies nur im Rahmen der Bezügezahlung bei der Durchführung der Versteuerung festgestellt werden kann, sind auch Sachpreise - unabhängig von ihrem Wert - stets zur Versteuerung anzuordnen; ggf. bleiben sie dann steuer- und beitragsfrei.

7 

Maßnahmen zur Information und Werbung

7.1

 Kommunikation und Werbung

Die Beteiligung am Ideenmanagement ist durch regelmäßige und in angemessenen Zeitabständen durchzuführende Informations- und Werbemaßnahmen des Verfahrensmanagements zu fördern (z. B. durch Beiträge in Personalversammlungen, allgemeine Informationsveranstaltungen, Präsentation des Ideenmanagements im Intranet). Beschäftigte sind bereits bei Dienstantritt auf das zur Verfügung stehende Informationsangebot und die zuständigen Ansprechpartner im Ideenmanagement hinzuweisen.

Zur Förderung des Ideenmanagements können behördeninterne und -übergreifende Kampagnen und Ideenwettbewerbe oder Sonderverlosungen mit Unterstützung der Führungskräfte durchgeführt werden. Erfolgreiche Vorschläge sind möglichst öffentlichkeitswirksam auszuzeichnen.

7.2

 Berichtswesen und Erfahrungsaustausch

Die Entwicklung des Ideenmanagements ist durch das Verfahrensmanagement in einem Berichtswesen nachzuhalten. Über die Anzahl der eingegangen und prämierten Verbesserungsvorschläge sowie die umgesetzten Verbesserungen ist der Behördenleitung regelmäßig, grundsätzlich mindestens einmal jährlich zu berichten.

Behörden sollen ihre Erfahrungen mit dem Ideenmanagement untereinander austauschen.

7.3

 Dokumentation und Veröffentlichung

Verbesserungsvorschläge sind in jeder Behörde in geeigneter Form zu dokumentieren. Um eine Übernahme und Umsetzung durch weitere Behörden der Bundesverwaltung zu ermöglichen, sollen dafür geeignete Verbesserungsvorschläge aktuell und frühzeitig in der zentralen Ideendatenbank des Bundes (id-bund) veröffentlicht werden.

8 

Beteiligungsrechte der Personalvertretung

Über die Grundsätze zur Bewertung von anerkannten Verbesserungsvorschlägen hat die jeweils zuständige Personalvertretung mitzubestimmen (vgl. § 75 Absatz 3 Nummer 12 Bundespersonalvertretungsgesetz - BPersVG).

Schlussbestimmung

Die Rahmenrichtlinie für das Ideenmanagement in der Bundesverwaltung tritt am Tag der Verkündung in Kraft. Sie ist bis zum 31.12.2010 von den Ressorts umzusetzen. a