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Neufassung der Vorschuss- und Verwahrungsrichtlinie des Bundes zu § 60 BHO - VO/VW-RiB

Zurück zur Teilliste Bundesministerium der Finanzen

Vorschuss-
und Verwahrungsrichtlinie des Bundes zu
§ 60 BHO

(VO/VW-RiB)

(Stand: 04/21)





Inhaltsverzeichnis



Erster Abschnitt - Allgemeine Bestimmungen

1

Anwendungsbereich

1.1

Vorschüsse (§ 60 Abs. 1 BHO)

1.2

Verwahrungen (§ 60 Abs. 2 BHO)

2

Begriffsbestimmungen

2.1

Vorschussbuch und Verwahrungsbuch

2.1.1     

Einzelkonten

2.1.2

Sammelkonten

2.1.3

Haushaltsmäßige Verrechnung bei Vorschuss- und Verwahrungskonten

2.2

Kassen

2.3

Buchungsstellen

2.4

Durchlaufende Gelder

2.5

Überzahlte Kassenzeichen

3

Antragsverfahren

4

Bewirtschaftung

4.1

Bewirtschaftung von Vorschuss- und Verwahrungskonten

4.2

Automatische Verfügbarkeitskontrolle

4.3

Stilllegung von Vorschuss- und Verwahrungskonten

5

Prüfung der Vorschuss- und Verwahrungskonten durch die Kassen

Zweiter Abschnitt - Vorschüsse

6

Fristen - Vorschüsse

7

Anordnung zur Auszahlung und Ausgleich eines Vorschusses

7.1

Anordnung zur Auszahlung

7.1.1

Bewirtschafter

7.1.2

Kasse

7.2

Ausgleich des Vorschusses

7.2.1

Bewirtschafter

7.2.2

Kasse

Dritter Abschnitt - Verwahrungen

8

Fristen - Verwahrungen

9

Anordnung zur Annahme und Ausgleich einer Verwahrung

9.1

Anordnung zur Annahme der Einzahlung

9.1.1

Bewirtschafter

9.1.2

Kasse

9.2

Ausgleich der Verwahrung

9.2.1

Bewirtschafter

9.2.2

Kasse

Vierter Abschnitt - Schlussbestimmung

10

Inkrafttreten



Anlage 1

Vorschussbuch

Anlage 2

Verwahrungsbuch

Anlage 3

Hinweise zur Darstellung und Buchung im HKR-Verfahren





Erster Abschnitt - Allgemeine Bestimmungen

1
Anwendungsbereich
Die Richtlinie regelt die Einzelheiten zu den Vorschüssen und Verwahrungen nach § 60 BHO. Sie ist von allen Stellen, die Haushaltsmittel des Bundes bewirtschaften, anzuwenden.
1.1
Vorschüsse (§ 60 Abs. 1 BHO)
Eine Auszahlung darf nur dann als Vorschuss gebucht werden, wenn die Verpflichtung zur Leistung zwar feststeht, die Ausgabe aber noch nicht endgültig im Haushalt gebucht werden kann. Eine Zahlung als Vorschuss setzt eine haushaltsrechtliche Ermächtigung voraus.
1.2
Verwahrungen (§ 60 Abs. 2 BHO)
Eine Einzahlung darf nur dann als Verwahrung gebucht werden, wenn die Einzahlung noch nicht endgültig im Haushalt gebucht werden kann. Falls ein Bundesinteresse vorliegt, dürfen auch durchlaufende Gelder in Verwahrung genommen werden.
2
Begriffsbestimmungen
2.1
Vorschussbuch und Verwahrungsbuch
Das Vorschuss- und das Verwahrungsbuch sind Sachbücher und werden im Bundesministerium der Finanzen geführt. Das Vorschuss- und das Verwahrungsbuch sind jeweils in Abschnitte und Unterabschnitte unterteilt. Die Vorschuss- und Verwahrungskonten werden im automatisierten Verfahren für das Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen des Bundes (HKR-Verfahren) als Einzel- oder Sammelkonten geführt.
2.1.1
Einzelkonten
Buchungen auf Einzelvorschuss- oder Einzelverwahrungskonten werden über eindeutige Zuordnungskriterien für jeden Geschäftsvorfall abgewickelt und können so überwacht werden.
Die nicht abgewickelten Buchungssätze der einzelnen Aus- und Einzahlungen werden in das nächste Haushaltsjahr übertragen.
2.1.2
Sammelkonten
Buchungen auf Sammelvorschuss- oder Sammelverwahrungskonten werden ohne Bezug zu den Ein- und Auszahlungen abgewickelt. Der Nachweis der ordnungsgemäßen Bewirtschaftung kann mit dem Konto nicht geleistet werden und ist daher separat zu führen.
Bei den Sammelkonten wird nur der Saldo des Kontos in das nächste Haushaltsjahr übertragen.
2.1.3
Haushaltsmäßige Verrechnung bei Vorschuss- und Verwahrungskonten
Bei einem Ausgleich von Vorschüssen und Verwahrungen durch eine haushaltsmäßige Verrechnung wird ein Vorschuss durch eine verrechnungsweise Auszahlung aus einer Haushaltsstelle und eine Verwahrung durch eine verrechnungsweise Einzahlung in eine Haushaltsstelle ausgeglichen. Hierbei erfolgt die Verrechnung zwischen Haushaltsstelle und Vorschuss-/Verwahrungskonto im HKR-Verfahren des Bundes.
2.2
Kassen
Kassen sind die Zentralkasse und die Bundeskasse.
2.3
Buchungsstellen
(1) Buchungsstellen sind als Buchungskonten eingerichtet. Die Buchungskonten (Abschnitte) können in Objektkonten (Unterabschnitte) unterteilt sein.
(2) Die Buchungsstellen im Vorschussbuch und im Verwahrungsbuch sind für Sachbereiche eingerichtet.
2.4
Durchlaufende Gelder
Durchlaufende Gelder im Sinne dieser Richtlinie sind Zahlungen, die von Dritten zur Verfügung gestellt werden und entweder an Dritte weitergeleitet oder vom Bewirtschafter im Auftrag von Dritten verwendet werden, sie sind keine Bundesmittel. Ausnahmsweise dürfen durchlaufende Gelder als Vorschuss ausgezahlt werden, wenn mit einer anderen öffentlich rechtlichen Körperschaft vereinbart worden ist, dass der ausgezahlte Betrag erstattet wird.
2.5
Überzahlte Kassenzeichen
Überzahlte Kassenzeichen sind im Zahlungsüberwachungsverfahren des Bundes auf ein Personenkonto gebuchte und nicht bzw. nicht in gleicher Höhe angeordnete Einzahlungen.
3
Antragsverfahren
(1) Grundsätzlich werden Vorschuss- und Verwahrungskonten als Einzelkonten für einen bestimmten Zweck eingerichtet. In Einzelkonten kann der Ausgleich jeder einzelnen Aus- (Vorschuss) bzw. Einzahlung (Verwahrung) nachgewiesen werden. Sammelkonten werden nur dann eingerichtet, wenn die Zahlungen zwar einem bestimmten Zweck, aber keiner konkreten Ein- oder Auszahlung zugeordnet werden können. Der ordnungsgemäße Ausgleich des Sammelkontos muss gewährleistet sein.
(2) Alle Anträge auf Einrichtung von Vorschuss- und Verwahrungskonten sind schriftlich von der oder dem Beauftragten für den Haushalt der zuständigen obersten Bundesbehörde beim Bundesministerium der Finanzen zu stellen.
(3) Der Antrag ist unter Angabe
-
einer konkreten Begründung,
-
der vollständigen Anschrift des Bewirtschafters, der das Vorschuss- oder Verwahrungskonto erhalten soll,
-
der Bewirtschafternummer sowie der Bewirtschafterstruktur und
-
dem Dienstort zuständigen Kasse
zu stellen.
In der Begründung ist darzustellen:
-
für welchen Zweck ein Vorschuss- oder Verwahrungskonto benötigt wird (gesetzliche bzw. rechtliche Verpflichtung),
-
der Einzahlende und/oder Empfangende,
-
in welchem Zeitraum der Ausgleich der einzelnen Zahlungen voraussichtlich erfolgen soll,
-
bei Verwahrungen, die voraussichtliche Anzahl der Einzahlungen pro Haushaltsjahr,
-
bei Antrag eines Sammelkontos ist zusätzlich darzulegen, wie und wann der Ausgleich des Sammelkontos erfolgen soll und
-
bei durchlaufenden Geldern ist zusätzlich das Bundesinteresse darzustellen.


(4) Die oberste Bundesbehörde kann eine andere Stelle bestimmen, die für ihren Geschäftsbereich die Einrichtung, Änderung und Stilllegung von Vorschuss- und Verwahrungskonten beantragen darf. Das Bundesministerium der Finanzen ist über die Übertragung der Aufgaben zu unterrichten.
4
Bewirtschaftung
4.1
Bewirtschaftung von Vorschuss- und Verwahrungskonten
Für die ordnungsgemäße Bewirtschaftung von Vorschüssen und Verwahrungen sind die VV zur BHO sowie die dazu erlassenen Verwaltungsvorschriften vom jeweiligen Bewirtschafter entsprechend anzuwenden. Grundsätzlich sind bei Vorschusskonten immer zuerst Auszahlungen und bei Verwahrungskonten Einzahlungen anzuordnen.
4.2
Automatische Verfügbarkeitskontrolle
Vorschusskonten werden ohne automatische Verfügbarkeitskontrolle, Verwahrungskonten mit Verfügbarkeitskontrolle eingerichtet. Zahlungen zur Verrechnung dürfen bei Verwahrungskonten nur angeordnet werden, wenn entsprechende Einzahlungen vorhanden sind.
4.3
Stilllegung von Vorschuss- und Verwahrungskonten
Vorschuss- und Verwahrungskonten, die nicht mehr benötigt werden, sind vom Bewirtschafter unverzüglich auszugleichen und dem Bundesministerium der Finanzen zur Stilllegung anzuzeigen. Vorschuss- und Verwahrungskonten, die über keinen Bestand verfügen und für die im laufenden Haushaltsjahr keine Anordnungen erfolgt sind, können mit Ablauf des ersten Quartals des nächsten Haushaltsjahres auf Veranlassung des Bundesministeriums der Finanzen stillgelegt werden.
5
Prüfung der Vorschuss- und Verwahrungskonten durch die Kassen
Das Bundesministerium der Finanzen führt das Vorschuss- und das Verwahrungsbuch und behält sich formale Prüfungen der Vorschuss-/Verwahrungskonten durch die Kassen hinsichtlich der ordnungsgemäßen Bewirtschaftung vor. Insbesondere wird geprüft, ob die Vorschüsse und Verwahrungen innerhalb der vorgegebenen Fristen ausgeglichen worden sind.
Das Bundesministerium der Finanzen regelt das Nähere. Das Prüfungsrecht des Bundesrechnungshofes bleibt hiervon unberührt.


Zweiter Abschnitt - Vorschüsse

6
Fristen - Vorschüsse
Ein Vorschuss ist so schnell wie möglich, grundsätzlich im Haushaltsjahr seiner Entstehung auszugleichen, spätestens aber drei Monate nach Ende dieses Haushaltsjahres. Von diesen Fristen ausgenommen sind die Auszahlungen für die Sockelbeträge einer Geldstelle und durchlaufende Gelder. Durchlaufende Gelder, die als Vorschuss gebucht werden, sind spätestens zum Ende des zweiten auf ihre Entstehung folgenden Haushaltsjahres auszugleichen.
7
Anordnung zur Auszahlung und Ausgleich eines Vorschusses
7.1
Anordnung zur Auszahlung
7.1.1
Bewirtschafter
Der Bewirtschafter ordnet die Auszahlung als Vorschuss aus seinem zugelassenen bewirtschafterbezogenen Vorschusskonto gegenüber der für ihn zuständigen Kasse an. In der Anordnung ist als Titelkonto das Buchungskonto einzutragen.
7.1.2
Kasse
Gebühren und Auslagen, die durch den Anschluss der Kasse an Geldinstitute entstehen, oder Zahlungen im Lastschriftverfahren, für die keine Anordnungen eines Bewirtschafters vorliegen, werden von der Kasse als Vorschuss bei der Kasse gebucht. Das Bundesministerium der Finanzen kann zulassen, dass weitere Zahlungen als Vorschuss geleistet werden dürfen.
7.2
Ausgleich des Vorschusses
7.2.1
Bewirtschafter
Der Bewirtschafter hat einen Vorschuss ausschließlich durch eine haushaltsmäßige Verrechnung oder durch eine Einzahlung auszugleichen.
7.2.1.1
Der Ausgleich des Vorschusses durch eine haushaltsmäßige Verrechnung erfolgt durch Anordnung einer verrechnungsweisen Auszahlung aus einer Haushaltsstelle. Im Fall eines bewirtschafterbezogenen Vorschusskontos (Nr. 7.1.1) ist zusätzlich eine verrechnungsweise Einzahlung auf diesem Vorschusskonto anzuordnen. Beide Anordnungen sind gleichzeitig der Bundeskasse zu übersenden.
7.2.1.2
Der Ausgleich des Vorschusses kann durch die Einzahlung bei der Kasse (Nr. 7.1.2) erfolgen. Handelt es sich um ein bewirtschafterbezogenes Vorschusskonto, ist zusätzlich die Annahme des Betrages auf diesem Vorschusskonto anzuordnen.
7.2.1.3
In begründeten Ausnahmefällen kann eine verrechnungsweise Auszahlung aus einem Verwahrungskonto erfolgen. Der Ausgleich erfolgt analog 7.2.1.1.
7.2.2
Kasse
Die Kasse ordnet den Ausgleich eines Vorschusses nach Nr. 7.1.2 in eigener Zuständigkeit an, nachdem die Auszahlung durch den Bewirtschafter angeordnet oder der als Vorschuss ausgezahlte Betrag wieder bei der Kasse eingezahlt worden ist.


Dritter Abschnitt - Verwahrungen

8
Fristen - Verwahrungen
Eine Verwahrung ist so schnell wie möglich, grundsätzlich im Haushaltsjahr ihrer Entstehung auszugleichen, spätestens aber drei Monate nach Ende dieses Haushaltsjahres. Von den Fristen ausgenommen sind in Verwahrung gebuchte Sicherheiten, sowie beschlagnahmte Gelder in Straf- und Bußgeldverfahren. Unanbringliche Auszahlungen sind spätestens drei Monate nach Ende des Monats, in dem die unanbringliche Auszahlung als Einzahlung gebucht wurde, vom Bewirtschafter auszugleichen. Durchlaufende Gelder, die als Verwahrung gebucht werden, sind so schnell wie möglich, grundsätzlich spätestens zum Ende des zweiten auf ihre Entstehung folgenden Haushaltsjahres auszugleichen. Das Bundesministerium der Finanzen kann Ausnahmen zulassen.
9
Anordnung zur Annahme und Ausgleich einer Verwahrung
9.1
Anordnung zur Annahme der Einzahlung
9.1.1
Bewirtschafter
Der Bewirtschafter hat eine Einzahlung als Verwahrung im Voraus auf sein zugelassenes bewirtschafterbezogenes Verwahrungskonto bei seiner zuständigen Kasse anzuordnen. In der Anordnung ist als Titelkonto das Buchungskonto einzutragen.
9.1.2
Kasse
Die Kasse bucht eine Einzahlung, für die keine Annahmeanordnung eines Bewirtschafters vorliegt, auf ein Verwahrungskonto der Kasse. Die Einzahlung ist dem zuständigen Bewirtschafter mit der Bitte um weitere Veranlassung anzuzeigen.
9.2
Ausgleich der Verwahrung
9.2.1
Bewirtschafter
Der Bewirtschafter hat eine Verwahrung ausschließlich durch eine haushaltsmäßige Verrechnung oder eine Auszahlung auszugleichen.
9.2.1.1
Im Fall einer haushaltsmäßigen Verrechnung ordnet der Bewirtschafter eine verrechnungsweise Einzahlung bei einer Haushaltsstelle (Nr. 9.1.2) an. Im Fall eines bewirtschafterbezogen Verwahrungskontos (Nr. 9.1.1), ist zusätzlich eine verrechnungsweise Auszahlung aus dem Verwahrungskonto anzuordnen. Beide Anordnungen sind gleichzeitig der Bundeskasse zu übersenden.
9.2.1.2
Der Ausgleich einer auf einem bewirtschafterbezogenen Verwahrungskonto gebuchten Einzahlung kann durch Anordnung der Auszahlung des Betrages aus diesem Verwahrungskonto erfolgen.
9.2.1.3
In begründeten Ausnahmefällen kann eine verrechnungsweise Einzahlung bei einem Vorschusskonto erfolgen. Der Ausgleich erfolgt analog 9.2.1.1.
9.2.2
Kasse
9.2.2.1
Die Kasse gleicht, nachdem die Einzahlung durch den Bewirtschafter angeordnet wurde, die Verwahrung mit einer verrechnungsweisen Auszahlung aus.
9.2.2.2
Die Kasse darf eine wegen fehlender Zuständigkeit in Verwahrung genommene Einzahlung an eine Kasse der zuständigen öffentlich rechtlichen Körperschaft weiterleiten.
9.2.2.3
Einzahlungen, die bei der Kasse in Verwahrung gebucht wurden und deren Verwendungszweck bis spätestens zum Ablauf des zweiten auf die Buchung folgenden Haushaltsjahres nicht aufgeklärt oder der ursprüngliche Einzahler nicht ermittelt werden konnte, werden von der oder dem für die Kasse zuständigen Beauftragten für den Haushalt bei Kap. 0813 Tit. 119 99 vereinnahmt. Dies gilt entsprechend für überzahlte Kassenzeichen nach Nr. 2.5. Die getroffenen Maßnahmen zur Aufklärung der Verwendung der unanbringlichen Einzahlungen müssen in einem angemessenen Verhältnis zur Höhe des Einzahlungsbetrages stehen. Die Kassenaufsicht hat die Unanbringlichkeit der Einzahlung und die zur Aufklärung getroffenen Maßnahmen festzustellen. Bei Kleinbeträgen nach VV Nr. 7 zu § 59 BHO ist die Unanbringlichkeit der Einzahlung sofort gegeben. Bei Beträgen bis 1.000 EURO gilt die Unanbringlichkeit als gegeben, wenn innerhalb von sechs Monaten der Verwendungszweck der Einzahlung nicht aufgeklärt werden konnte. Das Bundesministerium der Finanzen regelt das Nähere.


Vierter Abschnitt - Schlussbestimmung

10
Inkrafttreten
Die Änderungen der Richtlinie treten mit Veröffentlichung in Kraft und ersetzen die Richtlinie vom 18. Januar 2016.
Die vom Bundesministerium der Finanzen zugelassenen bewirtschafterbezogenen Vorschuss- und Verwahrungskonten dürfen weitergeführt werden. Bestehende Ausnahmen zu den Fristen einzelner Konten für durchlaufende Gelder (Buchungsstelle 9070 0000 97 und 9071 0000 96) behalten bis zum Ablauf des Jahres 2024 ihre Gültigkeit. Im Bedarfsfall können für diese Konten neue Ausnahmeanträge gestellt werden.





Anlagen (nichtamtliches Verzeichnis)

Anlage 1: Vorschussbuch

Anlage 2: Verwahrungsbuch

Anlage 3: Hinweise zur Darstellung und Buchung im HKR-Verfahren