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BMF-Z-20041217-KF01-A002.htm

Zum Hauptdokument : Richtlinie über die Einrichtung und Benutzung dienstlicher Telekommunikationseinrichtungen und die dienstliche Benutzung privater Telekommunikationseinrichtungen in der Bundesverwaltung (Richtlinie Telekommunikation Bund - RLTk Bund - )









1.
Allgemeines


Die Ausführungshinweise ergänzen die allgemeinen Vorschriften der RLTk Bund für die Dienste Telefon und Telefax über dienstliche Telekommunikationseinrichtungen gemäß RLTk Bund Ziffer 1.1 sowie die allgemeine Kostentragungspflicht des Bediensteten gemäß RLTk Bund Ziffer 3.5.




2.
Einrichten, Betreiben und dienstliche Nutzung von Telekommunikationseinrichtungen, ‑verbindungen und -dienste gemäß RLTk Bund Ziffern 3.1 bis 3.4


2.1
Sofern es im Rahmen der dienstlichen Aufgaben möglich ist, ist der Einrichtung leitergebundener Telekommunikationseinrichtungen der Vorzug zu geben, wenn hierdurch Investitions-, Betriebs- und Verbindungskosten eingespart werden können oder nichtleitergebundene Telekommunikationseinrichtungen den Anforderungen an die Sicherheit nicht genügen.


2.2
Für den Einsatz von Mobilfunkgeräten sind von den Dienststellen bedarfsgerechte Nutzungskonzepte zu entwickeln und Benutzervorschriften zu erlassen. In den Nutzungskonzepten sind der Bedarf und die Wirschaftlichkeit nachzuweisen.


2.3
Anträge von Beschäftigten auf Genehmigung dienstlicher Mobilfunkgeräte sind von den Dienststellen unter Anlegung strengster Maßstäbe zu bewilligen.


2.4
Der Bedarf von genehmigten Mobilfunkgeräten unterliegt einer regelmäßigen Überprüfung anhand des Nutzungskonzeptes. Diese Überprüfung hat mindestens alle 2 Jahre zumindest durch Stichproben zu erfolgen; ihr Ergebnis ist unter Darlegung der Gründe in vollem Umfang aktenkundig zu machen.


2.5
Die jeweiligen Leistungsmerkmale der Teilnehmer werden nach dienstlichen Erfordernissen innerhalb der Telekommunikationseinrichtungen freigeschaltet. Leistungsmerkmale, die zu nicht kalkulierbaren Kosten führen können, sind äußerst restriktiv freizugeben. Insbesondere ist die Freigabe einer Anrufweiterschaltung in die Mobilfunknetze und ins Ausland nur in Ausnahmefällen zu gestatten.


2.6
Der Dienstherr überprüft anhand von mindestens einer Stichprobe pro Jahr, ob die Bedingungen für die dienstliche und private Nutzung dienstlicher Telekommunikationseinrichtungen eingehalten werden. Hierfür werden mindestens 2 v.H. der erfassten Verbindungsdatensätze oder die Verbindungsdatensätze von mindestens 2 v.H. der Bediensteten ausgewertet. Die tatsächliche Menge richtet sich nach dem vertretbaren Aufwand. Die Auswahl der jeweils zu überprüfenden Daten erfolgt nach dem Zufallsprinzip.


2.7
Für den Mobilfunkbereich sind die Kosten und sonstige, statistisch relevante Daten unter dem Gesichtspunkt von Kostentransparenz und – überwachung gesondert zu erheben. Es sind grundsätzlich Einzelverbindungsnachweise zu beantragen. Ausnahmen gelten für den in Ziffer 3.4 dieser Anlage geregelten Bereich.




3.
Aktive private Nutzung der Dienste Telefonie und Telefax gemäß RLTk Bund Ziffern 3.3 bis 3.5


3.1
Privates Telefonieren und privates Telefaxen mit leitergebundenen Telekommunikationseinrichtungen dürfen den Dienstverkehr nicht beeinträchtigen und sind in Dauer und Umfang entsprechend einzuschränken.


3.2
Die Nutzung von Calling-Cards soll unter Berücksichtigung der technischen Gegebenheiten bevorzugt werden. Im Falle der Nutzung von Calling-Cards ist die Abrechnung der privaten Nutzung durch andere Abrechnungsmethoden aus Wirtschaftlichkeitsgründen nicht zulässig.


Sofern Calling-Cards bei Dienststellen mit automatischer Datenerfassungsanlage noch nicht genutzt werden, werden die Entgelte für die private Nutzung der dienstlichen Telekommunikationseinrichtungen über die zuständige Bundeskasse im Rahmen eines Lastschrifteinzugsverfahrens gemäß Ziffer 5 dieser Anlage vom privaten Bankkonto des Bediensteten abgebucht. Die Beschäftigten haben dem Dienstherrn eine entsprechende Einzugsermächtigung zu erteilen. Die Abrechnung der privaten Telefongebühren erfolgt grundsätzlich im Zahlungsüberwachungsverfahren –ZÜV- (s. Verfahrensrichtlinien „Zahlungsüberwachungsverfahren“).


Bei Dienststellen ohne automatische Datenerfassungsanlage sind in dem Fall, dass Calling-Cards noch nicht genutzt werden, private Verbindungen auf den Tarifbereich City zu beschränken. Sie sind durch Selbstanschreibung nachzuweisen. Zu erfassen sind: Name, Endstellennummer des Beschäftigten, Abrechnungszeitraum, Datum und Anzahl der Gespräche/Telefaxe sowie die dadurch angefallenen Verbindungsentgelte. Für jedes Gespräch im Tarifbereich City sind mindestens 2 Tarifeinheiten anzusetzen. Bei längeren Gesprächen haben die Bediensteten die Tarifeinheiten pflichtgemäß zu schätzen. Die Bediensteten haben am Ende des Abrechnungszeitraums von drei Monaten die zu erstattenden Verbindungsentgelte selbst zu berechnen und anzuzeigen.


Die Entgelte sind jeweils für einen Abrechnungszeitraum von 3 Monaten den Bediensteten mitzuteilen und einzuziehen.


3.3
Werden Bediensteten in ihren Privaträumen aus dienstlichen Gründen eingerichtete Telekommunikationseinrichtungen, –verbindungen und -dienste auf Antrag zur Mitbenutzung überlassen, so sind vierteljährlich nachträglich neben der Hälfte des monatlichen Grundpreises für den Anschluss am öffentlichen Netz die anfallenden Verbindungsentgelte für die private Nutzung zu erstatten.


Privatverbindungen sind jeweils im Einzelverbindungsnachweis zu kennzeichnen, der unverzüglich der Behörde zur Abrechung vorzulegen ist. Eine Schwärzung der Zielrufnummer und Uhrzeit der Privatverbindungen auf dem Einzelverbindungsnachweis ist zulässig.


Für den Einzug der Entgelte ist das Verfahren gem. Ziffer 5 dieser Anlage anzuwenden.


3.4
Privatgespräche von dienstlichen Mobilfunkgeräten sind – außer in Gefahrensituationen – grundsätzlich untersagt, es sei denn, die Verkehre können über dienstliche und private Kennungen getrennt und die private Nutzung kann unmittelbar zwischen Beschäftigtem und Mobilfunkanbieter abgerechnet werden (Twin Bill). Ein Anspruch auf Einrichtung entsprechender Systeme besteht für die Beschäftigten nicht. Dasselbe gilt, wenn die Verbindungen durch Nutzung einer privaten Calling Card des Bediensteten aufgebaut werden.


Eine Ausnahme gilt für die Mobilfunkgeräte der Leitungen der obersten Bundesbehörden. Diese dürfen auch privat genutzt werden.


Die Kosten der privaten Nutzung sind vom jeweiligen Nutzer zu tragen. Die Vorschriften über die Abrechnung (Ziffer 5) gelten entsprechend. Sollten diese Verfahren nicht möglich sein, sind dem Benutzer des personengebundenen Mobilfunktelefons Einzelverbindungsnachweise zur Kennzeichnung und Abrechnung der Privatverbindungen jeweils unverzüglich vorzulegen. Dieser Absatz gilt nicht für Geräte der Mitglieder des Deutschen Bundestages, soweit sie für eine oberste Bundesbehörde tätig sind.




4.
Passive private Nutzung der Dienste Telefonie und Telefax gemäß RLTk Bund Nrn. 3.3 bis 3.5


4.1
Passive private Nutzung dienstlicher Telekommunikationseinrichtungen ist zulässig, sofern die Verbindungsentgelte vollständig von der anrufenden Stelle getragen werden.


4.2
Anrufweiterschaltungen ankommender privater Verbindungen sind grundsätzlich zulässig, wenn hierdurch keine zusätzlichen Verbindungsentgelte aufkommen, die von der Behörde getragen werden müssen. Die Bediensteten sind anzuhalten, die passive private Nutzung über Anrufweiterschaltungen auf 30 Sekunden zu beschränken, wenn hierdurch dem Dienstherrn Kosten entstehen.


4.3
Die Bediensteten sind anzuhalten, dienstliche Faxgeräte nicht zum Empfang privater Faxe zu nutzen. Eine Zulassung ist möglich, wenn im Einzelfall bereits Kostenerstattungsverfahren für das Herstellen privater Kopien mit dienstlichen Kopiergeräten bestehen, die hier angewendet werden können.




5.
Entrichtung der Leistungsentgelte für Telekommunikationsdienstleistungen


5.1
Leistungsentgelte für die TK-Einrichtungen sind im Lastschrifteinzugsverfahren zu entrichten. Dabei ist Folgendes zu beachten:


Auf der Einzugsermächtigung ist als Kontoinhaber die jeweils zuständige Bundeskasse mit ihrer Landeszentralbank-Girokontonummer sowie der Verwendungszweck anzugeben. Der Verwendungszweck ist wie folgt darzustellen:


„Name der Bundeskasse in der Form: BK ... Bewirtschafternummer, Haushaltsstelle ‑ beispielhaft wie folgt: BKBN 03059870/0201/5130 (die Ortslage der Bundeskasse wird ggf. dreistellig mit dem Kfz-Kennzeichen angegeben)“.


Die Einzugsermächtigung ist zuerst an die Bundeskasse zu senden. Die Bundeskasse prüft die sie betreffenden Angaben, ergänzt die Einzugsermächtigung um ihre eigene Kontonummer, unterzeichnet die Einzugsermächtigung als Kontoinhaber und leitet sie ‑ ggf. über den Bewirtschafter – an die jeweilige Rechnungsstelle weiter.


5.2
Nach Eingang der Rechnung über in Anspruch genommene TK-Leistungen hat der Bewirtschafter diese unverzüglich zu prüfen und einen Buchungsbeleg der zuständigen Bundeskasse zu übersenden .Der Buchungsbeleg muss der Bundeskasse vor der Belastung des Girokontos vorliegen.


5.3
Über eingezogene Lastschriftbeträge werden grundsätzlich von den Bundeskassen keine Kassenanzeigen erteilt.


Die Bundeskassen sind angewiesen, Lastschriftbeträge für die ihr keine Buchungsbelege vorliegen, nach 4 Wochen zu widerrufen.