BMF-Z-20041217-KF01-A001.htm
Anlage 1 zur RLTk Bund
Ausführungshinweise Datenschutz zur RLTk Bund
- 1.
- Allgemeines
- 1.1
- Die Ausführungshinweise ergänzen die allgemeinen Vorschriften der RLTk Bund über dienstliche Telekommunikationseinrichtungen gemäß RLTk Bund Ziffer 3.3.
- 1.2
- Die Belange des Datenschutzes sind zu beachten. Daten dürfen nur in dem Maße erhoben werden, wie dies zur Kontrolle der Einhaltungen der RLTk Bund und Abrechnung der Inanspruchnahme für private Nutzung erforderlich ist.
- 2.
- Datenerfassung über dienstliche Verbindungen
- 2.1
- Bei automatischen Telekommunikationsdatenerfassungsanlagen sind für die dienstlichen Verbindungen durch Speicherung festzuhalten:
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- Datum (ohne Uhrzeit)
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- Nummer des Teilnehmeranschlusses und Name des/der Anschlussinhabers/Anschlussinhaberin.
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- Vollständige Nummer der angerufenen Person
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- Tarifeinheiten bzw. Leistungsentgelte.
Die Speicherung weiterer personenbezogener Daten ist nicht zulässig. - 2.2
- Ist eine automatische Datenerfassungsanlage nicht vorhanden, sind die o.a. Daten für Verbindungen über den Tarifbereich City hinaus grundsätzlich schriftlich aufzuzeichnen. Dies kann bei der Kurzwahl im Verkehr mit Dienststellen unterbleiben.
- 2.3
- Die Nachweisungen über dienstliche Verbindungen und die Notwendigkeit der Gespräche sind –stichprobenweise – durch den Dienstherrn oder einer von ihm beauftragten Person zu überprüfen. Eine Verknüpfung mit anderen Dateien ist nicht zulässig. Die Nachweisungen sind nach Abschluss der Prüfung innerhalb von 3 Monaten zu vernichten bzw. zu löschen. Sofern dies in einer automatischen Telekommunikationsdatenerfassungsanlage nicht mit wirtschaftlich vertretbarem Aufwand umzusetzen ist, sind die Beschäftigten, etwa im Rahmen einer Dienstvereinbarung, und im Benehmen mit dem behördlichen Datenschutzbeauftragten über die Speicherdauer zu informieren. Eine Speicherung von Kommunikationsdaten für mehr als sechs Monate nach Gesprächsende ist nicht zulässig.
- 2.4
- Bei Verbindungen der Personalvertretungen in Personalratsangelegenheiten und Verbindungen anderer Stellen, deren Verkehr nicht der dienstlichen Aufsicht unterliegt, sind nur die Tarifeinheiten bzw. Verbindungsentgelte festzuhalten, sofern nicht die Stellen selbst eine Aufzeichnung/Speicherung verlangen.
- 2.5
- Soweit es für die Gewährleistung des Betriebs, für Wartung und Statistik erforderlich ist, dürfen personenbezogene Daten erhoben und ausgewertet werden. Sie sind zum frühestmöglichen Zeitpunkt zu anonymisieren.
- 3.
- Datenerfassung bei der privaten Nutzung dienstlicher Telekommunikationsanlagen
- 3.1
- Bei automatischen Datenerfassungsanlagen ist für private Verbindungen eine besondere Kennung vorzusehen. Die Verbindungsdaten sind zu erfassen, jedoch sind bei den Rufnummern der Angerufenen die letzten drei Ziffern bei der Speicherung zu unterdrücken. Bei vorhandenen Anlagen ist auch eine Unterdrückung von mindestens zwei Ziffern zulässig, wenn eine Änderung wirtschaftlich nicht zu vertreten ist. Die Nachweisungen über die privaten Verbindungen sind unmittelbar nach Beendigung des Abrechnungszeitraumes zu erstellen. Auf Verlangen der Beschäftigten ist ein Auszug der Nachweisung für die betreffende Telefonendstelle mit den verkürzten Rufnummern der Angerufenen zu erstellen. Dieser Auszug darf nur von besonders beauftragten Personen gefertigt und verschlossen den Beschäftigten zugeleitet werden. Eine Kenntnisnahme durch Dritte – soweit nicht für Ausdruck und Versendung unumgänglich – ist unzulässig und auszuschließen.
- 3.2
- Die Beschäftigten sind über das in der Dienststelle angewendete Erfassungsverfahren, über die Behandlung der Daten, den Zweck der Datenerfassung sowie darüber zu informieren, dass ihr Einverständnis zu der jeweiligen Form der Datenerfassung mit Anmeldung bzw. Durchführung der Verbindung als erteilt gilt.
- 3.3
- Die gespeicherten Daten sind nach Abrechnung der Nachweisungen unverzüglich zu löschen, maschinelle Ausdrucke sind zu vernichten. Sofern dies in einer automatischen Telekommunikationsdatenerfassungsanlage nicht mit wirtschaftlich vertretbarem Aufwand umzusetzen ist, sind die Beschäftigten im Rahmen einer Dienstvereinbarung und im Benehmen mit dem behördlichen Datenschutzbeauftragten über die Speicherung zu informieren. Eine Speicherung von Kommunikationsdaten für mehr als sechs Monate nach Gesprächsende ist nicht zulässig.
- 3.4
- Für die in Dienststellen ohne automatische Datenerfassung von den Bediensteten zu erstellenden Anschreibungen gelten die Vorschriften über die Vernichtung nach der Abrechnung entsprechend.