BMI-OESII5-20230313-SF-A006.htm
Anlage VI
Verschlusssachenanweisung
Richtlinie für die Abgabe von Verschlusssachen an das Geheimarchiv des Bundesarchivs
(VS-Archivrichtlinie)
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- AllgemeinesDie öffentlichen Stellen des Bundes haben dem Bundesarchiv im Rahmen der Bestimmungen des § 6 Bundesarchivgesetz auch Unterlagen zur Übernahme anzubieten, die den Rechtsvorschriften des Bundes über die Geheimhaltung unterliegen. Unterlagen der Nachrichtendienste sind anzubieten, wenn sie deren Verfügungsberechtigung unterliegen und zwingende Gründe des nachrichtendienstlichen Quellen- und Methodenschutzes sowie der Schutz der Identität der bei ihnen beschäftigten Personen einer Abgabe nicht entgegenstehen. Ohne Zustimmung des Bundesarchivs dürfen daher anbietungspflichtige Verschlusssachen nicht vernichtet werden.Das Geheimarchiv des Bundesarchivs hat die Aufgabe, STRENG GEHEIM, GEHEIM und VS-VERTRAULICH eingestufte Verschlusssachen, die für die Verwaltungsarbeit nicht mehr oder nicht mehr laufend benötigt werden zu verwahren. Die Übergabe an das Geheimarchiv ändert nichts an der Einstufung einer Verschlusssache.An das Geheimarchiv sind vollständige Aufbewahrungseinheiten (zum Beispiel Hefter, Stehordner, Filme oder Bänder) abzugeben. Der Ordnungszustand ist nicht zu verändern (zum Beispiel keine Entnahme von Schriftstücken).Die Aufbewahrungseinheiten sind vollständig in einem Abgabeverzeichnis aufzulisten. Neben dem Abgabeverzeichnis ist für jede Aufbewahrungseinheit ein Dokumentenverzeichnis zu erstellen, in dem sämtliche Verschlusssachen mit eindeutig identifizierbaren Formalangaben (Herausgeber, Tagebuchnummer, Datum und Geheimhaltungsgrad) zu erfassen sind. Inhaltsangaben im Abgabe- und im Dokumentenverzeichnis sind so zu formulieren, dass diese möglichst nicht geheimhaltungsbedürftig, keinesfalls aber höher als VS-NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH einzustufen sind. Vorlagen für das Abgabe- und das Dokumentenverzeichnis stellt das zuständige Fachreferat im Bundesarchiv zur Verfügung.Das Abgabe- und das Dokumentenverzeichnis sind dem Bundesarchiv in elektronischer Form und in Papierform zuzuleiten. Das Geheimarchiv übersendet der abgebenden Stelle eine Kopie des Abgabeverzeichnisses mit den eingetragenen Archivnummern.
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- Festsetzung der AufbewahrungsfristVor einer Abgabe von Verschlusssachen hat die abgebende Stelle das Endjahr der Aufbewahrungsfrist je Aufbewahrungseinheit festzulegen.Die Aufbewahrungsfrist ist so kurz wie möglich und unabhängig von der Einstufungsfrist festzulegen. § 19 der RegR ist anzuwenden.
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- Behandlung der Verschlusssachen im ArchivDas Geheimarchiv weist die übernommenen Aufbewahrungseinheiten anhand der Abgabe- und Dokumentenverzeichnisse nach.Das Geheimarchiv leitet der abgebenden Stelle oder deren Rechtsnachfolger ihre Verschlusssachen auf Anforderung wieder zu.Das Geheimarchiv kann die ihm übergebenen Verschlusssachen für Archivzwecke bearbeiten, soweit diese nicht versiegelt oder auf andere Weise besonders gesichert sind.Nach Aufhebung der Einstufung werden die archivwürdigen Unterlagen in die Archivbestände des Bundesarchivs übernommen. Nicht archivwürdige Unterlagen werden nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist und der Prüffrist für die Verlängerungen von darin enthaltenen Verschlusssachen vernichtet.Die Vernichtung wird im Abgabeverzeichnis nachgewiesen. Die Aufhebung der Einstufung wird von der aktenführenden Stelle oder dem Geheimarchiv auf dem Dokument kenntlich gemacht; soweit sie pauschal für die gesamte Aufbewahrungseinheit gilt, genügt es, wenn sie nur auf der Aufbewahrungseinheit kenntlich gemacht wird.
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- Einsichtnahme und Nutzung der Verschlusssachen durch DritteWerden Anträge Dritter auf Einsichtnahme in noch als Verschlusssachen eingestufte Unterlagen beim Bundesarchiv gestellt, leitet das Bundesarchiv diese Anträge an die abgebenden Stelle oder deren Rechtsnachfolger zur Prüfung weiter. Die Einsichtnahme bedarf der vorherigen Zustimmung der abgebenden Stelle oder deren Rechtsnachfolgers.Eine Nutzung der Inhalte von Verschlusssachen durch Dritte (zum Beispiel Veröffentlichungen von Wissenschaftlern) kann nur nach Aufhebung der Einstufung der betreffenden Verschlusssachen durch die jeweiligen Herausgeber erfolgen.In diesen Fällen prüft die abgebende Stelle oder deren Rechtsnachfolger die Aufhebung der Einstufung der eigenen Verschlusssachen und ersucht die Herausgeber etwaig in den Aufbewahrungseinheiten enthaltener Fremd-Verschlusssachen um die Prüfung der Aufhebung deren Einstufung.Ist die Aufbewahrungsfrist der in Rede stehenden Aufbewahrungseinheiten abgelaufen, ersucht das Bundesarchiv die Herausgeber der enthaltenen Fremd-Verschlusssachen um Prüfung der Aufhebung deren Einstufung.
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- SchlussbestimmungenDem Geheimarchiv ist der Wechsel der Zuständigkeit für im Geheimarchiv verwahrte Verschlusssachen infolge von Aufgabenverlagerungen schriftlich mitzuteilen. Vor der Weitergabe von Verschlusssachen an die nunmehr zuständige Stelle nach § 23 RegR prüft die bislang zuständige Stelle, welche Verschlusssachen an das Geheimarchiv abgegeben werden können.Das Auswärtige Amt kann für seinen Bereich in Übereinstimmung mit den Grundsätzen dieser Richtlinie eigene Bestimmungen erlassen.