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Zum Hauptdokument : Allgemeine Verwaltungsvorschrift zum materiellen Geheimschutz (Verschlusssachenanweisung - VSA)

Anlage V
Verschlusssachenanweisung

Merkblatt zur Behandlung von
Verschlusssachen
des Geheimhaltungsgrades
VS-NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH
(VS-NfD-Merkblatt)

1

Allgemeines

1.1

Kenntnis nur, wenn nötig

Von einer Verschlusssache dürfen nur Personen Kenntnis erhalten, die aufgrund ihrer Aufgabenerfüllung von ihr Kenntnis haben müssen. Keine Person darf über eine Verschlusssache umfassender oder eher unterrichtet werden, als dies aus Gründen der Aufgabenerfüllung notwendig ist. Es gilt der Grundsatz „Kenntnis nur, wenn nötig“.

1.2

Verstöße gegen die Geheimhaltungspflicht

Personen, die gegen die Vorschriften dieses VS-NfD-Merkblatts verstoßen, drohen disziplinar- oder arbeitsrechtliche Maßnahmen und eine strafrechtliche Ahndung des Verstoßes nach den §§ 93 bis 99, 203 Absatz 2 und 353b StGB. Personen, die sich im Umgang mit Verschlusssachen als ungeeignet erwiesen haben, werden von der Bearbeitung von Verschlusssachen ausgeschlossen.

1.3

Mitteilungen an die Geheimschutzbeauftragten

Der Verlust und das Auffinden von Verschlusssachen sowie vermutete und festgestellte Verstöße gegen die Vorschriften dieses VS-NfD-Merkblatts sind unverzüglich den zuständigen Geheimschutzbeauftragten mitzuteilen, um einen eventuell entstandenen Schaden zu begrenzen und den Vorfall aufzuklären.

1.4

VS-IT

Die Verarbeitung von Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades VS-NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH ist nur mit VS-IT zulässig, die hierfür freigegeben ist. Dies betrifft unter anderem PCs, Notebooks und Mobiltelefone. Informationen zu freigegebener VS-IT erteilen die Geheimschutzbeauftragten beziehungsweise IT-Sicherheitsbeauftragten. Dabei sind die Vorgaben der Dienststelle zu Transport, Aufbewahrung und Betrieb zu beachten. Private IT, Software oder Datenträger dürfen nicht für die Verarbeitung von Verschlusssachen eingesetzt werden.

2

Einstufung

Die Dienststelle, die eine Verschlusssache erstellt oder deren Erstellung veranlasst, oder der Rechtsnachfolger dieser Dienststelle ist der Herausgeber der Verschlusssache.

Der Herausgeber stuft eine Verschlusssache in den Geheimhaltungsgrad VS-NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH ein, wenn deren Kenntnisnahme durch Unbefugte für die Interessen der Bundesrepublik Deutschland oder eines ihrer Länder nachteilig sein kann (§ 4 Absatz 2 Nummer 4 Sicherheitsüberprüfungsgesetz).

Von einer Einstufung als Verschlusssache ist nur Gebrauch zu machen, soweit dies notwendig ist.

3

Befristung und Aufhebung der Einstufung

Die Einstufung einer Verschlusssache des Geheimhaltungsgrades VS-NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH ist auf 30 Jahre befristet. Der Herausgeber kann unter Berücksichtigung der Begründung für die Einstufung eine kürzere Frist bestimmen. Die Einstufung endet mit Ablauf des Jahres, in welches das Fristende fällt. Die Frist kann nicht verlängert werden.

Fällt die Geheimhaltungsbedürftigkeit einer Verschlusssache weg, hat der Herausgeber die Einstufung aufzuheben. Die Aufhebung der Einstufung ist so zu vermerken, dass diese und die verfügende Stelle jederzeit erkennbar sind.

4

Kennzeichnung

Bei der Herstellung ist eine Verschlusssache des Geheimhaltungsgrades VS-NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH so zu kennzeichnen, dass bei ihrer Handhabung während der gesamten Dauer ihrer Einstufung jederzeit erkennbar sind:

1.: der Geheimhaltungsgrad,
2.: der Herausgeber,
3.: das Datum der Verschlusssache und
4.: das bei der Herstellung festgelegte Ende der Einstufungsfrist, sofern diese die Regelfrist von 30 Jahren unterschreitet.

Die verbindliche Gestaltung der Kennzeichnung von Verschlusssachen ist der Anlage IV sowie den Mustern der Anlage VIII zur Verschlusssachenanweisung zu entnehmen. Dies gilt auch für elektronische Verschlusssachen. Lässt die Beschaffenheit einer Verschlusssache eine solche Kennzeichnung nicht zu, ist sinngemäß zu verfahren. Geheimhaltungsgrade sind grundsätzlich auszuschreiben soweit die Beschaffenheit einer Verschlusssache dies zulässt. Ist dies nicht möglich, wird der Geheimhaltungsgrad VS-NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH mit VS-NfD abgekürzt.

Der Betreff einer Verschlusssache soll so formuliert werden, dass er für sich genommen nicht geheimhaltungsbedürftig ist.

5

Aufbewahrung und Verwaltung

Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades VS-NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH sind bei Nichtgebrauch in verschlossenen Behältern oder Räumen aufzubewahren. Sie können, soweit sie nicht Bestandteil höher eingestufter Verschlusssachen sind, unter Beachtung des Grundsatzes „Kenntnis nur, wenn nötig“ in einer offenen Registratur dauerhaft aufbewahrt und in dieser verwaltet werden. Satz 1 gilt entsprechend für Datenträger und mobile IT, auf denen elektronische Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades VS-NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH unkryptiert gespeichert sind.

6

Weitergabe und Versand

6.1

Weitergabe innerhalb einer Dienststelle

Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades VS-NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH können innerhalb einer Dienststelle wie offenes Schriftgut weitergegeben werden. Eine Quittierung der Weitergabe ist nicht vorgesehen. Bei der Weitergabe mittels VS-IT sind nachfolgende Regelungen unter 6.2 zu beachten.

6.2

Weitergabe über technische Kommunikationsverbindungen

Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades VS-NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH sind ausschließlich mittels hierfür freigegebener VS-IT über technische Kommunikationsverbindungen zu übertragen. Die Verschlusssachen müssen dabei grundsätzlich durch IT-Sicherheitsprodukte nach Vorgaben des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik verschlüsselt werden. Erfolgt die Versendung ausschließlich innerhalb hierfür freigegebener VS-IT-Netze (zum Beispiel freigegebenes Hausnetz des Absenders - Informationsverbund Berlin-Bonn - IVBB - freigegebenes Hausnetz des Empfängers), kann von einer Verschlüsselung abgesehen werden.

Abweichend von Absatz 1 dürfen Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades VS-NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH ausnahmsweise über andere technische Kommunikationsverbindungen versandt werden, wenn die Übermittlung über eine Kommunikationsverbindung nach Absatz 1 einen unvertretbaren Zeitverlust bedeuten würde. In diesem Fall sind folgende Vorsichtsmaßnahmen zu beachten:

1.: Die Identität des Kommunikationspartners soll vor Beginn der Kommunikation festgestellt werden,
2.: die Kommunikation ist so zu führen, dass der Sachverhalt Dritten nicht verständlich wird und ein unmittelbarer Rückschluss auf den VS-Charakter nicht möglich ist,
3.: die übermittelten Verschlusssachen dürfen keine Kennzeichnungen oder Hinweise aufweisen, die sie von einer nicht eingestuften Information unterscheiden. Die Kennzeichnungspflicht ist in diesem Fall aufgehoben und
4.: die Kommunikationspartner sind auf anderem Wege (zum Beispiel über andere technische Kommunikationsverbindungen, durch Post oder Kurier) unverzüglich über die Einstufung der Verschlusssachen zu unterrichten, außer, dies ist im Einzelfall nicht möglich oder nicht zweckmäßig.

Informationen zu den in Betracht kommenden Abweichungen bei der Auswahl von technischen Kommunikationsverbindungen erteilen die Geheimschutzbeauftragten.

6.3

Weitergabe durch private Zustelldienste

Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades VS-NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH können durch private Zustelldienste als gewöhnliche Briefbeziehungsweise Paketsendungen versandt werden. Der Umschlag beziehungsweise das Paket erhält keine VS-Kennzeichnung.

6.4

Grenzüberschreitende Weitergabe

Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades VS-NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH können auch ins Ausland durch private Zustelldienste als gewöhnliche Brief- beziehungsweise Paketsendungen versandt werden, es sei denn, der Herausgeber der Verschlusssache hat einer solchen Weitergabe widersprochen oder andere Modalitäten für den Auslandsversand festgelegt. Der Umschlag beziehungsweise das Paket erhält keine VS-Kennzeichnung.

6.5

Weitergabe an Parlamente und Landesbehörden

Die Weitergabe von Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades VS-NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH an den Deutschen Bundestag, den Bundesrat oder Landesparlamente erfolgt über die zuständige oberste Bundesbehörde.

Die Weitergabe von Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades VS-NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH an ein Land ist nur zulässig, sofern in diesem Land der Verschlusssachenanweisung entsprechende Regelungen zum Schutz von Verschlusssachen gelten oder sich das Land zum Schutz von Verschlusssachen entsprechend der Verschlusssachenanweisung verpflichtet.

6.6

Weitergabe an nichtöffentliche Stellen

Die Weitergabe von Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades VS-NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH an nichtöffentliche Stellen ist nur zulässig, wenn die Weitergabe im staatlichen Interesse erforderlich ist (z.B. zur Durchführung eines staatlichen Auftrages oder zur Analyse oder Abwehr von Gefahren für die Sicherheit in der Informationstechnik von Kritischen Infrastrukturen, von sonstigen Unternehmen im staatlichen Interesse oder einer Stelle des Bundes).

Vor der Weitergabe von Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades VS-NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH an nichtöffentliche Stellen muss mit diesen jeweils ein Vertrag geschlossen werden, in den die Bestimmungen des VS-NfD-Merkblattes des Handbuchs für den Geheimschutz in der Wirtschaft (Geheimschutzhandbuch) Eingang gefunden haben. Werden diese Unternehmen nicht durch das Bundesministerium für Wirtschaft und Energie geheimschutzbetreut, hat dies mit der Maßgabe zu erfolgen, dass die darin enthaltenen Kontrollrechte vom VS-Auftraggeber ausgeübt werden. Weitergehende Maßnahmen wie ein Geheimschutzverfahren des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie oder Sicherheitsüberprüfungen sind für eine Weitergabe von Verschlusssachen dieses Geheimhaltungsgrades nicht erforderlich.

6.7

Weitergabe an nichtdeutsche Stellen oder nichtöffentliche Stellen mit Sitz im Ausland

Die Weitergabe von deutschen Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades VS-NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH an Dienststellen ausländischer Staaten sowie über- oder zwischenstaatliche Organisationen (nichtdeutsche Stellen) setzt ein Regierungs- oder Ressortgeheimschutzabkommen oder ein entsprechendes internationales Abkommen voraus, welches die Bedingungen für die Weitergabe und weitere Handhabung regelt. Die Weitergabe von Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades VS-NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH an nichtöffentliche Stellen mit Sitz im Ausland setzt entsprechende Regelungen in einem solchen Abkommen voraus.

Vor der Weitergabe von Verschlusssachen an nichtdeutsche Stellen oder nichtöffentliche Stellen mit Sitz im Ausland ist die Zustimmung des Herausgebers einzuholen.

Liegt kein Regierungs- oder Ressortgeheimschutzabkommen oder ein entsprechendes internationales Abkommen vor, können deutsche Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades VS-NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH nur dann an nichtdeutsche Stellen oder nichtöffentliche Stellen mit Sitz im Ausland weitergegeben werden, wenn

1.: dies zur Erfüllung der Aufgaben der deutschen Stelle erforderlich ist,
2.: der Empfänger über die Geheimhaltungspflicht informiert wurde,
3.: die nichtdeutsche Stelle der deutschen Stelle nach dem Muster der Anlage VIII schriftlich zusichert, die Verschlusssachen entsprechend der eigenen Geheimschutzvorschriften zu schützen und
4.: die deutsche Stelle die Weitergabe dokumentiert.

Soweit die Weitergabe zur Wahrung wesentlicher Sicherheitsinteressen dringend erforderlich ist, können diese Voraussetzungen nachgeholt werden.

Bei einer grenzüberschreitenden Weitergabe an nichtdeutsche Stellen oder Unternehmen mit Sitz im Ausland mittels VS-IT müssen die Verschlüsselungsverfahren zwischen den beteiligten Staaten durch die Nationalen Sicherheitsbehörden für den Geheimschutz abgestimmt werden.

7

Mitnahme

Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades VS-NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH können außerhalb des Dienstgebäudes oder einer Liegenschaft nur auf Dienstreisen und zu Dienstbesprechungen mitgenommen werden, soweit dies dienstlich notwendig ist und sie angemessen gegen unbefugte Kenntnisnahme und unbefugten Zugriff gesichert werden. Sie können in diesem Fall in einem verschlossenen Umschlag unversiegelt und ohne Kurierausweis mitgeführt werden.

Ihre Mitnahme aus anderem Anlass (zum Beispiel zur Bearbeitung in der Privatwohnung) ist grundsätzlich unzulässig. Die Geheimschutzbeauftragten können Ausnahmeregelungen treffen.

Die ausschließlich elektronische Bearbeitung von Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades VS-NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH mit hierfür freigegebener VS-IT (zum Beispiel Notebooks) ist auch in der Privatwohnung zulässig.

8

Vernichtung

Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades VS-NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH sind von dem Bearbeiter nur an den dafür vorgesehenen Orten so zu vernichten, dass der Inhalt weder erkennbar ist, noch erkennbar gemacht werden kann.

Für die Vernichtung dürfen nur Produkte oder Verfahren eingesetzt oder Dienstleister beauftragt werden, die die Anforderungen des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik erfüllen.