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BMF-IIA9-20190913-SF-A003.htm

Zum Hauptdokument : VV für Zahlungen, Buchführung und Rechnungslegung (§§ 70 bis 72 und 74 bis 80 BHO) - VV-ZBR BHO -



Allgemeine Erläuterungen



zum Einwilligungsverfahren nach VV Nr. 6.6 ZBR BHO i.V.m. Nr. 1 BestMaVB-HKR für den Einsatz automatisierter Verfahren im Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen des Bundes.



I.
Grundsatz:


Automatisierte Verfahren sind so zu entwickeln und einzusetzen, dass die Regelungen der BHO und die hierzu erlassenen Verwaltungsvorschriften vollständig beachtet und eingehalten werden.


Kann eine Vorgabe nicht eingehalten werden oder führt die Einhaltung dieser Bestimmung zu einem nicht vertretbaren Aufwand, ist ein Antrag auf Einwilligung zum Einsatz des automatisierten Verfahrens beim Bundesministerium der Finanzen (BMF; Referat II A 9) zu stellen.


Automatisierte Verfahren dürfen erst nach Einwilligung durch das BMF, der auch das erforderliche Einvernehmen des Bundesrechnungshofes (BRH) einholt, im Wirkbetrieb (Verarbeitung von Echtdaten, z. B. auch Pilotbetrieb) eingesetzt werden.


II.
Anforderungen an den Antrag
(einschließlich Anlagen):


A)
Zeitpunkt der Antragstellung
Der Antrag auf Einwilligung zum Einsatz des automatisierten Verfahrens ist so rechtzeitig zu stellen, dass das BMF und der BRH ggf. die Gestaltung des automatisierten Verfahrens noch beeinflussen können. Der vollständige Antrag muss mindestens vier Monate vor dem tatsächlichen Wirkbetrieb dem BMF vorliegen.


B)
Antragsteller
Der Antrag ist von der Stelle, die für den Einsatz des automatisierten Verfahrens verantwortlich ist, an die Beauftragte oder den Beauftragten für den Haushalt (BfdH) der zuständigen obersten Bundesbehörde zu senden. Die oder der BfdH leitet den Antrag nach Prüfung (Vollständigkeit und Inhalt) mit einem entsprechenden Votum an das BMF (Referat II A 9) weiter. Das BMF wendet sich zur Klärung eventueller Fragen ausschließlich an die oder den BfdH.


C)
Form des Antrags
Der Antrag muss in sich schlüssig sein und ist kurz und knapp zu halten. Bei Verweisen auf Anlagen (die sich nicht auf die grundsätzlich beizufügenden Unterlagen beziehen, s. VV Nr. 6.6.3 ZBR BHO) sind nur die entsprechenden Auszüge zu übersenden. Die als Anlage beigefügten Auszüge sind eindeutig zu bezeichnen.


Im Antrag sind ausschließlich die Begrifflichkeiten der BHO und der dazu erlassenen Verwaltungsvorschriften zu verwenden. Müssen z.B. in der Dienstanweisung andere Begrifflichkeiten verwendet werden, dann ist der relevante Sachverhalt im Antrag selbst zu beschreiben und nicht nur auf die Dienstanweisung zu verweisen. Die Dokumente des Antrages müssen ohne weitere Formatierung ausdruckbar, eindeutig bezeichnet und in ausgedruckter Form lesbar sein.


D)
Inhalt des Antrags


1.
Antragsunterlagen


a)
Anschreiben zum Antrag (mit Prüfungsvermerk und Unterschrift des oder der BfdH der zuständigen obersten Bundesbehörde),


b)
Antrag (nebst einschlägigen Auszügen aus allen Unterlagen, auf die in dem Antrag unter Nennung der entsprechenden Fundstellen verwiesen wird),


c)
Verfahrensdokumentation (nach VV Nr. 6.2 ZBR BHO),


d)
Gefährdungsanalyse (nach VV Nr. 6.3 ZBR BHO) und


e)
Ordnungsmäßigkeitskonzept (nach VV Nr. 6.4 ZBR BHO).


Hinweis:


Die vollständigen Unterlagen nach Nr. 6.1 BestMaVB-HKR sind auf Anforderung zeitnah nachzureichen.


2.
Antrag


Im Antrag ist jede Ausnahme von den Bestimmungen zu benennen und zu beschreiben. Es ist für jede beantragte Ausnahme abschließend darzulegen, wie die Verfahrens- und Kassensicherheit auf andere Art und Weise gewährleistet wird. Hierbei ist nur zu beschreiben, was konkret und verbindlich geregelt wird/ist (unter Verweise auf die konkrete Stelle im Dokument, z. B. Gefährdungsanalyse).


Hinweis:


Die Mindestanforderungen sehen vor, dass alle zahlungsrelevanten Daten eines Geschäftsvorfalls vollständig geprüft werden (siehe Nr. 5.2 BestMaVB-HKR). Dies gilt auch für aus anderen Programmteilen oder anderen automatisierten Verfahren übernommene zahlungsrelevante Daten. Deshalb bezieht sich die Einwilligung auf den Einsatz eines automatisierten Verfahrens auf alle in diesem Verfahren verwendeten zahlungsrelevanten Daten. Aus diesem Grund ist zu beschreiben, welche zahlungsrelevanten Daten aus welchem Verfahren verwendet werden und wie bei diesen Daten die Prüfung sichergestellt ist (ganzheitliche Betrachtung).


3.
Erläuterungen zu den Anlagen zum Antrag


a)
Bei umfänglichen Unterlagen ist zu prüfen, ob es ausreichend ist, dem Antrag nur die Auszüge der Unterlagen beizufügen, die für die Einwilligung notwendig sind.


b)
In der Gefährdungsanalyse muss das Risiko, das durch dieses automatisierte Verfahren entsteht, bewertet sein (siehe VV Nr. 6.3 ZBR BHO). Dabei sind u. a. die durch Fehler und Missbrauch bedingten haushaltswirtschaftlichen Auswirkungen gegen die zusätzlichen Ausgaben zur Erhöhung der Verfahrenssicherheit abzuwägen und zahlenmäßig zu belegen. Ein im Ergebnis der Gefährdungsanalyse festgestelltes Restrisiko ist zu dokumentieren.


c)
Es dürfen nur interne Regelungen für das Einwilligungsverfahren herangezogen werden, die vor Inbetriebnahme des automatisierten Verfahrens freigegeben werden. Diese dürfen keine Abweichungen zur BHO und den hierzu erlassenen Regelungen enthalten.


III.
Einwilligung


1)
Die Einwilligung nach VV Nr. 6.6.2 ZBR BHO gilt unter der Voraussetzung, dass das automatisierte Verfahren entsprechend dem Antrag eingesetzt wird.


2)
Nach Erhalt der Einwilligung wird für das automatisierte Verfahren eine BestMa-ID (siehe VerfRiBeS-HKR) vergeben.


3)
Das Bundesministerium der Finanzen entzieht den elektronischen Zugang zum HKR-Verfahren, wenn es Kenntnisse über wesentliche Mängel erhält und diese nicht in einer angemessenen Zeit abgestellt werden.