BMI-01-20090601-KF03-A001.htm

Zum Hauptdokument : Gemeinsame Geschäftsordnung der Bundesministerien - GGO

Anlage 1 zu § 13 Absatz 2 GGO

Behandlung der Eingänge

I.

Elektronische Eingänge

1.: Elektronische Dokumente sind in der Regel elektronisch weiterzuleiten.
2.: Alle elektronischen Dokumente, die nicht bei der zuständigen Stelle eingehen, sind weiterzuleiten oder der zentralen Posteingangsstelle zuzuleiten.
3.: Bei besonders dringlichen Sachen im Sinne von Nummer II 3 ist die Eilbedürftigkeit gegebenenfalls kenntlich zu machen. Sie sind beschleunigt weiterzuleiten. Eine weitere Eingangsbehandlung durch die Posteingangsstelle erfolgt nicht.
4.: Elektronische Dokumente, die von der Posteingangsstelle in Papierform weitergeleitet werden sollen, sind gemäß Nummer II zu behandeln.

II.

Eingänge in Papierform

1.: Sendungen mit persönlicher Anschrift werden den Adressaten ungeöffnet zugeleitet.
2.: Die Eingänge sind mit dem Eingangsstempel zu versehen und mit der zuständigen Arbeitseinheit auszuzeichnen. Soweit erforderlich, ist die genaue Eingangszeit festzuhalten.
3.: Besonders dringliche Sachen sind besonders zu kennzeichnen. Eingänge über politische Ereignisse, Pressemeldungen, Schreiben des Bundespräsidialamtes, des Bundeskanzleramtes, des Bundesverfassungsgerichts, des Deutschen Bundestages und des Bundesrates sowie ihrer Ausschüsse, Kabinetts- und Mitzeichnungssachen sind vorrangig zu behandeln.
4.: Fehlen Anlagen, Pakete und so weiter, auf die im Anschreiben verwiesen wird, ist dies zu vermerken.
5.: Gehen eilige Schreiben, die zunächst der Leitung des Ministeriums vorzulegen sind, in mehreren Abdrucken ein, erhält die Leitung der zuständigen Organisationseinheit unmittelbar ein Stück zur Kenntnis mit dem Vermerk „Vorausstück“.
6.: Sind Name und Adresse des Absenders oder der Tag des Schreibens nicht deutlich erkennbar, ist der Briefumschlag unverändert beim Schriftstück zu belassen, wenn aus dem Umschlag die Adresse erkennbar ist. Das gilt auch, wenn der Zeitpunkt der Einlieferung zur Post wichtig sein kann oder der Umschlag amtliche Vermerke trägt.
7.: Eingehende Sendungen, die an andere Behörden gerichtet sind, werden der zuständigen Behörde sofort ungeöffnet zugeleitet. Wurde die Sendung bereits geöffnet, ist sie mit dem Vermerk „Irrläufer“ sofort der zuständigen Behörde zuzusenden.
8.: Aus Sendungen entnommene Münzen, Geldscheine, Schecks, Überweisungsaufträge, geldwerte Papiere, Postwertzeichen, Wertsachen oder Ähnliches müssen sofort an die Zahlstelle beziehungsweise an die Handvorschussstelle oder Geldannahmestelle gegen Quittung weitergeleitet werden. Für die Behandlung von Postwertzeichen können abweichende Regelungen getroffen werden.
9.: Wert- und Einschreibsendungen dürfen nur von Amtsangehörigen mit entsprechender Ermächtigung geöffnet werden. Ihr Inhalt ist in einem Eingangsbuch zu verzeichnen. Unstimmigkeiten, die sich bei Wert- oder Einschreibsendungen ergeben, sind aktenkundig zu machen.
10.: Sendungen mit Zustellungsurkunde ist die beglaubigte Abschrift der Zustellungsurkunde beizufügen.