Allgemeine Verwaltungsvorschrift für die Abrechnung der Aufwendungen der Grundsicherung für Arbeitsuchende durch die zugelassenen kommunalen Träger und für die Bewirtschaftung von Bundesmitteln im automatisierten Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen des Bundes

Allgemeine Verwaltungsvorschrift für die Abrechnung der Aufwendungen der Grundsicherung für Arbeitsuchende durch die zugelassenen kommunalen Träger und für die Bewirtschaftung von Bundesmitteln im automatisierten Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen des Bundes
(Kommunalträger-Abrechnungsverwaltungsvorschrift – KoA-VV)

Vom 25. April 2008

in der Fassung vom 17.12.2019 (BAnz AT 23.12.2019 B3)

Nach Artikel 84 Abs. 2 des Grundgesetzes wird folgende allgemeine Verwaltungsvorschrift erlassen:

Inhaltsübersicht

Abschnitt 1
Geltungsbereich

§ 1 Anwendungsbereich

§ 2 Verhältnis zu den Verwaltungsvereinbarungen

Abschnitt 2
Abrechnung von Aufwendungen

Unterabschnitt 1
Begriffsbestimmungen

§ 3 Haushaltsjahr

§ 4 Einzahlungen und Auszahlungen

§ 5 Einnahmen, Ausgaben und Verpflichtungsermächtigungen

§ 6 Kosten der Grundsicherung für Arbeitsuchende

§ 7 Eingliederungsleistungen

§ 8 Verwaltungskosten

§ 9 Vollzeitäquivalent

§ 10 Personalkosten

§ 11 Personalnebenkosten

§ 12 Versorgungsaufwendungen bei Beamtinnen und Beamten

§ 13 Personalgemeinkosten

§ 14 Sachkosten

§ 15 Investitionen

Unterabschnitt 2
Vorschriften über die Rechnungslegung

§ 16 Grundsätze der Abrechnung

§ 17 Buchung nach Haushaltsjahren

§ 18 Abgrenzung von kommunalen Aufgaben und Bundesaufgaben

§ 19 Abrechnung von Personalkosten

§ 20 Abrechnung von Personalnebenkosten

§ 21 Versorgungszuschlag

§ 22 Abrechnung von Personalgemeinkosten

§ 23 Abrechnung von Sachkosten

§ 24 Abrechnung von Investitionen

§ 25 Abrechnung von sonstigen Verwaltungskosten

Abschnitt 3
Bewirtschaftung von Bundesmitteln im HKR-Verfahren

Unterabschnitt 1
Allgemeine Grundsätze

§ 26 Sachliche und zeitliche Bindung

§ 27 Deckungsfähigkeit

§ 28 Übertragbarkeit

§ 29 Verbot von Vorleistungen

Unterabschnitt 2
Vorschriften über den Mittelabruf

§ 30 Bedarfsgerechter Mittelabruf

§ 31 Verzinsung

§ 32 Mittelzuweisung bei schrittweiser Freigabe des Ermächtigungsrahmens in besonderen Einzelfällen

Abschnitt 4
Informations- und Sorgfaltspflichten

§ 33 Kassensicherheit

§ 34 Veränderung von Ansprüchen, Vergleiche

§ 35 Sonstige Dokumentations- und Mitteilungspflichten

Abschnitt 5
Übergangsvorschriften und Inkrafttreten

§ 36 Übergangsvorschrift

§ 37 Inkrafttreten

Abschnitt 1
Geltungsbereich

§ 1
Anwendungsbereich

(1) Die Regelungen dieser allgemeinen Verwaltungsvorschrift gelten für die Abrechnung der Aufwendungen der Grundsicherung für Arbeitsuchende durch die nach § 6a des Zweiten Buches Sozialgesetzbuch zugelassenen kommunalen Träger gegenüber dem Bund, soweit der Bund diese Aufwendungen nach § 6b Abs. 2 in Verbindung mit § 6 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 und § 46 Abs. 1 Satz 1 des Zweiten Buches Sozialgesetzbuch zu tragen hat.

(2) Abweichend von Absatz 1 gelten die Vorschriften des Abschnitts 3 über die Bewirtschaftung von Bundesmitteln im automatisierten Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen des Bundes (HKR-Verfahren) nur in den Fällen, in denen der zugelassene kommunale Träger ermächtigt ist, über das HKR-Verfahren Bundesmittel zu bewirtschaften.

§ 2
Verhältnis zu den Verwaltungsvereinbarungen

Die zwischen dem Bund und den zugelassenen kommunalen Trägern abgeschlossenen Verwaltungsvereinbarungen über die vom Bund zu tragenden Aufwendungen des zugelassenen kommunalen Trägers der Grundsicherung für Arbeitsuchende in ihrer jeweils geltenden Fassung bleiben unberührt.

Abschnitt 2
Abrechnung von Aufwendungen

Unterabschnitt 1
Begriffsbestimmungen

§ 3
Haushaltsjahr

Haushaltsjahr ist das Kalenderjahr.

§ 4
Einzahlungen und Auszahlungen

Einzahlungen und Auszahlungen sind alle eingegangenen und geleisteten Geldzahlungen (Bar- und Giralgeld). Sie sind den Ist-Ergebnissen der jeweiligen Titel zuzuordnen.

§ 5
Einnahmen, Ausgaben und Verpflichtungsermächtigungen

(1) Einnahmen sind im Haushaltsjahr haushalts- und kassenwirksame Veränderungen im Zahlungsmittelbestand durch den Zugang von liquiden Mitteln (Zufluss) und insoweit identisch mit Einzahlungen.

(2) Ausgaben sind im Haushaltsjahr haushalts- und kassenwirksame Veränderungen im Zahlungsmittelbestand durch den Abgang von liquiden Mitteln (Abfluss) und insoweit identisch mit Auszahlungen.

(3) Verpflichtungsermächtigungen sind Ermächtigungen zum Eingehen von Verpflichtungen zur Leistung von Ausgaben in künftigen Haushaltsjahren.

(4) § 26 ist zu beachten.

§ 6
Kosten der Grundsicherung für Arbeitsuchende

Kosten der Grundsicherung für Arbeitsuchende nach dem Zweiten Buch Sozialgesetzbuch sind der in Geld ausgedrückte Güter- und Dienstleistungsverzehr für die Erbringung von Leistungen der Grundsicherung für Arbeitsuchende durch den zugelassenen kommunalen Träger. Der Kostenbegriff umfasst die durch reale Zahlungsvorgänge entstehenden Kosten sowie Aufwendungen für Investitionen und Rückstellungen für

1.

Versorgungsaufwendungen für Beamtinnen und Beamte und

2.

für Beschäftigte mit Wertguthabenvereinbarungen, zu denen auch Altersteilzeitbeschäftigte im sogenannten Blockmodell gehören.

§ 7
Eingliederungsleistungen

Eingliederungsleistungen sind Leistungen an erwerbsfähige Hilfebedürftige nach den §§ 16 bis 17 des Zweiten Buches Sozialgesetzbuch. Der Bund trägt die Aufwendungen für Eingliederungsleistungen, soweit er hierzu nach § 6b Abs. 2 in Verbindung mit § 6 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 und Abs. 1 Satz 1§ 46 des Zweiten Buches Sozialgesetzbuch verpflichtet ist.

§ 8
Verwaltungskosten

(1) Verwaltungskosten sind die personellen und sächlichen Aufwendungen für den Betrieb einschließlich der Errichtung und Beendigung der besonderen Einrichtung nach § 6a Abs. 2 des Zweiten Buches Sozialgesetzbuch mit Ausnahme von Aufwendungen für die Wahrnehmung politischer Funktionen.

(2) Aufwendungen für die Leistungserbringung durch einen Dritten,

1.

über den der zugelassene kommunale Träger weisungsbefugt ist wie über eine eigene Dienststelle oder

2.

für dessen Verbindlichkeiten der zugelassene kommunale Träger haftet (Gewährträgerhaftung),

sind Verwaltungskosten, wenn und soweit auch dem zugelassenen kommunalen Träger Verwaltungskosten entstanden wären, wenn er die dem Dritten übertragenen Aufgaben selbst wahrgenommen hätte.

(3) Aufwendungen für die Leistungen Dritter sind auch Verwaltungskosten, soweit diese Aufwendungen nach § 13 Personalgemeinkosten sind.

(4) Verwaltungskosten im Sinne von Absatz 1 sind auch

1.

Aufwendungen für Gutachten, insbesondere der nach § 16 Absatz 1 Satz 2 Nummer 1 des Zweiten Buches Sozialgesetzbuch in Verbindung mit § 32 des Dritten Buches Sozialgesetzbuch und nach § 44a in Verbindung mit § 8 des Zweiten Buches Sozialgesetzbuch,

2.

Aufwendungen, die einem zugelassenen kommunalen Träger dadurch entstehen, dass er nach § 16 Abs. 4 Satz 1 des Zweiten Buches Sozialgesetzbuch die für die Arbeitsförderung zuständigen Stellen der Bundesagentur für Arbeit mit der Ausbildungsvermittlung beauftragt,

3.

Aufwendungen des zugelassenen kommunalen Trägers für Amtshilfe nach § 10 des Zehnten Buches Sozialgesetzbuch und für fremdes Personal, das der zugelassene kommunale Träger in der besonderen Einrichtung einsetzt.

4.

Aufwendungen des zugelassenen kommunalen Trägers für Abfindungen anlässlich der Beendigung von Beschäftigungsverhältnissen, soweit diese wegen einer vorangegangen Tätigkeit im Bereich der Grundsicherung für Arbeitsuchende nach dem Zweiten Buch Sozialgesetzbuch gezahlt werden und der Höhe nach nicht den Betrag einer nach § 1a Absatz 2 Satz 1 des Kündigungsschutzgesetzes berechneten Abfindung überschreiten.

5.

Aufwendungen des zugelassenen kommunalen Trägers für die Zahlung von Sterbegeldern, die nach besoldungsrechtlichen, tarifvertraglichen oder vergleichbaren außertariflichen Regelungen gezahlt werden.

§ 9
Vollzeitäquivalent

(1) Das Vollzeitäquivalent bildet den Umfang der Tätigkeit eines Beschäftigten im Aufgabenbereich der Grundsicherung für Arbeitsuchende nach dem Zweiten Buch Sozialgesetzbuch innerhalb eines Haushaltsjahres ab. Für einen Beschäftigten, dessen regelmäßige wöchentliche Arbeitszeit der eines vergleichbaren Vollzeitbeschäftigten entspricht und der im gesamten Haushaltsjahr ausschließlich im Aufgabenbereich der Grundsicherung für Arbeitsuchende nach dem Zweiten Buch Sozialgesetzbuch tätig ist, hat das Vollzeitäquivalent einen Wert von eins.

(2) Bei anteiliger Beschäftigung ist das Vollzeitäquivalent je Beschäftigtem aus dem Anteil

1.

der regelmäßigen wöchentlichen Arbeitszeit des Beschäftigten an der regelmäßigen wöchentlichen Arbeitszeit eines vergleichbaren Vollzeitbeschäftigten im Sinne von § 2 des Gesetzes über Teilzeitarbeit und befristete Arbeitsverträge,

2.

der vertraglich vereinbarten oder vom Dienstherrn festgesetzten Beschäftigungsmonate am Haushaltsjahr und

3.

der Arbeitszeit zur Wahrnehmung von Aufgaben im Aufgabenbereich der Grundsicherung für Arbeitsuchende nach dem Zweiten Buch Sozialgesetzbuch an der gesamten regelmäßigen Arbeitszeit des Beschäftigten im Haushaltsjahr

zu berechnen. Das Vollzeitäquivalent ist auf die vierte Nachkommastelle zu runden.

§ 10
Personalkosten

(1) Personalkosten sind die Aufwendungen für Bezüge des im Aufgabenbereich der Grundsicherung für Arbeitsuchende nach dem Zweiten Buch Sozialgesetzbuch eingesetzten eigenen Personals sowie für Beiträge und Steuern, die im Zusammenhang mit der Gewährung der Bezüge stehen. Zum Personal gehören auch die zu ihrer Berufsausbildung Beschäftigten, soweit sie im Aufgabenbereich der Grundsicherung für Arbeitsuchende nach dem Zweiten Buch Sozialgesetzbuch eingesetzt sind.

(1a) Eigenem Personal nach Absatz 1 gleichgestellt sind Beschäftigte, die aufgrund einer Heranziehung nach § 6 Absatz 2 des Zweiten Buches Sozialgesetzbuch oder die bei Dritten nach § 8 Absatz 2 Nummer 2 dieser allgemeinen Verwaltungsvorschrift im Aufgabenbereich der Grundsicherung für Arbeitsuchende nach dem Zweiten Buch Sozialgesetzbuch eingesetzt sind.

(2) Bezüge sind alle nach besoldungsrechtlichen und tarifvertraglichen sowie vergleichbaren außertariflichen Regelungen gezahlten Besoldungen und Entgelte an Beamtinnen und Beamte, an Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer sowie an zu ihrer Berufsausbildung Beschäftigte. Das sind

1.

das Grundgehalt,

2.

der Familienzuschlag,

3.

Zulagen und Sonderzahlungen,

4.

Vergütungen,

5.

vermögenswirksame Leistungen und

6.

Bestandteile aus der leistungsorientierten Bezahlung.

(3) Beiträge und Steuern, die im Zusammenhang mit der Gewährung der Bezüge nach Absatz 2 stehen, sind Aufwendungen, die aufgrund gesetzlicher bzw. tarifvertraglicher Regelungen erbracht werden müssen. Dazu gehören insbesondere:

1.

Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung und Zusatzversorgung,

2.

Zuschüsse zur gesetzlichen und privaten Krankenversicherung und

3.

Pauschalsteuern im Sinne des Einkommensteuergesetzes auf Bezüge nach Absatz 2 Nummer 1 bis 6 und auf Beiträge zur Zusatzversorgung nach Nummer 1 sowie auf sie entfallende weitere Aufwendungen wie Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer, wenn diese nicht vom Beschäftigten getragen werden.

(4) Personalkosten im Sinne der Absätze 2 und 3 sind auch Ausgaben, die nach der Beendigung der Tätigkeit im Aufgabenbereich der Grundsicherung für Arbeitsuchende nach dem Zweiten Buch Sozialgesetzbuch aufgrund vertraglicher, tariflicher oder gesetzlicher Regelungen anfallen und dieser Tätigkeit zuzuordnen sind.

§ 11
Personalnebenkosten

Personalnebenkosten sind die über die Personalkosten hinaus gehenden Aufwendungen für aktive Beamtinnen und Beamte, Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer sowie für zu ihrer Berufsausbildung Beschäftigte, insbesondere für

1.

Beihilfen und Beihilfeumlagen,

2.

Fürsorgeleistungen,

3.

Unterstützungen,

4.

Ausgaben für Unfallkassen,

5.

Trennungsgeld,

6.

Fahrkostenzuschüsse,

7.

Umzugskostenvergütungen und

8.

Kosten für die Fortbildung.

§ 12
Versorgungsaufwendungen bei Beamtinnen und Beamten

Versorgungsaufwendungen sind die aus dem Dienstverhältnis der im Haushaltsjahr im Aufgabenbereich der Grundsicherung für Arbeitsuchende nach dem Zweiten Buch Sozialgesetzbuch eingesetzten Beamtinnen und Beamten bedingten kalkulatorischen Aufwendungen für künftige Ausgaben für Versorgungsbezüge an Ruhestandsbeamtinnen und Ruhestandsbeamte sowie deren Hinterbliebene einschließlich der darauf entfallenden Beihilfen.

§ 13
Personalgemeinkosten

(1) Personalgemeinkosten sind Kosten, die für die Wahrnehmung nicht fachspezifischer Aufgaben im Aufgabenbereich der Grundsicherung für Arbeitsuchende nach dem Zweiten Buch Sozialgesetzbuch anfallen. Nicht fachspezifische Aufgaben sind solche mit Unterstützungsfunktion, die nicht der unmittelbaren Leistungserfüllung im Aufgabenbereich der Grundsicherung für Arbeitsuchende nach dem Zweiten Buch Sozialgesetzbuch dienen und in ihrem Ergebnis keine direkte Außenwirkung entfalten.

(2) Den nicht fachspezifischen Aufgabenbereichen sind insbesondere zuzuordnen:

–

Personalwesen

–

Personalvertretung

–

Interne Beauftragte (z. B. Gleichstellungsstelle, Datenschutzbeauftragte(r) u. Ä.)

–

betriebsärztlicher und arbeitssicherheitstechnischer Dienst

–

Haushalts- und Rechnungswesen einschließlich dessen Controlling

–

Kämmerei, Kasse, Forderungsmanagement

–

Interne Revision, Rechnungsprüfungsamt

–

Beratung in Rechtsangelegenheiten und Betreuung von Rechtsstreitigkeiten, die nicht im Zusammenhang mit der unmittelbaren Leistungserbringung im Aufgabenbereich der Grundsicherung für Arbeitsuchende nach dem Zweiten Buch Sozialgesetzbuch stehen

–

Presse- und Öffentlichkeitsarbeit

–

allgemeine Organisation, Planung, Steuerung

–

Statistik/Datenpflege, -erfassung, -überarbeitung

–

Dolmetscher- und Übersetzungstätigkeiten im Antragsverfahren

–

EDV einschließlich Fachverfahren und Anwenderbetreuung

–

allgemeine Sekretariatsaufgaben

–

Innerer Dienst

(3) Die Kosten für übergeordnetes Leitungspersonal sind keine Personalgemeinkosten. Übergeordnetes Leitungspersonal führt die Geschäfte im Aufgabenbereich der Grundsicherung nach dem Zweiten Buch Sozialgesetzbuch und trägt die Gesamtverantwortung für mindestens eine Leistungsart nach § 1 Absatz 3 des Zweiten Buch Sozialgesetzbuches und/oder für das Gesamtbudget der besonderen Einrichtung.

(4) Aufwendungen für die Leistungen Dritter sind Personalgemeinkosten, wenn und soweit dem zugelassenen kommunalen Träger Verwaltungsgemeinkosten entstanden wären, wenn er die dem Dritten übertragenen Aufgaben selbst wahrgenommen hätte.

§ 14
Sachkosten

(1) Sachkosten sind Raumkosten, laufende Sachkosten und sonstige Sachgemeinkosten.

(2) Raumkosten sind Aufwendungen für Baumaßnahmen, Mieten und Pachten, Liegenschaftsmanagement und für die Unterhaltung der Grundstücke und baulichen Anlagen.

(3) Laufende Sachkosten sind alle sächlichen Aufwendungen ohne Spezialausstattung, insbesondere Aufwendungen für

1.

Büro- und Geschäftsbedarf sowie Verbrauchsmittel,

2.

Informationstechnik, Kommunikation und Geräte,

3.

die Unterhaltung von Grundstücken und baulichen Anlagen,

4.

die Bewirtschaftung der Grundstücke, Gebäude und Räume,

5.

Dienstreisen und die Beschaffung und Haltung von Kraftfahrzeugen sowie

6.

Dienst- und Schutzkleidung.

(4) Sonstige Sachgemeinkosten sind die Kapitalkosten für die Büroausstattung und deren Unterhaltung, Investitionskosten für den Ersatz und Neuinvestition von beweglichen Sachen sowie Aufwendungen für Instandhaltung und Instandsetzung.

§ 15
Investitionen

(1) Vermögensgegenstände, die für die Erbringung von Leistungen der Grundsicherung für Arbeitsuchende nach dem Zweiten Buch Sozialgesetzbuch beschafft werden und einen Wert von mindestens 5 000 Euro je Stück oder beim Erwerb einer größeren Menge je Kauf und eine übliche Nutzungsdauer von mehr als einem Jahr haben, sind Investitionen.

(2) Vermögensgegenstände sind materielle und immaterielle Güter. Immaterielle Güter sind insbesondere Aufwendungen für Software-Lizenzen und für die Entwicklung neuer Verfahren.

Unterabschnitt 2
Vorschriften über die Rechnungslegung

§ 16
Grundsätze der Abrechnung

(1) Die Abrechnung der nach § 6b Abs. 2 in Verbindung mit § 6 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 und § 46 Abs. 1 Satz 1 und 4 des Zweiten Buches Sozialgesetzbuch durch den Bund zu tragenden Aufwendungen erfolgt grundsätzlich in tatsächlicher Höhe. Abweichend von Satz 1 erfolgt die Abrechnung von Verwaltungskosten auf der Grundlage der in diesem Unterabschnitt geregelten Pauschalen. Aufwendungen, die das nach § 6b Abs. 2 in Verbindung mit § 46 Abs. 2 des Zweiten Buches Sozialgesetzbuch zugewiesene Budget überschreiten, werden nicht durch den Bund getragen.

(2) Die Abrechnung von Verwaltungskosten in tatsächlicher Höhe ist nur in den nach diesem Unterabschnitt vorgesehenen Fällen möglich. In besonders begründeten Einzelfällen kann von der Pauschalabrechnung nach Absatz 1 Satz 2 auch dann abgewichen werden, wenn die geltenden Pauschalen den spezifischen Gegebenheiten des zugelassenen kommunalen Trägers nicht gerecht werden (atypischer Fall). Die Zulässigkeit der Abrechnung von Verwaltungskosten in tatsächlicher Höhe ist in diesen Fällen jährlich zwischen dem Bundesministerium für Arbeit und Soziales und dem zugelassenen kommunalen Träger schriftlich zu vereinbaren.

(3) Ergibt sich im Rahmen der abschließenden Prüfung einer durch den zugelassenen kommunalen Träger vorgelegten Schlussrechnung, dass Aufwendungen nicht durch den Bund zu tragen waren und hat dies Auswirkungen auch auf die folgenden Haushaltsjahre, ist in den Fällen, in denen für das nachfolgende Haushaltsjahr bereits eine Schlussrechnung vorgelegt wurde, diese durch den zugelassenen kommunalen Träger unverzüglich zu korrigieren und dem Bundesministerium für Arbeit und Soziales erneut vorzulegen.

§ 17
Buchung nach Haushaltsjahren

(1) Einnahmen und Ausgaben sowie eingegangene Verpflichtungsermächtigungen sind nach Haushaltsjahren getrennt zu buchen. Alle Einnahmen und Ausgaben sind für das Haushaltsjahr zu buchen, in dem sie eingegangen oder geleistet worden sind.

(2) Einnahmen und Ausgaben, die im abgelaufenen Haushaltsjahr fällig waren, jedoch erst im neuen Haushaltsjahr eingehen oder geleistet werden, sind abweichend von Absatz 1 Satz 2 bis zum Abschlusstag für die Kassenbücher im abgelaufenen Haushaltsjahr zu buchen.

(3) Abweichend von Absatz 1 Satz 2 sind

1.

Einnahmen, die im abgelaufenen Haushaltsjahr eingegangen sind, jedoch erst im neuen Haushaltsjahr fällig werden,

2.

Ausgaben, die wegen des fristgerechten Eingangs beim Empfänger im abgelaufenen Haushaltsjahr geleistet wurden, jedoch erst im neuen Haushaltsjahr fällig werden und

3.

im voraus für den ersten Monat des neuen Haushaltsjahres zu leistende Personalkosten nach § 10

für das neue Haushaltsjahr zu buchen.

(4) Die Absätze 2 und 3 Nr. 1 gelten nicht für Gebühren und andere Abgaben sowie damit zusammenhängende Kosten.

§ 18
Abgrenzung von kommunalen Aufgaben und Bundesaufgaben

(1) Bei der Rechnungslegung sind durch den zugelassenen kommunalen Träger die Gesamtverwaltungskosten für die Erbringung von Leistungen der Grundsicherung für Arbeitsuchende nach dem Zweiten Buch Sozialgesetzbuch auszuweisen.

(2) Der zugelassene kommunale Träger bestätigt dem Bundesministerium für Arbeit und Soziales im Rahmen der Rechnungslegung, dass Aufwendungen für Eingliederungsleistungen nur soweit abgerechnet werden, wie der Bund diese nach § 6b Abs. 2 Satz 1 in Verbindung mit § 6 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 und § 46 Abs. 1 Satz 1 des Zweiten Buches Sozialgesetzbuch zu tragen hat.

§ 19
Abrechnung von Personalkosten

(1) Aufwendungen für Personalkosten nach § 10 werden in tatsächlicher Höhe anerkannt, soweit es sich nicht um Personalgemeinkosten nach § 13 handelt und sie dem Grundsatz der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit entsprechen. Die Personalkosten sind aufgegliedert nach Besoldungs- und Vergütungsgruppen mit den entsprechenden Vollzeitäquivalenten vom zugelassenen kommunalen Träger nachzuweisen.

(2) Soweit den Personalkosten besoldungsrechtliche, tarifvertragliche oder vergleichbare außertarifliche Regelungen zugrunde liegen, wird deren Angemessenheit vom Bundesministerium für Arbeit und Soziales vermutet. Das Bundesministerium für Arbeit und Soziales kann Nachweise für die Angemessenheit der Personalkosten verlangen, wenn Tatsachen darauf hindeuten, dass die Personalkosten nicht angemessen sind.

(3) Personalkosten, denen keine Regelungen nach Absatz 2 zugrunde liegen, sind durch ein kommunales Prüfungsamt oder eine vergleichbare Kontrollstelle des Landes hinsichtlich ihrer Ortsüblichkeit für vergleichbare Beschäftigte zu bestätigen.

(4) Für Beamtinnen und Beamte sowie Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer, die Altersteilzeitarbeit im Sinne des Altersteilzeitgesetzes leisten, werden als Personalkosten nach § 10 die Aufwendungen anerkannt, die der regelmäßigen Arbeitszeit des Beschäftigten entsprechen. In den Fällen, in denen eine Altersteilzeitarbeit im Rahmen eines Blockmodells nach § 2 Abs. 2 und 3 des Altersteilzeitgesetzes geleistet wird, können aus der Differenz zwischen den nach Satz 1 anerkennungsfähigen Personalkosten und den tatsächlichen Aufwendungen während der Aktivphase Rückstellungen für die Freistellungsphase gebildet werden. Personalkosten während der Freistellungsphase werden nicht anerkannt.

(5) Für Beamtinnen und Beamte sowie Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer, mit denen eine Wertguthabenvereinbarung im Sinne von §§ 7b ff. des Vierten Buches Sozialgesetzbuch oder aufgrund vergleichbarer gesetzlicher oder tarifvertraglicher Regelungen geschlossen wurde, werden als Personalkosten nach § 10 die Aufwendungen anerkannt, die der regelmäßigen Arbeitszeit des Beschäftigten entsprechen. Aus der Differenz zwischen den nach Satz 1 anerkennungsfähigen Personalkosten und den tatsächlichen Aufwendungen während der Ansparphase können Rückstellungen für die Freistellungsphase gebildet werden. Personalkosten, die über die nach Satz 1 anerkennungsfähigen Aufwendungen hinausgehen, werden während der Freistellungsphase nicht anerkannt.

§ 20
Abrechnung von Personalnebenkosten

Für Personalnebenkosten nach § 11 wird je Vollzeitäquivalent nach § 9 mit einem Wert von eins ein Pauschalbetrag in Höhe von bis zu 2 452 Euro pro Jahr anerkannt. Für Vollzeitäquivalente mit einem Wert unter eins ist der Pauschalbetrag entsprechend zu mindern.

§ 21
Versorgungszuschlag

Für Versorgungsaufwendungen nach § 12 ist ein Zuschlag in Höhe von bis zu 30 vom Hundert der nach § 19 abgerechneten Personalkosten für Beamtinnen und Beamte zu berücksichtigen. Abweichend von Satz 1 gilt vom 1. Januar 2015 bis zum 31. Dezember 2024 ein Zuschlag von bis zu 35 vom Hundert. Eine über den jeweils geltenden Zuschlag hinaus gehende Beteiligung des Bundes an den Aufwendungen für Ruhestandsbeamte ist ausgeschlossen.

§ 22
Abrechnung von Personalgemeinkosten

Für Personalgemeinkosten nach § 13 ist ein Zuschlag in Höhe von bis zu 25 vom Hundert der nach § 19 abgerechneten und um Aufwendungen nach § 10 Absatz 3 geminderten Personalkosten zu berücksichtigen.

§ 23
Abrechnung von Sachkosten

Für Sachkosten nach § 14 wird je Vollzeitäquivalent nach § 9 mit einem Wert von eins ein Pauschalbetrag in Höhe von bis zu 12 217 Euro pro Jahr anerkannt. Für Vollzeitäquivalente mit einem Wert unter eins ist der Pauschalbetrag entsprechend zu mindern.

§ 24
Abrechnung von Investitionen

Kosten für Investitionen nach § 15 werden berücksichtigt, wenn und soweit sie nicht bereits in der Pauschale für Sachkosten nach § 23 enthalten sind. Sie sind entsprechend der Wertminderung des Vermögensgegenstandes periodengerecht auf die gesamte Nutzungsdauer des Vermögensgegenstandes aufzuteilen. Für das jeweilige Haushaltsjahr werden Aufwendungen in Höhe der jährlichen Wertminderung zuzüglich der kalkulatorischen Zinsen anerkannt. Eine Abrechnung der vollständigen Kosten für Investitionen im Haushaltsjahr der Anschaffung ist nur in den Fällen möglich, in denen dies für den Bund kostengünstiger ist. Für das Abrechnungsverfahren gilt das Merkblatt zur Abrechnung von Investitionen als Verwaltungskosten bei den Trägern der Grundsicherung für Arbeitsuchende (Zb1 – 04611) nach Anlage 2.

§ 25
Abrechnung von sonstigen Verwaltungskosten

(1) Als sonstige Verwaltungskosten werden anerkannt:

1. Aufwendungen, die der zugelassene kommunale Träger nach § 8 Absatz 2 Nummer 1 getragen hat, soweit diese nicht für eigenes Personal entstanden sind,

2. Aufwendungen, die der zugelassene kommunale Träger nach § 8 Absatz 4 getragen hat.

(2) Darüber hinaus können Sachkosten nach § 14 in Verbindung mit § 23 für Personal nach § 8 Absatz 4 Nummer 3 abgerechnet werden.

Abschnitt 3
Bewirtschaftung von Bundesmitteln im HKR-Verfahren

Unterabschnitt 1
Allgemeine Grundsätze

§ 26
Sachliche und zeitliche Bindung

(1) Ausgaben und Verpflichtungsermächtigungen dürfen nur zu dem im Haushaltsplan bezeichneten Zweck soweit und so lange er fortdauert und nur bis zum Ende des Haushaltsjahres geleistet oder in Anspruch genommen werden. Ausgaben dürfen nur soweit und nicht eher geleistet werden, als sie zur wirtschaftlichen und sparsamen Verwaltung erforderlich sind. Satz 2 gilt für Verpflichtungsermächtigungen entsprechend.

(2) Die für das Haushaltsjahr den jeweiligen Titeln nach § 46 Abs. 2 Satz 1 in Verbindung mit § 6b Abs. 2 des Zweiten Buches Sozialgesetzbuch zugewiesenen Budgets sind in der Höhe begrenzte Ausgabeermächtigungen. Die zugewiesenen Mittel sind so zu bewirtschaften, dass eine Bewilligung und Erbringung der einzelnen Leistungen im gesamten Haushaltsjahr gewährleistet ist.

§ 27
Deckungsfähigkeit

(1) Deckungsfähige Ausgaben dürfen, solange sie verfügbar sind, nach Maßgabe des Deckungsvermerks zugunsten einer anderen Ausgabe verwendet werden.

(2) Von der Deckungsfähigkeit darf nur Gebrauch gemacht werden,

1.

wenn über den deckungsberechtigten Titel keine Verfügungsbeschränkung besteht und über die Mittel voll verfügt ist und

2.

soweit die bei dem deckungspflichtigen Titel verbleibenden Mittel voraussichtlich ausreichen, um alle nach der Zweckbestimmung des Titels zu leistenden Ausgaben zu bestreiten.

(3) Die Absätze 1 und 2 gelten für die Inanspruchnahme der Deckungsfähigkeit von Verpflichtungsermächtigungen entsprechend.

(4) Die Inanspruchnahme der Deckungsfähigkeit ist beim Bundesministerium für Arbeit und Soziales zu beantragen. Die Deckung stellt das Bundesministerium für Arbeit und Soziales her.

§ 28
Übertragbarkeit

Die Bildung von übertragbaren Ausgaberesten erfolgt nach Maßgabe der gesetzlichen Regelungen ausschließlich durch den Bund. Die zugelassenen kommunalen Träger werden vom Bundesministerium für Arbeit und Soziales darüber unterrichtet.

§ 29
Verbot von Vorleistungen

(1) Vor Empfang der Gegenleistung dürfen Leistungen aus Bundesmitteln nur vereinbart oder bewirkt werden, wenn dies allgemein üblich oder durch besondere Umstände gerechtfertigt ist.

(2) Allgemein üblich ist eine Vorleistung, wenn sie im Einzelfall im marktwirtschaftlichen Wettbewerb auch von nichtöffentlichen Auftraggebern üblicherweise gewährt wird.

(3) Besondere Umstände liegen vor, wenn

1.

ein Vertragsabschluss im dringenden Interesse des Bundes liegt und der Vertrag ohne Vorleistung nicht zustande kommt oder

2.

die Ausführung der Leistung aufgrund ihres Umfangs oder ihrer Eigenart mit einer für den Auftragnehmer unzumutbaren Kapitalinanspruchnahme verbunden wäre.

Kein besonderer Umstand liegt vor, wenn Ausgaben zum Ende des Haushaltsjahres vor Fälligkeit geleistet werden sollen, um zu verhindern, dass Reste des zugewiesenen Budgets verfallen.

(4) Vorleistungen, die nicht vertraglich vereinbart sind, dürfen nicht nachträglich ohne ausdrückliche Vertragsänderung erbracht werden.

(5) Sollen Leistungen aus Bundesmitteln vor Empfang der Gegenleistung vereinbart oder bewirkt werden, sind die Gründe nach Absatz 1 durch den zugelassenen kommunalen Träger nachzuweisen.

Unterabschnitt 2
Vorschriften über den Mittelabruf

§ 30
Bedarfsgerechter Mittelabruf

(1) In den Fällen, in denen der zugelassene kommunale Träger ermächtigt ist, über das automatisierte Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen des Bundes (HKR-Verfahren) Bundesmittel zu bewirtschaften, ist der Mittelabruf bedarfsgerecht vorzunehmen. Hierzu ist das Dialogverfahren HICO (F05-Dialogerfassung für Einzelzahlungsanordnungen) gemäß des Schreibens des Bundesministeriums der Finanzen nach Anlage 3 anzuwenden.

(2) Die Bildung von Rücklagen ist nicht zulässig. Die Bildung von Rückstellungen ist nur für Versorgungsaufwendungen nach § 12 sowie für Aufwendungen im Zusammenhang mit Wertguthabenvereinbarungen nach § 19 Absatz 4 und 5 zulässig.

(3) Nicht bedarfsgerecht abgerufene Bundesmittel sind unterjährig mit dem nächstmöglichen Mittelabruf zu verrechnen. Ist eine Verrechnung nicht mehr möglich, sind zuviel abgerufene Bundesmittel des vorangegangenen Haushaltsjahres dem Bund unverzüglich zu erstatten.

(4) Der Kommunale Finanzierungsanteil und die Einnahmen sind bei den monatlichen Mittelabrufen entsprechend zu berücksichtigen.

§ 31
Verzinsung

Werden Bundesmittel nicht bedarfsgerecht abgerufen, können für den nicht bedarfsgerecht abgerufenen Betrag durch das Bundesministerium für Arbeit und Soziales für die Zeit von dem Tag, der einen Monat auf den Tag des Abrufs folgt, bis zum Tag der Erstattung an den Bund oder dem Tag der Ausgabe Zinsen in Höhe von drei Prozentpunkten über dem jeweils geltenden Basiszinssatz nach § 247 des Bürgerlichen Gesetzbuches für das Jahr verlangt werden. Das Bundesministerium für Arbeit und Soziales macht den Zinsanspruch gegenüber dem zugelassenen kommunalen Träger schriftlich geltend.

§ 32
Mittelzuweisung bei schrittweiser Freigabe des Ermächtigungsrahmens in besonderen Einzelfällen

(1) Werden durch den zugelassenen kommunalen Träger Regelungen der mit dem Bund abgeschlossenen Verwaltungsvereinbarung über die vom Bund zu tragenden Aufwendungen des zugelassenen kommunalen Trägers der Grundsicherung für Arbeitsuchende oder dieser Verwaltungsvorschrift nicht beachtet, kann das Bundesministerium für Arbeit und Soziales Bundesmittel für Eingliederungsleistungen und für Verwaltungskosten für die Dauer des Verstoßes schrittweise zur Bewirtschaftung freigeben. Ein Verstoß liegt insbesondere dann vor, wenn der sich aus § 46 Abs. 3 Satz 1 des Zweiten Buches Sozialgesetzbuch ergebende Kommunale Finanzierungsanteil nicht oder nicht in angemessenem Umfang durch den zugelassenen kommunalen Träger getragen wurde, in erheblichem Umfang Vorleistungen abweichend von § 29 erbracht wurden oder Bundesmittel wiederholt nicht bedarfsgerecht nach § 30 abgerufen wurden. Die Entscheidung über eine schrittweise Freigabe der Bundesmittel für Eingliederungsleistungen erfolgt im Einvernehmen zwischen dem Bundesministerium für Arbeit und Soziales und der für den zugelassenen kommunalen Träger zuständigen obersten Landesbehörde. Die Freigabe des Ermächtigungsrahmens erfolgt monatlich.

(2) Der monatliche Ermächtigungsrahmen für Eingliederungsleistungen beträgt mindestens 80 vom Hundert der durch zwölf geteilten anerkannten Ist-Ausgaben des Haushaltsjahres, für das zuletzt durch den zugelassenen kommunalen Träger eine Schlussrechnung vorgelegt und durch das Bundesministerium für Arbeit und Soziales geprüft wurde.

(3) Der monatliche Ermächtigungsrahmen für Verwaltungskosten beträgt mindestens 80 vom Hundert der durch zwölf geteilten anerkannten und um den im laufenden Haushaltsjahr geltenden kommunalen Finanzierungsanteil an den Gesamtverwaltungskosten geminderten Ist-Ausgaben des Haushaltsjahres, für das zuletzt durch den zugelassenen kommunalen Träger eine Schlussrechnung vorgelegt und durch das Bundesministerium für Arbeit und Soziales geprüft wurde.

(4) Eine Abrechnung der Aufwendungen des jeweiligen Titels erfolgt nach Vorlage der Schlussrechnung für das jeweilige Haushaltsjahr.

(5) Der Vorbehalt des Widerrufs der Abrufermächtigung auf der Grundlage der zwischen dem Bund und dem jeweiligen zugelassenen kommunalen Träger abgeschlossenen Verwaltungsvereinbarung in ihrer jeweils geltenden Fassung bleibt unberührt.

Abschnitt 4
Informations- und Sorgfaltspflichten

§ 33
Kassensicherheit

Die Ordnungsmäßigkeit eines automatisierten Verfahrens für die Berechnung und Zahlbarmachung der durch den Bund nach § 6b Abs. 2 in Verbindung mit § 6 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 und § 46 Abs. 1 Satz 1 des Zweiten Buches Sozialgesetzbuch zu tragenden Aufwendungen ist durch eine Kontrollstelle des zugelassenen kommunalen Trägers gegenüber dem Bundesministerium für Arbeit und Soziales bei Vorlage der Schlussrechnung des jeweiligen Haushaltsjahres schriftlich zu bestätigen.

§ 34
Veränderung von Ansprüchen, Vergleiche

(1) Ansprüche des zugelassenen kommunalen Trägers über nach § 6b Abs. 2 in Verbindung mit § 6 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 und § 46 Abs. 1 Satz 1 des Zweiten Buches Sozialgesetzbuch durch den Bund zu tragende Aufwendungen dürfen nur

1.

gestundet werden, wenn die sofortige Einziehung mit erheblichen Härten für den Anspruchsgegner verbunden wäre und der Anspruch durch die Stundung nicht gefährdet wird,

2.

niedergeschlagen werden, wenn feststeht, dass die Einziehung keinen Erfolg haben wird oder wenn die Kosten der Einziehung außer Verhältnis zur Höhe des Anspruchs stehen,

3.

erlassen werden, wenn deren Einziehung nach Lage des einzelnen Falles unbillig wäre.

Die Stundung soll gegen angemessene Verzinsung gewährt werden. Als angemessene Verzinsung sind regelmäßig anzusehen zwei Prozentpunkte über dem jeweils geltenden Basiszinssatz nach § 247 des Bürgerlichen Gesetzbuches. Der Zinssatz kann je nach Lage des Einzelfalles herabgesetzt werden, insbesondere wenn seine Erhebung die Zahlungsschwierigkeiten verschärfen würde. Von der Erhebung von Zinsen kann abgesehen werden, wenn die Anspruchsgegnerin oder der Anspruchsgegner in ihrer beziehungsweise seiner wirtschaftlichen Lage schwer geschädigt würde.

(1a) Der Abschluss von Vergleichen über Ansprüche des zugelassenen kommunalen Trägers, die der Bund nach § 6b Absatz 2 des Zweiten Buches Sozialgesetzbuch zu tragen hat, ist nur zulässig, wenn dies zweckmäßig und wirtschaftlich ist.

(2) Maßnahmen nach Absatz 1 und 1a bedürfen grundsätzlich der Einwilligung des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales. Der zugelassene kommunale Träger legt dem Bundesministerium für Arbeit und Soziales in diesen Fällen einen qualifizierten Entscheidungsvorschlag vor.

(3) Maßnahmen nach Absatz 1 und 1a können abweichend von Absatz 2 im Einzelfall bei

1.

einer Stundung bis einschließlich 30 000 Euro,

2.

einer befristeten oder unbefristeten Niederschlagung bis einschließlich 50 000 Euro,

3.

einem Erlass bis einschließlich 15 000 Euro und

4.

einem Vergleich bis einschließlich 15 000 Euro je Einzelfall

durch den zugelassenen kommunalen Träger ohne Beteiligung des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales getroffen werden, wenn der Entscheidung keine grundsätzliche Bedeutung zukommt. Die Entscheidung ist zu dokumentieren.

(4) Andere Regelungen in Rechtsvorschriften, insbesondere § 44 des Zweiten Buches Sozialgesetzbuch, bleiben unberührt.

(5) Für die Veränderung von Ansprüchen und den Abschluss von Vergleichen nach den vorhergehenden Absätzen sowie für die Behandlung von Kleinbeträgen gelten ergänzend die zu den §§ 58 und 59 der Bundeshaushaltsordnung erlassenen Verwaltungsvorschriften.

§ 35
Sonstige Dokumentations- und Mitteilungspflichten

(1) Der zugelassene kommunale Träger ist verpflichtet, dem Bundesministerium für Arbeit und Soziales unverzüglich nach Kenntnis anzuzeigen, wenn

1.

Bundesmittel nicht zweckentsprechend eingesetzt worden sind oder

2.

ein Insolvenzverfahren über das Vermögen von Dritten beantragt oder eröffnet wurde, die durch den zugelassenen kommunalen Träger Bundesmittel zur Erbringung von Leistungen erhalten haben.

(2) Sieht der zugelassene kommunale Träger bei der Vergabe eines öffentlichen Auftrages von einem offenen oder nicht-offenen Verfahren nach den §§ 15 und 16 der Vergabeverordnung oder von einer öffentlichen oder beschränkten Ausschreibung mit Teilnahmewettbewerb nach den §§ 9 und 10 der Unterschwellenvergabeordnung ab, sind die Gründe hierfür von Anbeginn des Vergabeverfahrens fortlaufend in Textform nach § 126b des Bürgerlichen Gesetzbuchs zu dokumentieren.

(3) Die zahlungsbegründenden Unterlagen des jeweiligen Haushaltsjahres sind fünf Jahre gegen Verlust, Beschädigung und unbefugten Zugriff geschützt aufzubewahren, soweit nicht in anderen Vorschriften eine längere Aufbewahrungsfrist vorgesehen ist.

Abschnitt 5
Übergangsvorschriften und Inkrafttreten

§ 36
Übergangsvorschrift

Verträge und Verpflichtungen, die vor dem Inkrafttreten dieser Verwaltungsvorschrift abgeschlossen oder eingegangen wurden, bleiben von den Dokumentations- und Mitteilungspflichten nach § 35 Abs. 1 Nr. 2 und Abs. 2 unberührt.

§ 37
Inkrafttreten

Diese allgemeine Verwaltungsvorschrift tritt am 01. Mai 2008 in Kraft.

Der Bundesrat hat zugestimmt.

Berlin, den 25. April 2008

Die Bundeskanzlerin

Der Bundesminister

für Arbeit und Soziales

Anlagen (nichtamtliches Verzeichnis)

Anlage 2: Merkblatt zur Abrechnung von Investitionen als Verwaltungskosten (zu § 24)

Anlage 3: Merkblatt zur Erhebung des kommunalen Finanzierungsanteils (KFA) (zu § 25 Abs. 2)