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Richtlinie zur Auszahlung von Bundesmitteln an Zuwendungsempfänger und an Bundesmittel verwaltende Stellen außerhalb der Bundesverwaltung im Abrufverfahren (Abrufrichtlinie)

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E-VSF: H 08 10



Richtlinie
zur Auszahlung von Bundesmitteln an
Zuwendungsempfänger und an
Bundesmittel verwaltende Stellen außerhalb der Bundesverwaltung im Abrufverfahren



(Abrufrichtlinie)



(01/18)





Rundschreiben zur Neufassung der Abrufrichtlinie

Änderung 09/15: Aktualisierung der HKR-Vordrucke M03 in der Anlage 3

Änderung 01/18: II A 2 - H 2074/09/10007 :004 (2017/1054895)





Inhaltsverzeichnis:

1

Zulassung des Zuwendungsempfängers zum Abrufverfahren

1.1

Grundsatz

1.2

Zulassung durch die oberste Bundesbehörde

1.3

Mitteilungspflicht des Titelverwalters

1.4

Aufgaben des Kompetenzzentrums für das Kassen- und Rechnungswesen des Bundes nach der Unterrichtung durch den Titelverwalter

2

Abwicklung der Abrufe von Zuwendungsempfängern

2.1

Unmittelbarer Abruf der Bundesmittel bei den Bundeskassen

2.1.1

Aufgaben des Titelverwalters

2.1.2  

Aufgaben der Bundeskassen

2.2

Mittelbarer Abruf der Bundesmittel bei den Bundeskassen

3

Aufhebung der Abrufermächtigung

3.1

Aufhebung durch die oberste Bundesbehörde

3.2

Anordnung zur Aufhebung der Abrufermächtigung durch den Titelverwalter

3.3

Aufgaben der Bundeskasse und des Kompetenzzentrums für das Kassen- und Rechnungswesen des Bundes nach der Aufhebung der Abrufermächtigung

4

Anwendung der Abrufrichtlinie auf Bundesmittel verwaltende Stellen außerhalb der Bundesverwaltung

5

Schlussbestimmungen

5.1

Ausnahmeregelung

5.2

Inkrafttreten



Anlagen

Anlage 1

Ausfüllhinweise zu der Anordnung zur Leistung von Auszahlungen im Abrufverfahren (HKR-Vordruck F35)

Anlage 2

Ausfüllhinweise zu der Anordnung zur Aufhebung der Abrufermächtigung (HKR-Vordruck F35A)

Anlage 3  

Besondere Nebenbestimmungen für den Abruf von Zuwendungen (BNBest-Abruf)



Abkürzungsverzeichnis

BIC

Business Identifier Code

HKR-Verfahren

Automatisiertes Verfahren für das Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen des Bundes

IBAN

International Bank Account Number

Titelverwalter

Stelle, die die Mittel für die Zuwendungen bewirtschaftet

VerfRiB-MV/TV-HKR   

Verfahrensrichtlinie für Mittelverteiler und Titelverwalter für das automatisierte Verfahren für das Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen des Bundes





1.
Zulassung des Zuwendungsempfängers zum Abrufverfahren
1.1
Grundsatz
Zuwendungsempfänger sollen nach Maßgabe dieser Richtlinie ermächtigt werden, Bundesmittel, die unregelmäßig oder in wechselnder Höhe benötigt werden, selbstständig abzurufen. Im Falle der Ermächtigung sind die „Besonderen Nebenbestimmungen für den Abruf von Zuwendungen (BNBest-Abruf)“ (Anlage 3) zum Bestandteil des Zuwendungsbescheides (VV Nr. 7.2 Satz 2 zu § 44 BHO) zu machen.


1.2
Zulassung durch die oberste Bundesbehörde
(1) Der Zuwendungsempfänger ist grundsätzlich zu ermächtigen, die ihm bewilligten Zuwendungen bei Bedarf abzurufen (Abrufverfahren), soweit der jährliche Zuwendungsbetrag über 500.000 Euro liegt oder es sich nicht um eine einmalige Auszahlung der Zuwendung handelt. Die zuständige oberste Bundesbehörde kann im Einzelfall Zuwendungsempfänger vom Abrufverfahren ausschließen, wenn besondere Gründe dies rechtfertigen oder durch den selbstständigen Geldabruf dem Bund Nachteile entstehen könnten. Die Gründe zum Ausschluss am Abrufverfahren müssen in einem schriftlichen Prüfungsvermerk dargelegt werden.
(2) Die Zulassung des Zuwendungsempfängers zum Abrufverfahren ist der Stelle, die die Mittel für die Zuwendungen bewirtschaftet, schriftlich mitzuteilen. Dabei sind mindestens folgende Angaben notwendig:
-
Titel- oder Buchungskonto bzw. Titel- oder Buchungskonten, aus der oder denen die Zuwendung(en) geleistet werden soll(en),
-
Anschrift und Telefonnummer des Zuwendungsempfängers und
-
Kontoverbindung mit IBAN und BIC1 des Zuwendungsempfängers.
(3) Die Stelle, die die Mittel für die Zuwendungen bewirtschaftet (Titelverwalter) ist über Änderungen in Bezug auf den Zuwendungsempfänger zu unterrichten.


1.3
Mitteilungspflicht des Titelverwalters
(1) Über die Zulassung des Zuwendungsempfängers zum Abrufverfahren und über Änderungen in Bezug auf einen zugelassenen Zuwendungsempfänger ist das Kompetenzzentrum für das Kassen- und Rechnungswesen des Bundes schriftlich zu unterrichten. Bei der Unterrichtung über die Zulassung sind folgende Angaben notwendig:
-
Titel- oder Buchungskonto und das Objektkonto bzw. die Titel- oder Buchungskonten mit den Objektkonten, aus der oder denen die Zuwendung(en) geleistet werden soll(en),
-
Bewirtschafternummer,
-
Anschrift und Telefonnummer des Zuwendungsempfängers sowie
-
Kontoverbindung mit IBAN und BIC des Zuwendungsempfängers.
(2) Bei Änderungsmitteilungen sind nur die Angaben notwendig, bei denen sich eine Änderung ergeben hat.


1.4
Aufgaben des Kompetenzzentrums für das Kassen- und Rechnungswesen des Bundes nach der Unterrichtung durch den Titelverwalter
(1) Das Kompetenzzentrum für das Kassen- und Rechnungswesen des Bundes unterrichtet schriftlich die Bundeskasse, zu deren Lasten die Bundesmittel abgerufen werden, über die Zulassung des Zuwendungsempfängers zum Abrufverfahren sowie über Änderungen in Bezug auf einen zugelassenen Zuwendungsempfänger (Nr. 1.3) und teilt dies der zuständigen obersten Bundesbehörde mit. Außerdem führt das Kompetenzzentrum ein Verzeichnis der zugelassenen Abrufermächtigten mit folgenden Angaben:
-
Name, Anschrift und Telefonnummer des Abrufermächtigten,
-
Kontoverbindung des Abrufermächtigten mit IBAN und BIC,
-
Name des Titelverwalters mit Anschrift und Bewirtschafternummer,
-
Titel- oder Buchungskonto und das Objektkonto bzw. die Titel- oder Buchungskonten mit den Objektkonten, aus der oder denen die Zuwendung(en) geleistet werden soll(en),
-
zuständige Bundeskasse und
-
Angabe, ob es sich um einen unmittelbaren oder mittelbaren Abruf handelt.
(2) Eine Kopie des Verzeichnisses wird dem Bundesministerium der Finanzen, Referat II A 2, zum 30. April jedes Jahres zur Verfügung gestellt.


2.
Abwicklung der Abrufe von Zuwendungsempfängern
Auf die Abwicklung der Abrufe sind die VerfRiB-MV/TV-HKR anzuwenden. Die Bundesmittel können unmittelbar oder mittelbar über eine Bundeskasse abgerufen werden.


2.1
Unmittelbarer Abruf der Bundesmittel bei den Bundeskassen
Der Zuwendungsempfänger kann Zuwendungen nur in Höhe der zugewiesenen oder eingezahlten Mittel auf die in der Anordnung zur Leistung von Auszahlungen im Abrufverfahren genannte Kontoverbindung abrufen. Reichen die zugewiesenen oder eingezahlten Mittel für den Abruf nicht aus oder stimmt die Kontoverbindung auf dem Auszahlungsbeleg des Zuwendungsempfängers nicht mit der in der Anordnung zur Leistung von Auszahlungen im Abrufverfahren genannten Kontoverbindung überein, wird der gesamte Abrufbetrag nicht ausgezahlt.


2.1.1
Aufgaben des Titelverwalters


2.1.1.1
Allgemeines
(1) Der von der obersten Bundesbehörde bestimmte Titelverwalter hat unter seiner Bewirtschafternummer im HKR-Verfahren Objektkonten nach Nr. 2.9 VerfRiB-MV/TV-HKR mit der Bezeichnung „Abrufkonto und dem Namen des Zuwendungsempfängers bzw. Abrufzweck“ einzurichten, aus denen die Zuwendungen geleistet werden sollen (Abrufkonto). Die Abrufkonten können bei Titelkonten (Nr. 2.8 VerfRiB-MV/TV-HKR) oder bei Buchungskonten (Nr. 2.7.2 VerfRiB-MV/TV-HKR) eingerichtet werden. Für die Buchung von Verpflichtungen sind gesonderte zusätzliche Objektkonten bei dem Titelkonto mit der Bezeichnung „Abrufkonto VE“ einzurichten. Dem Zuwendungsempfänger teilt der Titelverwalter die Bewirtschafternummer, das jeweilige Titel- oder Buchungskonto und das jeweilige Objektkonto (Abrufkonto) mit und erläutert wie der für den Abruf notwendige Auszahlungsbeleg (HKR-Vordruck M03) ausgefüllt werden muss.
(2) Haushaltsmittel dürfen, mit Ausnahme der Anordnung von Rückzahlungen (Nr. 2.1.1.4 Abs. 1), nur mit dem HKR-Vordruck F35 (Anordnung zur Leistung von Auszahlungen im Abrufverfahren) oder entsprechend mit der elektronischen Schnittstelle F15z auf das Abrufkonto zugewiesen oder eingezahlt werden. Die Verwendung der HKR-Vordrucke E01, E02, E04 und E05 (entsprechend HKR-Dialog oder der Schnittstelle F15z) ist für das unmittelbare Abrufverfahren nicht zulässig. Auf die für den Abruf vorgesehenen Objektkonten dürfen nur die Auszahlungen und ggf. die im Zusammenhang stehenden Einzahlungen (z. B. Rückzahlungen) gebucht werden.
(3) Der Titelverwalter überwacht im HKR-Verfahren die Auszahlungen im Abrufverfahren und prüft, ob der Zuwendungsempfänger die Abrufbeträge bedarfsgerecht, das heißt erst am Tage des Bedarfs und nur insoweit abgerufen hat, als sie für fällige Zahlungen benötigt wurden.
(4) Werden die BNBest-Abruf vom Zuwendungsempfänger nicht beachtet, ist die zuständige oberste Bundesbehörde vom Titelverwalter unverzüglich um weitere Veranlassung zu bitten.


2.1.1.2
Erstmalige Anordnung der bewilligten Zuwendung
(1) Nach der Zulassung des Zuwendungsempfängers zum Abrufverfahren sowie jeweils zum Beginn eines Haushaltsjahres ordnet der Titelverwalter bei der zuständigen Bundeskasse die für das Haushaltsjahr bewilligten Zuwendungen ganz oder teilweise mit HKR-Vordruck F35 an. Für jede Haushalts- oder Buchungsstelle ist eine Anordnung zu erstellen. Die Ausfüllhinweise der VerfRiB-MV/TV-HKR (Anlage 2) sind zu beachten.
(2) Mit der Anordnung der Zuwendung wird der angeordnete Betrag dem Abrufkonto eines Titelkontos zugewiesen oder bei dem Abrufkonto eines Buchungskontos zur Verrechnung eingezahlt.


2.1.1.3
Anordnung weiterer bewilligter Zuwendungen
Werden dem Zuwendungsempfänger weitere Zuwendungen für das laufende Haushaltsjahr bewilligt, sind sie ebenfalls unverzüglich mit HKR-Vordruck F35 anzuordnen. Nr. 2.1.1.2 Absatz 1 ist zu beachten.


2.1.1.4
Rückzahlung von Zuwendungen und Übertragung von Beträgen auf Buchungskonten
(1) Rückzahlungen von ausgezahlten Zuwendungen durch Zuwendungsempfänger im laufenden Haushaltsjahr sind zu Gunsten des Abrufkontos zur Annahme anzuordnen (z. B. HKR-Vordruck F22). Da der Gesamtabrufbetrag nicht erhöht wird, ist der HKR-Vordruck F35 nicht zu verwenden.
(2) Beträge, die auf Objektkonten bei Buchungskonten gebucht worden sind, werden automatisch in das nächste Haushaltsjahr übertragen, sofern keine Aufhebung des Abrufverfahrens mit dem HKR-Vordruck F35A angeordnet worden ist. Beträge, die ins nächste Haushaltsjahr übertragen worden sind, können vom Zuwendungsempfänger nur dann abgerufen werden, wenn der Bundeskasse für das neue Haushaltsjahr eine Anordnung vorliegt (siehe C der Erläuterungen und Ausfüllhinweise zu HKR-Vordruck F35). Eine Anordnung ist auch dann notwendig, wenn für das neue Haushaltsjahr neben den übertragenen Beträgen keine weiteren Mittel für den Zuwendungsempfänger vorgesehen sind. Sollen in diesen Fällen bereits Auszahlungen vor dem Übertrag der Bestände ins neue Haushaltsjahr geleistet werden, prüft die Bundeskasse, ob der Bestand der Buchungsstelle des alten Haushaltsjahres für eine Auszahlung ausreichend ist.


2.1.1.5
Sonstige Änderungen
Der Titelverwalter unterrichtet das Kompetenzzentrum für das Kassen- und Rechnungswesen des Bundes und die Bundeskasse über Änderungen, insbesondere der Adresse und der Kontoverbindung des Zuwendungsempfängers. Die Änderung der Kontoverbindung ist gegenüber der Bundeskasse zusätzlich mit HKR-Vordruck F35 anzuordnen. Nr. 2.1.1.2 Absatz 1 ist zu beachten.


2.1.2
Aufgaben der Bundeskassen


2.1.2.1
Prüfung der Anordnung zur Leistung von Auszahlungen im Abrufverfahren
(HKR-Vordruck F35)
Die Bundeskasse prüft die Anordnung zur Leistung von Auszahlungen im Abrufverfahren gemäß den Kassenbestimmungen für die Bundesverwaltung auf Buchungsreife. Stimmt die eingetragene Kontoverbindung mit der Kontoverbindung, die das Kompetenzzentrum für das Kassen- und Rechnungswesen des Bundes mitgeteilt hat, nicht überein, unterrichtet sie unverzüglich den Titelverwalter.


2.1.2.2
Führen eines Belegheftes
Für jeden Abrufermächtigten führt die Bundeskasse ein Belegheft. In diesem Belegheft werden die Anordnung(en) mittels HKR-Vordruck F35 bzw. die entsprechenden Ausdrucke der Anordnungen der elektronischen Schnittstelle F15z sowie die von den Zuwendungsempfängern übersandten Auszahlungsbelege (HKR-Vordruck M03) in zeitlicher Reihenfolge abgelegt. Dabei sind die Auszahlungsbelege jeweils hinter die Anordnung zu sortieren.


2.1.2.3
Abruf durch den Zuwendungsempfänger mit dem HKR-Vordruck M03 (Auszahlungsbeleg für das Abrufverfahren)
(1) Die vom Zuwendungsempfänger der Bundeskasse bis 15:00 Uhr übersandten Auszahlungsbelege im Abrufverfahren werden, sofern kein späteres Fälligkeitsdatum eingetragen ist, für den nächsten Tag ausgeführt. Das Bundesministerium der Finanzen kann etwas anderes bestimmen.
(2) Auszahlungsbelege können auch per Telefax oder E-Mail übermittelt werden.
(3) Vor jeder Auszahlung aufgrund eines Auszahlungsbelegs des Zuwendungsempfängers wird von der Bundeskasse geprüft, ob genügend Mittel für den Abruf vorhanden sind und ob die eingetragene Kontoverbindung mit der in der Anordnung zur Leistung von Auszahlungen im Abrufverfahren genannten Kontoverbindung übereinstimmt. Zum Jahresanfang wird die Verfügbarkeitsprüfung bei Buchungsstellen auch für Abrufkonten bis zum Übertrag der Bestände ausgesetzt. Die Bundeskassen haben zu prüfen, ob bei Auszahlungen im Fall der Nr. 2.1.1.4 Abs. 2 letzter Satz der Bestand der Buchungsstelle des alten Haushaltsjahres für eine Auszahlung ausreichend ist.
(4) Reichen die Mittel oder die Einzahlungen für den Abruf nicht aus, unterrichtet die Bundeskasse unverzüglich den Titelverwalter. Die Auszahlung wird nicht veranlasst.
(5) Stimmt die vom Kompetenzzentrum für das Kassen- und Rechnungswesen des Bundes mitgeteilte Kontoverbindung mit der im Auszahlungsbeleg angegebenen Kontoverbindung nicht überein, unterrichtet die Bundeskasse unverzüglich den Zuwendungsempfänger und den Titelverwalter. Die Auszahlung wird nicht veranlasst.


2.1.2.4
Sonstige Änderungen
Teilt der Zuwendungsempfänger Änderungen, insbesondere bei seiner Kontoverbindung mit, unterrichtet die Bundeskasse unverzüglich das Kompetenzzentrum für das Kassen- und Rechnungswesen des Bundes und den Titelverwalter.


2.2
Mittelbarer Abruf der Bundesmittel bei den Bundeskassen
Mit Einwilligung des Bundesministeriums der Finanzen dürfen Zuwendungsempfänger Zuwendungen auch über ein anderes automatisiertes Verfahren im Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen des Bundes nach Nr. 1.2 der Bestimmungen über die Mindestanforderungen für den Einsatz automatisierter Verfahren im Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen des Bundes (BestMaVB-HKR) abrufen. Die Nr. 1 der Besonderen Nebenbestimmungen für den Abruf von Zuwendungen ist mindestens anzuwenden. Die weiteren Einzelheiten werden vom Bundesministerium der Finanzen in besonderen Nebenbestimmungen, die zum Bestandteil des Zuwendungsbescheides zu machen sind, geregelt. Das Bundesministerium der Finanzen hat das Einvernehmen mit dem Bundesrechnungshof herbeizuführen.


3.
Aufhebung der Abrufermächtigung


3.1
Aufhebung durch die oberste Bundesbehörde
Die Abrufermächtigung ist von der obersten Bundesbehörde aufzuheben, wenn der Zuwendungsempfänger keine Zuwendungen mehr erhält. Über die Aufhebung der Abrufermächtigung sind der zuständige Titelverwalter und die zuständige Bundeskasse schriftlich zu unterrichten.


3.2
Anordnung zur Aufhebung der Abrufermächtigung durch den Titelverwalter
Der Titelverwalter hat gegenüber der Bundeskasse die Aufhebung der Abrufermächtigung mit dem HKR-Vordruck F35A anzuordnen, wenn die Abrufermächtigung insgesamt oder für Teilbeträge im laufenden Haushaltsjahr aufgehoben wurde. Die Anordnung zur Aufhebung der Abrufermächtigung bewirkt, dass die Mittel zurückgerufen werden. Erfolgte die Auszahlung im Abrufverfahren aus einem Objektkonto einer Buchungsstelle, wird der angeordnete Betrag auf die ursprüngliche Haushalts- oder Buchungsstelle zur Verrechnung ausgezahlt. Die Aufhebung braucht nicht angeordnet zu werden, wenn der Zuwendungsempfänger erst im neuen Haushaltsjahr keine Zuwendungen mehr erhält. Die Verwendung des HKR-Vordrucks E03 (entsprechend HKR-Dialog oder Schnittstelle F15z) ist für das unmittelbare Abrufverfahren nicht zulässig.


3.3
Aufgaben der Bundeskasse und des Kompetenzzentrums für das Kassen- und Rechnungswesen des Bundes nach der Aufhebung der Abrufermächtigung
(1) Die Bundeskasse unterrichtet unverzüglich das Kompetenzzentrum für das Kassen- und Rechnungswesen des Bundes über die Aufhebung der Abrufermächtigung. Nach Aufhebung der Abrufermächtigung durch die oberste Bundesbehörde führt die Bundeskasse keine Auszahlungsbelege des Zuwendungsempfängers mehr aus, unabhängig davon, ob eine Anordnung des Titelverwalters vorliegt.
(2) Das Kompetenzzentrum für das Kassen- und Rechnungswesen des Bundes streicht den bisher zugelassenen Abrufermächtigten aus dem Verzeichnis der zugelassenen Abrufermächtigten.


4.
Anwendung der Abrufrichtlinie auf Bundesmittel verwaltende Stellen außerhalb der Bundesverwaltung
Die Abrufrichtlinie und die BNBest-Abruf sind entsprechend auf die Auszahlung von Bundesmitteln an Bundesmittel verwaltende Stellen außerhalb der Bundesverwaltung (§ 44 Abs. 2 BHO) anzuwenden.


5.
Schlussbestimmungen


5.1
Ausnahmeregelung
Das Bundesministerium der Finanzen kann in begründeten Einzelfällen Abweichungen von der vorstehenden Abrufrichtlinie zulassen und andere Einrichtungen an das Abrufverfahren anschließen.


5.2
Inkrafttreten
Diese Abrufrichtlinie tritt zum 1. Januar 2018 in Kraft und ersetzt die Abrufrichtlinie mit Stand 09/15, die mit Rundschreiben vom 17. Dezember 2014 - II A 2 - H 2074/09/10007 :003 (2014/1129406) - GMBl 2015 S. 47 - veröffentlicht wurde.





Anlagen (nichtamtliches Verzeichnis)

Anlage 1: Ausfüllhinweise zu der Anordnung zur Leistung von Auszahlungen im Abrufverfahren (HKR-Vordruck F35)

Anlage 2: Ausfüllhinweise zu der Anordnung zur Aufhebung der Abrufermächtigung (HKR-Vordruck F35A)

Anlage 3: Besondere Nebenbestimmungen für den Abruf von Zuwendungen (BNBest-Abruf)

Anlage 4: Rundschreiben des BMF vom 21.12.2017