Verfahrensrichtlinie für die Nutzung der elektronischen Schnittstellen zum automatisierten Verfahren für das Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen des Bundes (VerfRiBeS-HKR)

EVSF: H 08 80

Verfahrensrichtlinie für die Nutzung der elektronischen Schnittstellen zum automatisierten Verfahren für das Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen des Bundes
(VerfRiBeS-HKR)

(Stand: 02/2011)

Erlass des BMF vom 20.04.2011 - II A 6 - H 2300/06/0002 :001

Synopse

INHALTSVERZEICHNIS

Abkürzungsverzeichnis/Referenzen:

Erster Abschnitt: Allgemeine Bestimmungen

1 

Anwendungsbereich

Die Richtlinie regelt das Verfahren zur Nutzung der elektronischen Schnittstellen zum HKR-Verfahren. Sie beschreibt, auf welche Weise Daten, Anordnungen und Anweisungen aus einem automatisierten Verfahren eines Bewirtschafters zum automatisierten Verfahren für das Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen des Bundes (HKR-Verfahren) übermittelt werden können, und definiert, welche Anforderungen dabei zu erfüllen sind.

Diese Richtlinie gilt für alle Stellen, die Haushaltsmittel des Bundes bewirtschaften (Bewirtschafter), sowie für die Kassen und Zahlstellen des Bundes.

Für die von den Bewirtschaftern eingesetzten automatisierten Verfahren gelten die Bestimmungen über die Mindestanforderungen für den Einsatz automatisierter Verfahren im Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen des Bundes (BestMaVB-HKR).

Soweit in dieser Richtlinie nichts anderes geregelt wird, sind für die Bewirtschaftung der Haushaltsmittel die VerfRiB-MV/TV-HKR analog anzuwenden.

2 

Begriffsbestimmungen und allgemeine Regelungen

Hier nicht erläuterte Grundbegriffe (wie z. B. Bewirtschafter, Bewirtschafternummer, Soll=Ist-Fall, Sachbuchkonto) werden unter Nr. 2 der VerfRiB-MV/TV-HKR definiert.

2.1

Belegnummer des Bewirtschafters

Die achtstellige Belegnummer des Bewirtschafters besteht grundsätzlich aus dem Kalenderdatum der Erstellung der Sammelanordnung und einer vom Bewirtschafter für jeden Verarbeitungstag fortlaufend vergebenen Nummer. Tag und Monat sind jeweils zweistellig, das Jahr ist mit der letzten Ziffer der Jahreszahl anzugeben. Die laufende Nummer ist immer dreistellig, gegebenenfalls mit führenden Nullen anzugeben. Die Belegnummer kann auch durch eine im Haushaltsjahr eindeutige anderweitige Nummerierung ersetzt werden.

2.2

Belege

Belege sind elektronische oder schriftliche Unterlagen, aufgrund derer Zahlungen und Buchungen angeordnet werden.

2.3

Unterlagen im Sinne dieser Richtlinie (Nr. 2.4)

2.3.1

Zahlungsverkehrsunterlagen

Zahlungsverkehrsunterlagen sind Zahlungsdatenträger und Zahlungsdateien für die beleglose Überweisung durch die Deutsche Bundesbank sowie die Deutsche Postbank AG. Der Aufbau der Zahlungsdatenträger und Zahlungsdateien muss den Bedingungen der Deutschen Bundesbank bzw. der Deutschen Postbank AG sowie den Vorgaben des KKR entsprechen.

2.3.2

Buchungsunterlagen

Buchungsunterlagen sind Buchungsdatenträger (F13) oder Buchungsdateien (F13z) mit Datensätzen nach vorgeschriebenem Aufbau (siehe Anlage 1), die je Sachbuchkonto bzw. Unterteil die summierten Buchungsbeträge der Einzelzahlungen enthalten.

2.3.3

Anordnungsunterlagen

Anordnungsunterlagen sind Anordnungsdatenträger (F15) oder Anordnungsdateien (F15z) mit Datensätzen nach vorgeschriebenem Aufbau (siehe Anlage 2), die je Sachbuchkonto bzw. Unterteil einzelne Zahlungs- und Buchungsdaten oder die Daten für andere Bewirtschaftungsvorgänge enthalten.

2.4

Sammelanordnung

Zahlungsverkehrs-, Buchungs- und Anordnungsunterlagen werden aufgrund einer Sammelanordnung von den Bundeskassen ausgeführt.

2.5

Unterteile eines Titelkontos

Sind „Unterteile" für ein Titelkonto eingerichtet (Straßenbauplan des Epl. 12), so sind diese wie Objektnummern in das entsprechende Feld der Anordnung und der Buchungsbelege einzutragen. Die Datenstruktur der Unterteile entspricht der eines Titelkontos.

2.6

Einreichender Bewirtschafter (F13z / F15z)

Ein Bewirtschafter kann für mehrere Bewirtschafter Daten (Zahlungsdateien, Buchungsdateien, Anordnungsdateien) mithilfe der Sammelanordnung F13Z bzw. F15Z zum HKR- Verfahren übermitteln, wenn die entsprechende Anordnungsbefugnis auf ihn übertragen wurde. Dieser Bewirtschafter wird aufgrund seiner Funktion als „Einreichender Bewirtschafter“ bezeichnet. Zur Übertragung der Anordnungsbefugnis an den einreichenden Bewirtschafter siehe Nr. 2.8. Die Stellung als künftig einreichender Bewirtschafter ist mit dem Vordruck „F15z /F13z - Antrag für Einreichende Bewirtschafter“ zu beantragen. Der Antrag ist vom Beauftragten für den Haushalt zu unterschreiben und an die zuständige Bundeskasse zu übersenden. Die Bundeskasse leitet den Antrag anschließend an das KKR weiter. Im HKR-Verfahren werden die zugehörigen Bewirtschafternummern mit der des einreichenden Bewirtschafters verknüpft, um sicherzustellen, dass der Einreicher nur für die beantragten Bewirtschafternummern Zahlungsverkehrs- und Buchungsunterlagen bzw. Anordnungsdaten übermitteln kann.

Für die Verwendung der Schnittstelle F13z oder F15z als selbst einreichender Bewirtschafter ist die Nr. 4.2 bzw. Nr. 4.4 zu beachten.

2.7

Der Einlieferer (F13z / F15z)

Als „Einlieferer“ fungieren ausschließlich Rechenzentren und Verfahrensbeauftragte, die Daten (Zahlungsdateien, Buchungsdateien bzw. Anordnungsdateien) für andere Bewirtschafter mithilfe der Sammelanordnung F13Z bzw. F15Z zum HKR-Verfahren übermitteln. Wesentliches Merkmal des Einlieferers ist, dass die Anordnungsbefugnis bei den jeweiligen Bewirtschaftern verbleibt. Der Antrag auf Teilnahme am Einlieferungsverfahren ist hierzu mit dem Vordruck „F15z/F13z - Antrag für Einlieferer“ zu stellen. Der Antrag ist vom Verfahrensverantwortlichen zu unterschreiben und der zuständigen Bundeskasse zu übersenden. Die Bundeskasse leitet den Antrag anschließend an das KKR weiter. Zur eindeutigen Identifikation des Teilnehmers vergibt das KKR eine achtstellige Ziffernfolge - die sog. Einlieferernummer.

2.8

Bewirtschafter der Einzelbuchung (F13z / F15z)

Ein Bewirtschafter kann Daten (Zahlungsdateien, Buchungsdateien, Anordnungsdateien) an das HKR-Verfahren mithilfe der Sammelanordnung F13Z bzw. F15Z durch einen anderen Bewirtschafter, den „Einreichenden Bewirtschafter“, übermitteln lassen, wenn er die entsprechende Anordnungsbefugnis auf den einreichenden Bewirtschafter übertragen hat (siehe Nr. 2.6). Die Übertragung der Anordnungsbefugnis an den einreichenden Bewirtschafter erfolgt mit dem Vordruck „F15z/F13z - Antrag für Bewirtschafter der Einzelbuchung“. Der Antrag ist vom Beauftragten für den Haushalt zu unterschreiben und an die zuständige Bundeskasse zu übersenden. Die Bundeskasse leitet den Antrag anschließend an das KKR weiter.

3 

Anordnung und Aufbewahrung der Zahlungsverkehrs-, Buchungs- und Anordnungsunterlagen

3.1

Anordnung

3.1.1

Feststellung der sachlichen Richtigkeit und Anordnung

(1) Die Zahlungsverkehrs-, Buchungs- und Anordnungsunterlagen werden mit einer Sammelanordnung, auf der die Feststellung der sachlichen Richtigkeit bescheinigt und die von der oder dem Anordnungsbefugten unterschrieben wurde, schriftlich gegenüber der zuständigen Bundeskasse angeordnet. Die Feststellung der sachlichen Richtigkeit und die Anordnung sind immer von zwei Personen durchzuführen.

(2) Dies gilt auch für Zahlungen mit den Einzelanordnungen F16 und F26.

(3) Bei den Schnittstellen F13z und F15z erfolgt die schriftliche Sammelanordnung mit Fax nach dem in den Erläuterungen zu den Schnittstellen F13z und F15z vorgeschriebenen Verfahren. Sofern über die Schnittstelle F15 ausschließlich Strukturmaßnahmen oder Mitteldispositionen (HKR-Vordrucke B und E) angewiesen werden, ist keine Sammelanordnung F15, sondern nur der Datenträgerbegleitzettel F15M notwendig. Bei der Schnittstelle F15z ist in diesem Fall lediglich die Feststellung der sachlichen Richtigkeit erforderlich, die über die Sammelanordnung F15Z erfolgt. Werden über die Schnittstellen F15 bzw. F15z Zahlstellenabrechnungen übermittelt, ist statt der Unterschrift des Anordnungsbefugten die Unterschrift des Zahlstellenverwalters erforderlich.

3.1.2

Feststellung der rechnerischen Richtigkeit

Da die Unterlagen aus einem automatisierten Verfahren erstellt werden, gilt die Abgabe der Erklärung über die Einhaltung der Mindestanforderungen für das automatisierte Verfahren als Feststellung der rechnerischen Richtigkeit für das Ergebnis von Berechnungen (siehe Nr. 6.1.4 BestMaVB-HKR).

3.1.3

Allgemein erteilte Kassenanordnung

Für Anordnungen, die in einem automatisierten Verfahren erstellt werden, gelten nicht die Regelungen für die allgemein erteilten Kassenanordnungen (siehe Nr. 6.1.3.4 BestMaVB-HKR).

3.1.4

Form der Anordnung

Die Sammelanordnungen und Einzelanordnungen sowie die aus dem automatisierten Verfahren des Bewirtschafters erstellten weiteren Belege für die Ausführung der Zahlungen und Buchungen, sind im Format DIN A 4 der zuständigen Bundeskasse zu übersenden. Sie dürfen handschriftlich nicht ergänzt oder geändert werden. Die jeweiligen Zweitschriften verbleiben beim Bewirtschafter (vgl. auch Nr. 2.3.2 und Nr. 2.3.3).

3.2

Aufbewahrung

Für die Aufbewahrung der Zahlungsverkehrs-, Buchungs- und Anordnungsunterlagen, der Sammelanordnungen, der Zahllisten und der sonstigen notwendigen Unterlagen gelten die ABestB-HKR, soweit in dieser Richtlinie nichts anderes bestimmt ist.

Zweiter Abschnitt Schnittstellen

4 

Schnittstellen

Mit den Schnittstellen F13, F13z, F15 und F15z werden die notwendigen Unterlagen elektronisch an die Bundeskassen oder an die vom Bundesministerium der Finanzen zugelassene zentrale Stelle weitergeleitet. Bei Nutzung einer elektronischen Schnittstelle hat der Bewirtschafter die Verantwortung dafür, dass die notwendigen Unterlagen in einem gesicherten automatisierten Verfahren erstellt und die Abgrenzung der Verantwortungsbereiche eingehalten werden (vgl. Nr. 6.1 BestMaVB-HKR). Im Ausnahmefall dürfen einzelne Zahlungen und Buchungen auch schriftlich, mit einer aus dem automatisierten Verfahren des Bewirtschafters erstellten Kassenanordnung, angeordnet werden (F16, F26).

Die Regelungen zu den Schnittstellen F13 und F15 beziehen sich auf die Einlieferung mittels Datenträger. Diese Schnittstellen werden bis auf weiteres unterstützt, jedoch funktional nicht mehr erweitert.

4.1

Schnittstelle F13

Über die Schnittstelle F13 dürfen Auszahlungen grundsätzlich nur im Rahmen von Soll=Ist-Fällen sowie Einzahlungen, die mit Auszahlungen des gleichen Zahlungsdatenträgers zu verrechnen sind, angeordnet werden. Das Bundesministerium der Finanzen kann im Einvernehmen mit dem Bundesrechnungshof davon Ausnahmen zulassen. Die Gesamtsumme der Zahlung wird summarisch, getrennt nach Sachbuchkonten, im HKR-Verfahren gebucht. Die einzelnen Zahlungen werden in den Sachbuchkonten nicht nachgewiesen. Abschlags- und Schlussauszahlungen sowie Zahlungen unter Abbuchung von zuvor festgelegten Mitteln können mit der Schnittstelle F13 (vgl. Nr. 4.5) nicht angeordnet werden (weitere Erläuterungen unter Nr. 5 und Nr. 6).

4.1.1

Zahlungsverkehrs- und Buchungsunterlagen

Für die Zahlungen sind Zahlungsverkehrsunterlagen und für die Buchung entsprechende Buchungsunterlagen zu erstellen. Die Weitergabe der Daten erfolgt auf zwei Datenträgern, die der zuständigen Bundeskasse zu übersenden sind. Die Zahlung erfolgt über ein Girokonto bei der Bundeskasse.

4.1.2

Zahllisten

Für die Rechnungsprüfung sind Zahllisten (vgl. Nr. 5.5) zu erstellen, damit der Nachweis der Übereinstimmung zwischen Zahlung und Buchung, bzw. Anordnung erbracht werden kann. Es ist sicherzustellen, dass die einzelnen Zahlungen der Zahlliste, den Zahlungsverkehrs- und Buchungsunterlagen sowie den begründenden Unterlagen eindeutig zugeordnet werden können. Eine Kopie der Zahlliste verbleibt beim Bewirtschafter.

4.2

Schnittstelle F13z

Im Unterschied zur Schnittstelle F13 werden über die Schnittstelle F13z die Zahlungsverkehrs- und Buchungsunterlagen sowie die Zahllisten in zwei Dateien mit Datenfernübertragung an die vom Bundesministerium der Finanzen zugelassene zentrale Stelle übermittelt (weitere Erläuterungen unter Nr. 7 und Nr. 8). Die Freigabe der Zahlungen und Buchungen wird von der zuständigen Bundeskasse veranlasst. Soll die Schnittstelle F13z von einem selbst einreichenden Bewirtschafter genutzt werden, ist dies mit dem Vordruck „F15z/F13z - Antrag für Einreichende Bewirtschafter“ bei der zuständigen Bundeskasse zu beantragen. Die Bundeskasse leitet den Antrag an das KKR weiter. Das gilt auch, wenn bereits zuvor die Schnittstelle F13 verwendet wurde.

4.3

Schnittstelle F15

Über die Schnittstelle F15 dürfen alle Auszahlungen und Einzahlungen angeordnet und zusätzlich auch andere Bewirtschaftungsvorgänge als Zahlungen und Buchungen (z. B. Mitteldispositionen) angewiesen werden. Die angeordneten Zahlungen und die anderen Bewirtschaftungsvorgänge werden einzeln im HKR-Verfahren auf den jeweiligen Sachbuchkonten gebucht. Sofern Zahlungsvorgänge den Bedingungen der Nummer 4.1 bzw. 4.2 entsprechen, sind diese möglichst über die Schnittstelle F13 bzw. F13z anzuordnen. Die Anordnungsunterlagen werden mit einem Datenträger an die zuständige Bundeskasse übersandt. Die Zahlung erfolgt über das zentrale Zahlungsverfahren im HKR-Verfahren (weitere Erläuterungen unter Nr. 9 und Nr. 10).

4.4

Schnittstelle F15z

Der Unterschied zur Schnittstelle F15 besteht darin, dass die Anordnungsunterlagen in einer Datei mit Datenfernübertragung an die vom Bundesministerium der Finanzen zugelassene zentrale Stelle übermittelt werden (weitere Erläuterungen unter Nr. 11 und Nr. 12). Die Freigabe der Zahlungen und Buchungen wird von der zuständigen Bundeskasse veranlasst. Soll die Schnittstelle F15z von einem selbst einreichenden Bewirtschafter genutzt werden, ist dies mit dem Vordruck „F15z/F13z - Antrag für Einreichende Bewirtschafter“ bei der zuständigen Bundeskasse zu beantragen. Die Bundeskasse leitet den Antrag an das KKR weiter. Das gilt auch, wenn bereits zuvor die Schnittstelle F15 verwendet wurde.

4.5

Einzelanordnung F16 und F26

(1) Mit den Einzelanordnungen F16 und F26 können alle Auszahlungen und Einzahlungen angeordnet werden. Diese Einzelanordnungen dürfen nur verwendet werden, wenn

a)

täglich weniger als 10 Zahlungen,

b)

Auslandszahlungen (nicht bei F26),

c)

Abschlags- und Schlussauszahlungen oder

d)

Zahlungen unter Abbuchung von zuvor festgelegten Mitteln

angeordnet werden. Im Gegensatz zu den Schnittstellen F13, F13z, F15 und F15z werden keine Zahlungsverkehrs-, Buchungs-, oder Anordnungsunterlagen vom Bewirtschafter erstellt.

(2) Die Einzelanordnungen F16 und F26 dürfen bei Verwendung der Schnittstelle F15 oder F15z nur im Ausnahmefall (z. B. als Ausfalllösung bei Störungen der F15 / F15z-Erstellung) sowie - bei Einsatz der Schnittstelle F15 - bei weniger als 10 Anordnungsfällen oder bei Anordnung von Auszahlungen mit festem Fremdwährungsbetrag verwendet werden. Die Zahlungen sind mit der Einzelanordnung F16 bzw. F26 schriftlich gegenüber der zuständigen Bundeskasse anzuordnen. Die Zahlung erfolgt grundsätzlich über das zentrale Zahlungsverfahren im HKR-Verfahren (weitere Erläuterungen unter Nr. 13 und Nr. 14).

Dritter Abschnitt Erläuterungen zu den Schnittstellen

5 

Schnittstelle F13 (Nr. 4.1)

5.1

Verschlüsselung der Zahlungsdatenträger

Zur Erhöhung der Datensicherheit darf die Datei auf dem Zahlungsdatenträger nur verschlüsselt bei den Bundeskassen eingereicht werden. Die Regelungen der Nr. 9.2 gelten entsprechend.

5.2

Verarbeitung der Zahlungsdatenträger

Die Zahlungsdatenträger werden aus Sicherheitsgründen bei den Filialen der Deutschen Bundesbank auf eine Doppeleinreichung geprüft. Die Prüfung erfolgt anhand einer vierstellig numerischen Dateinummer im Feld A8² des Datenträger-Vorsatzes, die vom Bewirtschafter einzutragen ist. Um zu verhindern, dass verschiedene Bewirtschafter bei einer Bundeskasse am selben Tag Datenträger mit derselben Dateinummer erstellen, gibt die zuständige Bundeskasse dem Bewirtschafter auf Antrag einmalig die ersten drei Ziffern (ab 001) der Dateinummer vor. Die vierte Ziffer ist vom Bewirtschafter frei zu vergeben. Bei der Vergabe der Dateinummer ist darauf zu achten, dass keine Dateinummer in Abhängigkeit von Feld A7³ des Datenträger-Vorsatzes (Datum) mehrfach verwendet wird, eine aufsteigende Vergabe der Dateinummer ist jedoch nicht erforderlich. Durch die freie Belegung der vierten Stelle der Dateinummer kann jeder Bewirtschafter bis zu zehn Zahlungsdateien je Erstellungsdatum über eine Bundeskasse einreichen. Sofern an einem Erstellungsdatum mehr als zehn Zahlungsdateien erstellt werden sollen, hat sich der Bewirtschafter bei der Bundeskasse für jeweils zehn weitere Dateien eine neue dreistellige Zifferngruppe für die nach vorstehendem Schema einzugebende Dateinummer erteilen zu lassen. Die Doppeleinreichungskontrolle bezieht sich auf alle Datenträger des laufenden Tages und der zurückliegenden zehn Geschäftstage. Datenträger, deren Erstellungsdatum mehr als fünf Geschäftstage zurückliegt, werden unbearbeitet zurückgegeben.

5.3

Auslandszahlungen

Auslandszahlungen dürfen nur in EURO und nicht in Devisen angeordnet werden. Sofern durch eine Zahlung eine Meldung gemäß § 59 Außenwirtschaftsverordnung notwendig wird, ist der meldepflichtige Zahlungsvorgang der Bundeskasse mitzuteilen. In diesen Fällen ist zusätzlich die entsprechende lfd. Nummer der Zahlliste zur Sammelanordnung F13 zu kennzeichnen und mit ergänzenden Angaben zum Sitz/Wohnsitz/Land des Zahlungsempfängers zu versehen.

5.4

Datenträgerbegleitzettel (Nr. 6)

Den Zahlungsverkehrsunterlagen ist ein Datenträgerbegleitpapier nach den Bedingungen der Deutschen Bundesbank bzw. der Deutschen Postbank AG beizufügen. Die Buchungsunterlagen sind mit einem Datenträgerbegleitzettel F13M einzureichen.

5.5

Muster einer Zahlliste

5.6

Muster der Sammelanordnung F13 mit Erläuterung der Kreiszahlen

1 

Bezeichnung der anordnenden Dienststelle.

2 

Eintrag der zuständigen Bundeskasse (BUKA); der Ortsname (Dienstsitz) der Bundeskasse darf nicht abgekürzt werden.

3 

Eintrag des Datums der Erstellung der Sammelanordnung und der Blattnummer.

4 

Eintrag alternativ je nach Anordnung für Auszahlungen oder Einzahlungen.

5 

Eintrag der Belegnummer des Bewirtschafters (Nr. 2.1) des ersten zur Anordnung gehörenden Datensatzes.

6 

Eintrag des Gesamtbetrages „AUSZAHLUNGEN" oder „EINZAHLUNGEN". Der Eintrag des Gesamtbetrages erfolgt ohne führende „Nullen“ oder sonstige Leerzeichen. Freibleibende Schreibstellen sind mit Sternzeichen (***) zu entwerten.

7 

Eine Sammelanordnung darf nur Zahlungen eines Fälligkeitsdatums umfassen. Die Fälligkeit ist immer mit einem Datum anzugeben. Bei Auszahlungen kann hier zusätzlich mit dem Kennzeichen „1" angegeben werden, dass die Zahlungen abweichend von den allgemeinen Rechtsvorschriften bereits an dem angegebenen Fälligkeitstag dem Konto der Empfangsberechtigten gutgeschrieben werden sollen. Bei Auslandszahlungen ist dies nicht möglich.

8 

Eintrag der Anzahl der beigefügten Listen (z. B. Zahlliste, Abstimmlisten, Aufgliederung von Beträgen, Empfängerlisten usw.).

9 

Eintrag der Summen der zu buchenden Beträge je Verarbeitungsschlüssel (VSL) - wie in den Buchungssätzen dargestellt - aufsteigend sortiert nach Titel- und Objektkonten bzw. Unterteile. Für jedes Titelkonto mit ggf. Objektkonten bzw. Unterteilen ist eine Summe zu bilden. Bei Bedarf können Zusatzblätter erstellt werden. In diesen Fällen sind die Vermerke und Feststellungen (Kreiszahl 12-14) einschließlich der Gesamtsumme nur auf dem letzten Blatt der Sammelanordnung anzugeben. Der Hinweis „Zweitschrift für den Bewirtschafter“ ist auf jedem Blatt der Zweitschriften zu drucken.

10 

Eintrag der Verarbeitungsschlüssel mit Kurzbezeichnung

Auszahlungen
VSL 510 00 (GIRO und POSTBAR)	Giro- und Postbarauszahlung (ZzV) ohne vorangegangene Festlegung
1VSL 544 00 (VERR)	Verrechnung ohne vorangegangene Festlegung
Einzahlungen
VSL 531 00 (ERST)	Einzahlungen zu einem Einnahmetitel Erstattungen ohne Erhöhung der Verfügbarkeit zu einem Ausgabetitel

11 

Eintrag der Anzahl der Zahlungsfälle je Titel- und Objektkonto bzw. Unterteil.

12 

Eintrag der Gesamtsumme der Zahlungen (s. Erklärung zur Kreiszahl 9).

13 

Unterschrift zur Feststellung der sachlichen Richtigkeit sowie die Unterschrift des Anordnungsbefugten. Die Unterschriften sind jeweils von verschiedenen Personen zu leisten.

14 

Sammelzahlungsnachweis der Bundeskasse

5.7

Form der Zahlungsaustauschsätze in Zahlungsverkehrsunterlagen

Damit die Bundeskassen eine eindeutige und schnelle Zuordnung der Zahlungsrückläufer zu den jeweiligen Zahlungsverkehrsunterlagen der Bewirtschafter haben, sind folgende Inhalte zwingend in die Zahlungsaustauschsätze (Datensätze C) aufzunehmen:

Feld 154	Auftraggeber
Max. 8 Stellen	Bezeichnung der Auftrag erteilenden Bundeskasse in der folgenden Form: „BUKA (Kfz-Kennzeichen des jeweiligen Dienstsitzes)“
1 Stelle	A
8 Stellen	Bewirtschafternummer
4 Stellen	Datum der Erstellung des Datenträgers (TTMM)
6 Stellen	laufende Nummer des Zahlungssatzes auf dem Datenträger und auf der Zahlliste
Beispiel:
27 Stellen	(BUKA HALA030134151009000312)

Zusätzlich ist in einem 1. Erweiterungsteil für „Verwendungszweck“ (02) anzugeben:

1 Stelle	A
6 Stellen	3. bis 8. Stelle der Bewirtschafternummer (ohne „03“)
10 Stellen	Titel- oder Objektkonto (Objekt mit 2 führenden Nullen)
4 Stellen	Datum der Erstellung des Datenträgers (TTMM)
6 Stellen	laufende Nummer des Zahlungssatzes auf dem Datenträger und auf der Zahlliste
Beispiel:
27 Stellen	(A01341508045110171009000311) bei einem Titel oder
	(A01341500009751171009000311) bei einem Objekt

Falls der 1. Erweiterungsteil mit tatsächlichen Angaben zum Verwendungszweck belegt ist, kann für die Zahlungsangaben auch ein 2. Erweiterungsteil verwendet werden. Die laufende Nummer des Zahlungssatzes ist auch auf der Zahlliste auszudrucken.

6 

Datenträgerbegleitzettel F13M

6.1

Verfahren

Ein Buchungsdatenträger kann die Buchungsdaten von bis zu vier Sammelanordnungen F13 enthalten. Alle Daten des Datenträgers müssen sich in einer Datei befinden. Die Sätze zu jeder Sammelanordnung werden durch je einen Satz mit der Satzkennung 1 und 9 eingeschlossen. Für einen Buchungsdatenträger ist jedoch unabhängig von der Anzahl der zugehörigen Sammelanordnungen F13 nur ein Datenträgerbegleitzettel zu erstellen. Die Erst- und Zweitschrift sind der zuständigen Bundeskasse zu übersenden. Die Zweitschrift wird mit dem Buchungsdatenträger und der Bestätigung der ordnungsmäßigen Verarbeitung der Daten von der Bundeskasse an den Bewirtschafter zurückgesandt. Die Drittschrift verbleibt beim Bewirtschafter.

6.2

Sicherungskopie

Der Bewirtschafter hat von den Buchungsdatenträgern eine Sicherungskopie zu erstellen. Die Sicherungskopie muss mit dem Kennzeichen des Originaldatenträgers übereinstimmen und verbleibt bis zur endgültigen Verarbeitung der Daten durch die jeweilige Bundeskasse beim Bewirtschafter.

6.3

Muster des Datenträgerbegleitzettels mit Erläuterung der Kreiszahlen

1 

Bezeichnung der anordnenden Dienststelle.

2 

Eintrag der zuständigen Bundeskasse (BUKA); der Ortsname (Dienstsitz) der Bundeskasse darf nicht abgekürzt werden.

3 

Eintrag des Dateikennzeichens des Buchungsdatenträgers der Sammelanordnung F13. Das Dateikennzeichen dient der eindeutigen Identifizierung des beigefügten Buchungsdatenträgers (Zuordnung Datenträger/Anordnung F13) und der Verhinderung einer Doppelverarbeitung. Durch das Hinterlegen des Kennzeichens in Feld 5 des ersten Datensatzes (Anlage 1, Satzkennung 1) wird dies sichergestellt. Das Dateikennzeichen wird unabhängig vom Verarbeitungstag bei jeder erfolgreichen Verarbeitung in einer Stammdatei gespeichert. Hierdurch kann bei einer versehentlichen Nachlieferung der Sicherungskopie durch einen systemimmanenten Datenabgleich der bereits verarbeiteten Dateien eine Doppelverarbeitung der Daten verhindert werden. Um die Zuordnung des Buchungsdatenträgers zu den Begleitzetteln zu ermöglichen, ist der Datenträger mit einem Aufkleber zu versehen, dessen Beschriftung mit dem Dateikennzeichen übereinstimmen muss.

4 

Eintrag der Angaben über den Datei- und Satzaufbau des Buchungsdatenträgers (gemäß der in Anlage 1 vorgegebenen Datei- und Satzbeschreibungen).

5 

Eintrag der technischen Angaben zum Buchungsdatenträger

Datenträger:	Diskette 3,5“, 4mm-Band, Compact Disc
Ausgabeort:	dos, cpio, tar
Zeichencode:	ascii, ebcdic
Dateiname (fest):	ZBUBAND

6 

Ein Buchungsdatenträger kann in einer Datei Auszahlungen und/oder Verrechnungseinzahlungen enthalten. Der Eintrag des Gesamtbetrages erfolgt ohne führende „Nullen“ oder sonstige Leerzeichen. Freibleibende Schreibstellen sind mit Sternzeichen (***) zu entwerten.

7 

Der Bewirtschafter hat anzugeben, an wen der Datenträger zurückzugeben ist. Der Datenträgerbegleitzettel ist von einem IT-Beauftragten oder vom Anordnungsbefugten zu unterschreiben.

8 

Die Bundeskasse bescheinigt auf der Erst- und Zweitschrift die ordnungsmäßige Verarbeitung der Daten. Die Erstschrift wird der Sammelanordnung beigefügt, die Zweitschrift mit dem Datenträger an den vorgesehenen Empfänger zurückgesandt.

7 

Schnittstelle F13z (Nr. 4.2)

Soweit nachfolgend nichts anderes geregelt ist, gelten für die Schnittstelle F13z die Regelungen für die Schnittstelle F13 (Nr. 4.1) analog. Im Unterschied zur Schnittstelle F13 werden die Zahlungsverkehrs- und Buchungsunterlagen mit gesicherter Datenfernübertragung (DFÜ) an die vom Bundesministerium der Finanzen zugelassene zentrale Stelle übermittelt. Dafür ist eine Sammelanordnung F13Z zu erstellen, auf der wesentliche Angaben zu den Zahlungs- und Buchungsdaten auf einer Druckseite zusammengefasst werden. Das KKR lässt Teilnehmer auf Antrag zur Nutzung der Schnittstelle F13z zu. Die produktive Nutzung der Schnittstelle ist unter Beachtung der übrigen Nutzungsvoraussetzungen (BestMaVB-HKR) erst nach der Freigabe durch die zuständige Bundeskasse möglich.

7.1

Verarbeitung der Zahlungs- und Buchungsdatei

Die zentral eingelieferten, fehlerfreien und durch die Bundeskassen freigegebenen Zahlungs- und Buchungsdateien werden in einer zentralen Datenbank archiviert. Daneben erfolgt die Archivierung der Buchungsdaten im Format F13B über ein Dokument-Management-System (DMS). Auf die Datenbank und auf das DMS können sowohl die Bundeskassen wie auch die Bewirtschafter im Dialog lesend zugreifen.

7.1.1

Buchungsdatei

Die Buchungsdatei hat je Titelkonto/Objektkonto bzw. Unterteil die summierten Beträge der Einzelauszahlungen aus der Zahlungsdatei zu enthalten.

7.1.2

Zahlungsdatei

(1) Es ist sicherzustellen, dass die Zahlungsdatei nur so viele Einzelzahlungen enthält, dass die Summe aller Zahlungen in den Einzeldaten- und Summensätzen der Buchungsdatei korrekt dargestellt werden kann.  

(2) Die Datensätze haben den Anforderungen der Deutschen Bundesbank bzw. der Deutschen Postbank AG (bei postbaren Zahlungen) zu entsprechen. Neben Inlandszahlungen sind auch unbare Zahlungen in den Euro-Zahlungsverkehrsraum (SEPA) möglich. Auszahlungen für den ausländischen Euro-Zahlungsverkehrsraum können im Satzformat DTI oder im SEPA-XML-Format angeliefert werden. Sonstige Auslandszahlungen werden nicht unterstützt. Eine Beschreibung der möglichen Datensatzformate kann auf den Internetseiten des KKR unter der Adresse www.kkr.bund.de abgerufen werden.

7.2

Verarbeitung der Zahlungsverkehrsunterlagen

Die Zahlungsdateien werden aus Sicherheitsgründen auch bei der zentralen Einlieferung bei der Deutschen Bundesbank auf eine Doppeleinreichung analog der Regelungen zu Nr. 5.2 geprüft. Die Nummer der Zahlungsdatei ist ebenso wie das Erstellungsdatum anzugeben. Weitergehende Einzelheiten zu den Prüfbedingungen und den Datensatzinhalten sind den Datensatzbeschreibungen auf der Internetseite des KKR (s. Seite -1-) zu entnehmen.

7.3

Satzbeschreibung der Buchungsunterlagen

Bei den Buchungsunterlagen ist insbesondere darauf zu achten, dass eine eindeutig vergebene Belegnummer des Bewirtschafters (Nr. 2.1) in den Datensätzen enthalten ist. Jeder einzelne Datensatz ist durch geeignete Satzende-Zeichen zu trennen.

7.4

Zahlliste

Die Zahlliste, die der Zuordnung der Buchungsstelle zu dem einzelnen Zahlungsfall dient, ist bei der Schnittstelle F13z über die Satzkennung Z der Buchungsdatei abzubilden. Nach Freigabe der Zahlungsdatei wird die Zahlliste automatisiert in dem Dokument-Management-System (DMS) archiviert. Sind sämtliche Zahlungen bei demselben Bewirtschafter und derselben Buchungsstelle (Sachbuchkonto) zu buchen, ist die Übermittlung von Sätzen der Satzkennung Z entbehrlich. In diesem Fall wird nach der Freigabe aus dem Sachbuchkonto und den Zahlungsdaten der Zahlungsdatei automatisiert eine Zahlliste generiert und im DMS gespeichert.

7.5

Muster der Sammelanordnung F13Z mit Erläuterung der Kreiszahlen

1 

Bezeichnung der anordnenden Dienststelle.

2 

Eintrag der zuständigen Bundeskasse (BUKA); der Ortsname (Dienstsitz) der Bundeskasse darf nicht abgekürzt werden.

3 

Eintrag der Bewirtschafternummer. 

(1) Handelt es sich um einen einreichenden Bewirtschafter (siehe Nr. 2.6) so ist im Vor- bzw. Schlusssatz des Buchungsdatenträgers (Satzarten 1 bzw. 9) statt der Bewirtschafternummer des jeweils zuständigen Bewirtschafters die Bewirtschafternummer des einreichenden Bewirtschafters einzutragen. Die Einzeldatensätze enthalten die Nummer des zuständigen Bewirtschafters.

(2) Bei einem Einlieferer (siehe Nr. 2.7) ist das Feld 14 der Satzart 1 mit der zugeteilten Einlieferernummer zu belegen. Die Einzeldatensätze sind mit der Bewirtschafternummer des jeweils zuständigen Bewirtschafters zu füllen. Für jeden Bewirtschafter sind eigene Vor- und Schlusssätze und eigene Sammelanordnungen F13Z zu erstellen.

4 

(1) Eintrag des Kennzeichens der Zahlungs- und Buchungsdatei. Der Name der Buchungsdatei dient der eindeutigen Identifizierung und ist je Haushaltsjahr und Bewirtschafternummer eineindeutig zu vergeben (s. Feld 4, Satzkennung 1 der Satzbeschreibung F13z). Der Name ist linksbündig ohne führende Leerzeichen anzugeben.

(2) Als Kennzeichen der Zahlungsdatei ist die laufende Nummer der Datei aus dem A-Satz zu übertragen (z.B. Feld A8⁵) bei DTA-Dateien). Die Löschung von übermittelten und bereits fehlerfrei aufgenommenen Zahlungsdateien ist nicht möglich. Diese Dateien können nur deaktiviert werden (s. Erläuterungen zur Kreiszahl 5).

(3) Die Art der Zahlungsdaten (z.B. Feld A3¹) bei DTA-Dateien) ist ebenfalls anzugeben. Von den übermittelten Dateien ist jeweils eine Sicherungskopie zu erstellen, die bis zur Rückabwicklung der Daten aus dem HKR-Verfahren beim Bewirtschafter verbleibt.

5

 (1) Eintrag zur Art der Einlieferung

- bei Neuaufnahme der Buchungs-/Zahlungsdatei:

„ N E U A U F N A H M E “

- bei Deaktivierung der Buchungs-/Zahlungsdatei:

„ ACHTUNG: D E A K T I V I E R U N G “

(2) Die Neuaufnahme einer Zahlungsdatei ist nur dann möglich, wenn nicht bereits Daten zum selben Erstellungstermin und mit demselben Dateikennzeichen entgegengenommen wurden. Bei der Buchungsdatei wird die Eineindeutigkeit des vergebenen Dateinamens geprüft. Hierbei ist, im Gegensatz zur Zahlungsdatei, über das Löschfeld des Dateivorsatzes eine Löschung der bereits übermittelten Buchungsdatei und die anschließende Neuaufnahme möglich.

(3) Unter einer Deaktivierung sind solche Fälle zu verstehen, in denen sowohl die Zahlungsdatei als auch die Buchungsdatei deaktiviert werden soll. Diese Dateien werden dauerhaft von einer Weiterverarbeitung ausgeschlossen. Die Deaktivierung ist nur innerhalb des unter Nr. 8.3.2.2 festgelegten Zeitfensters möglich. Bei der Deaktivierung sind mindestens die Bewirtschafternummer, das Haushaltsjahr sowie die Datumsangaben und die Namen der bereits übermittelten Dateien im F13z anzugeben. Die Deaktivierung kann nicht nur mittels Fax, sondern auch über den HICO-Dialog erfolgen.

6 

Bankleitzahl und Kontonummer des Einreichers sind aus dem A-Satz der Zahlungsdatei zu übertragen.

7 

Eintrag des Erstellungsdatums der Zahlungsdatei. Über das Ausführungsdatum ist anzugeben, wann der Zahlungsvorgang an die Deutsche Bundesbank weitergereicht werden soll. Das Ausführungsdatum muss auf einen Werktag fallen und in der Zukunft liegen. Falls bei Auszahlungen abweichend von den allgemeinen Rechtsvorschriften ein bestimmter Termin für die Gutschrift auf dem Konto des Zahlungsempfängers vereinbart wurde, ist sicherzustellen, dass das Ausführungsdatum so gewählt wurde, dass dieser Termin eingehalten werden kann.

8 

Eintrag der Anzahl der enthaltenen Zahlungsdatensätze (nur C-Sätze) sowie die Anzahl der Buchungsdatensätze (hierbei einschließlich Vor- und Schlusssatz).

9 

Eintrag der Gesamtsumme der Einzelzahlungsbeträge der C-Sätze der Zahlungsdatei. Danach ist die Gesamtsumme der hieraus resultierenden Auszahlungen bzw. Erstattungen der Buchungsdatei einzutragen. Sofern in der Buchungsdatei Verrechnungen enthalten sind, sind diese Verrechnungen getrennt nach Ein- bzw. Auszahlungen summarisch aufzuführen.

10 

Nachweis der Summe der enthaltenen Bankleitzahlen bzw. Kontonummern der Giro-Inlandzahlungen. Bei Zahlungen an Zahlungsempfänger im einheitlichen Euro-Zahlungsverkehrsraum (SEPA) sind die enthaltenen BIC- bzw. IBAN-Angaben vor der Summation entsprechend den Regelungen der Nr. 4.2 der Satzbeschreibung der Buchungsunterlagen zu den Schnittstellen F13/F13z (Anlage 1) zu überführen.

11 

Unterschrift zur Feststellung der sachlichen Richtigkeit sowie die Unterschrift des Anordnungsbefugten. Die Unterschriften sind jeweils von verschiedenen Personen zu leisten. Die Richtigkeit und Unveränderbarkeit der enthaltenen Daten sowie die Fehlerfreiheit der Weiterverarbeitung und Datenübermittlung durch das automatisierte Verfahren des Bewirtschafters ist von dem DV-Beauftragten mit Unterschrift zu bestätigen. Überträgt die oder der Beauftragte für den Haushalt ausdrücklich die Verantwortung für die Fehlerfreiheit der Weiterverarbeitung und die Datenübermittlung den jeweiligen Anordnungsbefugten, kann auf die Unterschrift der oder des Beauftragten im Bereich DV verzichtet werden. Die Übertragung ist aktenkundig zu machen. Erst mit der erfolgreichen Übermittlung verlassen die Daten den Verantwortungsbereich des Anordnungsbefugten.

12 

Die Bundeskasse bescheinigt die Prüfung der Anordnungsbefugnis, die formale Richtigkeit der Sammelanordnung F13Z und stellt einen Freigabesatz für die Zahlungs- und Buchungsdatei ein.

8 

Verfahrensablauf für die Anordnung über die Schnittstelle F13z

8.1

Übermittlung der Zahlungsverkehrs- und Buchungsunterlagen mit Datenfernübertragung

Die Zahlungsverkehrs- und Buchungsunterlagen werden als jeweils eigenständige physische Datei mittels gesicherter Datenfernübertragung (zzt. Elster-FT, sftp) an die vom Bundesministerium der Finanzen bestimmte Stelle übermittelt. Dort werden die übertragenen Dateien auf Verarbeitungsfähigkeit geprüft. Sollten Fehler festgestellt werden, werden automatisiert Fehler- und Hinweiseinträge erstellt, die vom Bewirtschafter im Dialog eingesehen werden können. In diesem Fall können berichtigte Dateien erneut übertragen werden, einer Löschung bedarf es nicht. Ist die Zahlungs- oder Buchungsdatei fehlerhaft, wird weder die Zahlung noch die Buchung ausgeführt.

8.2

Einreichungsfenster

Sollen Dateien übermittelt werden, die mehr als 50.000 Datensätze enthalten oder überschreitet die Gesamtzahl der gleichzeitig in mehreren Dateien übermittelten Datensätze diesen Wert, sind zur Optimierung des Datentransfers feste Einreichungszeiten mit dem KKR zu vereinbaren.

8.3

Anordnung durch den Bewirtschafter

Die in der übermittelten Zahlungs- und Buchungsdatei enthaltenen Zahlungen und Buchungen sind mit einer vom Anordnungsbefugten unterschriebenen Sammelanordnung F13Z per Fax gegenüber der für den einreichenden Bewirtschafter zuständigen Bundeskasse bis spätestens 14:00 Uhr des dem Ausführungsdatum vorangehenden Arbeitstages anzuordnen. (vgl. Nr. 3.1.1). Bei verspäteter Anordnung findet aus Sicherheitsgründen im Regelfall keine Weiterverarbeitung statt. Das Protokoll, die Sammelanordnung F13Z sowie die Zahlliste und ggf. weitere Unterlagen sind zusammen mit den begründenden Unterlagen entsprechend der ABestB-HKR (Nr. 3.2) beim einreichenden Bewirtschafter aufzubewahren.

8.3.1

Tätigkeiten der Bundeskassen

Die Sammelanordnung F13Z wird von den Bundeskassen geprüft. Werden bei dieser Prüfung Fehler oder Unstimmigkeiten festgestellt, wird der einreichende Bewirtschafter unmittelbar darüber unterrichtet und die Sammelanordnung nicht freigegeben. Nach Abschluss der Prüfung wird die als Fax übersandte Sammelanordnung von der Bundeskasse erfasst. Aus dem zentralen HKR-Verfahren wird automatisiert ein Protokoll über die elektronische Einreichung von Zahlungsverkehrs- und Buchungsunterlagen erstellt, welches an die vom Bewirtschafter im Zulassungsantrag angegebene Fax- und/oder E-Mail-Adresse übermittelt wird.

8.3.2

Tätigkeiten des einreichenden Bewirtschafters nach Freigabe

8.3.2.1

Der einreichende Bewirtschafter hat die Protokollangaben unverzüglich mit den Angaben der Sammelanordnung F13Z zu vergleichen. Bei Differenzen zwischen den Protokollangaben und der Sammelanordnung ist die Bundeskasse umgehend zu unterrichten.

8.3.2.2

Sollen die angeordneten Zahlungen und Buchungen nicht ausgeführt werden, kann die Zahlungs- und Buchungsdatei nach der Freigabe bis spätestens 16:00 Uhr des dem Ausführungstag vorangehenden Arbeitstages über den Verfahrens-Dialog deaktiviert werden. Eine Deaktivierung ist auch mittels Sammelanordnung F13Z (mit dem Hinweis „Deaktivierung“; siehe Erläuterungen zur Kreisziffer 5) per Fax an die Bundskasse möglich. In diesem Fall muss das Fax bis spätestens 13:00 Uhr des dem Ausführungstag vorangehenden Arbeitstages der Bundeskasse vorliegen. Im Falle der Deaktivierung mit Sammelanordnung F13Z ist zusätzlich unmittelbar eine telefonische Unterrichtung der Bundeskasse notwendig.

8.4

Protokollmeldungen

Aufgrund der unterschiedlichen Kommunikationswege der notwendigen Daten und der Sammelanordnung F13Z sowie der Qualität der eingelieferten Daten werden im Protokoll über die elektronische Einlieferung von Zahlungsverkehrs- und Buchungsunterlagen folgende Fallgruppen unterschieden:

1 

Datei fehlerfrei signiert:

(1) Zum Zeitpunkt der Erfassung der Sammelanordnung F13Z liegen der vom Bundesministerium der Finanzen zugelassenen zentralen Stelle ebenfalls die entsprechenden Zahlungs- und Buchungsdateien vor. Die Dateisummen und die Summen der Sammelanordnung F13Z stimmen überein. Die Zahlungs- und Buchungsdaten werden zum Ausführungsdatum weitergeleitet.

(2) Weitere Veranlassung durch den einreichenden Bewirtschafter:

Keine

2 

Summendifferenz - F13Z bzw. Dateien prüfen. Keine Verarbeitung.

(1) Die Summen der Sammelanordnung F13Z und/oder die Dateisummen der fehlerfrei in die Datenbank aufgenommenen Dateien weichen voneinander ab.

(2) Weitere Veranlassung durch den einreichenden Bewirtschafte:

Die übermittelten Dateien und die Sammelanordnung F13Z sind zu prüfen. Ist die Sammelanordnung F13Z fehlerhaft, ist sie erneut richtig anzuordnen. Resultiert die Differenz aus einer fehlerhaften Buchungs- oder Zahlungsdatei, so ist die entsprechende Datei korrigiert erneut zu übertragen.

3 

Signatur erfasst - Warten auf Datei

(1) Die Sammelanordnung F13Z wurde bereits durch die Bundeskasse erfasst. Zum Zeitpunkt der Protokollerstellung konnte jedoch keine zugehörige Zahlungs- bzw. Buchungsdatei ermittelt werden.

(2) Weitere Veranlassung durch den einreichenden Bewirtschafter:

Übersendung der Zahlungsverkehrs- und Buchungsunterlagen mit Datenfernübertragung. Sobald die entsprechenden Dateien eingehen, wird automatisiert ein Protokoll erstellt, das vom Bewirtschafter im Dialog eingesehen werden kann.

8.5

Überwachung der angeordneten und ausgeführten Zahlungen und Buchungen durch den Bewirtschafter

Die mit Sammelanordnung F13Z angeordneten Zahlungen und Buchungen sind täglich zu kontrollieren (z.B. HICO-Dialog, File Transfer). Daneben ist regelmäßig zu prüfen, ob die übermittelten Zahlungs- und Buchungsdateien vollständig weiterverarbeitet wurden. Werden bei der Kontrolle nicht aufklärbare Differenzen festgestellt, ist unmittelbar die zuständige Bundeskasse zu unterrichten.

9 

Schnittstelle F15 (Nr. 4.3)

Über die Schnittstelle F15 können neben der unbaren Leistung von einmaligen und wiederkehrenden Zahlungen auch

-

Abschlags- und Schlusszahlungen,

-

Zahlungen unter Abbuchung von zuvor festgelegten Mitteln und

-

Auslandszahlungen

angeordnet werden. Des Weiteren können

-

die Aufhebung von zum Soll stehenden Auszahlungs- bzw. Annahmeanordnungen,

-

die Umbuchung von Ein- und Auszahlungen,

-

Verpflichtungen zu Lasten des laufenden Haushaltsjahres (Festlegungen/Aufhebung von Festlegungen) oder künftiger Haushaltsjahre und

-

Mitteldispositionen

angeordnet bzw. angewiesen und

-

Sachbuch- und Deckungsausgleichskonten eingerichtet, geändert oder stillgelegt

werden. Für jeden der genannten Geschäftsvorfälle, mit Ausnahme der Mitteldispositionen und der Einrichtung, Änderung und Stilllegung von Sachbuch- und Deckungsausgleichskonten (s. Nr. 3.1.1), ist jeweils eine gesonderte Sammelanordnung F15 zu erstellen (vgl. Nr. 9.5).

9.1

Zahlungen

9.1.1

Telegrafische Zahlungen

Anordnungen zur telegrafischen Auszahlung sind im jeweiligen Datensatz der Satzkennung 2 im Feld 45 mit dem Buchstaben „T“ zu kennzeichnen und mit einem Fälligkeitsdatum zu versehen (s. Satzkennung 2, Feld 25).

9.1.2

Fälligkeitstermin

Da die Sammelanordnung F15 über die Einzeldatensätze Zahlungen (bei Aufhebungen, Umbuchungen, Festlegungen, Verpflichtungen und Mitteldispositionen = Buchungen) zu mehreren Fälligkeitsterminen enthalten kann, ist der Eintrag eines Ausführungsdatums in der Sammelanordnung F15 im Gegensatz zur Sammelanordnung F13 oder F13Z nicht notwendig.

9.1.3

Auslandszahlungen

Auslandszahlungen können als EURO-, Target- oder als Devisen-Zahlungen im Gegenwert eines Euro-Betrages angeordnet werden. Die Anordnung einer Devisenauslandszahlung mit festem Fremdwährungsbetrag ist nur über die Schnittstelle F15z möglich. Ist bei Auslandsauszahlungen eine Meldung der Bundeskasse gemäß § 59 Außenwirtschaftsverordnung notwendig, so sind die entsprechenden Angaben im Satzformat A01 des die Zahlungsanordnung begleitenden Rucksatzdatensatzes zu treffen.

9.1.4

Einnahmen im Lastschrifteinzugsverfahren

Der Lastschrifteinzug für Einnahmen kann über die Satzkennung 5 im Zahlungsüberwachungsverfahren angeordnet werden.

9.1.5

Buchausgleich

Soll ein Buchausgleich zwischen zwei Bundeskassen durchgeführt werden, ist der jeweilige Datensatz in der Satzkennung 2 im Feld 46 mit dem Buchstaben „B“ zu kennzeichnen.

9.1.6

Zahlung ohne automatische Verfügbarkeitsprüfung

Wird im Ausnahmefall eine Auszahlung angeordnet, für die nicht genügend Haushaltsmittel verfügbar sind, ist das Feld 35 (Kennung E08) der Satzkennung 2 mit dem Wert „E“ zu belegen. Für jede Auszahlung, für die nicht genügend Haushaltsmittel verfügbar sind, ist der Sammelanordnung F15 eine Anordnung zur einmaligen Aufhebung der Verfügbarkeitsprüfung (HKR-Vordruck E08) beizufügen, in der die Begründung zur Aufhebung der Verfügbarkeitsprüfung enthalten ist. Die Anordnung E08 ist vom Anordnungsbefugten zu unterschreiben und darf auch aus dem automatisierten Verfahren des Bewirtschafters maschinell erstellt werden. Die Anordnungsunterlagen eines Datenträgers werden erst dann weiterverarbeitet, wenn für alle Auszahlungen, für die nicht genügend Haushaltsmittel verfügbar sind, die erforderlichen Anordnungen E08 vorliegen. Eine Sammelanordnung E08 ist nicht zugelassen. Zur Vereinfachung der Vollständigkeitskontrolle vor Weitergabe des Datenträgers wird empfohlen, die Anzahl und die Gesamtsumme der enthaltenen Anordnungen E08 auf dem Datenträgerbegleitzettel F15M auszuweisen.

9.2

Anordnungsdatenträger

Die Datei auf dem Anordnungsdatenträger ist vor ihrer Übersendung an die Bundeskasse vom Bewirtschafter zu verschlüsseln. Hierfür ist grundsätzlich das vom BSI entwickelte und unentgeltlich zur Verfügung gestellte Windows-Verschlüsselungsverfahren einzusetzen. Die für das Verfahren erforderliche Verschlüsselungssoftware ist über die vom Bundesministerium der Finanzen bestimmte Stelle zu beziehen. Sofern eine andere, mindestens gleichwertige Verschlüsselungssoftware verwendet werden soll, ist dies vom jeweiligen Bewirtschafter bei der vom Bundesministerium der Finanzen bestimmten Stelle zu beantragen, die dann über die Verwendung dieser Verschlüsselungssoftware im Einzelfall entscheidet.

9.2.1

Verschlüsselung der Anordnungsdatenträger

Die Verschlüsselung der Datei auf dem Anordnungsdatenträger ist beim Bewirtschafter durch den Beauftragten für den Haushalt oder durch einen von ihm Beauftragten zu veranlassen. Dabei ist sicherzustellen, dass die Verschlüsselung durch die „erfassende Stelle“ ausgeschlossen ist. Das Bundesministerium der Finanzen kann hiervon Ausnahmen zulassen.

9.2.2

Schlüsseldatei und Schlüsselkennwort

Die organisatorische Regelung der Zuordnung und Verwaltung der Schlüsseldateien und Schlüsselkennwörter erfolgt in Absprache zwischen dem jeweiligen Bewirtschafter und der zuständigen Bundeskasse. Die Gültigkeit der von der Bundeskasse erzeugten Schlüsseldateien ist auf längstens drei Monate zu befristen. Wechselt der mit der Verschlüsselung betraute Beschäftigte, ist die Schlüsseldatei neu zu erstellen. Das auf Seiten des Bewirtschafters für den Zugriff auf den Datenaustauschschlüssel erforderliche Schlüsselkennwort ist mindestens einmal im Monat zu wechseln.

9.3

Datenträgerbegleitzettel (Nr. 10)

Die Anordnungsunterlagen sind mit einem Datenträgerbegleitzettel F15M bei der Bundeskasse einzureichen.

9.4

Belegung der Buchungen

Aus den Datensätzen des Anordnungsdatenträgers wird zur Belegung der Buchungen an der Bundeskasse eine Liste erstellt, die die Einzelanordnungen nachweist (F15A-Muster nicht beigefügt).

9.5

Muster der Sammelanordnung F15 mit Erläuterung der Kreiszahlen

1 

Bezeichnung der anordnenden Dienststelle.

2 

Eintrag der zuständigen Bundeskasse (BUKA); der Ortsname (Dienstsitz) der Bundeskasse darf nicht abgekürzt werden.

3 

Eintrag des Datums der Erstellung der Sammelanordnung und die Blattnummer.

4 

Eintrag alternativ je nach Anordnung für Auszahlungen, Einzahlungen, Festlegungen (oder deren Aufhebung), Umbuchungen oder Verpflichtungen.

5 

Eintrag der Belegnummer des Bewirtschafters (Nr. 2.1) des ersten zur Anordnung gehörenden Datensatzes.

6 

Als Währung ist zwingend EUR einzutragen.

7 

Eintrag je nach Bestimmung der Sammelanordnung des Gesamtbetrages der Auszahlungen, Einzahlungen, Festlegungen (oder deren Aufhebung), Verpflichtungen oder Umbuchungen. In den Betrag Aufhebungen fließen bei wiederkehrenden Auszahlungen nur Stilllegungen mit Verarbeitungsschlüssel 012 40 ein. Der Eintrag des Gesamtbetrages erfolgt ohne führende „Nullen“ oder sonstige Leerzeichen. Freibleibende Schreibstellen sind mit Sternzeichen (***) zu entwerten.

8 

Eintrag der Summen der zu buchenden Beträge je Verarbeitungsschlüssel (VSL) - wie in den Buchungssätzen dargestellt - aufsteigend sortiert nach Titel- und Objektkonten bzw. Unterteil. Bei Devisenzahlungen im Gegenwert eines Eurobetrages ist der entsprechende Eurobetrag zu summieren. Für jedes Titelkonto mit ggf. Objektkonten bzw. Unterteilen ist eine Summe zu bilden. Bei der Sammelanordnung F15 Verpflichtungen hat der Eintrag der Einzelbeträge bzw. des Gesamtbetrages ohne Angabe des Dezimalanteils zu erfolgen. Bei Bedarf können Zusatzblätter erstellt werden. In diesen Fällen ist der Feststellungsvermerk und die Unterschrift des Anordnungsbefugten (Kreiszahl 11 und 12) einschließlich der Gesamtsumme nur auf dem letzten Blatt der Sammelanordnung anzugeben. Der Hinweis „Zweitschrift für den Bewirtschafter“ ist auf jedes Blatt der Zweitschriften zu drucken.

9 

Eintrag der Verarbeitungsschlüssel, die in der Satzbeschreibung (Anlage 2) aufgeführt sind ggf. ergänzt um eine Kurzbezeichnung.

10 

Eintrag der Anzahl der Anordnungsfälle je Titel- und Objektkonto bzw. Unterteil.

11 

Eintrag der Gesamtsumme der Zahlungen (s. Erklärung zur Kreiszahl 8). Sollen wiederkehrende Auszahlungen eingerichtet oder geändert werden, ist zusätzlich zur Gesamtsumme der Auszahlungen die Summe der enthaltenen wiederkehrenden Auszahlungen (Summe der turnusmäßigen Raten sowie der ersten bzw. der letzten abweichenden Rate bei Verarbeitungsschlüssel 011 00, bzw. der Betrag der letzten abweichenden Rate bei VSL 013 00) anzugeben.

12 

Unterschrift zur Feststellung der sachlichen Richtigkeit sowie die Unterschrift des Anordnungsbefugten. Die Unterschriften sind jeweils von verschiedenen Personen zu leisten.

10 

Datenträgerbegleitzettel F15M

10.1

Verfahren

Ein Anordnungsdatenträger kann die Daten beliebig vieler Sammelanordnungen F15 enthalten, sofern die Summe aller Datenfelder in den Summenfeldern und in den Datensätzen selbst korrekt dargestellt werden kann. Alle Daten des Datenträgers sind in einer Datei unter der Voraussetzung zusammenzufassen, dass alle Sammelanordnungen mindestens von einem Vorsatz der Satzkennung 1 und einem Nachsatz der Satzkennung 9 eingeschlossen sein müssen. Eine Sammelanordnung F15 sollte mindestens 10 Zahlungs- und/oder Buchungsfälle enthalten. Für einen Anordnungsdatenträger ist unabhängig von der Anzahl der zugehörigen Sammelanordnungen F15 nur ein Datenträgerbegleitzettel F15M zu erstellen. Die Erst- und Zweitschrift sind der zuständigen Bundeskasse zu übersenden. Die Zweitschrift wird mit dem Anordnungsdatenträger und der Bestätigung der ordnungsmäßigen Verarbeitung der Daten von der Bundeskasse an den Bewirtschafter zurückgesandt. Die Drittschrift verbleibt beim Bewirtschafter.

10.2

Sicherungskopie

Der Bewirtschafter hat von den Anordnungsdatenträgern eine Sicherungskopie zu erstellen. Die Sicherungskopie muss mit dem Kennzeichen des Originaldatenträgers übereinstimmen und verbleibt bis zur endgültigen Verarbeitung der Daten durch die jeweilige Bundeskasse beim Bewirtschafter.

10.3

Muster des Datenträgerbegleitzettels mit Erläuterung der Kreiszahlen

1 

Bezeichnung der anordnenden Dienststelle.

2 

Eintrag der zuständigen Bundeskasse (BUKA); der Ortsname (Dienstsitz) der Bundeskasse darf nicht abgekürzt werden.

3 

Eintrag der Anzahl der beigefügten Sammelanordnungen F15. Ein Anordnungsdatenträger kann in einer Datei Auszahlungen, Einzahlungen, Aufhebungen von zum Soll stehenden Auszahlungs- bzw. Annahmeanordnungen, Festlegungen, Aufhebungen von Festlegungen, Verpflichtungen zu Lasten künftiger Haushaltsjahre, Umbuchungen von Ein- und Auszahlungen, Mittelverteilungen sowie Angaben zur Einrichtung, Änderung oder Stilllegung von Sachbuchkonten oder Deckungsausgleichskonten (Kontenänderungen) enthalten, für die jeweils eine Sammelanordnung F15 zu erstellen ist. Werden ausschließlich andere Bewirtschaftungsvorgänge als Zahlungen und Buchungen (z.B. Mitteldispositionen) angewiesen (vgl. Nr. 3.1.1) so ist bei Mitteldispositionen als Text

„zu Mittelverteilungen ohne förmliche Sammelanordnungen F15 vom TT.MM.JJ“

und bei Kontenänderungen

„zu Kontenänderungen ohne förmliche Sammelanordnungen F15 vom TT.MM.JJ“ einzusetzen.

Sind Mitteldispositionen sowie Kontenänderungen enthalten, so ist der Text

„zu Mittelverteilungen/Kontenänderungen ohne förmlichen F15 vom TT.MM.JJ“ einzusetzen.

4 

Eintrag des Dateikennzeichens des beigefügten Anordnungsdatenträgers. Das Dateikennzeichen dient der eindeutigen Identifizierung des beigefügten Datenträgers (Zuordnung Datenträger/Sammelanordnung F15) und der Verhinderung einer Doppelverarbeitung. Durch das Hinterlegen des Kennzeichens in Feld 4 des ersten Datensatzes (s. Satzbeschreibung, Satzkennung 1) wird dies sichergestellt. Das Dateikennzeichen wird unabhängig vom Verarbeitungstag bei jeder erfolgreichen Verarbeitung in einer Stammdatei gespeichert. Hierdurch kann bei einer versehentlichen Nachlieferung der Sicherungskopie durch einen systemimmanenten Datenabgleich der bereits verarbeiteten Dateien eine Doppelverarbeitung der Daten verhindert werden. Um die Zuordnung des Anordnungsdatenträgers zu den Begleitzetteln zu ermöglichen, ist der Datenträger mit einem Aufkleber zu versehen, dessen Beschriftung mit dem Dateikennzeichen übereinstimmen muss.

5 

Eintrag der Angaben über den Datei- und Satzaufbau des Anordnungsdatenträgers (gemäß den in Anlage 2 vorgegebenen Datei- und Satzbeschreibungen).

6 

Eintrag der technischen Angaben zum Anordnungsdatenträger

Datenträger:	Diskette 3,5“, 4mm-Band, Compact Disc
Ausgabeort:	dos, cpio, tar
Zeichencode:	ascii, ebcdic
Dateiname (fest):	ZBUBAND

7 

Als Währung ist zwingend EUR einzutragen.

8 

Eintrag des Gesamtbetrages je Anordnungsart (z.B. Auszahlungen, Einzahlungen etc.). Bei den wiederkehrenden Auszahlungen (WAZ) ist zu beachten, dass in die Summe der eingereichten WAZ sowohl die turnusmäßigen Raten als auch der ggf. abweichende erste bzw. letzte Betrag einfließt. Auch WAZ-Änderungen mit VSL 013 00 fließen bei Änderung der abweichenden letzten Rate in diese Summe ein. Stornierungen einer WAZ mit VSL 012 40 hingegen sind nicht separat darzustellen, sondern unter „Aufhebung von Auszahlungsanordnungen“ zu summieren. Der Eintrag des Gesamtbetrages erfolgt ohne führende „Nullen“ oder sonstige Leerzeichen. Freibleibende Schreibstellen sind mit Sternzeichen (***) zu entwerten. Die Beträge sind zusätzlich mit zwei Sternzeichen einzugrenzen. Bei Verpflichtungen erfolgt die Darstellung des Gesamtbetrages grundsätzlich ohne Angabe des Dezimalanteils. Da Mitteldispositionen und Kontenänderungen ohne förmliche Sammelanordnung F15 erfolgen, ist dafür nur der Gesamtbetrag auf dem Datenträgerbegleitzettel F15M nachrichtlich einzutragen. Erfolgt bei der Kontenänderung von Ausgabetiteln gleichzeitig eine Mittelzuweisung, ist dieser Betrag ebenfalls als Mitteldisposition zu summieren. Sind Anordnungen E08 (HKR-Vordruck) enthalten, ist deren Anzahl und der Gesamtbetrag ebenfalls einzutragen.

9 

Der Bewirtschafter hat anzugeben, an wen der Datenträger zurückzugeben ist. Der Datenträgerbegleitzettel ist von einem IT-Beauftragten oder vom Anordnungsbefugten zu unterschreiben.

10 

(1) Die Bundeskasse bescheinigt auf der Erst- und Zweitschrift die ordnungsmäßige Verarbeitung der Daten bzw. die festgestellten Fehler. Die Erstschrift wird der Sammelanordnung beigefügt, die Zweitschrift mit dem Datenträger und dem ggf. erstellten Fehlerprotokoll an den vorgesehenen Empfänger zurückgesandt.

(2) Die Bundeskasse bescheinigt lediglich die Weiterleitung der Daten an das HKR-Verfahren bzw. Zahlungsüberwachungsverfahren und nicht die ordnungsmäßige Verarbeitung in den jeweiligen Verfahren. Diese ist den Verarbeitungsprotokollen für den Bewirtschafter zu entnehmen.

11 

Schnittstelle F15z (Nr. 4.4)

Soweit nachfolgend nichts anderes geregelt ist, gelten für die Schnittstelle F15z die Regelungen für die Schnittstelle F15 (Nr. 4.3) analog. Im Unterschied zur Schnittstelle F15 werden die Anordnungsunterlagen mit gesicherter Datenfernübertragung (DFÜ) an die vom Bundesministerium der Finanzen bestimmte Stelle übermittelt. Für die übertragenen Dateien ist eine Sammelanordnung F15Z zu erstellen (s. Nr. 12). Das KKR lässt Teilnehmer auf Antrag zur Nutzung der Schnittstelle F15z zu. Die produktive Nutzung der Schnittstelle ist unter Beachtung der übrigen Nutzungsvoraussetzungen (BestMaVB-HKR) erst nach Freigabe durch die zuständige Bundeskasse möglich.

11.1

Verarbeitung der Anordnungsdatei

Die zentral eingelieferten, fehlerfreien und durch die Bundeskassen freigegebenen Zahlungs- und Buchungsdateien werden in einer zentralen Datenbank archiviert. Daneben erfolgt die Archivierung der Buchungsdaten im Format F15A über ein Dokument-Management-System (DMS). Auf die Datenbank und auf das DMS können sowohl die Bundeskassen als auch die Bewirtschafter im Dialog lesend zugreifen.

11.2

Satzbeschreibung der Anordnungsunterlagen

Bei den Anordnungsunterlagen ist insbesondere darauf zu achten, dass eine eindeutig vergebene Belegnummer des Bewirtschafters (Nr. 2.1) in den Datensätzen enthalten ist. Jeder einzelne Datensatz ist durch geeignete Satzende-Zeichen zu trennen. Die Anordnungsunterlagen sind nach der Satzbeschreibung F15 ab Version 2.00 zugelassen.

11.3

Muster der Sammelanordnung F15Z mit Erläuterung der Kreiszahlen

1 

Bezeichnung der anordnenden Dienststelle.

2 

Eintrag der zuständigen Bundeskasse (BUKA); der Ortsname (Dienstsitz) der Bundeskasse darf nicht abgekürzt werden.

3 

Eintrag der Bewirtschafternummer. Die Erläuterung der Kreiszahl 3 zur Sammelanordnung F13Z gilt entsprechend (Nr. 7.5).

4 

Eintrag des Kennzeichens der Zahlungs- und Buchungsdatei. Der Name der Anordnungsdatei dient der eindeutigen Identifizierung und ist je Haushaltsjahr und Bewirtschafternummer eineindeutig zu vergeben (siehe Feld 4, Satzkennung 1 der Satzbeschreibung F15). Der Name ist linksbündig ohne führende Leerzeichen anzugeben.

5 

(1) Eintrag des Langtextes bzgl. der Art der Einlieferung (siehe Feld 11 des Vorsatzes der F15-Datei.

- bei Neuaufnahme der Anordnungsdatei:

„ N E U A U F N A H M E V O N A N O R D N U N G S D A T E N “

- bei Deaktivierung der Anordnungsdatei:

„ L Ö S C H U N G V O N A N O R D N U N G S D A T E N “

(2) Bei der Aufnahme von Anordnungsdaten wird die Eindeutigkeit des Namens der übermittelten Datei geprüft. Wurde der Name bereits vergeben, wird die Anordnungsdatei abgelehnt.

(3) Bei der Löschung von Anordnungsdaten ist mindestens die Bewirtschafternummer, das Haushaltsjahr sowie das Datum und der Name der bereits übermittelten Anordnungsdatei einzutragen. Die Löschung einer übermittelten Anordnungsdatei ist bis zur Weiterverarbeitung im HKR-Verfahren möglich. Der Dateiname einer gelöschten Datei darf nicht erneut vergeben werden. Die Löschung von Anordnungsdateien ist nicht nur mit Datenfernübertragung, sondern auch im F15z - Dialog möglich. Der Zugang zu dieser Löschfunktion ist für entsprechend berechtigte Anwender sowie für die zuständige Bundeskasse eingerichtet. Soll die Bundeskasse Anordnungsdateien löschen, ist dies unmittelbar gegenüber der Bundeskasse anzuordnen und telefonischer Kontakt aufzunehmen.

(4) Die Ausführung der übertragenen Anordnungsdateien ist gegenüber der zuständigen Bundeskasse jeweils mit einer Sammelanordnung F15Z anzuordnen. Dies gilt auch, wenn die Anordnungsdateien durch die Bundeskasse gelöscht werden sollen. Ansonsten ist der Bundeskasse ein Fax mit den notwendigen Angaben und dem Zusatz

„Löschung vorgenommen“

zu übersenden.

6 

(1) Eintrag der Anzahl der enthaltenen Datensätze einschließlich Vor- und Schlusssatz sowie der Summe der enthaltenen Bankleitzahlen bzw. Kontonummern bei Giro-Inlandzahlungen.

(2) Ausgabe der Prüfsumme BIC und IBAN (Felder 11 und 12 der Satzkennung 9). Die enthaltenen Werte sind vor der Summation entsprechend den Regelungen der Nr. 8 der Satzbeschreibung der Anordnungsunterlagen zu den Schnittstellen F15/ F15z (Anlage 2) zu überführen. Die Ausgabe ist in Blöcken zu fünf Ziffern aufzubereiten.

7 

(1) Eintrag des Gesamtbetrages der Sammelanordnung F15Z je Anordnungsart (z.B. Auszahlungen, Einzahlungen etc.). Bei den wiederkehrenden Auszahlungen (WAZ) ist zu beachten, dass in die Summe der eingereichten WAZ sowohl die turnusmäßigen Raten als auch der ggf. abweichende erste bzw. letzte Betrag einfließt. Auch WAZ-Änderungen mit VSL 013 00 fließen bei Änderung der abweichenden letzten Rate in diese Summe ein. Stornierungen einer WAZ mit VSL 012 40 hingegen sind nicht separat darzustellen, sondern unter „Aufhebung von Auszahlungsanordnungen“ zu summieren. Der Ausdruck des Gesamtbetrages erfolgt ohne führende „Nullen“ oder sonstige Leerzeichen. Freibleibende Schreibstellen sind mit Sternzeichen (***) zu entwerten. Die Beträge sind zusätzlich mit zwei Sternzeichen einzugrenzen. Bei Verpflichtungen erfolgt der Eintrag des Gesamtbetrages grundsätzlich ohne Angabe des Dezimalanteils. Zur Berechnung der Summen für die Datenfelder der Sammelanordnung F15Z sind die Dezimalanteile jedoch mit Nullwert mitzuführen.

(2) Auf der Sammelanordnung F15Z können nur Anordnungen in EURO dargestellt werden. Sofern Devisenauslandszahlungen mit festem Fremdwährungsbetrag angeordnet werden sollen, ist der Hinweistext lt. Kreiszahl 8 anzugeben und die Anlage F15Z-D beizufügen (Nr. 11.5). Die angeordneten Beträge werden ausschließlich über die Anlage F15Z-D nachgewiesen.

(3) Sofern Auszahlungsanordnungen übertragen werden sollen, bei denen einmalig die Aufhebung der Verfügbarkeitsprüfung angeordnet wird (HKR-Vordruck E08), sind diese in einer eigenen Datei zu übermitteln. Die Summe ist nochmals insgesamt auf der Sammelanordnung F15Z und zusätzlich in Form einer Liste E08 nachzuweisen (Nr. 11.4). Die Liste E08 ist vom Anordnungsbefugten zu unterschreiben und vorab per Fax der zuständigen Bundeskasse zu übersenden. Die Liste E08 muss mindestens je Einzelfall die fortlaufende Nummer der Zahlung, die Belegnummer der Auszahlungsanordnung, das Sachbuchkonto, das Fälligkeitsdatum, den Gesamtbetrag der Auszahlungsanordnung und in komprimierter, aber aussagefähiger Form die Begründung zur einmaligen Aufhebung der Verfügbarkeitsprüfung enthalten. Sollte die Begründung für mehrere Einzelfälle identisch sein, so kann sie auch nach Auflistung der Einzelfälle unter Bezugnahme auf die Fallnummern einmalig aufgeführt werden (s. auch nachfolgendes Beispiel). Bei der Sammelanordnung F11 (HKR-Vordruck) ist als Sachbuchkonto das erste Sachbuchkonto der Anlage F11A anzugeben. 

(4) Die übermittelte Anordnungsdatei wird von der Bundeskasse für eine Weiterverarbeitung erst freigegeben, wenn für die Zahlungen, für die nicht genügend Haushaltsmittel verfügbar sind, auch eine Anordnung E08 (HKR-Vordruck) in der Liste E08 zur Sammelanordnung F15Z enthalten ist.

8 

Sollen Devisenauslandszahlungen mit festem Währungsbetrag angeordnet werden ist hier der Text „++++ ANORDNUNG VON DEVISENZAHLUNGEN NACH ANLAGE F15Z-D ++++“ anzugeben.

9 

Unterschrift zur Feststellung der sachlichen Richtigkeit sowie die Unterschrift des Anordnungsbefugten. Die Unterschriften sind jeweils von verschiedenen Personen zu leisten. Die Richtigkeit und Unveränderbarkeit der enthaltenen Daten sowie die Fehlerfreiheit der Weiterverarbeitung und Datenübermittlung durch das automatisierte Verfahren des Bewirtschafters ist von dem DV-Beauftragten mit Unterschrift zu bestätigen. Überträgt die oder der Beauftragte für den Haushalt ausdrücklich die Verantwortung für die Fehlerfreiheit der Weiterverarbeitung und die Datenübermittlung den jeweiligen Anordnungsbefugten, kann auf die Unterschrift der oder des Beauftragten im Bereich DV verzichtet werden. Die Übertragung ist aktenkundig zu machen. Erst mit der erfolgreichen Datenfernübertragung verlassen die Daten den Verantwortungsbereich des Anordnungsbefugten.

10 

Die Bundeskasse bescheinigt die Prüfung der Anordnungsbefugnis, die formale Richtigkeit der Sammelanordnung F15Z nebst eventuellen Anlagen (E08, F15Z-D) und stellt einen Freigabesatz für die Anordnungsdatei ein.

11.4

Muster einer Liste E08

11.5

Anlage Devisenzahlung mit festem Fremdwährungsbetrag F15Z-D

Kreiszahlen

1 

Die Angaben in der Sammelanordnung F15Z sind hier zu wiederholen.

2 

Die Einzelanordnungen mit festem Fremdwährungsbetrag sind je Währung (ISO-Währungscode siehe Seite - 1 -) summiert anzugeben. Maximal können 15 unterschiedliche Währungen je F15Z aufgeführt werden. Wird diese Grenze überschritten, so sind entsprechend weitere Anordnungsdateien mit der Sammelanordnung F15Z und dem Datenblatt F15Z-D zu übermitteln. Die Auflistung ist mit einer Summenzeile abzuschließen.

3 

Die Unterschrift des Anordnungsbefugten ist nicht nur auf der Sammelanordnung F15Z, sondern auch auf dem Datenblatt F15Z-D erforderlich.

12 

Verfahrensablauf für die Anordnung über die Schnittstelle F15z

12.1

Übermittlung der Anordnungsunterlagen mit Datenfernübertragung

Die Anordnungsunterlagen werden in einer Anordnungsdatei, mit gesicherter Datenfernübertragung (zzt. Elster-FT, sftp) an die vom Bundesministerium der Finanzen bestimmte Stelle übermittelt. Dort wird die übertragene Datei auf Verarbeitungsfähigkeit geprüft. Bei Fehlern werden automatisiert Fehler- und Hinweiseinträge erstellt, die vom Bewirtschafter im Dialog eingesehen werden können. In diesem Fall kann die korrigierte Datei erneut übertragen werden, einer Löschung bedarf es nicht. Diese ist erst nach einer erfolgreichen Dateiübertragung erforderlich.

12.2

Einreichungsfenster

Die Dateien sind so frühzeitig zu übermitteln, dass der Bundeskasse grundsätzlich mindestens ein ganzer Arbeitstag für die Überprüfung und Freigabe der Daten zur Verfügung steht. Sollen Dateien übermittelt werden, die mehr als 50.000 Datensätze enthalten oder überschreitet die Gesamtzahl der gleichzeitig in mehreren Dateien übermittelten Datensätze diesen Wert, sind zur Optimierung des Datentransfers feste Einreichungszeiten mit dem KKR zu vereinbaren.

12.3

Anordnung durch den Bewirtschafter

Die übermittelte Anordnungsdatei ist mit einer vom Anordnungsbefugten unterschriebenen Sammelanordnung F15Z sowie den ggf. erforderlichen Anlagen (E08, F15Z-D) mit Fax gegenüber der für den Bewirtschafter zuständigen Bundeskasse bis spätestens 13:00 Uhr des dem angestrebten HKR-Buchungstag vorangehenden Arbeitstages anzuordnen. (vgl. Nr. 3.1.1). Bei verspäteter Anordnung findet aus Sicherheitsgründen im Regelfall keine unmittelbare Weiterverarbeitung statt. Das Protokoll, die Sammelanordnung F15Z sowie ggf. weitere Unterlagen sind zusammen mit den begründenden Unterlagen entsprechend den ABestB-HKR (Nr. 3.2) beim Bewirtschafter aufzubewahren. Der Bewirtschafter hat die Möglichkeit, die übermittelten Anordnungsdaten über den F15z-Dialog zu prüfen.

12.3.1

Tätigkeiten der Bundeskassen

Die Sammelanordnung F15Z wird von der Bundeskasse auf die Verarbeitungsfähigkeit und die Anordnungsbefugnis hin geprüft. Werden bei dieser Prüfung Fehler oder Unstimmigkeiten festgestellt, wird die Sammelanordnung nicht freigegeben. Der einreichende Bewirtschafter wird darüber unterrichtet. Nach Abschluss der Prüfung wird die als Fax übersandte Sammelanordnung von der Bundeskasse erfasst. Im HKR-Verfahren wird automatisiert ein Protokoll über die elektronische Einreichung von Anordnungsunterlagen erstellt, welches an die vom Bewirtschafter im Zulassungsantrag angegebene Fax- und/oder E-Mail-Adresse übermittelt wird.

12.3.2

Tätigkeiten des einreichenden Bewirtschafters nach Freigabe

12.3.2.1

Der einreichende Bewirtschafter hat die Protokollangaben unverzüglich mit den Angaben der Sammelanordnung F15Z zu vergleichen. Bei Differenzen zwischen den Protokollangaben und der Sammelanordnung ist die Bundeskasse umgehend zu unterrichten.

12.3.2.2

Die Ausführung einer Anordnungsdatei kann bis zum Zeitpunkt der Weiterleitung an das HKR-Verfahren durch Übermittlung einer Löschdatei oder - innerhalb der Dialogzeiten des F15z-Verfahrensdialogs - durch Rückstellung der übermittelten Datei durch berechtigte Anwender verhindert werden. Eine Rückstellung ist ebenfalls mittels Sammelanordnung F15Z als Fax an die Bundeskasse (mit Hinweis „Löschung von Anordnungsdaten“) möglich (siehe auch Nr. 11.3, 3. Erläuterung zur Kreiszahl 5). In diesem Fall muss das Fax bis spätestens 13:00 Uhr des dem HKR-Buchungstag vorangehenden Arbeitstages der Bundeskasse vorliegen. Eine spätere Vorlage ist nur nach vorheriger Abstimmung mit der Bundeskasse möglich.

Im Falle der Löschung mit Sammelanordnung F15Z ist zusätzlich unmittelbar eine telefonische Unterrichtung der Bundeskasse notwendig.

12.4

Protokollmeldungen, Sicherheit und Überwachung der ausgeführten Zahlungen und Buchungen durch den Bewirtschafter

Für die Protokollmeldungen, Sicherheit und Überwachung der ausgeführten Zahlungen und Buchungen durch den Bewirtschafter gelten die Nrn. 8.4, 1.1 und 8.5 entsprechend.

12.5

Verrechnungen

Verrechnungsbuchungen sind nur dann zulässig, wenn sie mit einer Sammelanordnung F15Z angeordnet werden und der Saldo „0“ ist.

13 

Einzelanordnung F16 (Nr. 4.5)

Mit der Einzelanordnung F16 können Einzelauszahlungen, Abschlags- oder Schlussauszahlungen, Zahlungen unter Abbuchung zuvor festgelegter Mittel sowie die Aufhebung einer zum Soll stehenden Auszahlungsanordnung angeordnet werden. Auslandszahlungen können auch in Devisen angeordnet werden.

13.1

Muster der Einzelanordnung F16 mit Erläuterung der Kreiszahlen

1 

Bezeichnung der anordnenden Dienststelle.

2 

Eintrag der zuständigen Bundeskasse (BUKA); der Ortsname (Dienstsitz) der Bundeskasse darf nicht abgekürzt werden. Soll die Zahlung über eine Zahlstelle erfolgen, ist diese zusätzlich einzutragen.

3 

Eintrag alternativ je nach Anordnung für Auszahlungen oder Aufhebung.

4 

Eintrag des Haushaltsjahres.

5 

Eintrag der Belegnummer des Bewirtschafters (Nr. 2.1).

6 

Eintrag der Kurzbezeichnungen der Zahlungsart GIRO; POSTBAR; LAST oder AUSL als unbare Auszahlungen und der Zahlungsarten VERR und AUFH für die Aufhebung einer terminierten Auszahlungsanordnung.

7 

Eintrag der Verarbeitungsschlüssel (VSL)

Unbare Auszahlungen

510 00 (GIRO) Auszahlung ohne vorangegangene Festlegung

511 00 (GIRO) Auszahlung mit vorangegangener Festlegung

510 10 (GIRO) Abschlagsauszahlung ohne vorangegangene Festlegung

511 10 (GIRO) Abschlagsauszahlung mit vorangegangener Festlegung

510 20 (GIRO) Schlussauszahlung ohne vorangegangene Festlegung

511 20 (GIRO) Schlussauszahlung mit vorangegangener Festlegung

510 06 (LAST) Buchung einer unbaren Auszahlung ohne vorangegangene Festlegung im Lastschrifteinzugsverfahren

511 06 (LAST) Buchung einer unbaren Auszahlung mit vorangegangener Festlegung im Lastschrifteinzugsverfahren

505 00 (AUFH) Aufhebung einer terminierten Auszahlungsanordnung

555 00 (AUFH) Aufhebung von Teilbeträgen einer terminierten Auszahlungsanordnung HKR-Vordruck F05 (vgl. Nr. 9.1.4 Abs. 2 VerfRiB-MV/TV-HKR)

Verrechnungen

544 00 (VERR) Verrechnung ohne vorangegangene Festlegung

545 00 (VERR) Verrechnung mit vorangegangener Festlegung

544 10 (VERR) Abschlagsverrechnung ohne vorangegangene Festlegung

545 10 (VERR) Abschlagsverrechnung mit vorangegangener Festlegung

544 20 (VERR) Schlussverrechnung ohne vorangegangene Festlegung

545 20 (VERR) Schlussverrechnung mit vorangegangener Festlegung

Postbarauszahlungen

542 00 (POSTBAR) Auszahlung ohne vorangegangene Festlegung

543 00 (POSTBAR) Auszahlung mit vorangegangener Festlegung

542 10 (POSTBAR) Abschlagsauszahlung ohne vorangegangene Festlegung

543 10 (POSTBAR) Abschlagsauszahlung mit vorangegangener Festlegung

542 20 (POSTBAR) Schlussauszahlung ohne vorangegangene Festlegung

543 20 (POSTBAR) Schlussauszahlung mit vorangegangener Festlegung

Auslandszahlungen

520 00 (AUSL) EURO-Auslandszahlung/TARGET ohne vorangegangene Festlegung

521 00 (AUSL) EURO -Auslandszahlung/TARGET mit vorangegangener Festlegung

520 10 (AUSL) EURO - Abschlagsauslandzahlung/TARGET ohne vorangegangene Festlegung

521 10 (AUSL) EURO - Abschlagsauslandzahlung/TARGET mit vorangegangener Festlegung

520 20 (AUSL) EURO - Schlussauslandzahlung/TARGET ohne vorangegangene Festlegung

521 20 (AUSL) EURO -Schlussauslandzahlung/TARGET mit vorangegangener Festlegung

522 00 (AUSL) Devisenzahlung im Gegenwert eines EURO - Betrages ohne vorangegangene Festlegung

523 00 (AUSL) Devisenzahlung im Gegenwert eines EURO - Betrages mit vorangegangener Festlegung

522 10 (AUSL) Devisenabschlagsauszahlung im Gegenwert eines EURO - Betrages ohne vorangegangene Festlegung

523 10 (AUSL) Devisenabschlagsauszahlung im Gegenwert eines EURO - Betrages mit vorangegangener Festlegung

522 20 (AUSL) Devisenschlussauszahlung im Gegenwert eines EURO - Betrages ohne vorangegangene Festlegung

523 20 (AUSL) Devisenschlussauszahlung im Gegenwert eines EURO - Betrages mit vorangegangener Festlegung

524 00 (AUSL) Devisenauszahlung mit festem Währungsbetrag ohne vorangegangene Festlegung

525 00 (AUSL) Devisenauszahlung mit festem Währungsbetrag mit vorangegangener Festlegung

524 10 (AUSL) Devisenabschlagsauszahlung mit festem Währungsbetrag ohne vorangegangene Festlegung

525 10 (AUSL) Devisenabschlagsauszahlung mit festem Währungsbetrag mit vorangegangener Festlegung

524 20 (AUSL) Devisenschlussauszahlung mit festem Währungsbetrag ohne vorangegangene Festlegung

525 20 (AUSL) Devisenschlussauszahlung mit festem Währungsbetrag mit vorangegangener Festlegung

8 

Eintrag der Bewirtschafternummer.

9 

Eintrag des Titelkontos mit Prüfziffer. Soll die Zahlung oder Verrechnung aus einem Objektkonto/Unterteil geleistet werden, ist zusätzlich die Kontonummer in dem Feld „Objektnummer/Unterteil“ einzutragen.

10 

Bei Postbarzahlungen ist die Angabe der Anschrift des Empfangsberechtigten zwingend notwendig. Bei Auslandszahlungen ist der Name des Empfangsberechtigten einzutragen. Die vollständige Anschrift (ggf. der BEI) ist in der Anlage F16W anzugeben. Die „Länderkennzeichen" entsprechen dem ISO-Alpha-2-Länder-Code (siehe Seite - 1 -).

11 

Eintrag der Bankverbindung des Empfangsberechtigten bei unbarer Zahlung. Die Kontonummer ist linksbündig, zusammenhängend (ohne Leerstellen), nur mit Ziffern (ohne Schräg- und Bindestriche) einzutragen. Bei Auslandszahlungen ist die Kontoverbindung in der Anlage F16W einzutragen.

12 

Eintrag des Auszahlungsbetrages in EURO und Cent. Bei Teil-Aufhebungen ist der jeweilige Teilbetrag einzustellen. Auch bei Euro-Auslandszahlungen und Devisenzahlungen in Gegenwert eines Euro-Betrages ist die Betragsangabe einzutragen. Im Fall von Devisenzahlungen mit festem Währungsbetrag ist statt des Betrages der dreistellige ISO-Währungscode (siehe Seite - 1 -) anzugeben. Der Betrag in Ziffern mit Nachkommastellen ist im Feld zur Kreiszahl 19 einzutragen.

13 

Eintrag der Fälligkeit mit Datum. Zusätzlich kann mit dem Kennzeichen „1" angeordnet werden, dass die Zahlung abweichend von den allgemeinen Rechtsvorschriften bereits an dem angegebenen Fälligkeitstag dem Konto des Empfangsberechtigten gutgeschrieben wird.

14 

Bei Aufhebung einer zum Soll stehenden Auszahlungsanordnung ist die Belegnummer der aufzuhebenden Kassenanordnung einzutragen.

15 

Eintrag des Zahlungsgrundes für den Überweisungsträger an den Empfangsberechtigten bei unbaren (GIRO) oder postbaren Zahlungen.

16 

Eintrag des Buchungstextes für den Kontoauszug des HKR-Verfahrens oder für den HICO-Dialog. In der ersten Zeile des Buchungstextes sind ggf. Angaben zu Abschlags- oder Schlussauszahlungen (von Stelle 1-9) einzutragen. Beim Ausgleich von Vorschuss- oder Verwahrungskonten durch Verrechnung ist hier zusätzlich das korrespondierende Sachbuchkonto einzutragen

17 

Unterschrift zur Feststellung der sachlichen Richtigkeit sowie die Unterschrift des Anordnungsbefugten. Die Unterschriften sind jeweils von verschiedenen Personen zu leisten.

18 

Vermerke der Bundeskasse.

13.2

Entwertung von Erfassungsfeldern

Sind in einem Erfassungsfeld (rechte Seite der Einzelanordnung) keine Einträge notwendig, sind diese Erfassungsfelder durch einen waagerechten Mittelstrich zu entwerten. Freibleibende Schreibstellen in den Betragsfeldern sind mit „Sternzeichen“ (***) zu entwerten.

13.3

Auslandszahlungen

Bei Auslandszahlungen ist der Einzelanordnung F16 ein Zahlungsauftrag im Außenwirtschaftsverkehr (F16W) analog den Bestimmungen der Anlage 1 VerfRiB-MV/TV-HKR beizufügen. Zusätzlich ist im Feld der Kreiszahl 19 der Hinweis „+++++AUSLANDSZAHLUNG+++++" einzutragen. Bei Devisenzahlungen ist zusätzlich der angeordnete Betrag in Devisen einzutragen (s. auch Kreiszahl 12). Fehlt dieser Hinweis, wird die Einzelanordnung F16 nicht ausgeführt. Bei Devisenzahlungen ist die Währungsbezeichnung im Feld „Betrag" wegzulassen. Stattdessen ist in der Betragsangabe der dreistellige ISO-Währungscode (siehe Seite - 1 -) einzutragen.

14 

Einzelanordnung F26 (Nr. 4.5)

Mit der Einzelanordnung F26 können Einzeleinzahlungen, Einzahlungen zu Abschlags- oder Schlussauszahlungen sowie die Aufhebung einer zum Soll stehenden Annahmeanordnung angeordnet werden.

14.1

Muster der Einzelanordnung F26 mit Erläuterung der Kreiszahlen

1 

Bezeichnung der anordnenden Dienststelle.

2 

Eintrag der zuständigen Bundeskasse (BUKA); der Ortsname (Dienstsitz) der Bundeskasse darf nicht abgekürzt werden. Soll die Zahlung über eine Zahlstelle erfolgen, ist diese zusätzlich einzutragen.

3 

Eintrag alternativ je nach Anordnung für Einzahlung oder Aufhebung.

4 

Eintrag des Haushaltsjahres.

5 

Eintrag der Belegnummer des Bewirtschafters (Nr. 2.1).

6 

Eintrag der Kurzbezeichnungen der Zahlungsart ERST für Annahmeanordnungen und AUFH für die Aufhebung einer Annahmeanordnung.

7 

Eintrag der Verarbeitungsschlüssel (VSL)

531 00 (ERST) Einzahlung zu einem Einnahmetitel

531 00 (ERST) Erstattungen ohne Erhöhung der Verfügbarkeit

531 10 (ERST) Beiträge Dritter ohne Erhöhung der Verfügbarkeit

531 20 (ERST) Rückeinnahmen ohne Erhöhung der Verfügbarkeit

586 00 (AUFH) Aufhebung einer Annahmeanordnung mit VSL 531 nn im Zahlungsüberwachungsverfahren

586 20 (AUFH) Aufhebung einer Annahmeanordnung mit VSL 531 nn

530 00 (ERST) Erstattungen mit Erhöhung der Verfügbarkeit

530 10 (ERST) Beiträge Dritter mit Erhöhung der Verfügbarkeit

530 20 (ERST) Rückeinnahmen mit Erhöhung der Verfügbarkeit

586 10 (AUFH) Aufhebung einer Annahmeanordnung mit VSL 530 nn

8 

Eintrag der Bewirtschafternummer.

9 

Eintrag des Titelkontos mit Prüfziffer. Soll die Zahlung oder Verrechnung aus einem Objektkonto/Unterteil geleistet werden, ist zusätzlich die Kontonummer in dem Feld „Objektnummer/Unterteil“ einzutragen.

10 

Eintrag des zwölfstelligen Kassenzeichens und des fünfstelligen Kennzeichens Mahnverfahren. Beide Angaben sind für das Zahlungsüberwachungsverfahren (ZÜV) dringend notwendig.

11 

Eintrag der Anschrift des Einzahlungspflichtigen. Die Anschrift ist in jedem Fall anzugeben.

12 

Eintrag der Bankverbindung des Einzahlungspflichtigen, wenn die Zahlung im Lastschrifteinzugsverfahren erfolgen soll. Die Kontonummer ist linksbündig, zusammenhängend (ohne Leerstellen), nur mit Ziffern (ohne Schräg- und Bindestriche) anzugeben. Die Einzugsermächtigung des Einzahlungspflichtigen ist beizufügen, sofern sie noch nicht der Bundeskasse vorliegt. Lastschrifteinzug ist nur im Zahlungsüberwachungsverfahren (ZÜV) möglich.

13 

Eintrag der Fälligkeit mit Datum.

14 

Bei Aufhebung einer zum Soll stehenden Auszahlungsanordnung ist die Belegnummer der aufzuhebenden Kassenanordnung einzutragen.

15 

Eintrag des Zahlungsgrundes für den Lastschriftträger an den Einzahlungspflichtigen beim Lastschrifteinzug.

16 

Eintrag des Buchungstextes für den Kontoauszug des HKR-Verfahrens oder für den HICO-Dialog. In der ersten Zeile des Buchungstextes sind ggf. Angaben zu Abschlags- oder Schlussauszahlungen (von Stelle 1-9) einzutragen. Beim Ausgleich von Vorschuss- oder Verwahrungskonten durch Verrechnung ist hier zusätzlich das korrespondierende Sachbuchkonto einzutragen.

17 

Unterschrift zur Feststellung der sachlichen Richtigkeit sowie die Unterschrift des Anordnungsbefugten. Die Unterschriften sind jeweils von verschiedenen Personen zu leisten.

18 

Vermerke der Bundeskasse.

14.2

Entwertung von Erfassungsfeldern

Sind in einem Erfassungsfeld (rechte Seite der Einzelanordnung) keine Einträge notwendig, sind diese Erfassungsfelder durch einen waagerechten Mittelstrich zu entwerten. Freibleibende Schreibstellen in den Betragsfeldern sind mit „Sternzeichen“ (***) zu entwerten.

Vierter Abschnitt Schlussbestimmungen

15 

Schlussbestimmungen

In-Kraft-Treten

Die geänderten Bestimmungen treten mit Bekanntgabe in Kraft.