Verfahrensrichtlinien für Mittelverteiler und Titelverwalter für das automatisierte Verfahren für das Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen des Bundes (VerfRiB-MV/TV-HKR)

Verfahrensrichtlinien für Mittelverteiler und
Titelverwalter für das automatisierte Verfahren

für das
Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen
des Bundes
(VerfRiB-MV/TV-HKR)

(Stand: 11/2010)

Rd.Schr. des BMF vom 12. Juli 2010 - II A 6 - H 2000/07/0061 - 2010/0530741

Rd.Schr. des BMF vom 17. November 2010 - II A 6 - H 2000/07/0061 - 2010/0911258

Erster Abschnitt: Allgemeine Bestimmungen

1 

Einführung

1.1

 Allgemeines

(1) Im automatisierten Verfahren für das Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen des Bundes (HKR-Verfahren) werden alle Maßnahmen zur Ausführung des Haushaltplans, zur Abwicklung des Zahlungsverkehrs, zur Buchführung und zur Rechnungslegung in einem hierarchischen System miteinander verknüpfter Konten gebucht.

(2) Bewirtschafter sind entsprechend ihrer Funktion Mittelverteiler(MV) oder Titelverwalter (TV). Die Haushaltsmittel können von den obersten Bundesbehörden (MV1) über weitere Mittelverteiler (MV2, MV3 usw.) an die Titelverwalter verteilt werden. Maßnahmen der Mittelverteilung werden täglich von der MV-Ebene zur TV-Ebene, Maßnahmen der Mittelverwendung täglich von der TV-Ebene zur MV-Ebene gebucht.

(3) Alle Bewirtschaftungsmaßnahmen sind in den Dialogverfahren oder mit Hilfe der HKR-Kontoauszüge zu überwachen (VV Nr. 7, 8 und 9 zu § 34 BHO). Den Bewirtschaftern wird taggleich der Stand des Haushaltsvollzugs zur Verfügung gestellt.

1.2

 Anwendungsbereich

(1) Die Verfahrensrichtlinien gelten für alle Stellen, die Haushaltsmittel des Bundes bewirtschaften.

(2) Die für die Subsysteme des HKR-Verfahrens

-

Zahlungsüberwachungsverfahren (ZÜV),

-

Zahlungsaufschubverfahren (ZAUF) und- Abwicklung der Darlehen (Darlehensverfahren)

ergangenen besonderen Verfahrensanweisungen und -richtlinien sowie Benutzerhandbücher sind neben diesen Verfahrensrichtlinien anzuwenden.

2 

Grundbegriffe

2.1

 Bewirtschafter

Bewirtschafter sind alle an der Bewirtschaftung von Haushaltsmitteln des Bundes beteiligten Mittelverteiler und Titelverwalter.

2.1.1

 Mittelverteiler (MV)

Die obersten Bundesbehörden werden für die von ihnen bewirtschafteten Einzelpläne als Mittelverteiler 1 (MV1) bezeichnet. Stellen, auf die die Bewirtschaftung von Mitteln übertragen wird, werden als Mittelverteiler 2, 3 usw. (MV2, MV3 usw.) bezeichnet. MV ordnen Maßnahmen der Mittelverteilung an.

2.1.2

Titelverwalter (TV)

Die anordnenden Stellen werden als Titelverwalter (TV) bezeichnet, gleichgültig, ob die Anordnung im Einzelfall

-

vom Beauftragten für den Haushalt (§ 9 BHO),

-

von der Leiterin oder dem Leiter der Dienststelle oder

-

vom Titelverwalter im Sinne der VV Nr. 3.1.1 zu § 9 BHO

erteilt wird. TV ordnen grundsätzlich nur Maßnahmen der Mittelverwendung an.

2.2

 Bewirtschafternummer

(1) Zur Identifikation jedes Bewirtschafters wird eine achtstellige Bewirtschafternummer, die bei MV mit 01, bei TV mit 03 beginnt, vergeben. Übt ein Bewirtschafter beide Funktionen aus, erhält er für jede Funktion eine Bewirtschafternummer.

(2) Der Beauftragte für den Haushalt erhält stets eine Bewirtschafternummer für MV. Bewirtschaften in einer Dienststelle mehrere Organisationseinheiten (z. B. Referate) Haushaltsmittel, können weitere Bewirtschafternummern (MV und/oder TV) vergeben werden.

(3) Die Bewirtschafternummer für den MV/TV wird einmalig auf Veranlassung des unmittelbar übergeordneten MV durch das Kompetenzzentrum für das Kassen- und Rechnungswesen des Bundes vergeben und ist einer Bundeskasse zugeordnet. Der MV/TV wird über seine Bewirtschafternummer durch ein Stammdatenblatt für Mittelbewirtschafter (N01) unterrichtet. Der MV erhält grundsätzlich nur eine Bewirtschafternummer, auch wenn er mehreren MV unmittelbar nachgeordnet ist. Der TV erhält ebenfalls grundsätzlich nur eine Bewirtschafternummer, auch wenn er mehreren MV seiner Dienststelle unmittelbar nachgeordnet ist. Er kann jedoch mehrere Bewirtschafternummern erhalten, wenn er verschiedenen Bundeskassen Anordnungen erteilt oder Besoldungs- oder Darlehenstitel bewirtschaftet.

(4) Zur Mittelverteilung ist, ggf. über mehrere MV-Stufen, eine Bewirtschafterstruktur einzurichten, bei der die Bewirtschafternummern miteinander verknüpft sind. Ein MV wird über die Verknüpfung durch das Verzeichnis der ihm nachgeordneten Bewirtschafter unterrichtet (N02).

(5) Ein Bewirtschafter (MV oder TV) kann mit seiner Bewirtschafternummer in mehrere Bewirtschafterstrukturen eingebunden werden, wenn ihm von unterschiedlichen MV aus unterschiedlichen Konten (z.B. unterschiedliche Einzelpläne) die Bewirtschaftung übertragen wird.

(6) Wird einem MV1 die Bewirtschaftung von Teilen eines anderen Einzelplans von dem für den anderen Einzelplan zuständigen MV1 übertragen, wird er in die Bewirtschafterstruktur des anderen MV1 eingebunden und ist dann für diese Bewirtschafterstruktur ein MV der Stufe 2.

2.3

Bewirtschaftungsmaßnahmen

Maßnahmen zur Verteilung, Festlegung oder Verwendung von Haushaltsmitteln.

2.4

 Haushaltsmittel

Haushaltsmittel im Sinne dieser Richtlinie sind Einnahmen, Ausgaben und Verpflichtungsermächtigungen.

2.5

 Mittelverteilung

Die Mittelverteilung umfasst die Zuweisung und den Rückruf von Haushaltsmitteln, die Einrichtung und Änderung von Konten sowie die Änderung von Stammdaten zu einem Sachbuchkonto.

2.6

 Mittelverwendung

Die Mittelverwendung umfasst die Anordnungen zur

-

Leistung von Zahlungen (Ein- und Auszahlungen),

-

Aufhebung von Zahlungen, soweit diese noch nicht angenommen oder geleistet wurden,

-

Buchung eingegangener Verpflichtungen,

-

Festlegung von Ausgaben sowie

-

Umbuchung von Haushaltsmitteln.

2.7

 Haushalts- und Buchungsstellen

2.7.1

 Haushaltsstellen

Haushaltsstellen sind im HKR-Verfahren als Titel- oder Objektkonten für alle Einnahmen, Ausgaben und Verpflichtungsermächtigungen eingerichtet.

2.7.2

 Buchungsstellen

Buchungsstellen sind im HKR-Verfahren für die Bewirtschaftungsmaßnahmen eingerichtet, die nicht bei den Haushaltsstellen gebucht werden (z.B. Vorschüsse, Verwahrungen, Selbstbewirtschaftungsmittel). Buchungsstellen sind als Buchungs- und Objektkonten eingerichtet. Die Regelungen des Vierten Abschnitts (Auszahlungen) und des Fünften Abschnitts (Einzahlungen) gelten für die Bewirtschaftung von Buchungsstellen entsprechend.

2.8

 Titelkonten

Im HKR-Verfahren werden vom Kompetenzzentrum für das Kassen- und Rechnungswesen des Bundes für die Titel des Bundeshaushalts automatisch auf MV1-Ebene Titelkonten mit den Mittelansätzen aus dem Haushaltsplan eingerichtet. Die weitere Zuweisung von Haushaltsmitteln erfolgt vom übergeordneten MV auf die von ihm zugewiesenen Konten der nachgeordneten Bewirtschafter bei der zuständigen Bundeskasse. Titelkonten können in Objektkonten unterteilt werden.

2.9

Objektkonten

(1) Objektkonten bieten die Möglichkeit, Titelkonten oder Buchungskonten auf jeder Bewirtschafterstufe zu unterteilen. Objektkonten können in weitere Objektkonten unterteilt werden. Die Bewirtschaftung und der Einzelnachweis der Bewirtschaftungsmaßnahmen erfolgen auf dem Objektkonto der jeweils untersten Stufe.

(2) Die Objektkonten zu einem Titelkonto oder einem Buchungskonto sind Bestandteil des Systems miteinander verknüpfter Konten. Mit den Buchungen auf den Objektkonten der Verwendungsstufe werden die saldierten Summen in den übergeordneten Konten fortgeschrieben.

(3) Bei der Einrichtung von Objektkonten wird automatisch die achtstellige Objektnummer vergeben. Die Bewirtschaftungsmaßnahmen des MV/TV werden seinem Objektkonto über die Bewirtschafternummer und die Objektnummer zugeordnet.

Hinweis: Unterteile von Titeln (z. B. Anlage zu Kap. 1210) werden im HKR-Verfahren als Untergliederung der Summentitel betrachtet und wie Objekte behandelt.

2.10

 Sachbuchkonto

Die zuständige Bundeskasse führt zu jeder Haushalts- oder Buchungsstelle, die von einem MV/TV bewirtschaftet wird, ein Sachbuchkonto, dessen Nummer sich aus

-

der achtstelligen Bewirtschafternummer und

-

der zehnstelligen Titel- oder Buchungskontonummer oder

-

der achtstelligen Objektkontonummer mit zwei führenden Nullen

zusammensetzt.

2.11

 Zuweisung von Haushaltsmitteln

Ausgaben sind grundsätzlich betragsmäßig zuzuweisen. Im Übrigen können Haushaltsmittel auch ohne Betrag (Nullzuweisung) zugewiesen werden. Nullzuweisungen sind zur Kontoeröffnung bei allen Haushaltsstellen für Einnahmen sowie bei Ausgaben in Soll=Ist-Fällen notwendig. Eine Zuweisung kann auch durch die Verlagerung der verfügbaren Mittel erfolgen (Verlagerung der Verfügbarkeit).

2.12

 Soll=Ist-Fall

Ein Soll=Ist-Fall liegt vor, wenn Zahlungen zur Erfüllung eines gesetzlichen Anspruchs unabhängig davon, ob genügend Haushaltsmittel auf den zutreffenden Konten zur Verfügung stehen, zu leisten sind. Die Bewirtschaftung von Konten als Soll=Ist-Fall kann nur von der Obersten Bundesbehörde mit Einwilligung des BMF veranlasst werden.

2.13

 Bildschirm-Dialogverfahren HICO (HKR-Dialog)

Für die Maßnahmen der Mittelverteilung und die Buchung eingegangener Verpflichtungen ist das Bildschirm-Dialogverfahren HICO zu verwenden, soweit dem Bewirtschafter kein anderes automatisiertes Verfahren im Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen des Bundes zur Verfügung steht. 

Zweiter Abschnitt Anordnungen und Anweisungen

3 

Kassenanordnungen und Kassenanweisungen

Zahlungen dürfen nach § 70 BHO nur von Kassen und Zahlstellen angenommen oder geleistet werden. Die Anordnung der Zahlung muss durch das zuständige Ministerium oder die von ihm ermächtigte Dienststelle schriftlich oder auf elektronischem Wege erteilt werden. Das Bundesministerium der Finanzen kann Ausnahmen zulassen. § 71 BHO sieht eine Buchführungspflicht außer für Zahlungen auch für eingegangene Verpflichtungen sowie Geldforderungen des Bundes vor. Nach § 75 BHO sind alle Buchungen zu belegen.

3.1

 Kassenanordnungen

(1) Kassenanordnungen dürfen nur anordnungsbefugte Personen, deren Unterschriftsprobe nach Nr. 2.2.4.3 der Anlage zu VV Nr. 9.2 für Zahlungen, Buchführung und Rechnungslegung der BHO bei der Bundeskasse hinterlegt ist, erteilen, sofern die Annahme- oder Auszahlungsanordnung nach Nr. 1.1.2 VV für Zahlungen, Buchführung und Rechnungslegung (§§ 70 bis 72 und 74 bis 80 BHO) nicht allgemein erteilt ist. Vor Erteilung der Annahme- oder Auszahlungsanordnung durch die anordnungsbefugte Person ist die rechnerische und sachliche Richtigkeit festzustellen und zu bescheinigen. Die rechnerische und sachliche Richtigkeit kann durch eine Person festgestellt und bescheinigt werden, sofern eine andere Person die Anordnung erteilt. Die anordnungsbefugte Person darf die sachliche Richtigkeit selbst feststellen und bescheinigen, wenn die rechnerische Richtigkeit von einer anderen Person festgestellt und bescheinigt wird. Sie darf nach Nr. 1.6 VV für Zahlungen, Buchführung und Rechnungslegung (§§ 70 bis 72 und 74 bis 80 BHO) in eigener Sache oder der von Angehörigen keine Zahlungen oder Buchungen anordnen.

(2) Anordnungsbefugte dürfen Auszahlungsanordnungen grundsätzlich nur erteilen, wenn Ausgabemittel in ausreichender Höhe zur Verfügung stehen (VV Nr. 1.2.2.4 für Zahlungen, Buchführung und Rechnungslegung der BHO). Stehen Ausgabemittel in ausreichender Höhe nicht zur Verfügung, wird die Auszahlungsanordnung vorbehaltlich der Ausnahmen in Nr. 3.8 im Rahmen der automatischen Verfügbarkeitskontrolle abgewiesen.

(3) Die Unterschriften der Anordnungsbefugten auf den Kassenanordnungen sind so wie auf den Mitteilungen zur Anordnung berechtigter Personen nach Nr. 2.2.4.3 der Anlage zu Nr. 9.2 der VV für Zahlungen, Buchführung und Rechnungslegung (§§ 70 bis 72 und 74 bis 80 BHO) zu leisten.

(4) Kassenanordnungen sind der Bundeskasse unverzüglich zu erteilen (VV Nr. 3.1 zu § 34 BHO), sobald die Forderung betragsmäßig feststeht. In Annahme- und Auszahlungsanordnungen ist stets ein Fälligkeitsdatum anzugeben.

3.2

Allgemein erteilte Kassenanordnung

Bei allgemein erteilten Kassenanordnungen ist nur die rechnerische und sachliche Richtigkeit festzustellen. Die Feststellungen können von einer Person bescheinigt werden. In eigener Sache oder der von Angehörigen dürfen nach Nr. 1.6 VV für Zahlungen, Buchführung und Rechnungslegung (§§ 70 bis 72 und 74 bis 80 BHO) keine Feststellungen getroffen werden. Die Regelungen der Nr. 3.1 Abs. 2 und 3 gelten entsprechend.

3.3

 Kassenanweisungen

Kassenanweisungen sind Anweisungen an die Bundeskasse, nicht anordnungspflichtige Bewirtschaftungsmaßnahmen auszuführen. Kassenanweisungen sind von hierzu innerhalb der Dienststelle beauftragten Beschäftigten zu unterzeichnen. Eine Unterschriftsmitteilung an die Kasse ist nicht erforderlich.

3.4

 Feststellung der rechnerischen und sachlichen Richtigkeit

3.4.1

 Feststellung der rechnerischen Richtigkeit (Nr. 2.2.2 der Anlage zu VV Nr. 9.2 für Zahlungen, Buchführung und Rechnungslegung der BHO)

Wer die Feststellung der rechnerischen Richtigkeit bescheinigt, übernimmt die Verantwortung dafür, dass der anzunehmende oder auszuzahlende Betrag sowie alle auf Berechnungen beruhenden Angaben in der Kassenanordnung und den sie begründenden Unterlagen richtig sind. Die Feststellung der rechnerischen Richtigkeit erstreckt sich auch auf die Richtigkeit der den Berechnungen zu Grunde liegenden Ansätze.

3.4.2

 Feststellung der sachlichen Richtigkeit (Nr. 2.2.3 der Anlage zu VV Nr. 9.2 für Zahlungen, Buchführung und Rechnungslegung der BHO)

Wer die Feststellung der sachlichen Richtigkeit bescheinigt, übernimmt die Verantwortung dafür, dass

-

die für die Zahlung maßgebenden Angaben in der Kassenanordnung und den sie begründenden Unterlagen richtig sind, soweit die Richtigkeit nicht bereits durch die Feststellung der rechnerischen Richtigkeit bescheinigt wurde,

-

die notwendigen Angaben in der Kassenanordnung und den sie begründenden Unterlagen erhalten sind,

-

nach den geltenden Vorschriften, insbesondere dem Grundsatz der Wirtschaftlichkeit, verfahren worden ist,

-

die Einnahmen vollständig und rechtzeitig erhoben werden,

-

die Lieferung oder Leistung als solche und auch die Art ihrer Ausführung wirtschaftlich geboten war,

-

die Lieferung oder Leistung entsprechend der zu Grunde liegenden Vereinbarung oder Bestellung sachgemäß und vollständig ausgeführt worden ist,

-

Abschlagszahlungen, Vorauszahlungen, Abtretungen und Pfändungen vollständig und richtig berücksichtigt worden sind und

-

die Ersatzpflicht Dritter geprüft wurde.

3.4.3

 Teilbescheinigungen zur Feststellung der rechnerischen und sachlichen Richtigkeit

Bei der Abgabe von Teilbescheinigungen zur Feststellung der rechnerischen und sachlichen Richtigkeit ist zu vermerken, welche Verantwortung wahrgenommen wurde. Die Bescheinigung zur Feststellung der rechnerischen oder sachlichen Richtigkeit auf der begründeten Unterlage ist einer Teilbescheinigung gleichzusetzen, wenn die Feststellung der rechnerischen und sachlichen Richtigkeit auf der Annahme- oder Auszahlungsanordnung von anderen Personen bescheinigt wird. Wurden bereits Teilbescheinigungen zur Feststellung der rechnerischen und sachlichen Richtigkeit abgegeben, so beziehen sich weitere Bescheinigungen zur Feststellung der rechnerischen oder sachlichen Richtigkeit in der Annahme- oder Auszahlungsanordnung oder den sie begründenden Unterlagen nicht auf die Richtigkeit der vorher abgegebenen Teilbescheinigungen. Bei Anlass zu Zweifeln an der Richtigkeit dürfen Teilbescheinigungen nicht anerkannt werden.

3.5

 HKR-Vordrucke

(1) Für alle Kassenanordnungen und Kassenanweisungen sind ausschließlich die vorgesehenen HKR-Vordrucke (Sechster und Siebter Abschnitt) zu verwenden¹.

(2) Die HKR-Vordrucke dürfen von den Bewirtschaftern originalgetreu nachgebildet werden. Konstante Daten dürfen fest eingesetzt werden, andere Abweichungen, insbesondere bei Form und Inhalt, sind unzulässig.

(3) Werden HKR-Vordrucke nachgebildet, ist sicherzustellen, dass die Ausdrucke urkundengeeignet sind.

(4) Nachgebildete HKR-Vordrucke sind vor der erstmaligen Verwendung der zuständigen Bundeskasse zur Prüfung der Verarbeitungsfähigkeit zuzuleiten. Nicht verarbeitungsfähige HKR-Vordrucke werden von den Bundeskassen nicht angenommen.

3.5.1

Bezeichnung der HKR-Vordrucke

-

Serie B
Einrichtung oder Änderung von Konten (Kassenanweisung)

-

Serie E
Mittelverteilung (Kassenanweisung mit Ausnahme des HKR-Vordrucks E08)

-

Serie F
Mittelverwendung (Kassenanordnung)

-

Serie M
Leistung und Buchung von Ein- oder Auszahlungen aufgrund allgemeiner erteilter Kassenanordnung, einschließlich im Rahmen der Abrufrichtlinien des Bundes

3.5.2

 Allgemeines zur Verwendung der HKR-Vordrucke

(1) Die HKR-Vordrucke sind die Grundlage für die Ausführung und Buchung der Bewirtschaftungsmaßnahmen. Der Bewirtschafter hat die HKR-Vordrucke, insbesondere die Erfassungsdaten, richtig und vollständig auszufüllen. Ein Vordrucksatz hat in der Regel zwei Ausfertigungen. Die Erstschrift ist der Bundeskasse zu übersenden. Die Zweitschrift verbleibt mit den begründenden Unterlagen beim Bewirtschafter.

(2) Die HKR-Vordrucke dürfen maschinell sowie handschriftlich mit urkundengeeigneten Druck- und Schreibmitteln ausgefüllt werden.

(3) In den Erfassungsfeldern sind bestimmte Zeichen nicht zugelassen und ersatzweise darzustellen:

nicht zugelassenen Zeichen im Erfassungsteil	ersatzweise Darstellung
Ä, Ö, Ü	AE, OE, UE
ß	SS
$ - (US-Dollar)	USD
£ - (Pfund Sterling)	z.B. GBP
#amp;#	UND
%	PROZ
§	PARAG.
€ - (Euro)	EUR

(4) Ausländische Währungen sind nach dem ISO-Währungscode anzugeben (www.bundesbank.de).

(5) Bei handschriftlicher Eintragung ist auf gute Lesbarkeit zu achten. Die Erfassungsfelder sind in Blockschrift (= Großbuchstaben) auszufüllen. Zahlen und Buchstaben müssen verwechslungssicher geschrieben werden.

(6) Bei vorgedruckten Einträgen sind Groß- und Kleinschreibung zulässig.

(7) In jedes Erfassungsfeld darf nur die vorgesehene Anzahl an Zeichen eingetragen werden.

(8) Unzulässig ist eine Berichtigung folgender Angaben:

-

Bezeichnung des Empfangsberechtigten oder des Einzahlungspflichtigen,

-

Bankverbindung,

-

Betrag in Ziffern und in Buchstaben,

-

Fälligkeitstermine der Zahlungen,

-

Feststellungsvermerke, Vermerke des Anordnungsbefugten zu durchgeführten Berichtigungen.

(9) In den anderen Fällen sind die unrichtigen Daten so zu streichen, dass sie lesbar bleiben; die richtigen Daten sind stellengenau darüber zu schreiben. Die Berichtigung muss mit Namenszeichen und Datum versehen werden.

(10) Unzulässig sind das Übermalen, Überkleben, Radieren und die Verwendung von Korrekturlack.

(11) In Feldern oder Teilfeldern bereits vorgedruckte Zeichen dürfen nicht verändert werden. Unvollständig vorgedruckte Angaben sind zu ergänzen.

(12) In die Erfassungsfelder für Texte sind alle Angaben einschließlich der Leerzeichen und der Trennungszeichen so einzutragen, wie sie später in den Druckausgaben erscheinen sollen.

(13) Zusammengehörige, auf dem HKR-Vordruck mehrzeilig gedruckte Felder müssen so ausgefüllt werden, als ob sie einzeilig vorgegeben wären. Wörter dürfen beim Übergang zur zweiten Zeile nicht durch Leerzeichen oder Bindestriche getrennt werden.

3.5.3

 Ausfüllen der HKR-Vordrucke

(1) Die HKR-Vordrucke sind gemäß den Erläuterungen und den Ausfüllhinweisen des Sechsten und Siebten Abschnitts auszufüllen.

(2) Die oberen Erfassungsfelder der HKR-Vordrucke enthalten die Zuordnungskriterien und steuern die Verarbeitung des Belegs.

(3) Die Belegnummer der Kasse wird von der Bundeskasse vergeben. Dieses Feld ist nicht durch den Bewirtschafter auszufüllen.

(4) Mit dem fünfstelligen Verarbeitungsschlüssel (Feld 3 oder K1) legt der Bewirtschafter die Bewirtschaftungsmaßnahme im Einzelnen und ihre Ausführung im HKR-Verfahren fest. Die Verarbeitungsschlüssel sind im Sechsten und Siebten Abschnitt bei den einzelnen HKR-Vordrucken erläutert. Ein teilweise vorgedruckter Verarbeitungsschlüssel ist zu ergänzen. Die Änderung eines vorgegebenen Verarbeitungsschlüssels oder die Verwendung anderer Verarbeitungsschlüssel ist nicht zulässig.

(5) Bei Beträgen unter 1.000 Euro kann bei einmaligen Zahlungen auf die Angabe des Betrages in Buchstaben verzichtet werden.

3.5.4

Besondere Kennzeichnung bei Zahlung vermögenswirksamer Leistungen

Bei der Zahlung vermögenswirksamer Leistungen ist die Kennzeichnung der Zahlungssätze im beleglosen Datenträgeraustausch nach den Bedingungen der Deutschen Bundesbank durch einen besonderen "Textschlüssel“ (5400n) erforderlich. Hierzu ist in allen entsprechenden Auszahlungsanordnungen in Satzart H32 - Angabe über den Zweck der Zahlung auf dem Überweisungsträger – in die Schreibstellen 1 bis 6 die Kennzeichnung "TXT00n" (n = letzte Ziffer der Jahreszahl) einzutragen. Die verbleibenden Schreibstellen (ab Stelle 7) stehen für die Angabe des Verwendungszwecks zur Verfügung.

3.6

 Anordnungen und Anweisungen im HKR-Dialog

Neben den Maßnahmen der Mittelverteilung, der Einrichtung oder Änderung von Konten, der Buchung eingegangener Verpflichtungen sowie der Änderung von Informationen zu einem Sachbuchkonto - Kontoauszugsabstand und Ausdruck monatlicher Listen -können auf Antrag beim Kompetenzzentrum für das Kassen- und Rechnungswesen des Bundes auch Annahmeanordnungen im Zahlungsüberwachungsverfahren (ZÜV-Dialog) gebucht sowie Auszahlungen im F05-Dialog angeordnet werden. Die Ausfüllhinweise zu den HKR-Vordrucken gelten sinngemäß. Zusätzliche Hinweise sind am Bildschirm abrufbar. Darüber hinaus gelten die Regelungen der Anwenderhandbücher.

3.7

 Erstellung von Kassenanordnungen in eigenen automatisierten Verfahren

Auf den Einsatz von automatisierten Verfahren im Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen des Bundes bei den Stellen, die Haushaltsmittel des Bundes bewirtschaften, sind die VV Nr. 6 für Zahlungen, Buchführung und Rechnungslegung der BHO und die dazu vom Bundesministerium der Finanzen erlassenen Dienstanweisungen und Richtlinien anzuwenden.

3.8

 Verfügbarkeitskontrolle

(1) Alle Bewirtschaftungsmaßnahmen, welche die verfügbaren Mittel vermindern, unterliegen grundsätzlich einer automatischen Verfügbarkeitskontrolle. Diese Maßnahmen werden automatisch zurückgewiesen, wenn die verfügbaren Haushaltsmittel auf dem Sachbuchkonto nicht ausreichen. Ausgenommen sind Haushaltsstellen, die als Soll=Ist-Fall eingerichtet sind.

(2) Die automatische Verfügbarkeitskontrolle ist am Jahresanfang ausgeschaltet, damit Zahlungen auch dann geleistet werden können, wenn noch keine Haushaltsmittel zugewiesen worden sind. Das Datum zur Einschaltung der automatischen Verfügbarkeitskontrolle wird im jährlichen Haushaltsführungsrundschreiben und im HKR-Dialog bekannt gegeben. Auf jeden Fall wird mit der Zuweisung von Haushaltsmitteln auf ein Sachbuchkonto die automatische Verfügbarkeitskontrolle eingeschaltet. Dies gilt nicht bei einer Nullzuweisung.

(3) Die Einrichtung von Haushaltsstellen als Soll=Ist-Fall ist eine technische Möglichkeit, die automatische Verfügbarkeitskontrolle zur Vereinfachung der Bewirtschaftung für die Zahlungen generell aufzuheben (Nr. 2.12).

(4) Die automatische Verfügbarkeitskontrolle im HKR-Verfahren ersetzt nicht die Verantwortung des Bewirtschafters für die Einhaltung der haushaltsrechtlichen Vorschriften.

(5) Muss in einem begründeten Ausnahmefall sofort gezahlt werden, obwohl ausreichende Haushaltsmittel noch nicht zur Verfügung stehen, kann der TV die Verfügbarkeitskontrolle für diesen Zahlungsfall einmalig mit einer zusätzlichen Anordnung auf HKR-Vordruck E08 aufheben. Die einmalige Aufhebung der Verfügbarkeitskontrolle ist stets schlüssig zu begründen, z. B. „die Zuweisung der erforderlichen Mittel wurde zugesagt durch...“ (Stelle, Bearbeiter) „am...“. In diesem Falle ist der TV verpflichtet, unverzüglich für die Zuweisung der fehlenden Haushaltsmittel durch den übergeordneten MV zu sorgen.

(6) Bei Zahlungen von Beträgen ab 50.000 Euro, die am angegebenen Fälligkeitstag dem Empfängerkonto gutgeschrieben werden müssen (Gutschrift auf Empfängerkonto gemäß Nr.9), ist als weitere Erleichterung vorgesehen, dass die Verfügbarkeitskontrolle einmalig nicht zur Abweisung führt, wenn die verfügbaren Haushaltsmittel um nicht mehr als 500 Euro überschritten werden. Der TV wird in diesem Fall durch einen Kontoauszug auf die Überziehung hingewiesen und aufgefordert, umgehend für Deckung zu sorgen. Weitere Zahlungen zu Lasten des betreffenden Kontos werden bis zum Ausgleich nicht ausgeführt.

(7) Dürfen nach einem Haushaltsvermerk Ausgaben aufgrund zu erwartender Einnahmen (z. B. Beiträgen Dritter) geleistet werden, gilt Nr. 10.3 (Beiträge Dritter).

4 

Überprüfung der Buchungsergebnisse im HKR-Verfahren und Aufbewahrung der Unterlagen

Die Buchungsergebnisse der Bewirtschaftungsmaßnahmen sind vom Bewirtschafter nach VV Nr. 7 bis 9 zu § 34 BHO zu überprüfen (Nr. 1.1 Abs.3). Dies gilt auch, wenn eine Einzahlung als Verwahrung und eine Auszahlung als Vorschuss gebucht wurde. Für die Aufbewahrung gelten die Aufbewahrungsbestimmungen für die Unterlagen für das Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen des Bundes.

Dritter Abschnitt Allgemeine Bewirtschaftungsmaßnahmen

5 

Konten im HKR-Verfahren

5.1

 Grundsatz

(1) MV/TV können unter ihrer Bewirtschafternummer nur eigene Haushaltsstellen und Deckungsausgleichskonten einrichten, ändern und stilllegen.

(2) Die Haushaltsstellen werden für Ausgaben grundsätzlich mit betragsmäßiger Zuweisung der Haushaltsmittel und automatischer Verfügbarkeitskontrolle geführt.

(3) Eine betragsmäßige Zuweisung von Haushaltsmitteln ist in Soll=Ist-Fällen nicht erforderlich, da die automatische Verfügbarkeitskontrolle entfällt.

(4) Verpflichtungsermächtigungen werden bei den bereits für die Ausgaben eingerichteten Haushaltsstellen mit Zuweisung der Verpflichtungsermächtigungen und automatischer Verfügbarkeitskontrolle je Fälligkeitsjahr geführt. Die Zuweisung von Verpflichtungsermächtigungen setzt damit voraus, dass für das laufende Haushaltsjahr Konten für Haushaltsausgaben (ggf. durch Nullzuweisung) eingerichtet wurden, auch wenn für das laufende Haushaltsjahr keine Haushaltsmittel veranschlagt sind.

(5) Die Haushaltsstellen werden für die Einnahmen ohne betragsmäßige Zuweisung von Haushaltsmitteln eingerichtet. Bei den Titeln der Hauptgruppe 1 bis 3 werden die Haushaltsstellen mit automatischer Verfügbarkeitskontrolle geführt.

(6) Im Rahmen des Zahlungsüberwachungsverfahrens (Nr. 11) werden zu den Sachbuchkonten personenbezogene Vorkonten (Personenkonten) geführt.

(7) Unter den Voraussetzungen des § 60 BHO und mit Einwilligung des BMF können TV zusätzlich zu den Haushaltsstellen Vorschuss- oder Verwahrungskonten (Buchungsstellen) eingerichtet werden. Die Einzelheiten sind in den Vorschuss- und Verwahrungsrichtlinien des Bundes zu § 60 BHO geregelt.

(8) Dürfen Ausgaben nach § 15 Abs. 2 BHO zur Selbstbewirtschaftung veranschlagt werden, führt die Bundeskasse Buchungsstellen als Selbstbewirtschaftungskonten. Die Einzelheiten ergeben sich aus Anlage 2.

5.2

 Nachweis der Bewirtschaftungsmaßnahmen in MV-Haushaltsstellen

In den MV-Haushaltstellen werden folgende Bewirtschaftungsmaßnahmen einzeln nachgewiesen:

-

Zuweisungen von Ausgaben oder Verpflichtungsermächtigungen durch den MV,

-

Rückrufe von Ausgaben oder Verpflichtungsermächtigungen durch den MV,

-

Änderungen des Verfügungsrahmens durch den MV aufgrund der Inanspruchnahme von Deckungsvermerken,

-

die das Konto betreffenden Maßnahmen der Mittelverteilung des unmittelbar übergeordneten MV und

-

erhaltene Zuweisungen von Ausgaben oder Verpflichtungsermächtigungen.

Die MV-Haushaltsstellen weisen darüber hinaus summarisch folgende Maßnahmen der nachgeordneten Bewirtschafter aus:

-

Festlegungen und Inanspruchnahme von Verpflichtungsermächtigungen,

-

Annahme- und Auszahlungsanordnungen und

-

Änderungen des Verfügungsrahmens aufgrund der Inanspruchnahme von Deckungsvermerken.

Außerdem werden die nicht verteilten Haushaltsmittel und die insgesamt nicht in Anspruch genommenen Haushaltsmittel sowie summarisch die Ein- und Auszahlungen ausgewiesen.

5.3

 Nachweis der Bewirtschaftungsmaßnahmen in TV-Haushaltsstellen

In den TV-Haushaltsstellen werden die vom TV veranlassten Bewirtschaftungsmaßnahmen und die Zahlungen grundsätzlich einzeln nachgewiesen:

-

Festlegungen von Ausgaben,

-

Inanspruchnahme von Verpflichtungsermächtigungen,

-

Eingehen von Verpflichtungen ohne Verpflichtungsermächtigungen,

-

Auszahlungsanordnungen,

-

Annahmeanordnungen ,

-

Aufhebungen von gebuchten Verpflichtungen (einschließlich Festlegungen) oder Zahlungsanordnungen,

-

Änderungen des Verfügungsrahmens (Erhöhung oder Minderung) durch die Inanspruchnahme von Deckungsvermerken und

-

Verlagerungen der durch Einzahlungen entstandenen Verfügbarkeiten.

Einzeln nachgewiesen werden auch die das Konto betreffenden Maßnahmen des unmittelbar übergeordneten MV:

-

Zuweisung von Ausgaben und Verpflichtungsermächtigungen und

-

Rückruf von Ausgaben und Verpflichtungsermächtigungen.

Bewirtschaftungsmaßnahmen und Zahlungen, die bereits auf Vorkonten oder in Subsystemen einzeln nachgewiesen werden, fließen in die Haushaltsstellen grundsätzlich summarisch ein.

5.4

 Einrichtung von Titelkonten

(1) Für jeden MV1 (oberste Bundesbehörde) wird automatisch für jeden Titel des Einzelplans ein Titelkonto mit den Mittelansätzen eingerichtet. Im Falle der vorläufigen Haushaltsführung erfolgt eine gesonderte Regelung durch Rundschreiben des Bundesministeriums der Finanzen.

(2) Durch die erstmalige Zuweisung von Haushaltsmitteln (Nr. 2.11) aus einem Titelkonto wird bei einem nachgeordneten Bewirtschafter (MV oder TV) automatisch ein Titelkonto eingerichtet. Die Einrichtung aller Titelkonten von der Ebene der MV2 bis zur Verwenderebene erfolgt nach diesem Verfahren. So entsteht je Titelkonto ein System von Konten, das die gleichzeitige Buchung der Bewirtschaftungsmaßnahmen der Verwenderebene und deren summarische Nachweisung auf allen übergeordneten Konten der Verteilungsebenen ermöglicht.

(3) Die Kontoeinrichtung und Mittelzuweisung an nachgeordnete Bewirtschafter soll im HKR-Dialog erfolgen oder mit HKR-Vordrucken E02, E05 für Sammelzuweisung von Haushaltsmitteln und E01 für die Zuweisung von Verpflichtungsermächtigungen. Einrichtung und Mittelzuweisung werden im Dialogverfahren oder durch Kontoauszug nachgewiesen.

5.5

 Einrichtung, Änderung und Stilllegung von Objektkonten durch den MV (B01, B01 S)

5.5.1

 Einrichtung und Änderung von Objektkonten

(1) Die erstmalige Einrichtung von Objektkonten ist bei Titelkonten für Ausgaben nur möglich, solange das zu untergliedernde Konto außer erhaltenen Mittelzuweisungen keine Buchungen ausweist und noch keine Zuweisung an einen nachgeordneten MV oder TV erfolgt ist (Ausnahme Soll=Ist-Fall).

(2) Der MV kann im HKR-Dialog oder mit HKR-Vordruck B01 ein Objektkonto einrichten. Mit der Einrichtung können bereits Mittel zugewiesen werden Eine spätere Zuweisung von Haushaltsmitteln ist im HKR-Dialog oder mit HKR-Vordruck E02 möglich.

(3) Durch die Angabe des übergeordneten (zu unterteilenden) Titel- bzw. Objektkontos wird das neu einzurichtende Objektkonto mit diesem verknüpft.

(4) Der MV wird über die Konteneinrichtung durch das Stammdatenblatt für Titel- oder Objektkonten (N03) und das Verzeichnis der nachgeordneten Objekte (N04) unterrichtet.

(5) Zur Eröffnung der Objektkonten bei einem nachgeordneten Bewirtschafter (MV oder TV) sind ihm Haushaltsmittel im HKR-Dialog oder mit HKR-Vordruck E02 zuzuweisen.

(6) Objektkonten mit der selben Objektnummer können einem nachgeordneten TV nicht von mehreren MV zugewiesen werden.

(7) Der MV kann im HKR-Dialog oder mit HKR-Vordruck B01 die Bezeichnung eigener Objektkonten ändern (siehe auch Nr. 5.5.2 letzter Satz).

5.5.2

 Stilllegung von Objektkonten

Die Stilllegung eines Objektkontos durch den MV ist nur möglich, wenn das stillzulegende Objektkonto keine Buchungen ausweist. Das Objektkonto wird auch bei allen nachgeordneten Bewirtschaftern stillgelegt. Nachgeordnete Bewirtschafter sollen vorab vom MV über die Stilllegung unterrichtet werden. Nachgeordnete Objekte werden ebenfalls auf allen Ebenen stillgelegt. Von einem übergeordneten MV zugewiesene Objektkonten können unterteilt und stillgelegt, aber nicht geändert werden.

5.6

 Einrichtung, Änderung und Stilllegung von Objektkonten durch den TV (B01, B01 S)

5.6.1

 Einrichtung und Änderung von Objektkonten

Ein Titel- oder Objektkonto sollte nur unterteilt werden, solange das zu untergliedernde Konto außer Mittelzuweisungen keine Buchungen ausweist. Ansonsten gelten für die Einrichtung von eigenen Objektkonten die Bestimmungen der Nr.0 analog.

5.6.2

 Stilllegung von Objektkonten

Eigene Objektkonten dürfen erst nach der Kontenübernahme (vgl. Nr. 5.9) für das neue Haushaltsjahr und nur dann stillgelegt werden, wenn keine offenen Abschlagszahlungen, keine offenen Annahme- oder Auszahlungsanordnungen und keine Verpflichtungsbuchungen für das Folgejahr vorliegen, in denen das Objektkonto angegeben wurde. Titelkonten und von einem übergeordneten MV zugewiesene Objektkonten dürfen vom TV darüber hinaus nur mit Einwilligung des übergeordneten MV stillgelegt werden.

5.7

 Einrichtung, Änderung und Stilllegung von Objektkonten bei Buchungskonten

Bei Buchungskonten können Objektkonten nur nach Einwilligung des Bundesministeriums der Finanzen durch das Kompetenzzentrum für das Kassen- und Rechnungswesen des Bundes eingerichtet, geändert oder stillgelegt werden.

5.8

 Einrichtung, Änderung und Stilllegung von Deckungsausgleichskonten (B02)

5.8.1

 Zweck und Inhalt von Deckungsausgleichskonten

(1) In voller Höhe gegenseitig deckungsfähige Titel- und Objektkonten eines TV können auf unterster Ebene zu einem Deckungskreis verbunden werden, soweit der übergeordnete MV nichts Gegenteiliges bestimmt hat und es sich nicht um Soll=Ist-Konten handelt. Für jeden Deckungskreis wird ein Deckungsausgleichskonto eingerichtet, das als Summenkonto die Bewirtschaftungsmaßnahmen aller beteiligten Sachbuchkonten summarisch wiedergibt und aufgrund einer kontenübergreifenden Verfügbarkeitskontrolle die im Deckungskreis verfügbaren Mittel nachweist.

(2) Ein Deckungsausgleichskonto kann auch für eigene Objektkonten eines TV eingerichtet werden. In diesem Fall können die Mittel für sämtliche Objektkonten des Deckungskreises zur Arbeitsvereinfachung einem der beteiligten Objektkonten oder einem zusätzlich hierfür eingerichteten und in den Deckungskreis einbezogenen Objektkonto (Zuweisungskonto) zugewiesen werden.

(3) Alle weiteren Bewirtschaftungsmaßnahmen sind bei den zu einem Deckungskreis verbundenen Sachbuchkonten anzuordnen.

5.8.2

Einrichtung von Deckungsausgleichkonten

(1) Deckungsausgleichskonten können vom TV entweder im HKR-Dialog oder mit dem HKR-Vordruck B02 eingerichtet werden. Dabei sind alle gegenseitig deckungsfähigen Haushaltsstellen der untersten Bewirtschaftungsstufe, die im Deckungskreis verbunden werden sollen, anzugeben.

(2) Die Einrichtung von Deckungsausgleichskonten hat grundsätzlich analog den Haushaltsmittelzuweisungen titelbezogen zu erfolgen. Nach dem jeweiligen Haushaltsführungsrundschreiben sollen deckungsberechtigte Titel erst dann verstärkt werden, wenn ihre Titelansätze verbraucht oder verplant sind. Bei der Inanspruchnahme von Deckungsvermerken sind die in der Anlage zum Haushaltsführungsrundschreiben aufgeführten Kennzeichnungen zwingend erforderlich.

(3) Haushaltsstellenübergreifende Deckungskreise erfordern vor dem Jahresabschluss zunächst einen titelbezogenen und anschließend einen weiteren titelübergreifenden Mittelausgleich. Zum Nachweis erhält der TV das Stammdatenblatt für Deckungsausgleichskonten (N06), welches eine automatisch vergebene Deckungsausgleichskontonummer und eine Zusammenstellung der zum Deckungskreis verbundenen Konten enthält.

5.8.3

 Änderung und Stilllegung von Deckungsausgleichskonten

(1) Bei Deckungsausgleichskonten können die Stammdaten geändert und weitere Haushaltsstellen dem Deckungskreis hinzugefügt oder entfernt werden. Wird eine Haushaltsstelle aus dem Deckungskreis entfernt, wird die Verfügbarkeit der Haushaltsmittel einzeln überwacht. Eine Haushaltsstelle kann nur dann aus dem Deckungskreis entfernt werden, wenn sie über keinen negativen Saldo verfügt. Der restliche Deckungskreis muss weiterhin über einen positiven Bestand verfügen.

(2) Mit der Stilllegung eines Deckungsausgleichskontos werden sämtliche Haushaltsstellen des Deckungskreises entfernt. Die Verfügbarkeit der Haushaltsmittel wird dann wieder für jede Haushaltsstelle einzeln überwacht.

5.8.4

 Deckungsausgleichskontonummer

Die vom System automatisch vergebene achtstellige Deckungsausgleichskontonummer ist zusammen mit der Bewirtschafternummer das Zuordnungskriterium für spätere Änderungen oder eine Stilllegung des Deckungsausgleichskontos.

5.8.5

 Einrichtung, Änderung und Stilllegung von Deckungsausgleichkonten bei Buchungsstellen

Die Nr. 5.8.1 bis 5.8.4 gelten sinngemäß bei Buchungsstellen. Deckungsausgleichskonten dürfen nur nach Einwilligung des Bundesministeriums der Finanzen durch das Kompetenzzentrum für das Kassen- und Rechnungswesen des Bundes eingerichtet, geändert oder stillgelegt werden.

5.9

Kontenübernahme am Jahresende

(1) Etwa sechs Wochen vor Jahresende werden alle zu diesem Zeitpunkt bestehenden Haushalts- und Buchungsstellen sowie Deckungsausgleichskonten automatisch auch für das Folgejahr eingerichtet, soweit die entsprechenden Haushaltsstellen auch im Haushalt des Folgejahres vorgesehen sind. Die bisherigen Kontonummern bleiben bestehen. Der genaue Zeitpunkt, ab dem die Konten des neuen Haushaltsjahres zur Verfügung stehen, wird rechtzeitig bekannt gegeben. Teilnehmer am HKR-Dialog werden über die HICO-Nachrichten unterrichtet.

(2) Für die Einrichtung, Änderung oder Stilllegung von eigenen Objektkonten und Deckungsausgleichskonten in der Zeit zwischen der Kontenübernahme und dem Jahresabschluss gelten die nachfolgenden Besonderheiten.

5.9.1

 Besonderheiten in der Zeit zwischen Kontenübernahme und Jahresabschluss bei eigenen Objektkonten (B01)

(1) Neue Objektkonten werden bei Angabe des laufenden Haushaltsjahres sowohl für das laufende als auch für das neue Haushaltsjahr mit gleicher Objektkontonummer eingerichtet.

(2) Änderungen müssen für jedes Haushaltsjahr gesondert eingegeben werden, sofern sie für beide Haushaltsjahre gelten sollen.

(3) Werden für den MV/TV nach der Kontenübernahme neue Konten für das laufende Haushaltsjahr durch Zuweisung eröffnet und unterteilt der MV/TV diese Konten weiter in Objekt oder Unterobjekte, so geschieht diese Unterteilung für das Folgejahr nur dann automatisch, wenn die zu unterteilenden Konten für den MV/TV auch für das Folgejahr bereits durch Zuweisung eröffnet wurden.

(4) Bei Angabe des neuen Haushaltsjahres gilt die Einrichtung, Änderung oder Stilllegung eines Objektkontos nur für das neue Haushaltsjahr.

5.9.2

 Besonderheiten in der Zeit zwischen Kontenübernahme und Jahresabschluss bei Deckungsausgleichskonten (B02)

(1) Bei Angabe des laufenden Haushaltsjahres werden neue Deckungsausgleichskonten sowohl für das laufende als auch für das neue Haushaltsjahr eingerichtet. Für das neue Haushaltsjahr werden zum Deckungskreis gehörende Konten nur dann übernommen, wenn sie mit HKR-Vordruck B02 (Verarbeitungsschlüssel 01300) eingerichtet werden. (Das Stammdatenblatt N06 für das neue Haushaltsjahr erhält nur die Deckungsausgleichskonto-Nummer.)

(2) Änderungen oder Stilllegungen müssen für jedes Haushaltsjahr gesondert eingegeben werden, sofern sie für beide Haushaltsjahre gelten sollen.

(3) Bei Angabe des neuen Haushaltsjahres gilt die Einrichtung, Änderung oder Stilllegung nur für das neue Haushaltsjahr.

6 

Nachweise und Auswertungen

(1) Der MV wird über die ihn betreffenden Bewirtschaftungsmaßnahmen seines übergeordneten MV, über seine eigenen Bewirtschaftungsmaßnahmen sowie summarisch über die Bewirtschaftungsmaßnahmen seiner nachgeordneten Bewirtschafter im HKR-Dialog oder im HKR@WEB, durch regelmäßig übersandte Kontoauszüge oder auf Anforderung im HKR-Dialog oder im HKR@WEB durch Nachweise und Auswertungen unterrichtet.

(2) Der TV wird über die ihn betreffenden Bewirtschaftungsmaßnahmen seines übergeordneten MV sowie über seine eigenen Bewirtschaftungsmaßnahmen im HKR-Dialog oder im HKR@WEB, durch regelmäßig übersandte Kontoauszüge oder auf Anforderung im HKR-Dialog oder im HKR@WEB durch Nachweise und Auswertungen unterrichtet.

6.1

 Stammdatenblätter

6.1.1

 Stammdatenblatt für MV

Das Stammdatenblatt für MV unterrichtet den MV über die für ihn vom System vergebene Bewirtschafternummer sowie über den ihm übergeordneten MV.

6.1.2

 Verzeichnis der nachgeordneten Mittelbewirtschafter (N02)

Das Verzeichnis der nachgeordneten Mittelbewirtschafter unterrichtet den MV über die ihm unmittelbar nachgeordneten MV und TV.

6.1.3

 Stammdatenblatt für Objekt- und Deckungsausgleichskonten (N03, N04, N06)

Für alle vom MV/TV selbst eingerichteten Objekte und Deckungsausgleichskonten werden Stammdatenblätter gedruckt. Zusätzlich wird ein Verzeichnis der nachgeordneten Objekte zu jedem unterteilten Titelkonto und zu jedem unterteilten Objekt erstellt.

6.2

 Kontoauszüge

(1) Als Standard ist für alle zugewiesenen Konten ein täglicher Kontoauszug und für alle selbst eingerichteten Objektkonten ein monatlicher Kontoauszug vorgesehen, sofern Kontobewegungen stattgefunden haben. Der Bewirtschafter hat die Möglichkeit, über die von den Bundeskassen angebotene Listdrucksteuerung (LDS) die Übersendung von Kontoauszügen zu veranlassen. Unabhängig davon werden alle Kontoauszüge erstellt und elektronisch archiviert. Die Stammdatenblätter für wiederkehrende Zahlungen (HKR403) und die Nachweise der nicht abgewickelten Vorschuss- und Verwahrungszahlungen (HKR627 und HKR628) werden immer ausgedruckt und versandt.

(2) Unabhängig vom gewählten Abstand für den regelmäßigen Kontoauszug wird bei Mittelverteilungsmaßnahmen des unmittelbar übergeordneten Bewirtschafters sofort ein Kontoauszug für den MV/TV erstellt. Die Kontoauszüge dienen auch der Haushaltsüberwachung nach VV Nr. 7 bis 9 zu § 34 BHO.

(3) Die Kontoauszüge enthalten stets die Stammdaten über den Kontoinhaber und das Konto. Die wichtigsten Angaben sind die Bezeichnung und die Anschrift des Inhabers, die Sachbuchkontonummer, die Haushalts- oder Buchungsstelle, die Titelgruppen- und die Funktionennummer, bei unterteilten Objektkonten die übergeordnete Objektnummer, gegebenenfalls die Deckungsausgleichskontonummer und die Zweckbestimmung. Beim erstmaligen Ausdruck werden im Bestandsdatenteil die dem Konto erstmalig zugewiesenen Haushaltsmittel oder Verpflichtungsermächtigungen, gegebenenfalls mit dem Betrag Null, nachgewiesen. Was den Inhalt des Bestandsdatenteils betrifft, sind zunächst die Kontoauszüge der Verteilungsebenen beim TV, also solche für weiter aufgeteilte Konten, und diejenigen der Verwendungsebene, also der untersten Bewirtschaftungsebene, zu unterscheiden.

(4) Zusätzlich für MV:

Über jede für den MV durch einen übergeordneten MV eingerichtete Haushaltsstelle sowie über jedes von ihm selbst durch Aufteilung einer Haushaltsstelle eingerichtete Objektkonto wird der Inhaber durch Titel- oder Objektkontoauszüge unterrichtet. Zum Nachweis der Bewirtschaftungsmaßnahmen werden für Einnahmen, Ausgaben und Verpflichtungsermächtigungen unterschiedliche Kontoauszüge erstellt.

(5) Zusätzlich für TV:

Der TV wird über jede für ihn durch einen übergeordneten MV eingerichtete Haushaltsstelle sowie über jedes von ihm selbst durch Aufteilung einer Haushaltsstelle eingerichtete Objektkonto durch Titel- oder Objektkontoauszüge unterrichtet. Zum Nachweis der Bewirtschaftungsmaßnahmen werden für Einnahmen und Ausgaben und Verpflichtungen für künftige Haushaltsjahre unterschiedliche Kontoauszüge erstellt. Für Buchungen auf Vorschuss- oder Verwahrungskonten des TV werden Kontoauszüge gedruckt, die den Kontoauszügen für Haushaltsmittel entsprechen.

6.2.1

 Kontoauszüge der Verteilungsebene (MV/TV)

Jeder nachfolgende Kontoauszug ersetzt den jeweils vorherigen. In blockweiser Darstellung werden wiedergegeben:

6.2.1.1

 bei Haushaltsausgaben (Ausgabetiteln) - MV

-

die Zuweisungen und Rückrufe von Ausgaben durch den Bewirtschafter des übergeordneten Kontos,

-

folgende einzelne Maßnahmen des Kontoinhabers:

-

Änderung des Verfügungsrahmens (Erhöhung oder Minderung) durch die Inanspruchnahme eines Deckungsvermerks,

-

Zuweisungen und Rückrufe von Ausgaben für jedes nachgeordnete Konto,

-

die Summe der Maßnahmen des übergeordneten Bewirtschafters,

-

die Summe der Maßnahmen des Kontoinhabers für jedes nachgeordnete Konto und deren Gesamtsumme sowie der Betrag der nicht verteilten Mittel,

-

die Summe der Maßnahmen auf der Verwendungsebene sowie die noch verfügbaren Mittel für jedes nachgeordnete Konto und für den Kontoinhaber selbst,

bei Haushaltsausgaben (Ausgabetitel) - TV- die Zuweisungen und Rückrufe von Ausgaben durch den Bewirtschafter des übergeordneten Kontos,

-

folgende einzelne Maßnahmen des Kontoinhabers:

-

Änderung des Verfügungsrahmens (Erhöhung oder Minderung) durch die Inanspruchnahme eines Deckungsvermerks,

-

Zuweisungen und Rückrufe von Ausgaben für jedes nachgeordnete Konto,

-

die Summe der Maßnahmen des Bewirtschafters des übergeordneten Kontos,

-

die Summe der Maßnahmen des Kontoinhabers für jedes nachgeordnete Konto und deren Gesamtsumme sowie der Betrag der nicht verteilten Mittel,

-

die Summe der Maßnahmen auf der Verwendungsebene sowie die noch verfügbaren Mittel für jedes nachgeordnete Konto und deren Gesamtsumme.

6.2.1.2

 Bei Verpflichtungsermächtigungen (Ausgabetitel) - MV

-

die Summe der einzelnen Zuweisungen und Rückrufe des Bewirtschafters des übergeordneten Kontos je Fälligkeitsjahr und deren Gesamtsumme,

-

die nicht verteilten Verpflichtungsermächtigungen je Fälligkeitsjahr und deren Gesamtsumme,

-

die Summe der Zuweisungen und Rückrufe des Kontoinhabers für jedes nachgeordnete Konto je Fälligkeitsjahr und deren Gesamtsumme,

-

die Summe der Maßnahmen der Verwendungsebene für jedes nachgeordnete Konto je Fälligkeitsjahr und deren Gesamtsumme,

-

die Summe der Maßnahmen der Verwendungsebene für den Kontoinhaber je Fälligkeitsjahr und deren Gesamtsumme,

bei Verpflichtungsermächtigungen (Ausgabetiteln) - TV

-

die Summe der einzelnen Zuweisungen und Rückrufe des Bewirtschafters des übergeordneten Kontos je Fälligkeitsjahr und deren Gesamtsumme,

-

die nicht verteilten Verpflichtungsermächtigungen je Fälligkeitsjahr und deren Gesamtsumme,

-

die Summe der Zuweisungen und Rückrufe für jedes nachgeordnete Konto je Fälligkeitsjahr und deren Gesamtsumme,

-

die Summe der Maßnahmen auf der Verwendungsebene für jedes nachgeordnete Konto je Fälligkeitsjahr und deren Gesamtsumme.

6.2.1.3

 Bei Haushaltseinnahmen (Einnahmetitel) - MV

-

die Summe der Maßnahmen der Verwendungsebene für jedes nachgeordnete Konto und für den Kontoinhaber selbst,

bei Haushaltseinnahmen (Einnahmetitel) - TV

-

die Summe der Maßnahmen auf der Verwendungsebene für jedes nachgeordnete Konto und deren Gesamtsumme.

6.2.2

 Kontoauszüge der Verwendungsebene (TV)

Jeder Kontoauszug ergänzt die vorausgegangenen Kontoauszüge. Zusammen bilden sie den lückenlosen Nachweis für die Kontoführung. Dargestellt werden

6.2.2.1

 bei Haushaltsausgaben (Ausgabetitel)

-

der Stand der erhaltenen Zuweisungen, vermindert um die gegebenenfalls zurückgerufenen Ausgaben,

-

der Stand der Änderungen des Verfügungsrahmens durch die Inanspruchnahme von Deckungsvermerken,

-

der Stand der verfügbaren Ausgaben,

-

die Stände der Bewirtschaftungsmaßnahmen und Zahlungen zum Zeitpunkt des vorausgegangenen Kontoauszugs,

-

die einzelnen Verteilungsmaßnahmen des Bewirtschafters des unmittelbar übergeordneten Kontos,

-

die einzelnen Maßnahmen des Kontoinhabers zur Änderung des Verfügungsrahmens durch die Inanspruchnahme eines Deckungsvermerks,

-

die einzelnen Bewirtschaftungsmaßnahmen und Zahlungen seit der Erstellung des vorangegangenen Kontoauszugs:

-

Festlegungen von Haushaltsmitteln,

-

Auszahlungsanordnungen,

-

Annahmeanordnungen für Rückeinnahmen, Erstattungen und Beiträge Dritter,

-

Aufhebungen von gebuchten Festlegungen oder Zahlungsanordnungen,

-

die fortgeschriebenen Stände der Bewirtschaftungsmaßnahmen und Zahlungen.

Annahmeanordnungen und Einzahlungen werden mit negativem Vorzeichen dargestellt.

6.2.2.2

 Bei Verpflichtungen (Ausgabetitel)

-

die einzelnen Zuweisungen oder Rückrufe von Verpflichtungsermächtigungen des Bewirtschafters des übergeordneten Kontos, aufgegliedert nach Fälligkeitsjahren,

-

die Summe der Zuweisungen und Rückrufe je Fälligkeitsjahr und insgesamt,

-

der Stand der verfügbaren Verpflichtungsermächtigungen je Fälligkeitsjahr und insgesamt,

-

die Stände der eingegangenen Verpflichtungen zu Lasten und nicht zu Lasten von Verpflichtungsermächtigungen, der Verpflichtungen der Vorjahre und die Summe daraus je Fälligkeitsjahr und insgesamt zum Zeitpunkt des vorangegangenen Kontoauszugs,

-

die einzelnen Bewirtschaftungsmaßnahmen seit der Erstellung des vorangegangenen Kontoauszugs:

-

Verpflichtungen durch Inanspruchnahme von Verpflichtungsermächtigungen, aufgegliedert nach Fälligkeitsjahren,

-

Verpflichtungen ohne Inanspruchnahme von Verpflichtungsermächtigungen, aufgegliedert nach Fälligkeitsjahren,

-

die fortgeschriebenen Stände der eingegangenen Verpflichtungen zu Lasten und nicht zu Lasten von Verpflichtungsermächtigungen, der Verpflichtungen der Vorjahre und die Summe daraus je Fälligkeitsjahr und insgesamt,

-

der Stand der offenen Festlegungen von Haushaltsmitteln auf dem Konto,

-

der Stand aller Verpflichtungen und Festlegungen auf dem Konto.

6.2.2.3

 Bei Haushaltseinnahmen (Einnahmetitel)

-

die Stände der Annahmeanordnungen und der Zahlungen zum Zeitpunkt des vorangegangenen Kontoauszugs,

-

die einzelnen Bewirtschaftungsmaßnahmen und Zahlungen seit der Erstellung des vorangegangenen Kontoauszugs:

-

Annahmeanordnungen,

-

Auszahlungsanordnungen,

-

Aufhebungen von Zahlungsanordnungen,

-

Zahlungen,

-

die fortgeschriebenen Stände der Bewirtschaftungsmaßnahmen und Zahlungen.

Annahmeanordnungen und Einzahlungen werden mit negativem Vorzeichen dargestellt.

Für Einzahlungen, die im Zahlungsüberwachungsverfahren oder in anderen Subsystemen erhoben werden, enthält der HKR-Kontoauszug grundsätzlich nur summarische Ist-Ergebnisse.

6.2.3

 Kontoauszüge bei Soll=Ist-Fällen

Bei den Sachbuchkonten, die als Soll=Ist-Fälle geführt werden, können die Verteilungs- und Mittelfestlegungsmaßnahmen und damit im Kontoauszug die Darstellung aller dazugehörigen Einzel- und Summennachweise entfallen. Soll=Ist-Fälle werden durch einen Texthinweis gekennzeichnet.

6.3

 Titel- und Objektübersicht der unmittelbar nachgeordneten Bewirtschafter

Die Titel- und Objektübersicht der nachgeordneten Bewirtschafter liefert dem MV eine summarische Übersicht über alle Konten seiner nachgeordneten Bewirtschafter, soweit er ihnen diese Konten durch Zuweisung eröffnet hat, und deren Bewirtschaftungsstand. Er erhält sie regelmäßig zum Monatsende, soweit in der LDS nichts anderes hinterlegt ist, oder auf Anforderung im HKR-Dialog oder im HKR@WEB. Vom nachgeordneten Bewirtschafter eingerichtete Konten werden nicht dargestellt.

6.4

 Titel- und Objektübersicht

Die Titel- und Objektübersicht liefert dem Bewirtschafter eine verdichtete Übersicht über seine Konten mit dem jeweiligen Stand der Bewirtschaftung. Er erhält sie regelmäßig zum Monats ende, soweit in der LDS nichts anderes hinterlegt ist, oder auf Anforderung im HKR-Dialog oder im HKR@WEB.

6.5

 Auswertung mit Hilfe von Textinformationen

Der TV kann seine Bewirtschaftungsmaßnahmen auf der Verwendungsebene innerhalb der Konten und auch kontenübergreifend nach weiteren Merkmalen auswerten. Er muss dazu die auszuwertenden Anordnungen in dem Feld 7 der Satzart H02 (oder H12) bzw. bei SEPA-Vordrucken im Feld H2 mit einer von ihm gewählten Textinformation von bis zu 11 Schreibstellen Länge versehen. Der Text ist am Anfang und am Ende jeweils durch zwei +-Zeichen (++) zu begrenzen. Anordnungen, die dasselbe Sachbuchkonto betreffen, dürfen unterschiedliche Textinformationen enthalten. Auswertungen mit Hilfe von Textinformationen können im HKR-Dialog oder im HKR@WEB angefordert werden. Bei Verwendung der Vordrucke F05 und F05-SEPA bei Darlehensauszahlungen ist die Anordnung von Textinformationen zu Auswertungszwecken nicht möglich.

6.6

 Nachweis der nicht abgewickelten Abschlagsauszahlungen

Der TV erhält für jedes Titel- oder Objektkonto auf der Verwendungsstufe mit Abschlagszahlungsfällen monatlich den Nachweis der je Abschlagskontrollnummer offenen Abschlagsauszahlungen. Der Ausdruck enthält auch die in den Vorjahren geleisteten und nicht abgewickelten Abschlagsauszahlungen.

6.7

 Nachweis der nicht abgewickelten Einzelvorschüsse- und Einzelverwahrungen

Der TV erhält für jedes Sachbuchkonto mit einzeln nachzuweisenden Vorschüssen oder Verwahrungen monatlich den Nachweis der je Kontrollnummer offenen Vorschüsse und Verwahrungen. Der Ausdruck enthält auch die in den Vorjahren geleisteten und nicht abgewickelten Vorschüsse und Verwahrungen.

7 

Zuweisung und Rückruf von Haushaltsmitteln

7.1

 Allgemeines

7.1.1

 Zuweisung von Haushaltsmitteln durch den MV

(1) Der MV kann unter seiner Bewirtschafternummer Haushaltsmittel auf eigene Objektkonten, aufgrund eines Deckungsvermerkes auf eigene Titel- oder Objektkonten und an seine nachgeordneten Bewirtschafter zuweisen, soweit der übergeordnete MV nichts anderes bestimmt.

(2) Werden aus Haushaltsstellen vorwiegend wiederkehrende Zahlungen angeordnet, so ist wegen der Verfügbarkeitskontrolle der Jahresbetrag der wiederkehrenden Auszahlungen zuzuweisen.

(3) Zuweisungen und Ausgleich für Ausgaben, die nach § 15 Abs. 2 BHO zur Selbstbewirtschaftung veranschlagt sind, erfolgen nach dem in der Anlage 2 beschriebenen Verfahren.

7.1.2

 Zuweisung von Haushaltsmitteln durch den TV

Der TV kann unter seiner Bewirtschafternummer Haushaltsmittel auf eigene Objektkonten sowie aufgrund eines Deckungsvermerkes auf eigene Titel- oder Objektkonten zuweisen, soweit der übergeordnete MV nichts anderes bestimmt.

7.2

 Zuweisung von Ausgaben an unmittelbar nachgeordnete Bewirtschafter oder auf eigene Objektkonten (E02)

Im HKR-Dialog oder mit dem HKR-Vordruck E02 können Ausgaben von einer Haushaltsstelle eines Bewirtschafters an bis zu drei nachgeordnete Bewirtschafter oder auf bis zu drei diesem Konto unmittelbar nachgeordnete Objektkonten zugewiesen werden. Die Maßnahme wird nur ausgeführt, wenn die nachgeordneten Objektkonten eingerichtet sind und die verfügbaren Mittel auf dem abgebenden Konto ausreichen.

7.3

 Sammelanweisung zur Zuweisung von Ausgaben (E05)

7.3.1

 Auf eigene Objektkonten des Bewirtschafters

Im HKR-Dialog oder mit dem HKR-Vordruck E05 können Ausgaben von einer Haushaltsstelle eines Bewirtschafters auf diesem Konto nachgeordnete Objektkonten desselben Bewirtschafters zugewiesen werden. Dies ist notwendig, wenn von der abgebenden Haushaltsstelle auf eine größere Anzahl von Objektkonten zugewiesen werden soll.

7.3.2

 An unmittelbar nachgeordnete Bewirtschafter

Mit dem HKR-Vordruck E05 können Ausgaben von unterschiedlichen Haushaltsstellen einem nachgeordneten Bewirtschafter zugewiesen werden.

7.4

 Zuweisung von Verpflichtungsermächtigungen an unmittelbar nachgeordnete Bewirtschafter oder auf eigene Objektkonten (E01)

7.4.1

 Zuweisung durch den MV

Der MV kann im HKR-Dialog oder mit dem HKR-Vordruck E01 Verpflichtungsermächtigungen von einer Haushaltsstelle an bis zu fünf nachgeordnete Bewirtschafter oder auf bis zu fünf nachgeordnete eigene Objektkonten zuweisen. Verpflichtungsermächtigungen können für bis zu fünf verschiedene Fälligkeitsjahre einem nachgeordneten Bewirtschafter oder einem Objektkonto zugewiesen werden. Kombinationen aus beiden Zuweisungsarten sind möglich. Voraussetzung für die Zuweisung ist die Einrichtung der nachgeordneten Konten und eine ausreichende Höhe der verfügbaren Verpflichtungsermächtigungen auf der abgebenden Haushaltsstelle.

7.4.2

 Zuweisung durch den TV

Der TV kann im HKR-Dialog oder mit dem HKR-Vordruck E01 Verpflichtungsermächtigungen von einer Haushaltsstelle auf bis zu fünf nachgeordnete eigene Objektkonten zuweisen. Verpflichtungsermächtigungen können für bis zu fünf verschiedene Fälligkeitsjahre auf ein nachgeordnetes eigenes Objektkonto zugewiesen werden. Kombinationen aus beiden Zuweisungsarten sind möglich. Voraussetzung für die Zuweisung ist die Einrichtung der nachgeordneten Konten und eine ausreichende Höhe der verfügbaren Verpflichtungsermächtigungen auf der abgebenden Haushaltsstelle.

7.5

 Rückruf von Ausgaben und Verpflichtungsermächtigungen (E03)

7.5.1

 Rückruf durch den MV

Der MV kann im HKR-Dialog oder mit dem HKR-Vordruck E03 noch verfügbare Ausgaben und Verpflichtungsermächtigungen von einem eigenen nachgeordneten Objektkonto oder von den Konten seiner nachgeordneten Bewirtschafter zurückrufen.

7.5.2

 Rückruf durch den TV

Der TV kann im HKR-Dialog oder mit dem HKR-Vordruck E03 noch verfügbare Ausgaben und Verpflichtungsermächtigungen von einem eigenen nachgeordneten Objektkonto zurückrufen.

7.6

Zuweisung von Ausgaben und Verpflichtungsermächtigungen aufgrund eines Deckungsvermerks sowie Buchung auf einem vorläufigen Deckungs- oder einem Sperrkonto (E04)

7.6.1

 Zuweisung durch den MV

(1) Der MV kann im HKR-Dialog oder mit dem HKR-Vordruck E04 aufgrund eines (auch einseitigen) Deckungsvermerks Ausgaben und Verpflichtungsermächtigungen von einem eigenen Objektkonto einem anderen Objektkonto zuweisen, wenn ein übergeordneter MV nichts anderes bestimmt.

(2) Die Zuweisung an ein Konto eines anderen MV ist dabei nur möglich, wenn beide MV für diese Konten einen gemeinsamen übergeordneten MV haben.

7.6.2

 Zuweisung durch den TV

(1) Der TV kann im HKR-Dialog oder mit dem HKR-Vordruck E04 aufgrund eines (auch einseitigen) Deckungsvermerks von seiner Haushaltsstelle Ausgaben oder Verpflichtungsermächtigungen einer eigenen anderen Haushaltsstelle zuweisen, wenn der übergeordnete MV nichts anderes bestimmt.

(2) Im HKR-Dialog oder mit dem HKR-Vordruck E04 können auch gesperrte Ausgaben einzelner Titel auf ein Sperrkonto sowie global gesperrte Ausgaben von einem vorläufigen Deckungskonto summarisch auf ein Sperrkonto übertragen werden. Dies gilt für gesperrte Verpflichtungsermächtigungen entsprechend (vgl. VV zu § 41 BHO).

7.7

 Verlagerung der durch Einnahmen, Beiträge Dritter und Rückeinnahmen entstehenden Verfügbarkeit (E04)

Das HKR-Verfahren unterscheidet zwischen Ausgaben, die im Haushaltsplan nach Zweckbestimmung und Ansatz ausgebracht sind, und verfügbaren Ausgaben. Die verfügbaren Ausgaben umfassen neben den im Haushaltsplan veranschlagten Ausgaben auch:

-

Einnahmen, die laut Haushaltsvermerk zur Deckung oder Verstärkung von Ausgaben vorgesehen sind, sowie

-

Beiträge Dritter und Rückeinnahmen.

Diese Einnahmen sowie Beiträge Dritter und Rückeinnahmen sind für die Rechnungslegung auf die sachlich zutreffende Haushaltsstelle des TV zu buchen (Fünfter Abschnitt).

7.7.1

 Einnahmen

(1) Ist dem TV die Inanspruchnahme der Deckungsvermerke übertragen und dienen die Einnahmen in voller Höhe zur Deckung oder Verstärkung eines Ausgabetitels oder mehrerer gegenseitig deckungsfähiger Ausgabetitel, können der Einnahme- und der bzw. die Ausgabetitel zu einem Deckungskreis verbunden werden.

(2) Dienen die Einnahmen nicht in voller Höhe zur Deckung oder Verstärkung eines Ausgabetitels oder mehrerer gegenseitig deckungsfähiger Ausgabetitel, ist nur die Verlagerung der durch die Einnahmen entstandenen Verfügbarkeit von einem Titelverwalterkonto der untersten Ebene auf ein anderes Titelverwalterkonto der untersten Ebene möglich.

7.7.2

 Anzeigepflichtige Beiträge Dritter/Rückeinnahmen

(1) Bei Investitionstiteln vereinnahmte Beiträge Dritter/Rückeinnahmen sind einem übergeordneten MV unmittelbar nach Eingang anzuzeigen und zur weiteren Verwendung zu überlassen.

(2) Für Beiträge Dritter und Rückeinnahmen ist nur die Verlagerung der Verfügbarkeit von einem Titelverwalterkonto der untersten Ebene auf ein anderes Titelverwalterkonto der untersten Ebene möglich, soweit diese Verfügbarkeit die Höhe des ursprünglichen Ansatzes übersteigt. Dies gilt auch, wenn die verfügbaren Ausgaben auf einem anderen Objekt desselben Titels benötigt werden und kein Deckungskreis eingerichtet wurde.

7.7.3

 Verlagerung der Verfügbarkeit

(1) Die Verfügbarkeit im eigenen Kontenbereich des TV wird im HKR-Dialog oder mit dem HKR-Vordruck E04, Verarbeitungsschlüssel 50008, verlagert.

(2) Soll die Verfügbarkeit auf ein Sachbuchkonto eines anderen TV verlagert werden, ist der MV zu beteiligen, dem die Einnahmen/Rückeinnahmen/ Beiträge Dritter anzuzeigen bzw. zu überlassen sind.

(3) Der übergeordnete MV richtet ggf. eine Titelverwalternummer und Konten speziell für die Verlagerung der Verfügbarkeit ein.

8 

Buchung eingegangener Verpflichtungen

(1) Die Buchung eingegangener Verpflichtungen (HKR-Vordrucke F01 und F02) ist auf die Haushaltsstelle anzuordnen, aus denen später die Zahlungen zu leisten sind. Die Buchung insgesamt auf nur einer Haushaltsstelle eines Deckungskreises ist nicht zulässig.

(2) Bei der Buchung eingegangener Verpflichtungen im HKR-Dialog sind immer Ausdrucke als Beleg der Buchung im Sachbuchkonto zu erstellen und von einem Anordnungsbefugten zu unterzeichnen. Die Anordnungsbefugnis kann in diesen Fällen allgemein den zuständigen Sachbearbeitern übertragen werden, ohne dass eine Unterschriftsprobe der Bundeskasse nach Nr. 2.2.4.3 der Anlage zu den VV für Zahlungen, Buchführung und Rechnungslegung (§§ 70 bis 72 und 74 bis 80 BHO) übersandt wird. Die HKR-Vordrucke F01 und F02 sind vom Bewirtschafter entsprechend den Aufbewahrungsfristen vorzuhalten und auf Anforderung mit den begründenden Unterlagen in der Reihenfolge der Buchungen der Rechnungsprüfung zur Verfügung zu stellen.

8.1

 Verpflichtungen für künftige Haushaltsjahre (F01)

(1) Im HKR-Dialog oder mit dem HKR-Vordruck F01 ordnet der TV die Buchung rechtsgültig eingegangener Verpflichtungen für künftige Haushaltsjahre auf einem seiner Titel- oder Objektkonten an. Die Buchung kann zu Lasten einer verfügbaren Verpflichtungsermächtigung, aber auch ohne Verpflichtungsermächtigung angeordnet werden. Bei Erreichen des Fälligkeitsjahres werden die gebuchten Verpflichtungen – vorbehaltlich der im sechsten Abschnitt zu HKR-Vordruck F01 enthaltenen Ausnahmen bei wiederkehrenden Auszahlungen (WAZ) – automatisch in Festlegungen zu Lasten der für das laufende Haushaltsjahr verfügbaren Ausgaben umgewandelt.

(2) Im HKR-Dialog oder mit dem HKR-Vordruck F01 können gebuchte Verpflichtungen geändert oder aufgehoben werden.

8.2

 Festlegung von Ausgaben und Aufhebung einer Festlegung (F02)

(1) Im HKR-Dialog oder mit dem HKR-Vordruck F02 weist der TV die Festlegung von Ausgaben aufgrund einer rechtsgültig eingegangenen Verpflichtung auf einer Haushaltsstelle für das laufende Haushaltsjahr zu Lasten der verfügbaren Ausgaben an. Die Festlegung ist auch bei Haushaltsstellen, die in einem Deckungskreis verbunden sind, stets auf die Haushaltsstelle anzuweisen, aus denen die späteren Zahlungen geleistet werden. Die summarische Buchung auf einem einzelnen Konto, z. B. auf einem Zuweisungskonto, ist nicht zulässig.

(2) Im HKR-Dialog oder mit dem HKR-Vordruck F02 kann eine angewiesene Festlegung von Ausgaben wieder aufgehoben werden. Mit der Aufhebung der Festlegung stehen die Ausgaben wieder uneingeschränkt zur Verfügung.

(3) Alle Festlegungen auf einer Haushaltsstelle werden summiert. Bei späterer Ausbuchung eines festgelegten Betrages aufgrund einer Zahlung oder Aufhebung einer Festlegung wird der festgelegte Gesamtbetrag reduziert, nicht aber eine konkrete vorangegangene Festlegung ausgebucht. Beim Jahresabschluss werden noch festgelegte Beträge auf die entsprechenden Konten des neuen Haushaltsjahres vorgetragen.

Vierter Abschnitt Auszahlungen

9 

Auszahlungen

(1) Auszahlungen werden grundsätzlich an dem in der Kassenanordnung angegebenen Fälligkeitstag ausgeführt. Soll die Zahlung bereits am Fälligkeitstag dem Konto des Empfangsberechtigten gutgeschrieben werden, ist die Auszahlung mit dem Kennzeichen „Gutschrift auf Empfängerkonto“ anzuordnen. Zahlungen bis 50.000 Euro werden dann einen Werktag vor dem Fälligkeitstag ausgeführt. Zahlungen ab 50.000 Euro werden am Fälligkeitstag automatisch telegrafisch ausgeführt und damit taggleich dem Konto des Empfangsberechtigten gutgeschrieben. Ist das Fälligkeitsdatum kein Bankarbeitstag (z.B. 31.Dezember) wird die Zahlung am nächsten auf den Fälligkeitstag folgenden Werktag ausgeführt. Bei der Buchung im HKR-Verfahren wird bei telegrafischen Zahlungen im Buchungstext ein Hinweis über den Auszahlungstag erstellt.

(2) Auszahlungen, die telegrafisch ohne das Kennzeichen „Gutschrift auf Empfängerkonto“ angeordnet werden (mit Vermerk auf der Anordnung), werden ebenfalls am Fälligkeitstag auf dem Konto des Empfängers gutgeschrieben. Um Liquiditätsnachteile des Bundes zu vermeiden, dürfen solche Zahlungen nur in begründeten Einzelfällen und grundsätzlich erst ab einem Betrag in Höhe von 1.000 Euro angeordnet werden.

(3) Auszahlungen für den einheitlichen Euro-Zahlungsverkehrsraum (SEPA) sind mit den HKR-Vordrucken des Siebten Abschnitts anzuordnen. Zum Euro-Zahlungsverkehrsraum gehören neben dem Inland zurzeit grundsätzlich die übrigen Staaten der europäischen Union, die Schweiz, Island, Norwegen und Liechtenstein (ausländischer Euro-Zahlungsverkehrsraum). Die am ausländischen Euro-Zahlungsverkehrsraum aktuellen teilnehmenden Staaten können im Internetangebot der Deutschen Bundesbank ermittelt werden. Auszahlungen für den ausländischen Euro-Zahlungsverkehrsraum sind immer mit IBAN und BIC anzuordnen, da sonst die Banken den Zahlungsauftrag nicht ausführen.

9.1

 Einmalige Auszahlungen

9.1.1

 Leistung einer einmaligen Auszahlung, einer Abschlagsauszahlung oder einer Schlussauszahlung (F05 oder F05-SEPA)

(1) Mit den HKR-Vordrucken F05 oder F05-SEPA kann der TV eine einmalige Auszahlung, eine Abschlagsauszahlung oder eine Schlussauszahlung an einen Empfangsberechtigten zu Lasten einer Haushaltsstelle anordnen.

(2) Die Buchung erfolgt zu Lasten der auf dem Konto festgelegten Ausgaben, wenn der Auszahlungsanordnung Festlegungen in ausreichender Höhe vorangegangen sind. Der Betrag wird zu Lasten der verfügbaren Ausgaben gebucht, wenn der Auszahlungsanordnung keine Festlegung vorangegangen ist oder soweit die festgelegten Ausgaben nicht ausreichen.

(3) Mit den HKR-Vordrucken F05 oder F05-SEPA kann auch die Buchung von Auszahlungen im Lastschrifteinzugsverfahren und von Postbarzahlungen angeordnet werden. Zur Vermeidung von Doppelzahlungen sind die Felder für die Bankverbindung durch einen waagerechten Strich zu entwerten.

(4) Der Lastschrifteinzug setzt eine von der Bundeskasse erteilte Einzugsermächtigung voraus.

9.1.2

 Leistung einer einmaligen Sammelauszahlung aus einem Titel- oder Objektkonto an mehrere Empfangsberechtigte (F07 mit Anlage F07A oder F07-SEPA)

(1) Einmalige Sammelauszahlungen zu Lasten einer Haushaltsstelle an unterschiedliche Empfangsberechtigte können mit den HKR-Vordrucken F07 und Anlage F07A oder F07-SEPA angeordnet werden. Der HKR-Vordruck F07 oder F07-SEPA enthält die Buchungsdaten, die Anlage F07A oder die Empfängerliste die für die einzelnen Auszahlungen benötigten Angaben. Der Vordruck F07 ist nur für unbare Inlandszahlungen zu verwenden. Mit dem HKR-Vordruck F07-SEPA und der Empfängerliste können nur unbare Euro-Überweisungen für den Euro-Zahlungsverkehrsraum angeordnet werden.

(2) In die Anlage F07A oder der Empfängerliste können Zahlungsdaten von bis zu vier Empfangsberechtigten eingetragen werden. Insgesamt können bis zu zwölf Anlagen mit insgesamt bis zu 48 Einzelauszahlungen mit einer Sammelanordnung angeordnet werden. Die Anlagen sind bei 1 beginnend fortlaufend zu nummerieren.

9.1.3

 Leistung einer einmaligen Sammelauszahlung aus unterschiedlichen Haushaltsstellen an einen Empfangsberechtigten (F11 und Anlage F11A oder F05-SEPA mit Kontierungsblatt)

(1) Einmalige Sammelauszahlungen zu Lasten unterschiedlicher Haushaltsstellen an einen Empfangsberechtigten können mit den HKR-Vordrucken F11 und Anlage F11A oder F05-SEPA mit Kontierungsblatt angeordnet werden. Der HKR-Vordruck F11 oder F05-SEPA kann auch für Auszahlungen aus einer Haushaltsstelle mit verschiedenen Textinformationen genutzt werden. Ansonsten gelten die Regelungen der Nr. 9.1.1 entsprechend.

(2) Der HKR-Vordruck F11 oder F05-Sepa enthält die Daten für die Gesamtzahlung, die auf dem Überweisungsträger erscheinen, die Anlage F11A oder das Kontierungsblatt die Daten für die Buchungen bei den einzelnen belasteten Titel- oder Objektkonten bzw. für die einzelnen Textinformationen.

(3) In die Anlage F11A oder dem Kontierungsblatt können Buchungsdaten von bis zu vier Haushaltsstellen eingetragen werden. Insgesamt können bis zu 12 Anlagen mit insgesamt bis zu 48 Einzelbuchungen mit einer Sammelanordnung angeordnet werden. Die Anlagen sind bei 1 beginnend fortlaufend zu nummerieren.

9.1.4

 Aufhebung einer Auszahlungsanordnung (F05, F07/F07A, F11/F11A oder F05-SEPA, F05-SEPA mit Kontierungsblatt und F07-SEPA)

(1) Mit dem HKR-Vordruck F05 oder F05-SEPA kann eine Anordnung zur Leistung einer einmaligen Auszahlung aufgehoben werden, solange die Zahlung noch nicht ausgeführt wurde.

(2) Nur mit dem HKR-Vordruck F05 kann eine mit den HKR-Vordrucken F07 oder F11 gebuchte Anordnung zur Leistung einer einmaligen Auszahlung ganz, bei Anordnungen mit HKR-Vordrucken F07 auch teilweise aufgehoben werden, solange die Zahlung noch nicht ausgeführt wurde. Dies gilt entsprechend auch für die Aufhebung einer Anordnung auf HKR-Vordruck F07-SEPA mit Vordruck F05-SEPA.

9.1.5

 Leistung und Buchung einer Auszahlung aufgrund allgemeiner Auszahlungsanordnung (M03 oder M03-SEPA)

(1) Zur Leistung und Buchung einer Auszahlung aufgrund allgemeiner Auszahlungsanordnung ist der Bundeskasse der HKR-Vordruck M03 oder M03-SEPA zu übersenden.

(2) Die Regelungen für die HKR-Vordrucke F05 und F05-SEPA gelten entsprechend.

9.1.6

 Umbuchung von geleisteten Zahlungen (F09)

(1) Der TV kann innerhalb seines Kontenbereiches Auszahlungen nachträglich von einer Haushaltsstelle auf eine andere Haushaltsstelle umbuchen, solange das Haushaltsjahr noch nicht abgeschlossen ist. Die Umbuchung der Zahlung kann mit dem HKR-Vordruck F09 angeordnet werden. Der Vordrucksatz hat zwei Durchschriften, von denen eine zusammen mit dem Original an die Bundeskasse zu senden ist.

(2) Außerdem können unzutreffende Angaben zu Abschlags- und Schlusszahlungen, Textinformationen und Buchungstexte berichtigt sowie Einzahlungen, die außerhalb des Zahlungsüberwachungsverfahrens eingezogen wurden, umgebucht werden.

(3) Einzahlungen, die im Zahlungsüberwachungsverfahren (Nr. 11) vereinnahmt wurden, können nur in diesem Verfahren umgebucht werden.

9.1.7

 Anordnung zur Leistung von Auszahlungen im Abrufverfahren (F35) und Aufhebung der Abrufermächtigung (F35A)

Zur Auszahlung von Bundesmitteln an Zuwendungsempfänger und an Bundesmittel verwaltende Stellen außerhalb der Bundesverwaltung im Abrufverfahren gemäß der Richtlinie zur Auszahlung von Bundesmitteln an Zuwendungsempfänger und an Bundesmittel verwaltende Stellen außerhalb der Bundesverwaltung im Abrufverfahren (Abrufrichtlinie) erteilt der Bewirtschafter mindestens einmal jährlich eine Anordnung auf HKR-Vordruck F35 über den bewilligten Betrag. Die Anordnung kann mit HKR-Vordruck F35A wieder aufgehoben werden. Das Verfahren ist in der Abrufrichtlinie des Bundes geregelt.

9.2

 Wiederkehrende Auszahlungen (F31, F32 mit Anlage F32A oder F31-SEPA)

(1) Mit den HKR-Vordrucken F31 oder F31-SEPA (Auszahlung aus einer Haushaltsstelle) und F32 mit Anlage F32A oder F31-SEPA und Kontierungsblatt (Auszahlung aus verschiedenen Haushaltsstellen oder aus einer Haushaltsstelle mit mehreren Textinformationen) können Auszahlungen an einen Empfangsberechtigten, die in bestimmten regelmäßigen Zeitabständen in gleich bleibenden Teilbeträgen zu leisten sind angeordnet werden (WAZ). Als regelmäßiger Zahlungstag kann dabei jeder Kalendertag gewählt werden.

(2) Wiederkehrende Postbarzahlungen (Zahlungen zur Verrechnung/ZzV) sind ebenfalls mit diesen HKR-Vordrucken anzuordnen.

9.2.1

 Anlegung, Änderung und Stilllegung von Stammsätzen

(1) Mit der Anordnung der Auszahlungen mit HKR-Vordrucken F31 oder F32 mit Anlage F32A oder F31-SEPA wird für jede wiederkehrende Auszahlung ein Stammsatz WAZ angelegt. Mit den HKR-Vordrucken F31/F32 oder F31-SEPA sind auch Änderungen oder Stilllegungen von bestehenden Stammsätzen anzuordnen.

(2) Die automatisch errechneten Rückzahlungen bei der Stilllegung von wiederkehrenden Auszahlungen sind im Zahlungsüberwachungsverfahren zu überwachen (siehe Erläuterungen und Ausfüllhinweise zum HKR-Vordruck F31).

9.2.2

 Rechnungssoll

Bei der Anlegung und ggf. bei der Änderung eines Stammsatzes wird aus der Anordnung das Rechnungssoll der wiederkehrenden Auszahlung für das laufende Haushaltsjahr errechnet und auf der betroffenen Haushaltsstelle zum Soll gestellt. Stehen auf der Haushaltsstelle nicht genügend Ausgaben zur Verfügung, wird die Anordnung abgewiesen.

9.2.3

 Inhalt von Stammsätzen

Im Stammsatz WAZ werden alle Informationen der Anordnung gespeichert. Außerdem werden Angaben über die Abwicklung des Zahlungsfalls festgehalten und fortgeschrieben, d. h. insbesondere Angaben über die geleistete erste Zahlung, die nächste fällige Zahlung, die im laufenden Haushaltsjahr bereits geleisteten Zahlungen sowie die restlichen Anordnungen. Das Rechnungssoll ergibt sich aus der Summe von erfolgten Auszahlungen und noch offener Anordnung.

9.2.4

 Datenblatt

(1) Als Bestätigung für die Anlegung eines Stammsatzes erhalten TV und zuständige Bundeskasse ein Datenblatt „Wiederkehrende Auszahlungen“ mit einer vom System vergebenen Stammnummer mit dem Inhalt des Stammsatzes. Bei jeder Änderung und Stilllegung zu dieser Stammnummer erhalten TV und Bundeskasse ein Datenblatt mit einer jeweils um 1 erhöhten fortlaufenden Blattnummer. Im Datenblatt sind die Belegnummern aller Anordnung ausgedruckt.

(2) Der TV überprüft jedes Datenblatt daraufhin, ob seine Anordnung vollständig, richtig und rechtzeitig ausgeführt wurde.

(3) TV und Bundeskasse können darüber hinaus jederzeit im HKR-Dialog ein Datenblatt anfordern. Bei der Anforderung von Datenblättern wird die laufende Blattnummer nicht erhöht.

9.2.5

 Jahresabschluss

(1) Beim Jahresabschluss werden alle Stammsätze für die wiederkehrenden Auszahlungen, die nach dem Feld „letzte Zahlung“ im neuen Haushaltsjahr fortgeführt werden sollen, automatisch in das nächste Haushaltsjahr übertragen. Dabei wird auch das neue Rechnungssoll ermittelt und als Anordnung auf der Haushaltsstelle gebucht.

(2) Wird diese Haushaltsstelle im neuen Haushaltsjahr nicht fortgeführt, ist auch eine automatische Übernahme des Stammsatzes nicht möglich. In diesem Fall wird der TV durch ein Fehlerprotokoll und Datenblatt unterrichtet und zur Anlegung eines neuen Stammsatzes aufgefordert.

(3) Wegen der Buchung von Verpflichtungen im Zusammenhang mit wiederkehrenden Auszahlungen siehe auch die Erläuterungen und Ausfüllhinweise des sechsten Abschnitts zu HKR-Vordruck F01 Feld 3.

9.3

 Auslandszahlungen (Ergänzungsblatt F zu F05-SEPA und F31-SEPA)

(1) Das Ergänzungsblatt F ist auszufüllen, wenn für die Anordnung einer Auslandszahlung (einschließlich Scheckzahlung) mehr Angaben notwendig sind als in den HKR-Vordrucken F05-SEPA und F31-SEPA eingetragen werden können.

(2) Euro-Überweisungen innerhalb des Euro-Zahlungsverkehrsraums sind mit den HKR-Vordrucken F05-SEPA und F31-SEPA ohne das Ergänzungsblatt F anzuordnen.

(3) Devisenzahlungen im Gegenwert eines Eurobetrags sind mit den HKR-Vordrucken F05-SEPA und F31-SEPA, Devisenzahlungen mit dem HKR-Vordruck F05-SEPAund dem Ergänzungsblatt F anzuordnen und werden über die Deutsche Bundesbank und ihre Korrespondenzbanken abgewickelt.

(4) Auslandszahlungen haben sehr unterschiedliche Laufzeiten (innerhalb der Europäischen Union bis zu einer Woche, im weiteren Ausland durchschnittlich zwei Wochen). Im HKR-Verfahren wird der Auszahlungszeitpunkt automatisch errechnet. Wird eine „Gutschrift auf Empfängerkonto“ angeordnet und liegt der angeordnete Zeitpunkt der „Gutschrift auf Empfängerkonto“ im Rahmen des automatisch errechneten Auszahlungszeitpunktes, wird die Anordnung zwar ausgeführt, allerdings ohne Garantie, zu welchem Zeitpunkt die Gutschrift erfolgt. Der TV erhält den Hinweis:

„- Auslandszahlung - Die rechtzeitige Gutschrift auf dem Empfängerkonto kann nicht garantiert werden.“

Liegt der angeordnete Zeitpunkt der „Gutschrift auf Empfängerkonto“ nach dem automatisch errechneten Auszahlungszeitpunkt, erhält der TV zusätzlich den Hinweis:

„Die Zahlung wird am TT.MM.JJJJ ausgeführt“.

Dadurch hat der TV die Möglichkeit, die Anordnung zu stornieren und ggf. mit einem früheren Fälligkeitstermin erneut anzuordnen.

(5) Für die statistischen Angaben gelten die Bestimmungen und Regelungen im „Merkblatt über statistische Meldungen im Außenwirtschaftsverkehr“ (aktueller Stand: www.bundesbank.de).

(6) Bei Devisenzahlungen erfolgen die Verfügbarkeitskontrolle sowie die Anordnungsbuchung in Euro zu einem aktuellen Kurs. Zwei bis drei Tage nach Auszahlung (Ist-Buchung) wird im HKR-Verfahren nach Rückmeldung der Deutschen Bundesbank automatisch eine etwaige Kursdifferenz zwischen Auslösung (HKR) und Umrechnung (Deutschen Bundesbank) mit Bezug (Bezugsbelegnummer) unter der ursprünglichen Anordnung gebucht.

9.4

Postbarzahlungen und Verrechnungsscheckzahlungen im Inland (Ergänzungsblatt F zu F05-SEPA, F31-SEPA und M03-SEPA)

Postbarzahlungen und Verrechnungsscheckzahlungen im Inland können mit den HKR-Vordrucken F05-SEPA und F31-SEPA sowie dem Ergänzungsblatt F angeordnet und mit dem HKR-Vordruck M03 und dem Ergänzungsblatt F ausgeführt werden. Es ist immer die vollständige Anschrift des Empfangsberechtigten anzugeben.

9.5

 Anordnung mit Kontierungsblatt und/oder Ergänzungsblatt F (F05-SEPA, F31-SEPA und M03-SEPA)

(1) Die Anordnung einer Auszahlung mit HKR-Vordruck F05-SEPA und F31-SEPA mit Kontierungsblatt und/oder Ergänzungsblatt F wird nur dann von der Bundeskasse ausgeführt, wenn das oder die entsprechende(n) Feld(er) in den HKR-Vordrucken F05-SEPA und F31-SEPA angekreuzt ist (sind). Erfolgt die Anordnung der Auszahlung mit Kontierungsblatt oder Ergänzungsblatt F, beziehen sich die Feststellung der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit sowie die Unterschrift des Anordnungsbefugten auch auf die Eintragungen im Kontierungsblatt und/oder Ergänzungsblatt F.

(2) Für die Buchung und Leistung einer Auszahlung mit HKR-Vordruck M03-Sepa gilt Absatz 1 entsprechend.

9.6

 Unanbringliche Auszahlungen

Auszahlungen, die von einem Kreditinstitut nicht ausgeführt werden konnten
(unanbringliche Auszahlungen), werden von den Bundeskassen unmittelbar wieder auf das ursprüngliche Sachbuchkonto des TV, aus dem die Anordnung erteilt wurde, gebucht, soweit der TV nichts anderes bestimmt hat. Das Bundesministerium der Finanzen kann für die unanbringlichen Auszahlungen ein bewirtschafterbezogenes Verwahrungskonto im Verwahrungsbuch Abschnitt 4 (9070 0000 48), Unterabschnitt 78 mit der Objektnummer 02 74 2077 zulassen. Für den Antrag gelten die Vorschuss- und Verwahrungsrichtlinien des Bundes zu § 60 BHO. Der TV erhält als Nachweis der Buchung eine Durchschrift des Kassenbelegs und entscheidet dann über das Weitere. Kursdifferenzen bei Devisenzahlungen gehen zu Lasten des Bewirtschafters.

Fünfter Abschnitt Einzahlungen

10 

Einzahlungen

Einzahlungen sind grundsätzlich auf Einnahmetitel zu buchen. Ausnahmen werden im Haushaltsgesetz und in Haushaltsvermerken sowie in den Vorschuss- und Verwahrungsrichtlinien des Bundes zu § 60 BHO (VO/VW-RiB) geregelt. Bei den Einnahmen bestehen Ausnahmen bei Rückeinnahmen, Erstattungen und Beiträgen Dritter.

10.1

 Rückeinnahmen

Rückeinnahmen sind Rückeinzahlungen wegen Überzahlung, Doppelzahlung oder nachträglicher Änderung der Berechnungsgrundlagen von im laufenden Haushaltsjahr geleisteten Ausgaben. Sie sind bei dem Ausgabetitel zu buchen, solange das Haushaltsjahr nicht abgeschlossen ist. Rückeinnahmen von Personalausgaben sind auch dann bei dem Ausgabetitel zu buchen, wenn sie aus vorhergehenden Haushaltsjahren stammen.

10.2

 Erstattungen

Erstattungen sind Einzahlungen, die im sachlichen Zusammenhang mit einer Ausgabe stehen und für die im Haushaltsplan kein eigener Einnahmetitel vorgesehen ist. Diese Erstattungen sind bei dem Ausgabetitel zu buchen, wenn er im Haushaltsplan den Haushaltsvermerk „Erstattungen fließen den Ausgaben zu“ enthält oder im Haushaltsgesetz eine entsprechende Regelung enthalten ist.

10.3

 Beiträge Dritter

(1) Beiträge Dritter sind Leistungen, mit denen sich Dritte an Ausgaben des Bundes beteiligen. Sie sind bei dem Ausgabetitel zu buchen, wenn er den Haushaltsvermerk „Beiträge Dritter fließen den Ausgaben zu“ enthält. Im Bundeshaushalt ist in diesen Fällen nur der Bundesanteil veranschlagt.

(2) Im HKR-Verfahren wird vor der Buchung von eingegangenen Verpflichtungen für das laufende Haushaltsjahr (Festlegungen) automatisch geprüft, ob Mittel in der angegebenen Höhe verfügbar sind, d. h., ob der TV keine höheren Verpflichtungen eingegangen ist, als ihm Mittel aus Haushaltsansatz und Beiträgen Dritter zur Verfügung stehen. Entsprechendes gilt für die Buchung und Ausführung von Auszahlungsanordnungen.

(3) Die verfügbaren Mittel werden über den Haushaltsansatz hinaus um die Beiträge Dritter erhöht, wenn eine Annahmeanordnung hierfür erteilt worden ist. Voraussetzung dafür ist, dass ein entsprechender Haushaltsvermerk vorhanden ist. Wird die Annahme von Beiträgen Dritter mit Erhöhung der verfügbaren Mittel angeordnet, werden die verfügbaren Mittel nicht erst im Zeitpunkt des Zahlungseingangs, sondern bereits im Zeitpunkt der Buchung der Annahmeanordnung erhöht. Damit ist anschließend auch die Buchung der eingegangenen Verpflichtung in voller Höhe möglich.

(4) Dies gilt auch für sonstige Einnahmen, die Ausgabetiteln zufließen.

(5) Falls Ausgaben aufgrund zu erwartender Einnahmen geleistet wurden und diese Einnahmen im laufenden Haushaltsjahr nicht eingehen, dürfen diese Einnahmen, soweit sie in den folgenden Haushaltsjahren eingehen, nicht mehr zur Leistung der Ausgaben verwendet werden.

11 

Einzahlungen im Zahlungsüberwachungsverfahren

(1) Das Zahlungsüberwachungsverfahren (ZÜV) ist ein Subverfahren des HKR-Verfahrens. In diesem Verfahren sind grundsätzlich alle Einzahlungen abzuwickeln, soweit nicht ein anderes Subverfahren zu verwenden ist.

(2) Nicht im ZÜV abzuwickeln sind Anordnungen mit Textinformationen (Nr. 6.5), Rückzahlungen von Abschlägen (Nr. 9.1.1) und Anordnungen mit sofortiger Erhöhung der verfügbaren Mittel (Nr. 10.3).

(3) Einzahlungen im ZÜV können von den TV elektronisch im ZÜV-Dialog (Nr. 12) oder schriftlich mit den vorgesehenen HKR-Vordrucken angeordnet werden (Annahmeanordnungen). Unabhängig von der Art der Anordnung stehen alle Kontoinformationen im ZÜV-Dialog zur Verfügung und können online abgerufen werden.

(4) Die Teilnahme am ZÜV-Dialog wird auf Antrag vom Kompetenzzentrum für das Kassen- und Rechnungswesen des Bundes zugelassen (Anträge im HKR-Dialog unter „Dokumentationen“). Für jeden Anwender wird eine eigene Benutzerkennung mit den Rechten im ZÜV-Dialog eingerichtet. Die Einzelheiten der Dialoganwendung sind im Benutzerhandbuch zum Zahlungsüberwachungsverfahren geregelt.

11.1

 Personenkonten

(1) Im ZÜV werden personenbezogene Konten (Personenkonten) als Vorkonten zu den Sachbuchkonten des HKR-Verfahrens geführt, bei denen als Ordnungsbegriff ein zwölfstelliges Kassenzeichen verwendet wird (elf Stellen + Prüfziffer). Durch die Angabe des Kassenzeichens in der Annahmeanordnung werden die Personenkonten im ZÜV eröffnet, die für die weitere Abwicklung der Anordnung notwendig sind.

(2) Personenkonten werden als Einmalzahlungs-, Zahlpartner- oder Einzahlerkonten geführt.

-

Einmalzahlungskonten werden mit der Buchung einer Annahmeanordnung eröffnet und nicht in das nächste Haushaltsjahr übernommen, wenn das Konto ausgeglichen ist.

-

Zahlpartnerkonten werden mit der Buchung einer Annahmeanordnung eröffnet und nicht in das nächste Haushaltsjahr übernommen, wenn das Konto ausgeglichen ist und ein Jahr lang in diesem Konto keine weitere Buchung durchgeführt wurde.

-

Einzahlerkonten werden mit einer Einzahlung eröffnet und durch die Buchung einer Annahmeanordnung in ein Einmalzahlungs- oder Zahlpartnerkonto umgewandelt.

(3) Auf den Personenkonten werden nachgewiesen:

-

die Stammdaten (Kennzeichen Mahnverfahren, Anschrift des Zahlungspflichtigen, Bankverbindung, Angaben über den Zweck der Zahlung bei Lastschrifteinzug sowie die Angaben zum Einzahlenden [falls abweichend vom Einzahlungspflichtigen]),

-

die Bewegungsdaten (Betrag, Fälligkeit, Haushaltsstelle und Buchungstext),,

-

bei wiederkehrenden Einzahlungen der Zahlungsturnus und die regelmäßig zu zahlenden Beträge, abweichender erster/letzter Betrag, Datum der ersten/letzten Zahlung und

-

alle kassenmäßigen Einzelvorgänge wie Sollstellungen, einschließlich turnusmäßiger Sollstellungen (WEZ), Zahlungseingänge, Lastschriften, Rücklastschriften, Mahnungen, Rückstandsanzeigen und Folgeanordnungen, Stundungen, Niederschlagungen usw. in einem jeweils getrennten Buchungsplatz.

(4) Zahlungseingänge mit Kassenzeichen werden den Personenkonten automatisch zugeordnet. Der Stand des Personenkontos wird aus den durch den Zahlungseingang ganz oder teilweise getilgten Forderungen ermittelt. Mehrere offene Forderungen werden in der Reihenfolge der Fälligkeit entsprechend VV zu § 34 BHO getilgt.

(5) Die Buchungen auf den Personenkonten werden automatisch als Tagesergebnisse summarisch auf den Sachbuchkonten des HKR-Verfahrens als „Einzahlung Verrechnung“ oder „Auszahlung Verrechnung“ gebucht. Einzahlungen mit einer Vorschuss- oder Verwahrungskontrollnummer werden einzeln im HKR-Verfahren gebucht. Die Buchung im HKR-Verfahren erfolgt am Tag nach der Buchung im ZÜV.

11.2

 Vergabe der Kassenzeichen

(1) Die Vergabe der Kassenzeichen ist immer bewirtschafterbezogen und erfolgt durch die Bundeskasse. Die Verwendung der Kassenzeichen ist deshalb an die jeweilige Bewirtschafternummer gebunden; vergebene Kassenzeichen können nicht durch einen anderen TV verwendet werden. Die Vergabe der Kassenzeichen wird im Verfahren protokolliert. Bei der Vergabe von Kassenzeichen ist zwischen TV, die für die Erstellung von Annahmeanordnungen bzw. Buchungsbelegen kein eigenes automatisiertes Verfahren einsetzen und Bewirtschaftern mit eigenen automatisierten Verfahren zu unterscheiden.

(2) TV, die für die Erstellung von Annahmeanordnungen bzw. Buchungsbelegen in den Fällen allgemeiner Annahmeanordnung kein eigenes automatisiertes Verfahren einsetzen, fordern bei der für sie zuständigen Bundeskasse entsprechend der Anzahl der im nächsten Halbjahr zu erwartenden Zahlungsfälle Überweisungsvordrucke, in die bereits Kassenzeichen als Verwendungszweck eingedruckt sind, oder eine Kassenzeichenliste an.

(3) TV, die Annahmeanordnungen mit eigenen automatisierten Verfahren erstellen (Anordnungen auf elektronischem Wege, Anordnungsdatenträger oder Einzelausdrucke) kann zur Arbeitserleichterung ein gesonderter Nummernkreis (Kassenzeichenpräfix) für die selbständige Vergabe der Kassenzeichen einschließlich Berechnung der Prüfziffer zur Verfügung gestellt werden.

(4) Der TV hat den Einzahlungspflichtigen unter Mitteilung des Kassenzeichens zu bitten, den Betrag unter Angabe des Kassenzeichens im Verwendungszweck zu überweisen. Das Lastschriftverfahren kann vereinbart werden. Mit der Zahlungsaufforderung ist die Annahme der Einzahlung unter Angabe des Kassenzeichens anzuordnen.

11.3

 Lastschriftverfahren

11.3.1

 Allgemeines

(1) Für alle Zahlungen im Zahlungsüberwachungsverfahren kann Lastschrifteinzug vereinbart werden. Besonders wirtschaftlich ist der Lastschrifteinzug bei Zahlpartnerkonten und Konten mit wiederkehrenden Einzahlungen. Auch entgeltpflichtige Einzelleistungen des Bundes sollen so angeboten werden, dass der Zahlungspflichtige bereits bei der Bestellung die Zustimmung zum Lastschrifteinzug erklären kann.

(2) Liegt die Zustimmung zum Lastschrifteinzug bereits im Zeitpunkt der Erteilung der (ersten) Annahmeanordnung vor, sind in die Annahmeanordnung die Bankverbindung sowie im Feld LSE eine ’1’ einzutragen. Beim SEPA-Lastschriftverfahren wird der Lastschrifteinzug unabhängig vom Vorliegen eines Lastschriftmandates des Zahlers durch Eintragung des Buchstaben ’S’ angeordnet. Das SEPA-Lastschriftverfahren ist in der Anlage 4 erläutert.

(3) Alle Personenkonten können auch zu jedem späteren Zeitpunkt auf Lastschrifteinzug umgestellt werden.

(4) Beim Lastschrifteinzug werden alle fälligen offenen Forderungen berücksichtigt.

11.3.2

 Rücklastschriften

Rücklastschriften führen zum automatischen Ausschluss aus dem Lastschriftverfahren und unter den Voraussetzungen der Nr. 11.4.1 zur Mahnung. Der Ausschluss vom Lastschriftverfahren und die Mahnung unterbleiben, wenn seit dem Lastschrifteinzug die Bankverbindung geändert wurde. Die mit der Rücklastschrift anfallenden Gebühren werden automatisch berechnet. Hat der TV in Stelle 1 des Kennzeichens Mahnverfahren Schlüssel 5 oder 6 angeordnet, werden die Rücklastschriftgebühren automatisch im Personenkonto zum Soll gestellt. Der TV veranlasst dann das Weitere. Das Nähere regelt das Bundesministerium der Finanzen.

11.4

 Mahnverfahren - Kennzeichen Mahnverfahren

11.4.1

 Mahnverfahren

(1) Rückständige Beträge werden unter Berücksichtigung der im Kennzeichen Mahnverfahren angeordneten Maßnahmen automatisch beim Schuldner angemahnt. Außerdem werden ggf. Mahnkosten/Säumniszuschläge angefordert und zum Soll gestellt. Säumniszuschläge werden nur für den ersten angefangenen Monat des Zahlungsrückstands automatisiert angefordert und zum Soll gestellt. Weitere Säumniszuschläge sind ggf. im Beitreibungsverfahren geltend zu machen und zum Soll zu stellen. Bei Zahlungseingängen auf gemahnte privatrechtliche Forderungen werden ggf. automatisch Verzugszinsen berechnet und angefordert, soweit es sich nicht um Kleinbeträge handelt.

(2) Tritt durch eine Rücklastschrift auf einem Personenkonto ein Zahlungsrückstand über der Kleinbetragsgrenze ein, erfolgt unter den in Nr. 11.3 genannten Voraussetzungen eine automatische Mahnung unter Berücksichtigung des Kennzeichens Mahnverfahren. Die Mahnung enthält den Hinweis, dass das Lastschriftverfahren ausgesetzt wurde und die Bundeskasse ggf. neu ermächtigt werden kann.

(3) Kassenzeichen mit rückständigen Forderungen werden nach Beendigung des vereinbarten Mahnverfahrens in Rückstandslisten für den TV dokumentiert. In diesen Fällen wird der TV über spätere Zahlungseingänge sofort durch Kassenanzeigen benachrichtigt.

11.4.2

 Kennzeichen Mahnverfahren

(1) Im Kennzeichen Mahnverfahren können Maßnahmen angeordnet werden, die bei der Mahnung, der Berechnung von Mahnkosten und Verzugszinsen sowie bei der Erstellung von Kassenanzeigen und Rückstandsanzeigen zu berücksichtigen sind.

(2) Bestehen gegenüber einem Zahlungspflichtigen mehrere Forderungen mit unterschiedlichen Anforderungen an das Mahnkennzeichen, so sind getrennte Kassenzeichen zu verwenden.

Stelle 1 - Mahnverfahren

Stelle 1 legt fest, ob und wie gemahnt werden soll.

0 

Rückständige Forderung wird gemahnt; es werden 2,50 Euro Mahnkosten angefordert und zum Soll gestellt

1 

Zahlungserinnerung ohne Mahnkosten (z. B. bei Stellen der öffentlichen Verwaltung)

2 

Erste Mahnung ohne Mahnkosten (z. B. wenn Mahnung erforderlich ist, um Zahlungspflichtigen in Verzug zu setzen – z. B. bei Geschäftsführung der Verwaltung ohne Auftrag -) 
Zweite Mahnung mit 2,50 Euro Mahnkosten

3 

Mahnung mit Berechnung der Mahnkosten nach § 3 Abs. 3 und § 19 Abs. 2 Verwaltungs-Vollstreckungsgesetz (VwVG)

4 

Mahnung mit 1,50 Euro Mahnkosten

5 

Keine Mahnung, turnusmäßige Rückstandsanzeige sofort nach Fälligkeit (TV will über Mahnverfahren selbst entscheiden)

6 

Keine Mahnung, turnusmäßige Rückstandsanzeige (14 Tage nach Fälligkeit)

7 

Erste und zweite Mahnung nach § 19 VwVG. Für beide Mahnungen entstehen Mahnkosten

8 

Mahnung mit 1,55 Euro Mahnkosten (VwVG Bremen)

9 

Mahnungen mit 5,00 Euro Mahnkosten (VwVG Bayern)

A 

Mahnung mit Berechnung der Mahnkosten nach VwVG Berlin

B 

Mahnung mit Berechnung der Mahnkosten nach VwVG Nordrhein-Westfalen

C

Mahnung mit Berechnung der Mahnkosten nach VwVG Baden-Württemberg

D 

Mahnung mit Berechnung der Mahnkosten nach VwVG Rheinland-Pfalz

E 

Mahnung mit Berechnung der Mahnkosten nach VwVG Schleswig-Holstein

F 

Mahnung mit Berechnung der Mahnkosten nach VwVG Niedersachsen

G 

Mahnung mit Berechnung der Mahnkosten nach VwVG Hessen

Kleinbeträge unter 5,00 € werden unabhängig vom angegebenen Kennzeichen nicht gemahnt. Die Kleinbetragsregelung kann im Einzelfall bewirtschafterbezogen angepasst werden.

Stelle 2 - Verzugszinsen, Säumniszuschlag

Stelle 2 legt fest, ob Nebenforderungen berechnet werden sollen.

0 

Verzugszinsen nach VV Nr. 4.1 zu § 34 BHO – Verbraucher (§ 288 Abs. 1 BGB)

1 

Keine Verzugszinsberechnung (TV kann Verzugszinsen ggf. selbst berechnen, anfordern und zur Annahme anordnen)

2 

Verzugszinsen nach VV Nr. 4.1 zu § 34 BHO – Nicht Verbraucher (§ 288 Abs. 2 BGB)

3 

Säumniszuschlag nach § 18 Verwaltungskostengesetz (VwKostG)
(Da die Säumniszuschläge erst nach einer Frist von einem Monat zu berechnen sind (§18 VwKostG), erstellt das Verfahren zwei Mahnungen: Die erste Mahnung erfolgt ohne Berechnung von Säumniszuschlägen nach Fälligkeit, die zweite Mahnung wird nach einer Frist von 30 Tagen mit der Berechnung von Säumniszuschlägen für den abgelaufenen und angefangenen Monat erzeugt.)

4 

Säumniszuschlag 1 v. H. für den jeden angefangenen Monat nach
§ 240 AO

5 

frei

6 

Zinsen nach § 49a Abs. 3 Bundesverwaltungsverfahrensgesetz (BVwVfG)

7 

Verzugszinsen nach § 33a Abs. 1 u. 3 Vermögensgesetz (VermG)

8 

Zinsen nach § 49a Abs. 3 Verwaltungsverfahrensgesetz NRW (VwVfGNW)

Stelle 3 - Kontoart

Stelle 3 legt fest, wann das betreffende Konto im Jahreswechsel stillgelegt wird (vgl. Nr. 11.10).

0 

Konto für Einmalzahlung (Stilllegung erfolgt bei ausgeglichenem Konto)

1 

Zahlpartnerkonto (Stilllegung erfolgt nach einem Jahr ohne Buchungen)

Stelle 4 - Mahn-/LSE-Sperre

Stelle 4 legt fest, ob und aus welchem Grund das Mahnverfahren und der Lastschrifteinzug deaktiviert werden sollen:

0 

keine Sperre (Normalfall)

1 

Adressfehler (gebucht durch die Kasse bei Unzustellbarkeit der Mahnung)

2 

Widerspruch (durch TV zu veranlassen)

3 

aus anderen Gründen (durch TV zu vertreten)

9 

Löschen einer vorhandenen Sperre

Liegt eine Sperre wegen Adressfehler vor und werden die Stammdatenfelder der Adresse verändert, setzt das System die Mahnsperre automatisch wieder auf 0. Die Konten mit Mahn-/LSE-Sperren werden dem TV in regelmäßigen Abständen mitgeteilt (Liste ZV-017).

Stelle 5 - Mitteilung

Stelle 5 regelt den Zeitpunkt der Erstellung von Kontoauszügen

0 

Kontoauszug bei Rückstand (Normalfall)

1 

Kontoauszug bei Änderung, d.h. jeder Buchung im Konto (Sonderfall)

11.4.3

Buchung von Nebenforderungen

(1) Buchung von Mahnkosten und Mahngebühren

Mahnkosten und Mahngebühren des Bundes werden einheitlich bei Kap. 0804 Tit. 111 01 gebucht.

(2) Buchung von Säumniszuschlägen und Verzugszinsen

-

Die im ZÜV automatisch berechneten und zum Soll gestellten Säumniszuschläge werden einheitlich bei Kap. 0804 Tit. 119 99 gebucht.

-

Die im ZÜV automatisch berechneten und zum Soll gestellten Verzugszinsen werden bei der Haushaltsstelle der Hauptforderung gebucht.

11.5

 Eröffnung eines Personenkontos (F22, F22-SEPA mit Kontierungsblatt, F23/F23A, F41, F42/F42A, M02)

11.5.1

 Einmalzahlungs- und Zahlpartnerkonto

(1) Die erstmalige Buchung einer Anordnung des TV zur Annahme einer Einzahlung (F22, F22-SEPA mit Kontierungsblatt, F23, M02) oder wiederkehrenden Einzahlung (F41, F42) zu einem Kassenzeichen bewirkt im ZÜV die Eröffnung eines Einmalzahlungs- oder Zahlpartnerkontos und die Anlegung der entsprechenden Stammdaten.

(2) Wiederkehrende Einzahlungen sind auch dann mit den HKR-Vordrucken F41 oder F42 anzuordnen, wenn die Einzahlungen im SEPA-Lastschriftverfahren erfolgen sollen. Der Lastschrifteinzug ist dann nicht mit den HKR-Vordrucken F41 oder F42 anzuordnen, sondern nach der Sollstellung mit dem HKR-Vordruck F22-SEPA. (Nr. 11.6).

11.5.2

 Einzahlerkonto

Einzahlerkonten werden mit der erstmaligen Buchung einer Einzahlung mit plausiblen Kassenzeichen eröffnet. Die Stammdaten dieser Konten werden bei Buchung der ersten Annahmeanordnung des TV vervollständigt.

11.6

 Änderung eines Personenkontos

11.6.1

 Stammdatenänderungen (F22, F22-SEPA und F41 mit VSL 01300)

(1) Stammdatenänderungen können entweder mit den HKR-Vordrucken F22, F22-SEPA oder F41 oder im Zusammenhang mit einer weiteren Anordnung zur Annahme einer Einzahlung oder wiederkehrenden Einzahlung zu einem Kassenzeichen gebucht werden. Im letzten Fall wird im ZÜV die Anordnung mit den Angaben im bestehenden Konto verglichen und im Änderungsfall automatisch eine zusätzliche Buchung zur Stammdatenänderung vor der Buchung der Anordnung erzeugt.

(2) Bei Stammdatenänderungen sind neben der Angabe der Bundeskasse und des Haushaltsjahres stets Eintragungen in folgenden Datenfeldern erforderlich (Mussdaten):

-

Belegnummer des Bewirtschafters,

-

Verarbeitungsschlüssel (01300),

-

Bewirtschafternummer,

-

Titelkonto,

-

ggf. Objektnummer und

-

Kassenzeichen sowie Name/Bezeichnung des Einzahlungspflichtigen (nur Feld 7 der Satzart H22 oder Felder E1 und E2)

(3) Im Übrigen sind nur Eintragungen in den Datenfeldern vorzunehmen, die geändert werden sollen.

(4) Geändert werden können:

Kennzeichen Mahnverfahren

Stelle 1 ohne Einschränkung

Stelle 2 ohne Einschränkung, solange im laufenden Haushaltsjahr maschinell noch keine Verzugszinsen oder Säumniszuschläge berechnet worden sind. Wurden bereits Verzugszinsen oder Säumniszuschläge berechnet, sind bei einer Änderung des Schlüssels von 0, 2 oder 5 – 8 (Verzugszinsen) nach 3 bzw. 4 (Säumniszuschläge) oder umgekehrt die bis zur Änderung angefallenen Säumniszuschläge manuell zum Soll zu stellen und anzufordern bzw. zu stornieren. Maschinelle Verzugszinsberechnungen werden für das laufende Haushaltsjahr stets automatisch berichtigt.

Stelle 3 ohne Einschränkung

Stelle 4 ohne Einschränkung beim Setzen einer Sperre oder Ändern einer Sperre. Eine bestehende Sperre kann nur durch den Eintrag ‚9‘ aufgehoben werden.

Stelle 5 ohne Einschränkung

Bei jeder Änderung des Kennzeichens Mahnverfahren ist das neue Kennzeichen (Stellen 1 bis 5) stets vollständig anzugeben.

Anschrift des Einzahlungspflichtigen

Diese Daten müssen im Falle einer Änderung stets vollständig angegeben werden. Zur Löschung der im Feld „Bezeichnung“ bzw. „Straße/Postfach“ (Feld 8 und 9 der Satzart H22 oder Felder E3 und E4) gespeicherten Daten ist ‘99999999’ linksbündig einzutragen.

Bankverbindung (nur F22 und F41)

Bei Änderung von Bankleitzahl oder Kontonummer ist stets die vollständige neue Bankverbindung anzugeben. Zur Löschung der gespeicherten Bankverbindung ist ‘99999999’ im Feld 8 der Satzart H01 einzutragen.

Kennzeichen Lastschrifteinzug - LSE (nur F22 und F41)

Der Lastschrifteinzug (LSE =‘1‘) kann bei Vorliegen einer Einzugsermächtigung nachträglich angeordnet werden. Die Einzugsermächtigung ist der Durchschrift der Änderungsanordnung beizufügen. Außerdem ist eine vollständige Bankverbindung anzugeben. Bei Widerruf des Lastschrifteinzugs ist das Kennzeichen Lastschrifteinzug mit LSE =‘9‘ zu löschen.

Kennzeichen Lastschrifteinzug - LSE (nur F22-SEPA)

Der Lastschrifteinzug (LSE =‘S‘) kann nachträglich angeordnet werden. Das SEPA-Lastschriftverfahren ist in Anlage 4 beschrieben. Bei Widerruf des Lastschrifteinzugs ist das Kennzeichen Lastschrifteinzug mit LSE =‘9‘ zu löschen.

Angabe über den Zweck der Zahlung bei Lastschrifteinzug

Die dem Zahlungspflichtigen bei Lastschrifteinzug mitzuteilende Textkonstante, welche für das Personenkonto allgemein gültig sein soll, kann durch Eintragung in diesem Feld (Feld 7 der Satzart H32 oder Felder Z3 und Z4) geändert werden.

Angabe des Einzahlers (nur F22 und F41)

Ein vom Einzahlungspflichtigen abweichender Einzahlender (z. B. bei Lastschrifteinzug vom Konto der Eltern) kann hier (Feld 7 der Satzart H12 oder H42) nachgemeldet oder geändert werden. Im Falle des Lastschrifteinzugs muss der Einzahlende Inhaber des Kontos sein. Ein Buchungstext darf hier im Zahlungsüberwachungsverfahren nicht eingetragen werden. Ein gespeicherter Eintrag kann durch die linksbündige Eingabe von ‚99999999‘ gelöscht werden.

Angabe des Einzahlers (nur F22-SEPA)

Das SEPA-Lastschriftverfahren ist in Anlage 4 beschrieben.

11.6.2

 Bewegungsdatenänderung

(1) Die in den Personenkonten je Buchungsplatz hinterlegten Bewegungsdaten können nicht geändert werden.

(2) Zur Korrektur der Bewegungsdaten muss die ursprüngliche Buchung storniert und neu angeordnet werden.

11.7

 Folgeanordnungen

(1) Im ZÜV können weitere Folgeanordnungen für bestehende Personenkonten (einschließlich der Konten über wiederkehrende Einzahlungen) im ZÜV-Dialog oder mit den nachfolgend aufgeführten HKR-Vordrucken erteilt werden. Dies sind insbesondere Anordnungen

-

für weitere Einzelannahmen für Hauptforderungen,

-

über Nebenforderungen wie Stundungszinsen, Säumniszuschläge und Kosten, die im Vollstreckungsverfahren erhoben wurden,

-

zur Aufhebung von Anordnungen des Bewirtschafters und von automatischen Sollstellungen sowie Anordnungen von Gutschriften,

-

über Stundungen, Niederschlagungen, Erlasse.

(2) Ausfüllhinweise:

(2.1) Mit dem HKR-Vordruck F25 können bis zu drei Folgeanordnungen zu einem bestehenden Personenkonto mit gleichen oder unterschiedlichen Verarbeitungsschlüsseln, Titel oder Objektkonten und Fälligkeiten erteilt werden. Verarbeitungsschlüssel, Haushaltsstelle, Betrag und Fälligkeitsdatum sind stets einzutragen.

(2.2) In den Feldern 9 bzw. 10 der Satzart 100 ist ein Eintrag nur erforderlich, wenn sich die Folgeanordnung auf eine konkrete vorangegangene Anordnung oder eine automatische Sollstellung bezieht (vgl. Aufhebung einer Anordnung). Entsprechendes gilt im ZÜV-Dialog.

(2.3) Im ZÜV-Kontoauszug wird bei jeder Buchung der Verarbeitungsschlüssel mit dem dazugehörigen Text ausgedruckt. Soweit dieser Text zur Erläuterung der Buchung ausreicht, ist in der Satzart H02 kein zusätzlicher Eintrag erforderlich.

11.7.1

 Zusätzliche Einzelannahmeanordnungen für ein bestehendes Personenkonto

(1) Auf jedem Personenkonto können unter dem bereits vergebenen Kassenzeichen weitere Anordnungen zur Annahme von Einzahlungen im ZÜV-Dialog oder mit HKR-Vordrucken F22, F22-SEPA mit Kontierungsblatt, F23, F25, M02 gebucht werden.

(2) Bei allen Folgeanordnungen auf ein bestehendes Personenkonto müssen die bereits gespeicherten Stammdaten

-

Kennzeichen Mahnverfahren

-

Anschrift des Einzahlungspflichtigen (Felder 8 bis 10 Satzart H22 oder Felder E1 und E2)

-

Bankverbindung und Kennzeichen LSE

-

Angabe über den Zweck der Zahlung bei Lastschrifteinzug

-

abweichender Einzahler

nicht wiederholt werden. Nur der Name des Einzahlungspflichtigen (Feld 7 der Satzart H22 oder Felder E1 und E2) ist stets einzutragen.

(3) Eine stellengenaue Schreibweise wie in der ursprünglichen Anordnung ist erforderlich.

11.7.2

 Aufhebung zum Soll gestellter Annahmeanordnungen (F25)

(1) Auch zum Soll gestellte Annahmeanordnungen für Einzeleinzahlungen, die mit HKR-Vordruck F23 oder F22-SEPA mit Kontierungsblatt angeordnet worden sind, können ganz oder teilweise aufgehoben werden.

(2) Anzugeben ist der ursprünglich angeordnete Betrag oder der aufzuhebende Teilbetrag, das Fälligkeitsdatum, der Name des Einzahlungspflichtigen, die Haushaltsstelle, das Kassenzeichen, der Buchungsplatz der Sollstellung oder die Bewirtschafterbelegnummer der ursprünglichen Anordnung im Feld 10 der Satzart 100 als Bezugsbelegnummer. Der jeweilige Buchungsplatz der Sollstellung ist dem ZÜV-Dialog oder dem ZÜV-Kontoauszug zu entnehmen.

(3) Ist die Sollstellung der aufzuhebenden Anordnung nicht mehr im Personenkonto des laufenden Jahres, weil ihr im Vorjahr bereits ein Zahlungseingang zugeordnet wurde, kann die Sollminderung nur noch durch eine Gutschrift erreicht werden. Bei der Gutschrift ist der Bezug auf die ursprüngliche Anordnung im Buchungstext anzugeben und nicht in den Feldern 9 bzw. 10 der Satzart 100 (Buchungsplatz bzw. Bezugsbelegnummer).

11.7.3

 Aufhebung einer automatischen Sollstellung (F25)

Bei Aufhebung einer automatischen Sollstellung ist stets der Buchungsplatz dieser Sollstellung anzugeben. Im Übrigen gilt Nr. 11.7.2 entsprechend.

11.7.4

 Stundung (F25)

(1) Eine Stundung setzt sich zusammen aus

-

der Aufhebung des zu stundenden Sollstellungsbetrages (VSL 58602),

-

der Anordnung der neuen Stundungssollstellung(en) (VSL 53109) sowie

-

der Anordnung von Stundungszinsen (VSL 53107).

(2) Bei der Aufhebung ist die Haushaltsstelle der ursprünglichen Anordnung anzugeben. Es kann auch ein Teilbetrag gestundet werden. Als Fälligkeitsdatum ist der Zeitpunkt einzutragen, von dem ab die Stundung gelten soll. Bis zu diesem Zeitpunkt werden ggf. automatisch Verzugszinsen angefordert.

(3) Bezugsbelegnummer oder Buchungsplatz sind stets anzugeben.

(4) Die Aufhebung der Sollstellung des gestundeten Betrages mit neuer Fälligkeit und Stundungszinsen können auf demselben HKR-Vordruck F25 angeordnet werden. Im Falle der Ratenstundung sind weitere HKR-Vordrucke F25 erforderlich. Falls die Anzahl der Stundungsraten dies rechtfertigt, kann auch eine wiederkehrende Einzahlung angeordnet werden (F41, F42).

11.7.5

 Niederschlagung, Erlass (F25)

(1) Bei Aufhebung einer Sollstellung aufgrund Niederschlagung oder Erlass sind die Haushaltsstelle und das Fälligkeitsdatum der ursprünglichen Anordnung anzugeben.

(2) Die Niederschlagung oder der Erlass eines Teilbetrages ist möglich. Dabei ist zusätzlich die Belegnummer des Bewirtschafters der ursprünglichen Anordnung als Bezugsbelegnummer oder der Buchungsplatz dieser Anordnung, der sich aus dem ZÜV-Kontoauszug ergibt, einzutragen.

11.8

Wiederkehrende Einzahlungen (F41, F 42/F42A)

Wiederkehrende Einzahlungen (WEZ) sind Einzahlungen von einem Einzahlungspflichtigen, die in bestimmten regelmäßigen Zeitabständen in gleich bleibenden Teilbeträgen (Raten) zu leisten sind. Als Zahlungstag kann dabei jeder Kalendertag gewählt werden.

11.8.1

 Einrichtung

Bei der Einrichtung einer WEZ sind anzugeben:

-

Haushaltsstelle,

-

Teilbetrag (Rate),

-

ggf. abweichender erster und/oder letzter Betrag,

-

Turnus,

-

Datum der ersten Zahlung (Zahlungstag) und

-

Datum der letzten Zahlung

(2) Aufgrund der Angaben werden im Personenkonto automatisch die Stammdaten der WEZ und zum Fälligkeitstermin (Zahltag) die Sollstellung mit dem VSL 53118 erzeugt.

11.8.2

 Änderung oder Stilllegung

(1) Die Mussdaten bei Stammdatenänderungen (Nr. 11.6.1) sind einzutragen. Enthält das Personenkonto mehrere wiederkehrende Einzahlungen, ist in Satzart 101, Feld 8, die zutreffende Ordnungsnummer der wiederkehrenden Einzahlung, die geändert werden soll, einzutragen. Diese ergibt sich aus dem Stammblatt.

(2) Im Feld letzte Zahlung kann der Monat, in dem die letzte Zahlung anzunehmen ist, angeordnet oder ein für die letzte Zahlung bereits angeordneter Monat geändert werden. Der angegebene Monat letzte Zahlung muss ein turnusmäßiger Monat sein. Eine Löschung eines gespeicherten Datums letzte Zahlung kann durch die Eintragung von ‘999999‘ erreicht werden. Soll nur das Datum letzte Zahlung (Satzart 108, Feld 10) geändert werden, genügt eine Eintragung in diesem Feld.

(3) Bei rückwirkender Änderung des Datums letzte Zahlung (d. h. wenn die Anordnung der Bundeskasse verspätet vorgelegt wird) und bei allen übrigen Änderungen in den Satzarten 107, 108 und H02 müssen diese drei Satzarten vollständig aufgefüllt sein.

(4) Rückwirkende Änderungen sind nur mit Auswirkungen auf das laufende Haushaltsjahr und, bei offenen Sollstellungen, des Vorjahres möglich. Weitergehende Rückwirkungen sind ggf. durch Folgeanordnungen (Nr. 11.7) zu bereinigen.

(5) Das Datum „gültig ab“ (Satzart 108, Feld 10) bezeichnet bei Änderungen den Beginn des Zahlungszeitraums, für den die Änderung gilt. Das Datum erste Zahlung legt fest, wann die erste turnusmäßige Rate oder die erste abweichende Zahlung zum Soll gestellt wird. Zusätzlich zur gültigen wiederkehrenden Einzahlung können bis zu zwei Änderungen gespeichert werden, die ab dem Datum „gültig ab“ die bisherige Zahlung ersetzen sollen.

(6) Beispiel:

Bis einschließlich 12/20xx sind monatlich jeweils 10,- Euro zum 1. eines jeden Monats zu zahlen. Ab 01 des nachfolgenden Jahres soll auf jährliche Zahlungsweise umgestellt werden. Die Zahlung soll jeweils am 1.07. geleistet werden.

Als Teilbetrag (Rate) sind 120,- Euro, als erste Zahlung (Zahlungstag) ist ‘0107xx’, als Turnus ‘12‘ und als Datum gültig ab ‘0101xx’ einzutragen.

(7) Eine wiederkehrende Einzahlung wird automatisch stillgelegt, wenn die letzte angeordnete Sollstellung („Datum letzte Zahlung“) gebucht wurde.

(8) Wird eine rückwirkende Stilllegung angeordnet, ist in der Änderungsanordnung das Datum der letzten Zahlung auf den Monat vor dem ursprünglichen Datum „gültig ab“ anzugeben. Dadurch werden alle Sollstellungen - soweit diese unter Berücksichtigung des Abs. 4 im Konto verfügbar sind - ausgebucht.

11.8.3

 Zusätzliche Anordnung einer wiederkehrenden Einzahlung auf einem bestehenden Personenkonto

(1) Auf jedem bestehenden Personenkonto kann die Annahme zusätzlich wiederkehrender Einzahlungen angeordnet werden. Die Erläuterungen und Ausfüllhinweise für die Anlegung eines Stammsatzes für wiederkehrende Einzahlungen gelten entsprechend. Die auf dem bestehenden Personenkonto bereits gespeicherten allgemeinen Stammdaten:

-

Kennzeichen Mahnverfahren

-

Anschrift des Einzahlungspflichtigen (Felder 8 bis 10 der Satzart H22 oder Felder E3 und E4)

-

Bankverbindung (nicht F22-SEPA) und Kennzeichen LSE

-

Angabe über den Zweck der Zahlung bei Lastschrifteinzug

-

abweichender Einzahlender

müssen jedoch nicht wiederholt werden. Eine stellengenaue Schreibweise wie in der ursprünglichen Anordnung ist erforderlich.

(2) Wird die Annahme mehrerer wiederkehrender Einzahlungen auf einem Personenkonto angeordnet, so vergibt das System automatisch Ordnungsnummern. Bei jeder Änderung einer wiederkehrenden Einzahlung ist die zutreffende Ordnungsnummer anzugeben.

11.9

 Bestätigung erteilter Anordnungen

(1) Über jede im ZÜV erteilte Anordnung stellt die Bundeskasse eine Bestätigung für den TV wie folgt bereit:

-

bei Kontoeröffnung, Änderung oder Einstellung einer wiederkehrenden Einzahlung (WEZ) in Form eines Stammblattes

-

bei allen übrigen Anordnungen in Form einer Liste.

(2) Die Zweitschriften der Anordnungen bzw. die Sammelanordnungen ZV-050 der ZÜV – Dialogerfassung sind nach Prüfung der ordnungsmäßigen Erfassung mit der Bestätigung der Bundeskasse zu verbinden und zusammen mit den begründenden Unterlagen für die Anforderung durch die Rechnungsprüfung bereitzuhalten. Für die weitere Aufbewahrung gelten die Aufbewahrungsbestimmungen für das Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen des Bundes (ABestB-HKR).

11.10

 Jahresabschluss und Rechnungslegung

(1) Beim Jahresabschluss werden alle Personenkonten, die noch offene Forderungen oder Überzahlungen aufweisen und nicht unter die Kleinbetragsregelung fallen, sowie alle Konten mit aktiven wiederkehrenden Einzahlungen und Zahlpartnerkonten mit mindestens einer Buchung im abgelaufenen Haushaltsjahr in das neue Haushaltsjahr übernommen. Weiterhin werden nicht ausgeglichene Personenkonten unabhängig von der Betragshöhe übernommen, wenn offene Forderungen (VSL 53104) gebucht wurden oder es sich um Einzahlerkonten ohne Annahmeanordnung handelt. Der TV kann die automatische Weiterführung als Zahlpartnerkonto mit einer Annahmeanordnung anordnen, in dem er in Stelle 3 des Mahnkennzeichens eine "1" einträgt. Die Kleinbetragsregelung der Anlage zur VV zu § 59 BHO gilt entsprechend.

(2) Alle offenen Forderungen werden einzeln in die Personenkonten des Folgejahres vorgetragen. Alle vom TV im HKR-Verfahren rechtzeitig bis zum Jahreswechsel veranlassten Sachbuchkontenumsetzungen werden vom ZÜV automatisch berücksichtigt. Zahlungseingänge auf Forderungen, für die im Folgejahr die angegebene Haushaltsstelle nicht mehr besteht, werden im Personenkonto abgewickelt und auf einem HKR-Verwahrungskonto der Bundeskasse gebucht.

(3) Für die Rechnungsprüfung wird beim Jahresabschluss je TV eine summarische Übersicht aller Personenkonten des abgelaufenen Rechnungsjahres mit jeweils der Summe der Sollstellungen, Zahlungen, Niederschlagungen und den in die Konten des neuen Haushaltsjahres vorgetragenen Kassenresten erstellt. Ausgesonderte Konten werden gekennzeichnet.

(4) Die Konten des abgelaufenen Haushaltsjahres stehen noch im Folgejahr für Auswertungen zur Verfügung.

12 

ZÜV-Dialog

(1) Im ZÜV-Dialog können die HKR-Vordrucke F22, F22-SEPA, F23, F25, F41 und F42 erfasst werden. Für die Anordnungen sind abhängig von den beantragten Rechten verschiedene Freigabeverfahren möglich. Nach der Freigabe (Anordnung) wird in den Personenkonten gebucht und automatisch eine Sammelanordnung erstellt, auf der die notwendigen Feststellungs- und Anordnungsvermerke im Nachgang zu leisten sind. Die Erfassung und die Freigabe von Anordnungen sind jeweils kennwortgeschützt.

(2) Die Berechtigungen werden pro beantragte User-ID (Großrechnerkennung) personenbezogen unter der jeweiligen Bewirtschafternummer vergeben. Für jede Bewirtschafternummer ist eine eigenständige Zulassung erforderlich. Für den ZÜV-Dialog sind folgende Berechtigungen vorgesehen:

-

Recht E: Erfassung von Anordnungen

-

Recht F: Freigabe von Anordnungen

-

Recht O: Online-Buchungen, diese können bis zu einem festzulegenden Höchstbetrag (max. € 1.000,--) durchgeführt werden

-

Recht V: Verwalten von Zusatztabellen

-

Recht U: Ändern von Berechtigungen

(3) Die Anordnungen können mit den nachfolgend aufgeführten Freigabeverfahren, für die unterschiedliche Sicherheitsanforderungen gelten, freigegeben werden:

-

bei der Online-Buchung (Direktbuchung) werden Anordnungen erfasst und nach der Kontrolleingabe durch den Erfasser unmittelbar gebucht. Der Anordnungsbetrag darf den mit dem Recht O verknüpften Höchstbetrag nicht überschreiten. Nach der Verarbeitung wird eine Sammelanordnung Liste ZV-050 erstellt, auf der die Feststellungs- und Anordnungsvermerke zur Rechnungsnachweisung zu leisten sind.

-

bei der Einzelfreigabe werden Anordnungen erfasst und durch einen anderen Anwender freigegeben. Der freigebende Benutzer muss das Recht zur Freigabe (F) besitzen. Erfassungs- und Freigaberechte schließen sich aus Sicherheitsgründen wechselseitig aus. Nach der Verarbeitung wird eine Sammelanordnung Liste ZV-050 erstellt, auf der die Feststellungs- und Anordnungsvermerke zur Rechnungsnachweisung zu leisten sind.

-

bei der Sammelfreigabe werden Anordnungen in einer Freigabeliste zusammengefasst. Sammelfreigaben beziehen sich jeweils auf mehrere Anordnungen, die der Freigabeliste im System zugeordnet sind. Eine Prüferfassung ist möglich und wird im System vermerkt. Der Freigebende gibt im Dialog 'Sammelfreigaben' die Liste und damit alle mit ihr verbundenen Anordnungen frei. Nach der Verarbeitung wird eine Sammelanordnung Liste ZV-050 erstellt, auf der die Feststellungs- und Anordnungsvermerke zur Rechnungsnachweisung zu leisten sind.

13 

Einnahmen außerhalb des Zahlungsüberwachungsverfahrens in Ausnahmefällen

Anordnungen mit Textinformationen, Rückzahlungen von Abschlägen und Anordnungen mit sofortiger Erhöhung der verfügbaren Mittel sind nicht im ZÜV abzuwickeln. Wenn nachfolgend nichts Abweichendes bestimmt ist, gelten die Regelungen der Nr. 11 analog. Das Feld 7 der Satzart 101 (Kassenzeichen) in den HKR-Vordrucken F22 bzw. F23, das Feld Kassenzeichen des HKR-Vordrucks HKR-FVordrucks F23A sind nicht auszufüllen. Bei diesen Anordnungen ist kein Lastschrifteinzug möglich.

13.1

Anordnung zur Annahme einer Einzahlung (F22 oder M02)

Die Anordnung zur Annahme einer einmaligen Einzahlung von einem Einzahlungspflichtigen zugunsten eines Titel- oder Objektkontos ist mit den HKR-Vordrucken F22 oder M02 anzuordnen.

13.2

 Anordnung zur Annahme von Einzahlungen von einem Einzahlungspflichtigen, die bei unterschiedlichen Titel- oder Objektkonten zu buchen sind (F23 mit Anlage(n) F23A).

(1) Für die Annahme von Einzahlungen eines Einzahlungspflichtigen zugunsten unterschiedlicher Titel- oder Objektkonten kann eine Sammelanordnung mit HKR-Vordruck F23 und Anlage(n) F23A erteilt werden. Außerdem können Zahlungen für ein Titel- oder Objektkonto mit unterschiedlichen Textinformationen gebucht werden.

(2) Im HKR-Vordruck F23 sind der Einzahlungspflichtige, der Gesamtbetrag und das Fälligkeitsdatum, in der Anlage F23A die Haushaltsstelle und die Teilbeträge bzw. die einzelnen Textinformationen einzutragen. In die Anlage F23A können die Buchungsdaten von bis zu vier Haushaltsstellen eingetragen werden. Insgesamt können in bis zu sieben Anlagen höchstens 28 Einzelannahmen mit einer Sammelanordnung HKR-Vordruck F23 angeordnet werden. Die Anlagen sind bei 1 beginnend fortlaufend zu nummerieren.

13.3

 Anordnung zur Aufhebung einer Annahmeanordnung (F22)

(1) Solange die Zahlung noch nicht erfolgt ist, kann eine zum Soll gestellte Annahmeanordnung mit HKR-Vordruck F22 aufgehoben werden. Die Bestimmungen für die Aufhebungen von zum Soll gestellten Annahmeanordnungen im ZÜV gelten entsprechend. Bei Anordnungen, die mit HKR-Vordruck F23 erteilt wurden, sind alle Teilbeträge einzeln mit HKR-Vordruck F22 aufzuheben.

(2) Im Falle einer Niederschlagung oder Stundung ist die erteilte Annahmeanordnung in Höhe des niedergeschlagenen oder gestundeten Betrages mit einer Anordnung auf dem gleichen HKR-Vordruck aufzuheben, auf dem sie erteilt wurde. Über den gestundeten Betrag ist eine neue Annahmeanordnung zu erteilen.

13.4

 Umbuchung von geleisteten Einzahlungen (F09)

Für die Umbuchung geleisteter Einzahlungen gilt Nr. 9.1.6 entsprechend.

Sechster Abschnitt Erläuterungen und Ausfüllhinweise

Dieser Abschnitt enthält Erläuterungen und Ausfüllhinweise zu den HKR-Vordrucken des Sechsten Abschnitts. Nachfolgend sind die allgemeinen Erläuterungen und Ausfüllhinweise aufgeführt, die für diese Vordrucke gelten, soweit im Einzelnen nichts anderes bestimmt ist. Die hier nicht aufgeführten Erfassungsfelder sind bei den einzelnen Vordrucken beschrieben.

Belegnummer des Bewirtschafters (Feld 2)

Einzutragen ist die achtstellige Belegnummer, die sich aus dem Kalenderdatum und einer vom Bewirtschafter zu vergebenden fortlaufenden Nummer zusammensetzen soll. Das Datum ist mit jeweils zwei Ziffern für den Tag und den Monat und mit der letzten Ziffer der Jahreszahl anzugeben. Die Tages- und die Monatsangabe sowie die laufende Nummer sind gegebenenfalls mit führenden Nullen einzutragen.

Titelkonto oder Titelkonto/Objektkonto (Feld 5)

Anzugeben ist das Titelkonto einschließlich Prüfziffer oder die Objektnummer. Die achtstellige Objektnummer ist ab der dritten Stelle des Erfassungsfeldes einzutragen. Bei den HKR-Vordrucken der Serien F und M ist im Feld Titelkonto das Titel- oder Buchungskonto einzutragen.

Objektnummer (Feld 6)

Die achtstellige Objektnummer ist ab der dritten Stelle des Erfassungsfeldes einzutragen

Haushaltsjahr

Einzutragen ist grundsätzlich das laufende Haushaltsjahr. Beim Jahreswechsel (Dezember und Januar) ist das Haushaltsjahr einzutragen, für das gebucht werden soll.

Betrag (Satzart 100, 103, 110, 120 - Feld 7; Satzart 107 - Felder 8 bis 9; Satzart 123 - Feld 8)

Der auszuzahlende Betrag ist rechtsbündig einzutragen. Lautet der Centbetrag auf Null, so sind zwei Nullen einzusetzen. Nicht benötigte Schreibstellen sind durch einen waagerechten Strich zu entwerten.

Fälligkeitsdatum (Satzart 100, 110 - Feld 8 oder 10)

Das Fälligkeitsdatum ist bei Zahlungen in der Form TTMMJJ einzutragen. Das Fälligkeitsdatum muss sich grundsätzlich auf das Haushaltsjahr beziehen, für das die Buchung bestimmt ist.

Kennzeichen Gutschrift auf dem Empfängerkonto - Nr. 9 Abs. 1 (Satzart 100 oder 110)

Soll die Zahlung bereits am Fälligkeitstag dem Konto des Empfangsberechtigten gutgeschrieben werden, ist hier die Zahl ’1’ einzutragen.

Bei Zahlungen zwischen Unternehmen und öffentlichen Stellen, die als Entgelt im Geschäftsverkehr zu leisten sind, ist die Richtlinie 2000/35/EG des Europäischen Parlamentes und des Rates vom 29. Juni 2000 zur Bekämpfung von Zahlungsverzug im Geschäftsverkehr (Amtsblatt EG Nr. L 200 vom 08/08/2000 S. 35 - 38) anzuwenden. In den Anwendungsbereich dieser Richtlinie fallen alle Geschäftsvorgänge zwischen Unternehmen und öffentlichen Stellen, die zu einer Lieferung von Gütern oder Erbringung von Dienstleistungen gegen Entgelt führen. In diesen Fällen hat der Empfangsberechtigte darauf Anspruch, dass die Zahlung am Fälligkeitstag seinem Konto gutgeschrieben wird, sofern nichts anderes vereinbart wurde. Die EU-Richtlinie gilt nicht für Verbraucherverträge.

Text zur Erläuterung der Buchung im Kontoauszug des Bewirtschafters (Satzart H02 und H12 - Feld 7)

Zusammen mit dem Feld 7 der Satzart H12 stehen zur Erläuterung der Buchung im HKR-Kontoauszug des Bewirtschafters insgesamt 50 Schreibstellen (jeweils 25 pro Satzart) zur Verfügung. Innerhalb einer Satzart ist der Text durchgehend zu schreiben, also ohne Trennstrich beim Übergang zur zweiten Zeile. Hingegen sind beim Übergang von der einen Satzart auf die andere die Trennungsregeln zu beachten.

Wird auf das Ausfüllen der Satzart H12 verzichtet, so wird der Inhalt der ersten 25 Teilfelder der Satzart H32 - Feld 7 (Verwendungszweck) automatisch als Buchungstext im Kontoauszug übernommen.

Abschlagsauszahlung oder Schlussauszahlung - Abschlagskontrollnummer (Satzart H02)

Zahlungen können als Abschläge angeordnet werden. Damit diese Zahlungen zugeordnet werden können, ist eine neunstellige alphanumerische und numerische Abschlagskontrollnummer anzugeben. Mit der Anordnung der Schlusszahlung, auch mit Betrag Null, werden die Zahlungen für die jeweilige Abschlagskontrollnummer eingestellt. Bei der Anordnung von Abschlagsauszahlungen mit HKR-Vordruck F11 ist darauf zu achten, dass die Schlusszahlung bei allen im HKR-Vordruck F11A angegebenen Haushaltsstellen erfolgt. Für die Überwachung der Abschläge werden Auswertungen erstellt.

Stelle 1

Eintragung des Buchstaben:

A für eine Abschlagsauszahlung

S für eine Schlussauszahlung

Stelle 2 bis 4 (lfd. Nr. des Abschlags)

Bei Abschlagsauszahlungen ist in den Schreibstellen 2 bis 4 in rechtsbündiger Schreibweise die laufende Nummer des Abschlags anzugeben (z. B. 001).

Bei Schlussauszahlungen sind in die Schreibstellen 2 bis 4 drei Nullen einzutragen.

Schreibstellen 5 bis 9 (Abschlagsnummer)

Zur Kennzeichnung, welche Abschlagszahlungen und Schlussauszahlung einer Maßnahme zugeordnet sind (z. B. bei der Abwicklung eines Auftrags an einen Unternehmer), hat der Bewirtschafter bei der ersten Abschlagsauszahlung eine fünfstellige Nummer nach eigener Wahl zu vergeben und diese bei allen weiteren Abschlagsauszahlungen einschließlich der Schlussauszahlung in die Schreibstellen 5 bis 9 einzutragen. Damit werden alle Zahlungen für diese Maßnahme unter dieser Nummer geführt.

Textinformationen (Satzart H02 oder H12)

Textinformationen dienen der Zuordnung von Zahlungen zu bestimmten selbst festzulegenden Kategorien (z.B. Telefongebühren). Der Text darf höchstens 11 Zeichen einschließlich Leerzeichen umfassen und ist am Anfang und am Ende jeweils durch zwei +-Zeichen zu begrenzen.

Beispiel: ++TEL.-GEB.++ oder ++3.12 B++

Textinformationen sind grundsätzlich in die Satzart H02 einzutragen. Ist dort eine Abschlagskontrollnummer eingetragen, ist die Textinformation in die Satzart H12 einzutragen. Um eine Auswertung der Zahlungen zu ermöglichen, ist darauf zu achten, dass die einer Gruppe zugeordneten Textinformationen immer gleich eingetragen werden.

Angabe über den Zweck der Zahlung (Satzart H32 - Feld 7)

Hier ist der Text einzutragen, der auf dem Überweisungsträger für den Empfangsberechtigten als Zahlungsgrund erscheinen soll. Es stehen bis zu 27 Schreibstellen zur Verfügung.

Mehrzweckfeld (Satzart H82 - Feld 7)

In dieses Feld sind zurzeit keine Eintragungen vorzunehmen.

Felder, die von den Bundeskassen nicht erfasst werden

Anordnende Stelle

Einzutragen ist die Bezeichnung und die Anschrift des Bewirtschafters.

An die Bundeskasse

Die Angabe der zuständigen Bundeskasse oder Außenstelle ist immer notwendig, auch wenn die Zahlung durch eine Zahlstelle geleistet oder angenommen werden soll.

über die Zahlstelle (HKR-Vordrucke der Serie F für Auszahlungen und Einzahlungen)

Einzutragen ist die zuständige Zahlstelle, wenn die Zahlung von einer Zahlstelle bar geleistet oder angenommen werden soll.

Betrag in Buchstaben

Der angeordnete Betrag ist ohne den Centbetrag in Buchstaben einzutragen und mit Euro/€ abzuschließen.

Erläuterungsfelder:

Empfänger/Angaben zur Zuweisung; Angaben zum Rückruf; Begründung der Maßnahme; Angaben zu den eingegangenen Verpflichtungen; Begründung der Ausgabe - Umbuchung - Einnahme, Hinweis auf begründende Unterlagen

In diese Felder ist für die Rechnungsprüfung stets eine genaue Begründung für die Anordnung der jeweiligen Bewirtschaftungsmaßnahme einzutragen. Bei den HKR-Vordrucken der Serie F für Auszahlungen und Einzahlungen (ab F05) ist der Hinweis auf die begründende Unterlage aufzunehmen (z.B. Aktenzeichen des Bescheids oder Rechnungsnummer). Bei Verrechnungen ist hier die korrespondierende Haushaltsstelle einzutragen.

Feld ohne Bezeichnung (nur HKR-Vordruck F05)

Dieses Feld ist für zusätzliche Kennzeichnungen vorgesehen, zum Beispiel die in der RBBau vorgeschriebene Kennzeichnung der Baumaßnahme.

Siebter Abschnitt Erläuterungen und Ausfüllhinweise (SEPA-Zahlungen)

Dieser Abschnitt enthält Erläuterungen und Ausfüllhinweise zu den HKR-Vordrucken, die für SEPA-Zahlungen zu verwenden sind. Nachfolgend sind die allgemeinen Erläuterungen und Ausfüllhinweise für alle HKR-Vordrucke (SEPA) aufgeführt, soweit im Einzelnen nichts anderes bestimmt ist. Die hier nicht aufgeführten Felder sind bei den einzelnen Vordrucken beschrieben.

Achter Abschnitt Anlagen

Anlage 1 - Ergänzungsblatt F

Anlage 2 - Selbstbewirtschaftungskonten

Anlage 3 - Darlehensabwicklung

Anlage 4 - Erläuterungen und Regelungen zum SEPA-Lastschriftverfahren