Archivierung und Aussonderung von Darlehensakten; hier: Aufbewahrungsfristen; Mein Rundschreiben vom 4. Februar 2000 – II – LA 3867 – 1/00 –

Bundesausgleichsamt Postfach 12 63 61282 Bad Homburg v. d. Höhe

Archivierung und Aussonderung von Darlehensakten;

hier: Aufbewahrungsfristen

Mein Rundschreiben vom 4. Februar 2000 – II – LA 3867 – 1/00 –

Das Bundesausgleichsamt ist von einigen Landesausgleichsämtern gebeten worden zu prüfen, ob abweichend von der in Ziff. 3.2 ff. der Anlage zur Verwaltungsvorschrift 2.6 zu § 34 BHO genannten Aufbewahrungsfrist von sechs Jahren vollständig abgeschlossene Darlehensakten (vollständige Tilgung) bereits jetzt ausgesondert werden können. Die Erhebungen hierzu haben gezeigt, daß sich die zahlungsbegründenden Unterlagen, die nach der vorstehenden Bestimmung sechs Jahre aufzubewahren sind, sämtlich auch in den Akten der Kreditinstitute befinden und dort aufbewahrt werden.

Akten mit vollständig getilgten Darlehen können daher ab sofort – abweichend von der in meinem o. a. Bezugsrundschreiben genannten Sechs-Jahres-Frist – ohne Beachtung einer Aufbewahrungsfrist ausgesondert (zur Vernichtung oder anderweitigen Verwendung wie z. B. Archivierung auf Landesebene) werden, soweit die Archivierung im Rahmen der Modelle abgeschlossen und entsprechende Freigaben erteilt worden sind.

Eine in diesem Zusammenhang durchgeführte Prüfung, ob Darlehensakten mit unbefristet niedergeschlagenen Forderungen ausgesondert werden können, hat ergeben, daß in der Regel ausgeschlossen werden kann, daß der niedergeschlagene Betrag irgendwann zu einem Zahlungseingang führen wird. Solche Akten können daher ebenfalls unter Beachtung der Regelungen in den Modellen ausgesondert werden, wegen der Vorgaben der BHO allerdings erst sechs Jahre nach der getroffenen Haushaltsentscheidung.

Die Erstellung und Übersendung einer aktualisierten Übersicht über die Aufbewahrungsfristen für Akten der Ausgleichsverwaltung (Anlage zum Bezugsrundschreiben) ist vorgemerkt.