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Beschaffung von Personenstandsurkunden aus Polen

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Beschaffung von Personenstandsurkunden aus Polen



Bezug: Mein RdSchr. v. 4. 12. 1975 - V II 3 - 133 501/3 - (GMBl S. 839)



- RdSchr. d. BMI v. 4. 8. 1982 - V II 6 - 133 501/3 -



Beigefügt übersende ich einen Abdruck des von der Botschaft der Bundesrepublik Deutschland in Warschau neuerstellten Merkblattes über die Beschaffung von Personenstandsurkunden und anderen Personalunterlagen aus der Volksrepublik Polen mit der Bitte um Kenntnisnahme.

Zu Abschnitt III des Merkblatts weise ich darauf hin, daß Auskünfte über die Beschaffung kirchlicher Urkunden von folgenden Stellen erbeten werden können:

- Evangelisches Zentralarchiv, Jebensstraße 3, 1000 Berlin 12;

- Zentralarchiv des Bistums Regensburg, St. Petersweg 11 - 13, 8400 Regensburg.

An die
Innenminister/Senatoren
für Inneres der Länder
nachrichtlich:
An die Vertretungen der Länder
beim Bund



Merkblatt für die Beschaffung von
Personenstandsurkunden und anderen Personalunterlagen aus Polen

(Stand: Juni 1982)



I. Personenstandsfälle, die innerhalb der letzten 100
Jahre beurkundet wurden



1.
Vorbemerkung
Anträge von Privatpersonen deutscher Staatsangehörigkeit sowie von Behörden in der Bundesrepublik Deutschland und West-Berlin auf Beschaffung von Personenstandsurkunden aus Orten im heutigen Staatsgebiet Polens können an die
Botschaft der
Bundesrepublik Deutschland
in Warschau
ul. Dabrowiecka 30
03-932 Warszawa
gerichtet werden. Die Botschaft beantragt die gewünschten Urkunden sodann bei den zuständigen polnischen Standesämtern. Die Standesämter bewahren Personenstandsbücher 100 Jahre lang auf und geben sie nach Ablauf dieser Frist an die Staatsarchive der Volksrepublik Polen ab.
Die polnischen Standesämter erteilen Personenstandsurkunden nur in polnischer Sprache, dies auch dann, wenn der betreffende Personenstandsfall in den ehemals deutschen Gebieten vor dem 8. Mai 1945 beurkundet worden ist. In Fällen, in denen die betreffenden Personenstandsregister untergegangen sind (vielfach durch Kriegseinwirkung), erteilen die Standesämter Negativbescheinigungen dieses Inhalts. Die Bearbeitung von Urkundenanträgen durch die polnischen Behörden dauert in der Regel mehrere Monate.


2.
Antragsberechtigung
Die Botschaft übermittelt den polnischen Behörden Urkundenanforderungen in folgenden Fällen:
a) Anträge privater Antragsteller
Privatpersonen deutscher Staatsangehörigkeit, die für amtliche Zwecke eine Geburts-, Heirats- oder Sterbeurkunde benötigen, können bei der Botschaft deren Beschaffung beantragen. Urkunden, die lediglich der privaten Familienforschung dienen, beschafft die Botschaft nicht. Privatpersonen können Urkunden für die eigene Person, den Ehegatten und die nächsten Familienangehörigen anfordern. Falls Urkunden für andere Personen beantragt werden, muß ein rechtliches Interesse an der Urkundenbeschaffung nachgewiesen werden. Wenn die Person, für die die Urkunde beschafft werden soll, die polnische Staatsangehörigkeit besitzt, so ist mit einer Zurückweisung des Antrags durch die polnischen Behörden zu rechnen, die der Botschaft der Bundesrepublik Deutschland ein Tätigwerden für polnische Staatsangehörige verwehren. Die Botschaft kann diesem Personenkreis in aller Regel nicht behilflich sein, auch dann nicht, wenn der Antragsteller neben der polnischen auch die deutsche Staatsangehörigkeit besitzt. Die Betroffenen sollten sich an die polnische Botschaft in Köln, Leyboldstr. 74, 5000 Köln 51, werden.
b) Urkundenanträge von Behörden und Gerichten
Urkundenanforderungen deutscher Justiz- und Verwaltungsbehörden erledigt die Botschaft im Wege der Rechts- oder Amtshilfe. Die polnischen Standesämter sind in diesen Fällen in aller Regel auch dann zur Ausstellung der beantragten Urkunden bereit, wenn um Auskunft über den Personenstand polnischer Staatsangehöriger nachgesucht wird. Derartige Anträge sind jedoch zu begründen.


3.
Für die Urkundenbeschaffung benötigte Angaben
Anträge auf Beschaffung von Personenstandsurkunden müssen folgende Personal- und Ortsangaben enthalten:
a) Geburtsurkunden
- Familienname zur Zeit der Geburt
- sämtliche Vornamen
- Geburtsdatum (Tag, Monat, Jahr)
- Geburtsort
(Ortsangabe entweder in korrekter polnischer Schreibweise mit Angabe des Kreises und der Wojewodschaft oder amtliche frühere deutsche Ortsbezeichnung mit Angabe des Kreises und der Provinz)
- Familien- und Vornamen der Eltern
b) Sterbeurkunden
- Familienname zur Zeit des Todes
- sämtliche Vornamen
- Geburtsdatum und -ort
- Sterbedatum
- Sterbeort
(Ortsangabe wie unter I 3 a erläutert)
c) Heiratsurkunden

Ehemann
Familienname
Vorname(n)
Geburtsdatum und -ort

Ehefrau
Familienname z. Zt. der
Heirat, auch
Geburtsname sowie
frühere Familiennamen
(aus Vorehen)
Vorname(n)
Geburtsdatum und -ort

Datum der Eheschließung
Ort der Eheschließung
(Ortsangabe wie unter I 3 a erläutert)

Falls nicht ausdrücklich ein vollständiger Auszug aus den Personenstandsbüchern mit allen Randvermerken angefordert wird, stellen die polnischen Standesämter gekürzte Abschriften zur Verfügung, die nur die Geburt, die Eheschließung oder den Sterbefall bestätigen. Anforderungen vollständiger Auszüge sind besonders zu begründen (z. B. bei Amtshilfeersuchen: Es wird Auskunft darüber benötigt, ob zu einem nichtehelichen Kind die Vaterschaft festgestellt worden ist, oder darüber, ob eine Ehe noch besteht oder ob eine Person adoptiert worden ist etc.)

Diesem Merkblatt sind Musterantragsvordrucke für Urkundenanträge als Anlage beigefügt.

Die Botschaft erhebt Auslagen und Gebühren nach Maßgabe der Auslandskostenverordnung vom 7. 1. 1980 (BGBl I, S. 21).



II. Personenstandsfälle, die vor mehr als 100 Jahren
beurkundet worden sind



Die Standesämter geben Personenstandsbücher, die älter als hundert Jahre sind, an die Staatsarchive der Volksrepublik Polen ab. Antragsteller, die Urkunden aus diesen alten Registern benötigen, müssen sich unmittelbar an die nachfolgende Anschrift wenden, die Korrespondenz kann auch in deutscher Sprache geführt werden:

Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych
ul. Dluga 6
skr. poczt. 1005
00-950 Warszawa.

Urkundenabschriften können in der Originalsprache beantragt werden. Die Staatsarchive erheben Gebühren in Devisen, die in aller Regel im Wege der Vorauszahlung zu begleichen sind. Die Kosten können im Einzelfall beträchtlich sein.



III. Kirchliche Urkunden



Kirchliche Urkunden kann die Botschaft leider nicht beschaffen. Dies gilt insbesondere für kirchliche Urkunden der ehemaligen deutschen Kirchengemeinden aus der Zeit vor dem 8. Mai 1945. Diese Gemeinden sind untergegangen, Nachforschungen nach dem Verbleib der alten Kirchenbücher sind bisher erfolglos geblieben.



IV. Beschaffung sonstiger Personalunterlagen



1.
Scheidungsurteile und Unterhaltsurteile
Die Beschaffung von Urteilsausfertigungen ist grundsätzlich möglich. Anzugeben sind Datum und Aktenzeichen des Urteils, die genaue Bezeichnung des Gerichtes, das das Urteil erlassen hat sowie die Namen der Parteien, deren Ehe geschieden worden ist bzw. des Unterhaltsverpflichteten und der -berechtigten. Privatpersonen können sich mit der Bitte um Beschaffung von Urteilsabschriften an die Botschaft wenden, wenn es sich um ein Urteil in eigener Sache handelt und sie die deutsche Staatsangehörigkeit besitzen. Anträge von Personen, die auch die polnische Staatsangehörigkeit besitzen, werden der Botschaft von den polnischen Gerichten unerledigt zurückgegeben.
Amts- und Rechtshilfeersuchen haben auch dann Aussicht auf Erfolg, wenn beide Parteien die polnische Staatsangehörigkeit besitzen.


2.
Grundbuchauszüge und Katasterunterlagen
Die Beschaffung von Grundbuchauszügen, insbesondere, wenn diese als Nachweis über privaten Grundbesitz von Flüchtlingen und Vertriebenen aus den ehemals deutschen Ostgebieten dienen sollen, ist leider bisher nicht möglich. In Einzelfällen kann es sein, daß polnischen Rechtsanwälten, die von den Interessierten auf deren Kosten zu beauftragen wären, Einsicht in Grundbuch- und Katasterunterlagen gewährt wird. Auszüge sind aber in der Regel auch für Anwälte nicht erhältlich.


3.
Beschaffung von Unterlagen, die zur Rentenberechnung benötigt werden
Nach dem deutsch-polnischen Renten- und Unfallversicherungsabkommen vom 9. 10. 1975 ist es Aufgabe der Verbindungsstellen eines jeden Vertragsstaates, alle zu einer Rentenberechnung im jeweils anderen Vertragsstaat benötigten Unterlagen zu beschaffen und zur Verfügung zu stellen.
Entsprechende Anträge für aus Polen benötigte Unterlagen und Nachweise sind über den zuständigen deutschen Rentenversicherungsträger direkt an die polnische Verbindungsstelle
Biuro Rent Zagranicznych
ul. Czerniakowska 16
00-715 Warszawa
zu richten.


4.
Nachweise über Eintragungen in die deutsche Volksliste
Unterlagen über die Eintragungen in die deutsche Volksliste sollen sich großenteils im Besitze des Staatlichen Archivs der Stadt und der Wojewodschaft Posen befinden, die genaue Anschrift ist wie folgt:
Państwowe Archiwum Miasta
i Wojewodztwa Poznańskiego. 23 go Lutego 41/43 60-967 Poznań.
Es ist der Botschaft jedoch in der Vergangenheit noch in keinem Fall gelungen, eine positive Auskunft des Posener Archivs darüber zu erhalten, ob eine bestimmte Person in die Volksliste eingetragen worden war. In aller Regel bleiben derartige Anfragen unbeantwortet in seltenen Ausnahmefällen ergeht ein Negativbescheid des Inhalts, daß die entsprechenden Unterlagen durch Kriegseinwirkung vernichtet worden seien. Privatpersonen soll in einigen Fällen mündlich Auskunft erteilt worden sein, Abschriften oder Auszüge aus den Posener Archivunterlagen konnten jedoch auch von diesen bisher nicht erlangt werden.


5.
Zeugnisse und Diplome
Anträge auf Beschaffung von Zeugnissen und Diplomen von Personen, die in Polen ihre Schul- bzw. Hochschulausbildung absolviert haben, können an die Kulturabteilung der Botschaft gerichtet werden. Die Botschaft benötigt für die Beantragung derartiger Unterlagen die nachfolgenden Angaben:
- Familienname, Vorname, genaue Anschrift des Antragstellers
- Geburtsdatum und -ort des Antragstellers
- Familienname des Antragstellers zur Zeit des Schulbesuchs bzw. zur Zeit des Examens
- letzte Anschrift des Antragstellers in der Volksrepublik Polen
- genaue Bezeichnung des Dokuments, das angefordert wird
- genaue Bezeichnung der Schule, Hochschule oder sonstigen Ausbildungsinstitutes mit Anschriftenangabe (der Name des Instituts muß in polnischer Sprache angegeben werden)
- Angabe, wo sich das Zeugnis heute befindet, da der gegenwärtige Aufbewahrungsort häufig nicht mit dem ausstellenden Institut identisch ist; so befinden sich Reifezeugnisse häufig bei der Universität oder einem Polytechnikum, bei dem eine spätere Ausbildung absolviert worden ist.
Falls keine Originalunterlagen angefordert werden, sondern Zweitschriften von verlorenen Unterlagen, ist dies besonders anzugeben.
Die Botschaft bemüht sich, durch direkte Anfragen bei den vom Antragsteller angegebenen Instituten bzw. über das Hochschulministerium die erbetenen Unterlagen zu beschaffen. Dies gelingt jedoch nicht in jedem Fall. In Fällen, in denen der Antragsteller noch die polnische Staatsangehörigkeit besitzt und vor allem dann, wenn er von einer Besuchsreise nicht nach Polen zurückgekehrt ist, bleiben Anfragen der Botschaft meist unbeantwortet.


6.
Führerscheine
Amtshilfeersuchen deutscher Straßenverkehrsbehörden auf Überprüfung der Echtheit polnischer Führerscheine leitet die Botschaft an die ausstellende polnische Behörde weiter. Die Ersuchen werden in aller Regel erledigt, die Bearbeitungsdauer durch die polnischen Straßenverkehrsämter kann sich einige Monate hinziehen.
Unerläßlich sind folgende Angaben:
- Name und Vorname der Person, auf die der Führerschein ausgestellt worden ist
- Geburtsdatum des Inhabers
- genaue Bezeichnung der Ausstellungsbehörde in polnischer Sprache
- Ausstellungsdatum und -ort
- Klasse, für die der Führerschein erteilt worden ist
Empfehlenswert ist die Beifügung einer gut lesbaren Fotokopie des überprüfenden Führerscheins.
Die Botschaft verfügt über keine praktischen Erfahrungen darüber, ob für Antragsteller, die im Ausland leben, Zweitschriften für abhandengekommene Führerscheine erteilt werden. Dies dürfte auch in aller Regel nicht erforderlich sein, da die meisten Länder nach Ablauf einer Übergangsfrist verlangen, daß Fahrzeugführer einen nationalen Führerschein erwerben. Dem Antragsteller dürfte dann zumeist mit einer Bescheinigung des polnischen Straßenverkehrsamtes darüber geholfen sein, daß er Inhaber der gültigen Fahrerlaubnis XY gewesen ist.


Anlagen:

Anlage 1 zum Merkblatt für die Beschaffung von Personenstandsurkunden und anderen Personalunterlagen aus Polen

Anlage 2 zum Merkblatt für die Beschaffung vonPersonenstandsurkunden und anderen Personalunterlagen aus Polen

Anlage 3 zum Merkblatt für die Beschaffung vonPersonenstandsurkunden und anderen Personalunterlagen aus Polen