zu § 70 BHO; Geldversorgung von Zuwendungsempfängern und Bundesmittel verwaltenden Stellen außerhalb der Bundesverwaltung; Verwaltungsvorschriften und Besondere Nebenbestimmungen zum Abrufverfahren - Schreiben des BMF vom 3. Mai 2005

E-VSF: H 08 10

Geldversorgung von Zuwendungsempfängern und Bundesmittel verwaltenden Stellen außerhalb der Bundesverwaltung; Verwaltungsvorschriften und Besondere Nebenbestimmungen zum Abrufverfahren

Schreiben des BMF vom 3. Mai 2005 - II A 6 - H 2074 – 1/05

Bezug: Rundschreiben vom 1. Oktober 1997 - II A 6 – H 2074 – 2/97

Die beiliegenden neuen Abrufrichtlinien treten am 1. Juni 2005 in Kraft. Sie ermöglichen, das Abrufverfahren stärker als bisher anzuwenden. Im Zuge der Stärkung der Ressortverantwortlichkeit kann das jeweilige Ressort entscheiden, ob ein Zuwendungsempfänger am Abrufverfahren teilnehmen darf.

Ich weise darauf hin, dass Abrufe täglich erfolgen können. Aus diesem Grunde ist es nicht notwendig, den Bedarf für mehrere Tage im Voraus abzurufen. Soweit nach Nr. 5 der bisherigen Abrufrichtlinien eine diesbezügliche Ausnahmeregelung zugelassen wurde, widerrufe ich diese Ausnahmeregelung mit Ablauf des 30. September 2005. Im Übrigen sind im Einzelfall nach Nr. 5 der bisherigen Abrufrichtlinien zugelassene Ausnahmeregelungen weiterhin gültig.

Mein Rundschreiben vom 1. Oktober 1997 (GMBl. 1997, Seite 569) hebe ich mit Ablauf des 31. Mai 2005 auf.

Verwaltungsvorschriften zur Auszahlung von Bundesmitteln an Zuwendungsempfänger und an Bundesmittel verwaltende Stellen außerhalb der Bundesverwaltung im Abrufverfahren (Abrufrichtlinien)

1 

GRUNDSATZ

2 

ANSCHLUSS VON ZUWENDUNGSEMPFÄNGERN AN DAS ABRUFVERFAHREN

2.1

Verfahren bei der obersten Bundesbehörde

2.2

Verfahren bei der Bundeshauptkasse

2.3

Verfahren bei der Bundeskasse

3 

ABWICKLUNG DER ABRUFE VON ZUWENDUNGSEMPFÄNGERN

3.1

Verfahren bei der anordnenden Stelle

3.2

Verfahren bei der Filiale der Deutschen Bundesbank

3.3

Verfahren bei der Bundeshauptkasse

3.4

Verfahren bei der Bundeskasse

4 

WIDERRUF DER ABRUFERMÄCHTIGUNG FÜR ZUWENDUNGSEMPFÄNGER

4.1

Verfahren bei der obersten Bundesbehörde

4.2

Verfahren bei der Bundeskasse

5 

GELTUNG FÜR BUNDESMITTEL VERWALTENDE STELLEN AUSSERHALB DER BUNDESVERWALTUNG

6 

AUSNAHMEREGELUNGEN

Anlage: Besondere Nebenbestimmungen Abrufverfahren (BNBest-Abruf)

Anlage: Verzeichnis der Verarbeitungsschlüssel für den Vordruck M 03

1 

Grundsatz

Zuwendungsempfänger sollen nach Maßgabe dieser Richtlinien ermächtigt werden, Bundesmittel selbstständig abzurufen, wenn diese unregelmäßig oder in wechselnder Höhe in Anspruch genommen werden. Dabei sind die als Anlage beigefügten Besonderen Nebenbestimmungen (BNBest-Abruf ) zum Bestandteil des Zuwendungsbescheides zu machen (VV Nr. 7.4 Satz 2 zu § 44 BHO).

2 

Anschluss von Zuwendungsempfängern an das Abrufverfahren

2.1

Verfahren bei der obersten Bundesbehörde

2.1.1

Die zuständige oberste Bundesbehörde entscheidet, ob Zuwendungsempfänger zum Abrufverfahren zuzulassen sind. In einem Prüfungsvermerk ist darzulegen, dass aufgrund der Prüfung der personellen und wirtschaftlichen Verhältnisse des Zuwendungsempfängers die Voraussetzungen für den ordnungsgemäßen Geldabruf gegeben sind, dem Bund durch den selbstständigen Geldabruf kein Nachteil entsteht und die Einhaltung der Bestimmungen durch den Zuwendungsempfänger erwartet werden kann.

2.1.2

Die zuständige oberste Bundesbehörde teilt ihre Entscheidung über die Zulassung der Bundeshauptkasse mit und gibt dabei die Haushaltsstelle, aus der die Zuwendung gezahlt wird, die für die Bewirtschaftung der Haushaltsmittel zuständige Stelle (anordnende Stelle), die Bewirtschafternummer unter der die Abrufe vom Zuwendungsempfänger erfolgen sollen sowie die Kontoverbindung des Zuwendungsempfängers bei einer Filiale der Deutschen Bundesbank an.

2.2

Verfahren bei der Bundeshauptkasse

Die Bundeshauptkasse bestimmt die Bundeskasse, zu deren Lasten die Bundesmittel abzurufen sind und teilt die Angaben über die Zulassung der zuständigen obersten Bundesbehörde und der betreffenden Bundeskasse mit.

2.3

Verfahren bei der Bundeskasse

Die Bundeskasse unterrichtet die ihr Girokonto führende Filiale der Deutschen Bundesbank über die Teilnahme des Zuwendungsempfängers am Abrufverfahren.

3 

Abwicklung der Abrufe von Zuwendungsempfängern

3.1

Verfahren bei der anordnenden Stelle

3.1.1

Die anordnende Stelle richtet im automatisierten Verfahren für das Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen des Bundes unter einer ihrer Titelverwalternummern für den Zuwendungsempfänger Titelkonten oder entsprechend ihrem Informationsbedarf Objekt-/Unterobjektkonten ein, auf denen die abgerufenen Beträge gebucht werden sollen.

3.1.2

Die anordnende Stelle teilt dem Zuwendungsempfänger mit, welches Sachbuchkonto (Bewirtschafternummer und Titel-, Objekt- oder Unterobjektkontonummer) zur Buchung der Abrufe eingerichtet wurde und wie die für den Einzelnachweis erforderlichen Belege zur Leistung und Buchung einer Auszahlung – M 03 – erstellt werden. In Feld 3 des Vordrucks – M 03 – ist der Verarbeitungsschlüssel immer mit "51106" zu ergänzen. Bei der Satzart H 01 sind die Felder 8 und 9 durch liegende Striche zu entwerten.

3.1.3

Nach dem Anschluss des Zuwendungsempfängers an das Abrufverfahren bzw. jeweils zum Beginn eines Haushaltsjahres erteilt die anordnende Stelle der zuständigen Bundeskasse über jede betroffene Buchungsstelle eine Anordnung zur Buchung von Auszahlungen im Abrufverfahren – F 35 –. Die Auszahlungsanordnung – F 35 – ist über den Betrag zu erteilen, der für ein Haushaltsjahr oder zur Durchführung einer Maßnahme (längstens bis zum Ende des Haushaltsjahres) bewilligt worden ist.

3.1.4

Gleichzeitig mit der Erteilung der Auszahlungsanordnung – F 35 – weist die anordnende Stelle den für das ganze Haushaltsjahr bewilligten Zuwendungsbetrag dem nach Nr. 3.1.1 eingerichteten HKR-Konto mit Vordruck E 02 zu und legt diesen Betrag mit Vordruck F 02 fest. Aufhebungen von festgelegten Mitteln sind ebenfalls mit Vordruck F 02 durchzuführen. Die Erstschriften der Vordrucke sind zusammen mit der Erstschrift der Auszahlungsanordnung – F 35 – der zuständigen Bundeskasse zu übersenden. Das Bildschirm-Dialogverfahren sollte berücksichtigt werden.

3.1.5

Die anordnende Stelle überwacht zeitnah anhand der HKR-Kontoauszüge bzw. im Bildschirm-Dialogverfahren den Mittelabfluss und übersendet der Bundeskasse unverzüglich eine Auszahlungsanordnung (Nachtrag) – F 35 A –, wenn sie ein Überziehen der zugewiesenen Mittel als gerechtfertigt erachtet. Sie prüft, ob der Zuwendungsempfänger den Abruf der Bundesmittel bedarfsgerecht, dass heißt nur am Tage des Bedarfs und nur insoweit in Anspruch genommen hat, als sie für fällige Zahlungen benötigt wurden. Die HKR-Kontoauszüge sind unmittelbar weiterzuleiten. Es ist sicherzustellen, dass sie unverzüglich bearbeitet werden.

3.1.6

Ergeben sich Anhaltspunkte, dass der Zuwendungsempfänger die Abrufrichtlinien nicht beachtet hat, so prüft die anordnende Stelle, ob der Widerruf der Abrufermächtigung geboten ist. Zuständig für den Widerruf ist die oberste Bundesbehörde.

3.1.7

Am Ende des Haushaltsjahres bzw. nach Abschluss einer Maßnahme ist eine Auszahlungsanordnung (Nachtrag) – F 35 A – zu erstellen, wenn der Gesamtbetrag der abgerufenen Beträge nicht mit der Auszahlungsanordnung – F 35 – und eventuell bereits erstellter Nachträge F 35 A übereinstimmt. Der abgerufene Gesamtbetrag ist hierzu anhand der HKR-Kontoauszüge bzw. im Bildschirm-Dialogverfahren zu ermitteln.

3.1.8

Dem Nachtrag fügt die anordnende Stelle einen am Ende des Haushaltsjahres oder der Maßnahme erstellten HKR-Kontoauszug des entsprechenden Sachbuchkontos bei. Die darin als ausgezahlt gebuchten Beträge müssen mit dem "Gesamtbetrag" im Nachtrag – F 35 A – übereinstimmen.

3.2

Verfahren bei der Filiale der Deutschen Bundesbank

3.2.1

Die das Girokonto des Zuwendungsempfängers führende Filiale der Deutschen Bundesbank verstärkt, sofern ihr ein ordnungsgemäß ausgefüllter Verstärkungsauftrag ( Bundesbankvordruck Nr. 4200 ) vorgelegt wird, das Girokonto des Zuwendungsempfängers zu Lasten des Girokontos der Bundeskasse.

3.2.2

Die das Girokonto der Bundeskasse führende Filiale der Deutschen Bundesbank informiert die das Girokonto des Zuwendungsempfängers führende Filiale der Deutschen Bundesbank über die Abrufermächtigung, falls nicht beide Girokonten bei derselben Filiale geführt werden.

3.3

Verfahren bei der Bundeshauptkasse

3.3.1

Die Bundeshauptkasse führt eine Liste mit folgenden Daten der zugelassenen Abrufermächtigten:

–

Abrufermächtigter,

–

Geschäftssitz,

–

Kontoverbindung,

–

anordnende Stelle mit Referatsbezeichnung,

–

Bewirtschafternummer,

–

Haushaltsstelle,

–

zuständige Bundeskasse,

–

Geschäftszeichen bei der Bundeshauptkasse.

Diese Liste wird zum 30. April eines jeden Jahres dem BMF, Referat II A 6, und der Deutschen Bundesbank, Filiale Frankfurt am Main, -Kontoführung Bund-, Taunusanlage 5 in 60329 Frankfurt am Main, in Kopie zur Verfügung gestellt.

3.3.2

Mitteilungen nach Nr. 3.4.3 teilt die Bundeshauptkasse dem BMF -Referat II A 6 – mit.

3.4

Verfahren bei der Bundeskasse

3.4.1

Die Bundeskasse hält die Kopie des Verstärkungsauftrages mit den dazugehörenden M 03-Belegen zurück, bis die Lastschrift auf ihrem Kontoauszug der Filiale der Deutschen Bundesbank erscheint und gibt die M 03-Belege dann sofort zur Buchung.

3.4.2

Die Bundeskasse führt für jeden Abrufermächtigten ein Belege-Heft. Die M 03-Belege sind bei der zugehörigen Auszahlungsanordnung – F 35 – abzulegen. Diese Auszahlungsanordnung wird für das automatisierte Verfahren nicht erfasst, erhält jedoch die "Belegnummer der Kasse" des ersten beigefügten M 03-Beleges. Nach jedem M 03-Beleg ist zu prüfen, ob der Betrag der insgesamt gebuchten M 03-Belege den Betrag auf der Kassenanordnung F 35 – einschließlich eventuell schon vorhandener Nachträge F 35 A – überschreitet. Ist dies der Fall, so teilt die Bundeskasse dies der anordnenden Stelle unverzüglich mit und fordert von dieser einen Beleg F 35 A. Der Nachtrag F 35 A erhält die gleiche Belegnummer wie die zugehörige Auszahlungsanordnung F 35 und ist mit dieser zusammen aufzubewahren.

3.4.3

Erhält die Bundeskasse von der anordnenden Stelle binnen vier Wochen keine Antwort, so teilt die Bundeskasse dies der Bundeshauptkasse mit.

4 

Widerruf der Abrufermächtigung für Zuwendungsempfänger

4.1

Verfahren bei der obersten Bundesbehörde

Die oberste Bundesbehörde teilt der Bundeskasse unverzüglich mit, wenn ein Zuwendungsempfänger von ihr keine Zuwendungen mehr erhält oder die Abrufermächtigung widerrufen wurde.

4.2

Verfahren bei der Bundeskasse

Die Bundeskasse unterrichtet sogleich die jeweilige Filiale der Deutschen Bundesbank und die Bundeshauptkasse, dass die Abrufermächtigung des Zuwendungsempfängers erloschen ist.

Sonstige Änderungen, wie zum Beispiel die Erweiterung des Umfangs der Abrufe auf zusätzliche Haushaltsstellen oder die Änderung der Kontonummer des Zuwendungsempfängers teilt die Bundeskasse unverzüglich der Bundeshauptkasse mit.

5 

Geltung für Bundesmittel verwaltende Stellen außerhalb der Bundesverwaltung

Die Nummern 1 bis 4 gelten entsprechend für die Auszahlung von Bundesmitteln an Bundesmittel verwaltende Stellen außerhalb der Bundesverwaltung (§ 44 Abs. 2 BHO).

6 

Ausnahmeregelungen

Das Bundesministerium der Finanzen kann in begründeten Einzelfällen Abweichungen von den vorstehenden Abrufrichtlinien zulassen und andere Einrichtungen an das Abrufverfahren anschließen.