Amtliche Beglaubigung von Dokumenten und Unterschriften (§§ 33, 34 VwVfG)

Berlin, 1. Oktober 2004

V 5a - 130 210/16

Amtliche Beglaubigungen von Dokumenten und Unterschriften (§§ 33, 34 VwVfG)

I. Beglaubigung von Schriftstücken

1. Allgemein

Nach § 33 Abs. 1 Satz 2 des Verwaltungsverfahrensgesetzes (VwVfG) sind die von der Bundesregierung durch Rechtsverordnung bestimmten Behörden des Bundes und der bundesunmittelbaren Körperschaften, Anstalten und Stiftungen des öffentlichen Rechts sowie die nach Landesrecht zuständigen Behörden befugt, Abschriften fremder Schriftstücke amtlich zu beglaubigen. Zur Beglaubigung von Abschriften eigener Schriftstücke ist jede Behörde kraft Gesetzes befugt (§ 33 Abs. 1 Satz 1 VwVfG).

Die Bundesregierung hat die Beglaubigungsbefugnis allen Bundesbehörden im Sinne des § 1 Abs. 1 Nr.  1 VwVfG erteilt (Verordnung vom 13. März 2003, BGBl. I S. 361). Die Vorschriften über die Beglaubigung von Abschriften gelten entsprechend für Ablichtungen, Lichtdrucke und ähnliche in technischen Verfahren hergestellte Vervielfältigungen, für auf fototechnischem Wege von Schriftstücken hergestellte Negative, die bei einer Behörde aufbewahrt werden sowie für Ausdrucke elektronischer Dokumente; beglaubigte Vervielfältigungen, Negative und Ausdrucke elektronischer Dokumente stehen beglaubigten Abschriften gleich (§ 33 Abs. 6 VwVfG).

Die Beglaubigung von Abschriften, Vervielfältigungen und Negativen hat zur Voraussetzung, dass die Urschrift von einer Behörde ausgestellt ist oder die Abschrift usw. zur Vorlage bei einer Behörde benötigt wird, sofern nicht durch Rechtsvorschrift die Erteilung beglaubigter Abschriften aus amtlichen Registern und Archiven, z. B. die Erteilung von Personenstandsurkunden, anderen Behörden ausschließlich vorbehalten ist.

Abschriften dürfen nicht beglaubigt werden, wenn Umstände zu der Annahme berechtigen, dass der ursprüngliche Inhalt des Schriftstückes, dessen Abschrift beglaubigt werden soll, geändert worden ist, insbesondere wenn dieses Schriftstück Lücken, Durchstreichungen, Einschaltungen, Änderungen, unleserliche Wörter, Zahlen oder Zeichen, Spuren der Beseitigung von Wörtern, Zahlen oder Zeichen enthält oder wenn der Zusammenhang eines aus mehreren Blättern bestehenden Schriftstückes aufgehoben ist (§ 33 Abs. 2 VwVfG).

Nach § 33 Abs. 3 Satz 1 VwVfG wird eine Abschrift beglaubigt durch einen Beglaubigungsvermerk, der unter die Abschrift zu setzen ist. Aus § 33 Abs. 3 Satz 2 VwVfG ergibt sich, welchen Inhalt der Vermerk haben muss. Ich empfehle, dem Beglaubigungsvermerk das folgende Muster zugrunde zu legen:

Der Hinweis auf den Verwendungszweck entfällt, wenn die Urschrift von einer Behörde ausgestellt ist (§ 33 Abs. 3 Nr. 3 VwVfG).

Besteht die beglaubigte Abschrift oder Ablichtung aus mehreren Blättern, so sind diese so fest miteinander zu verbinden, dass ihre Trennung ohne merkbare Beschädigung nicht möglich ist; die Verbindungsstellen sind zu siegeln.

§ 33 VwVfG gilt nicht für die Beglaubigung von Abschriften für den internen Bedarf der Behörde.

2. Besonderheiten bei der Beglaubigung von Ausdrucken elektronischer Dokumente

Bei der Beglaubigung des Ausdrucks eines elektronischen Dokuments ist nach § 33 Abs. 4 Nr. 3 i. V. m. Abs. 3 Satz 2 Nr. 1 VwVfG die genaue Bezeichnung des elektronischen Dokuments anzugeben. Hierzu ist ein kurzer Inhaltshinweis ausreichend, etwa „Ausfuhrgenehmigung des Bundesausfuhramtes - Az V 55555-6“.

Für die Beglaubigung des Ausdrucks eines elektronischen Dokuments, das nicht mit einer qualifizierten elektronischen Signatur verbunden ist, empfehle ich, dem Beglaubigungsvermerk das folgende Muster zugrunde zu legen:

Bei der Beglaubigung eines Ausdrucks eines elektronischen Dokuments, das mit einer qualifizierten elektronischen Signatur verbunden ist, muss der Beglaubigungsvermerk nach § 33 Abs. 5 Satz 1 Nr. 1 VwVfG zusätzlich angeben:

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wen die Signaturprüfung als Inhaber der Signatur ausweist,

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welchen Zeitpunkt die Signaturprüfung für die Anbringung der Signatur ausweist und

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welche Zertifikate mit welchen Daten dieser Signatur zugrunde lagen.

Inhaber der Signatur ist der Signaturschlüssel-Inhaber im Sinne des § 7 Abs. 1 Nr. 1 des Signaturgesetzes (SigG). Nach § 2 Nr. 9 SigG ist dies die natürliche Person, die den Signaturschlüssel besitzt und der die zugehörigen Signaturprüfschlüssel durch qualifizierte Zertifikate zugeordnet sind.

Es sind die bei der Signaturprüfung unmittelbar wahrnehmbaren Daten des der Signatur zugrunde liegenden Zertifikats festzustellen:

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die laufende Nummer des Zertifikats (§ 7 Abs. 1 Nr. 4 SigG)

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Beginn und Ende der Gültigkeit des Zertifikats (§ 7 Abs. 1 Nr. 5 SigG)

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Angaben darüber, ob die Nutzung des Signaturschlüssels auf bestimmte Anwendungen nach Art und Umfang beschränkt ist (§ 7 Abs. 1 Nr. 7 SigG), sowie

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Angaben, ob Attribute des Signaturschlüsselinhabers bestehen (§ 7 Abs. 1 Nr. 9 SigG).

Ich empfehle, dem Beglaubigungsvermerk das folgende Muster zugrunde zu legen:

Statt der schriftlichen Niederlegung der bei der Signaturprüfung festgestellten unmittelbar wahrnehmbaren Daten des der Signatur zugrunde liegenden Zertifikats kann auch ein Bildschirmausdruck der Signaturprüfung in den Vermerk einbezogen werden.

Besteht der beglaubigte Ausdruck eines elektronischen Dokuments aus mehreren Blättern, so sind diese so fest miteinander zu verbinden, dass ihre Trennung ohne merkbare Beschädigung nicht möglich ist; die Verbindungsstellen sind zu siegeln.

II. Beglaubigung von elektronischen Dokumenten

Nach § 33 Abs. 4 Nr. 4 VwVfG können auch elektronische Dokumente beglaubigt werden, wenn sie

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zur Abbildung eines Schriftstücks hergestellt wurden oder

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ein anderes technisches Format als das mit einer qualifizierten elektronischen Signatur verbundene Ausgangsdokument erhalten haben.

Beglaubigte elektronische Dokumente nach § 33 Abs. 4 Nr. 4 VwVfG stehen beglaubigten Abschriften gleich (§ 33 Abs. 6 VwVfG).

Auch elektronische Dokumente nach § 33 Abs. 4 Nr. 4 VwVfG dürfen nicht beglaubigt werden, wenn Umstände zu der Annahme berechtigen, dass der ursprüngliche Inhalt des Ausgangsdokuments, dessen Abbild beglaubigt werden soll, geändert worden ist, insbesondere wenn dieses Dokument Lücken, Durchstreichungen, Einschaltungen, Änderungen, unleserliche Wörter, Zahlen oder Zeichen, Spuren der Beseitigung von Wörtern, Zahlen oder Zeichen enthält oder wenn der Zusammenhang eines aus mehreren Seiten bestehenden Dokuments aufgehoben ist (§ 33 Abs. 2 VwVfG).

Elektronische Dokumente, die zur Abbildung eines Schriftstücks hergestellt wurden, werden regelmäßig durch ein Bilddateiprogramm dargestellt werden. Entsprechend den technischen Möglichkeiten des verwendeten Programms ist der Beglaubigungsvermerk nach dem Text des Schriftstücks ein- oder anzufügen. Der Beglaubigungsvermerk muss dabei die nach § 33 Abs. 3 Satz 2 VwVfG erforderlichen Angaben enthalten. Zusätzlich sind der Name des für die Beglaubigung zuständigen Bediensteten und die Bezeichnung der Behörde, die die Beglaubigung vornimmt, in den Vermerk aufzunehmen (§ 33 Abs. 5 Satz 1  Nr. 2 VwVfG). Die nach § 33 Abs. 3 Satz 2  Nr. 4 VwVfG erforderliche Unterschrift des für die Beglaubigung zuständigen Bediensteten und das Dienstsiegel werden durch eine dauerhaft überprüfbare qualifizierte elektronische Signatur ersetzt.

Ich empfehle, dem Beglaubigungsvermerk das folgende Muster zugrunde zu legen:

Der Vermerk ist dem elektronischen Dokument beizufügen und dieses sodann vom Beglaubigenden mit seiner dauerhaft überprüfbaren qualifizierten elektronischen Signatur zu versehen.

Elektronische Dokumente, die ein anderes technisches Format als das mit einer qualifizierten elektronischen Signatur verbundene Ausgangsdokument erhalten haben, also umformatiert worden sind, können in gleicher Weise, wie elektronische Dokumente, die zur Abbildung eines Schriftstücks hergestellt wurden, beglaubigt werden. Da nach der Umformatierung die qualifizierte elektronische Signatur des Ausgangsdokuments nicht mehr prüfbar ist, muss der Beglaubigungsvermerk zusätzlich die Angaben nach § 33 Abs. 5 Satz 1 Nr. 1 VwVfG enthalten (§ 33 Abs. 5 Satz 2 VwVfG).

Ich empfehle, dem Beglaubigungsvermerk das folgende Muster zugrunde zu legen:

III. Beglaubigung von Unterschriften

Nach § 34 Abs. 1 Satz 1 VwVfG sind die von der Bundesregierung durch Rechtsverordnung bestimmten Behörden und die nach Landesrecht zuständigen Behörden befugt, Unterschriften zu beglaubigen, wenn das unterzeichnete Schriftstück zur Vorlage bei einer Behörde oder bei einer sonstigen Stelle, der auf Grund einer Rechtsvorschrift das unterzeichnete Schriftstück vorzulegen ist, benötigt wird. Die Bundesregierung hat die Beglaubigungsbefugnis allen Bundesbehörden im Sinne des § 1 Abs. 1 Nr.  1 VwVfG erteilt (Verordnung vom 13. März 2003, BGBl. I S. 361). Die amtliche Beglaubigung von Unterschriften ohne zugehörigen Text sowie von Unterschriften, die der öffentlichen Beglaubigung (§ 129 des Bürgerlichen Gesetzbuches) bedürfen, ist unzulässig (§ 34 Abs. 1 Satz 2 VwVfG).

Eine Unterschrift soll nur beglaubigt werden, wenn sie in Gegenwart des beglaubigenden Bediensteten vollzogen oder anerkannt wird (§ 34 Abs. 2 VwVfG).

Nach § 34 Abs. 4 VwVfG gelten die Vorschriften über die amtliche Beglaubigung von Unterschriften für die Beglaubigung von Handzeichen entsprechend.

§ 34 Abs. 3 VwVfG schreibt vor, dass der Beglaubigungsvermerk unmittelbar bei der Unterschrift, die beglaubigt werden soll, anzubringen ist, und welchen Inhalt er haben muss. Ich empfehle für den Beglaubigungsvermerk das folgende Muster:

Besteht das unterzeichnete Schriftstück aus mehreren Blättern, so sind diese so miteinander zu verbinden, dass ihre Trennung ohne merkbare Beschädigung nicht möglich ist; die Verbindungsstellen sind zu siegeln.

§ 34 VwVfG gilt nicht für die Beglaubigung von Unterschriften, die in amtlicher Eigenschaft geleistet werden.

IV.

Ich bitte, in Ihrem Geschäftsbereich nach dem Vorgesagten zu verfahren.

V.

Dieses Schreiben ersetzt mein Rundschreiben vom 8. Dezember 1976 - V II 3 - 130 210/16.

Oberste Bundesbehörden