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BMI-IS-20060329-KF01-A006.htm

Zum Hauptdokument : Allgemeine Verwaltungsvorschrift des Bundesministeriums des Innern zum materiellen und organisatorischen Schutz von Verschlusssachen - Verschlusssachenanweisung (VS-Anweisung - VSA)



Anlage 6 zur VS-Anweisung

Hinweise zu Weitergabe und Versand von VS



Anmerkung: Die nachfolgenden Hinweise gelten vorzugsweise für Schriftgut. Bei anderen Darstellungsformen der VS sind vergleichbare Schutzmaßnahmen zu ergreifen.



1.
Weitergabe von VS innerhalb desselben Gebäudes oder einer geschlossenen Gebäudegruppe


1.1 Innerhalb desselben Gebäudes oder einer geschlossenen Gebäudegruppe sind VS-VERTRAULICH oder höher eingestufte VS von Hand zu Hand weiterzugeben oder durch Boten zu befördern; sie sind in einem VS-Quittungsbuch nachzuweisen. Von einer Quittungspflicht ausgenommen sind VS-VERTRAULICH eingestufte VS, die innerhalb von Referaten oder vergleichbaren Organisationseinheiten weitergegeben oder die täglich an die VS-Registratur zurückgegeben werden.



1.2 Bei GEHEIM eingestuften VS können die Geheimschutzbeauftragten ausnahmsweise zulassen, dass innerhalb bestimmter Referate oder vergleichbarer Organisationseinheiten eine Quittung entfällt, wenn besondere Umstände (außergewöhnlich große Anzahl dieser VS und unvertretbare Zeitverzögerungen) vorliegen und der aktuelle Verbleib der VS jederzeit feststellbar ist. VS-VERTRAULICH eingestufte VS können bei besonders großer Anzahl dieser VS mit Zustimmung der Dienststellenleitung auch an andere Organisationseinheiten ohne Quittung weitergegeben werden; bei Weitergabe soll die VS-Registratur beteiligt werden. Der Verbleib solcher VS ist verstärkt zu kontrollieren.



1.3 Innerhalb desselben Ortes können zwischen Gebäuden einer Dienststelle GEHEIM oder VS-VERTRAULICH eingestufte VS von Hand zu Hand weitergegeben oder durch Boten befördert werden.



1.4 VS-NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH eingestufte VS werden ohne Quittung weitergegeben und wie nicht eingestuftes Schriftgut befördert.



2.
Weitergabe von VS durch Boten


2.1 STRENG GEHEIM oder GEHEIM eingestufte VS sind bei Beförderung durch VS-Boten in Klebemappen oder Umschlägen zu verschließen. Der Klebestreifen oder Umschlag muss neben der Unterschrift des Absenders die Aufschrift tragen:



"STRENG GEHEIM/GEHEIM – diese Mappe (dieser Umschlag)

darf nur von ....................oder

dem STRENG GEHEIM/GEHEIM ermächtigten Vertreter geöffnet werden!"



Die Klebemappen oder Umschläge sollen in verschlossenen VS-Transportbehältern mit Zählwerk befördert werden; die Mappen/Umschläge dürfen jeweils nur VS für einen Empfänger enthalten. Stehen VS-Transportbehälter mit Zählwerk nicht zur Verfügung, so ist als Hülle ein zweiter Umschlag zu verwenden, auf dem die Anschrift des Empfängers und das Geschäftszeichen ohne den Geheimhaltungsgrad angegeben werden.



2.2 Der Absender hat die erforderlichen Eintragungen im VS-Quittungsbuch vorzunehmen. Das VS-Quittungsbuch ist dem VS-Boten mitzugeben. Der Absender hat auf baldige Rückgabe des Quittungsbuches zu achten und die Eintragungen hinsichtlich der Vollständigkeit, der für die Beförderung benötigten Zeit und ggf. der Übereinstimmung der Zählwerknummern zu überprüfen.



2.3 Der Bote hat die VS unverzüglich zu befördern und bis zu ihrer Ablieferung im persönlichen Gewahrsam zu halten. Kann eine STRENG GEHEIM eingestufte VS nicht sofort zugestellt werden, so ist sie dem Absender oder der zuständigen VS-Registratur zur einstweiligen Verwahrung zurückzugeben.



2.4 Der Empfänger hat die Unversehrtheit und den Verschluss des VS-Transportbehälters bzw. Umschlages zu prüfen und ihn persönlich zu öffnen. Er überprüft anhand der Eintragungen im VS-Quittungsbuch die für die Beförderung benötigte Zeit sowie bei VS-Transportbehältern den Zählwerkstand. Er trägt das Datum, die Uhrzeit und bei VS-Transportbehältern den Zählwerkstand in das VS-Quittungsbuch ein und quittiert die VS.



2.5 VS-VERTRAULICH eingestufte VS sind bei Beförderung durch Boten in Klebemappen, Umschlägen oder anderer angemessener Verpackung zu verschließen. Der Klebestreifen oder Umschlag muss neben der Unterschrift des Absenders die Aufschrift tragen:



"VS-VERTRAULICH – Mappe (dieser Umschlag)

darf nur von ....................oder

dem VS-VERTRAULICH ermächtigten Vertreter

geöffnet werden!"



Der Verwendung von VS-Transportbehältern bedarf es nicht.

Unterbleibt eine Quittung bei der Weitergabe, so ist der Klebestreifen durch das Datum und die Uhrzeit beim Absenden zu ergänzen. Im Übrigen gilt § 21 Abs. 2 bis 4 der VS-Anweisung entsprechend.



2.6 Sendungen mit VS-VERTRAULICH oder höher eingestuften VS, die auf dem inneren Umschlag den Vermerk "Persönlich" oder "Nicht durch die Registratur zu öffnen" tragen, sind dem Empfänger oder ggf. dem Vertreter im Amt ungeöffnet mit einem VS-Begleitzettel zuzuleiten. Der Empfänger kann eine solche VS von der Weitergabe in den Geschäftsgang ausschließen, wenn es der Grundsatz "Kenntnis nur, wenn nötig" erfordert. In diesem Falle werden der zuständigen VS-Registratur nur der ausgefüllte VS-Begleitzettel und der unterschriebene VS-Empfangsschein zugeleitet.



3.
Versand von VS


Bei Weitergabe von VS-VERTRAULICH oder höher eingestuften VS zwischen getrennt liegenden Gebäuden, die nicht zu einer geschlossenen Gebäudegruppe gehören (Versand), sind die nachfolgenden Vorschriften anzuwenden.



3.1 STRENG GEHEIM eingestufte VS sind durch VS-Kurier zu versenden.



3.2 VS-Kuriere, die STRENG GEHEIM oder GEHEIM eingestufte VS befördern, haben einen Dienstwagen mit Fahrer zu benutzen. Ist dies nicht möglich, so ist bei STRENG GEHEIM eingestuften VS ein zweiter VS-Kurier einzusetzen. Die Benutzung öffentlicher Nahverkehrsmittel außer Taxi ist möglichst, bei STRENG GEHEIM eingestuften VS ausnahmslos, zu vermeiden.



3.3 Für die Versendung durch VS-Kurier ist ein neutraler, verschlossener VS-Transportbehälter mit Zählwerkschloss, an dem ein verdecktes Schild mit Anschrift der Dienststelle angebracht ist, zu benutzen.



3.4 VS-Kuriere haben die VS ständig in persönlichem Gewahrsam zu halten. Können mitgeführte VS nicht ständig in persönlichem Gewahrsam gehalten werden, sind sie nach § 17 der VS-Anweisung aufzubewahren. Ist dies nicht möglich, sind sie verschlossen einer Polizeidienststelle zur sicheren Aufbewahrung zu übergeben.



3.5 GEHEIM oder VS-VERTRAULICH eingestufte VS können durch VS-Kurier oder private Zustelldienste befördert werden. Bei Nutzung eines privaten Zustelldienstes müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:



1.
Beim Absender:
a)
eindeutige Adressierung und zuverlässige Verpackung,
b)
Absendung zum letztmöglichen Zeitpunkt für eine Zustellung bis zum Mittag des folgenden Arbeitstages.


2.
Beim privaten Zustelldienst:
a)
Abholung beim Absender mit Zustellungsgarantie bis zum Mittag des folgenden Arbeitstages,
b)
Nachweis der Annahme und Auslieferung der Sendung,
c)
lückenlose DV-gestützte Verfolgung der Sendungen von der Annahme bis zur Auslieferung.


Bei Bedarf erteilt das BSI Auskunft, welche privaten Zustelldienste die Voraussetzungen nach Nummer 2 erfüllen.



3.6 VS-NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH eingestufte VS können als gewöhnliche Sendung befördert werden.



4.
Versand oder Weitergabe von VS an Parlamente, Privatpersonen oder Unternehmen


4.1 VS, die dem Deutschen Bundestag oder dem Parlament eines Bundeslandes zugänglich gemacht werden sollen, sind von den obersten Bundesbehörden grundsätzlich der VS-Registratur der Verwaltung des Deutschen Bundestages bzw. des Landesparlamentes zur Registrierung zu übersenden.



4.2 Bevor VS an Privatpersonen oder Unternehmen weitergegeben werden, ist erneut zu prüfen, ob die VS-Einstufung in allen Teilen erforderlich ist. Soweit möglich und zweckmäßig, ist eine differenzierte VS-Einstufung vorzunehmen.



4.3 Bei VS-NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH eingestuften VS genügt es, das VS-NfD-Merkblatt (Anlage 7) zum Vertragsbestandteil zu machen oder die Privatperson auf diese Bestimmungen hinzuweisen. Vor Weitergabe von VS-NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH eingestuften VS an ein Unternehmen ist zu prüfen, ob die VS-Einstufung zwingend beibehalten werden muss.



4.4 Für die Weitergabe von VS VERTRAULICH und höher eingestuften VS an Unternehmen gilt § 21 Abs. 4 der VS-Anweisung.



4.5 Privatpersonen dürfen Kenntnis von VS nur erhalten, wenn dies im staatlichen Interesse (z.B. zur Durchführung eines staatlichen Auftrags) erforderlich ist. Sie sind, wenn es sich um VS-VERTRAULICH oder höher eingestufte VS handelt, zuvor gemäß dem Sicherheitsüberprüfungsgesetz und den allgemeinen Verwaltungsvorschriften zur Durchführung von Sicherheitsüberprüfungen (s. § 35 SÜG) zu überprüfen, über die in Betracht kommenden Vorschriften der VS-Anweisung zu unterrichten sowie unter Hinweis auf die Strafbarkeit der Geheimnisverletzung förmlich zur Geheimhaltung zu verpflichten (Muster 1) und zu ermächtigen. Bei Bedarf können an die Stelle vorstehender Bestimmungen besondere Sicherheitsvorschriften treten. VS dürfen Privatpersonen erst dann übergeben werden, wenn Maßnahmen für den Schutz der VS unter sinngemäßer Beachtung der VSA getroffen worden sind (Beispiel: Vorübergehende Überlassung eines VS-Verwahrgelasses).



5.
Versand von VS an Empfänger im Ausland


5.1 VS-VERTRAULICH oder höher eingestufte VS an berechtigte Empfänger im Ausland sind durch den Kurierdienst des Auswärtigen Amtes zur zuständigen Auslandsvertretung der Bundesrepublik Deutschland zu versenden; ist diese nicht selbst Empfänger, so ist sie um sichere Weiterleitung an den Empfänger zu ersuchen. Hierbei ist die Geschäftsordnung des Auswärtigen Amtes für den Einsatz von Kurieren zu beachten (RES 21-23 Tz. 1.16.3). Soweit termingebundene VS-Transporte nicht direkt für die Auslandsvertretung bestimmt sind, sondern im Interesse anderer Behörden erfolgen, muss die veranlassende Stelle die damit verbundenen Kosten übernehmen.



VS des Geheimhaltungsgrades STRENG GEHEIM sind zusätzlich zu verschlüsseln oder mit Doppelkurier zu befördern. Die Verschlüsselung für den zivilen Bereich übernimmt das Auswärtige Amt. Das versendende Ressort setzt sich deswegen mit dem Auswärtigen Amt in Verbindung.



5.2 VS-NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH eingestufte VS von und zu deutschen Auslandsvertretungen sind ebenfalls durch den Kurierdienst des Auswärtigen Amtes zu versenden. Sendungen an andere Empfänger im Ausland können mit einem privaten Zustelldienst versandt werden.



6.
Verpackung für den Versand


6.1 VS-VERTRAULICH oder höher eingestuftes Schriftgut ist in doppeltem Umschlag zu versenden. Der Umschlag darf außer bei VS-VERTRAULICH nicht mehr als einen Vorgang enthalten.



6.2 Die inneren Umschläge müssen so beschaffen sein, dass sie nach Feststellung des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik einen Zugriff auf den Inhalt erkennen lassen.



6.3 Der innere Umschlag ist mit folgenden Angaben zu versenden:



1.
Empfänger und Absender,
2.
Bezeichnung des Empfangsberechtigten mit dem Zusatz "oder Vertreter im Amt (o.V.i.A.)",
3.
Geheimhaltungsgrad und
4.
Geschäftszeichen.


6.4 Sendungen, deren Inhalt aus besonderem Grund nur für den auf dem Umschlag bezeichneten Empfänger bestimmt ist, sind auf dem inneren Umschlag mit dem Zusatz "Persönlich" zu versehen.



6.5 Der äußere Umschlag darf nur die für die Zustellung erforderlichen Angaben enthalten. Er darf keine Zusätze aufweisen, die Rückschluss auf den Inhalt zulassen oder auf eine Sonderbehandlung der Sendung hindeuten.



6.6 Kuriersendungen sind abweichend von Absatz 1 im einfachen Umschlag zu verpacken und mit dem Geschäftszeichen einschließlich des abgekürzten Geheimhaltungsgrades oder einer Ausgangsnummer zu versehen. Die Übergabe ist vom Kurier und vom Empfänger zu quittieren.



6.7 Beim Versand von VS-VERTRAULICH oder höher eingestuften VS über privaten Zustelldienst ist im inneren Umschlag ein ausgefüllter VS-Empfangsschein beizufügen, der vom Empfänger zurückzusenden ist. Geht der VS-Empfangsschein innerhalb einer angemessenen Frist (in der Regel nach einer Woche) nicht ein, so hat der Absender den Schein anzumahnen.



6.8 Für den Versand von Paketen gelten die vorstehenden Bestimmungen entsprechend.



7.
Aufbewahrung von VS-Transportbehältern


VS-Transportbehälter sind so aufzubewahren, dass sie Unbefugten nicht zugänglich sind. Der VS-Verwalter hat darauf zu achten, dass die VS-Transportbehälter nach Gebrauch unverzüglich an die VS-Registratur zurückgegeben werden.