BMI-IS-20060329-KF01-A003.htm

Zum Hauptdokument : Allgemeine Verwaltungsvorschrift des Bundesministeriums des Innern zum materiellen und organisatorischen Schutz von Verschlusssachen - Verschlusssachenanweisung (VS-Anweisung - VSA)

Anlage 3 zur VS-Anweisung

Hinweise und Muster für den Nachweis von VS

Hinweise zum Führen von VS-Bestandsverzeichnissen

Anmerkung: Die nachfolgenden Hinweise gelten vorzugsweise für Schriftgut. Bei anderen Darstellungsformen der VS sind vergleichbare Schutzmaßnahmen zu ergreifen.

Bei der Gestaltung der VS-Bestandsverzeichnisse kann die VS verwaltende Dienststelle von Muster 10 abweichen. Folgendes ist jedoch zu beachten:

1. Auf der ersten Seite ist zu vermerken, welche Geheimhaltungsgrade nachgewiesen werden und von wem das VS-Bestandsverzeichnis geführt wird.

2. Die Seiten gebundener VS-Bestandsverzeichnisse sind zu nummerieren. Bei VS-Bestandsverzeichnissen in Karteiform sind die Karteikarten fortlaufend zu nummerieren und mit Dienstsiegel zu kennzeichnen. Bei VS-Bestandsverzeichnissen in elektronischer und in Loseblattform ist das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik beratend hinzuzuziehen.

3. VS-Bestandsverzeichnisse erhalten den Geheimhaltungsgrad der in ihnen nachgewiesenen VS; Ausnahmen in Einzelfällen bedürfen der Zustimmung des Geheimschutzbeauftragten. Bei mobilen Datenträgern und gebundenem Schriftgut erfolgt die Kennzeichnung auf dem Objekt, dem Einband oder dem Titelblatt. Die Kennzeichnung hat bei Karten oder losen Blättern einzeln zu erfolgen.

4. In den VS-Bestandsverzeichnissen sind Eingang, Ausgang, Verbleib, Vervielfältigung, Herabstufung und Vernichtung von STRENG GEHEIM, GEHEIM oder VS-VERTRAULICH eingestuften VS nachzuweisen und besondere Fristen für die Aufhebung oder Reduzierung der VS-Einstufung zu vermerken.

5. STRENG GEHEIM eingestufte VS sind in einem getrennten VS-Bestandsverzeichnis zu führen.

6. Jede VS ist im VS-Bestandsverzeichnis unter einer eigenen fortlaufenden Nummer zu registrieren. Werden weitere Eingänge zu einer nachgewiesenen VS unter derselben Nummer registriert, so ist bei STRENG GEHEIM oder GEHEIM eingestuften VS als Unterscheidungsmerkmal eine weitere Zahl hinzuzusetzen (z.B. Hoch- oder Stückzahl).

7. Die Eintragungen sind mit Tinte oder Kugelschreiber (dokumentenecht nach DIN 16554) vorzunehmen. Änderungen müssen erkennbar sein, sie sind mit Datum und Unterschrift zu versehen. Bei Streichungen muss der ursprüngliche Text lesbar bleiben. Es ist unzulässig, in VS-Bestandsverzeichnissen zu radieren, Eintragungen unkenntlich zu machen oder Blätter zu entfernen oder einzufügen. Bei nicht dauerhaft benötigten Eintragungen (z. B. Wiedervorlagetermine) können die Geheimschutzbeauftragten nach Beratung durch das BSI Ausnahmen zulassen.

8. Die VS-Verwalter bestätigen den Empfang neuer VS-Bestandsverzeichnisse (VS-Tagebücher oder Karten). Die Empfangsbescheinigungen sowie etwaige VS-Übergabeverhandlungen nehmen die Geheimschutzbeauftragten oder von diesen Beauftragte in Verwahrung.

Muster für Nachweise

Die Muster werden auch elektronisch als Vorlage bereit gestellt