BMF-MHR-20080421-KF01-A009.htm

Zum Hauptdokument : Handbuch zur Standard-KLR - Stand April 2008 -

Standard-KLR

Glossar - Anlage 6

Abgrenzung

Mit dem Begriff der Abgrenzung wird das Vorgehen beschrieben, um einerseits von den Einnahme- und Ausgabepositionen des Gruppierungsplanes zu den Positionen der Kosten- und Leistungsrechnung zu gelangen, andererseits um innerhalb der KLR-Betrachtungsweise nur die betriebsbedingten, periodenrichtigen und normalen Kosten und Leistungen zu erhalten.

Abgrenzungsbericht

Im Abgrenzungsbericht werden das KLR-Ergebnis und seine Überführung in das „Haushaltsergebnis“ für die jeweilige Behörde transparent gemacht. Der Abgrenzungsbericht stellt die im Rahmen der Abgrenzung vorgenommenen Rechnungen und Unterscheidungen zusammen. Hierzu gehören beim Übergang vom KLR-Ergebnis zum Haushaltsergebnis sämtliche abgegrenzten Beträge.

Abrechnungskostenstellen

Abrechnungskostenstelle ist der Sammelbegriff für die logischen, nicht aus der Organisation ableitbaren Verrechnungs- und Verdichtungskostenstellen. Sie dienen bei einer DV-technischen Lösung als „Sammelbecken“ von Informationen der zusammengefassten Kostenstellen.

Abschreibungen

Der Begriff der Abschreibung entstammt dem Gedanken, den wertmäßigen Verbrauch von Ressourcen periodengerecht zu erfassen. Wertmäßig bedeutet in diesem Zusammenhang, dass nicht die Anschaffungskosten eines länger nutzbaren Wirtschaftsgutes als Kosten betrachtet werden, sondern nur ein Betrag, der der Abnutzung für die Inanspruchnahme entspricht. In Anlehnung an die steuerliche Ausgestaltung (Privatwirtschaft) werden für Vermögensgüter mit einem Anschaffungswert über 410 € (ohne MwSt), die länger als ein Jahr genutzt werden, in der Kosten-/Leistungsrechnung im Anschaffungsjahr nicht der volle Preis/Anschaffungswert als Kosten verbucht, sondern nur ein anteiliges Nutzungsentgelt für das jeweilige Jahr. So zum Beispiel schlagen die Dienstwagen mit ihrem Wert von ca. 18.000 € und
ihrer Nutzungszeit von ca. 10 Jahren jährlich mit 1.800 € in der Kosten-/Leistungsrechnung zu Buche, während in der Kameralistik der Ausgabenbetrag von 18 .000 € gebucht wird.

Allgemeine Verwaltungsprodukte

Produkte des allgemeinen Verwaltungs- und Servicebereichs, die in der Standard-KLR bereits vordefiniert, systematisiert und in einem Katalog zusammengestellt sind.

Anderskosten

Kosten, denen ein Aufwand in anderer Höhe gegenüber steht.

Anlagenbuchhaltung

In der Anlagenbuchhaltung sind sämtliche Bestandsinformationen über die inventarisierten Anlagengegenstände enthalten. Das Verzeichnis dient der Berechnung des jährlichen Werteverzehrs und der damit verbundenen Abschreibung, der Berechnung von Zinsen auf das in diesem Anlagevermögen gebundene Kapital und der vollständigen Erfassung der im Eigentum der Behörde befindlichen Grundstücke und Gebäude, um hierfür auch ein entsprechendes Nutzungsentgelt zu berechnen.

Anschaffungskosten

Aufwendungen, die geleistet werden, um einen Vermögensgegenstand zu erwerben und ihn in einen betriebsbereiten Zustand zu versetzen (vgl. § 255 HGB).

Aufgabenbereiche, vergleichbare

In jeder Verwaltung werden Aufgaben wahrgenommen, die von ihrer Zielsetzung und/oder Art der Erfüllung auch in anderen Ressorts oder Behörden auftreten. Um Vergleiche zu ermöglichen und die aufgabenadäquate Anwendung von Systemen der Kosten-/Leistungsrechnung sicherzustellen, wurden im Rahmen der Standard-KLR Typologisierungsmerkmale erarbeitet. Sie stellen die Vergleichbarkeit der Aufgabenbereiche sicher.

Auftragskalkulation

Ermittlung der voraussichtlich kostenwirksamen Auftragsleistungen und ihre Bewertung (nach DIN)

Aufwendungen

Nicht alle Ausgaben sind als Aufwendungen zu betrachten. Aufwand und Ertrag sind Begriffe der Ergebnisrechnung (Erfolgsrechnung) und beschreiben daher Ausgaben bzw. Einnahmen der Periode, die erfolgswirksam festzuhalten sind. Dabei unterscheidet sich der Aufwand von den Ausgaben aus sachlichen wie aus zeitlichen Gründen. Sachliche Gründe liegen vor, wenn die Ausgaben zu keinem Werteverzehr führen, wie z. B. Abschreibungen.

Ausgabenungleiche Aufwände entstehen in der Periode auch, wenn der Aufwand in anderen Perioden geleistet wird oder wurde. Übertragen auf die öffentliche Verwaltung können hier Ausgaben für Aufgaben enthalten sein, die nicht zu einem Werteverzehr bzw. einem Leistungserstellungsprozess in dieser Periode geführt haben.

Beispielsweise können redaktionelle Arbeiten im Dezember bezahlt werden (Ausgaben), jedoch findet die Leistungserstellung erst im Januar statt (Zeitpunkt des Werteverzehrs/der Leistungserstellung). Nachstehende Tabelle stellt die begriffliche Überleitung zusammen:

Ausgaben und Auszahlungen

Während die Auszahlungen (und das inhaltliche Gegenstück der Einzahlungen) reine liquiditätsmäßige Wirkung entfalten, dient der Begriff der Ausgaben zur Abgrenzung der kreditmäßigen
Handlungen von den rein erfolgswirksamen Auszahlungen. Auszahlungen und Einzahlungen fassen den Mittelabfluss einer Rechnungsperiode zusammen während Ausgaben und Einnahmen den in Geld bewerteten Güter- bzw. Leistungszugang und damit auch Forderungs- und Schuldenveränderungen bezeichnen. Diese Unterscheidung ist sinnvoll, wenn geld- und kreditmäßige Transaktionen von denen der eigentlichen betrieblichen Aufgaben getrennt betrachtet werden soll. Nachfolgende Tabelle stellt die Hinleitung summarisch dar:

Austauschbeziehungen

Entsprechend der Aufgabenteilung zwischen den Ressorts werden von einigen Ressorts Aufgaben wahrgenommen, deren Empfänger ein anderes Ressort oder eine andere Behörde ist. Grundsätzlich kann unterschieden werden, ob die Menge, der Umfang, der ausgetauschten Leistungen beeinflusst wird vom

Leistungsempfänger (z. B. Abruf von Rechenzentrumsleistungen des BMF, beratende Unterstützung bei Vorhaben, Vorschriften etc.), oder

Leistungsersteller (z. B. Formulierung von Gesetzen und Verordnungen zur rechtlichen Regelung des Arbeitsablaufes in nachgeordneten Bereichen).

Eine systematische Zusammenstellung der möglichen Austauschbeziehungen ist die Voraussetzung, um die ausgetauschten Leistungen kostenmäßig zu erfassen, einen Preis festzulegen und einer zwischenbehördlichen Kostenverrechnung zu zuführen.

Balanced Scorecard

Instrument des Controllings, das alle Sichtweisen einer Organisation ausgewogen (“ausbalanciert”) gegenüberstellt, um eine umfassende ,an der Gesamtstrategie orientierte Planung und Steuerung zu ermöglichen.

Benchmarking, internes und externes

Mit Benchmarking wird die systematische Gegenüberstellung und ein kontinuierlicher Prozess verstanden, um die vergleichbaren Produkte, Leistungen oder auch Arbeitsschritte und Prozesse zu messen und daraus Erkenntnisse zu gewinnen. Das Ziel ist es, neben einer kontinuierlichen Anstrengung und Verbesserung der Leistungserstellung durch Vergleichsmaßstäbe, auch zusätzliche Anregungen zu erhalten, um nachhaltige und deutliche Verbesserungen der Effizienz und Effektivität zu erreichen. Hierfür ist es notwendig, den Betrachtungsfokus einerseits zu detaillieren, andererseits über den engen eigentlichen Leistungserstellungsbereich hinaus zu erweitern.

Diese Gegenüberstellung soll kontinuierlich und laufend angelegt sein. Über den bloßen Vergleich von Kosten der eigenen Erstellung mit dem Preis für den Bezug/Einkauf bei Dritten geht das Benchmarking daher weit hinaus. Das Ziel eines Benchmarking-Prozesses in der Bundesverwaltung ist es, durch den Vergleich mit anderen Ressort und/oder der privaten Wirtschaft, national wie auch international, Unterschiede und Möglichkeiten zur Verbesserung im eigenem Haus aufzuzeigen und Vorstellungen über die dabei zu erreichenden Ziele zu formulieren.

Berichtswesen

Sinn und Zweck des Berichtswesens ist es, die steuerungsrelevanten Informationen aus der KLR zu generieren, für den jeweiligen Nutzer (Kostenstellen-, Projektverantwortlichen) aufzubereiten und zur Verfügung zu stellen. Der Begriff des Berichtswesen beschreibt damit die Summe aller Aufbereitungen von Informationen aus der KLR, um sie im Rahmen der Wirtschaftlichkeitsbetrachtung und einer zielorientierten Entscheidungsaufbereitung auszugeben.

Das Berichtswesen hat sich an den kostenorientierten Informationsbedarfen der einzelnen Abteilungen und an bestimmten Leitlinien auszurichten. Dieses hat zur Folge, dass durch die Einführung der KLR oder des Controllings das Berichtswesen in der Behörde neu organisiert werden muss. Ein schlankes, verständliches und aussagekräftiges Berichtswesen ist dabei die Voraussetzung für Akzeptanz und Anwendung bei allen Mitarbeitern.

Für jeden im Rahmen der Standard-KLR empfohlenen Berichtstyp sollte vor Einführung der KLR oder des Controlling geklärt werden, welcher Empfänger in der jeweiligen Behörde welche Berichte und Informationen stets und regelmäßig braucht und in welcher Aggregation die Angaben gemacht werden (z. B. Summe der Produktkosten oder Kosten jedes Produktes, Gesamtkosten der laufenden Abrechnungsperiode oder Kosten je Monat der laufenden Abrechnungsperiode). Da derartige Berichte regelmäßig Transparenz und Information verbreiten, werden sie als
Standardberichte bezeichnet.

Bei Abweichung von vorher definierten Schwellenwerten generiert das Berichtswesen meist automatisch (im DV-technischen Sinne) zusätzliche Berichte, die als Begründung für eine Abweichung und als Grundlage einer Abweichungsanalyse geeignet sind. Derartige Berichte werden als Abweichungsberichte bezeichnet.

Darüber hinaus werden Berichte, die z. B. auf besondere Initiative der Entscheider oder des Controllers situativ erstellt werden, als ad hoc-Berichte bezeichnet.

Betriebsabrechnungsbogen (BAB)

Im Betriebsabrechnungsbogen werden die Gemeinkosten und die innerbetrieblichen Leistungen erfasst und verrechnet (innerbetriebliche Verrechnung). Das Ziel besteht darin, alle Kosten für extern bezogene Leistungen (z. B. Energie) und die hausintern erbrachten Leistungen auf die Kostenstellen zu verrechnen, die verantwortlich für die Erstellung der externen Produkte sind. Die Energiekosten werden bspw. auf der Basis einer Bezugsgröße (z. B. nach Raumfläche) den einzelnen Kostenstellen weiterbelastet.

Bewegungsdaten

Daten einer Kostenstelle, die sich in jeder Rechnungsperiode verändern (z.B. Leistungsmengen, Zeitaufschreibung)

Bilanz

Gegenüberstellung des Vermögens (Aktiva) und der Schulden (Passiva) zu einem bestimmten Stichtag in Kontenform

Bezugsgröße

Gemeinkosten, also solche Kosten, die für mehrere Produkte gleichzeitig anfallen, müssen auf verschiedene Produkte aufgeteilt werden. Hierfür wird ein verbrauchsorientierter Verteilungsschlüssel herangezogen, eine Bezugsgröße. Beispielsweise lassen sich die Kosten der Telefonzentrale nach Anzahl der Telefonanschlüsse oder nach Anzahl der telefonierten Einheiten an die einzelnen Kostenstellen weiterbelasten.

Budgetierung

Die Budgetierung ist ein Instrument der Planung und beginnt am Ende des Planungsprozesses. Ein Budget beschreibt und enthält die wertmäßigen Größen, mit denen ein bestimmtes Ziel in einer bestimmten Zeit zu erfüllen ist.

Wertmäßige Größen können sich dabei auf Kosten oder
Ausgaben, Deckungsbeiträge oder ähnliche kostenrechnerischen Steuerungsgrößen, Umsätze oder Leistungen beziehen. Auch hinsichtlich der Verbindlichkeitsgrade kann ein Budget variieren zwischen bloßer Vorgabe, starren Ober- oder Untergrenzen (entsprechend einem Etat) oder der flexiblen Anpassung in Abhängigkeit z. B. der Ausbringungs- bzw. Leistungsmenge.

Budgetierungsprozess

Der Budgetierungsprozess ist Teil des Gesamtplanungsprozesses einer Organisationseinheit. Inhaltlich beschreibt der Prozess die Aufstellung, Verabschiedung, Kontrolle und Abweichungsanalyse der im Budget beschriebenen Größen.

Cash Flow

Der Cash Flow ist eine wirtschaftliche Messgröße, mit deren Hilfe die Zahlungskraft eines Unternehmens/einer Behörde beurteilt werden kann. Er stellt die auf eine Periode bezogene Differenz zwischen Ein- und Auszahlungen dar.

Controlling

Controlling ist ein Instrument zur Unterstützung der politischen und administrativen Führung. Allgemeines Ziel ist die ständige, nicht situative Unterstützung der jeweiligen Führung bei der Vorbereitung und Findung von Entscheidungen. Controlling schließt die drei Teilschritte Planung, Steuerung und Kontrolle ein und ist als ein
informatives Rückkopplungssystem zu verstehen, das rechtzeitige Interventionen bei Zielabweichungen erlauben soll. Die Controllingfunktion wird häufig verglichen mit der eines Navigators an Bord eines Schiffes, der der Schiffsführung Empfehlungen hinsichtlich Kurs und Fahrt des Schiffes gibt, die letztendliche Entscheidung obliegt jedoch grundsätzlich der Führung.

Deckungsbeitragsrechnung

Die Kosten werden den Erlösen in einem Stufenverfahren gegenüber gestellt. Beim einstufigen Verfahren werden nur die direkten, unmittelbar zurechenbaren Kosten (variable Kosten) vom Erlös abgezogen. Die Differenz wird als Deckungsbeitrag bezeichnet. Alle nicht direkt zurechenbaren Kosten bleiben unberücksichtigt. In einer mehrstufigen Deckungsbeitragsrechnung wird der Fixkostenblock entsprechend seiner Beeinflussbarkeit und Produktnähe unterteilt. Je weniger beeinflussbar die Kosten sind, desto später werden sie verrechnet. In der letzten Stufe der Deckungsbeitragsrechnung ist eine Vollkostenrechnung erreicht.

Dezentrale Ressourcenverantwortung

Verlagerung der Fach- und Finanzverantwortung auf nachgeordnete Organisationseinheiten (z.B. im Rahmen der Budgetierung)

Doppik

Abkürzung für doppelte bzw. kaufmännische Buchführung. Die doppelte Buchführung umfasst die Ergebnisrechnung (Gewinn- und Verlustrechnung) und die Vermögensrechnung (Bilanz). Die Buchungswerte bestehen aus zwei wertgleichen Buchungen (Soll und Haben) auf den Bestandskonten. Ergebniswirksame Vorgänge werden über Ertrags- und Aufwandskonten in der Ergebnisrechnung gebucht.

Effektivität

Untersucht das Verwaltungshandeln im Hinblick auf seine Wirksamkeit. Im Vordergrund steht, was getan wird, ohne dabei ausdrücklich auf die Art und Weise einzugehen, wie die angestrebten Ziele erreicht werden. Damit verfolgt die Effektivitätsbeurteilung eine auf das grundsätzliche Handeln ausgerichtete und damit eher langfristige Perspektive. Oder anders formuliert: Effektivität heißt, die richtigen Dinge tun.

Effizienz

Untersucht das Amtshandeln im Hinblick auf seine Leistung. Im Vordergrund steht, wie bestimmte Ziele erreicht werden, ohne die Ziele dabei ausdrücklich in Frage zu stellen. Damit verfolgt die Effizienzbeurteilung eine eher kurzfristige, auf direkte Tätigkeiten ausgerichtete Perspektive. Oder anders formuliert: Effizienz heißt, die Dinge richtig tun.

Einnahmen

Erhöhen das Geldvermögen (Bestand an Zahlungsmitteln und an Forderungen und Verbindlichkeiten)

Einzahlungen

Erhöhen durch Zuflüsse von liquiden Mitteln den Zahlungsmittelbestand (Bargeld und Buchgeld auf Sichtkonten)

Einzelkosten (direkte Kosten)

Einzelkosten lassen sich direkt, also verursachungsgerecht, den einzelnen Produkten oder Kostenträgern zurechnen. Das Gegenstück zu den Einzelkosten sind Gemeinkosten, also solche Kosten, die nicht einem Produkt direkt zurechenbar sind.

Einzelkostenerfassung

Mit der Einzelkostenerfassung ist die Buchung eines KLR-relevanten Vorganges gemeint, der ohne jede weitere Umrechnung oder Schlüsselung einem bestimmten Kostenartenkonto und einen Kostenträger- bzw. Produktkonto zugerechnet werden kann. Da ein Ziel der KLR die Transparenz hinsichtlich der erstellten Produkte ist, soll auch die Erfassung und Zuordnung der Kosten soweit wie möglich direkt auf den Kostenträger bzw. den internen und externen Produkten stattfinden.

Endkostenstellen

Kostenstellen, deren Kosten unmittelbar auf die Kostenträger verrechnet werden.

Ergebnisrechnung (Erfolgsrechnung)

Dient der Ermittlung des Erfolgs einer Rechnungsperiode durch Gegenüberstellung von Aufwendungen und Erträgen

Ergebnis der gesamten Verwaltungstätigkeit

Ergebnis der gewöhnlichen Verwaltungstätigkeit, bereinigt um neutrale Erträge und Aufwendungen

Ergebnis der gewöhnlichen Verwaltungstätigkeit

Als Ergebnis der gewöhnlichen Verwaltungstätigkeit, oder auch KLR-Ergebnis genannt, wird die Summe aus den Leistungen und Erlösen abzüglich der gewöhnlichen, periodengerechten und betriebsbedingten Kosten.

Erlöse

Bewerteter periodisierter Ansatz von Gütern / Dienstleistungen im Rahmen des betrieblichen Leistungsprozesses (Erhöhung des Betriebsvermögens)

Erträge

Erhöhen durch den Zuwachs an Gütern / Dienstleistungen das Reinvermögen (Geld- und Sachvermögen). Abgegrenzt wird der durch den normalen Leistungsprozess (Betrieb / Verwaltung) verursachte Zweckertrag (Betrieblicher Ertrag) vom neutralen Ertrag.

Externe Produkte

Produkte, die für außerhalb der Behörde stehende Adressaten erbracht werden

Finanzbuchhaltung

Teil der Buchhaltung, der die erfolgswirksamen (Aufwand / Ertrag) und erfolgsunwirksamen Zahlungsvorgänge erfasst. Die Daten der Kosten- und Leistungsrechnung werden aus der Finanzbuchhaltung abgeleitet. In der KLR werden die betriebs- / verwaltungsrelevanten Aufwendungen und Erträge verwendet.

Fixkosten

Fixkosten sind Kosten, die in konstanter Höhe anfallen, unabhängig davon, welche Menge von einem Produkt erbracht wird. Die Kosten der Liegenschaft sind beispielsweise Fixkosten, die in gleich bleibender Höhe anfallen, unabhängig davon, wie viele Mitarbeiter in einer Behörde tätig sind. Das Gegenstück zu den Fixkosten sind die variablen Kosten.

Fixkosten sind typischerweise Kosten, die kurzfristig und nicht oder nur sehr begrenzt zu beeinflussen sind. Mittel- bis langfristig können jedoch alle Kosten als variabel und damit steuerbar angesehen werden.

Gemeinkosten

Gemeinkosten werden gleichzeitig von mehreren Produkten oder Kostenstellen verursacht. Bspw. die Kosten des Abteilungsleiters entstehen gemeinsam für alle Produkte der betreffenden Abteilung. Gemeinkosten werden über Verteilungsschlüssel, sog. Kostentreiber oder Bezugsgrößen, den einzelnen Produkten zugerechnet. Das Gegenstück zu den Gemeinkosten sind die Einzelkosten. In öffentlichen Verwaltungen wie auch in anderen Dienstleistungsbetrieben dominieren typischerweise die Gemeinkosten gegenüber den Einzelkosten.

Gemeinkostenmanagement

Gemeinkosten entstehen für mehrere Kalkulationsobjekte gemeinsam wie Kostenstellen oder Kostenträger. Eine Verteilung auf diese Kalkulationsobjekte findet durch pragmatische und/oder analytische Schlüsselungen statt. Im Rahmen der Planung und Abweichungsanalyse von Kosten auch in administrativen und verwaltenden Organisationseinheiten ist die Analyse gerade von Gemeinkosten von besonderer Bedeutung. Das Ziel eines Gemeinkostenmanagements ist es, aufbauend auf der Kostenrechnung einen optimalen Ressourceneinsatz und eine effektive Kostensteuerung zu erreichen. Das Gemeinkostenmanagement basiert sowohl auf vergangenen wie auch auf zukünftige Gemeinkosten und stellt in den Mittelpunkt nicht nur bloße Kostensenkung sondern vor allem produktivitätssteigernde Maßnahmen, deren Mehrkosten durch bessere Leistung überkompensiert werden. Damit steht weniger der „Inputfaktor“ (Maschinen, Ausgaben, Personal) sondern mehr der Output, die Leistung, im Mittelpunkt der Betrachtung.

Drei Verfahren hat die Praxis des Controllings hervorgebracht:

⇒

Gemeinkosten-Wertanalyse bzw. Aufgaben-Struktur-Analyse

⇒

Zero-Base-Budgeting

⇒

Prozesskostenrechnung

Um die Einhaltung der gestellten Ziele nachzuvollziehen, bedient sich das Gemeinkostenmanagement dem Ableiten von Kennzahlen und der transparenten Informationsaufbereitung durch das Berichtswesen.

Geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG)

Wirtschaftsgüter mit Anschaffungs- oder Herstellungskosten unterhalb der Wertgrenze von zurzeit 410 € (zzgl. MWSt) werden nicht als Anlagegut erfasst, sondern sofort abgeschrieben.

Gruppierungsplan

Systematisierung der Einnahmen und Ausgaben und Kontierungsrichtlinie des kameralen Haushalts nach ökonomischen Gesichtspunkten

Hauptkostenstellen

Kostenstellen lassen sich in Vor- und Hauptkostenstellen unterscheiden. Im Rahmen der Gemeinkostenverrechnung werden zunächst die Kosten der Vorkostenstellen auf die Hauptkostenstellen verrechnet und diese wiederum den Produkten zugeschlagen.

Haushaltsergebnis

Das Haushaltsergebnis besteht aus dem Jahresergebnis und sämtliche Positionen, die beim Übergang von einer haushaltsorientierten Betrachtung zur KLR ausgegrenzt wurden, wie z. B. nicht KLR-wirksame Einnahmen und Ausgaben und Finanztransaktionen.

Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen (HKR)

Automatisiertes Verfahren, das die erforderlichen technischen Dienste zur Haushaltsaufstellung, Haushaltsausführung und Haushaltskontrolle zur Verfügung stellt.

Herstellungskosten

Aufwendungen, die durch den Verbrauch von Gütern und die Inanspruchnahme von Diensten für die Herstellung eines Vermögensgegenstandes, seine Erweiterung oder für eine über seinen ursprünglichen Zustand hinausgehende wesentliche Verbesserung entstehen (vgl. § 255 HGB)

Hilfskostenstellen

Hilfskostenstellen sind alle Kostenstellen, deren Kosten erst auf andere (Hilfs- oder Haupt-) Kostenstellen verrechnet werden (z. B. IT, Druckerei, Personal, Beschaffung) weil von dort eine Inanspruchnahme der geleisteten Arbeit / der Produkte erfolgt.

Implementierung

Einführung / Integration neuer Konzepte in bestehende Strukturen

Indikatoren

Treffen Aussage über qualitative Wirkungszusammenhänge

Informationsbedarfsanalyse

Der Informationsbedarf beschreibt die Art, Menge und Qualität der Daten und Informationen, die ein Entscheider zur Erfüllung seiner Aufgaben benötigt. Die Merkmale des Informationsbedarfs können sein:

Verdichtungsgrad/Aggregationsstufe

Darstellungs- und Aufbereitungsform

situative Bedeutung

Dringlichkeit

Verwendungszweck

Die Informationsbedarfsanalyse ist damit die systematische Erhebung des Informationsbedarfs beim Informationsverwender / Entscheider unter Berücksichtigung der Informationsmerkmale. Die Verfahren hierzu sind die

● Aufgabenanalyse; durch nachträgliche Analyse der Informationsverarbeitungs- und Entscheidungsprozesse soll der Bedarf erhoben werden

● Dokumentenanalyse; durch nachträgliche Analyse der Entscheidungsunterlagen soll der Bedarf erhoben werden

● Berichtsmethode; durch Abfrage und Berichterstattung über die jeweilige Aufgabe und Tätigkeit soll der Bedarfsträger die dafür notwendigen Informationen beschreiben

Für die Konzeption und Beurteilung eines zukünftigen Informationsbedarfs sind Kombinationen der Verfahren sowie geeignete Verfahren der Extrapolation bzw. Bedarfsabschätzung notwendig.

Innerbehördliche Leistungsverrechnung (ILV)

Mehrere Organisationseinheiten einer einzigen Behörde erbringen Serviceleistungen für andere Organisationseinheiten derselben Behörde. Durch die innerbetriebliche bzw. innerbehördliche Leistungsverrechnung werden diese Leistungsbeziehungen kostenmäßig bewertet und die Kosten von der Service leistenden Kostenstelle an die nachfragende Kostenstelle weiterbelastet

Die innerbehördliche Leistungsverrechnung unterstützt die optimale Verteilung aller Ressourcen zwischen den einzelnen Referaten bzw. Organisationseinheiten einer Behörde. wesentliches Instrument der innerbehördlichen Leistungsverrechnung sind die internen Produkte, die auf Basis der Prozessbetrachtung zur Erstellung externer Produkte wesentlich sind und zusätzliche Transparenz in den Leistungserstellungsprozess bringen.

Input

Einsatz von Ressourcen

Interne Produkte

Verbleiben als Produkte des allgemeinen Verwaltungs- und Servicebereichs innerhalb der Behörde und dienen der Abbildung des innerbehördlichen Leistungsaustauschs (vgl. Allgemeine Verwaltungsprodukte)

Inventarisierung

Einzelerfassung aller Vermögensgegenstände und Schulden einer Organisationseinheit nach festgelegten Grundsätzen (z.B. VBRO, HGB)

Inventar

Verzeichnis der im Rahmen einer Inventur ermittelten Vermögensgegenstände und Schulden detailliert nach Art, Menge und Wert

Inventur

Körperliche Bestandsaufnahme aller Vermögensgegenstände und Schulden einer Organisationseinheit zu einem bestimmten Stichtag

Istkosten

Die tatsächlich in der vergangenen Rechnungsperiode entstandenen Kosten

Jahresergebnis

Das Jahresergebnis, das Ergebnis der gesamten Verwaltungstätigkeit, setzt sich aus dem Ergebnis der gewöhnlichen Verwaltungstätigkeit sowie dem außerordentlichem Ergebnis (neutrale Erträge und Aufwendungen) zusammen.

Kalkulationsschemata

Der Kalkulation von Stückkosten im Rahmen der Kostenträgerrechnung liegen je nach Kalkulationsverfahren unterschiedliche Kostenartenstrukturen als Schema einer Kalkulation zugrunde. In der nachfolgenden Abbildung ist ein Grundschema dargestellt.

Kalkulationsverfahren

Mit dem Begriff der Kalkulationsverfahren werden die Verfahren der Kostenträgerstückrechnung zur Ermittlung der Kosten je Mengeneinheit eines Produktes bezeichnet. Gängige Kalkulationsverfahren sind: Divisions-, Äquivalenzziffern-, Zuschlags- und prozessorientierte Kalkulation.

Kalkulatorische Erlöse

Erlöse, denen kein Ertrag (Zusatzerlös) oder ein Ertrag in anderer Höhe (Anderserlös) gegenübersteht.

Kalkulatorische Kosten

Kosten, denen kein Aufwand (Zusatzkosten) oder ein Aufwand in anderer Höhe (Anderskosten) gegenübersteht.

Kalkulatorische Miete

Kalkulatorische Mieten sind der kostenrechnerische Ansatz für die Nutzung der Räumlichkeiten, unabhängig davon, ob die Räumlichkeiten angemietet sind oder sich im Bundeseigentum befinden. Als Miethöhe wird ein ortsüblicher Satz veranschlagt. Durch einen behördenintern gleichen Mietsatz, zwischen Behörden aber unterschiedlich hohen Mietsatz, wird der Wirtschaftlichkeitsvergleich erleichtert. Wichtig beim Ansatz von Vergleichsmieten ist, dass etwaige auszahlungswirksame Kosten nicht zusätzlich berechnet werden.

Kameralistik

Rechnungssystem, das in der öffentlichen Verwaltung angewandt wird. Während in der doppelten Buchführung Leistungen und Zahlungen auf getrennte Konten verbucht werden, erfasst das kameralistische Rechnungswesen in einem einzigen, in Spalten gegliederten Konto die empfangenen und abgegebenen Leistungen (laufendes Soll) und die Zahlungsabwicklung des Leistungsverkehrs (Ist bzw. Rest). Man spricht deshalb auch von einfacher Buchführung.

Kennzahlen

Kennzahlen geben komplexe Sachverhalte (z. B. Kostendeckung eines Produktes) in einfacher und verdichteter Form wieder.

Mit Hilfe von Kennzahlen wird vorhandenes Zahlenmaterial geordnet und in sinnvolle und aussagekräftige Kenngrößen verdichtet, damit die relevanten und quantifizierbaren Sachverhalte der jeweiligen Verwaltung in konzentrierter Form zum Ausdruck kommen. Die Ziele dabei sind:

 

 Informationen für die Analyse, Planung und Steuerung bereitzustellen

 

 Die Informationsversorgung für die operative Führung der jeweiligen Behörde, der Abteilung, der Kostenstelle zu verbessern

 

 Durch Verdichtung der relevanten Informationen die operative Führung zu entlasten

 

 Den politischen Entscheiden in aggregierter Form Informationen über die verwaltungsgemäße Durchführung und Umsetzung des politischen Auftrages zu geben.

Wesentlich für die Erfüllung der KLR-Ziele Transparenz und entscheidungsorientiertem Informationsbedarf sind Kennzahlen, die einen Status, eine Veränderung über die Zeit oder verschiedene Abhängigkeiten quantitativ darstellen.

Kennzahlensystem

Ein Kennzahlensystem umfasst die quantifizierbaren Größen einer Behörde und stellt die einzelnen Kennzahlen (oder einen Teil davon) in einen Wirkungs/Ursache-Zusammenhang. Zielsetzung eines Kennzahlensystems ist es, Informationen schnell und verdichtet über die Leistung der Verwaltungstätigkeit zu erhalten und je nach Entscheidungssituation Gründe und Auswirkungen transparent in einen Zusammenhang setzen. Voraussetzung eines derartigen Beziehungssystems ist die quantifizierte Aufnahme der Verwaltungstätigkeit und eine Analyse der quantifizierten Beziehungen innerhalb der Behörde.

Kosten

Kosten sind der in Geld bewertete Verbrauch von Gütern und Dienstleistungen zur Erstellung (Bereitstellung) von Verwaltungsleistungen. Es werden Grund-, Anders- und Zusatzkosten unterschieden.

Kostenentsprechen dem Aufwand, wenn sie verwaltungsbetrieblichen Zwecken dienen und nicht neutral, d. h. nicht für betriebsfremde Zwecke verwandt wurden. Gleichzeitig gibt es aufwandslose Kosten (sog. Zusatzkosten),z.B. kalkulatorischen Wagnissekosten oder kalkulatorische Zinsen. Daneben gibt es Aufwendungen, die in anderer Höhe als Kosten anzusetzen sind ( Abschreibungen können in der Finanzbuchhaltung auch degressiv berechnet werden, in der KLR wird in der Regel linear abgeschrieben).

Davon abzugrenzen ist der pagatorische Kostenbegriff. Dabei geht es nicht um den bewerteten Ressourcenverzehr, sondern allein um die Frage der Ausgaben bzw. Auszahlungen. Unter dem pagatorischen Kostenbegriff wird daher die Zahlungswirksamkeit betrachtet, unabhängig von dem tatsächlichen Verbrauch der Produktionsfaktoren.

Kosten-/Leistungsartenplan

Der Kosten-/Leistungsartenplan fasst in systematischer Form zusammen, was an Kosten und Leistungen in einer Behörde anfällt bzw. anfallen kann. Die Kosten- und Leistungsarten repräsentieren daher die kostenrechnerischen Besonderheiten der jeweiligen Behörde. Zu einem großen Teil decken sich die Kosten- und Leistungsarten mit den Aufwands- und Ertragsarten aus der Ergebnisrechnung.

Kosten-/Leistungsrechnung

Aufgabe der Kosten-/Leistungsrechnung ist die Erfassung und Zurechnung der Kosten und Erlöse, die durch die betriebliche Tätigkeit anfallen. Die Analyse der Kosten- und der Erlösstruktur ermöglicht eine Wirtschaftlichkeitskontrolle, die die Aufgabenerfüllung transparenter gestalten soll und damit eine wesentliche Informationsgrundlage des Controllings darstellt. Um der Besonderheit administrativer Arbeit und damit auch der öffentlichen Verwaltung Rechnung zu tragen, ist das Gegenstück zu den Kosten nicht nur der vereinnahmte Geldfluss, die Erlöse. Gegenbegriff zu den Kosten sind die Leistungen, definiert als der Wert an Gütern und Dienstleistungen, die durch den Leistungserstellungsprozess erbracht wurden.

Kostenarten

Kosten lassen sich nach drei Perspektiven klassifizieren: Kostenarten, Kostenstellen und Kostenträger. Die Kostenart bestimmt, welche Kosten angefallen sind, bspw. Personal, IT-Ausstattung, Bürobedarf etc.

Alle definierten Kostenarten sind in einem Kostenartenplan gegliedert. Dabei werden grob zwei Kostenartenklassen unterschieden:

 

 Personalkosten: Hierunter fallen Beamtenbezüge, Entgelte, soziale Abgaben und Kosten für Altersversorgung sowie Unterstützung, sonstige Personalkosten.

 

 Sach- und sonstige Kosten: Diese beinhalten die Kosten für Material-, Hilfs- und Betriebsstoffe sowie bezogene Waren, Aufwendungen für bezogene Leistungen, kalkulatorische Kosten, Kosten für Inanspruchnahme von Rechten und Diensten, Kosten für Kommunikation, sonstige Kosten.

Kostenartenrechnung

Ermittelt als erste Stufe der KLR, welche Kosten angefallen sind.

Kostenpauschalen

Kostenpauschalen werden gebildet, um nicht beeinflussbare Kosten zu normalisieren und die Kostenplanung zu vereinfachen. In diesem Fall wird auch von Standard- bzw. Normalkosten gesprochen.

Kostenrechnungskreis

Selbständiger abgeschlossener Verrechnungskreis (z.B. Behörde), von Bedeutung für die innerbetriebliche Leistungsverrechnung

Kostenstelle

Die Kostenstelle bestimmt, von welcher Organisationseinheit die Kosten verursacht wurden, z.B.. Sachgebiete wie die Pressestelle, Abteilung oder Referat.. Anders ausgedrückt ist die Kostenstelle der Ort der Kostenentstehung innerhalb einer Organisation. Um alle Kosten zu erfassen, sind folglich alle Organisationsbereiche in einer Kostenstellenzuordnung, dem Kostenstellenplan, zu erfassen.

Kostenstellenrechnung

Ermittelt als zweite Stufe der KLR, wo die Kosten angefallen sind

Kostenträger

Der Kostenträger gibt an, für welchen Zweck, also für welches Produkt bzw. Teilprodukt die Kosten angefallen sind (z.B. Gebührenbescheid, Baugenehmigung, Anfrage). Auch Projekte können Kostenträger sein.

Kostenträgerrechnung

Ermittelt als dritte und letzte Stufe der KLR, wofür die Kosten angefallen sind.

Je nach Betrachtungsumfang kann unterschieden werden in eine Kostenträgerstückrechnung, die je Kostenträger die Kosteninformationen zur Verfügung stellt, und die Kostenträgerzeitrechnung, die die Kosteninformationen über die Kostenträger einer bestimmten Zeitperiode aggregiert zur Verfügung gestellt.

Leistung

Mit dem Begriff der Leistung wird der erreichte oder angestrebte Output einer Reihe von Tätigkeiten oder Aktivitäten beschrieben. Gegenstück der Leistung sind die dabei verursachten Kosten. Beides in Relation zu einander gibt Aufschluss über die Effizienz. Von der Leistung zu unterscheiden ist die Wirkung, die das erstellte Gut oder die Dienstleistung beim Empfänger verbreitet oder hinterlässt. Diese Wirkung kann nur gemessen werden mit den gleichen Größen, wie sie auch als Vorgaben und Ziele definiert wurden.

Leistungsarten

Analog zu den Kostenarten sind für die betrieblichen Einnahmen die Leistungs- bzw. Erlösarten definiert und in einem Leistungsartenplan dokumentiert..

Leistungsrechnung

Ermittelt den Output einer Behörde durch die Erfassung von Einnahmen (z.B. Gebühren), Mengen (z.B. Stückzahl) und Qualitäten (z.B. Zufriedenheit der Bürger mit den Verwaltungsleistungen)

Leitbild

Beschreibt die Zielvorstellungen und Ausrichtung der Behörde als Orientierung für Beschäftigte und Adressaten

Neues Steuerungsmodell

Oberbegriff, der alle Instrumente und Strategien zur Modernisierung der Verwaltung in verschiedenen Bereichen zusammenfasst, z.B. Personalentwicklung, Prozessoptimierung, KLR, Controlling, Budgetierung

Neutrale Aufwendungen und Erträge

Neutrale Aufwendungen und Erträge werden im Rahmen einer Abgrenzungsrechnung nicht in die Kosten- und Leistungsrechnung übernommen. Die neutralen Aufwendungen und Erträge stehen in keinem direkten Zusammenhang mit der behördlichen Tätigkeit. Sie lassen sich in behörden- bzw. zweckfremde, periodenfremde und außerordentliche Erträge und Aufwendungen klassifizieren.

Normalkosten

Kosten, die sich aus der Durchschnittsbildung (Normalisierung) der Istkosten vergangener Rechnungsperioden ergeben.

Outcome

Erzielte Wirkung erstellter Produkte.

Output

Ergebnis des Leistungsprozesses in Form von bewertbaren Produkten.

Personal-Standardkostensätze

Die Personal-Standardkostensätze sind die für einen Zeitraum einheitlich festgelegten Kostensätze, um die Planung und Berechnung zu vereinfachen. Aufgrund von Ist-Werten der vergangenen Periode werden durchschnittliche Kostensätze ermittelt und für die nächste Periode als Standardkostensatz verwendet. Angewendet wird dieses Verfahren, wenn individuelle und für den entsprechenden Zeitraum genau zu erhebende Kosten nur mit erheblichem Aufwand zu beschaffen sind und die auftretenden Ungenauigkeiten für Planungs- und Kalkulationszwecke vertretbar sind.

Plankosten

Plankosten sind die vor Beginn einer Abrechnungsperiode aufgrund der Kapazitäts- und Leistungsplanung unter Beachtung des Wirtschaftlichkeitsprinzips von der Plankostenrechnung zukunftsbezogen angesetzten Kosten.

Werden Plankosten mit einem bestimmten Ziel, z. B. der Kostensenkung, belegt, sprich man auch von Vorgabekosten. Werden weitere Steuerungsgrößen mit den Plankosten verbunden, wird eine Verbindung zur Budgetierung hergestellt.

Plankostenrechnung

Die Plankostenrechnung gibt periodenbezogen die Leistung und Kosten der Kostenstelle und wenn möglich der Kostenträger an. Durch Analyse der Abweichungen und deren Ursachen der Ist-Kosten von den Plan-Kosten (Soll-Ist-Vergleich) ergeben sich Aufschlüsse über das Kostenmanagement, die in das Controlling einfließen.

Produkt

Ein Produkt ist das Ergebnis einer bestimmten Abfolge von vorher definierten Aktivitäten (Arbeitsschritten) mit einem definierbaren Wert oder Nutzen für den Empfänger. Zusätzlich sollte ein Produkt für die Steuerung der Wirtschaftlichkeit der jeweiligen Behörde sinnvoll und geeignet sein.

Die Erstellung von Produkten kann auch in Form von Projekten erfolgen, die wiederum als temporäre Kostenstellen durch das Controlling-/KLR-System unterstützt werden. Aus Sicht der Kostenträgerrechnung stellen Projekte einen eigenständigen Kontonummernkreis dar, der durch eine flexible Hierarchiebildung die Projektergebnisstruktur transparent macht.

Unterschieden werden interne und externe Produkte. Der Unterschied begründet sich aus dem Kriterium, wer der letztendliche Abnehmer des Produktes ist. Interne Produkte richten sich an Zielgruppen der entsprechenden Behörde und unterstützen den Leistungserstellungsprozess. In der Regel sind dies neben den Produkten des Allgemeinen Verwaltungsbereiches alle Zuarbeiten und Unterstützungen der Fachaufgaben vor endgültiger Fertigstellung. Auch Produkte und Leistungen, die die außerbehördliche Distribution sichern, sind daher interne Produkte, wie z. B. Logistik. Externe Produkte richten sich an behördenexterne Zielgruppen. Sie sind die Abnehmer und damit die „Entscheider“, ob die beabsichtigte Wirkung, das Produktziel erreicht wurde. Hierzu gehören z. B. die Produkte der Öffentlichkeitsarbeit, Gesetze und Vorschriften für Bürger und andere Behörden und Genehmigungen.

In der Standard-KLR entsprechen Produkte / Projekte den Kostenträgern.

Produkthaushalt

Instrument der Planung und Steuerung des Outputs einer Behörde, bei dem die Bewilligung von Finanzmitteln mit den zu erbringenden Leistungen verknüpft wird. Produkthaushalte beziehen ihre Daten aus der Kosten- und Leistungsrechnung und gehören zum externen Rechnungswesen der Verwaltung. Sie richten sich neben den Ressorts auch an das Parlament und die Öffentlichkeit.

Produkthierarchie

Strukturierte Zusammenfassung der Produkte einer Organisationseinheit zu Produktgruppen und Produktbereichen nach fachlichen Gesichtspunkten

Produktkatalog

Systematische Zusammenstellung aller Produkte, Produktgruppen und -bereiche einer Organisationseinheit

Produktrahmen, bund-ländereinheitlicher

Der bund-ländereinheitliche Produktrahmen aggregiert die Produktdaten auf Bund-Länder-Ebene und schafft ein einheitliches Begriffsverständnis bei Bund und Ländern in Bezug auf Produktbereiche und Produktgruppen. Gleichzeitig soll dort, wo sinnvoll, ein bund-länderübergreifendes Benchmarking ermöglicht werden. Der Produktrahmen kann als Pendant zum Funktionenplan im kameralen Bereich gesehen werden.

Produktsteckbriefe

Standardisierte Datenblätter, die alle wesentlichen Merkmale zur Beschreibung eines Produktes enthalten Projektkostenrechnung

Für die Erbringung einiger Leistungen unabhängig von bestehenden Organisationsstrukturen bietet sich die Bildung von Projektorganisationen an. Beispiele für derzeitige externe Projekte sind Staatsbesuche, Gipfelvorbereitung und Messen aber auch die intensive Begleitung von Bauvorhaben. Um die organisatorische Flexibilität und kostenmäßige Transparenz zukünftig auch bei internen Projekten zu erhöhen, wie z. B. Berlinumzug oder Einführung der Controlling-Software, werden Projekte als temporäre Kostenstellen abgebildet, die einen räumlich oder abrechnungstechnisch abgegrenzten Teil der jeweiligen Behörde darstellen. Ein Projekt in diesem Sinn ist daher eine zielorientierte Aktions- bzw. Aktivitätenabfolge, die

1.

in abgegrenzter Zeit

2.

bestimmbarer Komplexität und

3.

wiederholbar

durchgeführt wird.

Prozess

Bestimmte Abfolge von vorher definierten Aktivitäten zur Erstellung eines Produktes

Prozesskostenrechnung

Der Begriff beschreibt ein Instrument des Gemeinkostenmanagement. Die PKR basiert auf dem Gedanken, die Gemeinkosten transparent zu machen und eine Kostenzurechnung auf Produkte durchzuführen. Auf Basis einer kompletten Analyse und Strukturierung der durchzuführenden Tätigkeiten werden in sogenannten (Geschäfts-)prozessen bzw. Kernleistungsprozessen die betrieblichen und administrativen Tätigkeiten nach Kriterien der Zielerfüllung, gemeinsamen Erstellung eines Produktes bzw. Leistung oder hinsichtlich funktionaler und ablauforientierter Merkmale strukturiert. Durch Zuordnung der Kosten auf die durchzuführenden Tätigkeiten bzw. der Analyse, ob gewisse Kosten mit der Menge oder Häufigkeit der Prozessdurchführung variieren, lassen sich die Auswirkungen der verursachungsgerechten Gemeinkostenzurechnung auf die langfristige Produkt- und Leistungsplanung ableiten..

Qualität

Durch Kennzahlen und / oder Indikatoren bewertete Güte eines Produkts oder Prozesses

Qualitätsorientierte Plan-KLR Oberbegriff für die verschiedenen Kostenrechnungssysteme der Standard-KLR, das im wesentlichen auf der flexiblen Plan-KLR auf Vollkostenbasis aufbaut.

Quasi-Wettbewerb

Mit dem Begriff des Wettbewerbs wird das marktliche Geschehen gekennzeichnet, dass ein Nachfrager alternative Bezugsmöglichkeiten hat. Im Rahmen der Öffentlichen Verwaltung besteht diese Möglichkeit (meist) nicht und wird durch Vergleiche unterschiedlichster Art ersetzt. i. d. R. werden die Kosten bei vorgegebenen Leistungsstandard verglichen. Darüber hinaus werden auch Qualitätsindikatoren und Prozessstrukturen verglichen. Das Instrument für einen Quasi-Wettbewerb in der Öffentlichen Verwaltung ist das Benchmarking.

Rechengrößen

Für das Grundverständnis von Kosten-/Leistungsrechnung einerseits und kameralistischem System andererseits sind die Unterschiede bei den betrachteten Rechengrößen wesentlich. Während die Zielgrößen des kameralistischen Systems ursächlich die Sicherung der Liquidität sind, so sind die Zielgrößen der Kosten-/ Leistungsrechnung die Rechengrößen der Ergebnisrechnung. Die nachstehende Tabelle verdeutlicht die Zusammenhänge:

Ressourcen

Sach-, Personal- und Finanzmittel für die Erstellung eines Produkts

Selbstkosten

Summe der Kosten, die bei der Herstellung eines Produkts anfallen

Soll-Ist-Vergleiche

Im Rahmen einer eigenverantwortlichen Wirtschaftlichkeitsbetrachtung ist für ausgewählte Kostenarten und Kostenstellen die Gegenüberstellung von Ist-Größen, d.h. tatsächlich bis zu diesem Zeitpunkt aufgelaufene Kosten und Erlöse, mit den Soll-Größen notwendig. Dabei sind die Soll-Größen (auch Plan- bzw. Vorgabegrößen) die methodisch einwandfrei ermittelten Kosten und/oder Erlöse, die sich aufgrund der erwarteten, geplanten Leistungserstellung ergeben würden. Der Soll-Ist-Vergleich dient der Analyse von Abweichungsursachen.

Die Zielsetzung besteht darin, aus den Abweichungsursachen einen Erkenntniszuwachs zu erhalten, der im weiteren zu einer Verbesserung der Planung und natürlich der Leistungserstellung an sich führt.

Stammdaten

Daten, die sich während der Rechnungsperiode nicht ändern (z.B. genutzte Fläche, Regelarbeitszeit der Beschäftigten der Kostenstelle)

Standard

Die Standardisierung, das Setzen von Standards, bedeutet die vorherige inhaltliche Festlegung von Abläufen und Verfahren für wiederholt auftretende Probleme. Damit wird erreicht, dass bei wiederholtem Auftreten der Fragestellung sachlich und inhaltlich nach den gleichen Maßstäben entschieden und gehandelt werden kann.

Da der Grad der vorhergehenden Festlegung vom jeweiligen Problem und seiner Komplexität abhängt, kann sich die Festlegung von einer reinen Empfehlung bezüglich verwendeter Verfahren und Methoden bis hin zu einer detaillierten inhaltlichen Beschreibung erstrecken.

Standard-KLR

Setzt die Standards für die Einführung und Anwendung der KLR in der Bundesverwaltung mit dem Ziel, durch einheitliche Vorgaben eine vergleichbare Anwendung der KLR in allen Bundesbehörden sicherzustellen.

Standardprodukte

Ein Standardprodukt oder auch Soll-Produkt ist eine auf Erfahrungen oder Analysen bestehende Rechengröße, die Ausgangspunkt kostenrechnerischer Kalkulationen ist. Auf Basis eines Standardproduktes können die Wertgrößen der Budgetierung dadurch ermittelt werden, dass der Produktverantwortliche festlegt, inwieweit das in Frage stehende Kalkulationsobjekt von dem Standardprodukt abweichen darf und welche kostenmäßigen Konsequenzen sich ergeben. Somit ist das Standardprodukt eine Referenzgröße für die eigenverantwortliche Ressourcenverteilung.

Teilkostenrechnung

Berücksichtigt im Gegensatz zur Vollkostenrechnung nur die direkten (bzw. variablen) Kosten

Typologisierungsmerkmale

Die Typologisierungsmerkmale dienen im Rahmen der Standard-KLR der Beschreibung von Aufgaben der Bundesverwaltung zum Zweck der Bestimmung typspezifischer KLR-Systeme. Dabei werden drei Typologisierungsmerkmale verwendet:

 

 Tätigkeitsstruktur

 

 Wettbewerbsfeld

 

 Entgeltorientierung

Überführungsrechnung

Die Überführungsrechnung ist ein Rechnungssystem, das die Verbindung zwischen KLR und der Haushaltsrechnung durch eindeutige Zuordnung bzw. Zuordnungsregeln von KL-Arten zu Haushaltstiteln sicherstellt.

Valide Daten

Wahrheitsgemäße, verlässliche Daten (z.B. nach ca. einjähriger Zeitaufschreibung)

Variable Kosten

Variable Kosten steigen oder sinken proportional zur Anzahl der erstellten Produkte bzw. Leistungen. Für die verschiedenen Spiegel stellen beispielsweise die Papierkosten variable Kosten dar. Das Gegenstück zu den variablen Kosten sind die fixen Kosten, die unabhängig von der Produktionsmenge konstant bleiben.

Verdichtungskostenstelle

Verdichtungskostenstellen dienen der Aggregation von Informationen über Kostenstellen, die z. B. eine Abteilung ausmachen. Somit ergeben sich beispielsweise die Kosten der Abteilung als die Summe der Kosten je Kostenstelle plus den Kosten, die sich auf der Verrechnungskostenstelle gesammelt haben.

Vermögensrechnung

Gegenüberstellung aller Vermögenspositionen und Schulden einer Organisationseinheit zu einem bestimmten Stichtag (vgl. Bilanz)

Verrechnung, interne und externe

Grundsätzlich findet ein Leistungsaustausch, die zur Verfügungstellung von Produkten und Diensten, innerhalb und außerhalb von eigenständigen Organisationseinheiten bzw. Ressorts statt. Damit stellt sich die Frage, in welcher Form der Leistungstransfer und die Verteilung knapper gemeinsamer Kapazitäten stattfinden soll. Ein Mittel dieser Koordination ist die Verrechnung durch interne Verrechnungspreise innerhalb der Behörde oder dem Ressort, bzw. durch externe Verrechnungspreise zwischen Behörden mit eigener KLR-Ausgestaltungskompetenz.

Das Kalkulationsverfahren ist dabei je nach Verwendungszweck unterschiedlich und kann rein kostenorientiert oder rein marktorientiert oder eine Mischform sein.

Verrechnungskostenstelle

Verrechnungskostenstellen dienen der logischen Sammlung der sekundären Gemeinkosten, bevor diese auf die einzelnen Kostenstellen des jeweiligen Abrechnungskreises verteilt werden. Der Vorteil liegt in einer größeren Transparenz der Kostenzurechnung. Somit ist es möglich, die verrechneten Kosten auf Ebene der einzelnen Kostenstelle von den Kosten zu trennen, die pauschal für die Kostenstellen einer Abteilung oder pauschal auf die Abteilung im Ganzen verteilt wurden.

Verwaltungsgemeinkosten

Verwaltungsgemeinkosten sind die Kosten für die Leitung und Verwaltung der Behörde, z. B. Besoldung für die Behördenleitung und die Beamten sowie Gehälter für Angestellte der Verwaltungsabteilungen, Büromaterial, Abschreibungen auf die Geschäftsausstattung.

Verwaltungskontenrahmen (VKR)

Ein Kontenrahmen ist ein Organisations- und Gliederungsplan für das gesamte Rechnungswesen. In ihm werden die Geschäftsvorfälle einer Organisation abgebildet. Zudem setzt die formelle Ordnungsmäßigkeit einer Buchführung einen Kontenrahmen voraus.

Für Bund und Länder wurde der Verwaltungskontenrahmen (VKR) entwickelt. Er orientiert sich vom Aufbau am Industriekontenrahmen, berücksichtigt jedoch verwaltungsspezifische Besonderheiten, wie z.B. im Bereich der Zuweisungen und Zuschüsse, der Personalkosten oder bei steuerlichen Ertragsarten. Die Vermögensrechnung wird in den Kontenklassen 1 bis 4, die Ergebnisrechnung in den Kontenklassen 5 bis 7, die Abgrenzung zur Haushaltsüberleitung in der Kontenklasse 8 und die KLR in der Kontenklasse 9 abgebildet.

Vollkostenrechnung

Berücksichtigt sämtliche anfallende Kosten in der Kostenrechnung (Fix- und variable Kosten bzw. Einzel- und Gemeinkosten)

Vorkostenstellen

Kosten der Vorkostenstellen werden zunächst auf andere Kostenstellen (Hilfs- und Hauptkostenstellen) und nicht direkt auf die Kostenträger verteilt

Wirkbetrieb

Übergang der KLR in den Echtbetrieb

Wirkung (Outcome)

Mit dem Begriff der Wirkung wird der erreichte Nutzen oder die tatsächliche Beeinflussung beim Empfänger eines Produktes bezeichnet. Gegenstück zu einer Wirkung sind die beabsichtigten Ziele, die mit der Erstellung eines Produktes und/oder Dienstleistung verbunden waren.

Von dem Begriff ist der Leistungsbegriff abzugrenzen, der „nur“ den erstellten Output, das Produkt oder die erstellte Dienstleistung an sich betrachtet.

Wirkungsrechnung

In der Wirkungsrechnung werden quantifizierbare und qualifizierbare Indikatoren und Kennzahlen der beabsichtigten Ziele und der erreichten Wirkung systematisch gegenübergestellt. Durch einen weiteren Vergleich mit den Ergebnissen der Kosten-/Leistungsrechnung ergibt sich auch der Rückschluss, ob die aufgewandten Kosten durch die verfolgten Ziele zu rechtfertigen sind bzw. ob die erstellten Produkte und Leistungen geeignet sind, die Wirkung in Richtung der beabsichtigten Ziele auch zu bewegen.

Wirtschaftlichkeit

Zentraler Maßstab zur Beurteilung der Behördenleistung in der Kosten-/ Leistungsrechnung. Angesichts allgemeiner Knappheit sollen Mittel (Personal, Finanzen, Sachen) zum Erbringen von Verwaltungsleistungen und zur Erreichung von Zielen wirtschaftlich eingesetzt werden. Dabei sind zwei Varianten zu unterscheiden:

 

 Maximumprinzip; Mit gegebenem Mitteleinsatz einen größtmöglichen Nutzen erzielen.

 

 Minimumprinzip; Ein gegebenes Ziel mit möglichst geringem Mitteleinsatz realisieren.

Zeitaufschreibung

Um die Personalkosten verursachungsgerecht zu erfassen und zuzurechnen, ist eine produktbezogene Aufschreibung für eine funktionierende KLR wesentlich. Die einzelnen Aufschreibungen erfolgen anonym und können somit nicht zur individuellen Leistungskontrolle herangezogen werden.

Zeitvergleiche

Zeitvergleiche sind ein Instrument der Wirtschaftlichkeitsanalyse und Kostensteuerung. Mit ihrer Hilfe wird die zeitliche Entwicklung von kostenrechnerischen Größen überwacht. Unter Verwendung der periodenbezogenen Istkosten (je Kostenart z. B.) lassen sich Aussagen zur Kostenentwicklung treffen, wobei z. B. saisonale Schwankungen bei der Interpretation gleichfalls bedeutsam sein können. Im Sinne der Kostensteuerung haben sich jedoch eher Vergleiche auf Basis geplanter und tatsächlicher Angaben in der Praxis durchgesetzt, was Systeme der Plankostenrechnung erst möglich machen.

Zero-Base-Budgeting (ZBB)

Der Begriff beschreibt ein Instrument des Gemeinkosten-management. Dabei muss jeder Verantwortliche sein Budget jedes Jahr vollständig und neu im Detail begründen, die Begründung erfolgt ausgehend von einem Budget von null. Die verantwortliche Person trägt damit die „Beweislast“ für seine Kosten.

Diese Methode betont die Überlegungen in Richtung der strategischen, längerfristigen Begründung von Kosten und ist weniger in Krisensituationen oder zur Evaluierung von organisatorischen Veränderungen geeignet.

Zielvereinbarungen

Instrument des Controllings zur Steuerung von Organisationseinheiten. Zielvereinbarungen sind verbindliche Absprachen zwischen verschiedenen hierarchischen Ebenen zur Erreichung bestimmter Ergebnisse.

Zusatzkosten

Kosten, denen kein Aufwand gegenüber steht.

Zuschlagssatz

Der Zuschlagssatz ist der Verrechnungsschlüssel für die Kosten einer Hauptkostenstelle, um diese auf die Produkte weiter zu verrechnen.