Logo jurisLogo Bundesregierung

BMF-IIA2-20161214-H-08-90-KF-001-A004.htm

Zum Hauptdokument : Bestimmungen über die Mindestanforderungen für den Einsatz automatisierter Verfahren im Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen des Bundes (BestMaVB-HKR)







Allgemeine Erläuterungen



zum Einwilligungsverfahren nach VV Nr. 6.6 für Zahlungen, Buchführung und Rechnungslegung (§§ 70 bis 72 und 74 bis 80 BHO) – VV-ZBR BHO i. V. m. Nr. 1 der Bestimmungen über die Mindestanforderungen für den Einsatz automatisierter Verfahren im Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen des Bundes (BestMaVB-HKR) für den Einsatz automatisierter Verfahren im Haushalts-, Kassen und Rechnungswesen des Bundes.



I.
Grundsatz:
Automatisierte Verfahren im Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen (IT-Verfahren) sind so zu entwickeln und einzusetzen, dass die Regelungen der Bundeshaushaltsordnung (BHO) und die hierzu erlassenen Verwaltungsvorschriften vollständig beachtet und eingehalten werden.


In den Bestimmungen sind die Anforderungen an IT-Verfahren im Bereich Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen zusammengefasst. Kann eine Vorgabe nicht eingehalten werden oder führt die Einhaltung dieser Bestimmung zu einem nicht vertretbaren Aufwand, ist ein Antrag auf Einwilligung zum Einsatz des IT-Verfahrens beim Bundesministerium der Finanzen (BMF; Referat II A 2) zu stellen.


IT-Verfahren dürfen erst nach Einwilligung durch das BMF, der auch das erforderliche Einvernehmen des Bundesrechnungshofes (BRH) einholt, im Wirkbetrieb (Verarbeitung von Echtdaten, z. B. auch Pilotbetrieb) eingesetzt werden.


II.
Anforderungen an den Antrag (einschließlich Anlagen):
A)
Zeitpunkt der Antragstellung
Kann eine Vorgabe dieser Bestimmungen nicht eingehalten werden, ist ein Antrag auf Einwilligung zum Einsatz des IT-Verfahrens so rechtzeitig zu stellen, dass das BMF und der BRH ggf. die Gestaltung des Verfahrens noch beeinflussen können. Der Antrag muss mindestens vier Monate vor dem tatsächlichen Wirkbetrieb dem BMF vorliegen.
Auf VV Nr. 6.6 ZBR BHO weise ich hin.


B)
Antragsteller
Der Antrag ist von der Stelle, die für den Einsatz des Verfahrens verantwortlich ist, an die Beauftragte oder den Beauftragten für den Haushalt (BfdH) der zuständigen obersten Bundesbehörde zu senden. Die oder der BfdH leitet den Antrag nach Prüfung (Vollständigkeit und Inhalt) mit einem entsprechenden Votum an das BMF (Referat II A 2) weiter. Das BMF wendet sich zur Klärung eventueller Fragen ausschließlich an die oder den BfdH.


C)
Form des Antrags
Der Antrag muss in sich schlüssig sein und ist kurz und knapp zu halten. Bei Verweisen auf Anlagen (die sich nicht auf die grundsätzlich beizufügenden Unterlagen beziehen, s. VV Nr. 6.6.3 ZBR BHO) sind nur die entsprechenden Auszüge zu übersenden. Die als Anlage beigefügten Auszüge sind eindeutig zu bezeichnen.


Im Antrag sind ausschließlich die Begrifflichkeiten der BHO und der dazu erlassenen Verwaltungsvorschriften zu verwenden. Müssen z. B. in der Dienstanweisung andere Begrifflichkeiten verwendet werden, dann ist der relevante Sachverhalt im Antrag selbst zu beschreiben und nicht nur auf die Dienstanweisung zu verweisen.


D)
Inhalt des Antrags
1.
Antragsunterlagen
a)
Anschreiben zum Antrag (mit Prüfungsvermerk und Unterschrift des oder der BfdH der zuständigen obersten Bundesbehörde),
b)
Antrag (nebst einschlägigen Auszügen aus allen Unterlagen, auf die in dem Antrag unter Nennung der entsprechenden Fundstellen verwiesen wird),
c)
Verfahrensdokumentation (nach VV Nr. 6.2 ZBR BHO),
d)
Gefährdungsanalyse (nach VV Nr. 6.3 ZBR BHO),
e)
Ordnungsmäßigkeitskonzept (nach VV Nr. 6.4 ZBR BHO) und
f)
Anlage 1 BestMaVB-HKR.


Hinweis:
Die komplett freigegebene Dienstanweisung und die Unterlagen nach Nr. 6 BestMaVB-HKR sind auf Anforderung zeitnah nachzureichen.


2.
Antrag
Im Antrag ist die nicht eingehaltene Vorgabe der Bestimmungen zu benennen und zu beschreiben (Nr. 1 Abs. 2 BestMaVB-HKR). Abschließend ist darzulegen, wie die Verfahrens- und Kassensicherheit auf andere Art und Weise gewährleistet wird. Hierbei ist nur zu beschreiben, was konkret und verbindlich geregelt ist (unter Verweise auf die entsprechende Stelle in einer Anlage, z. B. Gefährdungsanalyse) und nicht, was z. B. mit dem Programm möglich wäre (keine „kann“-Aussagen). Wird eine weitere Vorgabe nicht eingehalten, ist dieses Procedere zu wiederholen.


Bei nicht aufgeführten Vorgaben wird davon ausgegangen, dass sie eingehalten werden.


Hinweis:
Die Mindestanforderungen sehen vor, dass alle für eine Anordnung notwendigen zahlungsrelevanten Daten anhand der zahlungsbegründenden Unterlagen vollständig geprüft werden (siehe Nr. 0 BestMaVB-HKR). Dies gilt auch für aus anderen Programmteilen oder anderen automatisierten Verfahren übernommene zahlungsrelevante Daten. Deshalb bezieht sich die Einwilligung auf den Einsatz eines Verfahrens auf alle in diesem IT-Verfahren verwendeten zahlungsrelevanten Daten. Aus diesem Grund ist zu beschreiben, welche zahlungsrelevanten Daten aus welchem Verfahren verwendet werden und wie bei diesen Daten die Prüfung nach Nr. 0 sichergestellt ist (ganzheitliche Betrachtung).


3.
Anlagen zum Antrag
a)
Bei umfänglichen Unterlagen ist zu prüfen, ob es ausreichend ist, dem Antrag nur die Auszüge der Unterlagen beizufügen, die für die Einwilligung notwendig sind (wird in dem Antrag z. B. auf wenige kassenrelevante Aspekte des Ordnungsmäßigkeitskonzepts verwiesen, sind nur die entsprechenden Auszüge beizufügen). Das Ordnungsmäßigkeitskonzept muss der VV Nr.  6.4 ZBR BHO entsprechen. Ein vollständiges Sicherheitskonzept einschließlich Datensicherungskonzept und auch ein Datenschutzkonzept werden bei freigegebenen IT-Programmen vorausgesetzt.


b)
Dem Antrag ist insbesondere auch eine Gefährdungsanalyse beizufügen. Das Risiko, das durch dieses Verfahren entsteht, muss in dieser bewertet sein (siehe VV Nr.  6.3 ZBR BHO). Dabei sind u. a. die durch Fehler und Missbrauch bedingten haushaltswirtschaftlichen Auswirkungen gegen die zusätzlichen Ausgaben zur Erhöhung der Verfahrenssicherheit abzuwägen und zahlenmäßig zu belegen (Beispiel: 20.000 Zahlfälle im Monat; wie hoch ist die Gesamtsumme der Zahlungen; wie viele werden davon vollständig zu 100 % geprüft; welche Fehler treten auf; wie wird die haushaltwirtschaftliche Schadensmöglichkeit bewertet). Nach Nr. 0 hat eine Prüfung immer vor der Zahlung zu erfolgen. Sollte dies in Ausnahmefällen nicht erfolgen, ist das hieraus resultierende Risiko zu bewerten. Ein im Ergebnis der Gefährdungsanalyse festgestelltes Restrisiko ist zu dokumentieren.


c)
Es dürfen nur gültige und bereits freigegebene Bestimmungen für das Einwilligungsverfahren herangezogen werden bzw. es muss ausdrücklich bestätigt werden, dass diese vor Inbetriebnahme des Verfahrens erlassen werden. Diese dürfen keine Abweichungen zur BHO und den hierzu erlassenen Regelungen enthalten.